Päijät-Hämeen turvallisuuspäällikön loppuraportti

Transkriptio

1 Päijät-Hämeen turvallisuuspäällikön loppuraportti

2 2 Johdanto Päijät-Hämeen turvallisuuspäällikköprojekti alkoi ja jatkui asti. Tehtävät olivat erikseen määritelty ja ne liittyvät kaikkiin Päijät-Hämeen yhteentoista kuntaan. Ensisijainen tehtävä oli Päijät- Hämeen turvallisuussuunnitelman toimenpiteiden jatkaminen ja suunnitelman päivittäminen. Toinen tehtävä oli kaikkien kuntien riskienhallintaan liittyvän systemaattisen työn kartoittaminen nykytilan ja kehittämisen osalta. Lisäksi tehtävänä oli valmistella turvallisuus- ja riskipolitiikkaa Päijät-Hämeen kunnille. Tavoitteena oli valmistella toimintaa pitkäjänteisesti kestävälle pohjalle. Toimenpiteet Projekti alkoi lokakuussa 2013 ja tässä raportissa käsitellään tehtyjä toimenpiteitä aloituksesta alkaen aina asti, vaikka projekti loppui jo Raportti on vapaamuotoinen, sisältäen keskeisimmät toimet. Toimintaa ovat ohjanneet ensisijassa: - TUVA-toimikunta, joka oli ylin turvallisuuspäällikön toimintaa ohjaava elin, kokoontui toimintavuoden aikana yhteensä kolme kertaa. - TUVA-ryhmä, joka oli toimikunnan alla oleva ohjausryhmä. Ryhmä kokoontui toimintavuoden aikana yhteensä seitsemän kertaa. Lisäksi keskustelua käytiin puhelimitse ja sähköpostilla. Kuntien kanssa tehtiin yhteistyötä vaihtelevasti. Kaikissa kunnissa on toimintavuoden aikana käyty vähintään yhden kerran, toisissa useita kertoja. Työtehtävistä ensisijainen oli Päijät-Hämeen turvallisuussuunnitelman päivittäminen vuodelta 2010 vuodelle Suunnitelman henkilöresurssit asetettiin alas tuva-toimikunnan esityksen mukaisesti. Seuraavissa luvuissa kuvaan eri työtehtäviä. 1. Päijät-Hämeen turvallisuussuunnitelma 2014 Ensisijainen työtehtävä oli maakunnallisen turvallisuussuunnitelman päivitys/laatiminen. Annettu työmäärä kokonaisajasta oli %, joten suunnitelman laatiminen asetettiin tärkeysarvoltaan korkeaksi. TUVA-toimikunnasta saatiin ohje, ettei erillisiä toimikuntia tule perustaa aikaisemman suunnitelman päivittämistä varten. Erilaisia työryhmiä ja projekteja on jo liian paljon olemassa. Saadun ensivaikutelman mukaan sitouttaminen suunnitelman tekemiseen ja toteuttamiseen havaittiin siten haasteelliseksi. Suunnittelun alkuvaiheessa suunnitelman rakennetta ja muita seikkoja käytiin läpi erityisesti tuvaryhmässä. Suunnitelman valmistelu sisälsi useita välivaiheita, joista on kuvaus liitteenä olevasta projektiaikataulusta. Kyseinen suunnitelma ei toteutunut täysin, johtuen viestinnän haasteista. Esimerkiksi Etelä-Suomen sanomien päätoimittaja kertoi lehden olevan mukana suunnitelman asioiden lanseeraamisessa, mutta lehti ei kuitenkaan asiasta liiemmin kirjoitellut. Toinen merkittävä seikka oli muotoiluinstituutin tilanne, joka olisi voinut onnistua jos rahaa olisi ollut käytössä. Kuulemma opiskelijoiden motivointi ei onnistu mikäli ei taloudellista panosta ole mukana. Lisäksi opettajien palkat maksavat ja opetussuunnitelman työt oli jo annettu toisille toimintaa tukeville osapuolille. Suunnitelman laatimisen vaiheessa tutustuttiin muiden maakuntien suunnitelmiin ja käytiin Kotkassa aiheeseen liittyvässä seminaarissa. Eri suunnitelmien rakenteiksi havaitsin niiden monimutkaisuuden, jolloin lukijan innostus ei kantaisi kansilehteä pidemmälle. Tämän johdosta tehdyn suunnitelman rakenne on tiivis. Päijät-Hämeen turvallisuussuunnitelma 2014 on saanut kiitosta sisäministeriöstä, joka suunnitelmia valvoo. He pitävät suunnitelmaa erityisen onnistuneena ja toteuttamiskelpoisena.

