Henkilötietojesi käsittelyä koskevia perustietoja

Transkriptio

1 ENSIMMÄINEN TASO Henkilötietojesi käsittelyä koskevia perustietoja Rekisterinpitäjä K1 Katsastajat Oy Joukahaisenkatu Turku Y-tunnus: FI Käsittelyn tarkoitukset Työhakemuksesi arviointi tiettyyn avoimeen työpaikkaan tai tulevaisuudessa avautuviin työpaikkoihin liittyen. Oikeusperuste Oikeutettu etu Suostumus Henkilötiedot Kaikki kerättävät henkilötiedot liittyvät Työnhakijan hakemaan avoimeen työpaikkaan. Tiedot sisältävät Työnhakijan tunnistamiseen liittyvät tiedot ja yhteystiedot, työhistorian, koulutustaustan, haetussa työssä tarvittavien taitojen tausta, suositukset, työtodistukset. Vastaanottajat Tietoja saatetaan jakaa tietoa ulkopuolisille palveluntarjoajille. Kansainväliset siirrot Mikäli henkilötietojasi siirretään sellaiseen maahan tai säilytetään ja käsitellään sellaisessa maassa, jonka ei katsota takaavan riittävää henkilötietojen suojatasoa, toteutamme asianmukaiset suojaustoimenpiteet varmistaaksemme, että tietosi ovat riittävällä tavalla suojattuja. Oikeudet Hakijalla on oikeus pyytää pääsyä henkilötietoihinsa, sekä henkilötietojensa oikaisua ja poistamista, samoin kuin sen käsittelyn rajoittamista ja oikeus siirtää henkilötiedot järjestelmästä toiseen. Lisäksi Työnhakija voi milloin tahansa peruuttaa suostumuksensa lähettämällä sähköpostia osoitteeseen tietosuoja@k1katsastus.fi ja liittämällä mukaan jäljennöksen henkilöllisyystodistuksestaan sekä oikeus milloin tahansa vastustaa henkilötietojen käsittelyä erityisiin 1

2 olosuhteisiinsa vedoten silloin kun käsittely perustuu oikeutettuun etuun. Lähde Työnhakija; LinkedIn-profiili Rastittamalla tämän ruudun ANNAN SUOSTUMUKSENI LinkedIn-profiilini käyttöön K1 Katsastajat Oy:n järjestämiin rekrytointiprosesseihin osallistumiseksi. (K1 Katsastajat Oy pyytää suostumuksesi etukäteen henkilökohtaisesti, mikäli LinkedIn-profiilin käyttöä harkitaan). TOINEN TASO Tässä tietosuojailmoituksessa kerrotaan kuinka K1 Katsastajat Oy ('Applus+', ''Me', 'Meitä') kerää ja käsittelee sinua koskevia henkilötietoja, miten henkilötietojasi käsitellään, käytetään ja suojataan sekä millaisia valintoja voit tehdä koskien sitä kuinka Me, rekisterinpitäjän ominaisuudessamme, voimme käsitellä henkilötietojasi. Tämä ilmoitus koskee kaikkia sinua koskevia henkilötietoja, joita keräämme sinulta Applus+:n [ja muiden Applus+ -konserniin liittyvien yhteisöjen] mainostamiin avoimiin työpaikkoihin liittyen. Henkilötiedot tarkoittaa kaikkia tunnistettuun tai tunnistettavissa olevaan luonnolliseen henkilöön liittyviä tietoja, joista luonnollinen henkilö voidaan suoraan tai epäsuorasti tunnistaa erityisesti tunnistetietojen, kuten nimen, henkilötunnuksen, sijaintitiedon, verkkotunnistetietojen taikka yhden tai useamman hänelle tunnusomaisen fyysisen, fysiologisen, geneettisen, psyykkisen, taloudellisen, kulttuurillisen tai sosiaalisen tekijän perusteella. 1. MITÄ HENKILÖTIETOJA KERÄÄMME Keräämme henkilötietojasi erilaisista lähteistä, mukaan lukien suoraan sinulta itseltäsi keräämämme tiedot esimerkiksi hakiessasi tiettyä avointa työpaikkaa, sekä tiedot joita keräämme sinua koskien muista lähteistä kuten LinkedInistä (siltä osin kuin tällaiset tiedot ovat julkisesti saatavilla ja sovellettavan lainsäädännön sallimin osin). Pidäthän mielessä, että tietyt * -merkillä merkityt henkilötiedot ovat välttämättömiä hakemuksesi arvioimiseksi, ja näin ollen emme pysty jatkamaan rekrytointiprosessia sellaisissa tapauksissa, joissa tällaisia pakollisia tietoja ei ole annettu oikein. 1.1 Suoraan sinulta keräämämme henkilötiedot Suoraan sinulta keräämämme henkilötietoryhmät ovat: (a) Henkilökohtaiset tiedot ja yhteystiedot: nimi, (tyttönimi) ja sukunimi, sähköpostiosoite ja puhelinnumero, kotiosoite, syntymäaika, sosiaaliturvatunnus / ajokorttitiedot ja valokuva; 2

