Maakunnallinen lastensuojelupalvelun vaikuttavuusperusteinen järjestämismalli

Transkriptio

1 Maakunnallinen lastensuojelupalvelun vaikuttavuusperusteinen järjestämismalli - Lastensuojelun sijaishuollon laitoshoidon palvelujen hankinta Sisällys 1. Johdanto Projektin tavoitteet ja tulokset Projektin ohjausryhmä Projektin resurssit Aikataulu Kustannusarvio ja kuntien maksuosuudet Laadunvarmistus ja tulosten hyväksyminen Riskien arviointi... 7 Liitteet... 7 Hyväksyttäväksi projektin ohjausryhmän kokouksessa Dno TRE: 8175/ /2017 1

2 1. Johdanto Tampereen kaupunki yhdessä Tampereen seutukunnan kuntien ja Etelä-Pirkanmaan seutukunnan kuntien kanssa järjestää tällä hetkellä lastensuojelun sijaishuollon laitoshoidon palvelut yhteistoimintana (sopimus Dno TRE: 3106/2011). Yhteistoiminta pitää sisällään sijaishuollon laitoshoidon palvelujen hankinnan. Laitoshoidon palveluja koskeva sopimuskausi päättyy ja on tarpeen valmistella palvelujen kilpailutus. Pirkanmaan liiton Pirkanmaan parasta sotea -kokouksissa ja on keskusteltu lastensuojelun sijaishuollon laitoshoidon maakunnallisesta vaikuttavuusperusteisesta järjestämismalli -hankkeesta ja siihen liittyvästä palvelujen hankinnasta. Kokouksissa on todettu, että hankinnan valmisteluja toteutetaan maakunnalliselta pohjalta. Tampereen kaupungin hyvinvointipalvelujen esikunnan hankintatiimin toimesta hanke koottiin syksyn 2017 aikana projektiksi. Projektin tavoitteena on varmistaa, että lastensuojelun sijaishuollon laitoshoidon palvelut vastaavat aiempaa paremmin maakunnan asiakkaiden tarpeisiin ja että palvelut ovat vaikuttavampia. Lisäksi tavoitteena on tuottaa maakunnallinen lastensuojelun sijaishuollon vaikuttavuusperusteinen hankintamalli, joka toimii ketterästi sekä lastensuojelun asiantuntijoiden että palveluntuottajien näkökulmasta. Mallintamisella tavoitellaan hyödynnettävyyttä myös muissa sosiaalipalveluissa. Tampereen kaupunki on nähnyt lastensuojelun sijaishuollon niin merkittäväksi hankinnaksi, että se on nostettu innovatiivisten hankintojen tiekartalle yhdeksi kehitettäväksi kohteeksi. Koko Pirkanmaan kuntien osalta arvioidaan, että tämän hankinnan arvonlisäveroton arvo on noin miljoonaa euroa vuodessa. Hankinnassa on mukana yhteistoimintasopimuksen mukaisesti Tampereen ja Oriveden lisäksi: Kangasala ja Pälkäne, Nokia, Ylöjärvi, Pirkkala ja Vesilahti, Akaa ja Urjala sekä Valkeakoski. Edellä mainitut kunnat muodostavat ns. Luotsin yhteistoiminta-alueen. Joulukuussa tätä yhteisprojektia on keskustelutettu muiden Pirkanmaan kuntien kanssa ja tammi-helmikuun 2018 aikana selviää, mitkä muut seuraavista kunnista tulevat mukaan: Hämeenkyrö, Ikaalinen, Juupajoki, Mänttä-Vilppula, Parkano ja Kihniö, Ruovesi, Sastamala ja Punkalaidun sekä Virrat. Toukokuussa 2017 tehdyn kartoituksen perusteella edellä mainitut kunnat eivät ole aiemmin kilpailuttaneet lastensuojelun sijaishuollon hankintojaan. Kuhmoisten kunta liittyy kesällä 2018 Pirkanmaan maakuntaan. Kuhmoinen on tammikuussa ilmoittanut, että ei tässä vaiheessa lähde mukaan projektiin Dno TRE: 8175/ /2017 2

