Henkilötietolain (523/99) 1 (5) Pvm Nro 19.3.2015 3 1 REKISTERINPITÄJÄ Nimi KESKINÄINEN TYÖELÄKEVAKUUTUSYHTIÖ VARMA Postiosoite PL 1 Postinumero ja -toimipaikka 00098 VARMA Puhelin 010 2440 Käyntiosoite Salmisaarenranta 11, Helsinki 2 REKISTERIASIOITA HOITAVA HENKILÖ TAI YHTEYSHENKILÖ Nimi Sähköposti Riikka Nivus riikka.nivus@varma.fi Puhelin 010 244 4932 Faksi 010 244 4949 3 REKISTERI TEL-L vakuutettujen rekisteri (T): - Työntekijäin eläkelain mukaisen rekisteröidyn lisäeläkevakuutuksen (TEL-L) vakuutettujen tiedot -Työsuhdeselvittelyn tiedustelujen tiedot 4 HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYN TARKOITUS 1. Henkilötietolain 8 :n mukaiset yleiset edellytykset, esim. asiakassuhteen hoitaminen jäsenyysasioiden hoitaminen palvelusuhteen hoitaminen
Henkilötietolain (523/99) 2 (5) muu, mikä 2. Henkilötietolain 4 luvun mukainen henkilötietojen käsittely erityisiä tarkoituksia varten (tutkimus, tehtävä jne. nimettävä tai muuten yksilöitävä) tutkimus tilasto viranomaisen suunnittelu- ja selvitystehtävä henkilömatrikkeli sukututkimus suoramarkkinointi luottotietotoiminta 3. Erityislainsäädäntö (esim. tietty viranomaiselle saadetty tehtävä kuten päivähoidon järjestäminen, opetuksen järjestäminen jne.) mikä Työntekijäin eläkelain (TEL-L) mukaan vakuutettujen työsuhteiden ja eläkkeelläolojaksojen rekisteröinti - eläketietojen ja maksujen laskenta - ilmoitukset Ansaintajärjestelmään - työsuhteiden selvittely 5 REKISTERIN TIETOSISÄLTÖ (rekisteröityjen ryhmä/ryhmät ja näihin liittyvät tiedot tai tietoryhmät) Rekisteröidyn lisäeläkevakuutuksen TEL-L tietoja: Henkilötiedot - henkilön tunnistetiedot henkilötunnus, nimitiedot, kieli, Päivämäärätietoja - asevelvollisuuden alkamis- ja päättymispäivämäärä - rinnakkaisen eläkkeen alkamis- ja päättymispäivä - kuolinpäivä - sairausloma -virkavapaa - opintovapaa - äitiysloma, isyysloma, vanhempainloma -vuorotteluvapaa - lomautus Työsuhdetietoja - vakuutusnumero, osasto, eläkeryhmä, työnantajan nimi
Henkilötietolain (523/99) 3 (5) - työsuhteen alkamis- ja päättymispäivät - työsuhdetta koskevan vakuutuksen siirtyminen tähän eläkelaitokseen - ansiotiedot - eläkeikä - ansaittu eläke TEL-P ja TEL-L - lisäedun palveluajan alkamispäivä, ylimääräinen palveluaika - vakuutetun osuus maksusta - TEL-L maksut Luottamustoimeen liittyvät tiedot (vertaa työsuhdetiedot) Eläkkeelläolojaksot (eläkesuhdetiedot) - eläkekuukaudet - aika, ansaittu eläke, eläkepalkka vapaakirjatietojen yhdistelmätietoja (ETK:n rekisteristä) - aikaisempien työsuhteiden TEL-P-vapaakirjojen summa ja korkein eläkepalkka - aikaisempien työsuhteiden lisäetuvapaakirjat - erityisvapaakirjat (VEL, KVTEL, KiEL, MEL,YEL ja MYEL), mikäli työnantaja on ne ilmoittanut Vakuutusteknisiä tietoja: - eläkeikään mennessä kertyväksi arvioitu kokonaiseläke ja vastaava lisäeläke - rahastoitu eläke - vakuutusmaksut - päivitysviitteet, päivityspäivämäärät, toimenpidekoodit ym. TEL-L-jatkovakuutustietoja - jatkuva/päättynyt - ansaittu eläke Työsuhdeselvittelyn tiedustelujen tiedot, työsuhdeselvittelyssä tarvittavaa tietoa: - henkilötiedot -tiedustelun ja työsuhteen tiedot sekä yhteystiedot -ansaintarekisterin työsuhdetiedot tiedusteluhetkellä -toimenpiteen tiedot -muistiotiedot 6 SÄÄNNÖNMUKAISET TIETOLÄHTEET Vakuutuksenottajan ilmoitus Eläketurvakeskus (ETK) - henkilötietojen korjaukset - henkilön nimitietojen muutokset
Henkilötietolain (523/99) 4 (5) - työsuhdeselvittelypyynnöt Ansaintajärjestelmä - vapaakirjatiedot lisäetujen laskentaa varten Muut eläkelaitokset -eläkelaitossiirrot Väestörekisterikeskus - osoitetiedot henkilökohtaisten laskelmien lähettämiseksi 7 SÄÄNNÖN-MUKAISET TIETOJEN LUOVUTUKSET JA TIETOJEN SIIRTO EU:N TAI EUROOPAN TALOUSALUEEN ULKOPUOLELLE Luovutuksensaaja Eläketurvakeskus Vakuutuksenottaja Vakuutettu Muut eläkelaitokset Vakuutusoikeus Eläkelautakunta - luovutuksen peruste - lakisäteinen velvoite - laskelmaerittelyt vuosilaskennasta - henkilökohtainen laskelma - vastaukset tiedusteluihin - rekisteröidyn toimeksianto - lakisäteinen velvoite Tapaturmavakuutusyhtiö Sosiaaliministeriö Henkivakuutusyhtiöt - ministeriön pyynnöstä - lainmukainen oikeus Rekisteristä siirretäään tietoja Euroopan Unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle ETK:n välityksellä valtioden välisten sosiaaliturvasopimusten mukaisesti.
Henkilötietolain (523/99) 5 (5) 8 REKISTERIN SUOJAUKSEN PERIAATTEET A. Manuaalinen aineisto 1. Rekisterin tietoja käsittelevät henkilöt ovat lakisääteisen salassapitovelvollisuuden alaisia ja ovat allekirjoittaneet erillisen vaitiolositoumuksen. 2. Asiakirja-aineistot säilytetään kulunvalvonnan avulla suojatuissa tiloissa ja niiden käyttöä valvotaan käyttövaltuushallinnan avulla. B. ATK:lle talletetut tiedot 1. Tietojenkäsittelyvaltuuksien hallinnan avulla valvotaan, että rekisterin tietoja ja sen osa-alueita saavat käsitellä vain siihen oikeutetut henkilöt. 2. Rekisteri on eristetty julkisesta tietoliikenneverkosta palomuuriratkaisujen avulla. 3. Julkisen tietoliikenneverkon kautta lähetettäessä luottamukselliset tiedot salataan teknisin keinoin 1) HetiL 10 ei edellytä nimenomaisesti tiedon merkitsemistä, mutta se on tarkoituksenmukaista merkitä rekisteröityjen tiedonsaantioikeuksien kannalta. Se myös kuvaa rekisterin tietosisältöä.