Viranomainen Pöytäkirja No 5/2018 Tarkastuslautakunta Laatimispäivämäärä 5.10.2018 Kokousaika perjantai 5.10.2018 klo 9.30 12.00 Kokouspaikka Kolpeneen palvelukeskus, Myllärintie 35, Rovaniemi, ruokasalin kabinetti Saapuvilla olleet jäsenet (ja merkintä siitä, kuka toimi puheenjohtajana) Varsinaiset jäsenet Rainer Kettunen, pj. Eini Kivilompolo, vpj. Sari Koivuniemi Leila Juntikka Kari Räisänen Varajäsenet Alpo Peltovuoma Hanna Riipi Olli Saariniemi Zanna Lavrucenoka Jorma Hovi Muut saapuvilla olleet (ja läsnäolon peruste) Anita Lammassaari kuntayhtymän johtaja, 39, 43 ja 44 klo 9.30 Paula Uusitalo talous- ja hallintopäällikkö, 39, 40,43,44, klo 9.30 Hilkka Ojala tilintarkastaja, pöytäkirjanpitäjä Kokous todetaan lailliseksi ja päätösvaltaiseksi. Pöytäkirjan tarkastustapa (tarkastuspaikka ja aika sekä tarkastajien valinta taikka merkintä edellisen kokouksen pöytäkirjan tarkastamisesta) Pöytäkirjan allekirjoitus ja varmennus Pöytäkirjan tarkastus Pöytäkirja on tarkastettu ja todettu kokouksen kulun mukaiseksi. Pöytäkirjan käsittelylehdet on samalla varustettu nimikirjaimillamme. :t 36-46 Pöytäkirja allekirjoitetaan kokouksessa. Rovaniemellä 5.10.2018 Rainer Kettunen Hilkka Ojala 36-39, 41-46 Eini Kivilompolo, 40 Sari Koivuniemi Leila Juntikka Kari Räisänen Pöytäkirja on pidetty yleisesti nähtävänä Kolpeneen palvelukeskuksen hallintolassa 8. 14.11.2018 sekä kuntayhtymän verkkosivuilla (Kuntalaki 140 ) Virka-asema ja allekirjoitus Arkistonhoitaja Helena Maaninka
Tarkastuslautakunta 5.10.2018 2 Kokousaika perjantai 5.10.2018 klo 9.30 12.00 Kokouspaikka Pöytäkirjan nähtävänä pito Kolpeneen palvelukeskus, Myllärintie 35, Rovaniemi, ruokasalin kabinetti Kolpeneen palvelukeskuksen hallintolassa 8. 14.11.2018 sekä kuntayhtymän verkkosivuilla (Kuntalaki 140 ) Käsiteltävät asiat Liite 36 Kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus 37 Kokouksen järjestäytymistoimet 38 Pöytäkirjanpitäjän ja pöytäkirjan tarkastajien valinta 39 Kuntayhtymän ajankohtaiset asiat ja talouskatsaus 40 Hallinnon ja talouden tarkastuspalvelut 41 Tarkastuslautakunnan talousarvio 2019 ja taloussuunnitelma 2020-2021 42 Sidonnaisuusrekisterin tilanne 43 Luottamustoimesta pidättäminen/pidättäytyminen 44 Sisäisen tarkastajan raportti 45 Muut asiat sekä tarkastuslautakunnan seuraavan kokouksen ajankohta ja käsiteltävät asiat 46 Oikaisuvaatimus ja valitusosoitus 47 Kokouksen päättäminen Oikaisuvaatimus ja valitusosoitus Merk. RAINER KETTUNEN Rainer Kettunen tarkastuslautakunnan puheenjohtaja
Tarkastuslautakunta 5.10.2018 3 36 KOKOUKSEN LAILLISUUS JA PÄÄTÖSVALTAISUUS Tarkastuslautakunnan kokousmenettelyssä noudatetaan hallintosäännön määräyksiä. Kutsun antaa puheenjohtaja ja siinä on ilmoitettava kokouksen aika ja paikka sekä käsiteltävät asiat. Tarkastuslautakunnan kokous on päätösvaltainen, kun enemmän kuin puolet jäsenistä on saapuvilla. Asiasta päätetään puheenjohtajan selostuksen pohjalta. Hallintosäännön mukaan lautakunnan kokouksissa tilintarkastajalla on läsnäolo- ja puheoikeus. Kuntayhtymän hallitus ei voi määrätä edustajaansa lautakunnan kokouksiin. Kokous todetaan lailliseksi ja saapuvilla olevien jäsenten lukumäärään nähden päätösvaltaiseksi. Kokous todettiin lailliseksi ja päätösvaltaiseksi. 37 KOKOUKSEN JÄRJESTÄYTYMISTOIMET Kokouksen järjestäytymistoimina on tarpeen mm. hyväksyä asialista. Suoritetaan kokouksen järjestäytymistoimet. Hyväksyttiin asialista. 38 PÖYTÄKIRJANPITÄJÄN JA PÖYTÄKIRJAN TARKASTAJIEN VALINTA Toimielimen pöytäkirjan kirjoittaa puheenjohtajan johdolla pöytäkirjanpitäjä. Tarkastuslautakunta valitsee pöytäkirjanpitäjän joko keskuudestaan tai lautakunnan ulkopuolelta. Kolpeneen palvelukeskuksen kuntayhtymän ja BDO Audiator Oy:n palvelusopimukseen sisältyy lautakunnan sihteeripalvelut.
