KANNUKSEN KAUPUNKI PÖYTÄKIRJA 1/2019 1

Transkriptio

1 KANNUKSEN KAUPUNKI PÖYTÄKIRJA 1/ Tarkastuslautakunta AIKA Maanantai klo 08:40-11:40 PAIKKA KitinVaparin kokoushuone SISÄLLYSLUETTELO Sivu 1 Kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus 4 2 Pöytäkirjantarkastajien valinta 5 3 Kaupunginjohtajan kuuleminen kaupunginhallituksen tavoitteiden toteutumisesta toimielintasolla 4 Kannuksen kaupungin tarkastuspalveluiden sekä tarkastuslautakunnan tukipalveluiden hankinta vuosille Raportti tilikauden aikaisesta tarkastuksesta 9 6 Keski-Pohjan Yrityspalvelu Oy:n toimitusjohtaja Ville Honkalan kuuleminen 7 Lautakunnan jäsenten havainnot 11 8 Muut asiat 12 9 Tutustuminen KitinVaparin toimintaan ja tiloihin

2 KANNUKSEN KAUPUNKI PÖYTÄKIRJA 1/ OSALLISTUJAT LÄSNÄ Erkkilä Esa puheenjohtaja Huuki Ari varapuheenjohtaja Heiniemi Matti jäsen Niemonen Aila jäsen ja POISSA Annanolli Irmeli jäsen MUU Niemi Janne pöytäkirjanpitäjä ja Pesonen Elina tilintarkastaja ja Korte Terttu kaupunginjohtaja Sämpi Leena talous- ja hallintojohtaja Honkala Ville Keski-Pohjan Yrityspalvelu Oy:n toimitusjohtaja KOKOUKSEN LAILLISUUS JA PÄÄTÖSVALTAISUUS Todettiin. PÖYTÄKIRJAN TARKASTAJIKSI VALITTIIN ALLEKIRJOITUKSET Ari Huuki ja Aila Niemonen ( 1-3, 5-9) ja Matti Heiniemi ( 4) KÄSITELLYT ASIAT Esa Erkkilä Janne Niemi puheenjohtaja pöytäkirjanpitäjä ( 1-3, 5-9) Leena Sämpi pöytäkirjanpitäjä ( 4) 1-9 PÖYTÄKIRJAN TARKASTUS Kannuksessa Ari Huuki Aila Niemonen Matti Heiniemi PÖYTÄKIRJAN NÄHTÄVÄNÄ OLO Pöytäkirja on tarkastuksen jälkeen nähtävänä kaupungin verkkosivuilla alkaen. Todistaa pöytäkirjanpitäjä ( 1-3, 5-9) pöytäkirjanpitäjä ( 4) Janne Niemi Leena Sämpi

3 KANNUKSEN KAUPUNKI PÖYTÄKIRJA 1/2019 3

4 KANNUKSEN KAUPUNKI PÖYTÄKIRJA 1/ Tarkastuslautakunta Kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus Tarkltk Tarkastuslautakunta on päättänyt, että - lautakunnan kokoukset pidetään toimikaudella pääsääntöisesti maanantaisin alkaen klo 8.30 ja tarpeen vaatiessa muulloinkin. Kokoukset voidaan pitää myös säh köi se nä kokouksena kuntalain ja hallintosäännön vaatimien tek nis ten edellytysten täyttyessä, - kokouskutsu lähetetään sähköisesti vähintään neljä (4) päivää en nen kokousta tarkastuslautakunnan jäsenille, - esityslista liitteineen ja oheismateriaaleineen julkaistaan säh köises sä kokouspalvelussa sekä lähetetään paperisena niille tarkas tus lau ta kun nan jäsenille, jotka ovat sitä pyytäneet, - esityslista liitteineen ja oheismateriaaleineen julkaistaan kaupun gin verkkosivuilla ottaen huomioon hen ki lötie to jen käsittelyyn, salassa pidettäviin tietoihin sekä yleiseen tie dot ta mis int res siin liittyvät asiat. Kokouskutsu ja asialista on lähetetty sähköpostina Esitys lis ta liit tei neen ja oheismateriaaleineen on julkaistu sekä säh köises sä kokouspalvelussa että kaupungin verkkosivuilla samana päivä nä. Myös paperiset esityslistat on postitettu samana päivänä. Kuntalain 103 :n mukaan toimielin on päätösvaltainen, kun enemmän kuin puolet jäsenistä on läsnä. Ehdotus Puheenjohtaja toteaa kokouksen laillisuuden ja päätösvaltaisuuden. Puheenjohtaja totesi kokouksen lailliseksi ja päätösvaltaiseksi.

