Kertomus. Eurooppa-koulujen tilinpäätöksestä varainhoitovuodelta sekä koulujen vastaukset

ЕВРОПЕЙСКА СМЕТНА ПАЛАТА TRIBUNAL DE CUENTAS EUROPEO EVROPSKÝ ÚČETNÍ DVŮR DEN EUROPÆISKE REVISIONSRET EUROPÄISCHER RECHNUNGSHOF EUROOPA KONTROLLIKODA ΕΥΡΩΠΑΪΚΟ ΕΛΕΓΚΤΙΚΟ ΣΥΝΕΔΡΙO EUROPEAN COURT OF AUDITORS COUR DES COMPTES EUROPÉENNE CÚIRT INIÚCHÓIRÍ NA HEORPA CORTE DEI CONTI EUROPEA EIROPAS REVĪZIJAS PALĀTA EUROPOS AUDITO RŪMAI EURÓPAI SZÁMVEVŐSZÉK IL-QORTI EWROPEA TAL-AWDITURI EUROPESE REKENKAMER EUROPEJSKI TRYBUNAŁ OBRACHUNKOWY TRIBUNAL DE CONTAS EUROPEU CURTEA DE CONTURI EUROPEANĂ EURÓPSKY DVOR AUDÍTOROV EVROPSKO RAČUNSKO SODIŠČE EUROOPAN TILINTARKASTUSTUOMIOISTUIN EUROPEISKA REVISIONSRÄTTEN Kertomus Eurooppa-koulujen tilinpäätöksestä varainhoitovuodelta 2009 sekä koulujen vastaukset 12, RUE ALCIDE DE GASPERI TELEPHONE (+352) 43 98 1 E-MAIL: euraud@eca.europa.eu L - 1615 LUXEMBOURG TELEFAX (+352) 43 93 42 INTERNET: http://eca.europa.eu

2 SISÄLLYS Kohta Johdanto 1 6 Tilinpäätökset 7 8 Tilinpäätösten esittäminen konsolidointia varten 9 Tilintarkastustuomioistuimen vuosikertomuksessa varainhoitovuodelta 2008 annettujen suositusten seuranta 10 Inventaario 11 16 Kassavarat 17 18 Epävarmat saamiset 19 Velat 20 Määrärahasiirrot varainhoitovuodelta toiselle 21 Oikeustapaukset 22 23 Palkkakulut 24 Henkilöstöasiat 25 32 Hankinnat 33 34 Maksut 35 39 Sisäisen valvonnan standardit 40 41 Yhteenveto varainhoitovuotta 2009 koskevista tilintarkastustuomioistuimen suosituksista 42 Liite 1 Konsolidoitu tulostili varainhoitovuosilta 2009 ja 2008 Liite 2 Konsolidoitu tase 31. päivältä joulukuuta 2009 ja 31. päivältä joulukuuta 2008 Liite 3 Tilintarkastustuomioistuimen vuotta 2008 koskevassa vuosikertomuksessa antamien suositusten seuranta

3 JOHDANTO 1. Eurooppa-koulujen pääsihteerin toimisto (jäljempänä keskustoimisto ) laati Eurooppa-koulujen konsolidoidun tilinpäätöksen 31. joulukuuta 2009 päättyneeltä varainhoitovuodelta 1 ja toimitti sen tilintarkastustuomioistuimelle Eurooppa-koulujen varainhoitoasetuksen 90 92 artiklan mukaisesti. 2. Varainhoitovuonna 2009 käytettävissä olleiden talousarviomäärärahojen määrä oli 267 miljoonaa euroa 2 (258 miljoonaa euroa vuonna 2008). Saatujen tulojen määrä oli 262 miljoonaa euroa ja sidottujen menojen määrä 259 miljoonaa euroa. 3. Tilinpäätökset ovat Eurooppa-koulujen johdon vastuulla. Tilintarkastustuomioistuimen vastuulla on antaa vuotuinen kertomus konsolidoidusta tilinpäätöksestä. 4. Tilintarkastustuomioistuin toimitti yleisluonteisen tarkastuksensa yleisluonteisia tarkastuksia koskeviin toimeksiantoihin liittyvän kansainvälisen standardin mukaisesti. Kyseisessä standardissa edellytetään, että yleisluonteinen tarkastus suunnitellaan ja toimitetaan siten, että sen avulla saadaan kohtuullinen varmuus siitä, onko tilinpäätöksessä olennaisia virheitä. Kyseinen tarkastus koostui pääasiassa Eurooppa-koulun henkilöstölle tehdyistä kyselyistä ja taloudellisiin tietoihin sovelletuista analyyttisista menettelyistä. Niin ollen siitä saatava varmuus ei ole yhtä suuri kuin tilintarkastuksesta saatava varmuus. Tilintarkastustuomioistuin ei toimittanut tilintarkastusta, ja täten se ei anna tarkastuslausumaa konsolidoidusta tilinpäätöksestä. 5. Konsolidoitua tilinpäätöstä koskevan yleisluonteisen tarkastuksensa lisäksi tilintarkastustuomioistuin tarkastaa keskustoimiston vuosittain ja toimittaa 1 2 Ks. taulukot 1 ja 2, joissa esitetään tiedotustarkoituksessa yhteenveto keskustoimiston laatimaan koulujen konsolidoituun tilinpäätökseen sisältyvistä tiedoista. Lähde: Eurooppa-koulut, tilinpäätös varainhoitovuodelta 2009, osa I.

