EUROOPAN PARLAMENTIN, NEUVOSTON JA KOMISSION ASIAKIRJOIHIN TUTUSTUMINEN

Transkriptio

1 EUROOPAN UNIONI EUROOPAN PARLAMENTIN, NEUVOSTON JA KOMISSION ASIAKIRJOIHIN TUTUSTUMINEN Käytännön opas

2 Suuri määrä muuta tietoa Euroopan unionista on käytettävissä Internetissä Europapalvelimen kautta ( Luettelointitiedot ovat teoksen lopussa. Luxemburg: Euroopan yhteisöjen virallisten julkaisujen toimisto, 2002 ISBN Euroopan yhteisöt, 2002 Tekstin jäljentäminen on sallittua, kunhan lähde mainitaan. Printed in Belgium

3 Esipuhe Tämän oppaan tarkoituksena on edistää avoimuutta. Euroopan unionin päätöksillä on yhä kasvava merkitys kansalaisten jokapäiväisessä elämässä, ja oikeus tutustua EU:n toimielinten asiakirjoihin on avoimuuden hengen mukaista. Euroopan yhteisön perustamissopimuksella turvataan kansalaisten oikeus tutustua Euroopan parlamentin, neuvoston ja komission asiakirjoihin. 30. toukokuuta 2001 annetussa asetuksessa (EY) N:o 1049/2001 vahvistetaan tämän oikeuden harjoittamista koskevat yleiset periaatteet ja rajoitukset. Euroopan parlamentti, neuvosto ja komissio ovat laatineet yhdessä tämän oppaan tehdäkseen kansalaisille helpommaksi niiden asiakirjoihin tutustumisen. Tämän oppaan sisältö ei ole oikeudellisesti sitova. Siinä esitetään lyhyesti asiakirjoihin tutustumista koskevat säännöt. Tutustumisoikeutta koskevien periaatteiden, edellytysten ja rajoitusten täsmentämiseksi viitataan virallisessa lehdessä julkaistuihin asianomaisiin teksteihin (katso liitteet). 3

4 EY:n perustamissopimuksen 255 artikla 1. Kaikilla unionin kansalaisilla sekä kaikilla luonnollisilla henkilöillä, jotka asuvat jossain jäsenvaltiossa, tai kaikilla oikeushenkilöillä, joilla on sääntömääräinen kotipaikka jossain jäsenvaltiossa, on oikeus tutustua Euroopan parlamentin, neuvoston ja komission asiakirjoihin jäljempänä 2 ja 3 kohdan mukaisesti määriteltyjen periaatteiden ja edellytysten mukaisesti. 2. Neuvosto vahvistaa 251 artiklassa määrättyä menettelyä noudattaen kahden vuoden kuluessa Amsterdamin sopimuksen voimaantulosta asiakirjoihin tutustumisoikeutta koskevat yleiset periaatteet ja rajoitukset julkisen tai yksityisen edun huomioon ottamiseksi. 3. Kukin edellä mainittu toimielin täsmentää omassa työjärjestyksessään erityismääräykset oikeudesta tutustua toimielimen asiakirjoihin. 4

5 Sisältö Johdanto 6 Asiakirjoihin tutustuminen käytännön ohjeita 7 Mistä löytää suoraan saatavissa olevat asiakirjat? 8 Virallinen lehti 8 Internet 8 Arkistot 9 Miten muihin asiakirjoihin voi tutustua? 10 Kuka voi esittää asiakirjapyynnön? 10 Mistä asiakirjan löytää? 10 Miten asiakirjapyyntö on esitettävä? 11 Kenelle asiakirjapyyntö osoitetaan? 11 Mitä asiakirjoihin tutustumisesta veloitetaan? 12 Kuinka asiakirjapyyntö käsitellään? 12 Vastaus asiakirjapyyntöön 12 Pyyntö hyväksytään 12 Pyyntö hylätään 12 Hyödyllisiä osoitteita 15 Liitteet 23 5

6 Johdanto Euroopan unionin toimintaympäristö on monimutkainen, eikä oikean osoitteen löytäminen ole aina helppoa. Jos toimielimet haluavat tutustuttaa kansalaisia toimintaansa, niiden on johdatettava kansalaisia löytämään tarvitsemansa tiedot. Ennen kuin menemme yksityiskohtiin, on syytä palauttaa mieliin kunkin toimielimen tehtävät, koska niiden tunteminen on ensimmäinen vihje siihen suuntaan, mistä haettava asiakirja voisi löytyä. Komissiolla on kaksoisrooli. Toisaalta se tekee ehdotuksia uusien säädösten antamiseksi Euroopan parlamentille ja neuvostolle ja toisaalta se valvoo, että unionin jäsenvaltiot noudattavat yhteisön lainsäädäntöä (komissio on perussopimusten vartija ). Euroopan parlamentti valitaan joka viides vuosi yleisillä ja välittömillä vaaleilla, ja se edustaa demokraattisesti 374 miljoonaa Euroopan unionin kansalaista. Parlamentti on yksi lainsäädäntövallan käyttäjä. Se hyväksyy yhdessä neuvoston kanssa suuren osan säädöksistä, ja sitä kuullaan muista lainsäädäntöehdotuksista. Parlamentti vastaa neuvoston kanssa myös talousarviosta. Parlamentti voi viime kädessä hyväksyä tai hylätä koko talousarvion. Parlamentti hyväksyy komission jäsenten nimityksen ja voi antaa komissiolle epäluottamuslauseen. Se on neuvoston ja komission poliittinen valvoja. Euroopan unionin neuvosto koostuu jäsenvaltioiden ministeritason edustajista. Se käyttää lainsäädäntövaltaa ja hyväksyy säädöksiä yhdessä parlamentin kanssa tai parlamenttia kuultuaan. Neuvosto tekee myös yhteistä ulko- ja turvallisuuspolitiikkaa sekä oikeus- ja sisäasioita (joissa asioissa neuvostolla on myös täytäntöönpanovalta) ja muita aloja koskevia päätöksiä. Tämän oppaan loppuosassa on hyödyllisiä osoitteita ja muita käytännön ohjeita. 6

7 Asiakirjoihin tutustuminen käytännön ohjeita Jotkut asiakirjat on julkaistu paperi- ja/tai sähköisessä muodossa. Sellaiset asiakirjat ovat suoraan yleisön tutustuttavissa. Voit pyytää tutustumista myös mihin tahansa julkaisemattomaan asiakirjaan, olipa se paperille kirjoitettu tai sähköisessä muodossa tallennettu teksti, äänitai kuvatallenne tai audiovisuaalinen tallenne. Asiakirjaan tutustuminen ei ole samaa! kuin yleinen tiedonhankinta. Toimielin voi lähettää pyytämäsi asiakirjat siinä muodossa kuin ne on julkaistu. EU:n toimielinten toiminnasta voi hankkia tietoja monista eri julkaisuista (muun muassa kirjat, raportit, selvitykset, tutkimukset, kirjaset ja esitteet) ja Internet-sivustoilta sekä hyvin kattavasta tieto- ja tiedotuskeskusten verkosta. 7