3 (a) (b) (c) (d) Muut sinua koskevat tiedot: sukupuoli, siviilisääty, harrastukset; Työlupa/maahanmuuttotiedot: kansalaisuus, asuinpaikkaa tai työlupaa koskevat tiedot; Työ ja työhistoria: kuvaus nykyisestä asemasta, tehtävänimike, palkka, palkkaluokka tai taso, yksikkö/osasto, sijainti, esimies/esimiehet ja alainen/alaiset, työhistoria; Kyvykkyys, rekrytointi- ja työhakemustiedot, koulutusta ja koulutuksia koskevat tiedot: työhakemuksessa ja ansioluettelossa/cv:ssä olevat tiedot, aikaisemmat työskentelytaustat ja suositukset, koulutushistoria, ammattipätevyydet, kieli- ja muut asiaankuuluvat taidot, tiedot suoriutumisen hallintatuloksista, kehityssuunnitelma ja halukkuus siirtyä toiseen toimipaikkaan. 1.2 Muista lähteistä keräämämme henkilötiedot: Seuraavassa on esimerkkejä niistä henkilötietoryhmistä, joita tavallisesti keräämme muista lähteistä: (a) LinkedIn-profiili Toteamme, että Liikenteen turvallisuusvirasto (TRAFI) saattaa suorittaa taustatarkistuksen työnhakijasta/työntekijästä tietyissä Suomen lakien edellyttämissä tapauksissa. Muut käyttämämme sinua koskevat henkilötiedot Voimme lisäksi kerätä muita sinua koskevia henkilötietoja, joita saamme osallistumisestasi rekrytointiprosessiimme, kuten esimerkiksi suorittamissamme henkilökohtaisissa haastatteluissa saamamme tiedot. 1.3 Erityiset henkilötietoryhmät Joitain keräämiämme henkilötietoryhmiä pidetään erityisinä henkilötietoryhminä (tunnetaan myös nimellä arkaluonteiset henkilötiedot). Erityisesti käsittelemme henkilötietoja, jotka liittyvät hakijan terveydentilaan arvioidaksemme onko Työnhakija työkunnossa. Tämä suoritetaan terveystarkastuksen muodossa ja Applus saa ainoastaan tiedon siitä, onko henkilö työkunnossa vai ei. Tiedot saadaan Työnhakijalta, joka antaa lääkärin lausunnon suoraan Applussalle. 2. MITEN KÄYTÄMME HENKILÖTIETOJASI JA MILLÄ OIKEUSPERUSTEELLA Me käytämme ja sen jälkeen käsittelemme keräämiämme henkilötietojasi seuraavilla oikeusperusteilla sekä alla esitettyihin tarkoituksiin: (a) Arvioidaksemme työhakemustasi suhteessa tiettyyn avoimeen työpaikkaan tai tulevaisuudessa avautuviin työpaikkoihin tähän liittyvän Applus+:n oikeutettuun etuun perustuen. Jotta voisimme käsitellä henkilötietoja tämän oikeutetun edun käsittelyperusteen nojalla, olemme suorittaneet intressipunninnan varmistaaksemme, että sinun perusoikeutesi ja vapautesi eivät syrjäytä oikeutettua etuamme. Edellä lueteltuja tarkoituksia varten annamme ulkopuolisille palveluntarjoajille sekä toimeksiantosuhteeseen ottamillemme toimittajille pääsyn henkilötietoihin voidaksemme hyödyntää heidän palvelujaan kohdassa 4 tarkemmin kuvatun mukaisesti. 3