4 vuoroperiaatteeseen perustuvan tarkastuksen vuosittain kahdessa 14 Eurooppa-koulusta. Vuoden 2009 osalta tarkastettaviksi valittiin Münchenin koulu ja Luxemburg I -koulu 3. Tarkastettavina olivat myös inventaario-, hankinta-, palvelukseenotto- ja maksumenettelyt sekä sisäisen valvonnan standardien noudattaminen. 6. Tilintarkastustuomioistuin toimittaa huomautuksensa Eurooppa-koulujen pääsihteerille ja rehtoreille Eurooppa-koulujen varainhoitoasetuksen 93 artiklan mukaisesti. TILINPÄÄTÖKSET 7. Tilintarkastustuomioistuin ei havainnut olennaisia virheitä, jotka asettaisivat kyseenalaiseksi sen tarkastamien (Münchenin koulun, Luxemburg I -koulun ja keskustoimiston) tilien luotettavuuden ja tilien perustana olevien toimien laillisuuden ja asianmukaisuuden. Kyseiset tilinpäätökset oli laadittu 24 päivänä lokakuuta 2006 annetun Eurooppa-koulujen talousarvioon sovellettavan varainhoitoasetuksen perusteella. 8. Tilintarkastustuomioistuimen tietoon ei tullut konsolidoitua tilinpäätöstä koskevan yleisluonteisen tarkastuksen yhteydessä seikkoja, jotka antaisivat aiheen uskoa, että tilinpäätös ei antaisi olennaisilta osiltaan oikeita ja riittäviä tietoja asianmukaisten kirjanpitostandardien mukaisesti lukuun ottamatta seuraavia poikkeamia, jotka johtuivat siitä, että suoriteperusteisen kirjanpidon periaatetta ei noudatettu tyydyttävällä tavalla: - koulut eivät tehneet varauksia koulujen vastaisten keskeneräisten oikeustapausten johdosta siitä huolimatta, että tietyissä tapauksissa tuloksena saattaa olla, että niistä aiheutuu kouluille huomattavan suuri negatiivinen kassavirta (tilintarkastustuomioistuimen havainnon mukaan 3 München I -koulun kokonaistalousarvio on 21 miljoonaa euroa, Luxemburg I koulun 40 miljoonaa euroa ja keskustoimiston 10 miljoonaa euroa (Lähde: Eurooppa-koulut, tilinpäätös varainhoitovuodelta 2009, osa II ja VI).

5 kyse on vähintään 1,5 miljoonasta eurosta; asiaa käsitellään tarkemmin kohdissa 22 ja 23) - menojäämälaskelmissa ei ollut otettu huomioon helmikuussa 2010 maksettuja, kautta 1. heinäkuuta 2009 31. joulukuuta 2009 koskevia palkankorotuksia (1,85 prosenttia eli 1,8 miljoonaa euroa) eikä varausta ollut tehty edelleen maksamatta olevien palkankorotusten osalta (1,85 prosenttia eli 1,8 miljoonaa euroa lisää) (asiaa käsitellään tarkemmin kohdassa 24). - tulevia menoja koskevat varaukset (obligations non présentes) on ilmoitettu liian suurina (1,7 miljoonaa euroa; asiaa käsitellään tarkemmin kohdassa 21). TILINPÄÄTÖSTEN ESITTÄMINEN KONSOLIDOINTIA VARTEN 9. Eurooppa-koulujen varainhoitoasetuksen 87 artiklassa säädetään, että kukin koulu toimittaa ennen 1 päivää huhtikuuta pääsihteerin toimistolle tiedot, joita tarvitaan tulostilin ja taseen laatimiseen, sen jälkeen kun koulun hallintoneuvosto on keskustellut asiasta ja antanut hyväksyntänsä. Suurin osa kouluista ei kuitenkaan noudattanut kyseistä määräaikaa. TILINTARKASTUSTUOMIOISTUIMEN VUOSIKERTOMUKSESSA VARAINHOITOVUODELTA 2008 ANNETTUJEN SUOSITUSTEN SEURANTA 10. Liitteessä 3 olevassa taulukossa esitetään tietoja tilintarkastustuomioistuimen varainhoitovuotta 2008 koskevan tarkastuksen yhteydessä antamien 14 suosituksen seurannasta: - kolme pantiin täysimääräisesti täytäntöön (2, 5, 9) - kaksi pantiin osittain täytäntöön (3,6) - viittä ei pantu täytäntöön (1, 4, 7, 8, 12) - neljää pannaan parhaillaan täytäntöön (10, 11, 13, 14).

6 INVENTAARIO 4 11. Tilintarkastustuomioistuin havaitsi tässä kahta koulua ja keskustoimistoa koskevassa tarkastuksessaan jo aiempina vuosina esille otettuja ongelmia, jotka liittyivät kirjanpitoon ja inventointia koskevaan raportointiin. - käyttöomaisuuden fyysistä tarkastusta ei toimitettu - inventointivälineet eivät olleet tarkoituksenmukaiset - inventaarion tietoja ja kirjanpitojärjestelmien sisältämiä tietoja ei täsmäytetty. 12. Inventaarioon sovellettavia hallinnointi- ja varainhoitomenettelyitä koskevan, vuonna 2006 hyväksytyn muistion 5 mukaisesti käyttöomaisuuden fyysinen tarkastus on toimitettava ainakin joka kolmas vuosi (ensimmäisen kerran se oli määrä toimittaa vuoteen 2009 mennessä). Tarkastuksen yhteydessä tarkistetaan, että inventaario on kattava ja oikeellinen ja että inventaariossa kirjattu omaisuus on tosiasiallisesti olemassa koulussa. Varainhoidon valvoja ei kuitenkaan ollut tarkastuksen aikaan vielä saanut kouluilta eikä keskustoimistolta inventaariota koskevaa kertomusta. 13. Münchenissä on käytössä inventaariojärjestelmä, jonka avulla koulu voi määrittää omaisuuden nettokirjanpitoarvon. Nettokirjanpitoarvo lasketaan omaisuuden taloudellisen vaikutusajan perusteella. Jos omaisuuserästä luovutaan jostain syystä ennen kuin sen alkuperäisen arvion mukainen taloudellinen vaikutusaika on päättynyt, oikaisut on tehtävä 4 5 Irtaimen ja kiinteän omaisuuden inventoinnista säädetään yksityiskohtaisesti Eurooppa-koulujen varainhoitoasetuksen IV osaston II osassa. Eurooppa-koulujen pääsihteerin vuonna 2006 hyväksymä asiakirja (viite: 2006-M- 12/MR). Asiakirja sisältää mm. seuraavat säännöt: a) johtaja nimittää fyysisestä tarkastuksesta vastaavan henkilön, b) inventaarion tulos annetaan kirjallisesti ja johtaja hyväksyy sen allekirjoituksellaan ja c) jäljennös inventaariosta lähetetään varainhoidon valvojalle.