3 3 Sisäministeriö on pyytänyt blogikirjoitusta asiaan liittyen ja lisäksi he tulevat ilmoittamaan päivän, jolloin projektipäällikön tulee esitellä suunnitelma ja siihen liittyvät asiat sisäministeriössä. Suunnitelma sisältää 39 yksinkertaista ja käytännönläheistä toimenpide-ehdotusta arjen turvallisuuden lisäämiseen. Maakunnan kunnista Heinola on ilmoittanut, ettei se ole mukana suunnitelman toteuttamisessa vaan tekee oman suunnitelman. Alueellisen suunnitelman haasteena on juuri alueellisuus ja tulevaisuudessa tulisi harkita kuntakohtaisten suunnitelmien laatimista. Silloin voidaan toimenpide-ehdotukset suunnata kunnan omiin erityispiireisiin ja samalla sitoutetaan kunnan edustajat suunnitelman toteuttamiseen. Nyt suunnitelma on tullut ulkopuolelta. 2. Kuntien riskienhallinnan kehittäminen Kuntien riskienhallinnan nykytilan selvitys ja siihen liittyvät kehittämisehdotukset oli asetettu työmäärältään % kokonaistyöajasta. Näin ollen turvallisuussuunnitelmalta jäänyt työaika tuli suunnata riskienhallinnan kehittämiseen. Työssä havaittiin kuitenkin useita haasteita kuntien osalta. Työtehtäviin liittyi kuntalain muutos , jolloin kuntien velvollisuudeksi tuli sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan toiminnan käynnistäminen. Aikaisemmin monessa kunnassa riskienhallinta on ollut sattumanvaraista ja siihen on liittynyt lähinnä talouden riskien tarkastelu. Uusi kuntalain määräys kuitenkin velvoittaa kuntia kokonaisvaltaiseen riskienhallintaan, jolloin strategiset, toiminnalliset, taloudelliset ja muut riskitekijät tulee kunnassa riittävästi huomioida. Lisäksi kunnassa tulee huomioida sisäisen valvonnan merkitys, joka ei ole sama asia kuin sisäinen tarkastus. Työtehtävään liittyen annettiin kunnille esimerkiksi seuraavanlainen toimenpide-ehdotus: Kunnanjohtajan johtoryhmässä tulee käsitellä riskienhallintaan liittyvät asiat omana, esityslistan yhtenä aihekokonaisuutena. Edellä mainittu aihealue sisältää keskustelun strategisista, taloudellisista ja toiminnallisista riskeistä. Lisäksi keskustelua tulee käydä vakuutus-/vahinkotapauksista ja sopimusriskeistä, mikäli niitä ei ole käsitelty taloudellisten riskien alla. Myös mahdollisista lakiasioista ja varautumisen tasosta on hyvä keskustella. Seuraava esitys johtoryhmän esityslistaan tukee kuntalain velvoittaman sisäisen valvonnan, mutta ennen kaikkea riskienhallinnan toteutumista. Kunnanjohtajan johtoryhmän esityslistan kohta x Keskustelua kunnan riskienhallinnan tilanteesta ja kunnan riskeistä: a) strategiset riskit (pitkä aikavälin riskit kuten asukasluku, valtionapu, kunnan kannalta kriittiset toimijat, ym.) b) taloudelliset riskit (rahoitus-, korko-, takausriskit, ym.) c) toiminnalliset riskit (henkilöstö-, sopimus-, projekti-, tieto/tietotekniset riskit, ym.) d) vakuutus-/vahinkotapahtumat e) lakiasiat (lainsäädännön muutokset, mahdolliset oikeudenkäynnit, ym.) f) varautumisen taso Kunnan riskienhallinnan asiat tulee käsitellä kunnanjohtajan johtoryhmässä (tai päätäntävallan omaavassa erillisessä riskienhallintaryhmässä) vähintään neljä kertaa vuodessa. Johtoryhmissä tulee olla tieto riskeistä ja siitä miten riskeihin on varauduttu.