4 3. HENKILÖTIETOJASI KOSKEVAT OIKEUTESI Paikallisesta laista riippuen sinulla on tiettyjä oikeuksia henkilötietojasi koskien. Erityisesti sinulla on oikeus saada Applus+:lta vahvistus, jossa todetaan käsitteleekö se henkilötietojasi ja, soveltuvin osin, pyytää pääsyä henkilötietoihin sekä myös tiettyihin käsittelyä koskeviin tietoihin (esim. käsittelyn tarkoitukset, käsittelyn piiriin kuuluvat henkilötietoryhmät sekä vastaanottajat, jne.) (oikeus saada pääsy tietoihin). Sinulla on myös oikeus pyytää virheellisten henkilötietojen oikaisua (oikeus tietojen oikaisemiseen) sekä henkilötietojesi poistamista mm. siitä syystä, että niitä ei enää tarvita niihin tarkoituksiin, johon ne on kerätty (oikeus tietojen poistamiseen). Erityisissä tapauksissa (esim. mikäli rekisteröity kyseenalaistaa henkilötietojen oikeellisuuden, sillä välin kun asiaa tarkistetaan) voit pyytää henkilötietojesi käsittelyn rajoittamista niin, että niitä voidaan käsitellä ainoastaan oikeudellisen vaateen esittämiseksi tai puolustamiseksi (oikeus käsittelyn rajoittamiseen). Lopuksi, voit myös käyttää oikeuttasi siirtää tiedot järjestelmästä toiseen, eli saada tiedot jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa ja oikeus siirtää kyseiset tiedot toiselle rekisterinpitäjälle sen rekisterinpitäjän estämättä, jolle henkilötiedot on toimitettu, silloin kun tämä on oikeudellisesti sallittua tällaisiin tarkoituksiin (oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen). Edellä mainittujen oikeuksien lisäksi sinulla on myös oikeus peruuttaa tiettyyn käsittelyyn mahdollisesti antamasi suostumus milloin tahansa, samoin kuin oikeus vastustaa erityisiin olosuhteisiisi liittyvistä syistä henkilötietojesi käsittelyä silloin kun se perustuu omaan oikeutettuun etuumme tai kolmannen osapuolen oikeutettuun etuun, jolloin lopetamme henkilötietojesi käsittelyn ellei meillä ole oikeutettuja syitä käsittelyn jatkamiselle. Voit käyttää oikeuksiasi kirjoittamalla osoitteeseen Joukahaisenkatu 6, Turku tai lähettämällä sähköpostia osoitteeseen: ja liittämällä mukaan jäljennöksen henkilöllisyystodistuksestasi. Kehotamme sinua ottamaan meihin yhteyttä tai päivittämään tietosi heti kun ne muuttuvat, tai mikäli sinua koskevat Meillä olevat henkilötietosi eivät ole paikkansapitäviä. Otamme sinuun yhteyttä mikäli tarvitsemme sinulta lisätietoja toteuttaaksemme tässä osiossa 3 kuvattuja pyyntöjäsi. Applus+ on sitoutunut suojaamaan henkilötietojasi tässä tietosuojailmoituksessa esitetyllä tavalla sekä sovellettavien lakien mukaisesti. Mikäli sinulla on kysyttävää tai mikäli haluat pyytää lisätietoja oikeuksiesi käyttämisestä, ethän epäröi ottaa Meihin yhteyttä lähettämällä sähköpostia tässä tietosuojailmoituksessa ilmoitettuun osoitteeseen. 4. MITEN LUOVUTAMME HENKILÖTIETOJASI JA KENELLE Applus+ voi jakaa henkilötietojasi kolmansille osapuolille seuraavissa olosuhteissa: (a) Palveluntarjoajille. Annamme pääsyn henkilötietoihisi palveluntarjoajille, jotka suorittavat meille rekrytointiin, hallintoon, terveystarkastuksiin ja Internetiin sekä muihin liiketoiminnan toimintoihin liittyviä palveluja, jotta ne voisivat suorittaa tämän tietosuojailmoituksen kohdassa 2 kuvattujen tarkoitusten tukemiseksi tarvittavia tiedonkäsittelytoimenpiteitä. Allekirjoitamme kirjallisen sopimuksen, jossa niiden edellytetään pidättäytyvän luovuttamasta henkilötietoja eteenpäin luvattomasti ja jossa ne sitoutuvat käyttämään henkilötietoja ainoastaan tarjotakseen erikseen sovitut palvelut 4

