Sopimus laskun elinkaaren kokonaispalvelun hankinnasta

Transkriptio

1 Sopimusluonnos nro 1/8 LIITE 5A SOPIMUSLUONNOS Sopimus laskun elinkaaren kokonaispalvelun hankinnasta 1 Osapuolet 2 Sopimuksen kohde ja sovellettavat yleiset ehdot 3 Palvelun sisältö ja laatu Tämän palvelusopimuksen (jäljempänä Sopimus ) osapuolia ovat Oulun Energia Oy [Y-tunnus], [osoite] (jäljempänä Tilaaja ) Oulun Sähkönmyynti Oy [Y-tunnus], [osoite] (jäljempänä Tilaaja ) Oulun Energian Siirto ja Jakelu Oy [Y-tunnus], [osoite] (jäljempänä Tilaaja ) Tilaajan yhteyshenkilö sopimusasioissa: ; ja [Palveluntuottaja] [Y-tunnus], [osoite] (jäljempänä Toimittaja ) Tilaajan yhteyshenkilö sopimusasioissa:. Tilaaja ja Toimittaja ovat myöhemmin yhdessä Osapuolet ja erikseen Osapuoli. Sopimuksen kohteena on kokonaisvaltainen laskun elinkaaren kattava palvelu. Palvelu on kuvattu tarkemmin liitteessä 2 Palvelukuvaus ja sen alaliitteissä. Tilaaja tuottaa sähkö- ja kaukolämpöasiakkaiden laskut järjestelmässään ja toimittaa tämän Sopimuksen mukaisen Palvelun tuottamiseksi tarvittavat tiedot Toimittajalle, josta Palvelun tuottaminen alkaa. Toimittajan tuottama Palvelu sisältää sähkö- ja kaukolämpölaskujen laskuaineiston jakelun loppuasiakkaille, reskontrapalvelun, muistutus- ja perintäpalvelun, laskujen maksamiseen ja maksuneuvontaan liittyvän asiakaspalvelun sekä sähköiset arkistointipalvelut (edellä mainitut yhdessä Palvelu ). Toimittaja tuottaa Palvelun käyttäen omia järjestelmiään ja omaa henkilökuntaa, joista Toimittaja vastaa. Toimittaja luovuttaa Sopimuksen mukaisesti suorittamansa Palvelun Tilaajalle, johon Palvelu päättyy. Toimittajan tulee toteuttaa Palvelu sellaisella rajapinnalla, jotka ovat kulloinkin integroitavissa sekä Tilaajan laskutusjärjestelmään että loppuasiakkaille tarjottavaan sähköiseen asiointipalveluun. Siltä osin kuin tässä Sopimuksessa tai liitteissä ei nimenomaisesti ole toisin sovittu, Sopimukseen sovelletaan Jyse 2014 Palvelut (jäljempänä JYSE )-ehtoja (huhtikuu 2017 päivitysversio). Palvelun sisältö ja laatu on tarkemmin kuvattu liitteessä 2 Palvelukuvaus ja sen alaliitteissä. Palvelu ja kaikki siihen liittyvä dokumentaatio tuotetaan suomen kielellä. Toimittaja vastaa siitä, että sen tuottaman Palvelun kokonaisuus vastaa sille asetettuja vaatimuksia. Vaatimuksia ovat: 1. Tilaajan tässä Sopimuksessa ja sen liitteissä erittelemät vaatimukset ja ominaisuudet, erityisesti liite 2 (Palvelunkuvaus) alaliitteineen.