8 Mistä löytää suoraan saatavissa olevat asiakirjat? Virallinen lehti Euroopan yhteisöjen virallinen lehti (EYVL) julkaistaan paperi- ja sähköisessä muodossa Euroopan unionin yhdellätoista virallisella kielellä: englanniksi, espanjaksi, hollanniksi, italiaksi, kreikaksi, portugaliksi, ranskaksi, ruotsiksi, saksaksi, suomeksi ja tanskaksi. Virallista lehteä voi tilata Euroopan yhteisöjen virallisten julkaisujen toimistosta. Internet Useisiin sähköisessä muodossa oleviin asiakirjoihin voi tutustua suoraan toimielinten Internet-sivuilla. Niihin tutustuminen on maksutonta, ja tietoa on saatavissa unionin 11 virallisella kielellä. Voit avata asianomaisen verkkosivun suoraan tai yhteisen EUROPA-portaalin kautta. Esimerkkejä asiakirjoista, joihin voi tutustua suoraan Internetissä: komission kokousten esityslistat ja pöytäkirjat Euroopan parlamentin kannat komission lainsäädäntöehdotuksiin 8

9 neuvoston, komiteoiden ja työryhmien kokousten alustavat esityslistat sekä neuvoston lainsäädäntötyöhön liittyvät tiedonannot ja lainsäädäntöehdotukset Internet-sivuilla ovat käytettävissä muun muassa seuraavat tietokannat: EUR-Lex: virallinen lehti (EYVL) ja voimassaoleva lainsäädäntö CELEX: yhteisön lainsäädäntötietokanta, josta on mahdollisuus tehdä erityisesti yhteisön lainsäädäntöä ja oikeuskäytäntöä koskevia asiakirja- ja tiedonhakuja (maksullinen käyttö) PRE-Lex: toimielinten välisiä menettelyjä koskeva tietokanta, jonka avulla on mahdollista seurata komission ja muiden toimielinten päätöksenteon eri vaiheita Legistative Observatory (OEIL): Euroopan parlamentin tietokanta, jonka avulla on mahdollista seurata Euroopan unionin päätöksentekoa, toimielinten lainsäädäntötyötä, parlamentin valiokunta- ja täysistuntotyöskentelyä; täältä löytyy tiivistelmät lainsäädäntömenettelyjen kaikista vaiheista sekä kaikkien parlamentin laatimien asiakirjojen tekstit kokonaisuudessaan TED (Tenders Electronic Daily): Internet-versio EYVL:n täydennysosasta, joka sisältää toimielinten julkaisemat tarjouspyynnöt Arkistot Muutamia poikkeuksia lukuun ottamatta yli kolmekymmentä vuotta vanhat asiakirjat ovat suoraan yleisön saatavilla. Niihin voidaan tutustua toimielinten historiallisissa arkistoissa, joissa kaikissa on yleisölle avoimet lukusalit. Luettelo komission historiallisiin arkistoihin talletetuista asiakirjoista löytyy ARCHIS-tietokannasta Internetistä. Firenzessä sijaitsevassa Euroopan yliopistoinstituutissa säilytetään toimielinten historialliset arkistot, jotka ovat yleisön käytettävissä ja jonne yli kolmekymmentä vuotta vanhat asiakirjat siirretään vuosittain. 9

10 Miten muihin asiakirjoihin voi tutustua? Asiakirjapyyntö voi koskea sellaista asiakirjaa, jota toimielin ei ole asettanut julkisesti saataville. Asiakirja voi olla toimielimen laatima tai sen toimintansa yhteydessä vastaanottama. Kuka voi esittää asiakirjapyynnön? Kuka tahansa luonnollinen henkilö tai oikeushenkilö (järjestö, yritys ja niin edelleen) kansalaisuudesta tai kotipaikasta riippumatta voi esittää pyynnön saada tutustua Euroopan parlamentin, neuvoston tai komission asiakirjaan, eikä esittäjän tarvitse perustella pyyntöään. Mistä asiakirjan löytää? EU:n toimielimet ovat perustaneet asiakirjarekistereitä asiakirjojensa löytämisen helpottamiseksi. Niissä on tietoja esimerkiksi asiakirjojen otsikoista, julkaisupäivämääristä, laatijoista ja viitenumeroista. Rekisterit ovat käytettävissä Internetissä. 10

11 Joihinkin rekistereissä mainittuihin asiakirjoihin voi tutustua suoraan. Klikkaamalla asiakirjan numeroa tai otsikon vieressä olevaa kuvaketta saa asiakirjan koko tekstin ruudulle näkyviin. Jos asiakirjaa ei löydy rekisteristä, se ei tarkoita, ettei sitä olisi olemassa. Rekisterit ovat ainoastaan välineitä haun helpottamiseksi, ja niitä päivitetään tietyin väliajoin. Miten asiakirjapyyntö on esitettävä? Asiakirjapyyntö on tehtävä kirjallisesti jollakin seuraavista kielistä: englanniksi, espanjaksi, hollanniksi, irlanniksi, italiaksi, kreikaksi, portugaliksi, ranskaksi, ruotsiksi, saksaksi, suomeksi tai tanskaksi. Jos asiakirja löytyy rekisteristä, riittää, kun pyyntöön sisällyttää rekisterissä olevat tunnistetiedot. Jos asiakirjaa ei löydy rekisteristä, on syytä muotoilla asiakirjapyyntö mahdollisimman täsmällisesti ja esittää siinä mahdollisimman paljon tietoa, jotta haluttu asiakirja voidaan tunnistaa. Toimielinten verkkosivuilla on sähköisiä asiakirjapyyntölomakkeita ja asiakirjapyyntöjen esittämistä koskevia ohjeita. Kenelle asiakirjapyyntö osoitetaan? Pyyntö on osoitettava sille toimielimelle, jonka hallussa kyseinen asiakirja on. Asiakirjapyyntöjen lähetysosoitteet: Euroopan parlamentti: Euroopan parlamentin julkinen asiakirjarekisteri Neuvosto: pääsihteeristö, yksikkö Avoimuus, asiakirjoihin tutustuminen, tietoa yleisölle Komissio: pääsihteeristö, yksikkö SG/B/2 Avoimuus ja asiakirjojen saatavuus, suhteet kansalaisyhteiskuntaan tai asianomainen yksikkö 11

12 Mitä asiakirjoihin tutustumisesta veloitetaan? Asiakirjoihin tutustuminen on useimmiten maksutonta. Voit tutustua asiakirjoihin itse paikalla tai voit pyytää, että ne lähetetään sinulle sähköisesti tai paperikopiona. Jos pyytämäsi asiakirja on yli 20 sivua pitkä, toimielin voi veloittaa kopiointi- ja lähetyskulut. Kuinka asiakirjapyyntö käsitellään? Kun asianomainen toimielin on vastaanottanut asiakirjapyynnön, pyyntö kirjataan ja pyynnön esittäjälle lähetetään sitä koskeva vastaanottoilmoitus. Toimielimen on vastattava asiakirjapyyntöön 15 arkipäivän kuluessa sen kirjaamisesta. On erityisesti huomattava, että vastausaikaa voidaan erityisistä syistä pidentää 15 arkipäivällä, esimerkiksi jos pyydetty asiakirja on erittäin pitkä tai jos asiakirjoja on pyydetty erittäin suuri määrä. Vastaus asiakirjapyyntöön Pyyntö hyväksytään Toimielin lähettää asiakirjan toivomuksesi mukaisesti joko paperikopiona tai sähköisesti. Sinua voidaan myös pyytää tutustumaan asiakirjaan itse paikalla. Pyyntö hylätään Perustelu: Toimielin voi kieltäytyä antamasta tutustuttavaksi asiakirjaa, jos sen sisältämien tietojen ilmaiseminen vahingoittaisi sellaisen yleisen edun suojaa, joka koskee yleistä turvallisuutta, puolustusta, kansainvälisiä suhteita, yhteisön tai jäsenvaltion finanssi-, raha- tai talouspolitiikkaa yksityiselämän ja yksilön koskemattomuuden suojaa, erityisesti yhteisön lainsäädännön mukaista henkilötietojen suojaa luonnollisen henkilön tai oikeushenkilön taloudellisten etujen suojaa tuomioistuinkäsittelyn ja oikeudellisen neuvonannon suojaa 12