Tarkastuslautakunta 5.10.2018 4 Hallintosäännön mukaan pöytäkirja tarkastetaan toimielimen päättämällä tavalla. Pöytäkirjanpitäjäksi valitaan tilintarkastaja Hilkka Ojala. Kaikki kokoukseen osallistuneet tarkastuslautakunnan jäsenet allekirjoittavat pöytäkirjan. Esityksen mukaan. 39 N AJANKOHTAISET ASIAT JA TALOUSKATSAUS Kuntayhtymän johtaja Anita Lammassaari ja talous- ja hallintopäällikkö Paula Uusitalo ovat kokouksessa saapuvilla selostaen kuntayhtymän ajankohtaisia asioita ja talouden toteumaa. Tarkastuslautakunta kuulee Anita Lammassaaren ja Paula Uusitalon katsaukset ja käy keskustelua esiin nousevista asioista. Tarkastuslautakunta kuuli Anita Lammassaaren ja Paula Uusitalon katsaukset ja esille tuli mm. seuraavaa: rakentamiseen ja investointeihin liittyvät asiat edistyvät suunnitelmien mukaisesti talousarvion teko ja strategian päivitys käynnissä suun terveydenhuolto siirretään Rovaniemen kaupungin hoidettavaksi vuodenvaihteessa maakuntauudistuksen mukanaan tuoma vaade perusopetuksen uudelleen järjestämiseen aiheuttaa toimenpiteitä rekrytointitoiminta erityisosaajien osalta etenee hyvin asiakastietojärjestelmän kehittäminen 40 HALLINNON JA TALOUDEN TARKASTUSPALVELUT Tarkltk 31.8.2018 30 Kolpeneen palvelukeskuksen kuntayhtymän sopimus hallinnon ja talouden tarkastuspalveluista on sopimuskaudelle 2013-2016 ja optiovuosille 2017-2018. Nykyinen sopimus kattaa tilikauden 2018 tilintarkastuksen.
Tarkastuslautakunta 5.10.2018 5 Tarkastuslautakunta käy keskustelun ja päättää hallinnon ja talouden tarkastuspalveluista. Pöytäkirjanpitäjänä toimi Eini Kivilompolo. Hilkka Ojala poistui esteellisenä kokouksesta tämän pykälän ajaksi. Käynnistetään tarjouspyyntömenettely hallinnon ja talouden tarkastuspalveluista sopimuskaudelle 2019-2021 ja optiovuosille 2022-2023. Tarjouspyyntö pyydetään vähintään kolmelta palveluntuottajalta. Valtuutetaan hallintohenkilöstö pyytämään tarjoukset. Tarkastuslautakunta käsittelee saadut tarjoukset 5.10.2018 kokouksessa. Tarkastuslautakunta käy keskustelua saaduista tarjouksista ja päättää esityksestä valtuustolle. Pöytäkirjanpitäjänä toimi Eini Kivilompolo. Hilkka Ojala poistui esteellisenä kokouksesta tämän pykälän ajaksi. Talous- ja hallintopäällikkö Paula Uusitalo esitteli tarjoukset. Tarkastuslautakunta esittää valtuustolle edullisimman tarjouksen jättänyttä KPMG Oy Ab:tä palvelujen tarjoajaksi vuosille 2019-2020 + optio 2021-2024. Valtuusto tekee päätöksen syysvaltuustossa 9.11.2018. 41 TARKASTUSLAUTAKUNNAN TALOUSARVIO VUODELLE 2019 JA TALOUSSUUN- NITELMA VUOSILLE 2020-2021 Tarkastuslautakunta laatii oman alueensa talousarvion ja taloussuunnitelman. Vuoden 2018 toteuma sekä talousarviopohja tuodaan kokoukseen. Tarkastuslautakunta laati talousarvion vuodelle 2019.
