Lisätietoja Exel Compositesin hallinnointikäytännöstä on saatavilla yhtiön verkkopalvelusta osoitteesta

Transkriptio

1 SELVITYS HALLINTO- JA OHJAUSJÄRJESTELMÄSTÄ Exel Compositesin konsernihallinnoinnissa noudatetaan Suomen osakeyhtiölakia, arvopaperimarkkinalainsäädäntöä sekä muita julkisen osakeyhtiön hallinnointiin liittyviä viranomaismääräyksiä. Tässä kirjatut periaatteet täydentävät sovellettavaa lainsäädäntöä. Lisäksi Exel Composites noudattaa Arvopaperimarkkinayhdistyksen julkaisemaa, voimaantullutta Suomen listayhtiöiden hallinnointikoodia. Tämä selvitys hallintoja ohjausjärjestelmästä on laadittu Suomen listayhtiöiden hallinnointikoodin suosituksen 54 mukaisesti. Koodi on saatavilla osoitteesta Exel Compositesin hallitus on käsitellyt tämän selvityksen hallintoja ohjausjärjestelmästä, ja se julkaistaan erillään hallituksen toimintakertomuksesta. Yhtiön tilintarkastaja Ernst & Young Oy on tarkastanut, että tämä selvitys on annettu, ja että sen taloudelliseen raportointiprosessiin liittyvien sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan järjestelmien pääpiirteittäinen kuvaus on yhdenmukainen yhtiön tilinpäätöksen kanssa. Lisätietoja Exel Compositesin hallinnointikäytännöstä on saatavilla yhtiön verkkopalvelusta osoitteesta Yhtiökokous Ylintä päätösvaltaa Exel Composites Oyj:ssä käyttävät osakkeenomistajat yhtiökokouksessa, jonka yhtiön hallitus kutsuu koolle. Yhtiökokouksessa kaikki osakkeet tuottavat yhtäläisen äänioikeuden. Varsinainen yhtiökokous pidetään vuosittain hallituksen määräämänä päivänä kesäkuun loppuun mennessä. Ylimääräinen yhtiökokous pidetään, kun hallitus pitää sitä tarpeellisena tai kun yhtiön tilintarkastaja tai osakkeenomistajat, joilla on vähintään yksi kymmenesosa kaikista yhtiön osakkeista, sitä kirjallisesti vaativat erityisen asian käsittelemiseksi. Hallitus Exel Compositesin yhtiöjärjestyksen mukaan hallitukseen kuuluu vähintään kolme ja enintään kahdeksan varsinaista jäsentä. Hallitus valitaan varsinaisessa yhtiökokouksessa vuodeksi kerrallaan. Hallitus valitsee keskuudestaan puheenjohtajan ja tarvittaessa varapuheenjohtajan. Noudatettavan osakeyhtiölain, muun sovellettavan lainsäädännön ja yhtiöjärjestyksen lisäksi Exel Compositesin hallitus on vahvistanut kirjalliset menettelytapaohjeet hallituksen tehtävistä, käsiteltävistä asioista, kokouskäytännöstä ja päätöksentekomenettelystä. Ne käydään läpi ja päivitetään vuosittain ensimmäisessä varsinaista yhtiökokousta

2 seuraavassa hallituksen kokouksessa. Hallituksen kokouksissa ovat läsnä toimitusjohtaja ja talousjohtaja, joka toimii kokousten sihteerinä. Yhtiön hallinnosta ja toiminnan asianmukaisesta järjestämisestä huolehtii hallitus. Hallitus vastaa sille osakeyhtiölaissa ja yhtiön yhtiöjärjestyksessä määritellyistä tehtävistä. Hallituksen keskeisiin tehtäviin kuuluu vahvistaa yhtiön strategia ja toimintokohtainen budjetti sekä päättää rahoitussopimuksista sekä taloudellisesti merkittävistä investoinneista tai omaisuuden ostoista ja myynneistä. Hallitus laatii osavuosikatsaukset ja tilinpäätöksen sekä toimintakertomuksen, nimittää ja erottaa yhtiön toimitusjohtajan sekä päättää toimitusjohtajan palkkiosta. Hallitus seuraa yhtiön taloudellista kehitystä yhtiön johtoryhmän toimittaman informaation avulla. Riittävä informaatio koostuu hallituksen kokousten esityslistoista sisältäen asiaankuuluvat tiedot yhtiön rakenteesta, toiminnasta ja markkinoista ja se toimitetaan hallituksen jäsenille viimeistään 7 päivää ennen kokousta. Hallitus pitää vuosittain vähintään seitsemän tavallista kokousta: - yksi kokous tilinpäätöksen hyväksymistä varten; - varsinaisen