Kälviän seurakunta Seurakuntaneuvosto VII/2016 Asia/esityslista Ma klo 18 Paikka: Kälviän seurakuntakoti Läsnä x/poissa -

Transkriptio

1 Kälviän seurakunta Seurakuntaneuvosto VII/2016 Asia/esityslista Ma klo 18 Paikka: Kälviän seurakuntakoti Läsnä x/poissa - Hautala Jaana jäsen - Isolankila Oiva jäsen x Kivistö Irja jäsen x Luoto Eeva-Liisa jäsen x Maunula Jukka varapuheenjohtaja, pj 80 ja 81 x Peltokorpi Eeva jäsen x Poutanen Minna jäsen - Salo Heikki I. jäsen x Stenberg Marja-Leena jäsen sihteeri 80, 87 x Toskala Jouko jäsen - Uusitalo Pia varajäsen x Jylhä Harri varajäsen x Hakkarainen-Jylhä Katariina sihteeri x Niemelä Heikki puheenjohtaja x 75 Kokouksen avaus Alkuhartaus: veisattiin virsi 501 ja puheenjohtaja luki Matt. 22: Kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus Esitys: Kokouskutsu ja esityslista lähetetty ti Todetaan läsnäolijat. Kokous todettiin lailliseksi ja päätösvaltaiseksi. 77 Pöytäkirjan tarkastajien valinta Esitys: Valitaan kaksi pöytäkirjantarkastajaa. Tarkastusvuorossa Oiva Isolankila ja Irja Kivistö.

2 Esityksen mukaan. Seurakuntaneuvosto Pöytäkirjan nähtävillä pitämisestä päättäminen KL 25 luvun 3 :n mukaan kirkkovaltuuston, kirkkoneuvoston ja seurakuntaneuvoston päätökset, seurakuntavaalien tuloksen vahvistamista koskeva päätös sekä niitä koskevat valitus- ja alistusviranomaisten päätökset on, jollei niitä tämän lain tai kirkkojärjestyksen mukaan ole pidettävä salassa, saatettava seurakunnan tai seurakuntien jäsenille yleisesti tiedoksi panemalla päätökset tai ilmoitus niistä julki seurakunnan ilmoitustaululle. Esitys: Kokouksen tarkastettu pöytäkirja pidetään julkisesti nähtävillä kirkkoherranvirastossa neljätoista päivää ti alkaen. Nähtävillä olosta ilmoitetaan kokouspäivänä viraston ilmoitustaululle asetettavalla ilmoituksella. Esitetyssä muodossa. 79 Kokouksen työjärjestyksen hyväksyminen Esitys: Kokouksen asialista hyväksyttäneen kokouksen työjärjestykseksi. Esityksen mukaisesti. 80 Lähetyssihteerin toimen järjestelyt Lähetyssihteeri Sirpa Kristiina Niemelälle on myönnetty toimivapaata lähetyssihteerin toimesta ajalle (Seurakuntaneuvoston päätös ). Lähetyksen ja ekumenian vastuuryhmä esittää, että viransijaiseksi valitaan Katariina Hakkarainen- Jylhä. Hän on antanut suostumuksensa. Esitys: Vs. lähetyssihteeriksi valitaan Katariina Hakkarainen-Jylhä. Palkkaus talousarvion mukainen. Jukka Maunula toimi puheenjohtajana ja Marja-Leena Stenberg sihteerinä ko. pykälän ajan. Katariina Hakkarainen-Jylhä ja Harri Jylhä poistuivat pykälän ajaksi. Heikki Niemelä jääväsi itsensä asian päätöksen ajaksi.

