SISÄLLYSLUETTELO ERITYISKOMITEAN SÄÄDÖS: ATHENEN KAUTTA RAHOITETTUIHIN MENOIHIN SOVELLETTAVAT VARAINHOITOA KOSKEVAT SÄÄNNÖKSET I OSA

Transkriptio

1 SISÄLLYSLUETTELO ERITYISKOMITEAN SÄÄDÖS: ATHENEN KAUTTA RAHOITETTUIHIN MENOIHIN SOVELLETTAVAT VARAINHOITOA KOSKEVAT SÄÄNNÖKSET I OSA Kaikkiin Athenen kautta rahoitettuihin menoihin sovellettavat varainhoitoa koskevat säännökset I luku Periaatteet ja taloushallinnon henkilöstö 1 jakso Yleinen organisaatio 2 jakso Tilinpitäjä II luku Varainhoito III luku Määrärahasiirrot IV luku Määrärahojen siirto varainhoitovuodelta toiselle V luku Kirjanpito I luku Soveltamisala ja periaatteet II luku Menettelytavat II OSA Hankintasäännöt 1

2 III luku Kaikkiin menettelyihin sovellettavat säännöt 1 jakso Hankintaviranomaiseen sovellettavat säännöt 2 jakso Ehdokkaita koskevat edellytykset 3 jakso Eritelmät, valintaperusteet ja ehdokkaiden soveltuvuutta koskevat todisteet 4 jakso Hankintasopimukset IV luku Menettelyjen toteuttaminen 1 jakso Avoin ja rajoitettu menettely 2 jakso Neuvottelumenettely 3 jakso Dynaaminen hankintajärjestelmä 4 jakso Sähköisen huutokaupan käyttäminen 5 jakso Kilpailullinen neuvottelumenettely V luku Hankintasopimusten tekeminen, menettelyjen kirjaaminen ja hankintasopimuksen jälkeinen tiedottaminen ehdokkaille Liite I Liite II Luettelo niistä tarvikkeista ja laitteista, joita koskeviin hankintamenettelyihin voivat osallistua Aruban, Kanadan, Hong Kongin, Israelin, Japanin, Singaporen, Etelä-Korean, Sveitsin ja Yhdysvaltojen ehdokkaat, kun hankinnan arvo ylittää euroa Luettelo niistä palveluista, joita koskeviin hankintamenettelyihin voivat osallistua Aruban, Kanadan, Hong Kongin, Israelin, Japanin, Singaporen, Etelä-Korean, Sveitsin ja Yhdysvaltojen ehdokkaat, kun hankinnan arvo ylittää euroa III OSA Athenen kautta rahoitettuihin menoihin sovellettavat varainhoitoa koskevat säännökset tapauksissa, joissa ei käytetä jäsenvaltion tarjoamaa operaatioesikuntaa tai Naton tarjoamia voimavaroja I luku Menotapahtumat 1 jakso Menoihin sitoutuminen 2 jakso Menojen vahvistaminen ja hyväksyminen 3 jakso Menojen maksaminen 4 jakso Menotapahtumia koskevat määräajat II luku Tulotapahtumat III luku Ennakkotilit IV luku Sisäinen tarkastaja V luku Taloushallinnon henkilöstön vastuualueet 2

3 IV OSA Varainhoitoa koskevat säännökset, joita sovelletaan Athenen kautta rahoitettuihin menoihin niiden EU:n sotilasoperaatioiden yhteydessä, joissa EU:n jäsenvaltiot tarjoavat esikunnan V OSA Varainhoitoa koskevat säännökset, joita sovelletaan Athenen kautta rahoitettuihin menoihin niiden EU:n sotilasoperaatioiden yhteydessä, joissa käytetään Naton tarjoamia voimavaroja 3

4 Erityiskomitean säädös ATHENEN KAUTTA RAHOITETTUIHIN MENOIHIN SOVELLETTAVAT VARAINHOITOA KOSKEVAT SÄÄNNÖKSET ERITYISKOMITEA, joka ottaa huomioon Euroopan unionin sellaisten operaatioiden yhteisten kustannusten rahoituksen hallinnointijärjestelmän perustamisesta, joilla on sotilaallista merkitystä tai merkitystä puolustuksen alalla, 23 päivänä helmikuuta 2004 tehdyn neuvoston päätöksen 2004/197/YUTP, sellaisena kuin se on muutettuna neuvoston päätöksillä 2004/925/EY ja 2005/68/YUTP, ja erityisesti sen 29 artiklan 4, 5 ja 6 kohdan, sekä katsoo seuraavaa: (1) Neuvosto antoi (asiak /04) "Athenen erityiskomitealle tehtäväksi hyväksyä vuoden 2005 loppuun mennessä rahoitussäännöt EU:n sotilaallisten operaatioiden yhteisiin kustannuksiin liittyvien menojen täytäntöönpanoa varten, jotta varmistettaisiin muun muassa syrjimättömät ja tehokkaat julkisia hankintoja koskevat menettelyt (varmistetaan erityisesti se, että julkisia hankintoja koskevat menettelyt EU:n sotilasoperaatioiden osalta ovat avoimia kaikille kyseiseen operaatioon osallistuvien valtioiden ja isäntämaan tarjoajille), helpotettaisiin EU:n esikunnan toimintaa ja määriteltäisiin operaation menoista ne, jotka rahoitetaan yhteisesti". (2) Erityiskomitea on laatinut hallinnoijan ehdotuksesta säännöt, joilla edistetään moitteetonta varainhoitoa säilyttäen samalla riittävä joustavuus niiden EU:n operaatioiden operatiivisiin tarpeisiin vastaamiseksi, joilla on sotilaallista merkitystä tai merkitystä puolustuksen alalla. (3) Neuvoston päätöksen 2004/197/YUTP mukaan "Athene toimii osallistuvien jäsenvaltioiden nimissä tai yksittäisten operaatioiden osalta rahoitukseen osallistuvien valtioiden nimissä". Tästä syystä Athenen olisi noudatettava jäsenvaltioiden hankintaviranomaisten puolustuksen alalla tekemiin julkisiin hankintoihin sovellettavaa EU:n lainsäädäntöä ja kansainvälisiä sopimuksia, erityisesti direktiiviä 18/2004/EY, sopimuksia, joissa Euroopan yhteisö tai sen jäsenvaltiot ovat sopimuspuolina, ja Maailman kauppajärjestön piirissä tehtyjä sopimuksia. (4) Operatiivisten tarpeiden täyttämiseksi olisi voitava hyödyntää kyseisen lainsäädännön ja kyseisten sopimusten tarjoamaa joustavuutta. (5) Tässä säädöksessä vahvistettuja varainhoitoa koskevia säännöksiä sovelletaan ainoastaan Athenen kautta rahoitettuihin menoihin; ne eivät vaikuta jäsenvaltioiden oikeuksiin niiden rahoittaessa menoja kansallisella tasolla, erityisesti silloin kun ne soveltavat Euroopan yhteisön perustamissopimuksen 296 artiklaa. (6) Kirjanpidossa olisi vähitellen pyrittävä noudattamaan IPSAS-normeja, ottaen kuitenkin huomioon sotilasoperaatioiden yhteydessä esiintyvät erityisongelmat, 4

5 ON PÄÄTTÄNYT SEURAAVAA: 1 artikla Athenen kautta rahoitettuihin menoihin sovelletaan LIITTEISSÄ määriteltyjä varainhoitoa koskevia säännöksiä. 2 artikla 1 Tätä säädöstä voidaan tarkistaa milloin tahansa puheenjohtajavaltion, jäsenvaltion tai hallinnoijan ehdotuksesta. 2 LIITTEIDEN säännöksissä mainittuja kynnysarvoja tarkistetaan direktiivin 2004/18/EY muuttamisesta hankintoja koskevien sopimusten tekomenettelyihin sovellettavien kynnysarvojen osalta annettujen komission asetusten perusteella. 3 Tätä säädöstä tarkistetaan viimeistään kolmen vuoden kuluttua sen voimaantulosta hallinnoijan laatiman ehdotuksen ja tämän säädöksen täytäntöönpanosta saatujen kokemusten perusteella. 3 artikla Tämä säädös tulee voimaan 15 päivänä joulukuuta Tehty Brysselissä 9 päivänä joulukuuta 2005 Erityiskomitean puheenjohtaja Hallinnoija (allekirjoitus) G. CLARK (allekirjoitus) J-A MARIGUESA 5

