Tietosuojailmoitus Webropol-kyselyjen hallinta Tämä on EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukainen tietosuojailmoitus. Laadittu 1.2.2019. 1. Rekisterinpitäjä ja yhteyshenkilö Rekisterinpitäjä: Osoite: Suomen CP-liitto ( Yhdistys ) Malmin kauppatie 26, 00700 Helsinki Puhelin: (09) 5407 540 Sähköposti: Yhteyshenkilö: toimisto@cp-liitto.fi Virpi Peltomaa 2. Rekisteröidyt Rekisterissä käsitellään sopeutumisvalmennuskursseille, työryhmiin, koulutuksiin ja tapahtumiin osallistuvien sekä sähköpostilistalle tai muille tiedotuslistoille ilmoittautuvien henkilöiden henkilötietoja ( Rekisteröity ). 3. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus Rekisterin käyttötarkoituksena on Rekisteröityjen henkilötietojen ajantasainen hallinta sosiaalisen kuntoutuksen asiakassuhteen, työsuhteen tai muun toimintajakson aikana. Henkilötietojen käsittely perustuu Yhdistyksen lainsäädännölliseen velvoitteeseen ylläpitää asiakasrekisteriä sekä tietyissä tapauksissa sopimuksen täytäntöönpanoon. Rekisteröidyn toimintakyky-, luokittelu- ja terveystietojen käsittely perustuu Rekisteröidyn antamaan suostumukseen. Lasten ja nuorten henkilötietojen käsittely perustuu siihen, että vanhempainvastuunkantaja on antanut tähän nimenomaisen suostumuksensa tai valtuutuksensa keskusteltuaan siitä yhdessä lapsen kanssa. 4. Käsiteltävät henkilötiedot Webropol-kyselyjen hallintaa käytetään Suomen CP-liiton järjestämien sopeutumisvalmennuskurssien sähköisiin hakemuksiin, tapahtumiin ilmoittautumisiin, palautteiden keräämiseen, kyselyihin sekä tiedotukseen rekisterin henkilötietojärjestelmässä ( Rekisteri ) oleville henkilöille. Henkilöstä tallennetaan tilanteen mukaan vain kulloisessakin kysely-, palaute-, ilmoittautumis- tai muussa lomakkeessa kysyttyjä tietoja. Mikäli henkilö on aikaisemmin vastannut kyselyihin, palautteisiin, ilmoittautumisiin tai muihin Webropol -kyselyihin, voidaan aikaisemmat tiedot yhdistää uusiin kerättyihin tietoihin.
Rekisterissä käsitellään Rekisteröityjen, Yhdistyksen toimintaan liittyvien organisaatioiden yhteyshenkilöiden ja luottamushenkilöiden, sopeutumisvalmennukseen rekrytoitujen työntekijöiden, tapahtumiin ja koulutuksiin ilmoittautuvien sekä Rekisteröityjen tukihenkilön, huoltajan, vanhempainvastuunkantajan tai muiden yhteyshenkilöiden henkilö- ja yhteystietoja sekä muita palveluihin, tapahtumiin tai asiakassuhteeseen liittyviä tarpeellisia tietoja. Näitä tietoja ovat: - Rekisteröidyn etu- ja sukunimi; - Rekisteröidyn osoite ja kotipaikka; - Rekisteröidyn sähköpostiosoite; - Rekisteröidyn puhelinnumero; - Sähköisen viestinnän tunnistetiedot; - Rekisteröidyn syntymäaika; - Rekisteröidyn ikä; - Rekisteröidyn sukupuoli; - Rekisteröidyn äidinkieli; - Rekisteröidyn elämäntilanne; - Rekisteröidyn henkilötunnus; - Rekisteröidyn asuinmuoto; - Rekisteröidyn vammaryhmä; - Rekisteröidyn toimintakyky; - Rekisteröidyn apuväline; - Rekisteröidyn terveystiedot; - Rekisteröidyn allergiatiedot; - Rekisteröidyn koulutus; - Rekisteröidyn oppilaitos; - Rekisteröidyn erityisosaaminen; - Rekisteröidyn ammatillinen tausta; - Rekisteröidyn aikaisempi osallistuminen; - Rekisteröidyn terveystietojen kopio erillisenä tiedostona; - Rekisteröidyn aikaisemmat tapahtumiin osallistumistiedot; yhteyshenkilön etu- ja sukunimi; yhteyshenkilön osoite ja kotipaikka; yhteyshenkilön sähköpostiosoite; yhteyshenkilön puhelinnumero; - Rekisteröidyn sähköpostiryhmien ja muiden tiedotuskanavien tilaustiedot 5. Säännönmukaiset tietolähteet Henkilötietoja kerätään Rekisteröidyltä ja vanhempainvastuunkantajalta tai muulta yhteyshenkilöltä.
