REKISTERI- JA TIETOSUOJASELOSTE Henkilötietolaki (523/1999) 10 ja 24 Laatimispäivä: 8.1.2018 Tällä lomakkeella ovat sekä rekisteriselosteen tiedot (HetiL 10 ) että rekisteröidyille annettava informaatio henkilötietojen käsittelystä (HetiL 24 ). 1. Rekisterin nimi 2. Rekisterinpitäjä (nimi ja yhteystiedot) Vapaaehtoistoiminnan rekisteri, LLKY:n ikäihmisten kotona asumista tukevat palvelut Suupohjan peruspalveluliikelaitoskuntayhtymä PL 100, Hallintoaukio 61801 Kauhajoki 3. Rekisteriasioista vastaava henkilö ja/tai yhteyshenkilö (nimi ja yhteystiedot) 3a. rekisteriasioista vastaava henkilö: Hoidon ja hoivan palvelut Terveyspalvelujohtaja Kirsti Kähärä Prännärintie 6-8, 61800 Kauhajoki etunimi.sukunimi@llky.fi 3b. rekisteriasioiden yhteyshenkilö: Henkilö, johon rekisteröity/asiakas voi ottaa yhteyttä henkilötietojen käsittelyä koskevissa asioissa. Kotihoidon johtaja Eila Runsala Hallintoaukio PL 100 61801 Kauhajoki etunimi.sukunimi@llky.fi 4. Rekisterin käyttötarkoitus (henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja/tai rekisterin pitämisen peruste) Vapaaehtoistoiminnan rekisterissä olevia tietoja käytetään yksittäisen asiakkaan tarpeen mukaisen vapaaehtoistoiminnan suunnitteluun ja järjestämiseen toiminnan suunnittelussa, toteutuksessa, arvioinnissa ja johtamisessa ilman asiakkaan yksilöintitietoja tilasto- ja tutkimustarkoituksessa ilman asiakkaan yksilöintitietoja Vapaaehtoistyön järjestäminen ja organisointi: tarpeelliset yhteystiedot vapaaehtoistoimijasta tarpeelliset tiedot vapaaehtoistoimijan taidoista vapaaehtoistoiminnan tilaustiedot kuten toimenkuva ja vaadittavat taidot tehtävään sekä tarpeelliset tiedot koskien vapaaehtoistoiminnan asiakkaan toimeksiantoa tarpeelliset ja ainoastaan välttämättömät terveystiedot koskien vapaaehtoistyön asiakkaan toimeksiantoa
5. Rekisterin tietosisältö (rekisteriin tallennetut tiedot, käytössä olevat osarekisterit) 6. Rekisterin säännönmukaiset tietolähteet 7. Säännönmukaiset tietojen luovutukset (luovutuksen periaatteet, luovutuksen saajat ja peruste) Toimintaa ohjaava pääasiallinen lainsäädäntö: Työturvallisuuslaki (738/2002) 55 Laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta (621/1999) 6. luku Salassapitovelvoitteet Kerättävät tiedot: Vapaaehtoistoimijoiden henkilötiedot: nimi ja yhteystiedot Vapaaehtoistoiminnan asiakkaan henkilötiedot: nimi ja yhteystiedot Vapaaehtoistoiminnan asiakkaan suppeat terveystiedot ainoastaan silloin, kun terveystieto on oleellinen ja tarpeellinen vapaaehtoistehtävässä Vapaaehtoistoimijoiden erityisosaamiset ja taidot Vapaaehtoistoimijan tehtävään liittyvät vaatimukset ja toimenkuva Tiedot vapaaehtoistoiminnan asiakkaalta/omaiselta/läheiseltä ja vapaaehtoistoimijalta lomakehaastattelulla Asiakkaan, omaisen tai edunvalvojan suostumuksella asiakasta hoitavilta tahoilta saadut tiedot Asiakastiedot ovat salassa pidettäviä ja henkilökunnalla on salassapitovelvollisuus (Laki potilaan asemasta ja oikeuksista 785/1992 ja Laki sosiaalihuollon asiakkaan asemasta ja oikeuksista 812/2000). Vapaaehtoistoiminnan asiakkaan yhteystiedot luovutetaan tarvittaessa hänen suostumuksellaan vapaaehtoistoimijalle. Jos asiakkaalla ei ole edellytyksiä arvioida annetun suostumuksen merkitystä, tiedot annetaan hänen laillisen edustajansa suostumuksella. Asiakas voi milloin tahansa kirjallisesti perua antamansa suostumuksen tietojen luovuttamiseen. Vapaaehtoistoimijan yhteystiedot luovutetaan tarvittaessa hänen suostumuksellaan vapaaehtoistoiminnan asiakkaalle. Vapaaehtoistoimija voi milloin tahansa kirjallisesti perua antamansa suostumuksen tietojen luovuttamiseen. Yksilöimättömiä vapaaehtoistoiminnan rekisteritietoja voidaan luovuttaa LLKY:n oman toiminnan suunnitteluun, kehittämiseen ja arviointiin. Yksilöimättömiä tietoja voidaan luovuttaa myös LLKY:n tai sosiaali- ja terveysministeriön antamalla luvalla tieteellistä tutkimusta varten (laki viranomaisen toiminnan julkisuudesta 621/1999, 28 ). 8. Tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle Tietoja ei siirretä.