13 tarkastus-, tutkinta- ja tilintarkastustoimien tarkoitusten suojaa toimielimen päätöksentekomenettelyä. Kuitenkin muissa kuin kahdessa ensin mainitussa tapauksessa asiakirja on saatettava yleisön käyttöön, jos sen sisältämien tietojen ilmaisemisesta saatavaa yleistä etua pidetään suurempana kuin siitä koituvaa haittaa. Jos vain osaan pyydetystä asiakirjasta voidaan soveltaa poikkeusta, muut asiakirjan osat luovutetaan. Yli kolmekymmentä vuotta vanhoja asiakirjoja koskevat tutustumispyynnöt voidaan evätä ainoastaan, jos niiden sisältämien tietojen ilmaiseminen vahingoittaisi yksityisyyden suojaa kaupallisia etuja koskevaa suojaa tai jos niiden luokitus on CONFIDENTIEL, SECRET tai TRÈS SECRET / TOP SECRET, yleisen edun suojaamiseksi (yleinen turvallisuus, puolustus, kansainväliset suhteet, talous- ja finanssipolitiikka). Toimielimen on aina perusteltava asiakirjapyynnön epääminen. Muutoksenhaku Jos asiakirjapyyntö on hylätty tai siihen ei ole vastattu määräajassa (15 arkipäivän kuluessa pyynnön kirjaamisesta), voit pyytää asian uudelleenkäsittelyä kirjallisesti 15 arkipäivän kuluessa siitä, kun olet saanut toimielimen vastauksen, tai siitä kun vastausaika on päättynyt, jos toimielin ei ole vastannut. Toimielimellä on tämän jälkeen 15 arkipäivää aikaa kumota tai vahvistaa päätöksensä. Jos toimielin vahvistaa kielteisen päätöksensä, on jäljellä kaksi muutoksenhakukeinoa: Voit tehdä kantelun Euroopan oikeusasiamiehelle. Oikeusasiamiehen tehtävänä on tutkia EU:n toimielinten mahdollisia hallinnollisia väärinkäytöksiä ja pyrkiä löytämään kaikkia osapuolia tyydyttäviä ratkaisuja. Kuka tahansa unionin alueella asuva kansalainen voi ottaa yhteyttä oikeusasiamieheen kirjeitse, faksilla tai sähköpostitse. Kantelulomakkeen saa oikeusasiamiehen toimistosta tai kotisivulta. 13

14 Voit nostaa kanteen Euroopan yhteisöjen ensimmäisen oikeusasteen tuomioistuimessa. Kanteen ajamiseen tarvitaan asianajajaa. * * * Toivomme, että tästä oppaasta on sinulle hyötyä Euroopan parlamentin, neuvoston ja komission asiakirjojen haussa. 14

15 Hyödyllisiä osoitteita Asiakirjoihin tutustuminen 1) Kenelle asiakirjapyyntö osoitetaan? Euroopan parlamentti Euroopan parlamentin julkinen asiakirjarekisteri rue Wiertz B-1047 Bryssel Belgia telekopio: (32-2) Plateau du Kirchberg BP 1601 L-2929 Luxemburg telekopio: (352) sähköposti: Internet: Euroopan unionin neuvosto Euroopan unionin neuvoston pääsihteeristö Avoimuus, asiakirjoihin tutustuminen, tietoa yleisölle -yksikkö rue de la Loi, 175 B-1048 Bryssel Belgia telekopio: (32-2) sähköposti: Internet: klikkaa AVOIMUUS / Asiakirjoihin tutustuminen / hakemisto 15

16 Euroopan komissio Euroopan komission pääsihteeristö Yksikkö SG.B.2: Avoimuus ja asiakirjojen saatavuus, suhteet kansalaisyhteiskuntaan B-1049 Bryssel Belgia telekopio: (32-2) sähköposti: Internet: Muut pääosastot Euroopan komissio B-1049 Bryssel Belgia puhelin: (32-2) telekopio: (32-2) ) Minne osoitetaan muutoksenhakupyyntö, jos asiakirjoihin tutustumispyyntö hylätään? Euroopan oikeusasiamies Avenue du Président Robert Schuman, 1 BP 403 F Strasbourg Cedex, Ranska puhelin: (33) telekopio: (33) sähköposti: euro-ombudsman@europarl.eu.int Internet: Yhteisöjen ensimmäisen oikeusasteen tuomioistuin rue du Fort Niedergrünewald L-2925 Luxemburg puhelin: (352) telekopio: (352) Internet: 16

17 Asiakirjahakemistot Euroopan parlamentin julkinen asiakirjarekisteri Internet: Neuvoston julkinen asiakirjahakemisto Internet: Euroopan komission asiakirjarekisteri Internet: Yleisiä tietoja Euroopan parlamentti Euroopan parlamentin tiedotustoimistot Internet: Euroopan unionin neuvosto Neuvoston pääsihteeristö Tietoa yleisölle -palvelu rue de la Loi 175 B-1048 Bryssel Belgia neuvontapalvelu / puhelin: (32-2) telekopio: (32-2) sähköposti: public.info@consilium.eu.int 17

18 Euroopan komissio Europe Direct neuvontapalvelu: Internet: Euroopan komission edustustot jäsenvaltioissa Internet: Euroopan komission lähetystöt yhteisön ulkopuolisissa maissa Internet: Muita osoitteita Vuoropuhelu yritysten kanssa Internet: Arkistot, kirjastot ja dokumentaatiokeskukset Euroopan parlamentti Arkisto Lukusali (ajanvaraus): Alcide de Gasperi, huone 01C011, Plateau du Kirchberg BP 1601 L-2929 Luxemburg puhelin: (352) telekopio: (352) sähköposti: 18

19 Euroopan unionin neuvosto Arkisto Lukusali (ajanvaraus): Justus Lipsius -rakennus, 5. krs Entrée Belliard Chaussée d Etterbeek n 80 B-1048 Bryssel Belgia puhelin: (32-2) telekopio: (32-2) sähköposti: archives.centrales@consilium.eu.int aukioloajat: maanantai perjantai klo Keskuskirjasto (ajanvaraus) Square Frère-Orban, n 2 B-1040 Bryssel Belgia puhelin: (32-2) telekopio: (32-2) sähköposti: bibliotheque.centrale@consilium.eu.int aukioloajat: maanantai perjantai klo Dokumentaatiokeskus Justus Lipsius -rakennus rue de la Loi 175 B-1048 Bryssel Belgia puhelin: (32-2) telekopio: (32-2) sähköposti: bookshop.online@consilium.eu.int Euroopan komissio Arkisto Lukusali Bâtiment Square de Meeûs 8, Salle 0/4 B-1050 Bryssel Belgia 19