7 inventaariojärjestelmän ulkopuolella. Tässä tapauksessa täsmäytykset suorittaa kirjanpidosta vastaava osasto, mutta tämä ei tapahdu järjestelmällisesti. 14. Luxemburg I -koulun inventaariojärjestelmään kirjataan ainoastaan omaisuus, sen sijainti, inventaarionumero ja tunniste. Se ei kuitenkaan ole tehokas hallinnointiväline, kun tarkoituksena on a) määrittää omaisuuden nettokirjanpitoarvo ja b) täsmäyttää tiedot kirjanpitojärjestelmään sisältyviin tietoihin. 15. Fyysisen inventaarion osalta voidaan todeta, että kummassakaan koulussa ei ole varustettu tunnisteilla kaikkia hyödykkeitä tai hyödykkeet eivät sijaitse niille tarkoitetuissa paikoissa. Luxemburg I -koulussa tiettyjä inventaariossa kirjattuja hyödykkeitä ei löydetty (neljä kameraa, arvo 952 euroa, ja urheiluvälineitä, arvo 4 504 euroa). Joissain tapauksissa hyödykkeet sisältyivät inventaarioon, mutta niitä ei ollut kirjattu taseeseen (sylimikro, arvo 1 330 euroa). Virka-autossa (arvo 16 955 euroa) ei myöskään ollut inventaariotunnistetta. Münchenissä tietokonelaitteistot (arvo 2 393 euroa) eivät sijainneet tunnisteen mukaisissa paikoissa. 16. Asianomaisten isäntämaiden viranomaisten tarkastettujen koulujen käyttöön ilman maksua antama omaisuus ei sisälly inventaarioon. Useissa tapauksissa kyseisiä hyödykkeitä ei ole varustettu tunnisteilla. Virheellisten tunnistusten riski on suuri tapauksissa, joissa kyseiset hyödykkeet ovat identtisiä tai samantapaisia kuin koulujen omistamat hyödykkeet. KASSAVARAT 17. Kuusi (yhdeksästä) Luxemburg I -koulun nimissä avatusta pankkitilistä, joiden vuoden lopun saldo oli yhteensä 111 900 euroa, ei sisälly 31. joulukuuta 2009 päivättyyn taseeseen. Näitä tilejä käytetään talousarvion ulkopuolisten toimintojen (kuten vanhempainyhdistyksen ja opetusohjelman ulkopuolisen toiminnan) rahoittamiseen. Eurooppa-koulujen varainhoitoasetuksessa

8 todetaan selkeästi, että kaikki talousarvion ulkopuoliset tulot ja menot on merkittävä tileihin 6. 18. Ennakkomaksujärjestelmää hallinnoivat kyseiseen tehtävään nimetyt ennakoiden hoitajat sekä Münchenin koulussa että Luxemburg I -koulussa. Ennakkomaksun enimmäismäärästä ei ole päätetty. Asiasta vastaava tilinpitäjä ei myöskään toimittanut vuonna 2009 yhtään tarkastusta paikalla. Vaikka ennakkomaksujärjestelmää koskevat erityiset hallinnointisäännöt, käteiskassatileistä ei ole laadittu sääntöjä. Luxemburg I -koulussa taseeseen ei ollut kirjattu viittä käteiskassatiliä, joiden kokonaisarvo oli 2 250 euroa. Lisäksi puuttui yhden käteiskassatilin kirjausketju. EPÄVARMAT SAAMISET 19. Kummassakin tarkastetussa koulussa suurin osa epävarmoista saamisista vastasi selvittämättä olevia työsopimuksen päättymiseen liittyviä korvauksia 7. Münchenin tapauksessa taseessa esitetty määrä (52 800 euroa) koostui työsopimuksen päättymiseen liittyvistä korvauksista, jotka on selvitettävä opettajien lähdettyä kouluista. Tilinpäätöksestä puuttui myös yksi määrä (16 700 euroa). Luxemburg I -koulun osalta epävarmoja saamisia vastaava määrä on kirjattu taseeseen nettovelkana 8. Tämä johtui siitä, että saamiset ja velat oli kuitattu vastakkain, mikä ei ole bruttoperiaatteen mukaista. Saamisia vastaava osa (352 000 euroa) liittyi selvittämättä oleviin työsopimuksen päättymiseen liittyviin korvauksiin. Kummassakaan koulussa ei myöskään ollut 6 7 8 Varainhoitoasetuksen 5 artikla, soveltamissääntöjen 1 artikla. Työsopimuksen päättymiseen liittyvillä korvauksilla katetaan ero a) kansallisesta palkasta veroina maksetun määrän ja b) Euroopan yhteisöjen virkamiesten palkasta veroina maksetun määrän välillä. Mukautuksella varmistetaan yhtäläinen palkka eri jäsenvaltioista peräisin oleville henkilöstön jäsenille (vrt. Eurooppakouluissa komennuksella työskenteleviä henkilöstön jäseniä koskevien asetusten 49 artikla). Taseessa esitetty määrä oli 465 000 euroa (velkaa). Tämä määrä olisi pitänyt esittää a) 352 000 euron saamisina (vastaavaa) ja b) 817 000 euron velkoina (vastattavaa).

