Nimi Tehtävä Lisätieto Päätöksentekijät Auranen Johanna Jäsen Herttuainen Teppo Jäsen Lehtonen Kullervo Jäsen

Transkriptio

1 Lappeenrannan kaupunki Pöytäkirja 11/ AIKA klo 16:15-14:47 PAIKKA Kaupunginhallituksen kokoushuone Nimi Tehtävä Lisätieto Päätöksentekijät Auranen Johanna Jäsen Herttuainen Teppo Jäsen Lehtonen Kullervo Jäsen Lindh Tuula Puheenjohtaja Mustola Toni Jäsen Pulli Jarmo Pöytäkirjan tarkastaja Riutta Topi Pöytäkirjan tarkastaja Virtanen Merja Jäsen Muut osallistujat Vilkko Anitta Tarkastuspäällikkö Järvinen Juha - Saapui kokoukseen: 16:15 Poissaolevat Lamminpää Kirsti Jäsen

2 Lappeenrannan kaupunki Pöytäkirja 11/ KÄSITELLYT ASIAT Otsikko Sivu 61 Kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus 3 62 Pöytäkirjan tarkastus 4 63 Tarkastuslautakunnan tilikauden 2018 työohjelma 5 64 Tilintarkastajan tilikauden 2018 työohjelma 6 65 Tarkastuslautakunnan kouluttautuminen Väliaikainen tilintarkastussopimus 8 67 Sidonnaisuusrekisterin tietosuojaseloste Sidonnaisuusilmoitusten täydentäminen Tarkastuslautakunnan seuraavassa kokouksessa kuultavat henkilöt 70 Arviointikertomuksessa pyydetty selvitys sopimustenhallinnan 16 ohjeistuksesta 71 Arviointikertomuksessa pyydetty selvitys uuden 19 asianhallintajärjestelmän toimivuuden ja käyttäjien riittävän perehdytyksen varmistamisesta 72 Muutoksenhakuohjeet 24

3 Lappeenrannan kaupunki Pöytäkirja 11/ Kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus TARKL Puheenjohtajan ehdotus Todetaan kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus. Päätös Todettiin.

4 Lappeenrannan kaupunki Pöytäkirja 11/ Pöytäkirjan tarkastus TARKL Esittelijän ehdotus Tämän kokouksen pöytäkirja päätetään tarkastaa tarkastuslautakunnan seuraavassa kokouksessa ja valitaan pöytäkirjan tarkastajiksi tarkastuslautakunnan jäsenet Topi M. Riutta ja Jarmo Pulli. Päätös Hyväksyttiin.

5 Lappeenrannan kaupunki Pöytäkirja 11/ Tarkastuslautakunnan tilikauden 2018 työohjelma TARKL Esittelijä: Tarkastuspäällikkö Anitta Vilkko Valmistelija/lisätiedot: Tarkastuspäällikkö Vilkko Anitta etunimi.sukunimi@lappeenranta.fi Oheismateriaali 1. Tarkastuslautakunnan tilikauden 2018 työohjelma Esittelijän ehdotus Tarkastuslautakunnan päätehtävät ovat kuntalain 121 :n mukaan valtuuston asettamien toiminnan ja talouden tavoitteiden toteutumisen seuranta ja arviointi kunnassa ja kuntakonsernissa, tilintarkastuksen järjestäminen, hallinnon ja talouden tarkastusta koskevien asioiden valmistelu sekä kunnan toiminnan järjestämisen arviointi so. onko toiminta järjestetty tuloksellisella ja tarkoituksenmukaisella tavalla. Esityslistan oheisliitteenä on tarkastuslautakunnan alustava työohjelmaluonnos tarkastuskaudelle Työohjelmaluonnos perustuu tarkastuslautakunnan vahvistamaan arviointisuunnitelmaan valtuustokaudelle Luonnos tilikauden 2018 työohjelmaksi on valmisteltu yhdessä lautakunnan puheenjohtajan kanssa. (AV) Tarkastuslautakunta päättää tilikauden 2018 työohjelmasta oheisliitteenä olevan ehdotuksen pohjalta. Päätös Tarkastuslautakunta päätti toiminnastaan hyväksymällä työohjelman tilikaudelle 2018 oheisliitteen mukaisesti.

6 Lappeenrannan kaupunki Pöytäkirja 11/ Tilintarkastajan tilikauden 2018 työohjelma TARKL Esittelijä: Tarkastuspäällikkö Anitta Vilkko Esittelijän ehdotus Valmistelija/lisätiedot: Tarkastuspäällikkö Vilkko Anitta etunimi.sukunimi@lappeenranta.fi Oheismateriaali 1. LPR_työohjelman esittely 2018 Vastuullinen tilintarkastaja Ulla-Maija Tuomela esittelee tilintarkastajan tilikauden 2018 työohjelman. (AV) Tarkastuslautakunta merkitsee tilintarkastajan tilikauden 2018 työohjelman tiedoksi. Tarkastuslautakunta päättää hyväksyä, että tilintarkastajan raportointi tapahtuu kaksi kertaa vuodessa. Seuraava väliraportti tilikauden aikaisesta tilintarkastuksesta käsitellään joulukuussa 2018 ja loppuraportti tilikauden aikaisesta tilintarkastuksesta toukokuussa Päätös Hyväksyttiin.

7 Lappeenrannan kaupunki Pöytäkirja 11/ Tarkastuslautakunnan kouluttautuminen 2018 TARKL Esittelijä: Tarkastuspäällikkö Anitta Vilkko Valmistelija/lisätiedot: Tarkastuspäällikkö Vilkko Anitta etunimi.sukunimi@lappeenranta.fi Oheismateriaali 1. Hallinnon ja tarkastustoimen seminaariohjelma Esittelijän ehdotus Esityslistan oheisliitteenä on hallinnon ja tarkastustoimen seminaarin koulutusohjelma. Seminaarin osallistumismaksu on 690 /henkilö. Ilmoittautuminen tulee tehdä viimeistään mennessä. Elävät Kaupunkikeskustat ry:n vuosikonferenssi järjestetään Lappeenrannassa Tapahtuma on vuoden tärkein keskustakehittämisen tapahtuma Suomessa. Tilaisuuden osallistumismaksu on 250 (Elävät Kaupunkikeskustat ry:n jäsenyhteisön jäseniltä). Ilmoittautuminen mennessä. (AV) Tarkastuslautakunta päättää hyväksyä, että lautakunnan jäsenet voivat halutessaan osallistua edellä mainittuihin tilaisuuksiin. Päätös Tarkastuslautakunta päätti hyväksyä, että tarkastuslautakunnan jäsenet sekä tarkastuspäällikkö ja sisäinen tarkastaja oikeutetaan osallistumaan kyseisiin tilaisuuksiin.