6. Henkilötietojen suojaaminen ja tietoturva Digitaalisesti käsiteltävät henkilötiedot on suojattu ja tallennettu Yhdistyksen Järjestelmään, johon on rajattu pääsy vain sellaisilla henkilöillä, jotka tarvitsevat kyseisiä tietoja työtehtäviensä hoitamiseksi. Kyseisillä henkilöillä on käytössään henkilökohtaiset käyttäjätunnukset ja salasanat. Henkilötiedot on suojattu ulkopuoliselta käytöltä. Yhdistyksen ulkopuolelle lähetettävät henkilötiedot salataan. Käytetyt työasemat ja tallennusmediat ovat salattu. 7. Henkilötietojen säännönmukaiset luovutukset ja siirrot Henkilötietoja voidaan luovuttaa Yhdistyksen tapahtumanjärjestäjille, kurssityöntekijöille tai muille sopeutumisvalmennuksiin ja koulutukseen liittyville henkilöille Yhdistyksen tapahtumien tai palveluiden toteuttamiseksi. Tietojen luovuttamiseen pyydetään rekisteröidyn lupa, mikäli luovutettavat tiedot sisältävät terveyttä tai toimintakykyä koskevia tietoja. Henkilötietoja voidaan siirtää Yhdistyksen sisäisissä Järjestelmissä järjestelmästä toiseen. Henkilörekisterin teknisen ylläpidon toteuttava rekisterinpitäjän yhteistyökumppani voi siirtää henkilötietoja soveltuvan yksityisyyden suojaa koskevan lainsäädännön ja tämän tietosuojaselosteen mukaisesti. 8. Henkilötietojen siirrot Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle Tietoja ei luovuteta Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle. Suomen CP-liitto ry ei luovuta rekisterissä olevia salassa pidettäviä tietoja ulkopuoliseen käyttöön. Henkilöstöä koskee salassapitovelvollisuus. Muita tietoja luovutetaan vain rekisteröidyn antamalla kirjallisella suostumuksella tai luovuttamiseen oikeuttavan velvoittavan lainsäädännön perusteella. Jäsenrekisteristä luovutetaan jäsenen yhteystiedot hänen antamalla suostumuksellaan alihankkijalle jäsenlehden, jäsentiedotteen ja kurssiesitteen postitusta varten. 9. Henkilötietojen säilytysaika Henkilötiedot säilytetään rekisterissä niin kauan kuin Rekisteröity on asiakassuhteessa tapahtumien, koulutusten tai muiden Yhdistyksen tai sen yhteistyökumppanien kanssa sekä sähköpostituslistan osalta niin kauan kunnes sähköpostilistan tilaus peruutetaan. Asiakassuhteen tai muun sidonnaisuuden päättymisen jälkeen tietoja säilytetään enintään kahden vuoden ajan, mutta henkilötiedot voidaan säilyttää myös tätä kauemmin, jos sovellettava lainsäädäntö tai Yhdistyksen sopimusvelvoitteet kolmansia kohtaan edellyttävät pidempää säilytysaikaa (?). 10. Profilointi Yhdistys voi osana henkilötietojen käsittelytoimia toteuttaa Rekisteröidyn automaattista profilointia. Profiloinnin seurauksena rekisteröity saa hänelle paremmin kohdennettuja tiedotteita.
