Lync-videopuhelun soittaminen ja hallitseminen sekä siihen vastaaminen Jos yrityksesi on ottanut käyttöön videopuhelut ja -neuvottelut, voit soittaa videopuheluita yhteyshenkilöidesi kanssa ja jutella heidän kanssaan kasvotusten. Tarvitset vain kameran, tietokoneen kaiuttimet ja mikrofonin. Voit myös käyttää kuulokemikrofonia, jos tietokoneessasi ei ole sisäänrakennettuja äänilaitteita. Videopuhelun aloittaminen 1. Avaa Lync ja etsi yhteystieto tai kirjoita etsimäsi henkilön nimi hakuruutuun. 2. Pidä hiiren osoitinta yhteyshenkilön kuvan päällä ja napsauta Video-kuvaketta. 3. Yhteystietosi näytölle ilmestyy ilmoitus, jonka avulla hän voi joko hyväksyä tai hylätä pyynnön. 4. Jos videopuhelu hyväksytään, keskusteluikkuna laajenee videon kokoiseksi, ja voit käyttää hallintatoimintoja, kuten mykistys, mykistyksen poistaminen, pitoon asettaminen ja niin edelleen. 5. Kun olet valmis, lopeta puhelu sulkemalla ikkuna tai pitämällä hiirtä kamerakuvakkeen päällä ja valitsemalla jompikumpi seuraavista: Lopeta oma video: video lopetetaan mutta muiden videot näkyvät edelleen. Lopeta video: lopettaa kaikki videot mutta ääniyhteys on edelleen käytettävissä. Voit myös lisätä videon aiempaan pikaviestikeskusteluun. Jos haluat aloittaa videon, napsauta kamerakuvaketta ikkunassa. Videon hallintaominaisuudet ja näkymät Valitse Valitse asettelu ja valitse sitten jokin seuraavista vaihtoehdoista: 1
Valikoimanäkymä näyttää kaikkien osallistujien videot (jos osallistujia on enemmän kuin kaksi). Puhujanäkymä näyttää kokousikkunan oikeassa alakulmassa esittäjän videon tai kuvan ja kokouksessa jaettavan sisällön. Esitysnäkymä näyttää vain jaetun sisällön. Suppea näkymä näyttää osallistujien kuvat suppeassa ikkunassa. Napsauta hiiren kakkospainikkeella jonkun videota tai kuvaa: Mykistä, Poista mykistys, Poista kokouksesta. Lukitse videon näkymä sulkee kohteena olevaa henkilöä lukuun ottamatta kaikkien muiden osallistujien videon tai kuvan. Kun valitset Avaa videovalikoima uuteen ikkunaan, videot tai kuvat näkyvät erillisessä ikkunassa. Valitse Koko näytön näkymä, jos haluat nähdä videot tai kuvat suurikokoisina. Palaa perusnäkymään valitsemalla Avaa videovalikoima uuteen ikkunaan. Videopuheluun vastaaminen Kun joku soittaa sinulle, näytöllä näkyy ilmoitus siitä. Tee jompikumpi seuraavista: 1. Hyväksy puhelu napsauttamalla mitä tahansa kuvan kohtaa. 2. Valitse Ohita, jos et halua vastata puheluun, jolloin puhelu menee vastaajaan. 3. Valitse Asetukset, jos haluat tehdä jotain seuraavista: Vastata pikaviestillä äänen tai videon sijaan. Jos haluat vastata puheluun, muttet aloittaa videota, valitse Vastaa vain äänellä. Määritä tilaksi Älä häiritse, jos haluat hylätä puhelun ja olla vastaamatta tuleviin puheluihin. Lync-kokoukseen osallistuminen Yleensä Lync-kokoukseen osallistuminen onnistuu yksinkertaisesti napsauttamalla kokouslinkkiä ja valitsemalla ääniasetukset. Toisinaan kaikki ei kuitenkaan mene niin kuin pitäisi. Tällaisessa tilanteessa kannattaa tarkistaa asetukset, yrittää kiertää ongelma tai osallistua kokoukseen eri tavalla. 2