9. Rekisterin käyttö ja suojauksen periaatteet (käyttöoikeus, säilytys, arkistointi ja hävittäminen) Rekisterinpitäjän ylin johto ja rekisteriasioista vastaava henkilö päättää organisatorisista ratkaisuista ja antaa käyttöoikeudet työntekijöille vapaaehtoistoiminnan rekisteritietoihin siinä laajuudessa kuin työtehtävät sitä edellyttävät. Rekisteritietoja käyttää vapaaehtoistoiminnan koordinaattori ja hänen lähiesimiehensä. Em. henkilöitä koskee salassapitovelvollisuus, mikä jatkuu myös palvelussuhteen päätyttyä. SAS -rekisteritiedot säilytetään ulkopuolisilta suojattuina ja niiden käyttöä valvotaan. A. Manuaalinen aineisto Asiakirjat säilytetään valvotuissa tiloissa ja/tai lukittavissa kaapeissa. B. ATK:lla käsiteltävät tiedot Rekisterin ATK:lle tallennetut tiedot on suojattu tietoturvallisesti niin, että niitä pääsee katsomaan vain siihen oikeutettu työntekijä. Tietojärjestelmien käyttöä valvotaan ja järjestelmiin pääsee vain käyttäjätunnuksella ja salasanalla. Arkistointi ja hävittäminen Rekisteriselosteet säilytetään pysyvästi, mikäli rekisterin tai tietojärjestelmän tiedot on määrätty kokonaan tai osittain pysyvään säilytykseen sähköisessä tai muussa muodossa. Tulostetaan paperille ja säilytetään päätearkistossa. 10. Tarkastusoikeuden toteuttaminen ja organisointi (kenelle pyyntö osoitetaan, kuka päättää) Vapaaehtoistoiminnan asiakkaalla ja vapaaehtoistoimijalla on oikeus nähdä itseään koskevat vapaaehtoistoiminnan - rekisteritiedot ja pyynnöstä saada ne kirjallisena kopiona (Henkilötietolaki 523/1999 26 ). Tiedot antaa vapaaehtoistoiminnan koordinaattori tai kotihoidon johtaja. Asiakkaan ja vapaaehtoistoimijan henkilöllisyydestä varmistutaan ja tarvittaessa se tarkistetaan ennen tietojen antamista. 11. Tiedon korjaamisen toteuttaminen ja organisointi (kenelle pyyntö osoitetaan, kuka päättää) Rekisterinpitäjän on ilman aiheetonta viivytystä omaaloitteisesti tai asiakkaan vaatimuksesta oikaistava, poistettava tai täydennettävä rekisterissä oleva, käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellinen, tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut henkilötieto (Henkilötietolaki 523/1999 29 ). Korjauspyyntö tehdään kirjallisesti erillisellä lomakkeella ja osoitetaan terveyspalvelujohtaja Kirsti Kähärälle (Suupohjan peruspalveluliikelaitoskunta-yhtymä PL 100, 61801 Kauhajoki). Rekisterinpitäjän on ilman aiheetonta viivytystä omaaloitteisesti tai rekisteröidyn vaatimuksesta oikaistava, poistettava tai täydennettävä rekisterissä oleva, käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellinen, tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut henkilötieto. Mikäli rekisterissä havaitaan virheellinen, tarpeeton tai
puutteellinen tieto, se voidaan korjata tai poistaa. Pyyntö toimitetaan kirjallisesti vapaaehtoistoiminnan koordinaattorille. 12. Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet (esim. HetiL 30 ) 13. Rekisterin arkistointi ja hävittäminen Muutokset tehdään siten että rekisteriin jää näkyviin tiedot tehdystä korjauksesta, tekijästä ja korjauspäivämäärästä ja alkuperäinen merkintä on jälkikäteenkin mahdollista tarvittaessa nähdä. Rekisteriasiakirjat säilytetään arkistolainsäädännön ja viranomaismääräysten mukaisesti. Rekisteritietojen säilytyksessä noudatetaan arkistolain (23.9.1994/83) ja arkistolaitoksen antamia ohjeita.