Profilointia käytettään koulutusten, tapahtumien, muiden palveluiden ja tuotteiden sekä muun markkinoinnin ja suoramarkkinoinnin kohdentamiseen sukupuolen, iän, kotipaikan, sidonnaisuuksien, toimintakyvyn, apuvälineen, luokittelutiedon, työpaikan, aikaisempien asiakkuuksien tai osallistumistietojen avulla. 11. Rekisteröidyn oikeudet Rekisteröidyllä on oikeus koska tahansa vastustaa henkilötietojensa käsittelyä suoramarkkinointitarkoituksiin. Rekisteröity voi antaa Yhdistykselle kanavakohtaisia suoramarkkinointia koskevia suostumuksia ja kieltoja (esimerkiksi kieltää sähköpostitse lähetettävät markkinointiviestit). Lisäksi rekisteröidyllä on lähtökohtaisesti oikeus soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti, milloin tahansa: - saada tieto henkilötietojensa käsittelystä; - saada pääsy omiin tietoihinsa ja tarkastaa itseään koskevat Yhdistyksen käsittelemät henkilötiedot; - vaatia epätarkan ja virheellisen henkilötiedon oikaisua ja tietojen täydentämistä; - vaatia henkilötietojensa poistamista; - peruuttaa suostumuksensa ja vastustaa henkilötietojensa käsittelyä siltä osin kuin henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn suostumukseen; - vastustaa henkilötietojensa käsittelyä henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyvällä perusteella siltä osin kuin henkilötietojen käsittelyperusteena on Yhdistyksen oikeutettu etu; - saada henkilötietonsa koneluettavassa muodossa ja siirtää kyseiset tiedot toiselle rekisterinpitäjälle edellyttäen, että rekisteröity on itse toimittanut kyseiset henkilötiedot Yhdistykselle, Yhdistys käsittelee kyseisiä henkilötietoja rekisteröidyn suostumuksen perusteella ja käsittely suoritetaan automaattisesti; ja - vaatia henkilötietojensa käsittelyn rajoittamista. Rekisteröidyn tulee esittää edellä mainitun oikeuden toteuttamista koskeva pyyntö tämän tietosuojaselosteen Yhteydenotot-kohdan mukaisesti. Yhdistys voi pyytää rekisteröityä tarkentamaan pyyntöään kirjallisesti ja varmentamaan rekisteröidyn henkilöllisyyden ennen pyynnön käsittelemistä. Yhdistys voi kieltäytyä pyynnön toteuttamisesta sovellettavassa laissa säädetyllä perusteella. 12. Oikeus valittaa valvontaviranomaiselle Jokaisella Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus asianomaiselle valvontaviranomaiselle taikka sen Euroopan unionin jäsenvaltion valvontaviranomaiselle, jossa Rekisteröidyn asuinpaikka tai työpaikka sijaitsee, mikäli Rekisteröity katsoo, että hänen henkilötietojaan ei ole käsitelty soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti. 13. Yhteydenotot Rekisteröidyn oikeuksien käyttämistä koskevat pyynnöt, kysymykset tästä tietosuojaselosteesta ja muut yhteydenotot tulee tehdä sähköpostitse rekisterinpitäjän ilmoittaman henkilön (Virpi Peltomaa) osoitteeseen (virpi.peltomaa@cp-litto.fi). Rekisteröity voi myös ottaa yhteyttä henkilökohtaisesti tai kirjallisesti alla olevaan osoitteeseen:
Suomen CP-liitto ry Virpi Peltomaa Malmin kauppatie 26, 00700 Helsinki. 14. Muutokset tähän tietosuojaselosteeseen Tätä tietosuojaselostetta voidaan päivittää aika ajoin esimerkiksi lainsäädännön muuttuessa. Tämä tietosuojaseloste on viimeksi päivitetty 1.2.2019.