yhtiökokouksen jälkeen pidettävä järjestäytymiskokous; - kolme kokousta välitilinpäätösten hyväksymistä varten; - yksi kokous, jossa keskustellaan ja päätetään strategiasta ja budjetoinnista; ja - yksi kokous, jossa keskustellaan tulevan tilikauden budjetista ja hyväksytään se. Nimitystoimikunta tarkastelee hallituksen toimintaa osana tehtäviään. Lisäksi hallitus arvioi itse järjestäytymistään, työmenetelmiään ja tehtävistään suoriutumista vuosittain. Hallitus arvioi jäsenten riippumattomuuden ensimmäisessä kokouksessaan varsinaisen yhtiökokouksen jälkeen. Suomen listayhtiöiden hallinnointikoodin suosituksen 27 mukaisesti hallituksen tulee perustaa tarkastusvaliokunta, mikäli yhtiön liiketoiminta edellyttää, että hallitusta pienempi kokoonpano huolehtii taloudelliseen raportointiin ja valvontaan liittyvistä tehtävistä. Ottaen huomioon hallituksen pienen koon on yhtiö päättänyt, että sillä ei ole pysyviä hallituksen valiokuntia. Hallinnointikoodin suosituksen 27 mukaisesti hallitus huolehtii tarkastusvaliokunnan tehtävistä. Näihin tehtäviin kuuluvat muun muassa taloudellisen raportoinnin tarkastaminen ja valvonta, yhtiön sisäisen tarkastuksen ja riskienhallinnan tehokkuuden valvominen, tilintarkastajan lausunnon tarkastaminen sekä tilintarkastajan valinnan valmistelu. Suomen listayhtiöiden hallinnointikoodin suosituksen 28 mukaisesti hallitus voi perustaa nimitysvaliokunnan avustamaan varsinaista yhtiökokousta hallituksen jäsenten valinnassa ja hallituksen palkkioiden määrittämisessä. Exel Compositesin osakkeenomistajat ovat pitäneet tärkeänä sitä, että varsinainen yhtiökokous perustaa osakkeenomistajien nimitystoimikunnan tekemään esitys yhtiökokoukselle hallituksen jäsenten valinnasta sekä heidän palkkioistaan. Nimitystoimikunta muodostuu hallituksen puheenjohtajasta ja neljän suurimman osakkeenomistajan (yhtiökokousta edeltävän marraskuun 1. päivän mukaan) valitsemista henkilöistä sekä asiantuntijana toimivasta puheenjohtajasta. Vuonna 2014 varsinaisen yhtiökokouksen nimeämään osakkeenomistajien nimitystoimikuntaan kuuluivat Jari Kivihuhta (Nordea Funds Oy) puheenjohtajana, Tuomas

3 Virtala (Danske Capital), Magnus von Knorring (Fondita Rahastoyhtiö Oy), Karri Alameri (OP Ryhmä) sekä hallituksen puheenjohtaja Peter Hofvenstam asiantuntijajäsenenä. Toimikunta on kokoontunut 4 kertaa vuonna Nimitystoimikunta on laatinut esityksensä vuoden 2015 varsinaiselle yhtiökokoukselle Exel Composites Oyj:n suurten institutionaalisten omistajien aktiivisella tuella. Niihin kuuluivat Försäkringsbolaget Alandia (Henrik Viktorsson), Lancelot Asset Management (Tomas Meerits) ja Lannebo Fonder (Johan Lannebo). Jari Kivihuhta on syntynyt vuonna Hän toimii Nordea Funds Oy:n toimitusjohtajana. Tuomas Virtala on syntynyt vuonna Hän on koulutukseltaan KTM ja BA (Hons) European Business. Hän toimii Danske Capitalin maajohtajana. Magnus von Knorring on syntynyt vuonna Hän on koulutukseltaan kauppatieteiden maisteri. Hän toimii Fondita Rahoitusyhtiö Oy:n hallituksen puheenjohtajana. Karri Alameri on syntynyt vuonna Hän on koulutukseltaan ekonomi ja CEFA. Hän toimii OP Ryhmän sijoitusjohtajana. Peter Hofvenstam on syntynyt vuonna Hän on koulutukseltaan kauppatieteiden maisteri. Hän toimii Nordstjernan AB:n varatoimitusjohtajana. Hallituksen jäsenet pidetty varsinainen yhtiökokous valitsi Heikki Hiltusen, Peter Hofvenstamin, Göran Jönssonin ja Reima Kerttulan jatkamaan hallituksessa. Kerstin Lindell nimitettiin uudeksi hallituksen jäseneksi koska Heikki Mairinoja ei ollut enää käytettävissä uudelleenvalintaan. Yhtiökokouksen jälkeen pidetyssä hallituksen järjestäytymiskokouksessa