RAKENNE TALOUSVASTAAVAN KÄSIKIRJA VAASAN YLIOPISTON YLIOPPILASKUNTA

Transkriptio

1 VAASAN YLIOPISTON YLIOPPILASKUNTA TALOUSVASTAAVAN KÄSIKIRJA Yritysyhteistyö ja taloushallinta Visa Kananoja Vaasan yliopiston ylioppilaskunta RAKENNE 1. Yritysyhteistyö 2. Sopimusprosessi 1. Sopimusprosessi 2. Sopimuspohja 3. Sopimuksen ehdot 3. Kirjanpito 4. Tilinpäätös 5. Taloussuunnittelu 1. Talousarvio 2. Tapahtumakohtainen talousarvio Visa Kananoja 2 1

2 YRITYSYHTEISTYÖ Yhteistyökumppanit yritysyhteistyö on osaksi palvelutarjonnan luomista jäsenille tämän lisäksi tulonlähde Tapahtumasponsorit usein yhteistyökumppanit näkyvät myös tapahtumissa jotkut yritykset haluavat näkyvyyttä vain tapahtumissa Mainostajat järjestöjen kotisivuilla, lehdissä jne. Ekskursiot yhteistyöyrityksiin ja uusiin yrityksiin: mahdollisuus luoda kuva kiinnostuneesta ja innostuneesta kohderyhmästä, sponsorointi- ja yhteistyö mahdollisuudet Visa Kananoja 3 SOPIMUSPROSESSI Sopimuksen mitä sopijaosapuolilla on tarjota ja mitä he sopimukselta haluavat: sovitaan tarkoitus, kesto, korvaukset yms. neuvotteluvaihetta tekoa edeltää neuvotteluvaihe, jossa käydään läpi edeltää yhteydenotto joko itse yritykseen tai joskus jopa yrityksen kiinnostus järjestön toiminnasta yksi tapa on miettiä etukäteen mitä tarvitaan ja halutaan itse, mitä sen vastikkeeksi voidaan tarjota yritykselle muodostetaan tarjousehdotus, joka voidaan esitellä henkilökohtaisesti tai lähettää postilla/spostilla Kun molempien osapuolten tavoitteet ovat selvillä ja asiat on sovittu tehdään sopimus sopimuspohja kannattaa kirjoittaa alustavasti jo tarjousta tehdessä, sen jälkeen sitä on helppo muokata ja täydentää neuvottelujen edetessä jotkut yritykset saattavat käyttää suuremmissa sopimuksissa omaa lakimiestään sopimuksen laadinnassa Visa Kananoja 4 2

3 SOPIMUSPOHJA YHTEISTYÖSOPIMUS Sopimusosapuolet ja sopimuksen tarkoitus Järjestön ja yrityksen yhteystiedot (laskutusosoite) sekä yhteyshenkilö Mitä sopimus koskee, mitä sillä tavoitellaan, haluttu lopputulos Sopimuksen voimassaolo ja sisältö/yhteistyönkuvaus Usein lause: Tämä yhteistyösopimus korvaa kaikki aikaisemmat sopimusosapuolten väliset sopimukset. Sopimuskausi (mainitaan pituus ja erikseen pvm, jolloin sopimus alkaa ja loppuu), kirjataan mahdollinen sopimuksen tarkastaminen ja jatkaminen Kirjataan selkeästi (esim. omien otsikkojen alle) mitä kukin osapuoli on sopimuksella velvoitettu tekemään ja suorittamaan (mm. maksusuoritukset) Sopimuksen purkamisesta/jatkamisesta voi kirjoittaa myös oman kohdan Erimielisyyksien ratkaisemisesta on hyvä kirjata sopimukseen (mikäli pitkäkestoinen sopimus), joko omaksi kohdaksi tai sisältöön Päiväys ja allekirjoitukset Visa Kananoja 5 SOPIMUKSEN EHDOT Sopimuksella pyritään määrätyn oikeusvaikutuksen saavuttamiseen Sopimusehto ajaa näiden oikeusvaikutusten saavuttamista Ehdot on erotettava niin sanotuista epävarsinaisista ehdoista, joita ovat seuraavat: 1. Ehto, joka kuuluu sopimukseen jo lainmääräysten johdosta 2. Ehto, jolla sopimuksen oikeusvaikutukset tehdään riippuvaisiksi nykyisyyden tai menneisyyden tapahtumasta - Esim. jos x tapahtuu, tulee A:n luovuttaa B:lle suorite 3. Välttämätön ehto - Esim. sopimuksissa mainittu ehto, että A toimii tavan Z mukaisesti jos X sattuu (A ry luovuttaa kokonaismyynnistä 10% B ry:lle, jos kokonaismyynti ylittää 1000 rajan) 4. Mahdoton ehto - Ehto, joka tiedetään, ettei se tule täyttymään Visa Kananoja 6 3

