Tietosuojaseloste / Hoivapalveluiden rekisteri

Transkriptio

1 Kuopion kaupunki Selvitys 1 (7) Tietosuojaseloste / Hoivapalveluiden rekisteri Seloste henkilötietojen käsittelytoimista ja rekisteröidyn oikeuksista EU:n yleinen tietosuoja-asetus (2016/679) 1 Rekisterin nimi Hoivapalveluiden rekisteri (entinen kotihoidon rekisteri) rekisteriin kuuluu myös vanhusten ja pitkäaikaissairaiden asumispalvelujen sekä perhehoidon osarekisteri, josta oma rekisteriseloste 2 Rekisterinpitäjä Kuopion kaupunki 3 Rekisteriasioista vastaava henkilö (rekisterinpitäjän edustaja) Kuntoutusjohtaja Mikko Korhonen PL 227, Kuopio. Puh Yhteyshenkilöt rekisteriasioissa Kotihoidon päällikkö Kaija Kokkonen, puh Kotihoidon alue-esimies Tiina Kallio, puh Asumispalveluiden alue-esimies Satu Villanen, puh Vanhusten päivätoiminnan palveluesimies Ulla Reiman, puh Vanhusten palveluohjausyksikön palveluohjauspäällikkö Hanna Jokinen, puh Palveluesimies Mari Leikas, puh PL 227, Kuopio

2 Kuopion kaupunki Selvitys 2 (7) 5 Organisaation nimittämä tietosuojavastaava Asiantuntijalääkäri Pauli Kuosmanen PL 227, Kuopio. Puh Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset ja käsittelyn oikeusperuste Rekisterin henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on hoivapalveluiden järjestäminen. Sosiaalihuoltolaki 1301/2014, Kansanterveyslaki 66/1972, Terveydenhuoltolaki 1326/2010, Laki ikääntyneen väestön toimintakyvyn tukemisesta sekä iäkkäiden sosiaali- ja terveyspalveluista (vanhuspalvelulaki) 980/2012. Rekisterin tarkoituksena on hoivapalveluiden piirissä olevien asiakkaiden/ asukkaiden palvelu- ja hoitosuunnitelmien ylläpitäminen, palveluiden arviointi, neuvonta ja ohjaus, palveluiden myöntäminen ja seuranta, asiakasmaksuista päättäminen ja niiden laskutus sekä tilastointi. Rekisteriin sisältyy myös palveluseteleillä myönnetyt yksityisten palveluntuottajien tuottamat hoivapalvelutiedot. Lakiperusteet Henkilötietolaki (523/1999), EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 c-kohta (käsittely on tarpeen rekisterinpitäjän lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi) sekä 9 artiklan 2 h-kohta (sosiaalihuollollisen hoidon tai käsittelyn suorittamiseksi), Laki sosiaalihuollon asiakkaan asemasta ja oikeuksista (812/2000), Laki sosiaalihuollon asiakasasiakirjoista (254/2015) Tietoja voi käyttää myös rekisterinpitäjän oman toiminnan suunnittelu-, kehittämis- ja tilastointitarpeisiin. 7 Rekisterin tietosisältö Rekisteri muodostuu Alue-Pegasos -potilastietojärjestelmään hoivapalveluiden osioon tallennetuista palvelutarpeen arvioinneista (asiakaskortti), asiakastiedoista ja palvelu- ja hoitosuunnitelmista, palvelupäätöksistä sekä asiakasmaksupäätöksistä. Hilkka toiminnanohjausjärjestelmään tehdään kotihoidon asiakaskäynteihin liittyvä työsuunnittelu, päivittäinen hoitotyön kirjaus ja tilastointi. (Tilastotiedot ja kirjaukset tallentuvat Alue-Pegasokseen.) Asiakkaasta rekisteriin tallennetaan: nimi, henkilötunnus, osoite, puhelinnumero, kotikunta, alue/piiri, siviilisääty, palkka- ja eläketulot