REKISTERI- JA TIETOSUOJASELOSTE Täyttöohjeet Rekisteriselosteeseen merkittävien tietojen vähimmäistaso määritellään henkilötietolain (HetiL) 10 :ssä seuraavasti: Rekisterinpitäjän on laadittava henkilörekisteristä rekisteriseloste, josta ilmenee: 1) rekisterinpitäjä ja tarvittaessa tämän edustajan nimi ja yhteystiedot; 2) henkilötietojen käsittelyn tarkoitus; 3) kuvaus rekisteröityjen ryhmästä tai ryhmistä ja näihin liittyvistä tiedoista tai tietoryhmistä; 4) mihin tietoja säännönmukaisesti luovutetaan ja siirretäänkö tietoja Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle; sekä 5) kuvaus rekisterin suojauksen periaatteista. Tarkoituksenmukaista on kuitenkin merkitä rekisteriselosteeseen em. tietojen ohella myös esim. rekisterin säännönmukaiset tietolähteet, koska ne tulee esittää rekisteröidylle hänen käyttäessä henkilötietolain mukaista tarkastusoikeuttaan. LLKY:n käytössä oleva rekisteriseloste on täydennetty henkilötietolain 24 :ssä säädetyillä tiedoilla, jolloin rekisteriseloste toimii myös rekisteröidyn informointilomakkeena. Numerot viittaavat vastaaviin lomakkeen kohtiin. 1. Henkilörekisterille on annettava nimi, joka erottaa sen muista rekisterinpitäjän henkilörekistereistä. Suositeltavaa on, että nimi lyhyesti ilmaisee rekisteröitävän ilmiön ja/tai rekisterin käyttötarkoituksen. Rekisteristä yleisesti käytetty lyhenne on syytä merkitä lomakkeeseen. Samaan henkilörekisteriin luetaan kuuluviksi teknisesti erikseen pidetyt henkilörekisterit, jos niitä käytetään saman tehtävän hoitamiseen (looginen rekisteri). Nämä osarekisterit voivat olla sekä atk:lla että manuaalisesti ylläpidettäviä. 2. Rekisterinpitäjällä tarkoitetaan henkilöä, yhteisöä tai säätiötä, jonka käyttöä varten rekisteri perustetaan ja jolla on oikeus määrätä rekisterin käytöstä. Rekisterinpitäjänä toimii siis asianomainen yritys, viranomainen tai yhdistys, ei tietty osasto, työntekijä tai rekisteriä teknisesti ylläpitävä atk-alan palveluyritys. Jos rekisterinpitäjällä ei ole toimipaikkaa Euroopan unionin alueella, mutta se käyttää Suomessa sijaitsevia laitteita muuhunkin henkilötietojen käsittelyyn kuin vain siirtoon tämän alueen kautta, rekisterinpitäjän on nimettävä Suomessa oleva edustaja. Tämä edustaja yhteystietoineen merkitään rekisterinpitäjän nimen ohella kohtaan 2. 3. Rekisteriasioita vastaavana henkilönä ilmoitetaan henkilö, joka voi antaa rekisteristä tarkempia tietoja rekisteröidylle ja jolle rekisteröity voi osoittaa esim. tarkastuspyyntöä tai tietojen korjaamista koskevat pyynnöt. Yhteyshenkilölle voidaan esittää erilaisia henkilötietojen käsittelyä tai rekisteriä koskevia tiedusteluja. 4. Rekisterin käyttötarkoitus kertoo, minkä rekisterinpitäjän tehtävän hoitamiseksi henkilörekisteri on perustettu. Henkilötietoja voidaan käsitellä esimerkiksi asiakassuhteen, palvelussuhteen tai jäsenyyden hoitamiseksi ja laissa asianomaiselle säädetty tehtävä. Kohdassa voidaan mainita, mihin lain säännökseen henkilötietojen käsittely perustuu (esim. henkilötietolain 8 tai 4.luku tai erityislain säännös). Jos henkilötietojen käsittely on ulkoistettu, asia voidaan mainita tässä kohdassa.
