Opiskelijarekisterin tietosuojailmoitus

Transkriptio

1 1 (8) TIETOSUOJAILMOITUS EU:n yleinen tietosuoja-asetus, artiklat 13 ja 14 Rekisteröidyn informointi Laatimispäivä: Opiskelijarekisterin tietosuojailmoitus 1 Rekisterinpitäjä Taideyliopisto PL 1, Taideyliopisto puh (vaihde) 2 Henkilötiedon käsittelyn vastuutaho ja vastuuhenkilö Taideyliopiston vastaava opintopäällikkö Sanna Kotajärvi-Söderholm Opintopäällikkö Pinja Metsäranta, Kuvataideakatemia Opintopäällikkö Sanna Suonsyrjä, Teatterikorkeakoulu Opintopalvelupäällikkö Sanna Viitanen, Sibelius-Akatemia Yhteydenotot: opiskelijarekisteri@uniarts.fi tai puh (vaihde) 3 Henkilötiedon käsittelyn yhteyshenkilö Opiskelijarekisteri ja viranomaistiedonkeruut: Suunnittelija Heli Rautioaho Suunnittelija Hanna Hakala Tilavarauksiin liittyvät opiskelijan henkilötiedot: Toimitila-asiantuntija Kari Karlsson Opintosuoritukset ja niiden arviointi: Koulutuspäällikkö Sanna Takala, Avoin kampus Opintopäällikkö Pinja Metsäranta, Kuvataideakatemia Opintopäällikkö Sanna Suonsyrjä, Teatterikorkeakoulu Opintopalvelupäällikkö Sanna Viitanen, Sibelius-Akatemia Projektipäällikkö Susann Vainisalo, opinnäytteiden plagiaatintunnistus

2 2 (8) Kansainvälinen vaihto: Suunnittelija Ulla Tissari, Kuvataideakatemia Asiantuntija Leena Veijonsuo, Sibelius-Akatemia Suunnittelija Jaakko Hannula, Teatterikorkeakoulu 4 Tietosuojavastaava 5 Rekisterin nimi Yhteydenotot: opiskelijarekisteri@uniarts.fi tai puh (vaihde) Taideyliopiston tietosuojavastaavana toimii asiantuntija Antti Orava. sähköpostiosoite: tietosuoja@uniarts.fi puh Postiosoite: PL 1, Taideyliopisto Opiskelijarekisteri 6 Mitkä ovat henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste? Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on mahdollistaa opiskelu, opetus ja muut yliopistolain mukaiset yliopiston tehtävät sekä yliopiston viranomaistehtävät. Käytännössä henkilötietoja käsitellään mm. kun kirjataan opiskelijoiden lukuvuosiilmoittautumisia, opetukseen ilmoittautumisia, opintosuorituksia, hyväksilukemisia, opiskelijavaihtoja, tutkintoja, laaditaan ja tulostetaan todistuksia ja opintosuoritusotteita, järjestetään opetusta ja ohjausta, järjestetään opetukseen liittyvää taiteellista toimintaa, kerätään opiskelijapalautetta ja välitetään jäsenyyttä koskevaa tietoa ylioppilaskunnalle. Opiskelijarekisterissä olevaa tietoa tarvitaan myös opetuksen ja yliopiston toiminnan suunnittelussa sekä opiskelijoille suunnatun viestinnän toteuttamisessa. Henkilötietoja voidaan hyödyntää tieteellisessä tutkimustoiminnassa. Tilastointia tehdään opetus- ja kulttuuriministeriön velvoittamalla tavalla. Henkilötietojen käsittelyn perusteena on yliopiston lakisääteisten velvollisuuksien täyttäminen valtakunnallisesta tietovarannosta ja ylioppilastutkintorekisteristä annetun lain nojalla (yksilöivä tunnistetieto, tiedot henkilön suorittamista korkeakoulututkinnoista, opintosuorituksista arvosanoineen sekä opiskeluoikeuksista tutkintoon johtavaan koulutukseen, paikan vastaanottamista ja ilmoittautumista koskevat tiedot) ja viranomaistiedonkeruita koskevien lakien nojalla (mm. OKM, Tilastokeskus, Kansaneläkelaitos, Ylioppilaskunta, YTHS). Henkilötiedon käsittelyn perusteena on yleinen etu, jotta yliopisto voi järjestää oman toimintansa tehokkaasti ja laadukkaasti sekä tarjota opiskelijan käyttöön tarvittavat tiedot, välineet, palvelut ja resurssit ml. mahdollisuus käyttää yliopiston tiloja. Yliopisto käyttää henkilötietoja myös myöntäessään apurahoja ja lukuvuosimaksuhuojennuksia opiskelun tueksi sekä järjestäessään musiikkialan nuorisokoulutusta.