6 I OSA KAIKKIIN ATHENEN KAUTTA RAHOITETTUIHIN MENOIHIN SOVELLETTAVAT VARAINHOITOA KOSKEVAT SÄÄNNÖKSET 6

7 I LUKU PERIAATTEET JA TALOUSHALLINNON HENKILÖSTÖ VIITE: Neuvoston päätös 2004/197/YUTP, sellaisena kuin se on muutettuna. 17 artikla Talousarvion periaatteet 1. Euromääräisenä laadittava talousarvio on säädös, jolla ennakoidaan ja hyväksytään kullekin varainhoitovuodelle Athenen hallinnoimat kokonaistulot ja -menot. 2. Kaikki menot liitetään tiettyyn operaatioon lukuun ottamatta tarvittaessa liitteessä I lueteltuja kustannuksia. 3. Talousarvioon otetut määrärahat hyväksytään varainhoitovuodeksi, joka alkaa 1 päivänä tammikuuta ja päättyy 31 päivänä joulukuuta samana vuonna. 4. Talousarvioon otettujen tulojen ja menojen on oltava tasapainossa. 5. Mitään tuloa tai menoa ei voida toteuttaa muutoin kuin osoittamalla se tiettyyn budjettikohtaan ja siihen otettujen määrärahojen rajoissa. 29 artikla Periaatteet 1. Athenen määrärahat käytetään moitteettoman varainhoidon eli taloudellisuuden, tehokkuuden ja vaikuttavuuden periaatteita noudattaen. 2. Tulojen ja menojen hyväksyjien on toteutettava Athenen tulot ja menot moitteettoman varainhoidon periaatetta noudattaen ja niiden laillisuuden ja asianmukaisuuden varmistaen. Tulojen ja menojen hyväksyjät suorittavat budjettiin ja lakiin perustuvat sitoumukset, menojen maksatuksen ja hyväksymisen sekä määrärahojen toteuttamista edeltävät toimet. Tulojen ja menojen hyväksyjä voi siirtää tehtäviään tekemällä päätöksen, josta käyvät ilmi a) tehtävien hoitajat asianmukaisella tasolla; b) siirretyn toimivallan ulottuvuus; ja c) edunsaajien mahdollisuus siirtää saamaansa toimivaltaa edelleen toiselle. 3. Määrärahojen toteuttaminen varmistetaan noudattamalla tulojen ja menojen hyväksyjän sekä tilinpitäjän tehtävien eriyttämisen periaatetta. Tulojen ja menojen hyväksyjän sekä tilinpitäjän tehtäviä ei voi hoitaa sama henkilö. Kaikki Athenen hallinnoimista varoista suoritettavat maksut edellyttävät tulojen ja menojen hyväksyjän sekä tilinpitäjän yhteistä allekirjoitusta. 4. Kun yhteisten menojen toteuttaminen annetaan jäsenvaltiolle, yhteisön toimielimelle tai soveltuvin osin kansainväliselle järjestölle, kyseinen valtio, toimielin tai järjestö soveltaa sääntöjä, joita sovelletaan sen omien menojen toteuttamiseen, sanotun kuitenkaan rajoittamatta tämän päätöksen soveltamista. Kun hallinnoija toteuttaa menoja suoraan, se noudattaa Euroopan yhteisöjen yleisen talousarvion neuvostoa koskevan osan toteuttamiseen sovellettavia sääntöjä. 7

8 5. Hallinnoija voi kuitenkin toimittaa puheenjohtajavaltiolle luonnoksia neuvostolle tai erityiskomitealle annettaviksi ehdotuksiksi yhteisten menojen toteuttamista koskevista säännöistä. 6. Erityiskomitea voi antaa yhteisten menojen toteuttamista koskevia sääntöjä, jotka poikkeavat 4 kohdasta. 30 artikla Operaatioiden valmisteluvaiheen tai niiden toteuttamisen jälkeiset yhteiset kustannukset Hallinnoija hoitaa tulojen ja menojen hyväksyjän tehtävät operaatioiden valmisteluvaiheen tai niiden toteuttamisen jälkeisten yhteisten kustannusten osalta. 31 artikla Yhteiset operatiiviset kustannukset 1. Operaation komentaja hoitaa tulojen ja menojen hyväksyjän tehtävät johtamansa operaation yhteiset operatiiviset kustannukset kattavien menojen osalta. Hallinnoija hoitaa kuitenkin tulojen ja menojen hyväksyjän tehtävät niiden operaation yhteiset operatiiviset kustannukset kattavien menojen osalta, jotka ovat syntyneet yksittäisen operaation valmisteluvaiheen aikana ja jotka Athene toteuttaa suoraan tai jotka liittyvät operaatioon sen aktiivivaiheen jälkeen. 2. Hallinnoija siirtää operaation komentajalle tämän pyynnöstä operaation menojen kattamiseen tarvittavat määrät Athenen pankkitililtä Athenen puolesta avatulle pankkitilille, jonka operaation komentaja on hallinnoijalle ilmoittanut. 3. Edellä 17 artiklan 5 kohdasta poiketen rahoitusohjeen hyväksyminen antaa hallinnoijalle ja operaation komentajalle, kummallekin oman toimivaltansa puitteissa, oikeuden sitoa ja maksaa kyseisen operaation menoja enintään 30 prosentin määrän rahoitusohjeesta, jollei neuvosto vahvista korkeampaa prosenttiosuutta. Erityiskomitea voi hallinnoijan ehdotuksesta päättää lisämenojen sitomisesta ja maksatuksesta. Erityiskomitea voi päättää siirtää puheenjohtajavaltion välityksellä asian neuvoston toimivaltaisten valmistelevien elinten käsiteltäväksi. Tätä poikkeusta ei sovelleta enää sen jälkeen kun kyseisen operaation talousarvio on hyväksytty. 4. Ennen operaation talousarvion hyväksymistä hallinnoijan ja operaation komentajan tai hänen edustajansa on annettava, kummankin omalta osaltaan, erityiskomitealle kahden viikon välein selvitys menoista, joita voidaan käsitellä kyseisen operaation yhteisinä menoina. Erityiskomitea voi hallinnoijan, operaation komentajan tai jäsenvaltion ehdotuksesta antaa ohjeet menojen toteuttamiseksi tänä aikana. 5. Edellä 17 artiklan 5 kohdasta poiketen operaation komentaja voi, mikäli unionin sotilasoperaatioon osallistuva henkilöstö on välittömässä hengenvaarassa, ylittää talousarvioon otetut määrärahat toteuttaakseen näiden ihmishenkien säästämiseksi tarvittavat menot. Hänen on ilmoitettava asiasta hallinnoijalle ja erityiskomitealle mahdollisimman pian. Tässä tapauksessa hallinnoija ehdottaa yhdessä operaation komentajan kanssa tarvittavat määrärahasiirrot ennakoimattomien menojen kattamiseksi. Jos tällaisten menojen riittävää rahoitusta ei voida varmistaa määrärahasiirroin, hallinnoijan on tehtävä ehdotus lisätalousarvioksi. 8

9 1 Jakso Yleinen organisaatio 1 artikla Tulojen ja menojen hyväksyjä 1. Operaation komentaja on toimikaudellaan johtamaansa operaatiota koskevan Athenen talousarvion osaston tulojen ja menojen hyväksyjä. 2. Muiden Athenen talousarvion määrärahojen osalta tulojen ja menojen hyväksyjän tehtävistä vastaa hallinnoija. 2 artikla Muu henkilöstö Jokaisessa esikunnassa, jonka kustannukset rahoitetaan Athenen kautta, on oltava valtuutettu tai edelleenvaltuutettu tulojen ja menojen hyväksyjä. Tulojen ja menojen hyväksyjä toimii päällikkönä talousarvio- ja rahoitusjaostossa (J8), jossa on oltava ainakin (a) talousarvion toteuttamisesta vastaava toimihenkilö; (b) hankinnoista vastaava toimihenkilö; (c) tilinpitäjä. Ennakoiden hoitajia voidaan nimetä luvun "Ennakkotilit" säännösten mukaisesti. Kyseisille toimihenkilöille on annettava riittävästi tukea erityisesti heidän tehtäviensä suorittamisessa tarvittavan tietotekniikan ja viestintäjärjestelmien osalta. 9

