KÄYTTÖOHJE Arkistonhoitajan käyttöliittymä Arkistonhoitajan käyttöliittymä. Käyttöohje

Transkriptio

1 Käyttöohje

2 Sisällys Tekniset vaatimukset Ohjelman osoite ja selaimen vaatimukset Varmennekortti Käyttäjäoikeudet Kortinlukijaohjelma ja varmenteen testaus Käyttöliittymään kirjautuminen Kirjautumisen vaiheet Kirjautumisen mahdolliset virhetilanteet Asiakirjojen hakeminen Haku henkilötunnuksella Haku tilapäisellä yksilöintitunnuksella Haku nimellä ja syntymäajalla Haku asiakirjan tai palvelutapahtuman tunnuksella Asiakirjojen perushaku Eri asiakirjaversioiden haku Mitätöityjen asiakirjojen haku Vanhojen asiakirjojen haku Lisähakuehdot Haun virhetilanteet Hakutulosten tarkastelu Hakutuloksen valinta ja toiminnot Yksittäisen asiakirjan tarkastelu Kahden asiakirjan tarkastelu yhtä aikaa Hakutulosten lisätoiminnot Asiakirjan mitätöinti Muut toiminnot... 10

3 1 on internetissä toimiva Web-käyttöliittymä, joka tarjoaa näkymän Potilastiedon arkistoon rekisterinpitäjän omiin tietoihin sekä pääliittyjän alla tuotettuihin tietoihin, pois lukien ostopalvelutilanteet. Tiedonhallintapalveluun tallennettuja asiakirjoja, kuten suostumuksenhallinnan asiakirjoja tai tahdonilmaisuja ei voi nähdä, koska niiden rekisterinpitäjä on Kela. Käyttöliittymässä tehdyt toiminnot lokitetaan henkilötasolla. llä voi hakea, tarkastella ja vertailla potilaan palvelutapahtuma- ja hoitoasiakirjoja, sekä luovutusilmoituksia ja ostopalvelun valtuutuksia. Käyttöliittymän päätarkoitus on auttaa virheiden selvittelyssä ja sillä voi myös mitätöidä virheellisiä Vanhojen tietojen arkistointi -palvelulla arkistoituja asiakirjoja. ssä voi tarkastella asiakirjoja ja niiden kuvailutietoja seuraavan tyyppisistä asiakirjoista: - potilasasiakirjat o palvelutapahtuma-asiakirjat o hoitoasiakirjat - ostopalvelun valtuutukset - luovutusilmoitusasiakirjat. 2 Tekniset vaatimukset 2.1 Ohjelman osoite ja selaimen vaatimukset n internet-osoite ilmoitetaan sähköpostilla liittymishakemuksessa ilmoitetulle hallinnolliselle yhteyshenkilölle kun liittyjä hyväksytään Potilastiedon arkiston käyttäjäksi. toimii Internet Explorer -selaimen versiolla 10 tai uudemmalla. Mobiililaitteiden selaimia ei tueta. Selaimen tulee sallia TLS 1.2 salaus (ks. Kuva 1). Kuva 1 Internet-asetukset 1

4 2.2 Varmennekortti Järjestelmään kirjautumisessa tarvitaan terveydenhuollon varmennekorttia ja kortinlukijaa. Varmennekorttina voidaan käyttää jotain seuraavista terveydenhuollon toimikorteista: - ammattikortti - henkilöstökortti - toimijakortti Huomatkaa, että varakorttia ei voi tässä yhteydessä käyttää. 2.3 Käyttäjäoikeudet Kanta-arkistonhoitajana voi toimia yksi tai useampi henkilö ja yksi henkilö voi toimia useamman rekisterinpitäjän Kanta-arkistonhoitajan roolissa. n käyttäjäoikeuksien lisääminen, poistaminen ja muutokset tapahtuvat kanta.fisivuston Kanta Ekstranetissä kohdassa Ammattilaisille > Terveydenhuollolle > Liittyminen ja asiakastiedot > Asiakkaan perustiedot (ks. Kuva 2). Katso tarvittaessa ohje Ekstranetin asiakastietojen ylläpidosta dokumentista Näin teet liittymishakemuksen ja päivität asiakastietojasi, joka löytyy kanta.fi-sivustolta kohdasta Ammattilaisille > Terveydenhuollolle > Asiakkuus > Asiakastietojen hallinta. Kuva 2 Käyttäjäoikeudet Kanta-arkistohoitajan roolissa toimivalta henkilöltä kysytään toimikortin numeroa, jolla tarkoitetaan kortin etupuolella olevaa 11-merkkistä tunnistetta (ks. Kuva 3), joka on sama kuin VARTTI-järjestelmässä oleva rekisteröintinumero. 2