8 Lappeenrannan kaupunki Pöytäkirja 11/ Väliaikainen tilintarkastussopimus Liittyy asiahallinnan asiaan: Käsittelyhistoria Tarkastuslautakunta Aiempi käsittely: Tarkastuslautakunta 59 Esittelijä: Tarkastuspäällikkö Anitta Vilkko Valmistelija/lisätiedot: Tarkastuspäällikkö Vilkko Anitta etunimi.sukunimi@lappeenranta.fi Liitteet 1. Väliaikainen tilintarkastussopimus Lappeenrannan kaupunginvaltuusto on päättänyt valita tilivuosien ja optiona Lappeenrannan kaupunkikonserniin kuuluvien kaupungin ja sen tytäryhteisöjen ja säätiöiden tilintarkastusyhteisöksi kokonaistaloudellisesti edullisimman tarjouksen tehneen BDO Audiator Oy:n ja nimennyt vastuunalaiseksi tilintarkastajaksi KHT, JHT Ulla-Maija Tuomelan ja hänen varahenkilökseen KHT, JHT Tiina Lindin. KPMG Julkishallinnon Palvelut Oy on tehnyt hankintapäätöksestä hankintaoikaisuvaatimuksen, joka on saapunut Lappeenrannan kaupungin kirjaamoon. KPMG Julkishallinnon Palvelut Oy on saattanut asian myös markkinaoikeuden käsiteltäväksi. Kaupunginvaltuusto on oikeuttanut tarkastuslautakunnan päättämään hankinnan väliaikaisesta järjestämisestä. Lappeenrannan kaupunki on neuvotellut BDO Audiator Oy:n kanssa Lappeenrannan kaupunkikonserniin kuuluvien kaupungin ja sen tytäryhteisöjen ja säätiöiden tilintarkastusyhteisöksi BDO

9 Lappeenrannan kaupunki Pöytäkirja 11/ Esittelijän ehdotus Audiator Oy:n tilintarkastuspalvelujen väliaikaista järjestämistä koskevan sopimuksen. (AV) Tarkastuslautakunta päättää hyväksyä väliaikaisen sopimuksen tilintarkastuspalveluista BDO Audiator Oy:n kanssa. Päätös Hyväksyttiin. Tämän kokouksen käsittely: Esittelijä: Tarkastuspäällikkö Anitta Vilkko Valmistelija/lisätiedot: Tarkastuspäällikkö Vilkko Anitta etunimi.sukunimi@lappeenranta.fi Liitteet 1. Väliaikainen tilintarkastussopimus, sisältää viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetun lain 24 :n kohdan 20 perusteella salassa pidettävää tietoa Oheismateriaali 1. Väliaikainen tilintarkastussopimus liitteineen, sisältää viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetun lain 24 :n kohdan 20 perusteella salassa pidettävää tietoa (tarjoajan liikeja ammattisalaisuudet). Esittelijän ehdotus Tarkastuslautakunnan kokouksen jälkeen on väliaikaista sopimusta tilintarkastuspalveluista käsitelty yhdessä konsernihallinnon lakimiehen sekä päävastuullisen tilintarkastajan kanssa ja sopimukseen on tehty vielä muutamia tarkennuksia, joilla halutaan korostaa, että kyse on väliaikaisesta sopimuksesta. (AV)

10 Lappeenrannan kaupunki Pöytäkirja 11/ Tarkastuslautakunta päättää hyväksyä väliaikaisen sopimuksen tilintarkastuspalveluista BDO Audiator Oy:n kanssa oheisliitteen mukaisessa tarkennetussa muodossa. Päätös Hyväksyttiin.

11 Lappeenrannan kaupunki Pöytäkirja 11/ Sidonnaisuusrekisterin tietosuojaseloste TARKL Esittelijä: Tarkastuspäällikkö Anitta Vilkko Valmistelija/lisätiedot: Tarkastuspäällikkö Vilkko Anitta Liitteet 1. Tietosuojaseloste Esittelijän ehdotus Kuntalaki velvoittaa kuntia ja kuntayhtymiä ilmoittamaan tiettyjen luottamushenkilöiden ja johtavien viranhaltijoiden sidonnaisuuksista julkisessa tietoverkossa. Sidonnaisuuksista muodostetaan erilliset sidonnaisuusrekisterit osana kuntahallinnon läpinäkyvyyden ja avoimuuden edistämistä. Sidonnaisuusrekisteristä on laadittu henkilötietolain mukainen rekisteriselosta (tarkastuslautakunta ). Henkilötietojen käsittelyyn sovelletaan alkaen EU:n yleistä tietosuoja-asetusta. Asetuksen myötä rekisteriselostetta tulee laajentaa tietosuojaselosteeksi, jossa lisäksi informoidaan rekisteröidyn oikeuksista. (AV) Tarkastuslautakunta päättää hyväksyä sidonnaisuusrekisterin tietosuojaselosteen, joka korvaa aiemman rekisteriselosteen (tarkastuslautakunta ). Päätös Hyväksyttiin.