10 3 artikla Toimihenkilöiden nimeäminen, valtuutukset ja edelleenvaltuutukset 1. Kaikissa esikunnissa, joiden yhteiset kustannukset rahoitetaan Athenen kautta, 2 artiklassa tarkoitetun valtuutetun tai edelleenvaltuutetun tulojen ja menojen hyväksyjän, talousarvion toteuttamisesta vastaavan toimihenkilön, hankinnoista vastaavan toimihenkilön ja tilinpitäjän nimeää kyseisen esikunnan komentaja hallinnoijaa kuulleen. 2. Kyseiset toimihenkilöt nimetään johtavien upseerien tai vastaavassa asemassa olevien siviilien joukosta. Palvelukseen ottamisen tarkoituksena on varmistaa, että sotilasoperaatioilla on palveluksessaan kyvyiltään, tehokkuudeltaan, kunniallisuudeltaan, ammattipätevyydeltään ja kokemukseltaan mahdollisimman korkeat vaatimukset täyttäviä henkilöitä. 3. Hallinnoija voi laatia hallintoa koskevat säännöt, joissa määritellään asianmukaisessa asemassa oleva henkilöstö, joille komentaja voi siirtää tulojen ja menojen hyväksyjän, talousarvion toteuttamisesta vastaavan toimihenkilön ja hankinnoista vastaavan toimihenkilön tehtävät, sekä erityisesti vaadittavan ammattipätevyyden ja kokemuksen osalta sovellettavat edellytykset, siirrettyjen tehtävien laajuus ja valtuutettujen mahdollisuus siirtää valtuutusta. Hallinnoja voi määrittää hallintoa koskevissa säännöissä erityisesti ammattipätevyyttä ja kokemusta koskevat edellytykset, joita sovelletaan nimettäessä tilinpitäjiä. 4. Hallinnoijalle on ilmoitettava kaikista ehdotuksista talousarvio- ja rahoitusjaoston (J8) päällikön arviointikertomukseksi jokaisen esikunnan osalta, jonka yhteiset kustannukset rahoitetaan Athenen kautta. Hallinnoija antaa kaikkiin tällaisiin arvioihin lausunnon, joka liitetään hänen pyynnöstään arviointikertomukseen. 5. Yhteisiin kustannuksiin, myös yhteisesti rahoitettaviin hankintoihin ja kirjanpitoon, kohdistuvia menoja koskevat valtuutukset allekirjoittaa operaation johtaja hallinnoijaa kuultuaan. 10

11 6. Tulojen ja menojen hyväksyjän antamista valtuutuksista ja edelleenvaltuutuksista on ilmoitettava viipymättä hallinnoijalle. Hallinnoija merkitsee rekisteriin hänelle ilmoitetut valtuutukset ja edelleenvaltuutukset. 7. Valtuutettu tai edelleenvaltuutettu tulojen ja menojen hyväksyjä, talousarvion toteuttamisesta vastaava toimihenkilö ja hankinnoista vastaava toimihenkilö saavat toimia vain valtuutus- tai edelleenvaltuutusasiakirjassaan määrätyissä rajoissa. Valtuutetun tai edelleenvaltuutetun toimihenkilön avustajana hänen tehtävissään voi toimia yksi tai useampi henkilö, jonka tehtävänä on suorittaa ensiksi mainitun vastuulla tiettyjä talousarvion toteuttamiseksi ja tilinpäätöksessä tarvittavia toimia. 4 artikla Tehtävien eriyttämisen periaate Tulojen ja menojen hyväksyjä ja tilinpitäjä hoitavat eri tehtäviä, joita ei voi yhdistää keskenään. Tilinpitäjän on kieltäydyttävä toteuttamasta määräystä, jota hän pitää sovellettavan lainsäädännön tai tehtäviensä asianmukaisen hoitamisen vastaisena. 5 artikla Tulojen ja menojen hyväksyjän tehtävät 1. Tulojen ja menojen hyväksyjän tehtävänä on, tarvittaessa saamansa valtuutuksen tai edelleenvaltuutuksen rajoissa, käsitellä tuloja ja menoja moitteettoman varainhoidon periaatteiden mukaisesti ja huolehtia siitä, että käsittely on laillista ja asianmukaista. 2. Menojen toteuttamiseksi valtuutettu tai edelleenvaltuutettu tulojen ja menojen hyväksyjä tekee talousarviositoumuksia ja oikeudellisia sitoumuksia, vahvistaa menoja, hyväksyy niitä maksettavaksi ja valmistelee määrärahojen käyttöä. 11

12 3. Tulojen toteuttamiseen kuuluu saamisennusteiden laatiminen, perittävien maksujen vahvistaminen sekä perintämääräysten lähettäminen. Tulojen toteuttamiseen voi kuulua myös vahvistetuista saatavista luopuminen. 4. Valtuutettu tulojen ja menojen hyväksyjä laatii, ottaen asianmukaisesti huomioon toimintaympäristöön ja rahoitettujen toimien luonteeseen liittyvät riskit, organisaatiorakenteen sekä tehtävien toteuttamiseen soveltuvat hallinnointia ja sisäistä valvontaa koskevat menettelyt, mukaan luettuna tarvittaessa tarkastaminen jälkikäteen. Ennen toimen hyväksymistä vähintään yksi henkilö tarkastaa sen toiminnalliset ja taloudelliset näkökohdat; toimen aloittanut henkilö ei saa toimia tarkastajana. Hallinnoija voi laatia säännöt, joita sovelletaan kyseisiin rakenteisiin ja menettelyihin. 5. Valtuutetun tai edelleenvaltuutetun tulojen ja menojen hyväksyjän on annettava sille tulojen ja menojen hyväksyjälle, jolta hän on saanut valtuutuksen tai edelleenvaltuutuksen, säännöllisesti kertomuksia sekä taloutta ja hallintoa koskevat tiedot, joita tulojen ja menojen hyväksyjä tarvitsee tämän säädöksen I osassa olevissa 14 ja 15 artiklassa säädettyjen raportointivelvollisuuksiensa täyttämiseksi. 6. Tulojen ja menojen hyväksyjän on pidettävä rekisteriä tärkeimmistä hallinnollisista päätöksistään, erityisesti seuraavia asioita koskevista päätöksistään: (a) Athenen määrärahojen tai varojen hallinnointiin osallistuvien henkilöiden nimeäminen; (b) Athenen talousarvion toteuttamiseksi annetut valtuutukset ja edelleenvaltuutukset; (c) pankkitilin avaaminen tai lopettaminen Athenen nimissä ja valtuutukset allekirjoittaa tilisiirtoja tällaiselta tililtä; (d) talousarviota koskevat ehdotukset, talousarvion hyväksyminen ja määrärahojen siirto; (e) tekemänsä ja allekirjoittamansa sopimukset; (f) päätökset poistaa kirjanpidosta Athenen kautta rahoitettu laite. 12