3 2. Projektin tavoitteet ja tulokset Tavoite 1 Lastensuojelun sijaishuollon laitoshoidon palvelut vastaavat aiempaa paremmin maakunnan asiakkaiden tarpeisiin ja palvelut ovat vaikuttavampia. Määritetään vaikuttavuusvisio palvelujen kehittämiseksi. Palvelun vaikuttavuuden kehittäminen edellyttää laajaa yhteistyötä eri toimijoiden kesken ja asiakkaan tarpeiden tulee olla kehittämisen keskiössä. Lisäksi vaikuttavuuden kehittämisessä tulee huomioida lastensuojelun laatusuositusten 1 näkökulmat sopimuskaudelle rakennettavassa toimintamallissa. Työvaiheet: - saatavilla olevan asiakasdatan (THL:n materiaalit, ja Pirkanmaan liiton kokoamat materiaalit) ja kootun asiakastiedon analysointi - asiakkaiden osallistaminen ja heidän tarpeidensa kartoittaminen (lapset/nuoret ja heidän biologiset vanhempansa) - nykyisten sijaishuollon laitoshoidon palvelutuotteiden arviointi: miten vastaavat asiakkaiden tarpeisiin? - lastensuojelun laitoshoidon palveluissa käytettyjen vaikuttavuusmittareiden benchmarkkaus - lastensuojelupalvelun vaikuttavuustavoitteiden määrittely laajassa yhteistyössä, markkinavuoropuhelutilaisuuksien järjestäminen - vaikuttavuusekosysteemin rakentaminen: tavoitteena on kehittää vaikuttavuutta ja tuloksia tarkastelemaan kykenevä lastensuojelun sijaishuollon palvelujärjestelmä. Yllämainitut työvaiheet osittuvat useampiin käytännön työtehtäviin. Tavoite 2 Maakunnallinen lastensuojelun sijaishuollon vaikuttavuusperusteinen hankintamalli toimii ketterästi sekä lastensuojelun asiantuntijoiden että palveluntuottajien näkökulmasta. Hankintalaki antaa mahdollisuuden kehittää sosiaali- ja terveyspalvelujen hankintaan uudenlaisia, ketterämpiä hankintamalleja ja -tapoja. Tämän projektin tavoitteena on luoda uudenlainen hankintamalli, jota voidaan soveltaa myös muissa sosiaalipalveluhankinnoissa. Projektissa selvitetään muun muassa, miten dynaamisen hankintajärjestelmän mallia voidaan hyödyntää. Hankinnassa tulee huomioida muuttuvat asiakastarpeet sopimuskauden aikana. 1 Laatusuosituksissa erottuu neljä sisällöllistä teemaa (Sosiaali- ja terveysministeriön julkaisuja 2014:4): i. osallisuus lastensuojeluasiassa ja kokemusasiantuntijuuden hyödyntäminen ii. iii. iv. lapsilähtöinen yhteinen palvelujärjestelmä ja eri toimijoiden välinen yhteistyö osaavat ammattilaiset, tehtävän jako ja työn tuki moniulotteinen arviointi Dno TRE: 8175/ /2017 3

4 Työvaiheet: - selvitetään tammi-helmikuun 2018 aikana, mitkä maakunnan kunnat Luotsialueen ulkopuolelta osallistuvat projektiin - tutkitaan, miten Palveluseteli- ja ostopalvelujärjestelmää (PSOP 2 ) voi hyödyntää uuden hankintamallin kehittämisessä - uuden hankintamenetelmän/-mallin luominen - tarjouspyyntömateriaalin koostaminen, sisältäen mm. tarjouspyynnön (hinnoittelut, vertailuperusteet, jne), palvelukuvaukset ja sopimusluonnoksen (sis. vaikuttavuusperusteinen kannustinjärjestelmä, keskeytyssäännöt) - kilpailuttaminen (tarjouspyynnön julkaisu, tarjousten käsittely ja mahdollinen vertailu, hankintapäätös) - sopimusten tekeminen valittujen palveluntuottajien kanssa - suunnitelma hyväksyttyihin laitoksiin tehtävistä ohjaus- ja valvontakäynneistä ennen niiden käyttöönottoa - vaikuttavuusperusteisen sopimuksen seurantajärjestelmän käyttöönoton valmistelu ja vastuiden määrittely sopimusseurannan osalta - suunnitelma ja toteutus sopimusten jalkauttamiselle (tämän työvaiheen laajuus riippuu siitä kuinka moni Luotsialueen ulkopuolinen kunta tulee mukaan hankkeeseen) Edellä mainittujen päätavoitteiden (tavoite 1 ja 2) lisäksi selvitetään digitaalisten ratkaisujen mahdollisuus olla osana lapsen asioista vastaavan sosiaalityöntekijän ja asiakkaan sekä palveluntuottajan välistä yhteydenpitoa ja palvelunseurantaa. Lapsen asioista vastaavan sosiaalityöntekijän tulee olla säännöllisesti yhteydessä sijaishuollossa olevaan lapseen ja hänen vanhempiinsa ja/tai läheisiinsä. Henkilökohtaisten tapaamisten lisäksi yhteydenpitoa hoidetaan puhelimen välityksellä. Lisäksi laitoksista toimitetaan lapsen asioista vastaavalle sosiaalityöntekijälle kuukausittain lasta koskeva ns. kuukausikooste. Työvaiheet: - vastuusosiaalityöntekijän, lapsen ja sijaishuoltolaitoksen välillä olevaan yhteydenpitoon liittyvien kehittämistarpeiden kerääminen ja analysointi - palvelun seurantaan liittyvien kehittämistarpeiden kerääminen ja analysointi huomioiden mahdolliset digitaaliset ratkaisut Projektin tulokset Lastensuojelun sijaishuollon hankinnasta julkaistaan huhtikuun 2018 loppuun mennessä tarjouspyyntö, joka pitää sisällään: o tulosperustaisen tavoitteen ja vaikuttavuusperusteisen kannustinjärjestelmän Dno TRE: 8175/ /2017 4