hallituksen puheenjohtajaksi valittiin uudelleen Peter Hofvenstam. Konsernilla ei ole erityistä hallituksen jäsenten nimeämisjärjestystä. Peter Hofvenstam on syntynyt vuonna Hän on koulutukseltaan kauppatieteiden maisteri. Hän toimii Nordstjernan AB:n varatoimitusjohtajana. Heikki Hiltunen on syntynyt vuonna Hän on koulutukseltaan insinööri. Hän toimii Vacon Oyj:n varatoimitusjohtajana ja toimitusjohtajan sijaisena. Göran Jönsson on syntynyt vuonna Hän on koulutukseltaan kauppatieteiden maisteri. Hän jäi eläkkeelle vuonna 2008 toimestaan Exel Oyj:n toimitusjohtajana. Hän toimii nykyisin aktiivisesti hallitustyöskentelyn ja konsultoinnin parissa. Reima Kerttula on syntynyt vuonna Hän on koulutukseltaan diplomi-insinööri. Hän toimii Amerplast Oy:n varatoimitusjohtajana holdingyhtiössä ja toimitusjohtajana operatiivisissa yhtiöissä. Kerstin Lindell on syntynyt vuonna Hän on koulutukseltaan polymeerikemian tohtori ja MBA. Hän toimii Bona AB:n toimitusjohtajana.

4 Vuonna 2014 Exel Compositesin hallitus suoritti hallinnointikoodin suosituksen 15 mukaisesti hallituksen jäsenten riippumattomuusarvioinnin suhteessa yhtiöön huhtikuun 2014 kokouksessa. Heikki Hiltunen, Reima Kerttula ja Kerstin Lindell ovat riippumattomia yhtiöstä ja merkittävistä osakkeenomistajista. Peter Hofvenstam oli tuolloin riippumaton yhtiöstä, mutta Nordstjernan AB:n varatoimitusjohtajana hän ei ollut riippumaton merkittävistä osakkeenomistajista. Göran Jönsson on riippumaton merkittävistä osakkeenomistajista, mutta hän ei ole riippumaton yhtiöstä, sillä hän on yhtiön entinen toimitusjohtaja. Hallitus on listayhtiöiden hallinnointi- ja ohjausjärjestelmistä annetun riippumattomuussuosituksen mukainen. Nykyisen hallituksen toimikausi päättyy vuoden 2015 varsinaisen yhtiökokouksen päättyessä. Lisätietoja hallituksesta (henkilökohtaiset tiedot ja osakkeenomistus) on esitetty kohdassa Hallituksen jäsenet vuoden 2014 vuosikertomuksen sivulla 26 sekä yhtiön verkkopalvelussa osoitteessa Hallituksen työskentely vuonna 2014 Hallitus kokoontui 9 kertaa vuonna Hallituksen jäsenten keskimääräinen osallistumisprosentti kokouksiin oli 98 prosenttia. Vuonna 2014 tärkeimmät käsitellyt asiat normaalin vuosittaisen työn lisäksi olivat uuden kasvustrategian rakentaminen yhtiölle, organisaation vahvistaminen ja myyntitoimintojen vahvistaminen. Toimitusjohtaja Toimitusjohtajan nimittää hallitus. Toimitusjohtajan tehtävänä on hoitaa yhtiön juoksevaa hallintoa lakien ja määräysten sekä hallituksen antamien ohjeiden ja päätösten mukaisesti. Koska hallituksen tehtäviin kuuluu toimitusjohtajan toiminnan valvonta, ei Exel Compositesin toimitusjohtajaa voida valita hallituksen jäseneksi. Toimitusjohtajan vastuulla on yllä mainittujen lakien ja määräysten ja hallituksen antamien päätösten lisäksi mm. varmistaa liiketoiminnan kasvu, yritysostot ja muut strategiset projektit, omistaja-arvon kasvu, kannattavuus ja toiminnan tehokkuus sekä investoinnit hallituksen määrittelemissä rajoissa. Yhtiöllä on käytössä toimitusjohtajaa koskeva toimintaohje, jonka mukaan yhtiön juoksevaa hallintoa tulee hoitaa. Toimitusjohtajaa avustaa toimessaan Exel Compositesin johtoryhmä sekä mikä muu tahansa hallituksen perustama elin. Riku Kytömäki nimitettiin Exel Compositesin uudeksi toimitusjohtajaksi syyskuussa Hän aloitti tehtävässä Vesa Korpimiehen seuraajana, joka luopui toimitusjohtajan tehtävästä Riku Kytömäki on syntynyt vuonna Hän on koulutukseltaan diplomi-insinööri. Tietoa toimitusjohtajasta vuodelta 2014 (henkilötiedot ja osakeomistus) on esitetty kohdassa Johtoryhmän jäsenet vuoden 2014 vuosikertomuksen sivulla 28.