20 puhelin: (32-2) telekopio: (32-2) sähköposti: aukioloajat: maanantai torstai klo ja perjantai klo ja Keskuskirjasto rue Van Maerlant, 18 B-1049 Bryssel Belgia Internet: avoinna yleisölle: maanantai torstai klo Muita hyödyllisiä osoitteita Euroopan yhteisöjen virallisten julkaisujen toimisto (OPOCE), myynti, myynninedistäminen ja tukipalvelut asiakkaille -yksikkö 2, rue Mercier L-2985 Luxemburg puhelin: (352) telekopio: (352) sähköposti: Luettelo myyntiedustajista: Internet: Kansalliset Eurooppa-tietokeskukset, Eurooppa-tietopisteet, maaseudun EU-tietokeskukset, Eurotietokeskukset ja muut tietoverkostot Euroopan komissio Lehdistö- ja viestintäpääosasto Yksikkö A/2 B-1049 Bryssel Belgia Luettelo eri tiedotus- ja yhteyspisteistä: 20

21 Euroopan yliopistoinstituutti via dei Roccettini, 9 I San Domenico di Fiesole (Firenze), Italia puhelin: (39-05) telekopio: (39-05) Internet: Tietokannat Komission historiallisten arkistojen tietokanta ARCHISplus Internet: htm/home.htm CELEX Internet: EUR-Lex Internet: EUROPA Internet: Euroopan unioni lyhyesti perustietoa ja käytännön ohjeita Internet: Legislative Observatory (OEIL) Internet: Pre-Lex Internet: 21

22 Euroopan parlamentin julkinen asiakirjarekisteri Internet: Euroopan unionin neuvoston asiakirjahakemisto Internet: Euroopan komission asiakirjarekisteri Internet: TED Internet: 22

23 Liitteet

24 Euroopan parlamentin ja neuvoston asetus (EY) N:o 1049/2001, annettu 30 päivänä toukokuuta 2001, Euroopan parlamentin, neuvoston ja komission asiakirjojen saamisesta yleisön tutustuttavaksi Virallinen lehti nro L 145, , s. 43 EUROOPAN PARLAMENTTI JA EUROOPAN UNIONIN NEUVOSTO, jotka ottavat huomioon Euroopan yhteisön perustamissopimuksen ja erityisesti sen 255 artiklan 2 kohdan, ottavat huomioon komission ehdotuksen ( 1 ), noudattavat EY:n perustamissopimuksen 251 artiklassa määrättyä menettelyä ( 2 ), sekä katsovat seuraavaa: (1) Euroopan unionista tehdyn sopimuksen 1 artiklan toisessa kohdassa vahvistetaan avoimuuden periaate ilmaisemalla, että sopimus merkitsee uutta vaihetta kehityksessä sellaisen yhä läheisemmän Euroopan kansojen välisen liiton luomiseksi, jossa päätökset tehdään mahdollisimman avoimesti ja mahdollisimman lähellä kansalaisia. (2) Avoimuus parantaa kansalaisten mahdollisuuksia osallistua päätöksentekomenettelyihin ja sen avulla varmistetaan, että hallinnolla on demokraattisessa järjestelmässä suhteessa kansalaisiin suurempi legitimiteetti, ja että se on tehokkaampaa ja vastuullisempaa. Avoimuus vahvistaa osaltaan kansanvallan ja perusoikeuksien kunnioittamisen periaatteita, joista määrätään EU-sopimuksen 6 artiklassa ja Euroopan unionin perusoikeuskirjassa. ( 1 ) EYVL C 177 E, , s. 70. ( 2 ) Euroopan parlamentin lausunto, annettu 3. toukokuuta 2001 (ei vielä julkaistu virallisessa lehdessä) ja neuvoston päätös, tehty 28. toukokuuta (3) Birminghamissa, Edinburghissa ja Kööpenhaminassa kokoontuneiden Eurooppa-neuvostojen päätelmissä korostetaan tarvetta lisätä unionin toimielinten työskentelyn avoimuutta. Tässä asetuksessa kootaan yhteen toimielinten jo aiemmin tekemät aloitteet, joiden tarkoituksena on ollut parantaa päätöksentekomenettelyjen avoimuutta. (4) Tämän asetuksen tarkoituksena on antaa yleisön oikeudelle tutustua asiakirjoihin mahdollisimman täysimääräinen vaikutus ja määritellä sitä koskevat yleiset periaatteet ja rajoitukset EY:n perustamissopimuksen 255 artiklan 2 kohdan mukaisesti. (5) Koska EHTY:n perustamissopimuksessa eikä Euratomin perustamissopimuksessa ole määräyksiä oikeudesta tutustua asiakirjoihin, Amsterdamin sopimuksen päätösasiakirjaan liitetyn julistuksen n:o 41 mukaisesti Euroopan parlamentin, neuvoston ja komission olisi pidettävä tätä asetusta lähtökohtanaan myös näiden kahden ensiksi mainitun sopimuksen puitteissa tapahtuvaa toimintaa koskevien asiakirjojen osalta. (6) Laajempi mahdollisuus tutustua asiakirjoihin olisi myönnettävä tapauksissa, joissa toimielimet toimivat lainsäätäjinä, myös silloin kun ne toimivat siirretyn toimivallan nojalla, kuitenkin siten, että samalla säilytetään toimielinten päätöksenteon tehokkuus. Tällaisten asiakirjojen olisi oltava mahdollisimman laajasti suoraan yleisön tutustuttavissa. (7) EU-sopimuksen 28 artiklan 1 kohdan ja 41 artiklan 1 kohdan mukaisesti tutustumisoikeus koskee myös asiakirjoja, jotka koskevat yhteistä ulko- ja turvallisuuspolitiikkaa sekä poliisiyhteistyötä ja oikeudellista yhteistyötä rikosasioissa. Kunkin toimielimen olisi kunnioitettava turvallisuussääntöjään. 24