4 4 Kuntien riskienhallinnan kartoittamisessa käytettiin kyselylomaketta ja muita menetelmiä. Haastattelut jokaisessa kunnassa, koulutukset eri aiheista ja kuntien esittämät kysymykset antoivat kuvan kunnan tilanteesta. Vaihtelu kuntien välillä on merkittävä. Joissain kunnissa ollaan hyvässä tilanteessa kun taas jossain kunnassa ollaan hyvin alkuvaiheessa. Eräs kunta ilmoitti, ettei heitä laisinkaan kiinnosta moiset riskiasiat. Kuntien riskienhallinnan kehittämistoimista annettiin muiden asiakirjojen lisäksi erillinen salassa pidettävä asiakirja. Kyseinen asiakirja sisältää tietoa, jota ulkopuolinen saattaa käyttää väärin. Kuntien varautuminen päivittäisiin haasteisiin on heikko. Nykyinen tilanne, jossa toiminnat kilpailutetaan, ei tue varautumista. Tällöin riski asian vaikutuksista on jätetty huomioimatta ja kiinnitetty huomiota vain halpaan hintaan. Kuntien riskienhallinnan toimia on tuettu asiakirjojen lisäksi myös sähköpostein, puhelinpalaverien avulla ja koulutuskäyntien kautta. Esimerkiksi Heinola käynnisti oman riskienhallintatoimen, jossa oltu mukana. Heinola on vuoden aikana oman tahtonsa mukaisesti saanut toimintansa hyvin käyntiin. Myös muita kuntia on tuettu ja niistä esimerkkinä Sysmä, joka on kehittänyt ja kehittää toimintaansa esimerkillisellä otteella. 3. Turvallisuus- ja riskienhallintapolitiikan laatiminen Kolmas annettu työtehtävä liittyi politiikan laatimiseen. Siihen ei ollut varattu työaikaa, mutta työtehtävä on edennyt projektipäällikön opiskelujen kautta. Opinnäytetyö aiheesta on valmisteilla ja se käsittelee turvallisuus- ja riskipolitiikkoja sekä esimerkkirunkoa kuntien käyttöön. Tarkoitus on tuottaa mallirunko, lähinnä otsikot, jonka avulla kunnat voivat tehdä oman poliittisen asiakirjan. Maakunnan kaikille kunnille ei ole kannattavaa laatia yhtä politiikan mallia, sillä kaikissa maakunnan kunnissa turvallisuus- ja riskienhallintatoimet vaihtelevat toisistaan. Esimerkiksi vahinkorahastoja ei ole kuin muutamassa kunnassa. Jokaisen kunnan tulee siten laatia oma politiikka, joskin se on vapaaehtoista. 4. Muut työtehtävät Vaikka työtehtävät eivät varsinaisesti sisältäneet muita työtehtäviä, oli erilaisia selvityksiä, neuvontoja ja muita toimintaa tukevia asioita lukematon määrä. Tämä kategoria voidaan osin lukea siihen, että työtehtävän tarkoituksena oli luoda toiminta pitkäjänteisesti kestävälle pohjalle. Useat asiat olivatkin pitkälti toimintaa rohkaisevia ja toiminnan kehittämiseen kannustavia. Esimerkkeinä muista työtehtävistä ovat seuraavat: Rahankuljetuksen ja säilyttämisen ohjeistus, uhkaavan henkilön kohtaaminen (johon liittyen käyty mm. tilaisuuksissa, joissa uhkaavia henkilöitä on ollut paikalla), entisen työntekijän häirintä ja uhkailut, henkilöturvalaiteiden hankinnat ja monet muut arkipäiväiset asiat. Muihin työtehtäviin voi lukea myös erilaiset ohjeet, esimerkiksi koulujen poistumisharjoituksen järjestämisestä kouluissa vuosittain ja keväällä Asikkalan aloitteesta tehty kesäasukkaan turvallisuusvinkit -artikkeli, joka julkaistiin mm. Ylen, Orimattilan, Hämeenkosken ja Asikkalan toimesta.