3 Katariina Hakkarainen-Jylhä valittiin vt. lähetyssihteeriksi ajalle Kirkkoherranviran järjestelyt Puheenjohtajana toimi Jukka Maunula. Heikki Niemelä jääväsi itsensä pykälän ajaksi. Tuomiokapituli on myöntänyt Heikki Niemelälle virkavapaata kirkkoherran virasta (Tuomiokapitulin päätös ). Tuomiokapituli on antanut määräaikaiset viranhoitomääräykset Kälviän seurakunnan kirkkoherran viran hoitamista varten (Tuomiokapitulin päätös ) Anne Kauppiselle sekä ja Erkki Murtomäelle Lokakuussa 2016 ja maaliskuussa 2017 voidaan tarvittaessa pyytää toimituspalkkiolla lähialueen pappeja suorittamaan kirkollisia toimituksia. Esitys: 1.Saatetaan seurakuntaneuvoston tietoon em. Tuomiokapitulin päätökset: Heikki Niemelälle virkavapaa Anne Kauppinen vs. kirkkoherra ja , Erkki Murtomäki vs. kirkkoherra Hyväksytään mahdolliset toimituspalkkioiset tuuraukset em. ajalle. 3.Seurakuntaneuvosto päättää maksaa Anne Kauppiselle ja Erkki Murtomäelle virkaehtosopimuksen mukaisen kirkkoherranviran palkan viransijaisuuskuukausilta. Kirkkoherranviran järjestelyt hyväksyttiin esityksen mukaisesti.

4 82 Lausunto keskusrekisterin perustamisesta Kokkolan seurakuntayhtymään Kokkolan seurakuntayhtymässä on keskusrekisterin perustamista mietitty jo usean vuoden aikana ja viime vuonna johtoryhmä päätti jatkaa valmistelua. Työryhmässä ovat olleet Heli Vepsäläinen, Anne Silfverberg, Marja Rytioja, Pirjo Pajunpää, Per Stenberg, Heikki Niemelä, Kristina Holm ja Helinä Marjamaa. Työryhmä on valmistelussaan ottanut huomioon kirkkohallituksen ohjeistuksen. Kirkkohallituksen täysistunto linjasi marraskuussa 2015 seuraavasti: Tavoitteena on, että tulevaisuudessa kirkonkirjojen rekisterinpitäjiä ovat alueelliset keskusrekisterit, jotka muodostuvat seurakuntayhtymien tai laajempien alueiden seurakunnista. Kirkkohallituksen täysistunto arvioi, että alueelliset keskusrekisterit ovat parempi vaihtoehto kuin yksi valtakunnallinen keskusrekisteri. Kirkonkirjojen pidossa tarvitaan edelleen paikallista kirkonkirjojen lukuun, paikkakuntien erityispiirteisiin ja historiatietoihin liittyvää asiantuntemusta. Laadittiin vastuunjakotaulukko, jossa työt jaettiin keskusrekisterin töihin ja muihin viraston töihin. Sen perusteella toteutettiin työajan seuranta tammi-helmikuun aikana. Selvityksen aikana on yhtenäistetty joitakin virastojen toimintoja, kuten virkatodistusten ja sukututkimuspyyntöjen toimitusaikoja. Toukokuun alussa otettiin käyttöön elää todistus- ja kirjauspyyntöjen skannaaminen kirjurin omaan kansioon, josta niitä on voitu virastoissa poimia työn alle. Tämä helpottaa töiden edistymistä ja asiakaspalvelua etenkin loma-aikoina. Kirkkoherranvirastot tekevät tällä hetkellä kirkonkirjojen pitoa, kirkkoherranviraston töitä ja muita mahdollisia töitä. Työntekijöitä on yhteensä 9 ja henkilötyövuosia 6,2 jakautuen seurakunnittain seuraavasti: Työntekijät Kokkolan suomalainen srk 2,1 osa-aik. (50%) 1 osa-aik. (55%) ja määräaik saakka Kokkolan ruotsalainen srk 1, 1 osa-aik. (87%) Kaustisen ja Ullavan srk 1, Kälviän srk 1 osa-aik. (60%) ja määräaik saakka Lohtajan srk 1 osa-aik. (72%) yhteensä 9 hlö / 6,2 htv. Työntekijöiden virat ja palkkamenot ovat yhtymän yleishallinnossa ja osa palkkakustannuksista jaetaan seurakunnille talousarviossa sovitun palkkajaon mukaisesti. Mikäli tällä hetkellä käytettävissä olevat 6,2 henkilötyövuotta jaetaan työajan seurannan perusteella, tarkoittaisi se, että kirkonkirjojen pitoon olisi käytettävissä 2,8 htv (44 %), kirkkoherranviraston töihin 2,2 htv (36 %) ja muihin töihin 1,2 htv (20 %). 20 Kirkonkirjojen pidon ja kirkkoherranviraston toimintakulut ja toimintatuotot vuoden 2016 talousarviossa: kirkonkirjojen pito kirkkoherranvirasto toimintatuotot toimintakulut toimintakate Keskusrekisteri voi organisoitua keskitetyn tai hajautetun mallin mukaisesti. Keskitetyssä mallissa kirkonkirjojen pito hoidetaan yhdestä virastosta, hajautetussa mallissa kaikki virastot tai osa niistä hoitavat kirkonkirjojen pitoa. Kirkkohallituksen selvityksen mukaan 64 %:ssa keskusrekistereistä on käytössään kokonaan keskitetty malli. Keskusrekisterin lisäksi useita palvelupisteitä oli 36 %:ssa keskusrekistereistä. Palvelupisteiden määrä vaihteli kolmen ja yhdeksän välillä. Keskusrekistereitä on perustettu moniin seurakuntayhtymiin. Työryhmä selvitti muutaman keskusrekisterin kokemuksia ja organisoitumista. Oulun hiippakunnan tuomiokapitulissa on meneillään selvitys alueen kirkonkirjojen pidon organisoitumisesta. Seurakunnille on järjestetty kysely. Tavoitteena on keskittää keskusrekisterin tehtäviä.