3 3 (8) 7 Mitä tietoja käsittelemme? Henkilötietoja käsitellään myös opiskelijapalauteprosesseissa sekä mm. yliopistolakiin perustuen monijäsenisten toimielinten päätöksenteossa. Henkilötietojen käsittelyn perusteena on tilastoinnin osalta lakisääteinen velvoite ja yleinen etu tieteellisen tutkimustoiminnan osalta. Henkilötietojen käsittelyn perusteena on suostumus opiskelijan henkilö- ja yhteystietojen luovuttamiseksi yliopiston ulkopuolelle opiskelua edistäviin tarkoituksiin, mielipidekyselyihin ja markkinointiin, rekrytointitarkoituksiin tai henkilömatrikkeliin. Emme hyödynnä henkilötiedon käsittelyssä tietosuoja-asetuksen tarkoittamaa automaattista päätöksentekoa tai profilointia. Käsittelemme opiskelijarekisterin yhteydessä henkilötietoja: Opiskelijarekisteri Rekisteröidyn perustiedot: nimi, syntymäaika, henkilötunnus, opiskelijanumero, käyttäjätunnus ja/tai muu yksilöivä tunniste, salasana, sukupuoli, äidinkieli, asiointikieli, kansalaisuus, kotikunta; Rekisteröidyn yhteystiedot: sähköpostiosoite, puhelinnumero, osoitetiedot; Sibelius-Akatemian nuorisokoulutukseen osallistuvilta kerätään lisäksi peruskoulun tai toisen asteen oppilaitoksen opiskelutodistus sekä alaikäisten nuorisokoulutuksen opiskelijoiden osalta huoltajan nimi, lähiosoite, puhelinnumero ja sähköpostiosoite. Opiskeluun ja opinto-oikeuteen liittyvät tiedot: Opiskelijan opinto-oikeudet Opiskelijaluetteloon tulopäivämäärä Opinto-oikeuden myöntäjä ja myöntämisajankohta Opiskeluoikeuden voimassaoloaika Mahdollinen opintojen loppuunsaattamiseen myönnetty lisäaika Lukuvuosittaiset läsnä-/poissaolotiedot ja kirjoilta poistaminen Lukuvuosimaksavien opiskelijoiden osalta tiedot maksuvelvollisuudesta, oleskeluvan voimassaolosta ja tiedot opiskelijalle myönnetystä lukuvuosimaksuhuojennuksesta. Opiskelijan organisaatio, koulutusohjelma, mahdollinen suuntautumisvaihtoehto ja/tai pääinstrumentti Opinto-oikeuden asema (ensisijainen/toissijainen jne.) Opinto-oikeuden kattavuus (esim. alemman ja ylemmän korkeakoulututkinnon suoritusoikeus, jatkotutkinnon suoritusoikeus,