12 Lappeenrannan kaupunki Pöytäkirja 11/ Sidonnaisuusilmoitusten täydentäminen TARKL Esittelijä: Tarkastuspäällikkö Anitta Vilkko Valmistelija/lisätiedot: Tarkastuspäällikkö Vilkko Anitta Oheismateriaali 1. Yhteenveto sidonnaisuusilmoituksista/sidonnaisuusrekisteristä - kooste Kuntaliiton päivitetty ohjeistus 2017: Sidonnaisuuksien ilmoittaminen kunnassa Tarkastuslautakunta on kokouksessaan päättänyt valtuuttaa tarkastuspäällikön tarvittaessa täydentämään sidonnaisuusrekisteriä ilmoitusten perusteella. Muutokset annetaan tiedoksi tarkastuslautakunnalle. Esityslistan oheisliitteenä on yhteenveto sidonnaisuusilmoituksista / sidonnaisuusrekisteristä kooste Lähtökohtana on, että ilmoitusvelvollinen itse on vastuussa sidonnaisuusilmoituksen tekemisestä. Lakisääteisen ilmoitusvelvollisuuden piirissä olevien henkilöiden osalta on sidonnaisuusrekisteriin tehty seuraavia muutoksia kaupunginvaltuuston kokouskäsittelyn jälkeen: - Riitta Munnukka, Kaupunginvaltuusto on kokouksessaan nimennyt Linda Brandt-Ahteen tilalle maakuntavaltuuston varajäseneksi Riitta Munnukan. Maakuntavaltuuston varajäsenyys on täydennetty Riitta Munnukan sidonnaisuusilmoitukseen. - Antti Vilkko, Kaupunginvaltuusto on kokouksessaan valinnut Markku Heikkilän tilalle kaupunginhallituksen varajäseneksi Antti Vilkon. Antti Vilkko on tehnyt tarkastuslautakunnalle sidonnaisuusilmoituksen valtuuston päätöksen jälkeen. - Päivi Löfman on täydentänyt sidonnaisuusilmoitustaan

13 Lappeenrannan kaupunki Pöytäkirja 11/ Tuula Partanen, Kaupunginvaltuusto on kokouksessaan valinnut Linda Brandt-Ahteen tilalle koulutuskuntayhtymän yhtymävaltuuston jäseneksi Johanna Ikävalkon ja hänen varajäsenekseen Tuula Partasen. Koulutuskuntayhtymän yhtymävaltuuston varajäsenyys on täydennetty Tuula Partasen sidonnaisuusilmoitukseen. - Tuula Lindh, Kaupunginvaltuusto on kokouksessaan valinnut Juha Kemppisen tilalle lupalautakunnan varsinaiseksi jäseneksi Tuula Lindhin ja on samalla nimennyt hänet varapuheenjohtajaksi lupalautakuntaan ja sen rakennuslupajaostoon. Lupalautakunnan ja rakennuslupajaoston varapuheenjohtajuus on täydennetty Tuula Lindhin sidonnaisuusilmoitukseen. - Karoliina Ahtiainen, Kaupunginvaltuusto on kokouksessaan valinnut Linda Brandt-Ahteen tilalle vammaisneuvoston varajäseneksi Karoliina Ahtiaisen. Vammaisneuvoston varajäsenyys on täydennetty Karoliina Ahtiaisen sidonnaisuusilmoitukseen. - Jari Karhu, Kaupunginvaltuusto on kokouksessaan valinnut Markku Heikkilän tilalle kaupunkikehityslautakunnan jäseneksi ja sen varapuheenjohtajaksi Jari Karhun. Kaupunkikehityslautakunnan varapuheenjohtajuus on täydennetty Jari Karhun sidonnaisuusilmoitukseen. - Mirva Hyvärinen, Kaupunginvaltuusto on kokouksessaan valinnut Linda Brandt-Ahteen tilalle kaupunkikehityslautakunnan jäseneksi Mirva Hyvärisen. Mirva Hyvärinen on tehnyt tarkastuslautakunnalle sidonnaisuusilmoituksen valtuuston päätöksen jälkeen. - Ulla-Riitta Hyöppinen-Sipari on täydentänyt sidonnaisuusilmoitustaan Kirsti Lamminpää on täydentänyt sidonnaisuusilmoitustaan Pasi Leimi on täydentänyt sidonnaisuusilmoitustaan Erkki Hokkanen on täydentänyt sidonnaisuusilmoitustaan Linda Brandt-Ahteen sidonnaisuusilmoitukseen on jäänyt luottamushenkilövaihdosten jälkeen seuraavat tiedot luottamustehtävistä: Lpr:n kaupunginvaltuusto, Lpr:n kaupunkikehityslautakunnan varajäsen (kaupunginvaltuusto on nimennyt hänet kokouksessaan Jussi Virsusen tilalle), Etelä-Karjalan maakuntavaltuusto, varajäsen (kaupunginvaltuusto on nimennyt hänet kokouksessaan Helena Puolakan tilalle). - Markku Heikkilän tiedot on poistettu sidonnaisuusrekisteristä. - Juha Kemppisen tiedot on poistettu sidonnaisuusrekisteristä. - Jussi Virsusen tiedot on poistettu sidonnaisuusrekisteristä.

14 Lappeenrannan kaupunki Pöytäkirja 11/ Esittelijän ehdotus Sidonnaisuusrekisteri on päivitetty muutosten osalta (AV) Tarkastuslautakunta merkitsee sidonnaisuusrekisteriin tehdyt muutokset tiedoksi. Päätös Merkittiin tiedoksi.

15 Lappeenrannan kaupunki Pöytäkirja 11/ Tarkastuslautakunnan seuraavassa kokouksessa kuultavat henkilöt TARKL Esittelijä: Tarkastuspäällikkö Anitta Vilkko Esittelijän ehdotus Valmistelija/lisätiedot: Tarkastuspäällikkö Vilkko Anitta Tarkastuslautakunnan tilikauden 2018 työohjelman mukaisesti lautakunnan seuraavassa kokouksessa on vuorossa kaupungin yhteiset turvallisuus- ja riskienhallinta-asiat sekä työsuojelu Ennen seuraavaa lautakunnan kokousta järjestetään Lappeenrannan ja Imatran kaupunkien ja Eksoten tarkastuslautakuntien yhteistapaaminen Lappeenrannassa klo Yhteistapaamiseen lähetetään erillinen kutsu lähempänä tilaisuutta. (AV) Tarkastuslautakunta päättää hyväksyä, että lautakunnan kokoukseen kutsutaan turvallisuus- ja riskienhallintapäällikkö Ari-Pekka Meuronen. Päätös Hyväksyttiin.