5 sekä Applus+:lta saatujen ohjeiden mukaisesti, säilyttämään henkilötietoja ainoastaan siltä osin kuin on tarpeen tällaisten etujemme suojaamiseen liittyvien tarkoitusten täyttämiseksi ja varmistamaan, että käytössä on riittävät ja asianmukaiset suojatoimet. (b) Lainvalvontaviranomaisille, tuomioistuimille, lainsäätäjille, valtiollisille viranomaisille tai muulle huomattavaa toimivaltaa omaaville kolmansille osapuolille. Voimme luovuttaa henkilötietojasi näille osapuolille silloin kun uskomme sen olevan tarpeen oikeudellisen tai sääntelyyn liittyvän velvoitteen noudattamiseksi, tai muutoin omien tai kolmannen osapuolen oikeuksien suojelemiseksi tai jotta viranomaiset antaisivat pääsyn tietokantoihinsa tai tiedostoihinsa. (c) Omaisuuden ostajille. Luovutamme henkilötietojasi oikeutettuun etuumme perustuen sellaiselle kolmannelle taholle, joka ostaa tai jolle siirrämme kaiken omaisuutemme tai liiketoimintamme tai huomattavan osan siitä. Mikäli tällainen myynti tai luovutus tapahtuu, teemme kohtuudella parhaamme varmistaaksemme, että yhteisö, jolle luovutamme henkilötietojasi käyttää niitä tämän tietosuojailmoituksen mukaisella tavalla. Koska toimimme maailmanlaajuisen liiketoiminnan osana, edellä viitatut vastaanottajat saattavat sijaita oman sijaintipaikkasi (tai palvelujemme suorittamispaikan) lainkäyttöalueen ulkopuolella, mukaan lukien Euroopan unionin ( EU ) ulkopuolella sijaitsevissa kolmansissa maissa, joiden ei katsota tarjoavan riittävää tietosuojan tasoa. Tarkempia tietoja on esitetty alla kohdassa Kansainväliset tiedonsiirrot. 5. MITEN SUOJAAMME HENKILÖTIETOSI Olemme toteuttaneet teknisiä ja organisatorisia toimenpiteitä varmistaaksemme tietosuojatason, joka on asianmukainen ottaen huomioon käsittelemillemme henkilötiedoille aiheutuva riski. Näiden toimenpiteiden tarkoituksena on varmistaa henkilötietojen jatkuva eheys ja luottamuksellisuus. Arvioimme näitä toimenpiteitä säännöllisesti varmistaaksemme käsittelyn turvallisuuden. 6. KUINKA KAUAN SÄILYTÄMME HENKILÖTIETOJASI Säilytämme henkilötietojasi niin kauan kuin Meillä on olemassa oleva suhde kanssasi sekä 6 kuukautta sen jälkeen. Säilytämme henkilötietojasi tämän ajanjakson jälkeen ainoastaan mikäli olemme velvoitettuja tekemään niin noudattaaksemme lakia, tai mikäli on joitakin jäljellä olevia vaateita tai reklamaatioita, jotka kohtuudella katsoen edellyttävät henkilötietojesi säilyttämistä. 7. KANSAINVÄLISET TIEDONSIIRROT Henkilötietojasi voidaan siitä sellaiseen maahan ja niitä saatetaan säilyttää ja käsitellä sellaisessa maassa, jonka Euroopan unionin lain mukaan ei katsota varmistavan riittävää henkilötietojen suojatasoa. Olemme toteuttaneet asianmukaiset suojaustoimenpiteet (kuten sopimusperusteiset sitoumukset) sovellettavien oikeudellisten vaatimusten mukaisesti varmistaaksemme, että henkilötietosi ovat riittävän suojattuja perustuen asianmukaisiin Euroopan komission hyväksymiin mallisopimuslausekkeisiin, joihin voi tutustua osoitteessa Lisätietoja toteutetuista suojaustoimenpiteistä saat ottamalla yhteyttä meihin alla olevia yhteystietoja käyttäen. 5

6 8. OTA YHTEYTTÄ MEIHIN Applus+ toimii tämän tietosuojailmoituksen perusteella keräämiensä ja käsittelemiensä henkilötietojen osalta rekisterinpitäjänä. Mikäli sinulla on kysyttävää tai huolenaiheita koskien sitä millä tavalla henkilötietojasi käytetään, otathan yhteyttä osoitteeseen Olemme sitoutuneita tekemään kanssasi yhteistyötä löytääksemme oikeudenmukaisen ratkaisun kaikkiin yksityisyyttä koskeviin reklamaatioihin tai huolenaiheisiin. Mikäli olet kuitenkin sitä mieltä, että emme ole pystyneet auttamaan sinua reklamaatiosi tai huolenaiheesi suhteen, sinulla on oikeus tehdä valitus Tietosuojavaltuutetun toimistoon postitse hänen Helsingin toimistoonsa osoitteessa Ratapihantie 9-6, tai sähköpostitse osoitteeseen muun muassa. Lisätietoja yhteystietoja koskien löytyy Tietosuojavaltuutetun toimiston verkkosivustolta [VOIMAANASTUMISPÄIVÄ ] 6