5 Taloudellisen raportoinnin sisäinen valvonta ja riskienhallinta Exel Composites Oyj:n sisäisen valvonnan puitteet sekä sisäistä valvontaa koskevat tehtävät ja vastuut on määritelty hallituksen hyväksymässä sisäisen valvonnan politiikassa. Exel Composites Oyj:n taloudellisen raportoinnin sisäistä valvontaa ja riskienhallintaa koskevan järjestelmän tarkoituksena on antaa riittävä varmuus taloudellisen raportoinnin luotettavuudesta ja siitä, että tilinpäätös laaditaan sovellettavien lakien ja säädösten, yleisesti hyväksyttyjen laskentaperiaatteiden ja muiden pörssiyhtiöille asetettujen vaatimusten mukaisesti. Exel Composites on laatinut controllerin käsikirjan (laskenta- ja raportointisäännöt), jota päivitetään ja levitetään organisaatiossa säännöllisesti. Muita taloudellisen raportoinnin prosessiin liittyviä sisäisiä politiikkoja ja sääntöjä ovat muun muassa rahoituspolitiikka, eettinen toimintaohje sekä valtuutus- ja allekirjoituspolitiikka. Konsernilaskenta ylläpitää yhteistä tilikarttaa, jota käytetään kaikissa yksiköissä. Yhteinen toiminnanohjausjärjestelmä (ERP) ja asiakkuuksienhallintajärjestelmä (CRM) ovat käytössä konsernin kaikissa yksiköissä. Tytäryhtiöt toimittavat lukunsa konsernin raportointijärjestelmään konsolidointia varten. Raportoidut luvut tarkastetaan sekä tytäryhtiöissä että konsernilaskennassa. Exel Composites Oyj:n konsernitilinpäätös on laadittu kansainvälisten tilinpäätösstandardien (International Financial Reporting Standards, IFRS) mukaisesti ja sitä laadittaessa on noudatettu voimassaolevia IAS- ja IFRS standardeja sekä SIC- ja IFRIC tulkintoja. Konsernitilinpäätöksen liitetiedot ovat myös suomalaisen kirjanpito- ja yhteisölainsäädännön mukaiset. Yhtiön kirjanpidon ja raha-asioiden asianmukaisen valvonnan järjestäminen on viime kädessä hallituksen vastuulla. Hallituksen työjärjestyksen mukaan hallitus hoitaa tarkastusvaliokunnan tehtäviä. Näihin tehtäviin kuuluu kirjanpidon ja taloudellisen raportointiprosessin valvominen, tilinpäätöksen tarkastaminen, sisäisen valvonnan menettelyjen tarkistaminen sekä yhteydenpito yhtiön tilintarkastajiin. Toimitusjohtaja vastaa sisäisen valvonnan ja riskienhallintaprosessien toteuttamisesta ja niiden operatiivisen tehokkuuden varmistamisesta. Toimitusjohtajan vastuulla on myös varmistaa, että yhtiön kirjanpitokäytännöt ovat lain mukaiset ja että talousasioita hoidetaan luotettavalla tavalla. Konsernijohto antaa yksiköiden toiminnoista vastaavien henkilöiden tehtäväksi vahvistaa tarkemmat sisäistä valvontaa koskevat toimintaperiaatteet ja menettelyt. Johdolle ja työntekijöille annetaan asianmukaiset valtuudet ja vastuut, mikä tehostaa taloudellisen raportoinnin sisäistä valvontaa. Taloudelliseen raportointiin liittyvien riskien määrittelemiseksi Exel Composites Oyj:ssä on vahvistettu luotettavan taloudellisen raportoinnin tavoitteet. Riskienarviointiprosessissa Exel Composites määrittelee ja analysoi taloudellisen raportoinnin tavoitteiden saavuttamista uhkaavat riskit sekä ratkaisee tältä pohjalta, miten näitä riskejä on hallittava. Riskienarviointiprosessissa otetaan myös huomioon petoksesta johtuvien olennaisten virheiden mahdollisuus. Riskienarviointiin liitetään valvontatoimenpiteitä, ja taloudellisen raportoinnin tavoitteiden saavuttamista uhkaavia riskejä torjutaan erityistoimilla. Taloudelliseen raportointiin liittyviä