2 Sopimusluonnos nro 2/8 2. Kaikki lisävaatimukset ja Palvelun ominaisuuksia kuvaavat tiedot, jotka Toimittaja on itse määrittänyt edellyttäen, että ne eivät heikennä edellä mainittuja vaatimuksia tai ole ristiriidassa niiden kanssa (Liitteet 6-xx). 3. Palveluun ja sen sisältämiin osioihin toimitushetkellä liittyvät voimassaolevat lakisääteiset vaatimukset Suomen lain ja EU-oikeuden mukaan sekä viranomaismääräykset. Mikäli Sopimukseen kohdistuvat vaatimukset ovat ristiriidassa keskenään, sovelletaan seuraavaa vaatimusten pätevyysjärjestystä siten, että ensin viitattu vaatimuskohta on jälkimmäistä pätevämpi: 3), 1) ja 2). 4 Palvelua koskevan muutoksen toteuttaminen Tämän Sopimuksen perusteella hankittavaan ja Toimittajan tuottamaan Palveluun sisältyy valinnainen osa, tarjouspyynnössä kuvattu optio Jatkuvasta saatavien myynnistä, jonka käyttöönotosta päätetään erikseen Tilaajien toimesta. Tilaaja ilmoittaa mahdollisesta valinnaisen osan käyttöönotosta Toimittajalle kirjallisella ilmoituksella. Muutostyön kustannukset laskutetaan hintalomakkeella määritellyn kehitystyön henkilötyöpäivähinnan mukaisesti. Toimittajalla on velvollisuus esittää Tilaajalle mennessä kirjallinen kuvaus ja aikataulu reskontratoiminnoista, jossa Toimittaja tiliöi loppuasiakkaisen suoritukset suoraan useamman eri Tilaajan kirjanpitoon laskun sisällön mukaisesti (esim. sähkönmyyjälle ja verkkoyhtiölle). Tiedot pitää pystyä noutamaan koneellisesti Toimittajan tuottamasta rajapinnasta. Muutostyön kustannukset laskutetaan hintalomakkeella määritellyn kehitystyön henkilötyöpäivähinnan mukaisesti. 5 Osapuolten yleiset velvollisuudet 5.1 Osapuolten yhteiset velvollisuudet 5.2 Tilaajan velvollisuudet Osapuolet sitoutuvat täyttämään Sopimuksen mukaiset velvoitteensa noudattaen sähkömarkkinalakia, energiatehokkuuslakia ja muita kulloinkin voimassa olevia niiden toimintaa säänteleviä lakeja ja asetuksia. Lisäksi Osapuolet sitoutuvat noudattamaan kulloinkin voimassa olevia sähköntoimitus- ja sähkönsiirtoehtoja, kaukolämmön sopimusehtoja sekä Energiaviraston antamia alan toimiohjeita koskevia määräyksiä ja päätöksiä. Tilaaja toimittaa Palvelun toimittamisen mahdollistavat tiedot käyttöönottoprojektissa sovittavien toimintatapojen mukaisesti. Tilaaja sitoutuu myötävaikuttamaan käyttöönoton onnistumiseen. Tilaaja vastaa siitä, että Sopimuksessa määritellyn Palvelun kuvaus vastaa Tilaajan tarpeita ja tavoitteita. 5.3 Toimittajan velvollisuudet Toimittaja suorittaa Palvelun Sopimuksen mukaisesti. Palvelu tuotetaan huolellisesti ja ammattitaitoisesti tietoturvallisuus huomioiden.