5 Kuva 3 Toimikortin tunniste 2.4 Kortinlukijaohjelma ja varmenteen testaus Kortinlukijaohjelmana käytetään mpollux Digisign Client ohjelmistoa, jonka VRK tarjoaa maksutta (ks. Tietoa kortinlukijaohjelmistosta ja varmenteen testipalvelusta löytyy osoitteesta Varmenteiden testipalvelua voi käyttää kaikilla Väestörekisterikeskuksen myöntämillä varmenteilla. Ennen varmenteiden testaamista tulee kortinlukijan ja kortinlukijaohjelmiston olla asennettuna työasemaan. 3 Käyttöliittymään kirjautuminen än kirjaudutaan käyttäen varmennekorttia ja mpollux DigiSign Client kortinlukijaohjelmistoa (ks. luvusta 2 Tekniset vaatimukset). Ensimmäistä kertaa kirjauduttaessa än, saatetaan pyytää varmenteen vahvistamista (ks. esim. Kuva 4), valitse oikea varmenne ja valitse OK. Kuva 4 Vahvista varmenne 3.1 Kirjautumisen vaiheet 1. Aseta varmennekortti lukijaan. 2. Varmista että DigiSign-kortinlukijaohjelma on tunnistanut kortin (esim. kortinlukijan merkkivalo ei vilku enää). 3. Klikkaa Siirry Kanta käyttöliittymään painiketta (ks. Kuva5). 3

6 Kuva 5 n kirjautumissivu 4. Syötä varmennekortin PIN-koodi kortinlukijaohjelman tunnistussivulla (Kuva 6). Kuva 6 Kortinlukijaohjelman tunnistussivu Onnistuneen kirjautumisen jälkeen avautuu n päänäkymä (ks. Kuva 7). Kuva 7 n päänäkymä 3.2 Kirjautumisen mahdolliset virhetilanteet Mikäli kohtaat kirjautumisessa ongelmia, tulee tarkistaa kortinlukijaohjelmiston asennus ja tarvittaessa asentaa ohjelmisto uudelleen (ks. luku 2 Tekniset vaatimukset). 4