16 Lappeenrannan kaupunki Pöytäkirja 11/ Arviointikertomuksessa pyydetty selvitys sopimustenhallinnan ohjeistuksesta Liittyy asiahallinnan asiaan: LPR/628/ /2018 Käsittelyhistoria Kaupunginhallitus Aiempi käsittely: Kaupunginhallitus 304 Esittelijä: II kaupunginsihteeri Alina Kujansivu Valmistelija/lisätiedot: Tietohallintopäällikkö Mikkonen Juuso Asiakirjahallintopäällikkö Sidoroff Ilona Kaupunginsihteeri Willberg Juha Kaupunginhallitus on pyytänyt ao. toimielimiltä vastineet tarkastuslautakunnan arviointikertomuksessa esittämiin havaintoihin. Kaupunginhallituksen tulee antaa Kuntalain :n mukaisen lausunnon toimenpiteistä, joihin arviointikertomus antaa aihetta. Tietohallintopäällikön ja asiakirjahallintopäällikön lausunto : Tarkastuslautakunnan näkemyksen mukaan kaupunginhallituksen tulee varmistaa, että sopimustenhallintaan laaditaan riittävä ohjeistus koko kaupunkikonsernille. Tarkastuslautakunta kysyy, minkälaisiin toimenpiteisiin on ryhdytty. Tietohallinnon vastine Valmistelija tietohallintopäällikkö Juuso Mikkonen Lappeenrannan kaupungin asianhallintajärjestelmässä yhtenä kokonaisuutena on ollut sopimustenhallinnan osio. Sopimustenhallinnan käyttö ei ole kattanut koko kaupunkikonsernia eikä kaikkia kaupungin sopimuksia. Mm.

17 Lappeenrannan kaupunki Pöytäkirja 11/ kiinteistöjen- ja tontinvuokriin liittyviä sopimuksia on hallittu erillisohjelmissa. Säihke-projektin myötä sopimustenhallinnan ohjelmisto muuttuu, uusi sopimustenhallinnan ohjelmisto on osana uutta asianhallintajärjestelmää. Vanhat Dynasty-järjestelmään tallennetut sopimukset on otettu talteen ja niiden siirtoa uuteen järjestelmään valmistellaan, jonka jälkeen sopimukset tulee käydä läpi, voimassa olevat tarkistaa ja voimasta poistuneet saattaa oikeaan tilaan. Sen lisäksi, että jokainen sopimuksia tekevä viranhaltija vastaa omista sopimuksistaan, sopimustenhallinnan prosessin omistajuuden määritteleminen on keskeisessä asemassa käyttöönoton onnistumisen näkökulmasta. Sopimustenhallinnan ohjeistus, tallennuskäytäntöjen opastus ja kytkeminen asianhallintaan vaativat syvällistä aihealueen tuntemusta ja ajankäytön kohdentamista toimintatapojen jalkauttamiseen. Tietohallinto tukee ohjeistuksen laatimisessa asianhallintajärjestelmän teknisten ominaisuuksien osalta, mutta ei ota kantaa asiakirjahallinnon tai lainsäädännöllisiin näkökulmiin. Asiakirjahallinnon vastine Valmistelija asiakirjahallintopäällikkö Ilona Sidoroff Asiakirjahallintotiimissä on ollut vuoden aikana useita henkilöstövaihdoksia, ja ajoittaista resurssipulaa. Samalla on otettu käyttöön uusi asianhallintajärjestelmä ja valmistauduttu lainsäädännön muutoksiin (EU:n yleinen tietosuoja-asetus sekä tiedonhallinnan kokonaislainsäädännön uudistus). Näin ollen sopimushallintaan ei ole pystytty irrottamaan resurssia, mutta nyt tilanne on parantunut. Aloitamme ohjeistuksen laatimisen kartoittamalla toimialoilta sopimushallinnan pääkäyttäjät. Tämän jälkeen kartoitamme osaamisen ja järjestämme tarvittavan koulutuksen. Ohjeistuksen laatimisessa teemme yhteistyötä tietohallinnon, lakipalveluiden sekä hankintapalveluiden kanssa. Esittelijän ehdotus Merkitään tiedoksi ja saatetaan tiedoksi tarkastuslautakunnalle ja kaupunginvaltuustolle. Päätös Hyväksyttiin.

18 Lappeenrannan kaupunki Pöytäkirja 11/ Täytäntöönpano tarkastuslautakunta kaupunginvaltuusto Tämän kokouksen käsittely: Esittelijä: Tarkastuspäällikkö Anitta Vilkko Valmistelija/lisätiedot: Tietohallintopäällikkö Mikkonen Juuso Asiakirjahallintopäällikkö Sidoroff Ilona Kaupunginsihteeri Willberg Juha Esittelijän ehdotus Merkitään tiedoksi. Päätös Merkittiin tiedoksi.

19 Lappeenrannan kaupunki Pöytäkirja 11/ Arviointikertomuksessa pyydetty selvitys uuden asianhallintajärjestelmän toimivuuden ja käyttäjien riittävän perehdytyksen varmistamisesta Liittyy asiahallinnan asiaan: LPR/628/ /2018 Käsittelyhistoria Kaupunginhallitus Aiempi käsittely: Kaupunginhallitus 305 Esittelijä: II kaupunginsihteeri Alina Kujansivu Valmistelija/lisätiedot: Tietohallintopäällikkö Mikkonen Juuso Kaupunginsihteeri Willberg Juha Kaupunginhallitus on pyytänyt ao. toimielimiltä vastineet tarkastuslautakunnan arviointikertomuksessa esittämiin havaintoihin. Kaupunginhallituksen tulee antaa Kuntalain :n mukaisen lausunnon toimenpiteistä, joihin arviointikertomus antaa aihetta. Tietohallintopäällikön lausunto : Projektin taustaa Lappeenrannan kaupungin tietohallintotyöryhmä päätti keväällä 2014, että kaupunki aloittaa selvityksen ja määrittelytyön sähköisen dokumenttienhallinnan ja arkistoinnin ratkaisun hankinnasta yhteistyössä Etelä-Karjalan sosiaali- ja terveydenhuollon kuntayhtymän kanssa. Keskeisenä ajurina hankkeelle oli arkistotilojen täyttyminen ja käytössä olevien sähköisen tiedonhallinnan työvälineiden hajanaisuus. Määrittelytyön tavoitteena oli kuvata kilpailutuksessa ohjelmistolle asetettavat vaatimukset sekä toiminnallinen tavoitetilan kuvaus. Määrittely kesti noin puoli vuotta, jonka jälkeen aloitettiin kilpailutuksen valmistelutoimet.

