Orimattilan Iltarastien järjestäjälle kaudella 2008

Transkriptio

1 OHJE 1 (9) Orimattilan Iltarastien järjestäjälle kaudella 2008 Tämä ohje on tehty avuksi ja muistilistaksi Orimattilan Iltarastien järjestäjiä varten. Ohjeen tarkoituksena on helpottaa järjestelyvuorossa olevien työtaakkaa ja varmistaa tapahtumasta toiseen toistuva laadukas tapahtuma, jotta rasteilla kävijät voivat nauttia hienosta metsälajista kerta toisensa jälkeen. Lue tämä ohje huolellisesti läpi hyvissä ajoin ennen järjestelyvuoroasi. Kiitokset etukäteen antamastasi työpanoksesta tapahtuman onnistumiseksi! Johtokunta & Kuntorastivaliokunta Yhteyshenkilöt: Lauri Suomela (tulokset) Veli-Matti Onnela (tulokset, karttojen tulostus, rahat) Juha Kyrö (tulokset, peräkärry) Esa Orava (tiedotus, yleiskoordinointi) Susanna Hämäläinen (jäsenasiat) Antti Lepola (ratojen piirto) Terveystie 31 A 4, HOLLOLA Markku Hämäläinen (maanomistaja-asiat) Tuukka Tuomala (maanomistaja-asiat) Jari Lehtonen (kartan täydennykset) Jorma Hämäläinen (seurateltan säilytys)

2 OHJE 2 (9) TEHTÄVÄT ENNEN TAPAHTUMAA 1. Maanomistajaluvat Tapahtumakeskuksen omistajalta kysytään lupa ja luvan kysymisestä vastaa ratamestari. Jos käytetään yksityistietä, myös tiehoitokunnalta kysytään lupa. Maaston kaikkia maanomistajia ei pystytä tavoittamaan, joten omatoimisesti vältetään ratojen ja reitinvalintojen viemistä selvästi uusille (istutetuille) aukoille sekä pelloille. Tiedon maanomistajasta saat Markku Hämäläiseltä tai Tuukka Tuomalalta kun kerrot missä tapahtuma on tarkoitus pitää. Voit myös kysyä luvan itse, jos omistaja on tiedossa. 2. Järjestelyhenkilöstö Varmista, että kaikki toimitsijoiksi nimetyt henkilöt tietävät olevansa vuorossa ja ovat paikalla tapahtumailtana. Hanki tarvittaessa korvaavat henkilöt. Jokaisessa tapahtumassa on syytä olla 3 toimitsijaa, viisikään ei ole liikaa Etukäteen nimettyjen kahden lisäksi kannattaa kysyä vaikka naapuria tai kylänmiestä. Mikäli tilanne näyttää siltä, että kaikista ponnisteluista huolimatta kolmen järjestäjän saaminen ei onnistu niin yritä vielä kerran. Sen jälkeen, ellei vieläkään onnistunut, ota yhteys Esa Oravaan. 3. Tiedotus Tapahtumasta tiedotetaan seuraavasti: 1. Aluelehti, Järjestöt toimivat palsta (edellinen keskiviikko) 2. Orimattilan Sanomat, seurapalsta (edellinen perjantai) 3. Etelä-Suomen Sanomat, urheilun tänään/huomenna palsta (sunnuntain ja maanantaina lehdet) 4. Tapahtuman weppisivut (viimeistään edellisenä keskiviikkona) 5. Sähköpostilistalla oleville lista@orimattilaniltarastit.fi (edeltävänä perjantaina) 6. Radio 99 ja Lahden Radio (maanantain lähetyksissä sikäli kun ennakkopala ylittää uutiskynnyksen) Tiedotus hoidetaan keskitetysti, vastuuhenkilö Esa Orava. Ratamestarit toimittavat kalenterissa olevien tietojen täydennykset ja tiedot mahdollisista erikoisuuksista (pitkät radat, lyhyet radat, yömahdollisuus, etc.) Esalle viimeistään viikkoa ennen tapahtumaa sähköpostilla esa.orava@affecto.com tai soittamalla. 4. Ratamestarityö Aloita ratojen suunnittelu käymällä maastossa hyvissä ajoin = viimeistään 3-4 viikkoa ennen tapahtumaasi. Kierrä ratasuunnitelman mukaiset pisteet ja varmista, että radan voi vetää suunnitellulla tavalla (rastipisteet selkeät, kartta rastin läheisyydessä ok). Kartat on pääsääntöisesti päivitetty Jos ratojen läpikäynnin yhteydessä huomaat merkittäviä muutoksia (uusia aukkoja, uusia teitä), niin tee piirros kartan suurennokselle 1:7.500 ja toimita piirros Jari Lehtoselle. Näin muutokset tulevat myös. Ks LIITE 1. Ratojen suunnittelu:

3 OHJE 3 (9) n. 5 km (rata A), 8-14 rastia, min: Tavallinen suunnistusrata, jossa haastetta sekä fyysisesti että taidollisesti. Huippuvaikeita rastipisteitä tulee kuitenkin välttää, koska kyseessä on kuntosuunnistustapahtuma. 2,5-3 km (rata B), 7-10 rastia, min: Selkeää perussuunnistusta, jossa tehtävät ovat monipuolisia ja kartanlukupainotteisia. Radalla on reitinvalintoja. Rastit yksiselitteisissä pisteissä. Jonkin verran suunnistanut selviytyy radasta omin voimin läpi. 2,5-3 km (rata B-helppo) 6-9 rastia, min: Taitovaatimus kuten C-radalla. Suunnistusta vain vähän harrastaneille mutta pidempää lenkkiä haluaville. Tämä vaihtoehto on tarjolla nimetyissä tapahtumissa (LIITE 1). 1,5-2 km rata (rata C), 4-6 rastia, min: Aloittelijan ja nuorten helppo rata. Rastit selvissä pisteissä ja lähellä selviä maastonkohtia, tienristeyksiä tai pellonkulmia. Suunnistus perustuu kartankuluun ja erityisesti pintakuvioiden havainnointiin. Radan runkona on johdatteleva reitti. Rastin taustalla pysäyttäviä maastonkohteita. Vapaa rata: Kaikki rastit painettu karttaan. Suunnistaja voi itse yhdistellä sopivan lenkin itselleen. Ohjeaika = Viiden nopeimman keskiarvio (keskiarvossa ei kilpasuunnistajien aikoja). Iltarastien ratamestarityön periaatteet: 1. Ratojen pituudet ja rastilukumäärät kuten ohjeessa 2. Rastien (kankaiset rastiliput) sijoittelu aina hyvin näkyville, rasteja ei piiloteta. 3. Rasteja (saman tai eri radan rasteja) ei sijoiteta lähekkäin. Lähekkäiset rastit aiheuttavat aina kuntosunnistuksessa vääriä leimauksia ja turhia hylkäyksiä. 4. Rastit oikeisiin paikkoihin jos olet epävarma, älä laita tai pyydä joku tarkistamaan Ratamestarin erikoiset vakioratojen lisäksi ovat aina mahdollisia ja näistä jokainen voi päättää vapaasti itse. - Yömahdollisuus järjestyy erityisesti syksyn tapahtumissa helposti viemällä heijastin samalla kertaa rastien kanssa. - Erikoispitkät 7-8 km radat onnistuvat monesti muutamalla lisärastilla. Näitä mainostamalla tapahtuma on kiinnostava myös kilpailumielessä harjoitteleville. 5. Karttojen tulostukset Kaikissa tapahtumissa käytössä A4-kokoiset tulostekartat, joissa kaikki radat valmiiksi painettuina. Karttojen painatusta varten rastipisteet ja radat on toimitettava Antti Lepolalle (antti.lepola@phnet.fi) viimeistään viikkoa ennen tapahtumaa, eli edeltävän viikon maanantaina. Tarvittaessa sovi Antin kanssa muusta aikataulusta. Käyttämällä omassa suunnittelussasi Condesia, helpotat Antin työtä. Antti toimittaa kartat tulostettavaksi Veli-Matille, jonka kanssa ratamestari sopii karttojen luovuttamisen. Veli-Matti arvioi karttojen lukumäärän, ratamestari voi antaa arvionsa. Tyhjiä karttoja tulostetaan varalle. 6. Rastimääritteet Kaikilla radoilla normaalit SSL:n / IOF:n kuvalliset rastimääritteet. Järjestäjien kannattaa varautua antamaan ohjeet rastimääritteiden tulkinnassa. Iltarastilaukussa on seinätaulu, jossa kuvallisten rastimääritteiden periaate on selvitetty.