25 (8) Sen varmistamiseksi, että tätä asetusta sovellettaisiin täysimääräisesti kaikkiin unionin toimiin, kaikkien toimielinten perustamien virastojen olisi sovellettava tässä asetuksessa säädettyjä periaatteita. (9) Joihinkin asiakirjoihin olisi niiden erittäin arkaluonteisen sisällön vuoksi sovellettava erityismenettelyä. Järjestelyt, joilla Euroopan parlamentille annetaan tietoja tällaisten asiakirjojen sisällöstä, olisi tehtävä toimielinten välisenä sopimuksena. (10) Toimielinten työskentelyn avoimuuden lisäämiseksi Euroopan parlamentin, neuvoston ja komission olisi annettava mahdollisuus tutustua sekä toimielinten laatimiin että niiden vastaanottamiin asiakirjoihin. Tässä yhteydessä on syytä muistaa, että Amsterdamin sopimuksen päätösasiakirjaan liitetyssä julistuksessa n:o 35 todetaan, että jäsenvaltio voi vaatia komissiota tai neuvostoa olemaan toimittamatta kolmansille osapuolille kyseisestä jäsenvaltiosta peräisin olevaa asiakirjaa, jollei tämä jäsenvaltio ole antanut etukäteen suostumustaan asiakirjan toimittamiseen. (11) Toimielinten kaikkien asiakirjojen olisi pääsääntöisesti oltava yleisön tutustuttavissa. Tiettyjä yleisiä ja yksityisiä etuja on kuitenkin suojattava poikkeussäännöksin. Toimielimillä olisi oltava mahdollisuus suojata sisäisiä keskustelujaan ja neuvottelujaan silloin, kun se on välttämätöntä, jotta voidaan turvata toimielinten kyky hoitaa tehtäviään. Poikkeuksia arvioidessaan toimielinten olisi kaikilla unionin toiminnan aloilla otettava huomioon henkilötietojen suojaa koskevat yhteisön lainsäädännön periaatteet. (12) Kaikkien sääntöjen, jotka koskevat toimielinten asiakirjojen saamista tutustuttaviksi, olisi oltava tämän asetuksen mukaisia. (13) Tutustumisoikeuden täysimääräisen toteutumisen varmistamiseksi olisi noudatettava kaksivaiheista hallintomenettelyä, johon sisältyisi lisäksi mahdollisuus tuomioistuinkäsittelyyn tai kannella oikeusasiamiehelle. (14) Kunkin toimielimen olisi toteutettava tarvittavat toimenpiteet tiedottaakseen yleisölle uusista voimassa olevista säännöksistä ja kouluttaakseen henkilökuntansa avustamaan kansalaisia, kun nämä käyttävät tämän asetuksen mukaisia oikeuksiaan. Kunkin toimielimen olisi taattava pääsy asiakirjarekisteriin, jotta kansalaiset voisivat helpommin käyttää oikeuksiaan. (15) Vaikka tämän asetuksen tarkoituksena ei ole muuttaa asiakirjojen julkisuuteen sovellettavaa kansallista lainsäädäntöä eikä sillä ole tällaista vaikutusta, on kuitenkin selvää, että jäsenvaltioiden olisi unionin toimielinten ja jäsenvaltioiden välisiä suhteita säätelevän lojaalin yhteistyön periaatteen mukaisesti huolehdittava, etteivät ne aiheuta haittaa tämän asetuksen moitteettomalle soveltamiselle ja että niiden olisi kunnioitettava toimielinten turvallisuussääntöjä. (16) Tällä asetuksella ei rajoiteta jäsenvaltioiden oikeusviranomaisten tai tutkinnasta vastaavien elinten olemassa olevia oikeuksia tutustua asiakirjoihin. (17) EY:n perustamissopimuksen 255 artiklan 3 kohdan mukaan kukin toimielin vahvistaa omassa työjärjestyksessään erityismääräykset siitä, miten toimielimen asiakirjoihin voi tutustua. Yleisön oikeudesta tutustua neuvoston asiakirjoihin 20 päivänä joulukuuta 1993 tehtyä neuvoston päätöstä 93/731/EY ( 3 ), yleisön oikeudesta saada tietoja komission asiakirjoista 8 päivänä helmikuuta 1994 tehtyä komission päätöstä 94/90/EHTY, EY, Euratom ( 4 ), yleisön oikeudesta saada tietoa Euroopan parlamentin asiakirjoista 10 päivänä heinäkuuta 1997 ( 3 ) EYVL L 340, , s. 43, päätös sellaisena kuin se on viimeksi muutettuna päätöksellä 2000/527/EY (EYVL L 212, , s. 9). ( 4 ) EYVL L 46, , s. 58, päätös sellaisena kuin se on muutettuna päätöksellä 96/567/EY, EHTY, Euratom (EYVL L 247, , s. 45). 25

26 tehtyä Euroopan parlamentin päätöstä 97/632/EY, EHTY, Euratom ( 5 ) sekä Schengenin asiakirjojen luottamuksellisuutta koskevia määräyksiä olisi näin ollen tarvittaessa muutettava tai ne olisi kumottava, OVAT ANTANEET TÄMÄN ASETUKSEN: 1 artikla Tarkoitus Tämän asetuksen tarkoituksena on: a) määritellä ne julkiseen tai yksityiseen etuun perustuvat periaatteet, edellytykset ja rajoitukset, jotka koskevat EY:n perustamissopimuksen 255 artiklassa tarkoitettua oikeutta tutustua Euroopan parlamentin, neuvoston ja komission, jäljempänä toimielimet, asiakirjoihin, siten, että taataan mahdollisimman laaja oikeus tutustua asiakirjoihin, b) luoda säännöt, jotka takaavat tämän oikeuden mahdollisimman helpon käytön, ja c) edistää asiakirjoihin tutustumismahdollisuutta koskevia hyviä hallintokäytäntöjä. 2 artikla Asiakirjoihin tutustumiseen oikeutetut ja soveltamisala 1. Jokaisella unionin kansalaisella sekä jokaisella luonnollisella henkilöllä, joka asuu jossain jäsenvaltiossa, sekä jokaisella oikeushenkilöllä, jolla on sääntömääräinen kotipaikka jossain jäsenvaltiossa, on oikeus tutustua toimielinten asiakirjoihin tässä asetuksessa määriteltyjen periaatteiden, edellytysten ja rajoitusten mukaisesti. 2. Toimielimet voivat samojen periaatteiden, edellytysten ja rajoitusten mukaisesti antaa luonnollisen henkilön, joka ei asu missään jäsenvaltiossa, tai oikeushenkilön, jolla ei ole sääntömääräistä kotipaikkaa missään jäsenvaltiossa, tutustua asiakirjoihin. ( 5 ) EYVL L 263, , s Tätä asetusta sovelletaan kaikkiin toimielimen hallussa oleviin asiakirjoihin, toisin sanoen toimielimen laatimiin tai sen vastaanottamiin ja sen hallussa oleviin asiakirjoihin kaikilla Euroopan unionin toiminnan aloilla. 4. Yleisön on saatava tutustua asiakirjoihin joko kirjallisen hakemuksen perusteella tai suoraan sähköisessä muodossa tai rekisteristä, sanotun kuitenkaan rajoittamatta 4 ja 9 artiklan soveltamista. Erityisesti lainsäädäntömenettelyn yhteydessä laadittuihin tai vastaanotettuihin asiakirjoihin on voitava tutustua suoraan 12 artiklan mukaisesti. 5. Arkaluonteisiksi 9 artiklan 1 kohdan mukaisesti luokiteltuihin asiakirjoihin sovelletaan kyseisen artiklan mukaista erityismenettelyä. 6. Tämä asetus ei rajoita kansainvälisen oikeuden välineisiin tai toimielinten niiden täytäntöön panemiseksi antamiin säädöksiin perustuvaa yleisön oikeutta tutustua toimielinten hallussa oleviin asiakirjoihin. 3 artikla Määritelmät Tässä asetuksessa tarkoitetaan: a) asiakirjalla mitä tahansa tallennetta (paperille tulostettua tai sähköisessä muodossa tallennettua tekstiä taikka ääni- tai kuvatallennetta tai audiovisuaalista tallennetta), joka koskee toimielimen vastuualueeseen kuuluvia politiikkoja, toimintaa ja päätöksiä; b) kolmannella kyseisen toimielimen ulkopuolista luonnollista henkilöä tai oikeushenkilöä tai yksikköä, mukaan lukien jäsenvaltiot, yhteisön tai sen ulkopuoliset toimielimet ja elimet ja kolmannet maat. 4 artikla Poikkeukset 1. Toimielimet eivät anna tutustuttavaksi asiakirjaa, jonka sisältämien tietojen ilmaiseminen vahingoittaisi: 26