4 4 (8) erilliset opinnot, avoimen yliopiston opinnot, nuorisokoulutuksen opinnot) Opinto-oikeuden kiintiö Mahdolliset opiskelijaan kohdistetut kurinpitotoimenpiteet Tieto opiskelijan mahdollisesta vaihto-opiskelusta (vaihto-ohjelma, kohdeoppilaitos ja periodi) Kielitaitovaatimuksista vapauttaminen Henkilökohtaisen opintosuunnitelman tiedot; opiskelijan opintooikeustiedot, suunniteltujen opintokokonaisuuksien ja -jaksojen tiedot, opiskelijan kirjaamat suunnitelman tavoite- ja arviointitiedot, tiedot suoritetuista opinnoista, ohjaajien tiedot, ohjaajien antama palaute Opinnäytesuunnitelma Opiskelijalle myönnetty opetus ja ohjaus (ryhmä- ja henkilökohtainen opetus): opetustapahtuman tyyppi, laji, alkamis- ja päättymispvm, opetuskieli, vastuuopettaja ja järjestävä yksikkö Kurssien ilmoittautumistiedot; kurssin opettajan yksilöintitiedot ja ilmoittautuneen opiskelijan yksilöintitiedot, ml. mahdolliset motivaatiokirjeet ja karsivat ennakkotehtävät Opiskelijan opintosuoritukset Opintokohteen tunniste, laji (esim. opintojakso tai opintokokonaisuus), nimi, laajuus, suorituspäivä, hyväksyjä, arvosana Opiskelijan Taideyliopistossa suorittamat tutkinnot ja opintosuoritukset ja niihin liittyvät tiedot koulutusohjelmasta, mahdollisesta suuntautumisvaihtoehdosta/pääinstrumentista, suorituspäivämäärä ja laajuus Opetuksesta kerättävässä palautteessa tallennetaan opiskelijakohtaisesti hänen antamansa palaute, mutta tieto ei yksilöidy opiskelijaan. Opinnäytteiden ja muiden mahdollisten kirjallisten töiden osalta plagiaatintunnistusjärjestelmä tallentaa opiskelijan nimen ja sähköpostiosoitteen ja hänen tuottamansa tekstin. Opiskelijan antamat luvat tietojen luovutukseen Rekisteröidyn luvalla Taideyliopisto voi luovuttaa opiskelijoiden henkilö- ja yhteystietoja yliopiston ulkopuolelle opiskelua edistäviin tarkoituksiin, mielipidekyselyihin ja markkinointiin ja rekrytointitarkoituksiin. Mahdolliset muut erikseen rekisteröidyn suostumuksella kerätyt tiedot

5 5 (8) i. Valokuva verkkosivulla ja/tai intranetissä (Esim. Teatterikorkeakoulussa vuosikurssin opiskelijoiden valokuvat) ii. Tapahtuminen osallistujatiedot ja mahdolliset tapahtumaan liittyvät tiedot mukaan lukien kuten ruokarajoitteet iii. Taiteelliseen toimintaan (produktiot) liittyvät henkilötiedot, esim. puvustuksen tarvitsemat opiskelijakohtaiset tiedot 8 Mistä saamme tietoja? Saamme tietoja ensisijaisesti rekisteröidyltä itseltään. Lisäksi saamme henkilötietoja seuraavilta tahoilta ja järjestelmistä: Kirjoittautumistiedot saadaan Opetushallituksen ylläpitämästä valtakunnallisesta hakijarekisteristä (L 1058/1998), OILI-maksupalvelusta sekä opiskelijan yliopistoon toimittamista asiakirjoista. Opintosuoritustiedot saadaan useimmiten opettajilta. Suoritustietoja saadaan myös akateemisilta toimielimiltä ja muilta arviointiryhmiltä. Avoimen yliopiston opiskelijoita ja opinto-oikeuksia koskevat tiedot siirtyvät avoimen yliopiston ilmoittautumisjärjestelmästä. Taideyliopiston sähköpostiosoitteet tuodaan opiskelijarekisteriin Taideyliopiston käyttäjä- ja käyttövaltuusrekisteristä. Yliopiston henkilökunnan perustiedot siirtyvät henkilöstöhallinnon järjestelmästä. Taideyliopiston sekä sen akatemioiden rehtorin, dekaanien, toimielinten sekä opintohallinnon päätökset (esim. valintapäätökset, kieliopinnoista vapauttaminen, opiskeluoikeuden vaihtaminen). Joopas-järjestelmään (Joustava opintooikeus) tallennettuja tietoja käytetään hyväksi kohdeyliopiston opiskelijatietojärjestelmän perustietoina ja liikkuvuusopintojen laskutuksessa yliopistojen välillä. Lisäksi henkilötietoja voidaan kerätä ja päivittää tässä tietosuojaselosteessa kuvattuja käyttötarkoituksia varten myös julkisesti saatavilla olevista lähteistä ja viranomaisilta tai muilta kolmansilta osapuolilta saatujen tietojen perusteella sovellettavan lainsäädännön rajoissa. Tällainen tietojen päivittäminen suoritetaan manuaalisesti tai automaattisin keinoin. 9 Kenelle luovutamme ja siirrämme tietoja sekä siirrämmekö tietoja EU:n tai ETA:n ulkopuolelle? Teknistä käyttöyhteyttä käyttäen korkeakoulujen valtakunnallisen tietovarannon kautta opiskelijavalintarekisterin käyttöön (Laki 1058/ d ). Opetus- ja kulttuuriministeriölle, joka tuottaa korkeakoulun opiskelijatietorekisterin tiedoista koulutuksen ja tutkimuksen