5 5 Johtopäätökset Päijät-Hämeen turvallisuuspäällikköprojekti on ollut projektihenkilölle mielenkiintoinen ja maakunnan turvallisuustilanteen näkemystä avaava kokemus. Voidaankin suositella, että maakunnalliselle turvallisuuden ja riskienhallinnan asiantuntijalle on tilaus olemassa ja asiantuntijan tehtävää kunnille markkinoida. Varautumisen osalta kunnat voivat käyttää pelastuslaitosta voimassa olevan alueellisen sopimuksen turvin (palvelutasopäätös), mutta työtehtävän ohessa havaittiin, että turvallisuus- ja riskienhallintapäällikkö ohjeisti useita pelastuslaitoksen tehtäväkenttään kuuluvia asioita. Ehkä pelastuslaitoksen ja kuntien yhteistyö ei ole niin tiivistä kuin se maakunnissa voisi olla. Päijät-Hämeen turvallisuussuunnitelman päivitys onnistui aikataulussa ja sen sisällön osuus on ilmeisen onnistunut. Suunnitelmaa on jaettu sähköpostin liitteenä ja tätä raporttia kirjoitettaessa pohditaan kirjapainossa painettavien suunnitelmien määrää. Kuntien riskienhallinnan selvityksen perusteella voidaan havaita kunnan johdon kiinnostuksen suhde riskienhallinnan tasoon. Mikäli kunnan johto ei ole halukas kehittämään toimintaa, eivät esitetyt asiat voi toteutua. Jotkin maakunnan kunnat sen sijaa lähtivät kehittämään toimintaansa lähes olemattomasta, joka on kiitettävä suoritus. Turvallisuus- ja riskipolitiikan osalta osatavoite on vielä kesken. Tavoite täyttyy vuodenvaihteen aikana, jolloin opinnäytetyö valmistuu. Turvallisuus- ja riskipolitiikka on tosin ehkä tarpeeton, sillä kuntalain 13 määrää kunnat jossain määrin samanlaisia asioita toteuttamaan jo nyt. Muiden työtehtävien yllättävän suuri määrä hämmästytti. Arkipäiväisten tehtävien suoriutumisen varmistamiseksi asiantuntijuutta käytettiin maakunnassa laajalti. Kysymykset liittyivät pienistä arkipäivän yksinkertaisista asioista laajoihin kokonaisuuksiin ja jopa rikoksiin asti. Neuvo kysyttiin joskus yksinkertaisista asioista, joka antaa kuvan siitä, että turvallisuus- ja riskienhallintapäälliköltä uskallettiin asioita kysyä ja ennen kaikkea se, että pienetkin asiat askarruttavat ja vaikeuttavat päätöksentekoa. Johtopäätöksenä voidaan todeta, että työtehtävälle on laajaa kysyntää. Kuntien tarpeet ovat erilaiset ja samalla kuntien lähtökohdat poikkeavat toisistaan. Nyt toteutettu malli Lahden kaupungin tuottamasta mallista saattoi vaikuttaa yhteen kuntaan torjuvasti. Tulevaisuudessa voisi harkita toteutusmallia, jossa Päijät-Hämeen liitto tuottaa palvelun. Joka tapauksessa asiantuntijuutta tulee kuntiin tarjota, käyttää kunta palvelua hyväksi tai sitten ei. Projekti on vienyt turvallisuus- ja riskienhallintatoimintaa maakunnassa eteenpäin. Kyse on pitkälti ollut kunnan johdon kiinnostuksesta ja joissain tilanteissa rahasta. Yhteenvetona voidaan todeta, että vuoden projekti on ylläpitänyt vallitsevia kysymyksiä esillä ja siten edesauttanut monia kuntia kehittämään toimintaansa eri tavoin. Turvallisuus- ja riskienhallintapäällikkö on siten toiminut muistutuksena siitä, että kunnan tulee kehittää omaa toimintaansa oman etunsa vuoksi. Antti Prepula Lahdessa

6 SEURANTA TOTEUTUSVAIHE KEHITTÄMISVAIHE HAKUVAIHE PÄIJÄT-HÄMEEN TURVALLISUUS- JA RISKIENHALLINTAPROJEKTIN PROJEKTIAIKATAULU AJALLE 10/ /2014 Kartoitetaan vuoden 2010 suunnitelman nykyinen tilanne ja toimenpideehdotusten toteutumat vuoden 2010 suunnitelman työryhmien edustajilta Loka Marras Joulu Tammi Helmi Maalis Huhti Touko Kesä Heinä Elo Syys Loka Suunnitelma projektissa tehtävistä toimenpiteistä Tutustutaan Hollolan kunnan riskianalyysitoimintaan Selvitetään erilaisten tutkimustulosten ja tausta-aineiston perusteella mitä asioita asukkaat kokevat turvallisuutta vaarantavina. Aihekokonaisuuksien esitykset uuteen turvallisuussuunnitelmaan Kartoitetaan kuntien riskitilanteita ja nykytilaa Kuntakierros jokaisessa halukkaassa kunnassa Kuntaorganisaatioiden ulkopuolisten sidosryhmien tapaaminen Tilastojen keräminen ja analysointi Projektin keskeiset toimenpiteet. Turvallisuussuunnitelman laatiminen, riskienhallinnan kehittämisehdotukset sekä turvallisuus- ja riskipolitiikan valmistelu Projektiryhmien toiminta-aika Viestintä erillisen suunnitelman mukaan kuntalaisille ja muille toimenpideehdotusten kohteille. Projektin tulosten saattaminen kirjallisiksi toimenpide-ehdotuksiksi ja ohjeiksi. PÄIJÄT-HÄMEEN TURVALLISUUSSUUNNITELMA 2014 Projektiryhmien tulosten valvonta ja yhdenmukaistaminen tarvittaessa Kansalaisille suunnatun viestinnän seuranta ja ohjaus Projektin kokonaistoteutuman seuranta