20 Lappeenrannan kaupunki Pöytäkirja 11/ Määrittelyvaiheen jälkeen myös Imatran kaupunki halusi liittyä mukaan yhteishankintaan. Hankintayksikkönä toimi Saimaan Talous ja Tieto Oy. Hankintaprosessin käynnistäminen Kilpailutus käynnistettiin ensin markkinakartoituksella (12/2014), jossa toiminnallisen vaatimusmäärittelyn pohjalta pyydettiin ratkaisuehdotuksia ohjelmistotoimittajilta ja tämän perusteella tehtiin ensimmäinen tarkennuskierros vaatimusmäärittelyyn. Samalla todettiin, että hankinta on niin laaja, että se tulee viedä läpi neuvottelumenettelyllä. Neuvottelumenettelyyn valittiin viisi ohjelmistotoimittajaa, joiden kanssa käytiin kaksi kierrosta neuvotteluja ohjelmistovaatimuksista ja toiminnallisista tavoitteista. Neuvottelut käytiin kevään 2015 aikana ja tarjouspyyntö julkaistiin neuvottelumenettelyyn valituille ohjelmistotoimittajille kesäkuussa Tarjouksen jätti kolme tarjoajaa, kaksi jättäytyi pois tarjouskilpailusta. Tarjousten ja koekäyttöjakson jälkeen ohjelmistotoimittajaksi valikoitui MFiles Oy. Virallisesti käyttöönottoprojekti käynnistyi joulukuussa Käyttöönoton ensimmäinen vaihe oli vaadittujen toiminnallisuuksien ja tarjotun ratkaisun täsmentäminen ohjelmistotoimittajan kanssa. Hankintakokonaisuuteen kuuluivat asiakirjojen/dokumenttien hallinta, asianhallinta, kokoushallinta ja sähköinen kokouspalvelu, sopimustenhallinta, sähköinen allekirjoitus asiakirjoille, viranhaltijapäätöksille sekä kokouspöytäkirjoille, tiedonohjausjärjestelmä sekä sähköinen pysyväisarkisto. Keskeistä kaikkien osioiden osalta on prosessien ohjaaminen sähköisessä työskentely-ympäristössä perustuen ennalta määriteltyihin työnkulkuihin. Projektin viivästyminen Projektin alkuperäinen tavoite oli, että asioiden kirjaaminen ja kokoushallinta aloitettaisiin vuoden 2017 alusta. Marraskuussa 2016 kuitenkin todettiin, että tavoite ei ole realistinen 2 (3) työmäärään nähden. Kokoushallinta havaittiin monimuotoisten prosessiensa vuoksi erittäin haastavaksi kokonaisuudeksi ja sen määrittelyyn tarvittiin lisää aikaa. Aikataulutavoitetta siirrettiin tässä kohtaa 6kk eteenpäin. Kesällä 2017 valtuustokauden vaihtuessa osa toiminnallisuuksista oli valmistunut. Kokoushallinta ei ollut vielä käyttöönottovalmiudessa.

21 Lappeenrannan kaupunki Pöytäkirja 11/ Kesken vuotta tapahtuvan valtuustokauden vaihtuminen aiheutti myös poikkeavia järjestelyjä. Projektin resursseissa tapahtui myös vaihtuvuutta eläköitymisten ja muiden poissaolojen vuoksi. Jotta valtuustokauden vaihtuminen saatiin turvattua, päätettiin valtuustokauden vaihde viedä läpi vielä vanhalla asianhallintajärjestelmällä. Luottamushenkilöiden sähköisen kokouspalvelun tuki oli päättynyt jo vuotta aiemmin ja sen käyttöä uusilla toimielimillä ei ollut tarkoituksenmukaista enää jatkaa. Käyttöönotto Lappeenrannan osalta käyttöönotto oli päätetty viedä läpi asianhallinta edellä ja laajentaa käyttöä sen jälkeen koko hallintohenkilöstölle asiakirjojen ja dokumenttien hallintaan. Ohjelmisto otettiin tuotantokäyttöön kirjaamossa Kaikki uudet asiat kirjattiin uuteen asianhallintajärjestelmään, viranhaltijapäätökset ja toimielinten kokoukset tehtiin vielä vanhalla ohjelmistolla. Rinnakkaiskäyttöä jatkettiin vuoden 2017 loppuun, jotta vanhassa ohjelmistossa käynnissä olevia asioita voitiin saattaa loppuun ilman siirtoa ohjelmistosta toiseen. Tämä mahdollisti samalla kirjaamohenkilöstölle uuden opettelun ja havaintojen tekemisen uuden ohjelmiston parantamiseksi. Kokoushallinta otettiin käyttöön vuoden 2018 alusta. Sopimustenhallinnan käyttöönotto on myös aloitettu kevään 2018 aikana. Käyttöönotetussa ohjelmassa on havaittu vielä virheitä tuotantoon siirron jälkeen ja niitä on korjattu noin kuuden viikon välein tehtävissä korjauspäivityksissä. Kriittiset / käyttöä estävät virheet on pyritty korjaamaan välittömästi. Projektin sisällöllistä laajuutta kuvaa se, että vaatimusmäärittely sisälsi useita satoja vaatimuksia, määrittelyvaihe useita satoja erilaisia testi/käyttötapauksia ja projektin aikana on kirjattu noin 1700 erilaista huomiota/virhettä joita testeissä on havaittu tai jotka ovat nousseet esiin vasta kun ohjelmistoa on ryhdytty käyttämään tuotannossa. Myöhästymistä syntyi alkuperäiseen aikataulutavoitteeseen nähden siis kokonaisuudessaan yksi vuosi, osin käyttöönotto aloitettiin aiemmin. Kustannusnäkökulmasta Lappeenrannan kaupungille viivästyksestä ei syntynyt merkittäviä suoria kustannuksia muun kuin oman henkilötyön muodossa. Riskienhallinnan näkökulmasta viivästys oli välttämätön ja hankinnan laajuus huomioiden ja projektin aikana ymmärryksen kasvettua kohtuullinen. Loppukäyttäjänäkökulmasta kokoushallinnan sähköinen kokouspalvelu aiheutti haasteita, koska vanha oli poistettu