9 tehty saamisten ikäanalyysia eikä saamisten takaisinsaantimahdollisuuksia ollut arvioitu. VELAT 20. Seuraavat kirjatut velat eivät vastaa tosiasiallisia velvoitteita: a) Münchenissä velkana jäsenvaltiolle kirjattua määrää (173 000 euroa) ei ole tarkoitus maksaa takaisin ja se olisi poistettava, b) Luxemburg I -koulussa Luxemburgin sosiaaliturvaviranomaisilta saadut tulot aiempien koululle aiheutuneiden menojen (85 000 euroa) korvaamiseksi kirjattiin tulojen sijasta velaksi. MÄÄRÄRAHASIIRROT VARAINHOITOVUODELTA TOISELLE 21. Tilinpäätöksessä on kirjattu velkoina kaikki vuodelle 2010 siirretyt, vuonna 2009 tehdyt sitoumukset. Käytäntö on Eurooppa-koulujen varainhoitoasetuksen 9 mukainen, mutta vastoin suoriteperusteisen kirjanpidon periaatetta, sillä määrärahasiirtoihin sisältyy myös määriä, jotka liittyvät kuluvan vuoden menojäämiin (obligations présentes) ja jotka on asianmukaista esittää velkoina, sekä määriä, jotka koskevat tulevia menoja, jotka eivät liity kuluvaan vuoteen. Kyseisiä määriä on yhteensä 1,7 miljoonaa euroa. Niitä ei pitäisi sisällyttää taseeseen, vaan ne tulisi pikemminkin ilmoittaa liitetiedoissa. Erät koskivat esimerkiksi tietokonelaitteita, jotka on tarkoitus ostaa vuonna 2010. OIKEUSTAPAUKSET 22. Tiettyjä kouluja koskevien oikeustapausten käsittely on vielä kesken. Ne koskevat seuraavia kysymyksiä: a) osa-aikaiset opettajat pyytävät lisää palkkaa ja b) vanhemmat hakevat muutosta koulumaksuihin. Oikeustapaukset on esitetty kyseisten koulujen tilinpäätöksissä liian yleisellä tasolla. Niissä ei mainita kolmansien osapuolten vaatimaa kokonaismäärää tai arvioida 9 Soveltamissääntöjen 104 artiklan 7 kohta.

10 todennäköisiä lopullisia maksuja. Tilinpäätöksissä ei myöskään ilmoitettu edes niitä tapauksia, joiden osalta on tehty luotettava arvio. 10 23. Varainhoitovuoden 2009 tilinpäätöksessä esitettäviä tietoja koskevan pääsihteerin muistion 11 mukaan yksityiskohtaiset tiedot oikeustapauksista olisi sisällytettävä vuotuiseen toimintakertomukseen. Koulut eivät kuitenkaan noudattaneet tätä sääntöä johdonmukaisesti. Tilintarkastustuomioistuin havaitsi seuraavat ongelmat: - meneillään olevia oikeustapauksia ei ilmoitettu - meneillään olevat oikeustapaukset ilmoitettiin, mutta vaadittuja määriä ei. Luxemburg I -koulu ei ilmoittanut oikeustapauksia vuotuisessa toimintakertomuksessa. Koulun oikeudellisen yksikön mukaan meneillään on koulun vastaisia oikeustapauksia, joista voi vastaisuudessa aiheutua maksuja (miljoona euroa). PALKKAKULUT 24. Eurooppa-neuvoston hyväksymä 1. heinäkuuta 2009 alkaen annettava 1,85 prosentin (1,8 miljoonan euron) palkankorotus maksettiin helmikuussa 2010. Se kirjattiin vuoden 2010 menoihin, vaikka kyseessä on kauden 2009 meno. Tämä on vastoin suoriteperusteisen kirjanpidon periaatetta. Eurooppaneuvosto ei hyväksynyt 1,85 prosentin (1,8 miljoonan euron) lisäkorostusta, joten asiasta päättää Euroopan tuomioistuin. Koulut eivät kuitenkaan ilmoita tilinpäätöksessä, miten todennäköistä on, että kyseinen ehdollinen sitoumus maksetaan. 10 11 Asiakirja 2009-D-76-en-2, joka liittyy meneillään oleviin, Belgiassa toimivia opettajia koskeviin oikeustapauksiin, joiden arvoksi koulut arvioivat 460 000 euroa. Viite: 2010-M-12/RC.

11 HENKILÖSTÖASIAT 25. Komission sisäisen tarkastuksen osasto antoi vuonna 2009 tarkastuskertomuksen, joka koski myös Luxemburg I -koulun ja keskustoimiston henkilöstöhallintoa. Koulut hyväksyivät tarkastuksen perusteella toimenpiteitä, joiden ansiosta edistymistä on tapahtunut esimerkiksi palvelukseenottomenettelyjen ja henkilökansioiden osalta, mutta tilintarkastustuomioistuin havaitsi silti ongelmia, joita käsitellään seuraavissa kohdissa. 26. Münchenin koulussa ja Luxemburg I -koulussa ei ole kehitetty yksityiskohtaisia sisäisiä kirjallisia menettelyjä osa-aikaisten opettajien sekä hallinnollisen ja avustavan henkilöstön palvelukseenottoa varten 12, eikä keskustoimistossa hallinnollisen ja avustavan henkilöstön palvelukseenottoa varten. 27. Osa-aikaisten opettajien palvelukseenoton osalta: - Münchenissä osa-aikaisten opettajien palvelukseenottoprosessi ei ole tarpeeksi avoin, sillä palvelukseenoton eri vaiheita ei dokumentoida. - Luxembourg I -koulun osalta havaittiin, että palvelukseenottomenettelyjä oli parannettu sisäisen tarkastuksen osaston toimittaman tarkastuksen jälkeen. Yhdessä tilintarkastustuomioistuimen otokseen poimituista kuudesta tapauksesta menettely ei kuitenkaan ollut tarpeeksi avoin, koska sitä ei ollut dokumentoitu. Yhdessäkään tapauksessa valintalautakunnan lopulta ehdottamalle henkilölle ei ollut koulun johtajan virallista hyväksyntää. Valintalautakunnan jäsenet eivät arvioi ansioluetteloja järjestelmällisesti ja näin ollen ansioluettelojen arviointia olisi parannettava. 12 Palvelukseenoton edellytyksiä ja nimitysmenettelyjä käsitellään hallintoneuvoston Lissabonissa 17. ja 18. huhtikuuta 2007 hyväksymien, Eurooppa-koulujen hallinnollista ja avustavaa henkilöstöä koskevien palvelusäännösten II luvun 5 artiklassa. Niissä ei kuitenkaan anneta yksityiskohtaisia ohjeita, jotka kattaisivat kaikki palvelukseenottomenettelyn osatekijät.