13 6 artikla Talousarvio- ja rahoitusjaoston (J8) päällikön muut tehtävät 1. Jokaisen esikunnan, jonka yleiset kustannukset rahoitetaan Athenen kautta, talousarvio- ja rahoitusjaoston (J8) päällikön on sen esikunnan osalta, johon hänet on sijoitettu: (a) varmistettava, että Athenen myöntämiä varoja säilytetään aina turvallisesti; (b) tarkastettava Athenen kautta rahoitettujen menojen hyväksyttävyys; (c) varmistettava, että Athenen perustamisesta tehdyssä neuvoston päätöksessä 2004/197/YUTP, sellaisena kuin se on muutettuna, tai tässä säädöksessä ja Athenen talousarviossa annettuja säännöksiä noudatetaan; (d) laadittava saavuttaessa ja lähdettäessä asianomaisten paikallisviranomaisten kanssa ajan virallinen luettelo niiden esikuntien ja joukkojen, joiden yhteiset kustannukset rahoitetaan Athenen kautta, käyttämistä rakennuksista, kiinteästä kalustosta ja maasta ja liitettävä luetteloon asianmukaiset kartat, valokuvat ja muu olennainen todistusaineisto; (e) annettava hyväksyntänsä kaikille Athenen kautta rahoitettaville hankinnoille, joiden ennakoitu arvo ilman arvonlisäveroa ylittää II osassa olevan 4 artiklan 1 kohdassa mainitun korkeamman kynnysarvon tai euroa operaatiossa, jossa käytetään Naton voimavaroja; (f) pidettävä luetteloa hankintasääntöihin tehtäviä poikkeuksia koskevista pyynnöistä ja merkittävä siihen kustakin pyynnöstä tehty päätös perusteluineen; (g) pidettävä ajan tasalla olevaa kirjaa kaikista hankinnoista, jotka on tehty ja rahoitettu Athenen kautta, ja mainittava kaikki hankitut tavarat ja palvelut, kunkin hankinnan päivämäärä ja tavarantoimittaja tai palveluntarjoaja, josta on mainittava nimi ja osoite, sekä mahdollisuuksien mukaan hankintasopimuksen viite; (h) varmistettava, että Athenelle kuuluvaa omaisuutta koskeva omaisuusluettelo pidetään ajan tasalla; (i) varmistettava, että vähintään kerran jokaisen luovutuksen tai haltuunoton yhteydessä ja kunkin kalenterivuoden lopussa tarkistetaan, että kyseinen omaisuus on käytettävissä ja että sitä pidetään asianmukaisesti kunnossa; (j) annettava menettelyohjeet johtamansa jaoston työn järjestämiseksi; (k) järjestettävä tarvittava sisäinen valvonta- ja tarkastusjärjestelmä edellä lueteltujen päämäärien toteuttamiseksi; (l) toimitettava hallinnoijalle voimassa olevissa säännöissä tarkoitetut talousarvion toteuttamisselvitykset ja ilmoittava hallinnoijalle suoraan kaikista tapahtumista tai toimenpiteistä, jotka voivat vaikuttaa Athenen kautta rahoitettaviin kustannuksiin. 13

14 2. Jokaisen esikunnan, jonka yleiset kustannukset rahoitetaan Athenen kautta, talousarvio- ja rahoitusjaoston (J8) päällikön on tarkastettava, että Athenen kautta rahoitettujen alaesikuntien talousarvio- ja rahoitusjaoston (J8) päällikkö suorittaa 1 kohdassa luetellut tehtävät. 7 artikla Toimenpiteen aloittamista ja sen tarkastamista koskevien tehtävien erottaminen toisistaan 1. Toimenpiteen aloittaminen, sen tarkastaminen etukäteen ja sen tarkastaminen jälkikäteen ovat kolme erillistä tehtävää. 2. Toimenpiteitä valvovalla henkilöstöllä on oltava tehtäviensä edellyttämä ammatillinen pätevyys. 3. Jos toimien taloushallintoon ja valvontaan osallistuva henkilö katsoo, että päätös, jonka hänen esimiehensä antaa hänen täytäntöönpantavakseen tai hyväksyttäväkseen, on sääntöjenvastainen tai vastoin moitteettoman varainhoidon periaatteita tai ammatillisia sääntöjä, joita hänen on noudatettava, hänen on ilmoitettava asiasta kirjallisesti valtuutetulle tulojen ja menojen hyväksyjälle ja, jos tämä ei puutu asiaan, hallinnoijalle. Jos kyseessä on laiton toiminta, petos tai lahjonta, joka saattaa vahingoittaa Athenen etuja, hänen on ilmoitettava asiasta tilanteen mukaan joko joukkojen tai operaation komentajalle ja hallinnoijalle. 8 artikla Toimenpiteen aloittaminen ja tarkastaminen 1. Kukin toimenpide on aloitettava. Toimenpiteen aloittamisella tarkoitetaan kaikkia 2 artiklassa tarkoitetun taloushallinnon henkilöstön toteuttamia toimenpiteitä, joilla valmistellaan valtuutuksen tai edelleenvaltuutuksen saaneen toimivaltaisen tulojen ja menojen hyväksyjän vastuulla olevaa talousarvion toimeenpanoa. 14

15 2. Jokaisen toimenpiteen osalta tehdään ainakin yksi ennakkotarkastus. Toimenpiteen ennakkotarkastuksella tarkoitetaan kaikkia toimivaltaisen tulojen ja menojen hyväksyjän kehittämiä tarkastuksia, jotka toimitetaan ennen toimenpiteen aloittamista sen toiminnallisten ja taloudellisten näkökohtien tarkastamiseksi. 3. Ennakkotarkastuksen tavoitteena on varmistaa erityisesti, että: (a) meno ja tulo on asianmukainen ja asiaan sovellettavien säännösten mukainen, erityisesti talousarvion ja Athenesta tehtyjen neuvoston päätösten sekä tämän ja muiden erityiskomitean säädösten, kaikkien Athenen kautta rahoitettujen menojen täytäntöönpanoa koskevien hallinnoijan tai operaation komentajan hyväksymien toimenpiteiden ja mahdollisten sopimusehtojen mukainen; (b) sovelletaan moitteettoman varainhoidon eli taloudellisuuden, tehokkuuden ja vaikuttavuuden periaatteita. 4. Tositteiden perusteella ja tarvittaessa tarkastuskäynnein toimitettavien jälkitarkastusten tarkoituksena on varmistaa, että Athenen kautta rahoitetut toimenpiteet on toteutettu moitteettomasti ja että erityisesti 3 kohdassa tarkoitettuja perusteita on noudatettu. Jälkitarkastukset voidaan järjestää otantamenetelmän avulla riskianalyysiä käyttäen. 5. Edellä 2 ja 4 kohdassa tarkoitetuista tarkastuksista vastaavat henkilöt eivät voi suorittaa 1 kohdassa tarkoitettujen henkilöiden vastuulla olevia valmistelutehtäviä eivätkä ole näiden alaisia. 9 artikla Hallinnon ja sisäisen valvonnan menettelyt Hallinnon ja sisäisen valvonnan järjestelmät ja menettelyt laatii kukin tulojen ja menojen hyväksyjä toimivaltansa puitteissa, jotta voidaan: (a) saavuttaa operatiiviset tavoitteet noudattaen moitteettoman varainhoidon periaatetta; 15

16 (b) noudattaa Athenesta tehdyissä neuvoston päätöksissä, erityiskomitean säädöksissä ja kaikissa Athenen kautta rahoitettujen menojen täytäntöönpanoa koskevissa hallinnoijan tai operaation komentajan hyväksymissä toimenpiteissä vahvistettuja sääntöjä ja valvonnan vähimmäisvaatimuksia; (c) suojella Athenen omaisuutta ja tietoja; varmistaa erityisesti, että Athenen kautta rahoitettuja laitteistoja pidetään asianmukaisesti kunnossa ja että ne merkitään asianomaiseen omaisuusluetteloon; (d) ehkäistä ja havaita sääntöjenvastaisuuksia, virheitä ja petoksia; (e) tunnistaa ja ehkäistä hallintoon liittyviä riskejä; (f) tuottaa luotettavasti taloutta ja hallintoa koskevia tietoja; (g) säilyttää kaikki tositteet, jotka liittyvät talousarvion toteuttamiseen ja talousarvion toteuttamistoimiin ja ovat tuloksena niistä; (h) säilyttää asiakirjat, jotka koskevat hankintojen yhteydessä saatuja vakuuksia, ja laatia aikataulu, jonka avulla voidaan järjestää kyseisten vakuuksien riittävä seuranta. 10 artikla Talousarvion toteuttamisesta vastaavan toimihenkilön tehtävät Talousarvion toteuttamisesta vastaava toimihenkilö avustaa valtuutettua tai edelleenvaltuutettua tulojen ja menojen hyväksyjää: (a) varmistettaessa, että Athenen kautta rahoitetut menot toteutetaan voimassa olevan lainsäädännön, voimassa olevien sääntöjen ja moitteettoman varainhoidon periaatteiden mukaisesti; (b) valmisteltaessa tarvittavia ehdotuksia talousarvioesityksiksi, määrärahasiirroiksi ja määrärahojen siirtämiseksi varainhoitovuodelta toiselle; (c) valmisteltaessa talousarvion toteuttamisselvityksiä; (d) kaikissa muissa valtuutetun tai edelleenvaltuutetun tulojen ja menojen hyväksyjän tarpeellisena pitämissä tehtävissä. 16