3 Sopimusluonnos nro 3/8 6 Palvelun suorittamista koskevat ehdot Toimittaja säilyttää Tilaajalta saamat tiedot huolellisesti ja vastaa siitä, ettei Toimittajan haltuun luovutettua Tilaajan aineistoa tai siitä valmistettuja tuloksia luovuteta palvelutuotantoon kuulumattomille tahoille. 6.1 Palveluiden suorittamisen alkaminen Palveluun liittyvä käyttöönottoprojekti alkaa Sopimuksen allekirjoituksella. Laskun elinkaaren kokonaispalvelun tuotantokäyttö alkaa Tilaajan ottaessa käyttöön uudistettavana olevan laskutusjärjestelmän joko tai taikka edellä mainittua myöhempänä Tilaajan erikseen ilmoittamana ajankohtana. 6.2 Hinnat ja niiden tarkastaminen Toimittaja veloittaa Tilaajaa suorittamastaan palvelusta Sopimuksen liitteenä olevan hinnaston mukaisesti. Hinta on kiinteä 2 vuotta, minkä jälkeen noudatetaan JYSE-ehdoissa määriteltyjä hinnanmuutosehtoja. Tällöinkin hinnankorotus voi olla enintään 2 % vuodessa. 6.3 Palveluiden laskutus Kuukausittainen laskutus alkaa sen jälkeen, kun Palvelu on otettu käyttöön hyväksytysti ja Sopimuksen mukaisesti. 7 Maksuehto Kuukausittainen laskutus tapahtuu jälkikäteen. Maksuehto on 21 päivää.

4 Sopimusluonnos nro 4/8 8 Salassapitovelvollisuus Osapuolet sitoutuvat noudattamaan kulloinkin voimassaolevan sähkömarkkinalainsäädännön, henkilötietolain ja muun lainsäädännön mukaisia salassapitovelvoitteita ja vaitiolovelvoitteita. Henkilötietojen käsittelystä sovitaan erikseen kohdan 9. mukaisesti. Lisäksi Osapuolet sopivat tällä Sopimuksella liiketoimintaansa liittyvien luottamuksellisten tietojen salassapidosta. Luottamuksellinen tieto tarkoittaa kaikkea Osapuoleen, sen kanssa samaan konserniin kuuluviin yhtiöihin, sen sopimuskumppaneihin, sen asiakkaisiin tai sen yhteistyökumppaneihin liittyvää, näiden tahojen ( Ilmaisija ) toiselle osapuolelle ( Vastaanottaja ) ilmaisemaa tai muulla tavoin Vastaanottajan tietoon tullutta ei-julkista tietoa, kuten esimerkiksi tietoa Sopimuksesta, liiketoiminnasta tai asiakkaista ( Luottamuksellinen Tieto ). Vastaanottajan tulee pitää Luottamuksellinen Tieto salassa kolmansilta osapuolilta eikä Vastaanottajalla ole oikeutta ilmaista sitä kolmansille osapuolille ( Salassapitovelvollisuus ). Salassapitovelvollisuus ei koske tietoa, i. joka on yleisesti saatavilla tai muuten julkista; ii. iii. iv. jonka Vastaanottaja on saanut haltuunsa kolmannelta osapuolelta ilman salassapitovelvollisuutta ja kolmannella osapuolella oli oikeus luovuttaa tieto; jonka ilmaisemiseen Ilmaisija on kirjallisesti suostunut; joka oli laillisesti Vastaanottajan hallussa ilman sitä koskevaa salassapitovelvollisuutta ennen tiedon saamista toiselta Osapuolelta; v. jonka Vastaanottaja on todistettavasti itsenäisesti kehittänyt hyödyntämättä Luottamuksellista Tietoa; tai vi. joka on pakottavan lain tai tuomion nojalla ilmaistavaksi edellytetty. Osana Salassapitovelvollisuutta Vastaanottaja sitoutuu: I. käsittelemään ja suojaamaan Luottamuksellista Tietoa vähintään vastaavalla huolellisuudella kuin omia yhtä arkaluontoisia ja tärkeitä tietojaan, ja joka tapauksessa vähintään asianmukaisesti tiedon luonne ja arvo huomioon ottaen; II. käyttämään ja hyödyntämään Luottamuksellista Tietoa ainoastaan Sopimuksen