I L O S T U O Y T I E T O S U O J A S E L O S T E. Iida Kujanpää, Toimitusjohtaja ILOSTU, KOKKOKALLIONTIE 9 J 240, HELSINKI

Transkriptio

1 I L O S T U O Y T I E T O S U O J A S E L O S T E Iida Kujanpää, Toimitusjohtaja ILOSTU, KOKKOKALLIONTIE 9 J 240, HELSINKI PÄIVITETTY

2 Sisa lto Yleista Rekisterinpita ja ja sen yhteystiedot Mita tietoja minusta voidaan kera ta? Mihin henkilo tietojani ka yteta a n? Miten tietojani sa ilyteta a n ja suojataan? Kuka ka sittelee henkilo tietojani? Kuinka kauan tietojani sa ilyteta a n? Millaisia oikeuksia minulla on? Kuinka saan ja rjestelma a n itsesta ni tallennetut tiedot? Miten voin vaikuttaa tietojeni ka ytto o n? Luovutetaanko henkilo tietojani kolmansille osapuolille? Ka yteta a nko kaupan sivuilla eva steita ja mita ne ovat? Voidaanko ta ta tietosuojaselostetta muuttaa? Mihin voin ottaa yhteytta? Yleista EU:n uusi tietosuoja-asetus GDPR astuu voimaan 25. toukokuuta 2018, jolloin se korvaa nykyisen henkilo tietolainsa a da nno n. Ka yta nno ssa ta ma ei muuta sita, miten Ilostu Oy:ssa olemme aikaisemmin ka sitelleet asiakkaiden henkilo kohtaisia tietoja. Kera a mme edelleen vain sellaisia tietoja, joilla on selkea tarkoitus yrityksen toiminnan puitteissa. GDPR-tietosuoja-asetus lisa a asiakastietojen ka sittelyn la pina kyvyytta ja antaa asiakkaalle tietoa siita, miten ha n voi vaikuttaa ha nesta kera tta va a n tietoon ja sen ka sittelyyn. Ilostu Oy on sitoutunut suojaamaan asiakkaidensa yksityisyytta ja tarjoaa mahdollisuuden vaikuttaa tietojen ka sittelyyn. Tietojen ka sittelyyn voi vaikuttaa ottamalla henkilo kohtaisesti yhteytta tai yhteisymma rryksessa asiakkaan omaisen kanssa. Ta lla tietosuojaselosteella informoimme asiakkaitamme heida n henkilo tietojensa ka sittelysta. Asiakkaan on hyva ksytta va ta ma n tietosuojaselosteen ehdot tilatakseen Ilostu Oy:n palveluita. Hyva ksynta tapahtuu allekirjoittamalla palvelusopimus ja -suunnitelma. Kera a ma mme tiedot voidaan jakaa asiakkaan antamiin, palveluiden ka yto ssa havainnoituihin seka asiakaspalautteen avulla johdettuihin tietoihin. Ka yta mme tietoja: Selkea n, turvallisen ja luotettavan palvelun toimittamiseen Hyva n, mahdollisimman henkilo kohtaisen asiakaskokemuksen tarjoamiseen Palvelu-/tuote-/tapahtumasuositusten ja markkinoinnin parantamiseen Asiakaspalvelun ja toiminnan kehitta miseen Rekisterinpita ja ja sen yhteystiedot Ka sitelta vien henkilo tietojen rekisterinpita ja na toimii: Ilostu Oy, Kokkokalliontie 9 J Helsinki