17 11 artikla Hankinnoista vastaavan toimihenkilön tehtävät Hankinnoista vastaava toimihenkilö avustaa valtuutettua tai edelleenvaltuutettua tulojen ja menojen hyväksyjää: (a) varmistettaessa, että Athenen kautta rahoitetut hankinnat suoritetaan tehokkaimmalla operatiiviset vaatimukset täyttävällä tavalla voimassa olevaa lainsäädäntöä, voimassa olevia sääntöjä ja moitteettoman varainhoidon periaatetta noudattaen; (b) valmisteltaessa tarpeen mukaan tätä tarkoitusta varten hankintamenettelyihin tarvittavia asiakirjoja ja pöytäkirjoja; (c) kaikissa muissa valtuutetun tai edelleenvaltuutetun tulojen ja menojen hyväksyjän tarpeellisena pitämissä tehtävissä. 17

18 2 jakso Tilinpitäjä 12 artikla Tilinpitäjän tehtävät 1. Tilinpitäjän tehtävänä on toimivaltansa puitteissa: (a) suorittaa maksut asianmukaisesti, kantaa tulot ja periä vahvistetut saamiset; (b) valmistella tilinpäätös ja esittää se; (c) hoitaa kirjanpito; (d) vahvistaa kirjanpitosäännöt ja -menetelmät sekä tililuettelo; (e) vahvistaa ja validoida kirjanpitojärjestelmät sekä tarvittaessa validoida tulojen ja menojen hyväksyjän määrittelemät järjestelmät, joiden tarkoituksena on antaa tilitietoja tai niiden perusteluja; (f) hoitaa käteisvaroja yhdessä hallinnoijan kanssa. 2. Tilinpitäjä saa toimivaltaiselta tulojen ja menojen hyväksyjältä kaikki tämän luotettaviksi vahvistamat tiedot, joita tarvitaan, jotta tilinpäätöksessä voidaan antaa oikea kuva Athenen varoista, veloista ja talousarvion toteuttamisesta. 3. Tilinpitäjän on noudatettava Athenen tilinpitäjän määrittelemiä sääntöjä ja vaatimuksia. 18

19 13 artikla Raha- ja muiden varojen hoito Ennakoidenhoitajien ohella yksin tilinpitäjillä on toimivalta hoitaa raha- ja muita varoja. He ovat vastuussa niiden säilyttämisestä. 14 artikla Rahoitusohjeeseen perustuvat menot, jotka ovat aiheutuneet ennen kuin operaatiota koskevat määrärahat on otettu Athenen talousarvioon 1. Operaation komentajan on toimitettava hallinnoijalle selvitys Athenen kautta neuvoston päätöksen 2004/197/YUTP 31 artiklan 3 kohdan mukaisesti rahoitetuista menoista, jotka ovat aiheutuneet ennen kuin operaatiota koskevat määrärahat on otettu Athenen talousarvioon. Menot on jaoteltava selvityksessä niiden luonteen tai kohteen mukaan neuvoston päätöksen 2004/197/YUTP liitteissä esitetyllä tavalla. Selvitys on annettava kahden viikon välein ja viimeistään 15 päivän kuluttua siitä ajanjaksosta, jota se koskee. 2. Kun operaatiota koskevat määrärahat on otettu Athenen talousarvioon, neuvoston päätöksen 2004/197/YUTP 31 artiklan 3 kohdan mukaisesti aiheutuneet menot rahoitetaan Athenen talousarviosta. 15 artikla Menot, jotka ovat aiheutuneet sen jälkeen, kun operaatiota koskevat määrärahat on otettu Athenen talousarvioon 1. Talousarviositoumuksen ja oikeudellisen sitoumuksen tekee sama tulojen ja menojen hyväksyjä, paitsi asianmukaisesti perustelluissa tapauksissa. 2. Toimivaltaisen tulojen ja menojen hyväksyjän on tehtävä talousarviositoumus jokaisesta toimenpiteestä, josta aiheutuu meno talousarvioon, ennen kuin hän voi tehdä oikeudellisen sitoumuksen kolmansiin osapuoliin nähden. 19

20 3. Mitään maksua ei saa suorittaa, jos sitä ei kata talousarviositoumus. 4. Operaation komentajan on toimitettava hallinnoijalle neuvoston päätöksen 2004/197/YUTP 36 artiklassa tarkoitettu joka kolmas kuukausi annettava selvitys viimeistään kuukauden kuluttua siitä ajanjaksosta, jota se koskee. Kyseisessä selvityksessä on oltava ainakin: (a) talousarvion toteuttamista ja määrärahojen siirtoa edellisiltä varainhoitovuosilta koskevat taulukot, joissa kaikki määrärahoja koskevat tulot ja menot on ryhmitelty momenteittain, luvuittain ja osastoittain; (b) tarvittavat perustelut menoille; (c) rahavirtalaskelma, jossa esitetään käteisvarat ja pankkitileillä olevat varat selvityskauden alussa ja lopussa sekä rahavirrat kyseisten päivien välillä. 5. Hallinnoijan pyynnöstä selvityksessä on esitettävä tulostili, tase, josta ilmenevät Athenen varat ja velat kolmansiin osapuoliin nähden, Athenelle kuuluvaa omaisuutta koskeva omaisuusluettelo, arvio Athenen kautta rahoitettuihin toimenpiteisiin liittyvistä riskeistä sekä maininta siitä, miten sisäinen valvonta toimii. 16 artikla Maksut 1. Maksu suoritetaan, ennakoita lukuun ottamatta, asianomaisen toiminnan päätyttyä, jos on olemassa todisteet siitä, että asianomainen toiminta on sopimusmääräysten mukainen. Välimaksuja voidaan kuitenkin suorittaa asianomaisen toiminnan etenemisen mukaan. 2. Tavaroita, palveluja tai urakoita koskevat maksut suoritetaan, jos on olemassa: (a) tavaroita, palveluja tai urakoita koskeva pyyntö tai asianomaisen hankintasopimuksen viitteet; (b) maksettava lasku tai poikkeustapauksissa, jos laskua ei voida saada, hankinnasta vastaavan toimihenkilön allekirjoittama todistus; todistuksessa on mainittava, miksi laskua ei voitu saada; 20

21 (c) ennakkoja tai välimaksuja lukuun ottamatta todistus tavaran toimittamisesta tai palvelun tai urakan suorittamisesta, jonka on allekirjoittanut toimittamisen tai suorittamisen varmistanut toimihenkilö; todistuksissa on aina tarvittaessa mainittava tietopalveluista tai tiedoista suoritetut maksut; asiakirjoissa on suojeltava tietolähteen turvallisuutta; (d) välimaksujen osalta asianomaisen toiminnan etenemistä koskeva todistus, jonka ovat allekirjoittaneet hankinnasta vastaava toimihenkilö ja tavarantoimittaja tai palveluntarjoaja. 3. Kaikki Athenen hallinnoimista varoista suoritettavat maksut edellyttävät tulojen ja menojen hyväksyjän sekä tilinpitäjän yhteistä allekirjoitusta. 4. Jos tulojen ja menojen hyväksyjä ja tilinpitäjä eivät voi olla operaatioalueella operatiivisten vaatimusten vuoksi, hallinnoija ja operaation komentaja voivat kumpikin oman toimivaltansa puitteissa poiketa 1 ja 2 kohdan säännöksistä siltä osin, kuin se sallitaan Athenen kautta rahoitettujen menojen toteuttamisesta vastaavan jäsenvaltion, yhteisön toimielimen tai kansainvälisen järjestön säännöissä tai tässä säädöksessä. Kyseisissä tapauksissa on perustettava ennakkotili. 17 artikla Sähköinen allekirjoitus Kun tuloja ja menoja hallinnoidaan tietojenkäsittelyjärjestelmillä, allekirjoitukset voidaan tehdä sähköisesti. 21