5 Kokkolan seurakuntayhtymän työryhmä päätyi esittämään keskusrekisterin perustamista hajautetun mallin mukaisesti, jossa nykyiset virastot säilyvät ja työt jakautuvat keskusrekisterin töihin (kirkonkirjojen pito) ja kirkkoherranviraston töihin sekä muihin mahdollisiin töihin. Työryhmän mielestä yhtymän organisaatioon soveltuu hyvin hajautettu malli, jossa yhteistyötä kehitetään ja toimintamalleja yhtenäistetään. Keskusrekisteri perustetaan vuoden 2017 alusta ja siihen on mahdollista liittyä myös muita seurakuntia. Vanhojen kirkonkirjojen digitointiprosessi on toteutettu ja tietojen tarkastus suoritetaan vuoden 2018 loppuun mennessä. Liite A/ 153 keskusrekisterin organisaatiomalli, esitellään kokouksessa. Liite B/ 153 alustava budjetti, esitellään kokouksessa. Liite C/ 153 vastuujakotaulukko, esitellään kokouksessa. Yhteinen kirkkoneuvosto on tehnyt periaatepäätöksen keskusrekisterin perustamisesta ja pyytää seurakuntaneuvostoilta lausunnot asiasta. Esitys: Kälviän seurakuntaneuvosto puoltaa hajautetun mallin mukaisen Keskusrekisterin perustamista Kokkolan seurakuntayhtymään. Muutoksessa on turvattava viraston lähipalvelujen säilyminen jokaisessa Keskusrekisteriin kuuluvassa seurakunnassa. Esityksen mukainen. 83 Seurakuntakodin tilojen uudelleen järjestelyjä Seurakunnan työntekijät ovat pohtineet seurakuntakodin tilojen käyttöä ja etsineet ratkaisuja tilojen tehokkaampaan käyttöön seurakuntalaisten ja seurakuntatyön parhaaksi. Erityisesti on mietitty ns. vanhan salin eli rippikoulusalin monipuolisemman käytön mahdollisuuksia. Nuorisotyö ja rippikoulutyö tarvitsevat Kodan lisäksi monipuolisempaa ja isompaa toimitilaa. Vanha Sali voisi toimia nuorten oleskelu- ja pelitilana sekä esim. gospelkahvilatilana samalla kun sitä edelleen käytettäisiin normaaliin viikkotoimintaan perhe-, varhaisnuoriso-, diakonia-, lähetysja musiikkityössä. Suuremmissa perhejuhlissa (hautajaiset, häät) vanhaa salia voisi käyttää edelleen tarjoilutilana. Ruokasalia sisustettaisiin niin, että hautajaisten tarjoilu mahtuisi kokonaan ruokasalin ja tarvittaessa lauantaisin myös kerhotilan puolelle sekä suurimmissa hautajaisissa myös vanhan salin puolelle.