7 Jos PIN-koodin syöttämisen jälkeen tulee virheilmoitus Tätä sivua ei voida näyttää, on mahdollista että PINkoodin syöttäminen tapahtui liian hitaasti ja järjestelmä ehti katkaista yhteyden. PIN-koodi on syötettävä 30 sekunnin kuluessa. Tässä tilanteessa sulje selain ja yritä uudelleen. Mikäli ohjelma palauttaa kirjautujan PIN-koodin syöttämisen jälkeen n kirjautumissivulle, kyseiselle varmennekortille ei ole annettu n käyttöoikeuksia. Katso tarkemmin kappaleesta 2.3 Käyttäjäoikeudet. Mikäli ohjelma ilmoittaa kirjautumisessa tapahtuneesta virheestä (Kuva 8), on mahdollista että selaimesi ei jostain syystä ole huomioinut varmennekorttia tai olet klikannut Siirry Kanta käyttöliittymään -painiketta, mutta varmennekortti ei ole kortinlukijassa. Tässä tilanteessa sulje selain ja yritä uudelleen. Kuva 8 Kirjautumisen virhesivu 4 Asiakirjojen hakeminen Asiakirjojen hakuja tehdään käyttöliittymän päänäkymässä, joka avautuu heti sisään kirjautumisen jälkeen (ks. Kuva 7). Pakolliset hakuehdot on merkitty aina tähdellä. Asiakirjojen haku kohdistetaan valitun rekisterinpitäjän asiakirjoihin. Jos käyttäjällä on oikeudet useampaan eri rekisteriin, hakua tehdessä täytyy aina valita rekisterinpitäjä. Ohjelma valitsee oletuksena Kelan ylläpitämässä Arkistonhoitajarekisterissä olevan ensimmäisen organisaation tiedot. Asiakirjan tyyppi on pakollinen hakuehto. Osa hakuehdoista näkyy vain tietyn tyyppisille asiakirjoille (esim. palvelutapahtuman tunnus näkyy vain potilasasiakirjoille). Haun kohteena voi olla yksilöidyn potilaan asiakirjat, yksilöityyn palvelutapahtumaan liittyvät asiakirjat tai yksilöity asiakirja. Haku voidaan kohdistaa joko asiakirjojen viimeisimpään versioon tai kaikkiin asiakirjojen versioihin. Oletuksena ohjelma hakee sekä voimassa olevat että mitätöidyt asiakirjat, mutta haku voidaan kohdistaa myös pelkästään mitätöityihin asiakirjoihin. Vanhojen asiakirjojen haku on mahdollista vain potilasasiakirjoille. 4.1 Haku henkilötunnuksella Virallinen henkilötunnus on suositeltavin potilaan tunniste Kanta-palveluissa. Hakuehdoissa käytettävä potilaan tunnisteena henkilötunnusta, kun haetaan sellaisia asiakirjoja, joissa potilas on yksilöity virallisella henkilötunnuksella. Näitä tietoja ei saa haettua nimellä ja syntymäajalla. 4.2 Haku tilapäisellä yksilöintitunnuksella Kun potilaasta on arkistoitu tietoja tilapäisellä yksilöintitunnuksella (väliaikainen henkilötunnus), hakuehdoksi voidaan antaa asiakirjalla käytetty potilaan tilapäinen yksilöintitunnus. Tämä muodostuu organisaatiokohtaisesta OID-etuliitteestä ja paikallisessa järjestelmässä käytettävästä tunnusosasta (ks. Kuva 9). Kuva 9 Esimerkki tilapäisen yksilöintitunnuksen käytöstä hakuehtona 5

8 4.3 Haku nimellä ja syntymäajalla Kun potilaasta on arkistoitu tietoja tilapäisellä yksilöintitunnuksella, potilas voidaan hakua tehtäessä yksilöidä myös nimellä ja syntymäajalla. Pakollisina hakuehtoina on potilaan etunimi, sukunimi ja syntymäaika. Nimellä ja syntymäajalla haku ei kohdistu asiakirjoihin, joissa potilas on yksilöity virallisella henkilötunnuksella. 4.4 Haku asiakirjan tai palvelutapahtuman tunnuksella Mikäli haku tehdään asiakirjan tai palvelutapahtuman OID-tunnuksella, potilaan yksilöintitiedot voidaan jättää tyhjäksi. 4.5 Asiakirjojen perushaku Haku kohdistuu oletuksena käyttäjän valitseman asiakirjatyypin mukaisten asiakirjojen uusimpiin versioihin. Hakutulokset näytetään luettelona Hakuehdot-osion alla. Luettelosta voidaan siirtyä tarkastelemaan asiakirjojen kuvailutietoja tai sisältöä. Tarkastelutoimintoja kuvataan luvussa 5. Mikäli haku tuottaa yli 100 asiakirjaa, ohjelma näyttää ensimmäiset 100 asiakirjaa, antaa ilmoituksen Liikaa hakutuloksia ja pyytää tarkentamaan hakuehtoja (ks. Kuva 10). Kuva 10 Liikaa hakutuloksia Kun haku ei tuota yhtään asiakirjaa, antaa ohjelma ilmoituksen Ei yhtään hakutulosta. 4.6 Eri asiakirjaversioiden haku Jos arkistoituun asiakirjaan tehdään muutoksia tai asiakirja mitätöidään, siitä tallentuu uusi versio. Arkistonhoitajan käyttöliittymässä voidaan tarvittaessa hakea tarkasteltavaksi asiakirjan koko versiohistoria. Huom! Eri asiakirjaversioiden haussa on toistaiseksi huomioitava, että joissakin tapauksissa näytetään vain asiakirjan uusin versio. Tällöin n hakutuloslistan sekä Asiakirjojen tarkastelu ja vertailu -näytön Metatiedot-välilehden tiedot ovat oikein. MuotoiltuXML- ja XML-välilehdillä saatetaan näyttää asiakirjan uusimman version sisältö, vaikka pitäisi näyttää asiakirjan aikaisempi versio. Virhe on tiedossa ja se tullaan korjaamaan. Mikäli erityisistä syistä tarvitaan asiakirjojen aikaisempia versioita, eikä niitä saada llä haettua, tulee täyttää häiriöilmoituslomake, joka löytyy kanta.fi-sivustolta kohdasta Ammattilaisille > Palvelut > Häiriötilanneohje ja lähettää se sähköpostilla osoitteeseen tekninentuki@kanta.fi. 4.7 Mitätöityjen asiakirjojen haku Hakuehdolla Hae vain mitätöidyt rajataan hakutulos mitätöiviin asiakirjoihin. Mitätöivä asiakirja tarkoittaa sellaista asiakirjan uutta versiota, jonka sisältönä on milloin, mistä syystä ja kenen toimesta mitätöinti on tehty, mutta se ei sisällä mitätöintiä edeltänyttä asiakirjasisältöä. Mitätöivällä asiakirjalla kumottuun sisältöön voi porautua tarkastelemalla mitätöivän asiakirjan versiohistoriaa. 6