3 Tietosuojasta ja henkilo tietojen ka sittelysta voit kysya lisa a sa hko postilla tai puhelimitse: iida.kujanpaa@ilostu.fi, Mita tietoja minusta voidaan kera ta? Ka ytta ja n itsensa antamat tai henkilo n tunnistavat tiedot o Tunnistamistiedot, kuten nimi ja henkilo tunnus asiakkaan tunnistamiseksi palvelusopimusta tehta essa o Palveluntarpeeseen ja talouden kokoon liittyva t tiedot o Yhteystiedot, kuten osoite, ovikoodi, sa hko postiosoite ja puhelinnumero o Laskutustiedot, tilinumerotiedot mahdollisten liikasuoritusten palautusta varten o Yhteydenottolomakkeen kautta kera tyt yhteystiedot: nimi, sa hko posti, puhelinnumero, viestin sisältö Palvelujen tuottamisessa havainnoidut ja asiakaspalautteen kautta saadut tiedot o Tilaushistoria, mm. tilatut palvelut, tuotteet ja niiden hintatiedot o Toimitustiedot, kuten valittu laskun toimitustapa ja laskutusosoite o Asiakaspalautteet ja asiakkaan suostumuksella asiakaspalautteen julkaiseminen yrityksen verkkosivuilla Palveluista tiedustelleiden nimi, puhelinnumero ja osoite kerätään mahdollista esitteen postittamista varten Tietojen pa a asiallinen la hde on ka ytta ja itse, minka lisa ksi saatamme saada lisa tietoja omaisilta, yhteistyo kumppaneiltamme. Kolmansilta osapuolilta saamistamme henkilo tiedoista ilmoitamme tietosuoja-asetuksen ma a ra ysten mukaisesti ensimma isessa yhteydenotossa asiakkaaseen tai viimeista a n kuukauden sisa lla henkilo tietojen vastaanotosta. Mihin henkilo tietojani ka yteta a n? Henkilo tietoja ka yteta a n Asiakkuuden ylla pita miseen Asiakaska yntien varausten tekoon, palveluiden tuottamiseen, laskutuksen ka sittelyyn ja asiakassopimusten tietojen ka sittelyyn ja arkistointiin Ilostu Oy:n toiminnan ja palveluiden kehitta miseen Asiakaskokemuksen parantamiseen Analytiikkaan ja tilastollisiin tarkoituksiin Henkilo kohtaisemman kohdennetun sisa llo n ja markkinoinnin tuottamiseen Va a rinka yto sten esta miseen Paremman asiakaspalvelun tarjoamiseen Tietoja ka sitella a n asiakkaan ja Ilostu Oy:n va liseen asiakassuhteeseen, sopimukseen, sivuston ka ytto o n, asiakkaan erilliseen nimenomaiseen suostumukseen tai lainsa a da nno n velvoitteisiin perustuen. Miten tietojani sa ilyteta a n ja suojataan? Kaikki henkilo tiedot ovat suojattu asiattomalta pa a sylta ja vahingossa tai laittomasti tapahtuvalta tietojen ha vitta miselta, muuttamiselta, luovuttamiselta, siirta miselta tai muulta laittomalta ka sittelemiselta.

4 Ilostu Oy sa ilytta a asiakastietoja Helsingissa. Henkilo tiedot sijaitsevat laitteissa, jotka on suojattu salasanoin. Ka yto ssa olevat CRM- ja taloushallintoja rjestelma t toimivat vahvoilla salasanoilla ja tunnistautumistavoilla. Ja rjestelma toimittajat ovat toiminnassaan huomioineet uuden EU:n tietosuoja-asetuksen tuomat vaatimukset. Ja rjestelma toimittajat ovat omalta osaltaan vastuussa GDPR-tietosuoja-asetuksen vaatimista toimenpiteista, eika Ilostu Oy ole vastuussa heida n tavastaan ka sitella asiakastietoja. Paperisia, asiakkaiden tietoja sisältäviä dokumentteja säilytetään työhuoneen lukollisessa kaapissa. Henkilo tietojen ka sittelyssa on huomioitu alkaen sovellettavan EU:n tietosuojaasetuksen vaatimukset. Kaikkea pa a sya henkilo tietoon valvotaan hyvien ka yta nto jen mukaisesti. Kuka ka sittelee henkilo tietojani? Asiakastietoihin on pa a sy vain Ilostu Oy:n omilla tyo ntekijo illa ja henkilo kuntamme on koulutettu ka ytta ma a n tietoja turvallisesti ja eettisesti. Kukin henkilo kunnastamme na kee asiakastietoja vain niilta osin kuin se on tyo tehta vien suorittamiselle va ltta ma to nta. Ka yta mme luotettuja sopimuskumppaneita, jolloin tietoa voidaan siirta a kolmannelle osapuolelle. Kaikkien kumppanien kanssa on sopimuksissa huomioitu EU:n tietosuoja-asetuksen ja muun lainsa a da nno n asettamat vaatimukset. Tietojen ka sittelysta vastuussa oleva yritys: Ilostu Oy, (Y-tunnus ) Kokkokalliontie 9 J Helsinki Kuinka kauan tietojani sa ilyteta a n? Sa ilyta mme henkilo kohtaisia tietojasi palveluntuottamisen kannalta tarvittavan ajan, jotta voimme ta ytta a ta ssa selosteessa kuvatut ka ytto tarkoitukset. Lisa ksi joitain tietoja voidaan sa ilytta a kauemmin niilta osin kuin se on tarpeen laissa asetettujen velvollisuuksien, kuten kirjanpitoa ja kuluttajakauppaa koskevien vastuiden, toteuttamiseksi ja niiden asianmukaisen toteuttamisen osoittamiseksi. Asiakkaan pyynno sta ha nta koskeva henkilo tieto voidaan poistaa tai anonymisoida. Poisto ja anonymisointi-toimenpide on peruuttamaton, emmeka voi palauttaa poistettuja asiakasprofiileja. Osalle tietoa lainsa a da nto asettaa velvoitteita tiedon pidempiaikaiselle tallentamiselle, mm. seuraaviin tarkoituksiin: Kirjanpitolaki ma a rittelee tiedolle pidempia sa ilytysaikoja riippumatta siita sisa lta a ko aineisto henkilo tietoja tai ei Kuluttajakauppaa koskevien vastuiden ta ytta minen Riitta vien varmuuskopioiden ottaminen asiakastietojen tietokannoista ja ja rjestelmista tietojen turvaamiseksi, palvelun laadukkaan tuottamisen kannalta, virhetilanteiden korjaamiseksi ja tietoturvan seka jatkuvuuden varmentamiseksi