mukaisiin tarkoituksiin, paitsi milloin Ilmaisija on etukäteen kirjallisesti suostunut muuhun käyttöön; III. rajoittamaan pääsyn Luottamukselliseen Tietoon ainoastaan niihin Osapuolen työntekijöihin ja alihankkijoihin, joille se on Sopimuksen mukaisten velvollisuuksien täyttämiseksi välttämätöntä. Osapuolet sitoutuvat selvittämään edellä mainituille työntekijöilleen ja/tai alihankkijoilleen heidän Sopimuksen mukaiset velvoitteensa ja varmistamaan, että työntekijät ja/tai alihankkijat ovat sitoutuneet noudattamaan vähintään tämän sopimuskohdan 7. mukaista salassapitovelvollisuutta Luottamuksellisen Tiedon suhteen. Osapuolet vastaavat työntekijöidensä ja/tai alihankkijoidensa tämän Sopimuksen vastaisesta menettelystä; IV. pitämään yllä luetteloa henkilöistä, joille Luottamuksellista Tietoa on luovutettu tai joilla on pääsy Luottamukselliseen Tietoon, ja luovuttamaan luettelon pyydettäessä Ilmaisijan nähtäväksi; V. ilmoittamaan välittömästi Ilmaisijalle havaitsemastaan Luottamuksellisen Tiedon luvattomasta käytöstä tai ilmaisemisesta sekä kaikista muista tämän Sopimuksen vastaisista Vastaanottajan ja sen työntekijöiden ja

5 Sopimusluonnos nro 5/8 VI. alihankkijoiden toimista sekä toimimaan kohtuullisessa määrin yhteisyössä Ilmaisijan kanssa Luottamuksellisen Tiedon palauttamiseksi Ilmaisijalle ja sen luvattoman käytön tai ilmaisemisen lopettamiseksi. palauttamaan Ilmaisijan pyynnöstä kaikki Luottamuksellista Tietoa sisältävät asiakirjat, kuten alkuperäiskappaleet, kopiot ja yhteenvedot sekä kaikki Vastaanottajalle toimitetut aineelliset objektit, jotka sisältävät ja/tai ovat Luottamuksellista Tietoa. Vaihtoehtoisesti Ilmaisija voi halutessaan pyytää Vastaanottajaa palauttamisen sijasta tuhoamaan Luottamuksellisen Tiedon. Tällöin Vastaanottajan tulee vahvistaa tuhoaminen kirjallisesti. Tämän kohdan 8 mukainen Salassapitovelvollisuus sitoo Osapuolia Sopimuksen voimassa ollessa ja Sopimuksen päättymisen jälkeenkin. Salassapitovelvollisuus päättyy viiden vuoden kuluttua Sopimuksen päättymisestä. Sopimuksen päättymisellä ei kuitenkaan ole vaikutusta Salassapitovelvollisuuteen, jos voimassaolevasta lainsäädännöstä seuraa viittä vuotta pidempi salassapitovelvollisuus. 9 Henkilötietojen käsittely Henkilötietojen käsittelyyn liittyvät periaatteet, vastuut ja velvollisuudet on käsitelty liitteessä Alihankinta Toimittajalla on Tilaajan erikseen antamalla kirjallisen suostumuksen perusteella oikeus käyttää tämän Sopimuksen osan sopimusvelvoitteidensa täyttämisessä alihankintaa. Selvyyden vuoksi todetaan, ettei Toimittajalla ole oikeutta ulkoistaa kaikkien tämän Sopimuksen mukaisten sopimusvelvoitteiden täyttämistä kolmannelle osapuolelle. Toimittaja vastaa käyttämiensä alihankkijoiden työstä kuin omastaan. Alihankkijaa käyttävän Toimittajan on sovittava alihankkijan kanssa tietosuojasta ja salassapidosta, kuten tämän Sopimuksen kohdissa 8 ja 9 edellytetään. 11 Vakuutukset Toimittajalla on oltava toiminnan vastuuvakuutus määrältään vähintään yksi miljoonaa ( ) euroa Sopimuksen voimassaolon ajan. Toimittajan on toimitettava Tilaajalle todistus vastuuvakuutuksen olemassaolosta kahden (2) viikon kuluessa Sopimuksen allekirjoittamisesta, sekä myös erikseen pyydettäessä sopimuskauden aikana. 