9 4.8 Vanhojen asiakirjojen haku Haku voidaan kohdistaa vanhoihin asiakirjoihin. Vanhat asiakirjat tarkoittavat erillisenä siirtoaineistona, Vanhojen tietojen arkistointi palvelulla, Potilastiedon arkistoon tuotua potilaskertomussisältöä. Nämä on voitu tuottaa esimerkiksi paperiarkiston aineistosta tai sellaisesta sähköisestä potilastiedosta, joka on muodostunut ennen Potilastiedon arkistoon liittymistä. 4.9 Lisähakuehdot Ohjelma tarjoaa hakujen tueksi hakua tarkentavia lisähakuehtoja. Nämä ehdot saadaan näkyville klikkaamalla Lisähakuehdot toimintoa (ks. Kuva 11). Näiden ehtojen käyttö on vapaaehtoista, mutta suotavaa hakujen rajaamiseksi. Lisähakuehdot ovat hyödyllisiä varsinkin jos haku palauttaa liian paljon asiakirjoja. Kuva 11 Lisähakuehdot Huom! Potilasrekisterin tarkenne -kenttä koskee vain työterveyshuoltoa ja toimii OID-muotoisella työnantajaasiakkaan Y-tunnuksella Haun virhetilanteet Mikäli hakuehdossa on virhe, ohjelma ilmoittaa siitä heti kyseisestä kentästä poistuttaessa tai viimeistään hakua yritettäessä. Tyypillinen virheilmoitus henkilötunnuksen syöttökentälle (ks. Kuva 12). Kuva 12 Haun virheilmoitus 7