3 Kuopion kaupunki Selvitys 3 (7) samassa taloudessa asuvan perheenjäsenen nimi ja henkilötunnus lähiomaisen/edunvalvojan yhteystiedot käyntitiedot, laskutustiedot toiminnassa syntyneet neuvonta-, tutkimus-, hoito- ja asiakastiedot Lisäksi rekisteri muodostuu Tunstall sähkölukkojärjestelmään tallennetuista tiedoista (nimistä ja osoitteista) säännöllisen kotipalveluiden piirissä olevien asiakkaiden osalta, joilla on käytössä kotihoidon asennuttama sähkölukko. Rekisteri muodostuu myös kotihoidon turvapalvelujen hälytysten vastaanottojärjestelmään (interview) tallennetuista tiedoista (nimi, osoite, henkilötunnus) niiden säännöllisen kotihoidon asiakkaiden ja tukipalveluasiakkaiden osalta, joille on asennettu turvalaitteet. Asiakkaista muodostuu rekisteri myös turvapalveluiden tilaus- ja laiterekisteri Smoothiin. Hoivapalveluissa on käynnistetty TEKE-hankkeen (Terveysteknologian kehityskeskus) yhtenä osa-alueena living lab testausympäristö, jossa kokeillaan yritysten kehittämiä asiakkaiden hoivaan liittyviä erilaisia ratkaisuja ja järjestelmiä. Järjestelmiin muodostuu kokeilun ajaksi henkilörekisteri. Hoivapalveluissa on tämän lisäksi alkamassa Evondos lääkeannostelijan kokeiluprojekti. Lääkeannostelija annostelee asiakkaan tarvitsemat lääkkeet siihen ohjelmoidun ohjeen mukaisesti. Asiakkaasta taustajärjestelmään kirjautuu henkilötiedot (nimi, henkilötunnus ja osoite), lääkelista ja lääkkeen ottoajat, tieto siitä onko asiakas ottanut lääkkeensä sekä muut mahdolliset hälytystiedot lääkkeenottoon liittyen. Kotisairaanhoitoa koskevat potilastiedot kirjataan kansanterveystyön potilasrekisteriin Tietojen julkisuus ja salassa pidettävyys Tiedot ovat salassa pidettäviä. Salassapidon perusteet Laki viranomaisen toiminnan julkisuudesta (621/1999) 24, Laki sosiaalihuollon asiakkaan asemasta ja oikeuksista (812/2000), Laki potilaan asemasta ja oikeudesta (785/1992), EU:n yleinen tietosuoja-asetus (679/2016) 9. artikla

4 Kuopion kaupunki Selvitys 4 (7) 8 Henkilötietojen säännönmukaiset luovutukset Rekisteriin tallennettuja tietoja voidaan luovuttaa sivullisille rekisteröidyn /asiakkaan tai hänen laillisen edustajansa suostumuksella tai laissa ja säädöksissä mainitulla nimenomaisella perusteella. (Laki sosiaalihuollon asiakkaan asemasta ja oikeuksista (812/2000) 16 20, Laki viranomaisen toiminnan julkisuudesta (621/1999) ). Alaikäisen asiakkaan osalta Laki sosiaalihuollon asiakkaan asemasta ja oikeuksista 11 1 momentin mukaan. Tietoja ei luovuteta suoramarkkinointiin. 9 Tietojen säilytysajat jälkeen rekisteriin tallennettujen tietojen säilytysaika on säädetty laissa sosiaalihuollon asiakasasiakirjoista (254/2015). Ennen tätä syntyneisiin asiakirjoihin sovelletaan Valtion arkiston päätöstä kunnallisten asiakirjojen hävittämisestä, Osa 5: Sosiaalihuollon ja holhoustoimen asiakirjat (vuodelta 1920 ja sen jälkeiseltä ajalta olevien asiakirjojen vähimmäissäilytysajat). 10 Henkilötietojen tietolähteet Rekisteriin tallennettavat tiedot saadaan: väestörekisteristä asiakkaalta tai hänen lailliselta edustajaltaan tai muulta läheiseltä asiakkaan tutkimuksia ja hoitoa toteuttavilta henkilöiltä sosiaalihuollon asiakassuhteeseen olennaisesti vaikuttavat tiedot ja selvitykset saadaan valtion ja kunnan viranomaisilta, julkisoikeudellisilta yhteisöiltä, kansaneläkelaitokselta, eläketurvakeskukselta, eläkesäätiöltä ja muulta eläkelaitokselta, vakuutuslaitokselta, koulutuksen järjestäjältä, sosiaalipalvelun tuottajalta, terveydenja sairaanhoitotoimintaa harjoittavalta yhteisöltä tai toimintayksiköltä sekä terveydenhuollon ammattihenkilöltä kirjallisen päätöksen perusteella tehdystä pyynnöstä rahalaitokselta perustellusta syystä tapahtuvaa tietojen tarkistamista varten teknisen käyttöyhteyden avulla veroviranomaisilta ja kansaneläkelaitokselta maksujen määräämistä ja tietojen tarkistamista varten asiakkaan tai hänen laillisen edustajansa suostumuksella ulkopuolisilta sosiaali- ja terveydenhuollon palveluntuottajilta Tietojen hankkimisesta ulkopuolisilta tehdään asiakirjaan merkintä.