12 Vastuunrajoitus Tilaajalla ja Toimittajalla on oikeus saada vahingonkorvausta toisen Osapuolen sopimusrikkomuksesta aiheutuneesta välittömästä vahingosta. Jos Sopimus päättyy Toimittajasta johtuvasta syystä tämän Sopimuksen liitteenä 5 olevan Julkisten hankintojen yleisten sopimusehtojen (JYSE 2014 Palvelut) luvuissa 18 tai 19 mainituilla perusteella ja tästä aiheutuu Tilaajalle vahinkoa, on Tilaajalla oikeus vahingonkorvaukseen Sopimuksen ennenaikaisesta päättymisestä aiheutuneesta välittömästä vahingosta. Välitöntä vahinkoa ovat vahingosta Tilaajalle aiheutuneet suorat kulut, kuten reklamaatio- ja korjauskustannukset sekä hinnanero eli kateoston korvaus. Tilaajalla on oikeus saada vahingonkorvausta viivästyksestä tai muusta Toimittajan sopimusrikkomuksesta aiheutuneesta välittömästä vahingosta siltä

6 Sopimusluonnos nro 6/8 osin kuin vahingon määrä ylittää Tilaajalle maksettavan viivästyssakon ja muun Osapuolten erikseen sopiman sopimussakon. Tämän kohdan 12 mukaisia vastuunrajoituksia ei sovelleta, jos toinen Osapuoli on aiheuttanut vahingon tahallisesti tai törkeällä tuottamuksella, rikkonut salassapitovelvoitetta tai loukannut immateriaalioikeuksia. Tällöin vahinkoa kärsineellä Osapuolella on oikeus korvaukseen myös välillisestä vahingosta. 13 Sopimuksen muuttaminen Muutoin sovelletaan JYSE-ehdoissa määriteltyjä vastuunrajoitusehtoja. 14 Sopimuksen siirtäminen Tätä Sopimusta voidaan muuttaa vain Osapuolten kirjallisella sopimuksella. 15 Yhteyshenkilöt Toimittajalla ei ole ilman Tilaajan etukäteen antamaa kirjallista suostumusta saa siirtää tätä Sopimusta tai siitä johtuvia oikeuksia tai velvollisuuksia kolmannelle osapuolelle. 16 Sopimuksen voimassaolo ja päättäminen Sopimuksen Yhteyshenkilöt on lueteltu liitteessä 9 Yhteyshenkilöt. Osapuolet ovat velvollisia ilmoittamaan toisilleen viivytyksettä kirjallisesti yhteyshenkilöiden vaihtumisesta. 17 Muut ehdot 17.1 Pätemättömyys 17.2 Kohtuuttomuus Sopimus tulee voimaan, kun molemmat Osapuolet ovat sen allekirjoittaneet. Sopimus on voimassa toistaiseksi. Toistaiseksi voimassa olevan sopimuksen irtisanomisaika on Tilaajan puolelta kolme (3) kuukautta ja Toimittajan puolelta (6) kuukautta irtisanomisilmoituksen toimittamisesta. Sopimuksen irtisanominen tulee tehdä kirjallisesti. Sopimuksen voimassaolon päättyessä Toimittajalla on velvollisuus avustaa muutokseen liittyvissä työtehtävissä. Työstä laskutetaan hintalomakkeella määritellyn asiantuntijatyön henkilötyöpäivähinnan mukaisesti. Mikäli osa tästä Sopimuksesta on tai tulee lainsäädännöllisten muutosten, viranomaismääräyksen tai muun syyn takia pätemättömäksi tai mitättömäksi, sopimus on muilta osin yhä voimassa. Osapuolet sitoutuvat neuvottelemaan pätemättömän tai mitättömän sopimusehdon muuttamisesta Osapuolten yhteistä tahtoa vastaavaksi. Mikäli lainsäädännössä tapahtuvat muutokset, viranomaisten toimenpiteet, julkisen vallan määräämät maksut tai muut Osapuolista riippumattomat syyt johtavat suoritusvelvollisuuksien ilmeiseen epäsuhteeseen Toimittajan ja Tilaajan välillä, Osapuolet sitoutuvat neuvottelemaan keskenään tämän Sopimuksen ehtojen muuttamisesta ilmeisen epäsuhteen poistamiseksi.