22 Lappeenrannan kaupunki Pöytäkirja 11/ käytöstä ja uuden käyttöönotto oli sidoksissa uuden kokoushallinnan toiminnallisuuksien käyttöönoton etenemiseen. Tiedonohjauksen tärkeys asianhallinnassa ja siihen liittyvä resursointi Asian- ja asiakirjanhallintaa ohjataan tiedonohjaussuunnitelmalla. Tiedonohjaussuunnitelmassa määritellään miten eri tehtäviin liittyvien asioiden käsittelyprosessit kulkevat ja millaista asiakirjallista aineistoa prosessien eri vaiheiden aikana muodostuu. Aiemmin tiedonohjaussuunnitelman rooli teknisesti on ollut rajoittuneempi ja vanha asianhallintajärjestelmä ei ohjannut käyttäjiä toimimaan prosessin mukaisella tavalla. Projektin aikana keskeinen tavoite on ollut saada prosessien ohjaamiseen parempia välineitä 3 (3) ja samalla tiedonohjaussuunnitelmaan tehtyjen kuvausten ajantasaisuus ja oikeellisuus on noussut erittäin keskeiseen asemaan. Projektin aikana tiedonohjaussuunnitelman päivittämiseen käytettävissä olevat resurssit olivat vajavaiset. Tiedonohjaussuunnitelman vajaavaisuudella on ollut käyttöönottovaiheessa käyttöä hankaloittava vaikutus. Keväällä 2018 asiakirjahallintoon on palkattu työntekijä vastaamaan sähköisen arkiston pääkäyttäjyydestä sekä tiedonohjaussuunnitelman päivitystyöstä. Miten varmistetaan riittävä perehdytys henkilöstölle? Lappeenrannan kaupungin osalta projekti vietiin läpi oman henkilöstön voimin. Projektissa oli mukana oman työnsä ohessa vaihtelevasti 6-10 keskeistä henkilöä eri vastuualueilta. Koulutuksia on pidetty loppuvuoden 2017 ja alkuvuoden 2018 aikana kymmeniä ja niihin on osallistunut hyvin kaupungin henkilöstöä. Osa henkilöstöstä on käynyt useamman koulutuksen riippuen työntekijän työtehtävien luonteesta. Lisäksi on tuotettu ohjeistusta järjestelmän käyttöön sekä käyty läpi tiedonohjaussuunnitelmaa uusien toimintamallien mahdollistamiseksi. Koulutuksia pidetään edelleen tarpeen vaatiessa sekä yleisemmin että täsmäkoulutuksina eri toimintojen osalta. Jatkuvuuden varmistamiseksi päävastuu ohjelmiston jatkokehityksen ja jalkautuksen osalta siirretään asiakirjahallintotiimille. Projektissa mukana olleet henkilöt toimivat nyt tuotantovaiheessa pääkäyttäjäverkostona. Lisäksi ohjelmiston käyttöön on nimetty ns. avainkäyttäjiä. Avainkäyttäjien rooli kunkin vastuualueen osalta on hyvin keskeinen, koska heillä on paras ymmärrys oman

23 Lappeenrannan kaupunki Pöytäkirja 11/ Esittelijän ehdotus vastuualueensa työtehtävien laadusta ja millaiset käytänteet kyseisiin tehtäviin sopivat. Asiakirjahallintotiimi käy läpi tiedonohjaussuunnitelmaa yhteistyössä eri vastuualueiden kanssa ja tällä keinoin ohjelmisto saadaan tukemaan työtä parhaalla mahdollisella tavalla. Kunkin vastuualueen johtajia on pyydetty varmistamaan riittävä avainkäyttäjäresurssi uuden oppimisen turvaamiseksi. Uuden toimintamallin oppiminen ja samalla vanhasta poisoppiminen tulee ottamaan aikansa. Todellinen tilanne uuden ohjelmiston kyvyistä ja toimintamallien muutoksesta nähdään vasta sitten kun ohjelmisto on ollut aktiivisesti käytössä pidempään ja käyttäjät ovat ehtineet tutustua ja oppia uuden ohjelmiston käytön. Arviolta uuden oppiminen ja käytäntöjen hioutuminen vie aikaa vuodesta kahteen tämänlaajuisessa muutostilanteessa. Merkitään tiedoksi ja saatetaan tiedoksi tarkastuslautakunnalle ja kaupunginvaltuustolle. Päätös Hyväksyttiin. Täytäntöönpano tarkastuslautakunta kaupunginvaltuusto Tämän kokouksen käsittely: Esittelijä: Tarkastuspäällikkö Anitta Vilkko Valmistelija/lisätiedot: Tietohallintopäällikkö Mikkonen Juuso Kaupunginsihteeri Willberg Juha Esittelijän ehdotus