Tarkastuslautakunta 5.10.2018 6 42 SIDONNAISUUSREKISTERIN TILANNE Sidonnaisuusilmoitukset tehdään tarkastuslautakunnalle, joka valvoo ilmoitusvelvollisuuden noudattamista ja saattaa ilmoitukset valtuustolle tiedoksi. Sidonnaisuusilmoitukset annetaan pääsääntöisesti valtuustokauden alkaessa. Valtuustokauden aikana tulee yksittäisiä muutoksia henkilöiden vaihtuessa sekä muutos- ja korjausilmoituksia. Tarkastuslautakunta vie vuosittain ilmoitukset valtuustolle tiedoksi. Kokoukseen tuodaan sen hetkinen sidonnaisuusrekisteri. Tarkastuslautakunta tarkistaa sidonnaisuusrekisterin tilanteen ja antaa sen tiedoksi valtuustolle. Todettiin, että Samuli Juntilta ja Marja Äkäslompololta on pyydetty sidonnaisuusilmoitus 7.11.2017, mutta ei ole saatu. Tarkastuslautakunta edellyttää kyseisten luottamushenkilöiden jättävän sidonnaisuusilmoituksen 9.11.2018 pidettävään valtuuston kokoukseen ke 7.11.2018 mennessä. Tiedoksi: Samuli Juntti Marja Äkäslompolo 43 LUOTTAMUSTOIMESTA PIDÄTTÄMINEN/PIDÄTTÄYTYMINEN Kolpeneen hallituksen ja valtuuston jäsen Merja Korva ja valtuuston varajäsen Jukka Salmi ovat syytteessä mm. törkeästä virka-aseman väärinkäyttämisestä. Luottamustoimesta pidättämistä/pidättäytymistä on käsitelty useaan otteeseen Kolpeneen luottamuselimissä ja valtuusto päätti kokouksessaan 15.6.2018 jättää asian pöydälle. Tarkastuslautakunta käy keskustelua luottamustoimesta pidättämisestä/pidättäytymisestä. Tarkastuslautakunta merkitsee tiedoksi hallituksen kokouksen 30.8.2018 89. Asia tulee valtuuston käsittelyyn 9.11.2018. 44 SISÄISEN TARKASTAJAN RAPORTTI Sisäisen tarkastajan raportti tuodaan kokoukseen. Tarkastuslautakunta tutustuu raporttiin ja merkitsee sen tiedoksi.
Tarkastuslautakunta 5.10.2018 7 Talous- ja hallintopäällikkö Paula Uusitalo esitteli lyhyesti sisäisen valvonnan raportin. Sisäisen valvonnan raportti merkittiin tiedoksi. 45 MUUT ASIAT SEKÄ TARKASTUSLAUTAKUNNAN SEURAAVAN KOKOUKSEN AJANKOHTA JA SIINÄ KÄSITELTÄVÄT ASIAT Tarkastuslautakunta käsittelee muut esille tulevat asiat sekä päättää seuraavan kokouksen ajankohdan ja siinä käsiteltävät asiat. Seuraava kokous on 23.11.2018 klo 9.30 ja kuultavaksi kutsutaan Anita Lammassaari, Paula Uusitalo ja Minna Halme. 46 OIKAISUVAATIMUS JA VALITUSOSOITUS Pöytäkirjaan liitettävässä oikaisuvaatimusohjeessa annetaan tarpeelliset ohjeet oikaisuvaatimuksen tekemiseksi. Pöytäkirjaan liitettävässä valitusosoituksessa on mainittava valitusviranomainen, valitusaika ja mitä valituskirjaan on liitettävä. Päätökseen, josta ei saa tehdä oikaisuvaatimusta eikä valitusta, on liitettävä tästä ilmoitus ja samalla mainittava, mihin lain tai asetuksen kohtaan kielto perustuu. Ohjeet oikaisuvaatimuksesta, valitusosoitus sekä muutoksenhakukielto liitetään pöytäkirjaan. Esityksen mukaan. 47 KOKOUKSEN PÄÄTTÄMINEN Puheenjohtaja päätti kokouksen klo 12.00.