5. Rekisterin tietosisältöön merkitään ne tiedot tai tietotyypit, joita rekisteröidystä voidaan tallettaa. Henkilön yksilöintitiedot eritellään (esim. nimi, syntymäaika ja yhteystiedot). Muilta osin voi riittää tietotyyppien tai ryhmien kuvaus (esim. hoitotiedot, tutkimustiedot, tiedot palveluista ja niiden toimittamisesta sekä laskuttamisesta). Tarvittaessa voi käyttää erillistä liitettä tietosisällön luettelemiseen. Jos rekisterissä on useita osarekistereitä, tiedot voidaan ryhmitellä väliotsikoiden avulla ja jaotella ne eri toiminnot, joihin rekisteriä käytetään. 6. Kuvaus siitä, mistä rekisteriin talletettavat tiedot säännönmukaisesti saadaan. Tietoja voi kertyä rekisterinpitäjän omassa toiminnassa, niitä voidaan saada rekisteröidyltä itseltään tai luovutuksina muista henkilörekistereistä. Jos tietoja saadaan luovutuksena muualta, ilmoita millä perusteella luovutus tapahtuu. Perusteena voi olla esimerkiksi rekisteröidyn suostumus tai lain säännös. Henkilötietolaki ei edellytä säännönmukaisten tietolähteiden ilmoittamista, mutta se on tarkoituksenmukaista merkitä rekisteröidyn tiedonsaantioikeuksien kannalta. Se myös kuvaa osaltaan rekisterin tietosisältöä. 7. Säännönmukaiset tietojen luovutukset kuvataan ilmoittamalla kenelle, mitä tarkoitusta varten ja mitä tietoja luovutetaan. Lisäksi ilmoitetaan tietojen luovutuksen peruste (esim. suostumus tai lain säännös). Tarvittaessa ilmoitetaan peruste vastaanottajan oikeudelle käsitellä tietoja. Edelleen on tarpeen ilmoittaa luovuttamistapa (teknisen käyttöyhteyden avulla, teknisenä tallenteena, tarra- tai paperitulosteena tms.) Ellei tietoja luovuteta, kohtaan 7 sisällytetään maininta tästä. Jos henkilötietojen käsittely on ulkoistettu (HetiL 8 7 mom) ja henkilötiedot annetaan toimeksiannon saaneelle ko. tehtävän suorittamista varten, kyse ei ole sellaisesta henkilötietojen luovuttamisesta, josta tulisi sisällyttää maininta kohtaan 7. Tieto ulkoistamisesta voidaan tuoda esille kohdassa 4. 8. Henkilötietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle on säännelty henkilötietolain 5. luvussa. 9. Manuaalisen aineiston suojausta voidaan kuvata esimerkiksi maininnalla säilytyksestä lukitussa tilassa. ATK:lla käsiteltävien tietojen osalta ilmoitetaan, miten tiedot on suojattu organisaation ulkopuolisilta sekä miten niiden käyttöoikeudet on rajattu organisaation sisällä (esim. vain määrätyillä henkilöillä on pääsy tietoihin, edellytetään käyttäjätunnuksen ja salasanan antamista, rekisterin käyttöä valvotaan). Kerro suojauksen yleisistä periaatteista. Älä ilmoita tietoturvaa vaarantavia yksityiskohtia. Kohtaan on hyvä merkitä, onko rekisteriin talletetut henkilötiedot säädetty salassa pidettäviksi (vaitiolovelvollisuutta koskevat ja/tai asiakirjasalaisuutta koskevat säännökset). 10. Kerro, että pääsääntöisesti jokaisella on oikeus tarkastaa henkilörekisteriin talletetut tietonsa. Ilmoita, kenelle ja minne kirjallinen pyyntö tulee osoittaa. LLKY:llä on tarkastuspyynnön esittämiseen erillinen lomake Rekisteritietojen tarkastuspyyntö. 11. Kerro, että jokaisella on oikeus vaatia henkilörekisterissä olevan virheellisen tiedon korjaamista. Ilmoita, kenelle ja minne kirjallinen pyyntö tulee osoittaa. LLKY:llä on korjaamisvaatimuksen esittämiseen erillinen lomake Rekisteritietojen korjaamisvaatimus. 12. Henkilötietolain 30 :n mukaan rekisteröidyllä on oikeus kieltää rekisterinpitäjää käsittelemästä häntä itseään koskevia tietoja suoramainontaa, etämyyntiä ja muuta suoramarkkinointia sekä markkina- ja mielipidetutkimusta samoin kuin henkilömatrikkelia ja sukututkimusta varten. Rekisteröidyn oikeuksista voi olla säädetty myös muussa lainsäädännössä. Jos toimintaan liittyy tällaista henkilötietojen käsittelyä, ilmoita rekisteröidylle hänen oikeuksistaan sekä miten niitä käytetään.