12 28. Molemmissa kouluissa ja keskustoimistossa noudatetaan hallinnollisen ja avustavan henkilöstön palvelukseenotossa ohjeita, jotka yleisesti ottaen takaavat riittävän avoimuuden. Yhdessä keskustoimistossa tarkastetuista kolmesta tapauksesta menettelyä ei kuitenkaan ollut noudatettu täysin. 29. Kyseisissä kouluissa ei yleisesti ottaen ole virallista osa-aikaisten opettajien arviointijärjestelmää. Tämän seurauksena suurinta osaa osaaikaisten opettajien sopimuksista jatketaan vuodeksi kerrallaan ilman virallista arviointia. 30. Hallinnollisen ja avustavan henkilöstön arviointiprosessia on tarpeen parantaa molemmissa kouluissa ja keskustoimistossa. Münchenissä arviointia ei dokumentoida kunnolla koe-ajan päättyessä. Luxembourg I -koulussa arviointiprosessi on sisäisen tarkastuksen osaston tarkastuksen jälkeen täytäntöönpanovaiheessa. Keskustoimistossa hallinnollista ja avustavaa henkilöstöä ei arvioida järjestelmällisesti. 31. Molempien koulujen ja keskustoimiston henkilökansioiden sisällön yleisluonteisessa tarkastuksessa kävi ilmi, että Eurooppa-koulujen hallinnollista ja avustavaa henkilöstöä koskevissa palvelusäännöksissä 13 ja Eurooppakouluissa komennuksella olevia henkilöstön jäseniä koskevissa säännöksissä 14 edellytetyt asiakirjat puuttuvat useissa tapauksissa. 32. Molempien koulujen ja keskustoimiston henkilökansiojärjestelmää on parannettava. Yleisesti ottaen järjestelmissä on kaksi erillistä henkilötietoja sisältävää kansiota: henkilökansio ja taloudelliset tiedot sisältävä kansio. Ei ole olemassa selkeitä ohjeita siitä, mitä kuhunkin kansioon olisi sisällytettävä, mikä johtaa siihen, että asiakirjoja on kaksin kappalein. Tämä saattaa vaikuttaa kansioiden luottamuksellisuuteen ja kattavuuteen. Erityisesti Münchenissä henkilökansioiden yleisestä arkistointijärjestelmästä on tehtävä 13 14 13 artikla. 16 artikla.

13 järjestelmällisempi, kun taas Luxembourg I -koulussa on saavutettu edistystä sisäisen tarkastuksen osaston aiemmin toimittaman tarkastuksen ansiosta. Keskustoimistossa arkistointijärjestelmää kehitetään parhaillaan. HANKINNAT 33. Vuotta 2008 koskevassa Eurooppa-koulujen vuosikertomuksessa tilintarkastustuomioistuin suositti, että koulujen olisi taattava hankintamenettelyjen laillisuus ja asianmukaisuus 15. Tästä huolimatta tilintarkastustuomioistuin havaitsi vuonna 2009 molemmissa kouluissa ja keskustoimistossa seuraavia ongelmia: a) Asiantuntevan konsultin hankinnassa siivousalan tarjouskilpailua varten (arvo 9 400 euroa) olisi pitänyt soveltaa neuvottelumenettelyä, johon olisi kutsuttu vähintään viisi hakijaa. Tästä huolimatta koulu sovelsi Eurooppakoulujen varainhoitoasetuksen 16 70 artiklan b alakohdan mukaista vapautusta perustelematta, miksi sitä sovellettiin (München). b) Kopiokoneiden hankintaa koskevassa tapauksessa (98 400 euroa) tilintarkastustuomioistuin ei pystynyt saamaan selville tarjousten saapumispäivämäärää, koska kirjekuoria ei ollut säilytetty, hakijoille ei ilmoitettu, että heiltä evättiin oikeus osallistua tarjouskilpailuun, hakijat eivät antaneet eturistiriitojen puuttumista koskevia vakuutuksia eikä arviointikertomuksia laadittu (München). c) Kalusteiden hankintaa koskevassa tapauksessa (35 032 euroa) hankinnan alussa ei annettu johtajan muistiota, kirjekuoria ei säilytetty, tarjousten saapumispäivää ja -aikaa ei ollut merkitty saapuvan postin rekisteriin, 15 16 Vuosikertomus varainhoitovuodelta 2008, 30 kohdan 12 luetelmakohta. Tarjouspyynnön esittämistä koskevaa velvoitetta ei sovelleta sopimuksiin, joiden arvo on alle 137 000 euroa ja jotka on tehty samojen palveluntarjoajien kanssa ja samoin ehdoin kuin Euroopan patenttiviraston (tässä nimenomaisessa tapauksessa) kanssa tehty sopimus.