5 Millaisia oikeuksia minulla on? Asiakkaana sinulla on oikeus: Saada pa a sy itsea si koskeviin henkilo tietoihin, mukaan lukien oikeus saada ja ljenno s sinua koskevista henkilo tiedoista Pyyta a itsea si koskevien henkilo tietojen oikaisemista tai poistamista silta osin, kuin se on lain tai yrityksen liiketoiminnan kannalta mahdollista Tietyin edellytyksin pyyta a ka sittelyn rajoittamista tai vastustaa henkilo tietojen ka sittelya silta osin kuin se on lain tai yrityksen liiketoiminnan kannalta mahdollista Lisa ksi, jos ka sittely perustuu erilliseen suostumukseen, sinulla on oikeus peruuttaa suostumuksesi milloin tahansa. Huomaathan, ettei ta ma vaikuta ennen suostumuksen peruuttamista suoritettuun tietojen ka sittelyn lainmukaisuuteen. Voit tehda oikeuksiesi ka ytta mista koskevan pyynno n ottamalla yhteytta sa hko postitse iida.kujanpaa@ilostu.fi tai soittamalla Pyynno n tulee olla riitta va lla tavalla yksilo ity, jotta voimme todentaa henkilo llisyytesi. Ilmoitamme sinulle, mika li emme joiltain osin pysty toteuttamaan pyynto a si, kuten poistamaan kaikkia tietoja, joiden sa ilytta miseen meilla on lakisa a teinen velvollisuus tai oikeus. Jos huomaat, etta ka sittelyssa on puutteita tai se on lainvastaista, sinulla on oikeus tehda asiasta valitus tietosuojaviranomaiselle. Kuinka saan ja rjestelma a n itsesta ni tallennetut tiedot? Voit pyyta a Ilostu Oy:n ja rjestelmiin tallennetut tiedot itsellesi ottamalla yhteytta sa hko postilla: iida.kujanpaa@ilostu.fi "Mita tietoja minusta voidaan kera ta?" kappaleen alta lo yda t tarkempaa tietoa tallentamastamme henkilo tiedosta. Miten voin vaikuttaa tietojeni ka ytto o n? Ilostu Oy on sitoutunut tarjoamaan asiakkailleen mahdollisuuksia vaikuttaa tietojensa ka sittelyyn. Voit itse pa a tta a sinulle kohdistetusta markkinoinnista, lisa arvopalveluista ja ottaa tai olla ottamatta vastaan erilaisia markkinointiviesteja. Kehita mme palveluamme jatkuvasti, joten toimintoja voidaan lisa ta, muuttaa tai poistaa. Asiakas voi myo s koska tahansa lopettaa asiakkuutensa sopimukseen kirjatun irtisanomisajan puitteissa ja pyyta a tallennettujen tietojen poistamista. Tiedot voidaan poistaa silta osin, kuin se on lakisa a teisesti mahdollista tai Ilostu Oy:lla ei ole ena a oikeutta pita a tietoja poistopyynno n ja lkeen. Huom! Joissain tapauksissa kaikkea tietoa ei voida poistaa ja lainsa a da nto voi vaatia sa ilytta ma a n osan asiakkaaseen liittyva sta tiedosta. Luovutetaanko henkilo tietojani kolmansille osapuolille? Voimme luovuttaa joitakin va ltta ma tto mia tietoja kolmansille osapuolille toimituksen takaamiseksi seka markkinointia varten. Perustietosi (nimi, osoite, palvelun sisa lto ja laskun suuruus) va littyva t myo s laskutusohjelmaan, jonka kautta Ilostu Oy hoitaa asiakkaidensa laskutuksen.