22 18 artikla Sähköiset asiakirjat Poikkeustapauksissa, jos alkuperäisten asiakirjojen lähettäminen tilinpitäjälle on käytännössä mahdotonta tai erittäin tehotonta, tämän säädöksen 7 artiklassa tarkoitettujen asiakirjojen sähköisesti lähetettyjä skannattuja kopioita tai faksilla lähetettyjä kopioita voidaan pitää hyväksyttävinä maksuperusteina edellyttäen, että toimivaltainen EU:n toimihenkilö tai ennakoiden hoitaja lähettää maksusta toimivaltaiselle tilinpitäjälle erillisen vahvistuksen, joka voidaan myös lähettää sähköisesti tai faksilla. Sähköisten asiakirjojen käyttö on perusteltava asianmukaisesti. Vastaavat alkuperäiset asiakirjat on toimitettava mahdollisimman pian toimivaltaiselle tilinpitäjälle. 22

23 II LUKU VARAINHOITO VIITE: Neuvoston päätös 2004/197/YUTP, sellaisena kuin se on muutettuna. 8 artikla Operaation komentaja 1. Operaation komentaja hoitaa johtamansa operaation yhteisten kustannusten rahoitukseen liittyviä toimivaltuuksiaan Athenen nimissä. 2. Johtamansa operaation osalta operaation komentaja: a) toimittaa hallinnoijalle ehdotuksensa talousarvioesitysten osaan "yhteiset operatiiviset menot/kustannukset"; b) toteuttaa tulojen ja menojen hyväksyjänä yhteisiin operatiivisiin kustannuksiin liittyvät määrärahat; hän käyttää toimivaltaa kaikkiin kyseisten määrärahojen toteuttamiseen osallistuvien henkilöiden nähden, ennakkomaksut mukaan luettuina; hän voi tehdä hankintoja ja sopimuksia Athenen nimissä; hän avaa johtamalleen operaatiolle Athenen nimissä pankkitilin. 3. Operaation komentaja voi tämän päätöksen nojalla toteuttaa tarpeellisiksi katsomansa toimenpiteet Athenen kautta rahoitettujen menojen toteuttamiseksi johtamansa operaation osalta. Hänen on ilmoitettava asiasta hallinnoijalle ja erityiskomitealle artikla Varainhoito 2. Athenen hallinnoimia varoja, operaation komentajalle uskotut varat mukaan luettuina, saa tallettaa vain ensiluokkaiseen rahoituslaitokseen euromääräisenä ja käyttötilille tai lyhytaikaiselle tilille. 31 artikla... Yhteiset operatiiviset kustannukset 2. Hallinnoija siirtää operaation komentajalle tämän pyynnöstä operaation menojen kattamiseen tarvittavat määrät Athenen pankkitililtä Athenen puolesta avatulle pankkitilille, jonka operaation komentaja on hallinnoijalle ilmoittanut. 23

24 19 artikla Pankkitilin avaaminen 1. Kullakin jäsenvaltion EU:n tulevaa operaatiota varten tarjoamalla esikunnalla on oltava oma Athenen nimissä oleva pankkitili Athenen myöntämien varojen vastaanottamista, säilyttämistä ja hoitoa varten. 2. Muissa tapauksissa operaation komentaja avaa pankkitilin Athenen nimissä vastaanottaakseen, säilyttääkseen ja hoitaakseen varoja, jotka Athene myöntää hänen johtamaansa operaatiota varten. 3. Jokainen sellaisen alaesikunnan, jonka yhteiset kustannukset rahoitetaan Athenen kautta, komentaja varmistaa, että pankkiin talletettuja Athenen myöntämiä varoja säilytetään erityisellä pankkitilillä, joka on avattu ja jota käytetään yksinomaan tähän tarkoitukseen. 20 artikla Talletukset ja valuutat operaatioiden yhteydessä 1. Operaation komentajan suoraan Athenen nimissä hallinnoimia varoja saa tallettaa vain euromääräisenä ja käyttötilille tai lyhytaikaiselle tilille ensiluokkaiseen rahoituslaitokseen, jonka pääkonttori sijaitsee jossakin jäsenvaltiossa. 2. Asianmukaisen valtuutuksen saaneen operaatioalueella olevan henkilön Athenen nimissä hallinnoimat varat: (a) on talletettava mieluiten euromääräisenä ja käyttötilille tai lyhytaikaiselle tilille ensiluokkaiseen rahoituslaitokseen, jonka pääkonttori sijaitsee jossakin jäsenvaltiossa; (b) voidaan kuitenkin tallettaa EU:n toimielimeen, jäsenvaltioon tai rahoituslaitokseen, jonka pääkonttori on kolmannessa maassa, jos isäntävaltiossa ei ole rahoituslaitosta, jonka pääkonttori olisi jossakin jäsenvaltiossa tai joka voisi tarjota riittävät vakuudet; talletusten on oltava euromääräisenä käyttötilillä tai lyhytaikaisella tilillä; 24

25 (c) voidaan säilyttää tai siirtää käteisenä tai matkašekkeinä, ellei isäntävaltiossa ole rahoituslaitosta tai rahoituslaitos ei voi tarjota riittäviä vakuita; (d) voidaan tallettaa tai säilyttää ja siirtää muussa valuutassa kuin euroina, jos euroa ei hyväksytä maksuvälineenä operaatioalueella. 3. Muina valuuttoina kuin euroina talletetut tai säilytetyt summat eivät saa ylittää operaatioalueella kahden kuukauden aikana ennakoitavissa olevia maksuja. 4. Athenen nimissä hallinnoituihin varoihin kohdistuvia riskejä on pyrittävä aina vähentämään kaikin mahdollisin tavoin. Rahoituslaitoksia, joiden pääkonttori on kolmannessa maassa, ja muuta kuin euromääräistä käteistä ja valuuttaa on käytettävä vain siinä määrin kuin operaation kannalta on tarpeen. 5. Kurssitappiot ja -voitot otetaan Athenen talousarvioon. 6. Pankkia ja kassavaroja koskevat tiedot, myös valuutan mukaan jaotellut tiedot, on sisällytettävä erityiskomitealle säännöllisesti toimitettaviin toteuttamisselvityksiin. 21 artikla Käteisvaroina tai matkašekkeinä olevien varojen turvallisuus 1. Athenen myöntämiä varoja, joita siirretään tai säilytetään käteisenä tai matkašekkeinä, suojellaan seuraavilla turvatoimenpiteillä: (a) jos joukkojen asema sallii, varoja vartioi asianmukainen ja riittävä määrä aseistettuja miehiä; voimankäyttösäännöissä on määrättävä asianmukaisesti vartijoiden aseenkäytöstä; (b) varoja on säilytettävä lukitussa tallelokerossa; tallelokeron avainten ja koodin on oltava yhden henkilön tiedossa; sen esikunnan, jolle varat on myönnetty, komentajan on säilytettävä vara-avaimia ja koodin kopiota sinetöidyssä kirjekuoressa; tallelokeron koodi on muutettava vähintään kuuden kuukauden välein ja vastuu on siirrettävä aina uudelle henkilölle. 2. Tulojen ja menojen hyväksyjä voi operatiivisten vaatimusten perusteella sallia poikkeamisen 1 kohdassa annetuista säännöistä. 25