4 SOPIMUKSEN EHDOT Epävarmoista ehdoista tulee erottaa varmat ehdot voidaan jakaa lykkääviin ja purkaviin ehtoihin - Lykkäävän ehdon sisältävän sopimuksen oikeusvaikutusten syntyminen riippuu tulevasta tapahtumasta - Purkavassa ehdossa oikeusvaikutusten lakkaaminen riippuu epävarmasta tulevasta tapahtumasta Pääsääntö on, että kaikkiin oikeustoimiin ja siis myös sopimuksiin voidaan liittää ehto sääntö ei ole poikkeukseton - Ehtojen kieltäminen voi perustua joko lain säännökseen tai riippua suoraan asian luonteesta - Ehtojen käyttöä rajoittaa myös se, että kaikki ehdot eivät ole sallittuja - Ehto ei saa olla hyvän tavan vastainen eikä laissa nimenomaan kielletty Visa Kananoja 7 SOPIMUKSEN EHDOT Lykkäävä ehto esim. kiinteistön kauppa tulee lopulliseksi, jos ostaja saa anomansa pankkilainan Purkava ehto esim. kauppa peruuntuu, mikäli kauppahintaa ei makseta määrätyssä ajassa Visa Kananoja 8 4

5 KIRJANPITOLAKI /1336 Eduskunnan päätöksen mukaisesti säädetään: Luku 1: Yleiset säännökset 1 : Kirjanpitovelvollisuus - - Kirjanpitovelvollisia ovat kuitenkin aina: - - 5) yhdistys, asumisoikeusyhdistys ja muu sellainen yhteisö; : Kahdenkertainen kirjanpito Kirjanpitovelvollisen on pidettävä kahdenkertaista kirjanpitoa, jollei jäljempänä tässä laissa toisin säädetä. Poikkeus ainoastaan ammatinharjoittajien kohdalla 4 : Tilikausi Tilikausi on 12 kuukautta. Toimintaa aloitettaessa tai lopetettaessa taikka tilinpäätöksen ajankohtaa muutettaessa tilikausi saa olla tätä lyhyempi tai pitempi, kuitenkin enintään 18 kuukautta Visa Kananoja 9 KIRJANPITO Siis: yhdistys on velvollinen pitämään kahdenkertaista kirjanpitoa ja tilikauden tulee olla 12 kk tilikausi voi olla kalenterivuosi tai esim. lukuvuosi tilinnimi debet kredit Kirjanpidossa huomioitava kaikki rahaliikenne ja tapahtumat kahdenkertainen kirjanpito: - mihin rahaa on käytetty? (debet) - mistä raha on peräisin? (kredit) Kaikesta rahaliikenteestä oltava tosite (kuitti) osto- tai myyntikuitti (mieluusti alkuperäinen + valokopio) tilityslomake muu tosite tositteet numeroitava ja talletettava numerojärjestyksessä Käytännön seikka: kirjanpito parasta tehdä omalla ohjelmalla (esim. Excel) mieluummin kuin käsin Visa Kananoja 10 5