7 Sopimusluonnos nro 7/ Ylivoimainen este 18 Sovellettava laki ja erimielisyyksien ratkaisu Osapuoli vapautuu suoritusvelvollisuuksistaan, jos sopimusvelvoitteiden rikkominen tai täyttämättä jättäminen johtuu ylivoimaisesta esteestä. Ylivoimaisena esteenä pidetään Osapuolten määräysvallan ulkopuolista tapahtumaa, jota Osapuoli ei ole voinut kohtuudella ottaa huomioon Sopimusta tehdessään ja jonka vaikutuksia Osapuoli ei voi kohtuudella välttää tai voittaa. Osapuolen alihankkijaa kohdannut ylivoimainen este katsotaan myös Osapuolen ylivoimaiseksi esteeksi, jos alihankkijaa käyttänyt Osapuoli ei voi kohtuudella hankkia alihankinnan kohteena olevaa suoritusta muualta. Osapuolen on viipymättä ilmoitettava ylivoimaisesta esteestä sekä esteen lakkaamisesta kirjallisesti toiselle Osapuolelle. Osapuolet ovat velvollisia käynnistämään neuvottelut ylivoimaisen esteen vaikutuksista tämän Sopimuksen noudattamiseen. Tähän Sopimukseen sovelletaan Suomen lakia, lukuun ottamatta sen lainvalintaa koskevia säännöksiä. Tästä Sopimuksesta, siihen liittyvistä sopimusasiakirjoista ja niiden tulkinnasta mahdollisesti aiheutuvat sekä niihin liittyvät erimielisyydet pyritään ensisijaisesti ratkaisemaan Osapuolten välisissä neuvotteluissa. Erimielisyydet, joista Osapuolet eivät ole päässeet sovintoon, ratkaistaan lopullisesti hankintayksikön kotipaikan käräjäoikeudessa. 19 Sopimuksen liitteet ja asiakirjojen pätevyysjärjestys Tähän Sopimukseen ja sen perusteella tuotettavaan Palveluun sovelletaan seuraavia Sopimuksen liitteitä ja asiakirjoja seuraavassa järjestyksessä: 1. Sopimus 2. Liite 1 Sopimus henkilötietojen käsittelystä 3. Liite 2 Palvelukuvaus ja mahdolliset alaliitteet [muodostetaan tarjouspyynnön liitteistä] 4. Liite 3 Hinnat [tarjouspyynnön hintalomake tarjouksesta] 5. Liite 4 Muut sopimuksen liitteet [muodostetaan tarjouksen liitteistä] 6. Liite 5 Yhteyshenkilöt 7. Liite 6 Julkisten hankintojen yleiset sopimusehdot (JYSE 2014 Palvelut, huhtikuu 2017 päivitysversio) 19 Päiväys ja allekirjoitukset Tätä Sopimusta on tehty 4 samansisältöistä kappaletta, yksi kullekin Osapuolelle. Tilaaja Oulussa xx.xx.2017 Toimittaja Kaupungissa xx.xx.2017 Oulun Energia Oy Juhani Järvelä toimitusjohtaja Yrityksen nimi Nimi Tehtävänimike

8 Sopimusluonnos nro 8/8 Oulun Sähkönmyynti Oy Sari Ukkola toimitusjohtaja Oulun Energian Siirto ja Jakelu Oy Katja Virkkunen toimitusjohtaja