Voit liittyä kokoukseen mistä tahansa, kuten lentokentältä, kahvilasta, hotellista tai vaikka tien päältä mobiililaitteen avulla. Sinun tarvitsee vain valita sopiva vaihtoehto riippuen sijainnistasi ja laitteistasi, jotta voit osallistua kokoukseesi nopeasti, vaikka kohtaisit ongelmia. Liittyminen Lyncin avulla 1. Valitse kokouskutsusta Liity Lync-kokoukseen. 2. Valitse äänilaitteesi Yhdistä kokouksen äänet -ikkunasta. YHDISTÄ KOKOUKSEN ÄÄNET -VAIHTOEHTO Käytä Lynciä (täydet ääni- ja videoominaisuudet) Älä yhdistä ääntä MILLOIN KANNATTAA VALITA TÄMÄ VAIHTOEHTO (Suositus) Valitse tämä vaihtoehto, jos tietokoneessasi on sisäinen mikrofoni ja kaiuttimet tai tietokoneeseen on liitetty kuulokemikrofoni. Sinun ei tarvitse käyttää kameraa, mutta voit silti nähdä videokuvan muista osallistujista. Kun haluat osallistua kokoukseen puhelimella tai liittyä kokouksen ääneen myöhemmin, valitse Älä yhdistä ääntä. Puhelinnumerot ja neuvottelutunnus näkyvät kokouspyynnössä. Osallistuminen Lync Web Appin kautta Lync Web App on vaihtoehtoinen tapa osallistua kokoukseen, jos et ole asentanut Lync-ohjelmaa. Se aukeaa automaattisesti ja yhdistää sinut kokoukseen. Lisätietoa on ohjeaiheessa Lync-kokoukseen liittyminen Lync Web Appin avulla (s. 4) Ääntä koskevat kysymykset Äänilaitteen testaaminen Jos et kuule ääntä tai muut eivät kuule sinua, testaa äänilaitteesi ensin: 1. Kytke kuulokemikrofoni tai käytä tietokoneen mikrofonia ja kaiuttimia. 2. Pidä hiiren osoitinta puhelin/mikrofoni-kuvakkeen päällä kokouksessa, ja valitse sitten Laitteetvälilehti. 3. Valitse äänilaite ja säädä kaiuttimen asetuksia sekä poista mikrofonin vaimennus. 4. Poista myös kaiuttimien vaimennus. Huonon äänenlaadun parantaminen Äänenlaatu määräytyy käyttämäsi verkon ja laitteen mukaan. Käytä langallista verkkoyhteyttä ja ota langaton yhteys pois käytöstä tietokoneessasi. Jos sinun on käytettävä langatonta verkkoa, varmista että signaali on voimakas. Äänenlaatu paranee, kun käytät laadukasta kuulokemikrofonia. 3
Lync-kokoukseen liittyminen Lync Web Appin avulla Liity Lync-kokoukseen Lync Web Appin avulla, jos sinulla ei ole Lync 2013 -versiota. Lync Web App käynnistyy automaattisesti, kun napsautat kokouskutsun Liity Lync-kokoukseen -linkkiä. Voit liittyä kokouksen ääneen käyttämällä tietokoneen mikrofonia ja kaiuttimia tai kuulokemikrofonia. Jos tietokoneeseesi ei ole liitetty mitään äänilaitetta, voit liittyä kokouksen ääneen puhelimitse. Valitse sinulle sopivin vaihtoehto. Kokouksen ääni- ja videokuvaosioon liittyminen tietokoneesta 1. Napsauta kokouskutsussa Liity Lync-kokoukseen -linkkiä tai kokouslinkkiä. 2. Kirjoita nimesi tekstiruutuun, jos haluat liittyä vieraana, tai valitse vaihtoehto Sisäänkirjautuminen järjestäjän organisaation jäsenenä ja kirjoita yrityksen tunnistetiedot. 3. Muista valita myös Lync Web App -laajennuksen asentava vaihtoehto. 4. Valitse Liity kokoukseen. 5. Kun näyttöön tulee valintaikkuna, jossa pyydetään suorittamaan tai tallentamaan lisäosatiedosto, valitse Suorita. 6. Kokouksen järjestäjän määrittämien asetusten mukaan joko liityt kokoukseen heti tai odotat sisäänpääsyä odotustilassa. VIHJE Kun kirjaudut kokoukseen Lync Web App -sovelluksesta, voit tallentaa kirjautumistiedot valitsemalla Muista minut -valintaruudun. Tämä nopeuttaa kokouksiin liittymistä jatkossa. Voit valita tämän asetuksen myös kokoukseen liittymisen jälkeen valitsemalla > Asetukset > Yleiset ja lopuksi Muista minut tässä tietokoneessa -valintaruudun. Työpöydän tai ohjelmien jakaminen Lync-kokouksessa Voit näyttää koko työpöytäsi tai vain yhden tai usean ohjelman kaikille Lync-kokouksen osallistujille. 4