10 5 Hakutulosten tarkastelu Kun hakutuloksia löytyy, aukeaa Hakuehdot-osion alle Hakutulokset-osio, johon hakutulokset listataan. Hakutuloksia voi näkyä kerrallaan 15. Jos hakutuloksia on yli 15, näkyy osion alareunassa listauksen sivutus (ks. Kuva 13). Kuva 13 Hakutulokset Näkyvät sarakkeet -toiminnolla voidaan sarakkeita piilottaa ja näyttää. ssä voi hakutuloksia tarkastella yksi kerrallaan tai halutessaan kahta asiakirjaa voi vertailla yhtä aikaa. Yksittäistä asiakirjaa voi tarkastella joko klikkaamalla suoraan asiakirjan tunnusta tai valitsemalla asiakirjan ja painamalla Tarkastele valittuja -painiketta. 5.1 Hakutuloksen valinta ja toiminnot Kun hakutuloksista on valittu asiakirja (ks. Kuva 14), näytetään hakutulosten alla kyseiseen asiakirjaan liittyviä toimintoja. Asiakirja voidaan ottaa tarkasteluun, poistaa asiakirjan valinta tai asiakirjasta voidaan hakea sen versiohistoria. Lisäksi on mahdollista rajata sarakkeita joita hakutuloksissa näytetään. Asiakirjan versioiden tarkastelua varten on kaksi toimintoa. HL7 versiot perustuu vain liittyvistä järjestelmistä arkistoituihin asiakirjoihin. Versiot-hakutulokseen voi vaikuttaa myös arkiston sisäisen kirjanpidon tuottamat versiotiedot. 8

11 Kuva 14 Asiakirjan valinta 5.2 Yksittäisen asiakirjan tarkastelu Kun yksittäistä asiakirjaa halutaan tarkastella, avautuu asiakirjan tarkastelua varten Asiakirjojen tarkastelu ja vertailu näyttö (ks. Kuva 15), jolta löytyvät seuraavat välilehdet: - Metatiedot, joka avautuu aina ensimmäisenä - MuotoiltuXML - XML, dokumentin konekielinen XML-muoto - PDF-katselu, mikäli asiakirja on PDF-muotoinen. Kuva 15 Asiakirjojen tarkastelu ja vertailu Huom! MuotoiltuXML-välilehden kautta tarkasteltuna asiakirjasta ei välttämättä näytetä kaikkia XMLvälilehdellä näkyviä tietoja. 9

12 5.3 Kahden asiakirjan tarkastelu yhtä aikaa Ohjelmassa on myös mahdollista vertailla kahta samantyyppistä asiakirjaa keskenään. Asiakirjoja vertaillakseen käyttäjän tulee valita hakutuloksista kaksi potilasasiakirjaa ja valita toiminto Tarkastele valittuja. Asiakirjojen vertailu tarjoaa samat välilehdet kuin yksittäisen asiakirjan tarkastelu. Asiakirjoja vertaillessa ei ole mahdollista mitätöidä asiakirjaa. 5.4 Hakutulosten lisätoiminnot Aiemmin mainitun asiakirjan tunnuksen klikkaamisen lisäksi muita pikatoimintoja hakutulosten tarkastelussa sisältävät Palvelutapahtuman tunnus -sarake ja Versio-sarake. Palvelutapahtuman tunnusta klikatessa haetaan kaikki kyseiseen palvelutapahtumaan liittyvät potilasasiakirjat ja näytetään ne hakutuloslistauksessa. Hakutulosrivin Versio -toimintoa klikatessa järjestelmä hakee kaikki kyseisen asiakirjan versiot ja palauttaa ne hakutuloslistauksessa. Hakutuloksia voidaan järjestää niiden sarakkeiden mukaan joissa on nuolimerkinnät. Potilaan asiakirjat voidaan järjestää esimerkiksi palvelutapahtumittain. 6 Asiakirjan mitätöinti Asiakirjan mitätöinti on mahdollista vanhoille potilasasiakirjoille. Mitätöi asiakirja -painike on näkyvillä Asiakirjojen tarkastelu ja vertailu näytössä (ks. Kuva 15), kun tarkasteluun on valittuna yksittäinen potilasasiakirja ja sen mitätöinti on mahdollista. Mitätöinti voi kohdistua asiakirjan uusimpaan versioon, jota ei ole aikaisemmin mitätöity. Hoitoasiakirjan mitätöinnissä ohjelma pyytää kirjaamaan mitätöinnin syyn ja vahvistamaan asiakirjan mitätöinnin. 7 Muut toiminnot Kirjaudu ulos toiminnolla käyttäjä kirjataan ulos ja suljetaan yhteydet. Tyhjää hakuehdot ja tulokset toiminnolla tyhjennetään hakutuloslistaus ja palautetaan hakuehdot alkuperäiseen tilaansa. 10