5 o suunnitelman projektissa mukana olevien kuntien lastensuojelun sosiaalityön ja kumppaniverkoston kattavasta kehittämisyhteistyöstä tulosperustaisten tavoitteiden saavuttamiseksi. o hankintamenettelyyn syntyvän uuden mallin, jota voidaan hyödyntää myös muihin sosiaalipalveluhankintoihin. Lisäksi, tunnistetaan digitaalinen ratkaisu/ratkaisuja, jota/ joita on mahdollista pilotoida hankintakauden aikana. 3. Projektin ohjausryhmä Tampereen kaupunki toimii projektin vetäjänä ja päävastuullisena toteuttajana. Projektille perustetaan ohjausryhmä, johon nimetään Tampereen kaupungilta edustajiksi sosiaalipalvelupäällikkö Maria Päivänen (ryhmän puheenjohtaja), palvelupäällikkö Minna Kuusela, sosiaalityöntekijä Anne Varho, suunnittelija Ilona Sola, suunnittelija Anna-Maija Koivisto, suunnittelija Irene Rinne sekä valvontakoordinaattori Jaana Mäenpää. Ohjausryhmän kokoonpanoa täydennetään edustajilla Luotsialueen kunnista ja Pirkanmaan maakunnan muista kunnista sekä yhdellä edustajalla Pirkanmaan liitosta. Ohjausryhmän tehtävänä on toimia projektin johtamisen tukena sekä ohjata ja valvoa projektin toimintaa. Ohjausryhmä seuraa projektin etenemistä suunnitelman mukaisesti. Ohjausryhmä kokoontuu tarvittavan määrän vuoden 2018 aikana, kuitenkin vähintään 3 kertaa. Ohjausryhmä voi nimetä eri tehtäviä varten sopivaksi katsomiaan alatyöryhmiä. Ohjausryhmä kokoontuu ensimmäisen kerran Tässä kokouksessa vahvistetaan hankkeen projektisuunnitelma. 4. Projektin resurssit Henkilöstöresurssit: Tampereen kaupunki on palkannut projektille o määräaikaisen suunnittelijan ajalle , o lisäksi hankintatiimin päätoiminen suunnittelija on projektissa mukana 85 %:n työpanoksella ajalla 1-6/2018 ja sen jälkeen arviolta 50 % työpanoksella 1/2019 asti. o Hyvinvointipalvelujen hankintatiimistä on projektin käytettävissä myös kolmas suunnittelija, jonka työpanos kohdistuu erityisesti tavoitteen 2 työstämiseen, ajalla 1-4/18 arviolta 20 %. o Tavoitetta 2 työstää myös määräaikainen (kaupungilla palkkasuhteessa oleva) amktutkintoaan suorittava harjoittelija ajalla 1-2/2018. Lisäksi tarpeen mukaisesti hyödynnetään asiantuntijatiimiä, joka koostuu Tampereen kaupungin henkilöstöön kuuluvista työntekijöistä, ja projektin ohjausryhmän päätöksen mukaisesti muiden maakunnan kuntien työntekijöistä Dno TRE: 8175/ /2017 5