6 Ka yta mme asiakastietoja kolmansien osapuolten kanssa myo s analytiikka- ja personointitarkoituksiin. Tarvittaessa luovutamme tietoja myo s viranomaisille. Informoimme tietopyynno ista aina myo s asiakasta, jos se on lain puitteissa sallittua. Va lita mme tietoja seuraaville kolmansille osapuolille: Perinta yhtio lle, laskujen era a ntyessa ja siirtyessa perinta a n Alihankintana ka ytetta va lle yritykselle tietoja silta osin kuin se on va ltta ma to nta Asiakkaan suostumuksella omaisille ja velvollisuuden ja oikeuden puitteissa viranomaisille, esimerkiksi sosiaalihuoltoon Hyo dynna mme Google Analyticsia, Google AdWordsia, Google My Businessia, Google kalenteria ja Google Ilostu-verkkosivun sa hko postia sivustomme ka ytto o n seka myyntiin liittyva ssa analytiikassa. Googlelle la hetetta va tieto on anonymisoitua. Lue lisa a Google Analyticsin tietojen ka sittelysta. Facebook- ja Instagram-mainonnassa ja julkaisuissa voimme aktivoida julkaisuihin reagoineita henkilo ita siirtyma a n Ilostu.fi-verkkosivustolle heidän tykättyään ko. sosiaalisen median tileista /julkaisuista tai sen jälkeen, kun heille on tavalla tai toisella markkinoitu Ilostu Oy:n palveluita. Arvontojen ja kilpailujen voittajille ilmoitetaan sosiaalisen median kanavissa henkilo kohtaisella viestilla voitosta ja siella voidaan kera ta voittajan nimi- ja osoitetiedot. Kyseisiä tietoja ei kirjata ja rjestelmiin. Toiminnassamme ka yta mme viestimiseen myo s WhatsApp-sovellusta. Sovellusta voidaan ka ytta a omaisten ja asiakkaiden kanssa tavallisten arkipa iva isten asioista viestimiseen, jotka eiva t sisa lla sellaisia henkilo kohtaisia tietoja, joista asiakas voitaisiin tunnistaa. La hetta ma lla viestin tai vastaamalla viestiin, la hetta ja hyva ksyy tietojen vaihdon sovelluksen kautta. Laitteet, joilla sovellusta ka yta mme, on salasanoin suojattuja, eika niihin ole pa a sya muilla kuin viestin vastaanottajalla. Voidaanko ta ta tietosuojaselostetta muuttaa? Palveluiden kehityksen ja lainsa a da nno n muutosten johdosta pida ta mme oikeuden muuttaa tietosuojaselostetta. Merkitta vista muutoksista tietosuojaselosteeseen ilmoitetaan rekistero ityneille asiakkaille ehtojen pa ivityksen yhteydessa. Ta ma tietosuojaseloste korvaa aikaisemman rekisteriselosteen. Mihin voin ottaa yhteytta? Voit ottaa yhteytta yksityisyyteen, tietojen ka sittelyyn ja tietosuojaselosteeseen liittyvissa kysymyksissa sa hko postilla tai puhelimitse: iida.kujanpaa@ilostu.fi,