6 KIRJANPITO Kirjanpitoon sisältyy yhdistyksen kaikki pankkitilit Jokaisesta menosta kuitti talteen ja kuitit numerojärjestykseen jokainen tulo ja meno numeroidaan, numero merkitään kuittiin Kirjanpitoon merkitään päivämäärä, kuitin numero, summa ja selite selitteestä ilmenee mistä raha on saatu tai mihin sitä on käytetty (esim. "jäsenmaksu" tai sitsien ruoat") Pvm Kuitin nro Summa Selite Alkusaldo Jäsenmaksu Toiminta-avustus Sitsien kulut Sitsien tuotot Visa Kananoja 11 KIRJANPITO Jokainen tapahtuma kirjataan kahdelle eri tilille (kahdenkertainen kirjanpito) Rahasumma merkitään ensin kassaan joko tulo- (debet) tai meno- (kredit) puolelle Vastakirjaus tehdään aiheenmukaisen tilin vastakkaiselle puolelle ESIM 1: Yhdistys saa 25 jäsenmaksun. Maksu merkitään Kassa-tilille Debet-sarakkeeseen ja Jäsenmaksut-tilin Kredit-sarakkeeseen. ESIM 2: Yhdistys ostaa sitseille juomaa eurolla. Maksu merkitään Kassa-tilille Kredit-sarakkeeseen ja Bileet ja sitsit-tilille Debetsarakkeeseen Visa Kananoja 12 6

7 TILINPÄÄTÖS: TULOSLASKELMA Dokumentti, josta näkyy tilikaudelle kuuluvat tulot, eli tuotot ja menot, eli kulut tilinpäätöksellä selvitetään tilikauden tulos eli yhdistyksen varallisuuden muutos TULOSLASKELMA LIIKEVAIHTO 1906 Kulut 1860 LIIKEVOITTO 46 VOITTO E E SATU AISIA ERIÄ 46 VOITTO E E TILI PÄÄTÖSSIIRTOJA JA VEROJA 46 TILIKAUDE VOITTO 46 tulot menot edellisten erotus Visa Kananoja 13 TILINPÄÄTÖS: TASE Raportti, jolla arvioidaan yhdistyksen (yrityksen) taloudellista tilaa Mittaa yhdistyksen (yrityksen) omaisuuden (ja velkojen) arvoa tiettynä ajankohtana tuloslaskelma näyttää liikevaihdon ja kulut tietyn ajanjakson aikana Merkinnät jaetaan Vastaavaa ja Vastattavaa puolille, joiden molempien loppusumma on täsmälleen sama VASTAAVAA VASTATTAVAA PYSYVÄT VASTAAVAT OMA PÄÄOMA PYSYVÄT VASTAAVAT YHTEE SÄ 0 Edellisten tilikausien voitto 1000 VAIHTUVAT VASTAAVAT Tilikauden voitto 46 Rahat ja pankkisaamiset 1046 OMA PÄÄOMA YHTEE SÄ 1046 VAIHTUVAT VASTAAVAT YHTEE SÄ 1046 VIERAS PÄÄOMA VIERAS PÄÄOMA YHTEE SÄ 0 VASTAAVAA YHTEE SÄ 1046 VASTATTAVAA YHTEE SÄ Visa Kananoja 14 7

8 TILINPÄÄTÖS: TASE VASTAAVAA (varat) Pysyvät vastaavat Aineettomat hyödykkeet Aineelliset hyödykkeet - Rakennukset ja rakennelmat - Koneet ja kalusto Sijoitukset - Osakkeet ja osuudet - Saamiset (osinko) Vaihtuvat vastaavat Vaihto-omaisuus Saamiset Rahoitusarvopaperit - Osakkeet ja osuudet - Muut arvopaperit Rahat ja pankkisaamiset VASTATTAVAA (oma ja vieras pääoma) Oma pääoma Edellisien tilikausien voitto (tappio) Tilikauden voitto (tappio) Tilinpäätössiirtojen kertymä Pakolliset varaukset Vieras pääoma Lainat rahoituslaitoksilta Ostovelat Visa Kananoja 15 TILINPÄÄTÖS Huomioita tilinpäätöksestä. KUITTIEN ARKISTOINTI järjestelmällisyys eli kuitit numero järjestyksessä esim. kansioon ota kuitista (etenkin lämpöpaperisista) kopio ja niittaa kopio sekä alkuperäinen yhteen kaikki kuitit on oltava tallessa, kaikesta tapahtuneesta on oltava kuitti tai muu tosite - kaikista ostoista ei aina saa kuittia (esim. ostettaessa yksityishenkilöltä tai hankittaessa maksullisia iltabilelippuja rastinpitäjien palkaksi) KÄTEISKASSA tehtävä erillinen kassakirjanpito rahaa ei voi siirrellä pankkitilin ja käteiskassan välillä miten vain kassa on laskettava tilikauden vaihtuessa - kassaa ei toimiteta tilintarkastajan laskettavaksi Visa Kananoja 16 8