4 OHJE 4 (9) Toimita määritteet (sanalliset riittävät) Antille ratojen kanssa. Määritteet tulevat karttaan valmiiksi kartan ja ratojen tulostuksen yhteydessä. Iltarasteilla käytettävien leimasinten (max 23 kpl) koodit löytyvät Rastivarsojen sivulta: > Kuntosuunnistus > Ohjeet järjestäjille. Kullakin rastilla käytettävien koodien valinnan voit jättää myös Antin päätettäväksi (helpottaa ratamestarin työtä). 7. Materiaaliin tutustuminen Käy hyvissä ajoin läpi mitä Iltarastien tarvikkeisiin kuuluu. Jos joitan puuttuu, tee täydennykset. Lataa Emit-aikojen tulostuslaite. Vihreän valon syttyminen ei ole tae siitä että akku on täynnä lataa yön yli! Jos tulostin kuitenkin sammuu, Emit-ajat tallentuvat normaalisti kun Emit-kortti käytetään MTR:n päällä. Salkusta löytyy invertteri, jolla printteriin saa virtaa auton tupakansytyttimestä. Varmista että lämpötulostimessa on paperia. 8. Tapahtumapaikan järjestelyt Rastit kannattaa viedä mahdollisimman myöhään, taajamassa olevissa tapahtumissa vasta tapahtumapäivänä. Rastit kiinnitetään mieluummin ryhdikkäästi kuin repsottaen tämä antaa järjestelyistä laadukkaan kuvan. Jos sopivaa paikkaan lipun kiinnittämiselle ei ole, ei ole suuri vaiva vuolla lehtipuusta keppi ja laittaa lippu siihen siististi roikkumaan. Ei näin vaan näin Leimasinlauta on helppo sitoa kiinni puuhun mukana kulkevalla langalla. Tukeva kiinnitus on parempi ja leimaaminen helpompaa yhdellä kädellä kuin jos leimasin roikkuu vapaasti.

5 OHJE 5 (9) Leimasin tukevasti puuta vasten. 9. Peräkärry Peräkärryssä kulkee kaikki tarvittava kalusto. Peräkärryssä ei kuljeteta kuitenkaan tuloslaskennan läppäriä, vaan se on syytä kuljettaa auton sisätiloissa ja varastoida sisällä. Vartioimaton kärry pidetään aina aisalukolla lukittuna ja ja kuomu lukossa. Vara-avaimet aisalikkoon ja kuomuun löytyvät tarvittaessa kärryvastaavalta Juha Kyröltä. Tutustu peräkärryn sisältöön ja erityisesti siellä olevaan ohjekansioon ennen tapahtumaa.

6 OHJE 6 (9) TEHTÄVÄT TAPAHTUMAPÄIVÄNÄ 1. Opastukset Sijoita opastukset selkeästi näkyville seuraavasti. 1. Opastukset risteykseen molemmista tulosuunnista 2. Opasteena kyltti ja rastilippu. Rastilippu näkyy hyvin, ilman sitä tulee turhaan vaarallisia jarrutuksia.) 3. Ensimmäinen kääntymisopaste m ennen risteystä, josta käännytään. Risteykseen vielä erikseen kyntti ja rastilippu. 4. Markkinointiopaste tapahtumaa lähempänä olevaan Orimattilan liikenneympyrään. 5. Opasteet eivät koskaan ole liian hyvin näkyvillä. Opastukset paikallaan viimeistään klo 16: Seurateltta Tuulisuojateltan voi ottaa tapahtumapaikalle halutessaan jos sade uhkaa. Teltan säilytyksestä vastaa Jorma Hämäläinen, jonka kanssa ratamestari voi sopia teltan lainaamisesta. Ohjeet pystyttämiseen saa tarvittaessa myös Jormalta. 3. Järjestelyt tapahtumapaikalla Pysäköinti yhdelle puolelle tietä vaarantamatta muuta liikennettä. Järjestä tarvittaessa pysäköinnin ohjaus. P-kyltti löytyy tarvikkeista. Lähtöleimaus selkeästi esille ja riittävän kauan maalileimauksesta, mieluiten ainakin 50 metrin päähän tapahtumakeskuksesta ja kartan myynnistä niin maaliin tuleva ei vahingossa nollaa suorituksen jälkeen (näitä on käynyt joka vuosi tähän mennessä). Lähtöleimauksessa ei käytetä rastilippua. Maaliintulo (viimeinen rasti) riittävän kauaksi karttojen myynnistä ja tuloksista, riittävän kauan lähtöleimauksesta, jottei metsästä tulija nollaa vahingossa korttiaan lähtiessä metsään. Maalileimauksessa käytetään aina rastilippua.