6 Pienimuotoisetkin muistotilaisuudet voitaisiin pitää juhlasalin etuosassa tilanteen vaatimin sisustusjärjestelyin. Vanha eteistila pyrittäisiin sisustamaan verhoseinin toimivaksi varastotilaksi huomioiden eteisen esteetön käyttö kulkutilana sisään ja ulos. Lisäksi työntekijät harkitsevat työhuoneiden mahdollista vaihtamista toiminnan kannalta luonteviksi. Esitys: Seurakuntaneuvosto keskustelee seurakuntakodin tilojen käytöstä työntekijöiden suunnitelmien pohjalta. Seurakuntaneuvosto suhtautuu myönteisesti seurakuntakodin tilojen käytön monipuolistamiseen. 84 Kolehtisuunnitelma loppuvuodeksi 2016 Esitellään kokouksessa. Kolehtisuunnitelma hyväksyttiin. 85 Työntekijöiden luottamushenkilöiden kulujen jakaminen Seurakuntayhtymässä työntekijöiden luottamushenkilöinä toimivat luottamushenkilövaalissa valitut Kälviän seurakunnan työntekijät Tiina Autio ja Markku Hekkala. Luottamushenkilöistä koituu työnantajalle eli Kälviän seurakunnalle kustannuksia. Luottamushenkilöt toimivat koko seurakuntayhtymän työntekijöiden hyväksi. Siksi olisi oikeudenmukaista ja kohtuullista, että kustannukset jaettaisiin kaikkien seurakuntien kesken. Esitys: Kälviän seurakuntaneuvosto esittää seurakuntayhtymän hallinnolle, että luottamushenkilöiden kustannusten jakaminen oikeudenmukaisesti kaikkien yhtymän seurakuntien kesken selvitettäisiin. Seurakuntaneuvosto vaatii, että luottamushenkilöistä koituvat kulut jaetaan oikeudenmukaisesti seurakuntayhtymän seurakuntien kesken. 86 Tiina Aution hoitovapaa-anomus Lastenhoitaja Tiina Autio anoo osittaista hoitovapaata väliselle ajalle. Esitys: Hoitovapaa myönnetään.

7 Asia siirretään seuraavaan kokoukseen, lisäselvityksiä varten. 87 Muut asiat Partiolippukunta Kälviän Metsäveikot on virittelemässä toimintaansa uudelleen. Hankkeen vetäjät ovat olleet yhteydessä seurakuntaan. Seurakunta on ilmoittanut olevansa aikaisemman toiminnan mukaisesti partiolaisten taustayhteisönä edelleen. Esitys: Taustajärjestönä oleminen tarkoittaa aluksi toimitilojen, lähinnä Kodan antamista korvauksetta partiolaisten käyttöön. Kun toiminta alkaa virallisesti, selvitetään partion ja seurakunnan yhteyttä tarkemmin. Seurakunnan yhdyshenkilönä toimii nuorisotyönohjaaja Sirpa Klapuri. Asia saatettiin seurakuntaneuvoston tietoon. 87 Muut asiat Seurakuntaneuvosto keskusteli seurakunnan toimistosihteerin työajasta ja esittää yhtymälle työajan lisäämistä töiden lisääntymisen takia (digitarkastus ja seurakuntaneuvoston sihteerin työt). Katariina Hakkarainen-Jylhä ja Harri Jylhä jääväsivät itsensä 87 käsittelyn ajaksi ja sihteerinä toimi Marja-Leena Stenberg. Seurakuntayhtymälle esitetään toimistosihteerin työajan lisäämistä em. perustein. 88 Ilmoitusasiat Seurakuntayhtymä on myöntänyt seurakuntamestari Timo Alatuvalle vuorotteluvapaata Hänen sijaisenaan toimii Arto Polvikoski ja hänen vapaapäivä- ja lomasijaisenaan Matti Hirvi. Yhteinen kirkkoneuvosto on täydentänyt kirkon rakennustoimikuntaa. Rakennustoimikuntaan valittiin Anne Kauppinen ja Eeva-Liisa Luoto. 89 Oikaisuvaatimus ja valitusosoituksen antaminen Pöytäkirjan liitteenä

8 90 Kokouksen päättäminen Puheenjohtaja päätti kokouksen klo Veisattiin iltavirsi 560 ja luettiin Herran siunaus. Heikki Niemelä puheenjohtaja Katariina Hakkarainen-Jylhä sihteeri Jukka Maunula Marja-Leena Stenberg Puheenjohtaja 80, 81 Sihteeri 80 ja 87 Irja Kivistö pöytäkirjantarkastaja Oiva Isolankila pöytäkirjantarkastaja