5 KANNUKSEN KAUPUNKI PÖYTÄKIRJA 1/ Tarkastuslautakunta Pöytäkirjantarkastajien valinta Tarkltk Tarkastuslautakunta on päättänyt, että toimikaudella jokaisessa kokouksessa valittavat kaksi pöy täkir jan tar kas ta jaa tarkastavat tarkastuslautakunnan pöytäkirjat sähköi ses ti viimeistään toisena arkipäivänä kokouksesta. Edellisessä kokouksessa pöytäkirjantarkastajina toimivat Irmeli Annanol li ja Matti Heiniemi. Pöytäkirja pidetään tarkastamisen jälkeen nähtävänä yleisessä tie tover kos sa kuntalain säännösten mukaisesti. Ehdotus Tarkastuslautakunta valitsee kaksi jäsentä tarkastamaan tämän kokouk sen pöytäkirjan. Pöytäkirjantarkastajiksi valittiin Ari Huuki ja Aila Niemonen.

6 KANNUKSEN KAUPUNKI PÖYTÄKIRJA 1/ Tarkastuslautakunta Kaupunginjohtajan kuuleminen kaupunginhallituksen tavoitteiden toteutumisesta toimielintasolla Tarkltk Ehdotus Kaupunginjohtaja on kutsuttu tarkastuslautakunnan kokoukseen kerto maan vuoden 2018 tavoitteiden toteutumisesta kau pun gin hal li tuksen toimielintasolla. Tarkastuslautakunta merkitsee kaupunginjohtajan selvityksen tiedok si. Tarkastuslautakunta merkitsi kaupunginjohtajan selvityksen yksimielisesti tiedoksi.

7 KANNUKSEN KAUPUNKI PÖYTÄKIRJA 1/ Tarkastuslautakunta Kannuksen kaupungin tarkastuspalveluiden sekä tarkastuslautakunnan tukipalveluiden hankinta vuosille / /2019 Tarkltk Valmistelija: Talous- ja hallintopäällikkö Leena Sämpi Kuntalain 122 :n mukaan valtuusto valitsee hallinnon ja talouden tar kas ta mis ta varten tilintarkastusyhteisön. Yhteisön on määrättävä vas tuul li sek si tilintarkastajaksi julkishallinnon ja -talouden hyväksytty ti lin tar kas ta ja. Tilintarkastajat toimivat tehtävässään virkavastuulla. Ti lin tar kas tus yh tei sö voidaan valita enintään kuuden tilikauden hallin non ja talouden tarkastamista varten. Kunnan tytäryhteisöjen tilintarkastajaksi on valittava kunnan ti lin tarkas tus yh tei sö, jollei tästä poikkeamiseen ole perusteltua tar kas tuksen järjestämiseen liittyvää syytä. Kunkin tytäryhteisön yhtiökokous tai vas taa va toimielin tekee osaltaan päätöksen tilintarkastajan va litse mi ses ta. Tarkastuslautakunta päätti kilpailuttaa hankintalain ja kaupungin hankintaohjeen mukaisesti kaupungin ja kau pun ki konser niin kuuluvien tytäryhtiöiden tarkastuspalvelut ja tar kas tus lau takun nan tukipalvelut vuosille ja hyväksyi tarjouspyynnön. Han kin nan ennakoidun arvon mukaan hankinta oli kansallisen kynnys ar von alittava pienhankinta. Tarjouspyyntö julkaistiin Cloudia -kilpai lu tus jär jes tel mäs sä sekä kansallisessa HILMA -il moi tus ka na vassa Tarjouspyynnöstä oli mahdollista kysyä lisätietoja klo mennessä. Lisätietoja ei pyydetty. Määräaikaan klo mennessä tarjouksen jättivät Talvea Oy, KPMG Oy sekä BDO Oy. Saadut tarjoukset ja tarjousvertailu esitellään kokouksessa. Tarkastuslautakunta tekee esityksen kaupunginvaltuustolle va lit tavas ta tilintarkastusyhteisöstä, jolta kaupungin tarkastuspalvelut sekä tar kas tus lau ta kun nan tukipalvelut vuosille hankitaan. --- Tarkastuslautakunnan jäsen Aila Niemonen poistui esteellisenä (intres si jää vi) kokouksesta tämän pykälän käsittelyn ja päätöksenteon ajak si. Pöytäkirjantarkastajaksi tämän pykälän osalta valittiin Matti Hei nie mi. --- Tilintarkastaja Elina Pesonen ja sihteeri Janne Niemi poistuivat es-