6 riskejä hallitaan valvontatoimenpiteillä, joita toteutetaan koko organisaatiossa sen kaikilla tasoilla ja kaikissa toiminnoissa. Valvontatoimenpiteitä määriteltäessä ja valittaessa otetaan huomioon niiden kustannukset sekä se, miten tehokkaasti niillä pienennetään taloudellisen raportoinnin tavoitteiden saavuttamiseen kohdistuvaa uhkaa. Exel Composites Oyj:n yhteiset valvontatoimet käsittävät monenlaisia toimenpiteitä, kuten hyväksyntiä, valtuutuksia, varmennuksia, täsmäytyksiä, toiminnan tuloksellisuuden arviointeja, varojen turvaamisen ja tehtävien eriyttämisen. Taloudellisen raportoinnin osalta controllerin käsikirjassa vahvistetaan taloudellisen raportoinnin säännöt sekä konsernissa noudatettavat laskentasäännöt ja -menettelyt. Konsernin controller-toiminto auttaa liiketoimintayksiköitä ja liiketoimintoja käynnistämään asianmukaiset valvontatoimenpiteet yhteistyössä liiketoimintojen controllerien kanssa. Konsernin controller-toiminnon vastuulla on myös varmistaa, että ulkoinen taloudellinen raportointi pitää paikkansa, tehdään oikeaan aikaan ja on sovellettavien säädösten mukaista. Jatkuviin seurantatoimiin kuuluu muun muassa kuukausittaisten talousraporttien seuranta suhteessa budjettiin ja tavoitteisiin sekä liiketoimintasuunnitelmien, uusien suunnitelmien sekä sisäisten ja ulkoisten hankkeiden seuranta. Se, miten laajoja erilliset arviot ovat ja miten tiheään niitä tehdään, riippuu lähinnä riskiarviosta ja jatkuvien seurantatoimien tehokkuudesta. Tällaisia jatkuvia seurantatoimia ovat esimerkiksi liiketoimintayksikköjen itsearvioinnit valvonnan tehokkuudesta. Sisäisen valvonnan puutteet määritellään ja niistä ilmoitetaan ripeästi tahoille, jotka vastaavat korjaavien toimien toteuttamisesta, sekä tarvittaessa johdolle ja hallitukselle. Taloudellisten tavoitteiden ja liiketoiminnan muiden tavoitteiden toteutumista ja valvontaa seurataan konserninlaajuisen taloudellisen raportoinnin avulla sekä kunkin liiketoimintayksikön johdon säännöllisissä kokouksissa. Konsernin toimintatapojen harmonisointia jatkettiin. Tavoitteena on saumaton yhteistyö yksiköiden välillä synergioiden ja tuottavuuden edistämiseksi sekä parhaiden käytänteiden ja tehokkaiden liiketoimintaprosessien käyttöönottamiseksi. Vuonna 2014 keskityttiin tuotannon nopeuden ja saannon nostoon. Globaalien funktioiden rakentaminen ja vahvistaminen jatkui vuonna Uusi globaali myyntiorganisaatiorakenne otettiin käyttöön, missä myynti ei ole enää tehdaskohtainen vaan perustuu maantieteellisiin alueisiin. Myyntihenkilöstö myy kaikkia konsernin tuotteita riippumatta asemapaikastaan. Konserninlaajuisia käytäntöjä tukevat globaalit toiminnanohjausjärjestelmämme sekä asiakkuudenhallintaohjelmamme, mitkä ovat käytössä konsernin kaikissa yksiköissä. Loppuvuonna tehtiin päätös toiminnanohjausjärjestelmän uusimisesta pohjautuen harmonisoituihin prosesseihin. Konserni teki vuosina vastuuvakuutusselvityksen arvioidakseen toimintoihin, tuotteisiin, sopimuksiin, omaisuuteen sekä terveyteen ja turvallisuuteen liittyvät riskit.