26 III LUKU MÄÄRÄRAHASIIRROT VIITE: Neuvoston päätös 2004/197/YUTP, sellaisena kuin se on muutettuna. 20 artikla Määrärahasiirrot 1. Hallinnoija voi tarvittaessa operaation komentajan ehdotuksesta suorittaa määrärahasiirtoja. Hallinnoijan on ilmoitettava erityiskomitealle aikomuksestaan kolme viikkoa etukäteen, sikäli kuin tämä on mahdollista asian kiireellisyys huomioon ottaen. Erityiskomitean ennakkohyväksyntä vaaditaan kuitenkin silloin, kun: a) suunniteltu määrärahasiirto muuttaa operaation ennakoituja kokonaismäärärahoja; tai b) varainhoitokaudelle suunnitellut määrärahasiirrot luvusta toiseen ylittävät 10 prosenttia sen luvun määrärahoista, josta määrärahat siirretään, sellaisina kuin ne on otettu varainhoitovuoden talousarvioon päivänä, jona harkittava määrärahasiirtoehdotus tehdään. 2. Operaation komentaja voi, katsoessaan sen operaation moitteettoman toiminnan kannalta tarpeelliseksi, kolmen kuukauden kuluessa operaation aloittamispäivästä toteuttaa operaatiolle osoitettujen määrärahojen siirtoja momentilta toiselle ja luvusta toiseen talousarvion osassa "yhteiset operatiiviset kustannukset". Hänen on ilmoitettava asiasta hallinnoijalle ja erityiskomitealle. 22 artikla Operaation komentajan pyytämiä määrärahasiirtoja koskevat tiedot 1. Kun operaation komentaja katsoo määrärahasiirron tarpeelliseksi operaation kannalta, hänen on tehtävä hallinnoijalle ehdotus, johon on liitettävä asianmukaiset perustelut, tarvittaessa myös maininta määrärahasiirron kiireellisyydestä. 2. Hallinnoija ilmoittaa operaation komentajalle omasta tai erityiskomitean päätöksestä, joka on tehty neuvoston päätöksen 2004/197/YUTP, sellaisena kuin se on muutettuna, 20 artiklan 1 kohdan mukaisesti. 26

27 23 artikla Operaation komentajan tekemiä määrärahasiirtoja koskeva selvitys Operaation komentajan on johtamansa operaation aloittamista seuraavien toisen ja neljännen kuukauden aikana annettava erityiskomitealle selvitys neuvoston päätöksen 2004/197/YUTP 20 artiklan 1 kohdan mukaisesti tekemistään määrärahasiirroista, jos niitä on tehty, sekä niiden perusteluista. 27

28 IV LUKU MÄÄRÄRAHOJEN SIIRTO VARAINHOITOVUODELTA TOISELLE VIITE: Neuvoston päätös 2004/197/YUTP, sellaisena kuin se on muutettuna. 21 artikla Määrärahojen siirto varainhoitovuodelta toiselle 1. Operaatioiden valmisteluvaiheen tai niiden jälkeisten yhteisten kustannusten kattamiseen tarkoitetut määrärahat, joita ei ole sidottu, peruutetaan periaatteessa varainhoitovuoden lopussa. 2. Athenen hallinnoimien tarvikkeiden ja varusteiden varastointikulujen kattamiseen tarkoitetut määrärahat voidaan siirtää yhden kerran seuraavalle varainhoitovuodelle, sikäli kuin vastaava sitoumus on annettu ennen kuluvan varainhoitovuoden joulukuun 31 päivää. Yhteisten operatiivisten kustannusten kattamiseen tarkoitetut määrärahat voidaan siirtää seuraavalle varainhoitovuodelle, sikäli kuin niitä tarvitaan operaatioon, jota ei ole selvitetty loppuun. 3. Hallinnoijan on annettava edelliseltä varainhoitovuodelta siirrettäviä määrärahoja koskevat ehdotukset erityiskomitean hyväksyttäväksi ennen helmikuun 15 päivää. Ehdotukset katsotaan hyväksytyiksi, jollei erityiskomitea päätä toisin maaliskuun 15 päivään mennessä. 24 artikla Erityiskomitean päätökset määrärahojen siirrosta varainhoitovuodelta toiselle 1. Jo sidotut määrärahat, joita tarvitaan talousarvioon varainhoitovuoden loppuun mennessä otettujen oikeudellisten vastuiden kattamiseen, siirretään seuraavalle varainhoitovuodelle hallinnoijan päätöksellä. Hallinnoijan on ilmoitettava kyseisistä päätöksistä erityiskomitealle ennen helmikuun 15 päivää. 2. Kaikki muut määrärahojen siirrot varainhoitovuodelta toiselle on esitettävä erityiskomitealle ennen helmikuun 15 päivää. 25 artikla Varainhoitovuodelta toiselle siirrettyjen määrärahojen käyttö 1. Varainhoitovuodelta toiselle siirretyt määrärahat on käytettävä ennen asianomaisen varainhoitovuoden talousarviossa samaan tarkoitukseen myönnettyjen määrärahojen käyttöä. 28

29 2. Jos varainhoitovuodelta toiselle siirretyt määrärahat on sidottu, ne on käytettävä ainoastaan siihen tarkoitukseen, johon ne on sidottu. 3. Jos varainhoitovuodelta toiselle siirrettyjä määrärahoja ei ole sidottu sen varainhoitovuoden lopussa, jolle ne on siirretty, tai jos ne on vapautettu, ne peruutetaan. 29

30 V LUKU KIRJANPITO VIITE: Neuvoston päätös 2004/197/YUTP, sellaisena kuin se on muutettuna. 9 artikla Tilinpitäjä 1. Neuvoston pääsihteeri nimittää tilinpitäjän ja vähintään yhden apulaistilinpitäjän kahden vuoden toimikaudeksi. 2. Tilinpitäjä käyttää toimivaltaansa Athenen nimissä. 3. Tilinpitäjän tehtävänä on: a) suorittaa maksut asianmukaisesti, kantaa tulot ja periä vahvistetut saamiset; b) valmistella kunakin vuonna Athenen tilinpäätös ja kunkin operaation päätyttyä operaation tilinpäätös; c) avustaa hallinnoijaa tämän toimittaessa vuosittaisen tilinpäätöksen tai operaation tilinpäätöksen erityiskomitean hyväksyttäväksi; d) hoitaa Athenen kirjanpito; e) vahvistaa kirjanpitosäännöt ja -menetelmät sekä tililuettelo; f) vahvistaa ja validoida kirjanpitojärjestelmät tuloja varten sekä tarvittaessa validoida tulojen ja menojen hyväksyjän määrittelemät järjestelmät, joiden tarkoituksena on antaa tilitietoja tai niiden perusteluja; g) säilyttää kirjanpitotositteet; h) hoitaa käteisvaroja yhdessä hallinnoijan kanssa. 4. Hallinnoija ja operaation komentaja antavat tilinpitäjälle kaikki tarvittavat tiedot sellaisen tilinpäätöksen laatimiseksi, joka antaa oikean kuvan Athenen varoista ja Athenen hallinnoimasta talousarvion toteuttamisesta. He vastaavat tietojen oikeellisuudesta. 5. Tilinpitäjä on toiminnastaan vastuussa erityiskomitealle. 34 artikla Yhteisten operatiivisten kustannusten kirjanpito Operaation komentaja pitää kirjaa Athenelta saamistaan tilisiirroista sekä sitomistaan menoista ja suorittamistaan maksuista ja pitää yllä omaisuusluetteloa Athenen talousarviosta rahoitetusta irtaimesta omaisuudesta, jota käytetään hänen johtamassaan operaatiossa. 30