Käytä työpöydän jakamista, kun siirryt usein ohjelmasta toiseen tai käsittelet eri ohjelmista tulevia tiedostoja. Käytä ohjelman jakamista, kun haluat esittää tiettyjä ohjelmia tai tiedostoja, etkä halua osallistujien näkevän mitään muuta tietokoneeltasi. Työpöydän tai ohjelman jakaminen Vie hiiri kokousikkunassa esityksen (näytön) kuvakkeen päälle ja varmista, että olet Esitä-välilehdessä. Tee sitten jompikumpi seuraavista: Jos haluat jakaa työpöytäsi sisällön, valitse Työpöytä. Valitse Ohjelma ja valitse sitten ne ohjelmat tai tiedostot, jotka haluat jakaa. Lync-tilaksesi muuttuu Esitetään, etkä saa pikaviestejä tai puheluita. Jos haluat lopettaa jakamisen, käytä näytön ylälaidassa olevaa jakamistyökalupalkkia tai anna hallinnointioikeus muille osallistujille. Jos haluat nähdä esikatselun siitä, mitä yleisösi näkee, pidä hiirtä uudelleen esityskuvakkeen päällä ja valitse Näytä näyttämö. Sulje sitten näyttämö valitsemalla Piilota esikatselu. Kun esitys on päättynyt, valitse työkaluriviltä Lopeta esitys. TÄRKEÄÄ Kun jaat työpöytäsi, kaikki kokouksen osallistujat näkevät ohjelmasi, tiedostosi ja ilmoituksesi. Jos työpöydälläsi on luottamuksellista tietoa tai tiedostoja, joita et halua muiden näkevän, sulje ne tai käytä työpöydän jakamisen sijaan ohjelman jakamista. Ensisijaisen tai toissijaisen näytön tai kaikkien näyttöjen jakaminen Jos käytät useampaa kuin yhtä näyttöä, ne näkyvät Esitä-välilehdessä. 5
Kun ohjelmia tai työpöytä jaetaan useiden näyttöjen kanssa, jakamisen työkalurivi aukeaa aina ensisijaiseen näyttöön, ellet ole valinnut jaettavaksi toissijaista näyttöä. Jakamisistunnon hallinnoiminen ja hallintaoikeuden antaminen muille Jos haluat jonkun toisen kokouksen osallistujan tekevän muutoksia tiedostoon, auttavan sinua esityksessäsi tai esittävän jotain, voit myöntää tälle henkilölle hallintaoikeuden. Hallitsette tällöin jakamista yhdessä, mutta voit ottaa hallintaoikeuden takaisin koska vain. 1. Valitse jakamistyökalupalkissa Luovuta hallinta. 2. Valitse henkilön nimi, jolle haluat antaa hallinnointioikeuden. Lync lähettää tälle henkilölle ilmoituksen, että haluat jakaa hallinnointioikeuden hänen kanssaan. 3. Jos haluat ottaa hallintaoikeuden takaisin itsellesi, valitse jakamispalkissa uudelleen Luovuta hallinta ja valitse sitten Ota hallinta takaisin. VIHJE Voit sallia henkilöiden ottaa automaattisesti hallintaoikeudet itselleen milloin tahansa jakamisistuntosi aikana napsauttamalla Luovuta hallinta automaattisesti jakamispalkissa. Suosittelemme tätä vaihtoehtoa ainoastaan pieniin ja epämuodollisiin kokouksiin. Jos haluat peruuttaa automaattisen hallintaoikeuden, valitse jakamistyökalupalkissa Luovuta hallinta ja poista valinta kohdasta Luovuta hallinta automaattisesti. 6