14 tarjouskilpailun voittajaa ei ilmoitettu selkeästi arviointikertomuksessa, hankintapäätöstä ei tehty eikä hakijoille ilmoitettu hylätyksi tulemisesta (Luxemburg I). d) Eräs yritys on huolehtinut puhtaanapitopalveluista (14 665 euroa vuonna 2009) vuodesta 2007 alkaen. Yrityksen kanssa ei ole tehty sopimusta eikä palveluista järjestetty tarjouskilpailua (Luxemburg I). 34. Molemmissa kouluissa ja keskustoimistossa havaittiin ongelmia pienissä ja keskisuurissa hankinnoissa (arvo 600 6 000 euroa). Niissä havaittiin seuraavia puutteita: tarjouspyyntöä ei tehty, eritelmät puuttuivat, vakiosopimus/vakiotilauslomake puuttui, osallistumisoikeuden epäämisestä ei ilmoitettu, eturistiriitojen puuttumista koskevia vakuutuksia ei annettu, virallisia arviointeja ei tehty, yhteydenpitoa tarjoajiin ei dokumentoitu eikä puhelimitse tapahtuneita yhteydenottoja merkitty muistiin. MAKSUT 35. Eurooppa-koulujen varainhoitoasetuksessa säädetään, että kaikki tapahtumat kuuluvat ennakkotarkastusjärjestelmän 17 piiriin. 36. Oikeusperustassa vaaditaan, että maksumääräyksiin on liitettävä alkuperäiset tositteet. Kyseiset asiakirjat on varmennettava tai niihin on liitettävä todistus, jolla vahvistetaan maksettavien määrien oikeellisuus Maksutapahtuman käynnistäneet henkilöt, ennakkotarkastuksen suorittaneet henkilöt sekä tulojen ja menojen hyväksyjät eivät olleet kummassakaan koulussa eivätkä keskustoimistossa täyttäneet kunnolla (allekirjoittamalla ja päiväämällä asianmukaisesti) kulkureittileimaosiota (leima laskun tarkistuslistaan). 18. 17 18 Soveltamissääntöjen 8 artiklan 3 kohta. Varainhoitoasetuksen 42 artikla.

15 37. Münchenissä yhdessä tapauksessa johtaja allekirjoitti maksumääräyksen 19 vasta sitten, kun maksun (11 960 euroa) suorittamisesta oli kulunut kuukausi. 38. Luxemburgissa ulkomaan valuutassa maksettuun lähtökorvaukseen liittyvä, valuuttakurssin muutoksen vuoksi tehty maksumääräys allekirjoitettiin vasta yli kuukauden kuluttua maksun suorittamisesta (arvo 2 089 euroa). 39. Keskustoimistossa havaittiin yleinen ongelma, joka liittyi käännösten maksamiseen siinä tapauksessa, että tilauslomakkeen allekirjoittaa henkilöstön jäsen (esim. sihteeri), jolla ei ole siihen virallista valtuutusta. Tilintarkastustuomioistuin havaitsi tapauksia, joissa keskustoimisto ei ollut säilyttänyt asianmukaisia tositteita kyseisten kääntäjien pätevyydestä eikä kääntäjien ja keskustoimiston välille ollut tehty puitesopimuksia. SISÄISEN VALVONNAN STANDARDIT 40. Hallintoneuvosto hyväksyi 18 sisäisen valvonnan standardia lokakuussa 2007. Molemmat tarkastetut koulut ja keskustoimisto ovat vasta alkaneet soveltaa niitä ja kutakin standardia koskevien asianmukaisten sääntöjen käyttöönotto vaatii huomattavia ponnistuksia. 41. Tilintarkastustuomioistuin havaitsi, että sisäisen valvonnan standardien vaatimusten asianmukainen täytäntöönpano edellyttää, että koulut ryhtyvät toimenpiteisiin seuraavilla keskeisillä aloilla: - sisäisen valvonnan standardit 3 ja 4: henkilöstön pätevyyden ja henkilöstön suoritusten arvioiminen - sisäisen valvonnan standardi 7: riskianalyysi - sisäisen valvonnan standardi 8: riittävät hallintotiedot - sisäisen valvonnan standardi 9: postin kirjaus- ja arkistointijärjestelmä 19 Ordre de paiement/recouvrement

16 - sisäisen valvonnan standardi 10: sääntöjenvastaisuuksista ilmoittaminen - sisäisen valvonnan standardi 11: menettelyt - sisäisen valvonnan standardi 15: toimintojen jatkuvuus - sisäisen valvonnan standardit 17 ja 18: tarkastuskertomuksiin sisältyvien havaintojen täytäntöönpanoon ja sisäisen valvonnan arviointiin liittyvät toimet. YHTEENVETO VARAINHOITOVUOTTA 2009 KOSKEVISTA TILINTARKASTUSTUOMIOISTUIMEN SUOSITUKSISTA 42. Tilintarkastustuomioistuin suosittaa varainhoitovuotta 2009 koskevan yleisluonteisen tarkastuksensa perusteella, että: 1. meneillään olevan Eurooppa-koulujen varainhoitoasetuksen tarkistamisen yhteydessä harkitaan suoriteperusteisen kirjanpidon periaatteen soveltamista täysimääräisesti koulujen taseissa, jotta niissä esitettäisiin kaikki toimet ja tapahtumat, joilla on varainhoitovuoden aikana taloudellista vaikutusta tai joilla tulee mahdollisesti olemaan taloudellista vaikutusta (esim. meneillään olevia oikeustapauksia koskeva varaus tai palkkojen mukauttamista koskeva varaus) 2. koulut noudattavat 1. huhtikuuta olevaa määräaikaa, joka koskee tulostilin ja taseen laatimisessa tarvittavien tietojen toimittamista keskustoimistolle 3. käytetään tarkoituksenmukaisia inventointivälineitä, toimitetaan fyysisiä tarkastuksia ja täsmäytetään inventaarion ja kirjanpitojärjestelmien tiedot; keskustoimiston olisi huolehdittava koulujen tehokkaasta koordinoinnista ja neuvonnasta, jotta se saisi käyttöönsä ajan tasalle saatetun ja asianmukaisen kausittaisen (joka kolmas vuosi tehtävän) inventaarion 4. Eurooppa-koulujen varainhoitoasetuksen vaatimusten mukaisesti kaikki myös opetusohjelman ulkopuolisen toiminnan rahoittamiseen käytetyt ja