7 OHJE 7 (9) 4. Maksut Kartta luovutetaan aina vain maksua vastaan. Ratavaihtoehdot teipattuna näkyvälle paikalle kartanmyynnin viereen, asiakas tietää karttaa ostaessaan mille radalle on lähdössä. Maksuksi käyvät: - Käteinen - Liput - Kausikortti merkitse jokaisen kausikorttia käyttäneen kohdalle ruksi kansiossa olevaan taulukkoon - Smartumin Liikuntasetelit (tarkista, että liikuntaseteli on voimassa!) Orimattilan Iltarasteille osallistuminen on ilmainen kaikille alle 19 vuotiaille. EMIT-lainasta ei peritä vuokraa. HUOM! Jos mahdollista, pyri kierrättämään lainaemitit niin että sama Emit ei käy maastossa useaan kertaan helpottaa tuloslaskentaa. 5. Lipujen ja kausikorttien myyminen Lippuvihkoja ja kausikortteja löytyy kansiosta. Myydyt liput ja kausikortit merkitään listalle. Kausikortin hinta 45 (Rastivarsojen jäseniltä 30 ). Kymmenen kerran lippuvihkon hinta Rastivarsojen jäseneksi liittyminen Halvempaa kausikorttia haluaville seuraan liittyminen on myös mahdollista Iltarastien yhteydessä. Jäsenmaksulomakkeita löytyy Iltarastikansiosta. Rastivarsojen jäsenmaksujen hinnat: aikuinen 12, perhemaksu 25, nuoret (alle 19 v) 5. Käteisellä maksetut jäsenmaksurahat kerätään erilliseen kirjekuoreen ja päälle teksti. Käteisellä maksaneilta otetaan yhteystiedot (nimi, osoite, syntymävuosi) jäsenlomakkeelle. Lomake toimitetaan jäsenrekisteriä ylläpitävälle Susanna Hämäläiselle Lähtö ja pöytäkirjamerkinnät Lähdössä otetaan tiedot kaikista metsään lähtijöistä pöytäkirjaan: nimi, Emitin numero, onko lainaemit. Jos osallistuja haluaa kiertää ratansa läpi ilman aikaa, on se mahdollista. Aika kuitenkin otetaan aina kontrollin vuoksi. Ilman aikaa suunnistaville tarjotaan tämä vaihtoehto ilman eri perusteluja. Pöytäkirjaan selvä merkintä ei aikaa, jolloin tuloksia ei julkaista. 8. Maali Jokaisen henkilön kohdalle merkitään loppuaika tätä tarvitaan tuloslaskennassa nimien ja Emit-numeroiden yhdistämissä. Jokainen osallistuja otetaan vastaan iloisella mielellä vaikka huonosti menneen suunnistuksen jälkeen ratamestari saattaa saada aiheettomiakin kommentteja.

8 OHJE 8 (9) Kaikille (halukkaille) tulostetaan väliaikaprintti lämpökirjoittimella. Huolehdi tapahtumasi jälkeen että seuraavalle järjestäjälle jää riittävästi printtipaperia. Tarvittaessa yhteys tuloksista vastaavaan. 9. Turvallisuussuunnitelma Iltarastivarustukseen kuuluu ensiapulaukku, jonka avulla tavanomaisimmat ruhjeet ja haavat voidaan hoitaa maastossa. Nyrjähtäneitä nilkkoja varten laukusta löytyy kylmäpusseja. Tutustu ennalta EA-laukun sisältöön. Vakavampien tapausten varalta päivystävät ensiavut ovat: - Ennen klo 20:00, Orimattilan terveysasema (Päijät-Neuvo): Klo 20:00 jälkeen, Orimattilan terveysasema: Yleinen hätänumero: Muuta Oma reppujakkara kannattaa varata mukaan. Huuhtele vesiastia huolellisesti kuumalla vedellä.

9 OHJE 9 (9) TEHTÄVÄT TAPAHTUMAN JÄLKEEN 1. Tulokset MTR-laite sekä huolellisesti ja selvällä käsialalla täytetty osallistujapöytäkirja toimitetaan tuloksista vastaavalle välittömästi viimeisen suunnistajan saavuttua metsästä. Näin varmistetaan, että tulokset saadaan nettiin vielä saman illan aikana. Tämä on monelle Iltarastien kävijälle tärkeä asia. Tulosten toimittamisesta Orimattilan Sanomiin ja Aluelehteen vastaa tulosvastuullinen. 2. Rastien keräys Rastien keräys pois heti tapahtuman jälkeen varsinkin ulkoilualueiden lähellä olevissa tapahtumissa (Myllylä-Lintula, Urheilukeskus, Hiihtokeskus). 3. Tarvikkeet seuraaville toimitsijoille Toimita tarvikkeet seuraavalle ratamestarille. Jos tarvikkeista jotain on päässyt loppumaan, niin täydennä tarvikkeet tai informoi seuraavaa toimitsijaa. Huuhtele vesiastia huolellisesti kuumalla vedellä. 4. Rahojen tilittäminen Tapahtumasta kertynyt tuotto tilitetään jokaisen tapahtuman jälkeen. Laske rahat ja toimita ne ja liikuntasetelit Orimattilan Osuuspankkiin / Veli-Matti Onnela suljetussa paketissa. Jos Veli-Matti ei ole paikalla niin paketin voi jättää OP:n infoon. Jäsenmaksurahat erikseen. 5. Muuta Jos maastosta kantautui osanottajien mukana tietoa muutoksista, joita ei huomioitu ennen tapahtumaa, merkkaa muuttuneet alueet ja tiedota tästä Jari Lehtoselle.