27 a) sellaisen yleisen edun suojaa, joka koskee: yleistä turvallisuutta; puolustusta ja sotilasasioita; kansainvälisiä suhteita; yhteisön tai jäsenvaltion finanssi-, rahatai talouspolitiikkaa; b) yksityiselämän ja yksilön koskemattomuuden suojaa, erityisesti yhteisön lainsäädännön mukaista henkilötietojen suojaa. 2. Toimielimet kieltäytyvät antamasta tutustuttavaksi asiakirjaa, jonka sisältämien tietojen ilmaiseminen vahingoittaisi: tietyn luonnollisen henkilön tai oikeushenkilön taloudellisten etujen, mukaan lukien teollis- ja tekijänoikeudet, suojaa; tuomioistuinkäsittelyn ja oikeudellisen neuvonannon suojaa; tarkastus-, tutkinta- ja tilintarkastustoimien tarkoitusten suojaa; jollei ylivoimainen yleinen etu edellytä ilmaisemista. 3. Asiakirjaa, jonka toimielin on laatinut sisäiseen käyttöön tai jonka se on vastaanottanut ja joka liittyy asiaan, josta toimielin ei ole tehnyt päätöstä, ei anneta tutustuttavaksi, jos asiakirjan sisältämien tietojen ilmaiseminen vahingoittaisi vakavasti toimielimen päätöksentekomenettelyä, jollei ylivoimainen yleinen etu edellytä ilmaisemista. Tutustuttavaksi ei anneta asiakirjaa, joka sisältää sisäiseen käyttöön tarkoitettuja mielipiteitä osana asianomaisen toimielimen neuvotteluja ja alustavia keskusteluja päätöksen tekemisen jälkeenkään, jos asiakirjan sisältämien tietojen ilmaiseminen vahingoittaisi vakavasti toimielimen päätöksentekomenettelyä, jollei ylivoimainen yleinen etu edellytä ilmaisemista. 4. Jos kyse on kolmannen asiakirjasta, toimielin kuulee tätä arvioidakseen, onko 1 tai 2 kohdassa säädettyä poikkeusta sovellettava, paitsi jos on selvää, että asiakirja on luovutettava tai sitä ei tule luovuttaa. 5. Jäsenvaltio voi pyytää toimielintä olemaan luovuttamatta kyseisestä jäsenvaltiosta peräisin olevaa asiakirjaa ilman jäsenvaltion etukäteen antamaa suostumusta. 6. Jos vain osaan pyydetystä asiakirjasta voidaan soveltaa poikkeusta, muut asiakirjan osat luovutetaan. 7. Edellä 1 3 kohdassa säädettyjä poikkeuksia sovelletaan ainoastaan niin kauan kuin suojelu on asiakirjan sisällön kannalta perusteltua. Poikkeuksia voidaan soveltaa enintään 30 vuoden ajan. Kun kyseessä ovat yksityisyyden suojaa tai kaupallisia etuja koskevien poikkeusten piiriin kuuluvat asiakirjat ja arkaluonteiset asiakirjat, poikkeuksia voidaan tarvittaessa soveltaa tämän jälkeenkin. 5 artikla Jäsenvaltioiden hallussa olevat asiakirjat Kun jäsenvaltio vastaanottaa pyynnön, joka koskee sen hallussa olevaa toimielimestä peräisin olevaa asiakirjaa, jäsenvaltio kuulee asianomaista toimielintä, jollei ole selvää, että asiakirja on luovutettava tai että sitä ei tule luovuttaa, voidakseen tehdä päätöksen, joka ei vaaranna tämän asetuksen tavoitteiden saavuttamista. Jäsenvaltio voi tämän asemesta toimittaa pyynnön edelleen asiakirjan laatineelle toimielimelle. 6 artikla Hakemukset 1. Hakemus saada tutustua asiakirjoihin on esitettävä kirjallisesti, sähköinen muoto mukaan luettuna, jollain EY:n perustamissopimuksen 314 artiklassa tarkoitetuista kielistä ja riittävän täsmällisesti, jotta asiakirja on toimielimen tunnistettavissa. Hakijan ei tarvitse perustella hakemusta. 2. Jos hakemus ei ole riittävän täsmällinen, toimielin pyytää hakijaa täsmentämään hakemustaan ja avustaa hakijaa tässä esi- 27

28 merkiksi antamalla tietoja julkisten asiakirjarekisterien käytöstä. 3. Jos hakemus koskee erittäin pitkää asiakirjaa tai erittäin suurta määrää asiakirjoja, kyseinen toimielin voi neuvotella hakijan kanssa epävirallisesti kohtuullisen ratkaisun löytämiseksi. 4. Toimielimet antavat kansalaisille tietoa ja neuvoja siitä, miten ja minne voidaan tehdä hakemus saada tutustua asiakirjoihin. 7 artikla Alkuperäisten hakemusten käsittely 1. Asiakirjoihin tutustumista koskevat hakemukset käsitellään välittömästi. Hakijalle lähetetään vastaanottoilmoitus. Viidentoista työpäivän kuluessa hakemuksen kirjaamisesta toimielin joko päättää antaa pyydetyn asiakirjan tutustuttavaksi ja antaa asiakirjan tutustuttavaksi 10 artiklan mukaisesti tässä määräajassa tai ilmoittaa kirjallisesti, mistä syystä hakemus on hylätty kokonaan tai osittain, sekä hakijan oikeudesta tämän artiklan 2 kohdan mukaisesti tehdä uudistettu hakemus. 2. Jos hakemus hylätään kokonaan tai osittain, hakija voi viidentoista työpäivän kuluessa siitä, kun hän on vastaanottanut toimielimen vastauksen, tehdä uudistetun hakemuksen ja pyytää toimielintä tarkistamaan kantaansa. 3. Poikkeuksellisesti, esimerkiksi silloin, kun hakemus koskee erittäin pitkää asiakirjaa tai erittäin suurta määrää asiakirjoja, 1 kohdassa säädettyä määräaikaa voidaan jatkaa viidellätoista työpäivällä edellyttäen, että hakijalle ilmoitetaan tästä ennakolta ja että lykkäys perustellaan yksityiskohtaisesti. 4. Jos toimielin ei anna vastausta asetetussa määräajassa, hakija voi tehdä uudistetun hakemuksen. 8 artikla Uudistettujen hakemusten käsittely 1. Uudistetut hakemukset käsitellään välittömästi. Viidentoista työpäivän kuluessa hakemuksen kirjaamisesta toimielin joko päättää antaa pyydetyn asiakirjan tutustuttavaksi ja antaa asiakirjan tutustuttavaksi 7 artiklan mukaisesti tässä määräajassa tai ilmoittaa kirjallisesti, mistä syystä hakemus on hylätty kokonaan tai osittain. Jos toimielin kieltäytyy antamasta asiakirjaa kokonaan tai osittain tutustuttavaksi, se ilmoittaa hakijalle tämän käytettävissä olevista oikeussuojakeinoista, toisin sanoen mahdollisuudesta nostaa asiasta kanne toimielintä vastaan tuomioistuimessa ja/tai kannella oikeusasiamiehelle EY:n perustamissopimuksen 230 ja 195 artiklassa määrättyjen edellytysten mukaisesti. 2. Poikkeuksellisesti esimerkiksi silloin, kun hakemus koskee erittäin pitkää asiakirjaa tai erittäin suurta määrää asiakirjoja, 1 kohdassa säädettyä määräaikaa voidaan jatkaa viidellätoista työpäivällä edellyttäen, että hakijalle ilmoitetaan tästä ennakolta ja että lykkäys perustellaan yksityiskohtaisesti. 3. Jos toimielin ei anna vastausta asetetussa määräajassa, hakemus katsotaan hylätyksi, ja hakija voi nostaa kanteen toimielintä vastaan tuomioistuimessa ja/tai kannella oikeusasiamiehelle EY:n perustamissopimuksen asianomaisten määräysten mukaisesti. 9 artikla Arkaluonteisten asiakirjojen käsittely 1. Arkaluonteisia ovat asiakirjat, jotka ovat peräisin toimielimistä tai niiden virastoista, jäsenvaltioista tai kolmansista maista tai kansainvälisistä järjestöistä ja joiden turvaluokitus on TRÈS SECRET/TOP SECRET, SECRET tai CONFIDENTIEL kyseisen toimielimen niiden sääntöjen mukaisesti, joilla suojellaan Euroopan unionin tai sen yhden tai useamman jäsenvaltion olennaisia etuja 4 artiklan 1 kohdan a alakohdassa tarkoitetuilla aloilla, erityisesti yleisen turvallisuuden, puolustuksen ja sotilasasioiden osalta. 2. Arkaluonteisia asiakirjoja koskevia 7 ja 8 artiklassa säädettyjen menettelyjen mukaisia hakemuksia käsittelevät vain ne henki- 28