17 opettajien ja vanhempien hallinnoimat pankkitilit sisällytetään taseeseen ja kaikki niihin liittyvät talousarvion ulkopuoliset tulot ja menot tilinpäätökseen 5. parannetaan ennakkomaksujärjestelmän ja käteiskassan hallinnointia 6. varmistetaan epävarmojen saamisten tapauskohtainen seuranta ja lisätään epävarmoja saamisia koskevat tiedot taseen huomautuksiin 7. noudatetaan kirjanpidon bruttoperiaatetta esittämällä saamiset ja velat erikseen 8. kehitetään kirjalliset menettelyt osa-aikaisten opettajien ja hallinnollisen ja avustavan henkilöstön palvelukseenottoa varten 9. kehitetään osa-aikaisia opettajia koskeva yhteinen arviointiprosessi ja parannetaan hallinnollisen ja avustavan henkilöstön arviointiprosessia noudattamalla virallisia arviointikausia 10. otetaan käyttöön yhdenmukaistettu henkilökansioiden arkistointijärjestelmä 11. varmistetaan hankintamenettelyjä koskevien sääntöjen asianmukainen soveltaminen 12. pannaan täytäntöön vaikuttava maksujen ennakkotarkastusjärjestelmä 13. pannaan mahdollisimman nopeasti ja täysimääräisesti täytäntöön kaikki 18 sisäisen valvonnan standardia.

18 Tilintarkastustuomioistuimen jaosto IV on tilintarkastustuomioistuimen jäsenen Louis GALEAN johdolla hyväksynyt tämän kertomuksen Luxemburgissa 23. marraskuuta 2010 pitämässään kokouksessa. Tilintarkastustuomioistuimen puolesta Vítor Manuel da SILVA CALDEIRA presidentti

1 LIITE 1 Konsolidoitu tulostili varainhoitovuosilta 2009 ja 2008 sellaisena kuin se on esitettynä koulujen konsolidoidussa tilinpäätöksessä (edellisen vuoden ylijäämä esitetään erikseen) (1 000 euroa) 2009 2008 Tulot Komission tuki 151 908 138 910 Muut tulot 106 858 ( 1 ) 106 951 ( 2 ) Tulot yhteensä (a) 258 766 245 861 Menot Selvitetty varainhoitovuoden päättyessä 254 256 245 037 Sidotut ja seuraavalle varainhoitovuodelle siirretyt määrärahat 4 641 4 937 Menot yhteensä (b) 258 897 249 974 Varainhoitovuoden tulos (a b) -131-4 113 Valuuttakurssierot -144-515 Edelliseltä varainhoitovuodelta siirretyt määrärahat, joita ei käytetty 248 333 Edelliseltä varainhoitovuodelta siirretty ylijäämä 2 924 7 677 Varainhoitovuoden saldo 2 897 3 382 ( 1 ) Sisältää 53 742 828 euron määrän, joka koskee jäsenvaltioista lähetetyille opettajille maksettuja palkkoja. ( 2 ) Sisältää 54 454 918 euron määrän, joka koskee jäsenvaltioista lähetetyille opettajille maksettuja palkkoja. Lähde: Eurooppa-koulut. Taulukoissa annetaan yhteenveto koulujen omiin tilinpäätöksiin sisältyvistä tiedoista, jotka on laadittu muunnetun kassaperusteisen menetelmän avulla.

1 LIITE 2 Konsolidoitu tase 31. päivältä joulukuuta 2009 ja 31. päivältä joulukuuta 2008 (1 000 euroa) VASTAAVAA 2009 2008 VASTATTAVAA 2009 2008 Talousarvio Talousarvio Nettomääräinen käyttöomaisuus 4 044 4 243 Oma pääoma 4 044 4 243 Saamiset 9 270 9 897 Varaukset 2 580 2 312 Pankkisaamiset 19 302 19 414 Varainhoitovuoden saldo 2 897 3 383 Rahat 25 29 Vuodelta n vuodelle n+1 siirretyt määrärahat 4 592 4 894 Kolmannet osapuolet 10 926 10 712 Perittävät määrät 7 602 8 039 Yhteensä 32 641 33 583 Yhteensä 32 641 33 583 Talousarvion ulkopuoliset toimet( 1 ) Talousarvion ulkopuoliset toimet( 1 ) Vaihto-omaisuus 256 275 Varaus edellisten varainhoitovuosien tuloksesta 1 740 1 651 Kolmannet osapuolet 68 127 Tulokset 537 211 Pankkisaamiset 2 218 1 708 Kolmannet osapuolet 268 252 Rahat 3 4 Yhteensä 2 545 2 114 Yhteensä 2 545 2 114 YHTEENSÄ 35 186 35 697 YHTEENSÄ 35 186 35 697 ( 1 ) Talousarvion ulkopuoliset toimet liittyvät opetusohjelman ulkopuoliseen toimintaan (kuten koulujen järjestämiin matkoihin ja kirjahankintoihin), johon käytettäviä varoja koulut hallinnoivat; niitä käsitellään ainoastaan taseessa (kyseisiä tuloja ja menoja ei esitetä Eurooppa-koulujen tulostilissä). Lähde: Eurooppa-koulut. Taulukoissa annetaan yhteenveto koulujen omiin tilinpäätöksiin sisältyvistä tiedoista, jotka on laadittu muunnetun kassaperusteisen menetelmän avulla.