8 KANNUKSEN KAUPUNKI PÖYTÄKIRJA 1/ Tarkastuslautakunta teel li se nä (palvelussuhde- ja toimeksiantosuhdejäävi) kokouksesta tä män pykälän käsittelyn ja päätöksenteon ajaksi. Talous- ja hal linto pääl lik kö Leena Sämpi toimi pöytäkirjanpitäjänä, sekä asian tun ti jana tämän pykälän käsittelyn ja päätöksenteon ajan. --- Tarkastuslautakunta toteaa, että tarjouspyynnön mukaisin ar vioin tikri tee rein vertaillen kokonaistaloudellisesti edullisin on Talvea Oy, jon ka saama pistemäärä on 100. Toiseksi edullisin oli KPMG Oy, jon ka saama pistemäärä oli 98 ja kolmanneksi edullisin BDO OY pis te mää räl lä 87. Tarkastuslautakunta päätti yksimielisesti esittää kau pun gin val tuustol le, että - kaupungin tilintarkastusyhtiöksi kaudelle valitaan KPMG Oy - konserniin kuuluville tytäryhtiöille suositellaan, että ne valitsevat kun ta lain ja konserniohjeen mukaisesti tilintarkastusyhtiökseen KPMG OY:n ja niille toimitetaan saadut tarjoukset ja tar jous vertai lu pää tök sen te koa varten Tarkastuslautakunta perustelee esitystään seuraavasti: - hankinnan arvon mukaan kysymyksessä on kansallisen kyn nysar von alittava hankinta, jota säätelee Kannuksen kaupungin han kin ta oh je - tarjouspyynnön mukaisten kokonaistaloudellista edullisuutta mää rit te le vien arviointikriteerien lisäksi on huomioitu muita koko nais ta lou del li suu teen vaikuttavia seikkoja, kuten Talvea Oy:n ja KPMG Oy:n tarjousten välisen eron pienuus suhteessa ti lintarkas tus yh tei sön vaihtumisen aiheuttamaan li sä resurs soin titarpee seen liittyen esimerkiksi perehdyttämiseen, sekä KPMG Oy:n pitkäaikainen kokemus Kannuksen kaupungin ti lin tarkastusyh tei sö nä.

9 KANNUKSEN KAUPUNKI PÖYTÄKIRJA 1/ Tarkastuslautakunta Raportti tilikauden aikaisesta tarkastuksesta Tarkltk Ehdotus Päävastuullinen tilintarkastaja Elina Pesonen esittää toisen vä li rapor tin tilikauden 2018 aikaisesta tarkastuksesta. Tarkastuslautakunta merkitsee väliraportin tiedoksi. Tarkastuslautakunta merkitsi tilintarkastajan väliraportin yksimielisesti tiedoksi.

10 KANNUKSEN KAUPUNKI PÖYTÄKIRJA 1/ Tarkastuslautakunta Keski-Pohjan Yrityspalvelu Oy:n toimitusjohtaja Ville Honkalan kuuleminen Tarkltk Ehdotus Keski-Pohjan Yrityspalvelu Oy:n toimitusjohtaja Ville Honkala on kutsut tu kokoukseen kertomaan yrityksen toiminnasta ja ajankohtaisista asiois ta. Merkitään saatu selvitys tiedoksi. Tarkastuslautakunta merkitsi Keski-Pohjan Yrityspalvelu Oy:n toimitusjohtaja Ville Honkalan selvityksen yksimielisesti tiedoksi.

11 KANNUKSEN KAUPUNKI PÖYTÄKIRJA 1/ Tarkastuslautakunta Lautakunnan jäsenten havainnot Tarkltk Kaupungin toimielinten pöytäkirjat julkaistaan sähköisessä ko kouspal ve lus sa. Tarkastuslautakunnan jäsenillä on luottamustoimen hoita mis ta varten pääsy sähköisessä kokouspalvelussa kaupungin toimi elin ten pöytäkirjoihin liitteineen ja oheismateriaaleineen. Jokaisessa kokouksessa käydään läpi jäsenten pöytäkirjoista te kemät havainnot. Havaintora porttien perusteella lautakunta päättää mah dol li sis ta toimenpiteistä. Todettiin, että lautakunnan jäsenillä ei ole lautakunnan käsittelyä vaativia havaintoja.