6 Asiantuntijaresurssit: Projektin asiantuntijaresurssina käytetään Owal Group Oy:n työpanosta arviolta noin 13 konsulttipäivän verran ajalla 1-4/2018. Owal Group Oy:n työpanos kohdistuu erityisesti vaikuttavuustavoitteiden ja sitä kuvaavien indikaattoreiden määrittämiseen ja seurantajärjestelmän rakentamiseen. Työpanoksen kohdistumisesta on erikseen sovittu Owal Group Oy:n kanssa. Tampereen yliopiston asiantuntijaresurssi tukee sijaishuollon vaikuttavuuden arvioinnin kehittämistä tuoden tutkimusosaamisensa osaksi projektin tavoitteiden toteutumista. Asiantuntijuus kohdistuu erityisesti vaikuttavuusekosysteemin hahmottamiseen palvelujärjestelmän kehittämiseksi. Tuomi Logistiikka Oy:n hankinta-asiantuntijuus kohdistuu varsinaisen kilpailutuksen toteuttamisen vaiheiden läpivientiin. 5. Aikataulu Projektin aikataulusuunnitelma on liitteenä Kustannusarvio ja kuntien maksuosuudet Arvio projektin kokonaiskustannuksista on liitteenä 2. Projektin kustannukset katetaan osallistujakuntien kesken niiden mukaisen alle 18-vuotiaiden asukasmäärän perusteella. Kustannukset tarkistetaan tilinpäätöksen jälkeen. Mikäli kustannukset alittavat ennakkoon maksetun summan, palautetaan ennakon ja toteutuneen välinen erotus kunnille samalla periaatteella kuin menot jakautuvat. Mikäli kustannukset ylittävät ennakkoon maksetun summan, peritään ennakon ja toteutuneen erotus kunnilta edellä mainitun periaatteen mukaisesti. Vuonna 2018 toteutettavat projektin kustannusten laskutusajankohdat sovitaan ohjausryhmän kokouksessa. 7. Laadunvarmistus ja tulosten hyväksyminen Projektin ohjausryhmän kokousten aikataulujen mukaisesti ohjausryhmän jäsenille kootaan kokouksiin tilanneraportit, joihin pohjaten ohjausryhmä ohjaa ja linjaa projektin etenemistä. Tämän lisäksi ohjausryhmä ja kunnista erikseen ilmoitetut yhdyshenkilöt voivat seurata projektin työskentelyn etenemistä projektille perustetussa Virta -työtilassa. Tavoitteena on, että ohjausryhmä kokoontuu hyväksymään tarjouspyynnön sisällön viimeistään huhtikuussa Projektin lopputulosten tarkastelun ajankohta ja hyväksyminen on viimeistään joulukuussa Dno TRE: 8175/ /2017 6

7 8. Riskien arviointi Projektin riskeiksi arvioidaan seuraavat: Riski 1: uuden hankintakonseptin toteutus ei onnistu. Saadaan toimimattomat sopimukset, jotka eivät huomioi muuttuvia asiakastarpeita. Riskinä on työtuntien huomattava lisääntyminen ja kustannusten nousu. Vaikutukset ovat usealle vuodelle. Vakavuus: Keskisuuri Todennäköisyys: 50 % Varautuminen: Huolellinen suunnittelu ja suunnitelman riittävä tarkastelu eri asiantuntijoiden kanssa projektin edetessä. Vaikutus: Ei kyetä vastaamaan asiakastarpeeseen riittävällä tavalla. Useiden vuosien negatiivinen kustannusvaikutus koko maakunnan alueella. Riski 2: Monien eri yhteistyötahojen yhdessä toimiminen asetettujen tavoitteiden tarkentamiseksi ja saavuttamiseksi ei toimi odotetulla tavalla ottaen huomioon projektin tiukan aikataulun. Resurssipula ja siitä johtuva henkilöstön mahdollisuus sitoutua projektin vaatimaan työskentelyyn. Vakavuus: Suuri Todennäköisyys: 60 % Varautuminen: Huolellinen suunnittelu, selkeä aikataulutus ja roolit projektiin osallistuville. Viestintä on säännöllistä ja selkeää. Vaikutus: Projektiin osallistuvien ylityöllistäminen. Projektin aikataulun pettäminen. Sopimuksia ei saada voimaan aikataulussa tai aikataulu viivästyy huomattavasti ja sopimusten jalkauttaminen viivästyy olennaisesti. Tyytymättömyys projektin tulokseen. Liitteet Liite 1 Projektin aikataulu Liite 2 Projektin kustannusarvio v Dno TRE: 8175/ /2017 7