5 Kuopion kaupunki Selvitys 5 (7) 11 Rekisterin ylläpitojärjestelmät ja suojauksen periaatteet A Sähköiset ylläpitojärjestelmät Alue-Pegasos potilastietojärjestelmän hoivapalveluiden osio alkaen Pegasos potilastietojärjestelmä saakka Hilkka toiminnanohjausjärjestelmä Ravatar-sovellus (toimintakykymittari) Tunstall sähkölukkojärjestelmä interview kotihoidon turvapalvelujen hälytysten vastaanottojärjestelmä Smooth turvapalvelun tilaus- ja laiterekisteri living lab testausympäristö Evondos lääkeannostelijan taustajärjestelmä VideoVisit järjestelmä (virtuaalikotikäynnit) Vaana-järjestelmä (palvelusetelit) D360 asianhallintajärjestelmä (hallinnollisten asioiden osalta) Pohjois-Savon alueen keskitetty tietovarasto suojattu verkkolevy e-lomake B Manuaalinen aineisto Ennen sähköisten järjestelmien käyttöönottoa syntyneet asiakirjat, asiakkaan allekirjoittamat hoito- ja palvelusuunnitelmat, toiminnassa syntyneet manuaaliset asiakirjat, toisilta palveluntuottajilta saadut asiakirjat Tietojen suojauksen periaatteet Jokainen käyttäjä hyväksyy tietojen ja tietojärjestelmien käyttö- ja salassapitositoumuksen. A Sähköinen aineisto Tietotekniset palvelut tuottaa Kuopion kaupungille Istekki Oy. Palveluihin liittyvissä sopimuksissa on määritelty tekniseen ympäristöön liittyvät vaatimukset. Asiakastietojärjestelmien ja tiedostojen käyttöoikeudet perustuvat henkilökohtaisiin käyttöoikeuksiin ja niiden käyttöä valvotaan. Rekisteritietojen käyttöoikeudet myönnetään tehtäväkohtaisesti.

6 Kuopion kaupunki Selvitys 6 (7) B Manuaalinen aineisto Arkistossa ja yksiköissä on ovien lukitus. Asiakirjat säilytetään valvotuissa tiloissa ja/tai lukittavissa kaapeissa. 12 Tietojen tarkastusoikeus (EU:n yleisen tietosuojaasetuksen artikla 15, henkilötietolaki ) Rekisteröidyllä on oikeus saada rekisterinpitäjältä vahvistus siitä, että häntä koskevia henkilötietoja käsitellään tai että niitä ei käsitellä. Rekisterinpitäjän on toimitettava pyynnöstä jäljennös käsiteltävistä henkilötiedoista. Jos rekisteröity pyytää useampia jäljennöksiä, rekisterinpitäjä voi periä niistä hallinnollisiin kustannuksiin perustuvan kohtuullisen maksun. Rekisterinpitäjän on toimitettava tiedot ilman aiheetonta viivytystä ja joka tapauksessa kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta. Määräaikaa voidaan tarvittaessa jatkaa enintään kahdella kuukaudella ottaen huomioon pyyntöjen monimutkaisuus ja määrä. Rekisterinpitäjän on ilmoitettava rekisteröidylle tällaisesta mahdollisesta jatkamisesta kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta sekä viivästymisen syyt. Jos rekisterinpitäjä ei toteuta toimenpiteitä rekisteröidyn pyynnön perusteella, rekisterinpitäjän on ilmoitettava viipymättä ja viimeistään kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta rekisteröidylle syyt siihen ja kerrottava mahdollisuudesta tehdä valitus valvontaviranomaiselle ja käyttää muita oikeussuojakeinoja. Omien tietojen saanti pyynnön perusteella sekä EU:n yleisen tietosuojaasetuksen 13 ja 14 artiklan nojalla toimitetut tiedot ja kaikki ja 34 artiklaan perustuvat tiedot ja toimenpiteet ovat maksuttomia. Jos rekisteröidyn pyynnöt ovat ilmeisen perusteettomia tai kohtuuttomia, erityisesti jos niitä esitetään toistuvasti, rekisterinpitäjä voi joko a) periä kohtuullisen maksun ottaen huomioon tietojen tai viestien toimittamisesta tai pyydetyn toimenpiteen toteuttamisesta aiheutuvat hallinnolliset kustannukset tai b) kieltäytyä suorittamasta pyydettyä toimea. Näissä tapauksissa rekisterinpitäjän on osoitettava pyynnön ilmeinen perusteettomuus tai kohtuuttomuus. Tietopyyntö osoitetaan rekisterin yhteyshenkilölle.

7 Kuopion kaupunki Selvitys 7 (7) 13 Oikeus tiedon oikaisemiseen (EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen artikla 16, henkilötietolaki 29 ) Rekisteröidyllä on oikeus vaatia, että rekisterinpitäjä oikaisee ilman aiheetonta viivytystä rekisteröityä koskevat epätarkat ja virheelliset henkilötiedot. Puutteelliset tiedot rekisteröidyllä on oikeus saada täydennetyiksi, muun muassa toimittamalla lisäselvitystä. Se, onko tiedoissa puutteellisuuksia, ratkaistaan ottamalla huomioon rekisterin henkilötietojen käsittelyn tarkoitus. Jollei rekisterinpitäjä hyväksy rekisteröidyn vaatimusta tiedon oikaisemisesta, hänen on annettava asiasta kirjallinen todistus. Todistuksessa on mainittava myös ne syyt, joiden vuoksi vaatimusta ei ole hyväksytty ja kerrottava mahdollisuudesta tehdä valitus valvontaviranomaiselle ja käyttää muita oikeussuojakeinoja. Oikaisupyyntö osoitetaan rekisterin yhteyshenkilölle. 14 Muut mahdolliset oikeudet (EU:n yleisen tietosuojaasetuksen artikla 77) Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos rekisteröity katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan tätä asetusta, sanotun kuitenkaan rajoittamatta muita hallinnollisia muutoksenhakukeinoja tai oikeussuojakeinoja.