1 LIITE 3 Tilintarkastustuomioistuimen vuotta 2008 koskevassa vuosikertomuksessa antamien suositusten seuranta Seuraavassa taulukossa annetaan tietoa tilintarkastustuomioistuimen vuotta 2008 koskevan tarkastuksen perusteella antamien suositusten seurannasta: Vuotta 2008 koskevat suositukset (Eurooppa-kouluja koskeva vuosikertomus vuodelta 2008, kohta 30) Pantu täytäntöön KYLLÄ / EI / Ei tietoa / Käynnissä Pantu täytäntöön KYLLÄ /EI / Ei tietoa / Käynnissä Eurooppakoulu München Eurooppakoulu Luxemburg I Keskustoimisto Pantu täytäntöön KYLLÄ / EI / Ei tietoa / Käynnissä Huomioita Suositus nro 1): Varainhoitoasetusta tarkistetaan siten, että otetaan huomioon tilintarkastustuomioistuimen 18. lokakuuta 2006 antamassa lausunnossa nro 5/2006 esitetyt parannusehdotukset. Näitä ehdotuksia ei ole otettu täysin huomioon, erityisesti niiltä osin, kun kyseessä on suoriteperusteisen kirjanpidon periaatteiden täysimääräinen soveltaminen. (Huom.: 24 päivänä lokakuuta 2006 annetun Eurooppakoulujen varainhoitoasetuksen 104 artiklassa säädetään, että Eurooppa-koulujen hallintoneuvosto tarkistaa varainhoitoasetusta kolmen vuoden välein tai tarpeen vaatiessa). Ei tietoa Ei tietoa EI Suosituksesta nro 1 seurasi, että vuoden 2009 lopussa perustettiin työryhmä, jonka tehtävänä oli tarkistaa varainhoitoasetusta vuodeksi 2010. Suositus nro 2): Edellisen vuoden ylijäämää ei esitetä muissa tuloissa. KYLLÄ KYLLÄ KYLLÄ Noudatettiin täysimääräisesti kaikissa kouluissa.

2 Suositus nro 3): Koulut noudattavat 1. huhtikuuta olevaa määräaikaa, joka koskee tulostilin ja taseen laatimisessa tarvittavien tietojen toimittamista keskustoimistolle. KYLLÄ EI KYLLÄ Ei noudatettu valtaosassa kouluista. Suositus nro 4): Käytetään tarkoituksenmukaisia inventointivälineitä, toimitetaan fyysisiä tarkastuksia ja täsmäytetään inventaarion ja kirjanpitojärjestelmien tiedot. EI EI EI Ei noudatettu. Suositus nro 5): Kirjataan inventaarioerät, joiden yksittäinen arvo on alle 600 euroa, mutta jotka olisi katsottava omaisuudeksi luonteensa mukaisesti. Suositus nro 6): Opetusohjelman ulkopuolisen toiminnan rahoittamiseen käytetyt, opettajien ja vanhempien hallinnoimat pankkitilit sisällytetään taseeseen. Suositus nro 7): Kassanhallintaa parannetaan. Suositus nro 8): Varmistetaan epävarmojen saamisten tehokas seuranta ja lisätään epävarmoja saamisia koskevat tiedot taseen huomautuksiin. KYLLÄ KYLLÄ KYLLÄ KYLLÄ EI Ei tietoa EI EI Ei tietoa EI EI Ei tietoa Ei noudatettu yhdessä tarkastetuista kouluista. Noudatettiin molemmissa tarkastetuissa kouluissa ja keskustoimistossa. Kassanhallintamenettelyä ei parannettu. Jonkin verran parannusta havaittiin tilinpäätösten tiedoissa (esim. Molin koulussa), mutta kaikki koulut eivät tehneet sekä ikäanalyysia että arvioineet takaisinsaantimahdollisuuksiin liittyvää tosiasiallista riskiä.

3 Suositus nro 9): Parannetaan varainhoitovuosien välisten määrärahasiirtojen esittämistapaa taseessa yksilöimällä nykyiset velvoitteet tasetta koskevissa lisätiedoissa. Suositus nro 10): Kehitetään sisäiset kirjalliset menettelyt osaaikaisten opettajien ja hallinnollisen ja avustavan henkilöstön palvelukseenottoa varten. KYLLÄ KYLLÄ KYLLÄ Käynnissä Käynnissä Käynnissä Suositus nro 11): Luodaan yhdenmukainen henkilökansioiden arkistointijärjestelmä ja varmistetaan niiden kattavuus ja päivittäminen. EI Käynnissä Käynnissä Suositus nro 12): Varmistetaan hankintamenettelyjen laillisuus ja asianmukaisuus. EI EI EI Noudatettiin täysimääräisesti kaikissa kouluissa ja keskustoimistossa. Joitakin osaaikaisten opettajien palvelukseenottoa koskevia epävirallisia sääntöjä on toki olemassa, mutta ne olisi sisällytettävä virallisesti koulujen sisäisiin sääntöihin ja yhdenmukaistettava. Myös hallinnollisen ja avustavan henkilöstön palvelukseenottomenettelyä olisi yhdenmukaistettava keskustasolla. Koulut soveltavat erilaisia menettelyjä; arkistointijärjestelmän kattavuuden ja luotettavuuden varmistamiseksi olisi sovellettava parhaaseen käytäntöön perustuvaa lähestymistapaa. Uusien sääntöjen noudattaminen edellyttää lisää edistymistä. Olisi ryhdyttävä toimenpiteisiin, joiden avulla varmistetaan hankintamenettely jen laillisuus ja asianmukaisuus.

4 Suositus nro 13): Pannaan täytäntöön varainhoitoasetuksen edellyttämä vaikuttava maksujen ennakkotarkastusjärjestelmä. Suositus nro 14): Pannaan täytäntöön hallintoneuvoston lokakuussa 2007 hyväksymät 18 sisäisen valvonnan standardia. Käynnissä Käynnissä Käynnissä Käynnissä Käynnissä Käynnissä Koulujen on vielä edistyttävä vaikuttavan ennakkotarkastusjärjestelmän täytäntöönpanossa. Vuoden 2009 kuluessa koulut alkoivat saada käsityksen aiheesta, mutta resurssien rajallisuudesta ja keskitetyn ohjauksen puutteesta johtuen jäljellä on vielä paljon tehtävää ennen kuin kaikki 18 sisäisen valvonnan standardia on pantu täytäntöön.