31 35 artikla Konsolidoitu kirjanpito 1. Tilinpitäjä pitää kirjaa maksuun pantavista rahoitusosuuksista ja suoritetuista tilisiirroista. Lisäksi hän laatii kirjanpidon operaatioiden valmisteluvaiheen tai niiden toteuttamisen jälkeisistä yhteisistä kustannuksista ja välittömästi hallinnoijan vastuulla toteutetuista operatiivisista menoista. 2. Tilinpitäjä laatii konsolidoidun kirjanpidon Athenen tuloista ja menoista. Kukin operaation komentaja toimittaa hänelle sitä varten tilitiedot johtamansa operaation yhteisten operatiivisten kustannusten kattamiseksi sitomistaan menoista ja suorittamistaan maksuista sekä hyväksymistään ennakkomaksuista. 38 artikla Vuosittainen tilinpäätös 1. Hallinnoija laatii tilinpitäjän ja kunkin operaation komentajan avustuksella Athenen vuosittaisen tulostilin, vuosittaisen taseen sekä toimintakertomuksen ja antaa ne erityiskomitealle ennen varainhoitovuoden päättymistä seuraavan vuoden huhtikuun loppuun mennessä. Vuosittaisessa tulostilissä on eriteltävä Athenen operaatioiden valmisteluvaiheen tai niiden toteuttamisen jälkeiset yhteiset kustannukset ja kunkin kyseisenä varainhoitovuonna toteutetun operaation yhteiset operatiiviset kustannukset, samoin kuin sekalaiset tulot ja jäsenvaltioilta ja kolmansilta valtioilta saadut tulot. Taseessa on eriteltävä vastaavaa-osassa kaikki Athenelle kuuluvat varat ja omaisuus ottaen huomioon niiden arvonalennus sekä mahdolliset menetykset ja poistot, sekä vastattavaa-osassa varaukset. Hallinnoijan on toimitettava tulostilit tilintarkastuslautakunnalle tarkastelua ja lausuntoa varten kunkin varainhoitovuoden päättymistä seuraavan vuoden helmikuun loppuun mennessä. 2. Erityiskomitea hyväksyy vuosittaisen tulostilin ja taseen. Se antaa vastuuvapauden hallinnoijalle, tilinpitäjälle ja kunkin operaation komentajalle kyseiseltä varainhoitovuodelta. 3. Tilinpitäjä ja kukin operaation komentaja säilyttävät kumpikin omalla tasollaan kirjanpidon ja omaisuusluettelon kokonaisuudessaan viiden vuoden ajan siitä päivästä, jona niitä koskeva vastuuvapaus on myönnetty. 31

32 26 artikla Periaatteet 1. Athenen tilinpäätöksen laadinnassa noudatetaan yleisesti hyväksyttyjä kirjanpitoperiaatteita, joita ovat: (a) toimintojen jatkuvuus; (b) varovaisuus; (c) kirjanpitomenetelmien johdonmukaisuus; (d) tietojen vertailtavuus; (e) olennaisuus; (f) bruttoperiaate; (g) sisältöpainotteisuus; (h) suoriteperusteinen kirjanpito. 2. Suoriteperusteisen kirjanpidon periaatteen mukaisesti tilinpäätöksessä otetaan huomioon 1 päivänä tammikuuta alkavan ja 31 päivänä joulukuuta päättyvän varainhoitovuoden kulut ja tuotot niiden maksupäivästä riippumatta. 3. Tilinpäätökseen vietyjen varojen ja velkojen arvo määritellään Athenen tilinpitäjän määrittelemien sääntöjen mukaisesti. 27 artikla Tilinpäätöksen rakenne 1. Athenen tilinpäätös laaditaan euromääräisenä, ja se sisältää: a) tulostilin, joka muodostuu seuraavista: talousarvion toteutumalaskelma, johon kootaan kaikki kauden talousarviotapahtumat tuloina ja menoina ja joka laaditaan noudattaen samaa rakennetta kuin talousarviossa; tuloslaskelma, joka osoittaa taloudellisen tuloksen kauden lopussa; 32

33 b) taseen, josta käy ilmi varallisuus ja taloudellinen asema kauden lopussa; c) rahavirtalaskelman, josta käyvät ilmi kauden aikana suoritetut kassaan- ja kassastamaksut sekä kassatilanne kauden alussa ja lopussa; d) selvityksen oman pääoman muutoksista, joka osoittaa yksityiskohtaisesti pääomatilien erissä kauden kuluessa tapahtuneet korotukset ja vähennykset. 2. Tilinpäätöksen liitteissä täydennetään ja tulkitaan 1 kohdassa tarkoitettuja tilinpäätöksessä esitettyjä tietoja ja annetaan kaikki muut kansainvälisen tason kirjanpitokäytännössä hyväksytyt tiedot, jos nämä tiedot ovat Athenen kautta rahoitettujen toimintojen kannalta olennaisia. 28 artikla Kirjaukset 1. Kirjaukset tehdään kahdenkertaisen kirjanpidon menetelmää noudattaen, jolloin kaikki kirjanpitoon viedyt tapahtumat tai muutokset kirjauksen kohteena olevilla tileillä näkyvät yhtä suurina kirjauksina debet- ja kredit-puolella. 2. Muista kuin euromääräisistä tapahtumista lasketaan vastaavat euromääräiset erät, jotka viedään kirjanpitoon. Valuuttamääräiset tapahtumat, jotka voidaan uudelleenarvostaa, arvostetaan uudelleen viimeistään tilinpäätöksen laadintahetkellä. Kurssi, jota käytetään euron ja muiden valuuttojen välisissä muuntotoimenpiteissä tiettynä päivänä annettavan taseen laatimisessa, on viimeisen edeltävän arkipäivän kurssi. 29 artikla Kirjauksen sisältämät tiedot Kirjauksesta on käytävä ilmi sen alkuperä, sisältö, kirjaustunnus sekä sitä koskevat tositteet. 33

34 30 artikla Tositteet 1. Kukin kirjaus perustuu päivättyyn ja numeroituun tositteeseen, joko kirjalliseen kuittiin tai muuhun tietovälineeseen, jolla taataan kirjauksen sisällön luotettavuus. 2. Samassa paikassa ja samana päivänä suoritetut samanluonteiset tapahtumat voidaan koota samaan tositteeseen. 31 artikla Kirjauksen vahvistaminen 1. Päiväkirjaan ja inventaariin tehtyjen kirjausten lopullisuus varmistetaan vahvistamismenettelyllä, jonka jälkeen kirjausten muuttaminen ja poistaminen ovat kiellettyjä. 2. Ennen lopullisen tilinpäätöksen esittämistä sovelletun päättämismenettelyn tarkoituksena on vahvistaa aikajärjestys ja taata, että kirjaukset pysyvät muuttumattomina. 32 artikla Omaisuusluettelo 1. Valtuutettu tai edelleenvaltuutettu tulojen ja menojen hyväksyjä laatii toimivaltaisen tulojen ja menojen hyväksyjän alaisuudessa, asianomaisen talousarvio- ja rahoitusjaoston (J8) päällikön valvomana ja asianomaisen tilinpitäjän avustamana omaisuusluettelojärjestelmän sitä omaisuutta varten, josta hän on vastuussa. 2. Omaisuusluettelojärjestelmä tuottaa kaikki kirjanpitoon ja omaisuuden säilyttämiseen tarvittavat tiedot. 34

35 3. Omaisuusluetteloon merkitään ja käyttöomaisuustileille kirjataan kaikki hankitut hyödykkeet, joiden käyttöaika on yli vuoden ja jotka eivät ole kulutushyödykkeitä. Omaisuusluettelossa annetaan riittävä kuvaus hyödykkeestä, sen sijainnista ja vastaanottopäivästä sekä sen yksikkökohtaisista hankinta- tai tuotantokustannuksista. 4. Tulojen ja menojen hyväksyjän on tehtävä tarkastuksia varmistaakseen, että kukin hyödyke on olemassa ja omaisuusluetteloon tehtyjen merkintöjen mukainen ja että sitä pidetään asianmukaisesti kunnossa. 5. Omaisuus arvostetaan hankinta- tai tuotantokustannushintaan. Athenen vuosittaisessa tilinpäätöksessä käyttöomaisuudesta tehdään kuitenkin poistot. Omaisuuden arvon heikentyessä voidaan lisäksi tehdä arvonalennus. 6. Athenen kirjanpitäjä laskee poistot ja kirjaa ne tilinpäätökseen. Omaisuuden alkuperäinen arvo, arvioitu arvonalennus ja jäännösarvo merkitään tilintarkastuslautakunnalle ja erityiskomitealle esitettävään Athenen vuosittaiseen tilinpäätökseen. 33 artikla Tilinpitäjän tehtävät 1. Tilinpitäjä pitää toimivaltansa puitteissa ainakin päiväkirjaa ja pääkirjaa. 2. Kirjanpitokirjat koostuvat sähköisistä asiakirjoista, jotka ovat tilinpitäjän tiedossa ja joiden perusteella tapahtumat ovat todennettavissa. 3. Kirjanpitotapahtumat viedään päiväkirjaan mieluiten päivittäin ja toiminnoittain. Ne voidaan myös kirjata laatimalla kuukausittain tapahtumayhteenveto ja säilyttämällä kaikki asiakirjat, joiden perusteella tapahtumat voidaan varmentaa päivä- ja tapahtumakohtaisesti. 35