12 KANNUKSEN KAUPUNKI PÖYTÄKIRJA 1/ Tarkastuslautakunta Muut asiat Tarkltk Takastuslautakunnan seuraavat kokoukset päätettiin järjestää: klo klo klo 8.30.

13 KANNUKSEN KAUPUNKI PÖYTÄKIRJA 1/ Tarkastuslautakunta Tutustuminen KitinVaparin toimintaan ja tiloihin Tarkltk Ehdotus Tarkastuslautakunta tutustuu KitinVaparin toimintaan ja tiloihin. Liikunnanohjaaja Marianne Mottinen esittelee tilat lautakunnalle. Lautakunta tutustuu KitinVaparin toimintaan ja tiloihin. Lautakunta tutustui KitinVaparin toimintaan ja tiloihin kokouksen päätteeksi.

14 KANNUKSEN KAUPUNKI PÖYTÄKIRJA 1/ Oikaisuvaatimusohje Muutoksenhakukielto Pykälistä 1-9 ei saa hakea muutosta, koska päätös koskee vain valmistelua ja täy tän töön pa noa. Sovellettava lainkohta: Kuntalaki 136. Oikaisuvaatimus Päätökseen, pykälät -, tyytymätön voi tehdä kirjallisen oikaisuvaatimuk sen. Pää tök siin ei saa hakea muutosta valittamalla tuomioistuimeen. Myös sähköinen asiakirja täyt tää vaatimuksen kir jal li ses ta muodosta. Oikaisuvaatimuksen johdosta annettuun päätökseen saa hakea muutosta kunnallisvalituksin vain se, jo ka on tehnyt oikaisuvaatimuksen. Mikäli päätös on oikaisuvaatimuksen johdosta muut tu nut, saa pää tök seen ha kea muutosta kunnallisvalituksin myös asianosainen sekä kunnan jä sen. Oikaisuvaatimusoikeus Oikaisuvaatimuksen saa tehdä se, johon päätös on kohdistettu tai jonka oikeuteen, vel vol li suuteen tai etuun päätös välittömästi vaikuttaa (asianosainen) sekä kunnan jäsen. Oikaisuvaatimusaika Oikaisuvaatimus on tehtävä 14 päivän kuluessa päätöksen tiedoksisaannista. Oikaisuvaatimus on toi mi tetta va oikaisuvaatimusviranomaiselle viimeistään määräajan viimeisenä päivänä ennen kaupunginviraston au ki olo ajan päättymistä. Asianosaisen katso taan saaneen päätöksestä tiedon, jollei muuta näytetä, seitsemän päivän ku lut tua kirjeen lähettämi sestä. Käytettäessä tavallista sähköistä tiedoksiantoa katsotaan asian osai sen saaneen tiedon pää tök ses tä kolmantena päivänä viestin lähettämisestä, jollei muuta näy te tä. Kunnan jäsenen katsotaan saa neen päätöksestä tie don seitsemän päivän kuluttua siitä, kun pöytäkirja on asetettu nähtäväksi yleisessä tietoverkossa. Sovellettava lainkohta: Kuntalaki 140. Tiedoksisaantipäivää ei lueta oikaisuvaatimusaikaan. Jos oikaisuvaatimusajan viimeinen päivä on py häpäi vä, itsenäisyyspäivä, vapunpäivä, joulu- tai juhannusaatto tai arkilauantai, saa oi kai su vaa ti muk sen tehdä ensimmäisenä arkipäivänä sen jälkeen. Viranomainen, jolle oikaisuvaatimus tehdään Kannuksen kaupungin tarkastuslautakunta PL 42 (Asematie 1) Kannus Puhelin: Telefaksi: Sähköposti: Kaupunginviraston aukioloajat: ma-to klo ja pe ja aattopäivät klo Oikaisuvaatimuksen sisältö Oikaisuvaatimuksessa on ilmoitettava päätös, johon haetaan oikaisua sekä millaista oikaisua vaa di taan ja mil lai sel la perusteella oikaisua vaaditaan. Oikaisuvaatimuksessa on lisäksi ilmoitettava tekijän nimi, kotikunta, postiosoite ja pu he lin nu me ro. Jos oikai su vaa ti mus pää tös voidaan antaa tiedoksi sähköisenä viestinä, yhteystietona pyy de tään il moit ta maan myös sähköpostiosoite. Pöytäkirja on asetettu nähtävävaksi kaupungin verkkosivuilla ja päätöstä koskevia pöytäkirjan otteita ja liitteitä voi pyytää Kan nuk sen kaupunginvirastolta.