Tarkastuslautakunta 5.10.2018 8 Oikaisuvaatimusohje Muutoksenhakukielto Päätöksistä ei saa tehdä oikaisuvaatimusta eikä kunnallisvalitusta, jos päätös koskee: - Kuntalain 91 :n mukaan valmistelua tai täytäntöönpanoa Kieltojen perusteet Seuraavista päätöksistä ei saa tehdä kuntalain 91:n mukaan oikaisuvaatimusta eikä kunnallisvalitusta, koska päätös koskee vain valmistelua tai täytäntöönpanoa (KuntaL91 ). Pykälät (tarkastuslautakunta täyttää) :t 36-47 Oikaisuvaatimusohje Oikaisuvaatimusoikeus Päätökseen tyytymätön voi tehdä kirjallisen oikaisuvaatimuksen. Oikaisuvaatimuksen saa kuntalain 137 :n mukaan tehdä se, johon päätös on kohdistettu tai jonka oikeuteen, velvollisuuteen tai etuun päätös välittömästi vaikuttaa (asianosainen) sekä kunnan jäsen. Oikaisuvaatimuksen voi tehdä tarkoituksenmukaisuus- tai laillisuusperusteella. Oikaisuvaatimusviranomainen ja yhteystiedot Oikaisuvaatimusviranomainen Kolpeneen palvelukeskuksen kuntayhtymän hallitus Postiosoite Myllärintie 35, 96400 Rovaniemi Käyntiosoite Myllärintie 35, 96400 Rovaniemi Sähköpostiosoite kolpeneen.palvelukeskus@lshp.fi Faksinumero 016 365 740 Virka-aika Ma-pe klo 9-15 Oikaisuvaatimusaika ja sen alkaminen Oikaisuvaatimus on tehtävä 14 päivän kuluessa päätöksen tiedoksisaannista. Kunnan jäsenen katsotaan saaneen päätöksestä tiedon, kun pöytäkirja on asetettu yleisesti nähtäväksi. Asianosaisen katsotaan saaneen päätöksestä tiedon, jollei muuta näytetä, seitsemän (7) päivän kuluessa kirjeen lähettämisestä. Käytettäessä tavallista sähköistä tiedoksiantoa asianosaisen katsotaan saaneen tiedon päätöksestä kolmantena (3) päivänä viestin lähettämisestä. Oikaisuvaatimusaikaa laskettaessa tiedoksisaantipäivää/nähtäväksi asettamispäivää ei lueta määräaikaan. Oikaisuvaatimuksen muoto ja toimittaminen Oikaisuvaatimus on tehtävä kirjallisesti. Oikaisuvaatimus on tekijän, laillisen edustajan tai asiamiehen allekirjoitettava. Siinä tulee mainita tekijän, ja jos hän ei ole allekirjoittaja, myös allekirjoittajan nimi, osoite, asuinkunta sekä puhelinnumero, johon asiaa koskevat ilmoitukset voidaan toimittaa. Jos oikaisuvaatimuspäätös voidaan antaa tiedoksi sähköisenä viestinä, yhteystietona pyydetään ilmoittamaan myös sähköpostiosoite. Oikaisuvaatimuksessa on mainittava päätös, jota vaaditaan oikaistavaksi sekä vaatimuksen sisältö ja perusteet. Oikaisuvaatimukseen on liitettävä asiakirjat, joihin tekijä vetoaa vaatimuksensa tueksi, jollei niitä ole aikaisemmin toimitettu viranomaiselle. Oikaisuvaatimus on toimitettava oikaisuvaatimusviranomaiselle ennen oikaisuvaatimusajan päättymistä. Jos määräajan viimeinen päivä on pyhäpäivä, itsenäisyyspäivä, vapunpäivä, joulu- tai juhannusaatto tai arkilauantai, oikaisuvaatimuksen saa tehdä ensimmäisenä arkipäivänä tämän jälkeen. Muutoshakemus on tehtävä viimeistään määräajan viimeisenä päivänä ennen viraston aukioloajan päättymistä. Mikäli oikaisuvaatimus lähetetään postitse, on se jätettävä postiin niin ajoissa, että se ehtii perille viraston aukioloaikana ennen oikaisuvaatimusajan päättymistä. Sähköisen asiakirjan (telekopio tai sähköposti) tulee olla määräaikana viranomaisen käytettävissä vastaanottolaitteessa tai tietojärjestelmässä siten, että viestiä voidaan käsitellä.
Tarkastuslautakunta 5.10.2018 9 Oikaisuvaatimuksen voi toimittaa myös faksina tai sähköpostitse. Sähköistä asiakirjaa ei tarvitse täydentää allekirjoituksella, jos asiakirjassa on tiedot lähettäjästä eikä asiakirjan alkuperäisyyttä tai eheyttä ei ole syytä epäillä. Oikaisuvaatimuksia, jotka sisältävät arkaluonteisia henkilö- tai salassa pidettäviä tietoja, ei suositella lähetettäväksi sähköpostitse tai sen liitteenä. Oikaisuvaatimus lähetetään aina lähettäjän omalla vastuulla. Oikaisuvaatimuksen maksu Oikaisuvaatimuskäsittely on maksutonta.