29 löt, joilla on oikeus perehtyä näihin asiakirjoihin. Nämä henkilöt myös arvioivat, mitkä viittaukset arkaluonteisiin asiakirjoihin voidaan tehdä julkisessa asiakirjarekisterissä, sanotun kuitenkaan rajoittamatta 11 artiklan 2 kohdan soveltamista. 3. Arkaluonteinen asiakirja kirjataan rekisteriin tai luovutetaan vain sen suostumuksella, jolta asiakirja on peräisin. 4. Toimielimen, joka päättää olla antamatta arkaluonteista asiakirjaa tutustuttavaksi, on perusteltava päätöksensä siten, että 4 artiklassa suojattuja etuja ei vahingoiteta. 5. Jäsenvaltioiden on toteutettava aiheelliset toimenpiteet sen varmistamiseksi, että arkaluonteisia asiakirjoja koskevia hakemuksia käsiteltäessä tämän ja 4 artiklan periaatteita kunnioitetaan. 6. Arkaluonteisia asiakirjoja koskevat toimielinten säännöt julkaistaan. 7. Komissio ja neuvosto antavat Euroopan parlamentille tietoja arkaluonteisista asiakirjoista toimielinten sopimien järjestelyjen mukaisesti. 10 artikla Asiakirjaan tutustuminen hakemuksen perusteella 1. Hakija saa tutustua asiakirjoihin toivomuksensa mukaan joko siten, että hän tutustuu asiakirjoihin toimielimen tiloissa tai siten, että hänelle toimitetaan niistä jäljennös, mukaan lukien sähköisessä muodossa oleva jäljennös, jos sellainen on saatavissa. Hakijalta voidaan periä korvaus jäljennösten ottamisesta ja lähettämisestä. Korvaus ei saa ylittää todellisia kopiointi- ja lähetyskuluja. Asiakirjoihin tutustuminen toimielimen tiloissa, alle kahdenkymmenen A4-kokoisen sivun kopiointi ja tutustuminen suoraan sähköisessä muodossa tai rekisteristä on maksutonta. 2. Jos kyseinen toimielin on jo luovuttanut asiakirjan ja se on helposti hakijan saatavilla, toimielin voi täyttää asiakirjan antamiseen tutustuttavaksi liittyvät velvollisuutensa tiedottamalla hakijalle, miten hän voi saada asiakirjan. 3. Asiakirjat toimitetaan sellaisena toisintona ja sellaisessa muodossa, jossa ne ovat (mukaan lukien sähköinen tai muu muoto, kuten pistekirjoitus, tavallista suurempi tekstikoko tai nauha), ottaen hakijan toivomukset huomioon täysimääräisesti. 11 artikla Asiakirjarekisterit 1. Toteuttaakseen käytännössä tämän asetuksen mukaiset kansalaisten oikeudet, kukin toimielin takaa yleisölle pääsyn asiakirjarekisteriin. Rekisterin olisi oltava käytettävissä sähköisesti. Viittaukset asiakirjoihin kirjataan rekisteriin viipymättä. 2. Asiakirjarekisterissä on oltava kustakin asiakirjasta viitenumero (mukaan lukien mahdollisen toimielimen yhteinen viitenumero), asiakirjan aihe ja/tai lyhyt kuvaus sen sisällöstä sekä asiakirjan vastaanottotai laatimis- ja rekisteröintipäivä. Viittaukset on tehtävä tavalla, joka ei vahingoita 4 artiklassa tarkoitettujen etujen suojaa. 3. Toimielinten on toteutettava välittömästi tarvittavat toimet asiakirjarekisterin perustamiseksi, ja sen on oltava käytettävissä 3 päivänä kesäkuuta artikla Asiakirjaan tutustuminen suoraan sähköisessä muodossa tai rekisteristä 1. Toimielimet asettavat asiakirjat suoraan yleisön saataville niin laajalti, kuin se on mahdollista, joko sähköisessä muodossa tai rekisteristä kyseisen toimielimen sääntöjen mukaisesti. 2. Erityisesti lainsäädäntöasiakirjojen, toisin sanoen asiakirjojen, jotka on laadittu tai vastaanotettu sellaisten säädösten antamiseen liittyvien menettelyjen yhteydessä, jotka joko sitovat jäsenvaltioita tai ovat niissä sitovia, olisi oltava suoraan saatavilla, jollei 4 ja 9 artiklassa toisin säädetä. 29