24 Lappeenrannan kaupunki Pöytäkirja 11/ Merkitään tiedoksi. Päätös Merkittiin tiedoksi.

25 Lappeenrannan kaupunki Pöytäkirja 11/ Muutoksenhakuohjeet MUUTOKSENHAKUKIELLOT Kieltojen perusteet Seuraavista päätöksistä ei saa tehdä kuntalain 136 :n mukaan oikaisuvaatimusta eikä kunnallisvalitusta, koska päätös koskee vain valmistelua tai täytäntöönpanoa. Pykälät 61-64, Koska päätöksestä voidaan tehdä kuntalain 134 :n mukaan kirjallinen oikaisuvaatimus, seuraaviin päätöksiin ei saa hakea muutosta valittamalla: Pykälät HLL 5 :n, 13 :n ja 15 :n /muun lainsäädännön mukaan seuraaviin päätöksiin ei saa hakea muutosta valittamalla. Pykälät ja valituskieltojen perusteet. Päätökset koskevat vain valmistelua tai täytäntöönpanoa. OIKAISUVAATIMUSOHJEET Oikaisuvaatimusviranomainen ja -aika Seuraaviin päätöksiin tyytymätön voi tehdä kirjallisen oikaisuvaatimuksen, joka lähetetään osoitteeseen Tarkastuslautakunta Käyntiosoite: Villimiehenkatu 1 Postiosoite: PL 11, Lappeenranta Sähköpostiosoite: kirjaamo@lappeenranta.fi Pykälät Oikaisuvaatimus on tehtävä 14 päivän kuluessa päätöksen tiedoksisaannista. Kunnan jäsenen katsotaan saaneen päätöksestä tiedon seitsemän päivän kuluttua siitä kun pöytäkirja on asetettu nähtäväksi yleisessä tietoverkossa. Asianosaisen katsotaan saaneen päätöksestä tiedon, jollei muuta näytetä, seitsemän päivän kuluttua kirjeen lähettämisestä, saantitodistuksen osoittamana aikana tai erilliseen tiedoksi saantitodistukseen merkittynä aikana. Sähköistä tiedoksiantoa käytettäessä päätös oheisasiakirjoineen katsotaan tapahtuneen kolmantena päivänä sähköisen viestin lähettämisestä, jollei muuta näytetä. Tiedoksisaantipäivää ei lueta valitusaikaan. Jos valitusajan viimeinen päivä on pyhäpäivä, itsenäisyyspäivä, vapunpäivä, joulu- tai juhannusaatto tai arkilauantai, saa valituksen tehdä ensimmäisenä arkipäivänä sen jälkeen. Oikaisuvaatimuksen sisältö Oikaisuvaatimuksesta on käytävä ilmi vaatimus perusteineen ja se on tekijän allekirjoitettava.

26 Lappeenrannan kaupunki Pöytäkirja 11/ Pöytäkirjan nähtäväksi asettaminen Pöytäkirja on asetettu nähtäväksi yleisessä tietoverkossa

27 Lappeenrannan kaupunki Pöytäkirja 11/ HANKINTAOIKAISUVAATIMUSOHJEET Hankintaoikaisuvaatimusviranomainen ja aika Hankintayksikön päätökseen tai muuhun hankintamenettelyssä tehtyyn ratkaisuun tyytymätön voi vaatia hankintalain :n mukaan hankintaoikaisua. Hankintaoikaisua voi vaatia hankintayksiköltä kirjallisesti tarjouskilpailuun osallistunut tarjoaja tai osallistumishakemuksen tehnyt ehdokas tai muu taho, jota asia koskee. Seuraaviin päätöksiin tyytymätön voi tehdä kirjallisen hankintaoikaisuvaatimuksen, joka lähetetään osoitteeseen Tarkastuslautakunta Käyntiosoite: Villimiehenkatu 1 Postiosoite: PL 11, Lappeenranta Sähköpostiosoite: kirjaamo@lappeenranta.fi Pykälät Asianosaisen on esitettävä hankintaoikaisuvaatimus 14 päivän kuluessa siitä, kun asianosainen on saanut tiedon hankintayksikön päätöksestä tai muusta hankintamenettelyssä tehdystä ratkaisusta. Hankintaoikaisuvaatimuksen sisältö Sähköistä tiedoksiantoa käytettäessä hankintapäätös oheisasiakirjoineen katsotaan saaduksi tiedoksi sinä päivänä, jolloin päätöksen oheisasiakirjoineen sisältävä sähköinen viesti on vastaanottajan käytettävissä tämän vastaanottolaitteessa siten, että viestiä voidaan käsitellä. Tällaisena ajankohtana pidetään viestin lähettämispäivää, jollei asiassa esitetä luotettavaa selvitystä tietoliikenneyhteyksien toimimattomuudesta tai vastaavasta muusta seikasta, jonka johdosta sähköinen viesti on saapunut vastaanottajalle myöhemmin. Jos tiedoksianto toimitetaan postitse kirjeellä vastaanottajalle, vastaanottajan katsotaan saaneen asiasta tiedon seitsemäntenä päivänä sen lähettämisestä, jollei tiedoksiannon näytetä tapahtuneen myöhemmin. Käytettäessä todisteellista tiedoksiantotapaa, tiedoksianto katsotaan tapahtuneeksi saantitodistuksen osoittamana aikana tai erilliseen tiedoksisaantitodistukseen merkittynä aikana. Tiedoksisaantipäivää ei lueta oikaisuvaatimusaikaan. Jos määräajan viimeinen päivä on pyhäpäivä, itsenäisyyspäivä, vapunpäivä, joulu- tai juhannusaatto tai arkilauantai, voi oikaisuvaatimuksen tehdä ennen viraston aukioloajan päättymistä ensimmäisenä arkipäivänä sen jälkeen. Hankintaoikaisuvaatimuksesta on käytävä ilmi vaatimukset perusteineen. Hakemukseen on merkittävä oikaisua vaativan ja kirjelmän laatijan nimi sekä tarvittavat yhteystiedot asian hoitamiseksi. Oikaisuvaatimus osoitetaan lautakunnalle. Hankintaoikaisuun on liitettävä asiakirjat, joihin vaatimuksen tekijä vetoaa, jolleivat ne jo ole hankintayksikön hallussa. VALITUSOSOITUS Valitusviranomainen ja valitusaika Seuraaviin päätöksiin voidaan hakea muutosta kirjallisella valituksella. Oikaisuvaatimuksen johdosta annettuun päätökseen saa hakea muutosta kunnallisvalituksin vain se, joka on tehnyt oikaisuvaatimuksen (asianosainen). Mikäli päätös on oikaisuvaatimuksen johdosta muuttunut, saa päätökseen hakea muutosta kunnallisvalituksin myös asianosainen (se johon päätös on kohdistettu tai jonka oikeuteen, velvollisuuteen tai etuun päätös välittömästi vaikuttaa). Asianosaisen valitusajan alkaminen Asianosaisen katsotaan saaneen päätöksestä tiedon, jollei muuta näytetä, seitsemän päivän kuluttua kirjeen lähettämisestä, saantitodistuksen osoittamana aikana tai erilliseen tiedoksisaantitodistukseen merkittynä aikana. Sähköistä tiedoksiantoa käytettäessä päätös oheisasiakirjoineen katsotaan tapahtuneen kolmantena päivänä sähköisen viestin lähettämisestä, jollei muuta näytetä. Tiedoksisaantipäivää ei lueta valitusaikaan. Jos valitusajan viimeinen päivä on pyhäpäivä, itsenäisyyspäivä, vapunpäivä, joulu- tai juhannusaatto tai arkilauantai, saa valituksen tehdä ensimmäisenä arkipäivänä sen jälkeen. Valitusviranomainen, osoite ja postiosoite Itä-Suomen hallinto-oikeus, PL 1744, Minna Canthin katu 64, Kuopio sähköpostiosoite: ita-suomi.hao@oikeus.fi, , fax Valituksen voi tehdä myös hallinto- ja erityistuomioistuinten asiointipalvelussa osoitteessa Kunnallisvalitus, pykälät Valitusaika 30 päivää Hallintovalitus, pykälät Valitusaika