6 6 (8) arvioinnin, kehittämisen, tilastoinnin sekä muun seurannan ja ohjauksen edellyttämiä tietoaineistoja korkeakoulujen valtakunnallisen tietovarannon kautta (Laki 1058/ d ) Tilastokeskukselle (Tilastolaki 280/ ) teknisenä tallenteena suoraan ja korkeakoulujen valtakunnallisen tietovarannon kautta Kansaneläkelaitokselle (OpintotukiL 65/ ) Taideyliopiston ylioppilaskunnalle (Yliopistolaki 558/2009), sekä Frank oy:lle. Ylioppilaiden terveydenhoitosäätiölle (kansanterveyslaki (71/1991) 14 :n mukaisesti Tieteellistä tutkimusta varten, tilastollisiin tarkoituksiin ja henkilömatrikkelia varten. Pyytäjän on esitettävä rekisterinpitäjälle tietojen käyttötarkoitus sekä muut tietojen luovuttamisen edellytysten selvittämiseksi tarpeellinen selvitys ja tieto siitä, miten tietojen suojaus on tarkoitus järjestää. Rekisteröity voi kieltää tietojen luovuttamisen henkilömatrikkeliin. Opetushallitukselle vaihto-opiskelua koskevat tiedot (kohdeoppilaitos, vaihto-ohjelma ja sen ajankohta). Virta-tietovarannon kautta seurantakyselyille seuranta-, tilastointi- ja tutkimuskäyttöön ja Virta-tietovarannon kautta teknistä käyttöyhteyttä käyttäen tietoja University Admissions Finland - konsortiolle konsortiokorkeakoulujen hakemustenkäsittelyprosessia varten. Lukuvuosimaksuvelvollisten opiskelijoiden osalta luovutamme henkilötietoja yliopiston talouspalveluihin lukuvuosimaksulaskujen laatimista varten. Rekisteröidyn luvalla Taideyliopisto voi luovuttaa opiskelijoiden henkilö- ja yhteystietoja yliopiston ulkopuolelle opiskelua edistäviin tarkoituksiin, mielipidekyselyihin ja markkinointiin sekä rekrytointitarkoituksiin. Taideylipisto luovuttaa lukuvuosimaksuvelvollisten ja kansainvälisten vaihto-opiskelijoiden henkilö- ja yhteystietoja Helsingin seudun opiskelijaasuntosäätiölle niiden osalta, jotka ovat antaneet tähän suostumuksen. Opiskelijarekisterin henkilötietoja voidaan käyttää myös opiskelijoille suunnattujen palveluiden, kuten yliopistoliikunnan, osalta yliopistolle palvelua tuottavan palveluntarjoajan pyynnöstä opiskelijan opiskeluoikeuden tarkastamiseen. Opiskelijarekisterin henkilötietoja voidaan luovuttaa myös yhteistyöoppilaitoksille niistä opiskelijoista, jotka osallistuvat yhdessä toteutettuun opetukseen tai liikkuvuusopintoihin korkeakoulujen välillä.