9 TILINPÄÄTÖS TILIOTTEET toimitettava tilintarkastajalle kirjanpidon, tulos- ja taselaskelman yhteydessä samaan tapaan kuin kuititkin TULOSLASKELMA olennaisin osa tilinpäätöstä TASE mikäli epäselvää mikä tase on ja mitä sille tehdään, selvitettävä ennen kuin tilinpäätöksen voi tehdä taseeseen viedään rahavarojen lisäksi kaikki kiinteä omaisuus taseen liitteeksi vähintään inventaariokoonti yhdistyksen varastosta Visa Kananoja 17 TALOUSSUUNNITTELU Talousarvio ja tapahtumakohtaisen talousarvio ei ole ehdoton rahankäytön ohje vaan suuntaviivat toiminnalle jos rahaa tulee arvioitua enemmän, voi myös vastaavalla summalla kasvattaa menopuolta TALOUSARVIO Yhdistyksen talousarvio laaditaan vuodeksi kerrallaan pyritään tekemään nollatulokselle, eli voittoa ei tavoitella - ellei erityistä syytä esim. rahan tarkoituksellinen säästäminen johonkin tulevaisuuden suurempaan hankintaan - voidaan tehdä tappiolliseksi, jolloin tarkoituksellisesti pyritään pienentämään yhdistyksen pankkitilin saldoa Talousarviossa kannattaa olla vertailukohtana vähintään yhden edellisen vuoden talousarvio ja toteutunut rahankäyttö todellisten tulojen ja menojen hahmottamiseksi Visa Kananoja 18 9

10 TALOUSSUUNNITTELU Talousarvio kannattaa tehdä hieman todellista pessimistisemmin huonon vuoden sattuessa ei talous häiriinny liikaa Tulot kannattaa arvioida hieman edellisvuotta pienemmiksi erityisesti mikäli edellisenä vuonna on ollut poikkeuksellisen hyvin onnistuneita bileitä tai sitsejä Kulut arvioidaan siten, että pankkikulut ovat edellisen vuoden suuruiset kaikki loput suhteutetaan arvioituihin tuloihin edellisvuoden kulurakenteen mukaan mikäli edellisvuoden kulurakenteeseen verrattuna on syntynyt uusia kustannuspaikkoja/kulueriä, tulee ne huomioida Tärkeää on, että kaikki tulot ja menot huomioidaan monesti yhdistysten budjetista puuttuu esim. pankkikulut kokonaan aiheuttaen kymmenien eurojen heittoja Visa Kananoja 19 TALOUSSUUNNITTELU TAPAHTUMAKOHTAINEN TALOUSARVIO Talousarvion jälkeen tehdään tapahtumakohtainen talousarvio Tarkoituksena on varmistaa, ettei alkuvuoden tapahtumien menot kasva salaa liian suuriksi, jotta rahaa riittää varmasti myös loppuvuoden tapahtumiin Siihen listataan kaikki ne bileet, sitsit, jäsenillat ja osallistuttavat tapahtumat, jotka vuoden aikana on tarkoitus järjestää ja joihin on suunnitelmissa osallistua Talousarvion kulut: Bileet- ja sitsit, Jäsenillat ja Tapahtumat jaetaan halutussa suhteessa listatuille tapahtumille summien arviointiin apuna edellisvuoden tapahtumien kuluerittely Visa Kananoja 20 10