28 Lappeenrannan kaupunki Pöytäkirja 11/ päivää Tuomioistuinmaksulain (1455/2015) mukaan valituksen käsittelystä perittävä oikeudenkäyntimaksu hallintooikeudessa on 250 euroa. Mikäli hallinto-oikeus muuttaa valituksenalaista päätöstä muutoksenhakijan eduksi, oikeudenkäyntimaksua ei peritä. Maksua ei myöskään peritä eräissä em. laissa säädetyissä asiaryhmissä tai mikäli asianosainen on muualla laissa vapautettu maksusta. Maksuvelvollinen on vireillepanija ja maksu on valituskirjelmäkohtainen. Muu valitusviranomainen, osoite ja postiosoite Pykälät Valitusaika Markkinaoikeus päivää Radanrakentajantie 5, Helsinki sähköpostiosoite: fax , Valituksen voi tehdä myös hallinto- ja erityistuomioistuinten asiointipalvelussa osoitteessa Markkinaoikeudessa käsiteltävien asioiden oikeudenkäyntimaksuista ja niiden suuruudesta erilaisissa tilanteissa on määräykset tuomioistuinlain (1455/2015) 2 :n 1-5 momentissa ja 9 1 momentin 2)-kohdassa. Valituskirja Valitusasiakirjojen toimittaminen Valitus on tehtävä kirjallisesti. Myös sähköinen asiakirja täyttää vaatimuksen kirjallisesta muodosta. Valituksessa, joka on osoitettava valitusviranomaiselle, on ilmoitettava: - päätös, johon haetaan muutosta - miltä kohdin päätökseen haetaan muutosta ja mitä muutoksia siihen vaaditaan tehtäväksi - perusteet, joilla muutosta vaaditaan. Valituksessa on ilmoitettava valittajan nimi ja kotikunta. Jos valittajan puhevaltaa käyttää hänen laillinen edustajansa tai asiamiehensä tai jos valituksen laatijana on joku muu henkilö, valituksessa on ilmoitettava myös tämän nimi ja kotikunta. Valituksessa on lisäksi ilmoitettava postiosoite, puhelinnumero ja muut tarvittavat yhteystiedot. Jos valitusviranomaisen päätös voidaan antaa tiedoksi sähköisenä viestinä, yhteystietona pyydetään ilmoittamaan myös sähköpostiosoite. Valittajan, laillisen edustajan tai asiamiehen on allekirjoitettava valitus. Sähköistä asiakirjaa ei kuitenkaan tarvitse täydentää allekirjoituksella, jos asiakirjassa on tiedot lähettäjästä eikä asiakirjan alkuperäisyyttä tai eheyttä ole syytä epäillä. Valitukseen on liitettävä: - päätös, johon haetaan muutosta valittamalla, alkuperäisenä tai jäljennöksenä - todistus siitä, minä päivänä päätös on annettu tiedoksi, tai muu selvitys valitusajan alkamisen ajankohdasta - asiakirjat, joihin valittaja vetoaa vaatimuksensa tueksi, jollei niitä ole jo aikaisemmin toimitettu viranomaiselle. Valitusasiakirjat on toimitettava valitusviranomaiselle ennen valitusajan päättymistä. Jos valitusajan viimeinen päivä on pyhäpäivä, itsenäisyyspäivä, vapunpäivä, joulu- tai juhannusaatto tai arkilauantai, saa valitusasiakirjat toimittaa valitusviranomaiselle ensimmäisenä sen jälkeisenä arkipäivänä. Omalla vastuulla valitusasiakirjat voi lähettää postitse tai lähetin välityksellä. Postiin valitusasiakirjat on jätettävä niin ajoissa, että ne ehtivät perille ennen valitusajan päättymistä. Valitusasiakirjat voi toimittaa muiden vaihtoehtojen lisäksi sähköisesti ja niiden on oltava perillä hallintooikeudessa viimeistään valitusajan viimeisenä päivänä ennen virka-ajan päättymistä (klo 16.15). Valitusasiakirjat on toimitettava 1): nimi, osoite ja postiosoite Pykälät Lisätietoja Yksityiskohtainen oikaisuvaatimusohje/valitusosoite liitetään pöytäkirjanotteeseen. 1) Jos toimitettava muulle kuin valitusviranomaiselle Liitetään pöytäkirjaan