7 7 (8) Taideyliopiston ylioppilaskunnalla on mahdollisuus tarkistaa opiskelijan ilmoittautumistilanne ja ylioppilaskunnan maksu opintohallinnon järjestelmästä. Lisäksi ylioppilaskunnalla on käyttöoikeus niihin Taideyliopiston sähkopostilistoihin, joita hyödynnetään ylioppilaskunnan tiedottamiseen. Hyödynnämme henkilötietojen käsittelyssä lukuumme toimivia alihankkijoita. Olemme ulkoistaneet IT-hallintaa ulkopuolisille palveluntarjoajille, joiden hallinnoimalla ja suojaamalle palvelimelle henkilötietoja tallennetaan. Olemme huolehtineet alihankkijoidemme kanssa tietosuojastasi laatimalla henkilötietojen käsittelyn osalta käsittelysopimukset. Emme siirrä henkilötietoja EU/ETA-alueen ulkopuolelle. 10 Miten suojaamme tiedot ja miten pitkään niitä säilytämme? Henkilötietoja sisältävän järjestelmän käyttöön ovat oikeutettuja vain ne työntekijämme, joilla työnsä puolesta on oikeus käsitellä opiskelijatietoja. Kullakin käyttäjällä on oma käyttäjätunnus ja salasana järjestelmään. Tiedot kerätään tietokantoihin, jotka ovat palomuurein, salasanoin ja muilla teknisillä keinoilla suojattuja. Tietokannat ja niiden varmuuskopiot sijaitsevat lukituissa tiloissa ja tietoihin pääsevät käsiksi vain tietyt ennalta nimetyt henkilöt. Säilytämme henkilötietoja niin kauan kuin henkilötiedon käyttötarkoituksen vuoksi on tarpeellista. Tietojen säilyttämisessä noudatetaan yliopiston tiedonhallintasuunnitelmaa. Opiskelijoiden suorittamat opintosuoritukset ja tutkinnot ovat pysyvästi säilytettäviä tietoja. Arvioimme tietojen säilyttämisen tarpeellisuutta säännöllisesti sovellettava lainsäädäntö huomioon ottaen. Tämän lisäksi huolehdimme sellaisista kohtuullisista toimenpiteistä, joilla varmistetaan, ettei rekisteröidyistä säilytetä rekisterissä käsittelyn tarkoituksiin nähden yhteensopimattomia, vanhentuneita tai virheellisiä henkilötietoja. Oikaisemme tai hävitämme tällaiset tiedot viipymättä. 11 Mitkä ovat sinun oikeutesi rekisteröitynä? Rekisteröidyillä on oikeus tarkastaa itseään koskevat henkilörekisteriin tallennetut tiedot ja vaatia virheellisen, vanhentuneen, tarpeettoman tai lain vastaisen tiedon oikaisua tai poistamista. Mikäli rekisteröidyllä on pääsy itsellään tietoihinsa, hän voi muokata tietojaan itse. Mikäli käsittely perustuu suostumukseen, rekisteröidyillä on myös oikeus peruuttaa suostumuksensa tai muuttaa sitä. Rekisteröidyillä on tietosuoja-asetuksen mukaisesti ( lukien) oikeus vastustaa tai pyytää tietojen käsittelyn rajoittamista sekä tehdä valitus henkilötietojen käsittelystä valvontaviranomaiselle. Erityisistä henkilökohtaisista syistä rekisteröidyillä on oikeus myös vastustaa itseensä kohdistuvia käsittelytoimia silloin, kun tietojen käsittelemisen perusteena on meidän oikeutettu etumme. Vaatimuksen yhteydessä rekisteröidyn tulee yksilöidä se erityinen tilanne, johon perustuen vastustaa käsittelyä. Me voimme kieltäytyä toteuttamasta vastustamista koskevan pyynnön ainoastaan laissa säädetyin perustein.

8 8 (8) 12 Kehen voit olla yhteydessä? Sikäli kuin rekisteröity ei ole tyytyväinen siihen tapaan, jolla yliopisto on käsitellyt hänen henkilötietojaan, rekisteröity voi vaatia asian selvittämistä kansallisen tietosuojaviranomaisen toimesta (jollaisena Suomessa toimii tietosuojavaltuutettu, jonka yhteystiedot löytyvät osoitteesta Tässä tietosuojailmoituksessa kuvattua henkilötietojen käsittelyä koskevat kysymykset ja yhteydenotot voit esittää kohdassa 3 nimetylle yhteyshenkilölle, joka tarvittaessa ohjaa asian tietosuojavastaavalle. Yhteydenotot sähköpostitse opiskelijarekisteri@uniarts.fi. Mikäli katsot, että kohdassa 11 mainitut oikeutesi eivät toteudu, voit ottaa yhteyttä suoraan kohdassa 4 nimettyyn yliopiston tietosuojavastaavaan.