30 3. Muut asiakirjat ja erityisesti politiikan tai strategian kehittämiseen liittyvät asiakirjat tulisi mahdollisuuksien mukaan asettaa suoraan saataville. 4. Jos asiakirjaan ei voi tutustua suoraan rekisteristä, rekisteristä tulee ilmetä siinä määrin kuin mahdollista, missä asiakirja sijaitsee. 13 artikla Julkaiseminen virallisessa lehdessä 1. EY:n perustamissopimuksen 254 artiklan 1 ja 2 kohdassa ja Euratomin perustamissopimuksen 163 artiklan ensimmäisessä kohdassa tarkoitettujen säädösten lisäksi seuraavat asiakirjat julkaistaan virallisessa lehdessä, jollei tämän asetuksen 4 ja 9 artiklasta muuta johdu: a) komission ehdotukset; b) EY:n perustamissopimuksen 251 ja 252 artiklassa tarkoitettuja menettelyjä noudattaen vahvistetut neuvoston yhteiset kannat ja niiden perustelut sekä Euroopan parlamentin kannat näissä menettelyissä; c) EU-sopimuksen 34 artiklan 2 kohdan mukaisesti tehdyt puitepäätökset ja päätökset; d) EU-sopimuksen 34 artiklan 2 kohdan mukaisesti neuvoston tekemät yleissopimukset; e) jäsenvaltioiden EY:n perustamissopimuksen 293 artiklan perusteella allekirjoittamat yleissopimukset; f) yhteisön tekemät tai EU-sopimuksen 24 artiklan mukaisesti tehdyt kansainväliset sopimukset. 2. Seuraavat asiakirjat julkaistaan virallisessa lehdessä niin laajalti kuin mahdollista: a) jäsenvaltion neuvostolle EY:n perustamissopimuksen 67 artiklan 1 kohdan tai EU-sopimuksen 34 artiklan 2 kohdan mukaisesti esittämät aloitteet; b) EU-sopimuksen 34 artiklan 2 kohdassa tarkoitetut yhteiset kannat; c) muut kuin EY:n perustamissopimuksen 254 artiklan 1 ja 2 kohdassa tarkoitetut direktiivit, muut kuin EY:n perustamissopimuksen 254 artiklan 1 kohdassa tarkoitetut päätökset, sekä suositukset ja lausunnot. 3. Kukin toimielin voi määritellä työjärjestyksessään ne muut asiakirjat, jotka julkaistaan virallisessa lehdessä. 14 artikla Tiedotus 1. Kukin toimielin toteuttaa vaadittavat toimenpiteet, joilla yleisölle tiedotetaan sen tämän asetuksen mukaisista oikeuksista. 2. Jäsenvaltiot toimivat yhteistyössä toimielinten kanssa kansalaisille suunnattavassa tiedotuksessa. 15 artikla Toimielinten hallintokäytännöt 1. Toimielimet kehittävät hyviä hallintokäytäntöjä helpottaakseen tässä asetuksessa taatun tutustumisoikeuden käyttöä. 2. Toimielimet perustavat toimielinten välisen komitean, jonka tehtävänä on tutkia parhaita käytäntöjä, tarkastella mahdollisia ristiriitoja ja keskustella asiakirjoihin tutustumista koskevasta tulevasta kehityksestä. 16 artikla Asiakirjojen jäljentäminen Tällä asetuksella ei rajoiteta olemassa olevien tekijänoikeutta koskevien sääntöjen soveltamista, jotka saattavat rajoittaa kolmannen oikeutta jäljentää tai hyödyntää luovutettuja asiakirjoja. 17 artikla Kertomukset 1. Kukin toimielin julkaisee vuosittain edeltävältä vuodelta kertomuksen, joka sisältää niiden tapausten määrän, joissa toimielin on kieltäytynyt antamasta asiakirjoja tutustuttavaksi, näiden kieltäytymisten peruste- 30

31 lut sekä asiakirjarekisteriin kirjaamattomien arkaluonteisten asiakirjojen määrän. 2. Komissio julkaisee viimeistään 31 päivänä tammikuuta 2004 kertomuksen tämän asetuksen periaatteiden toteuttamisesta ja antaa suosituksia, joihin sisältyy tarvittaessa ehdotuksia asetuksen tarkistamiseksi ja toimielinten toteutettavia toimenpiteitä koskeva toimintasuunnitelma. 18 artikla Täytäntöönpanotoimenpiteet 1. Kukin toimielin mukauttaa työjärjestyksensä tämän asetuksen säännösten mukaiseksi. Mukautusten on tultava voimaan 3 päivänä joulukuuta Komissio tutkii kuuden kuukauden kuluessa tämän asetuksen voimaantulosta, onko Euroopan talousyhteisön ja Euroopan atomienergiayhteisön historiallisten arkistojen avaamisesta yleisölle 1 päivänä helmikuuta 1983 annettu neuvoston asetus (ETY, Euratom) N:o 354/83 ( 6 ) tämän asetuksen mukainen, varmistaakseen, että asiakirjojen tallentaminen ja arkistointi toteutetaan mahdollisimman laajalti. 3. Komissio tutkii kuuden kuukauden kuluessa tämän asetuksen voimaantulosta, ovatko olemassa olevat asiakirjojen saamista tutustuttaviksi koskevat säännöt tämän asetuksen mukaisia. 19 artikla Voimaantulo Tämä asetus tulee voimaan kolmantena päivänä sen jälkeen, kun se on julkaistu Euroopan yhteisöjen virallisessa lehdessä. Sitä sovelletaan 3 päivästä joulukuuta 2001 alkaen. Tämä asetus on kaikilta osiltaan velvoittava, ja sitä sovelletaan sellaisenaan kaikissa jäsenvaltioissa. Tehty Brysselissä 30 päivänä toukokuuta Euroopan parlamentin puolesta Puheenjohtaja N. Fontaine Neuvoston puolesta Puheenjohtaja B. Lejon ( 6 ) EYVL L 43, , s

32 Yhteinen julistus, joka koskee 30 päivänä toukokuuta 2001 annettua Euroopan parlamentin ja neuvoston asetusta (EY) N:o 1049/2001 Euroopan parlamentin, neuvoston ja komission asiakirjojen saamisesta yleisön tutustuttavaksi (EYVL L 145, , s. 43) Virallinen lehti nro L 173, , s Euroopan parlamentti, neuvosto ja komissio sopivat, että lainsäätäjän perustamilla virastoilla ja vastaavilla elimillä olisi oltava tämän asetuksen mukaiset säännöt niiden asiakirjojen saatavuudesta. Tästä syystä Euroopan parlamentti ja neuvosto pitävät myönteisenä komission aikomusta ehdottaa mahdollisimman pian muutoksia olemassa olevien virastojen ja elinten perustaviin säädöksiin ja sisällyttää vastaavia säännöksiä tällaisten virastojen ja elinten perustamista koskeviin tuleviin ehdotuksiin. Ne sitoutuvat antamaan tarvittavat säädökset pikaisesti. 2. Euroopan parlamentti, neuvosto ja komissio kehottavat niitä toimielimiä ja muita elimiä, jotka eivät kuulu 1 kohdan piiriin, hyväksymään asiakirjojen julkisesta saatavuudesta sisäisiä sääntöjä, joissa otetaan huomioon tämän asetuksen periaatteet ja rajoitukset. 32

33 Muita asiakirjoihin tutustumisoikeutta koskevia säädöksiä: Euroopan parlamentti Euroopan parlamentin 13. marraskuuta 2001 tekemä päätös (Virallinen lehti nro C 140, , s. 20) ja 14. toukokuuta 2002 tekemä päätös työjärjestyksen muuttamisesta Euroopan parlamentin puhemiehistön päätös Euroopan parlamentin asiakirjojen saamisesta yleisön tutustuttavaksi Virallinen lehti nro C 374, , s. 1 Neuvosto Neuvoston päätös, tehty 29 päivänä marraskuuta 2001, neuvoston työjärjestyksen muuttamisesta (2001/840/EY) Virallinen lehti nro L 313, , s. 40 Euroopan komissio Komission päätös, tehty 5 päivänä joulukuuta 2001, työjärjestyksensä muuttamisesta (tiedoksiannettu numerolla K(2001)3714) Virallinen lehti nro L 345, , s

34 Euroopan unioni Euroopan parlamentin, neuvoston ja komission asiakirjoihin tutustuminen Käytännön opas Luxemburg: Euroopan yhteisöjen virallisten julkaisujen toimisto s. 14,8 x 21 cm ISBN