L 296/16 Euroopan unionin virallinen lehti 21.9.2004 II (Säädökset, joita ei tarvitse julkaista) NEUVOSTO NEUVOSTON PÄÄTÖS, tehty 13 päivänä syyskuuta 2004, yksilöiden suojelusta yhteisöjen toimielinten ja elinten suorittamassa henkilötietojen käsittelyssä ja näiden tietojen vapaasta liikkuvuudesta annetun Euroopan parlamentin ja neuvoston asetuksen (EY) N:o 45/2001 täytäntöönpanosääntöjen hyväksymisestä (2004/644/EY) EUROOPAN UNIONIN NEUVOSTO, joka ottaa huomioon Euroopan yhteisön perustamissopimuksen ja erityisesti sen 286 artiklan, (4) Asetuksen täytäntöönpanosäännöillä ei rajoiteta seuraavien säädösten soveltamista: asetus (EY) N:o 1049/2001 ( 2 ), päätös 2004/338/EY, Euratom ( 3 ) ja erityisesti sen liite II, päätös 2001/264/EY ( 4 ) ja erityisesti sen liitteessä olevan II osan VI jakso, sekä neuvoston pääsihteerin, yhteisen ulko- ja turvallisuuspolitiikan korkean edustajan päätös 25 päivältä kesäkuuta 2001 ( 5 ), ottaa huomioon Euroopan parlamentin ja neuvoston asetuksen (EY) N:o 45/2001 ( 1 ) ja erityisesti sen 24 artiklan 8 kohdan, ON PÄÄTTÄNYT SEURAAVAA: sekä katsoo seuraavaa: (1) Asetuksessa (EY) N:o 45/2001, jäljempänä asetus, vahvistetaan kaikkiin yhteisöjen toimielimiin ja elimiin sovellettavat periaatteet ja säännöt ja velvoitetaan kukin yhteisöjen toimielin ja elin nimittämään tietosuojasta vastaava henkilö. (2) Asetuksen 24 artiklan 8 kohdassa edellytetään, että kukin yhteisöjen toimielin tai elin antaa täytäntöönpanoa koskevat tarkemmat säännöt tietosuojasta vastaavan henkilön osalta liitteessä olevien säännösten mukaisesti. Nämä tarkemmat säännöt koskevat erityisesti tietosuojasta vastaavan henkilön tehtäviä, velvollisuuksia ja toimivaltuuksia. (3) Täytäntöönpanosäännöissä olisi myös määriteltävä menettelyt, jotka koskevat rekisteröityjen oikeuksien käyttöä ja kaikkien asianomaisten toimijoiden velvoitteiden täyttämistä yhteisöjen toimielimissä ja elimissä tapahtuvassa henkilötietojen käsittelyssä. ( 1 ) EYVL L 8, 12.1.2001, s. 1. 1 JAKSO YLEISET SÄÄNNÖKSET 1 artikla Aihe ja soveltamisala Tällä päätöksellä vahvistetaan Euroopan parlamentin ja neuvoston asetusta (EY) N:o 45/2001, jäljempänä asetus, koskevat tarkemmat soveltamissäännöt Euroopan unionin neuvoston osalta. ( 2 ) Euroopan parlamentin ja neuvoston asetus (EY) N:o 1049/2001, annettu 30 päivänä toukokuuta 2001, Euroopan parlamentin, neuvoston ja komission asiakirjojen saamisesta yleisön tutustuttavaksi (EYVL L 145, 31.5.2001, s. 43). ( 3 ) Neuvoston päätös 2004/338/EY, Euratom, tehty 22 päivänä maaliskuuta 2004, neuvoston työjärjestyksen vahvistamisesta (EUVL L 106, 15.4.2004, s. 22). ( 4 ) Neuvoston päätös 2001/264/EY, tehty 19 päivänä maaliskuuta 2001, neuvoston turvallisuussääntöjen vahvistamisesta (EYVL L 101, 11.4.2001, s. 1), päätös sellaisena kuin se on muutettuna päätöksellä 2004/194/EY (EUVL L 63, 28.2.2004, s. 48). ( 5 ) Neuvoston pääsihteerin, yhteisen ulko- ja turvallisuuspolitiikan korkean edustajan päätös, tehty 25 päivänä kesäkuuta 2001, hyvän hallintotavan säännöstöstä Euroopan unionin neuvoston pääsihteeristölle ja sen henkilöstölle yhteyksissä yleisöön työasioissa (EYVL C 189, 5.7.2001, s. 1).
21.9.2004 Euroopan unionin virallinen lehti L 296/17 2 artikla Määritelmät Tässä päätöksessä tarkoitetaan, rajoittamatta asetuksessa olevien määritelmien soveltamista: 3. TVH hoitaa tehtäviään riippumattomana yhteistyössä Euroopan tietosuojavaltuutetun kanssa. TVH ei erityisesti saa vastaanottaa mitään ohjeita pääsihteeristön nimittävältä viranomaiselta tai keneltäkään muulta asetuksen säännösten sisäisestä soveltamisesta toimielimessä tai elimessä tai yhteistyöstään Euroopan tietosuojavaltuutetun kanssa. a) rekisterinpitäjällä, toimielintä, pääosastoa, linjaa, osastoa tai yksikköä, joka yksin tai yhdessä toisten kanssa määrittelee henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset ja keinot, jotka ilmoitetaan tietosuojasta vastaavalle henkilölle, jäljempänä TVH, asetuksen 25 artiklan mukaisesti tehtävässä ilmoituksessa; b) yhteyshenkilöllä, pääosaston hallinnollista avustajaa (hallinnollisia avustajia) tai jokaista henkilöstön jäsentä, jonka hänen pääosastonsa on nimennyt TVH:ta kuullen edustajakseen käsittelemään tietosuoja-asioita tiiviissä yhteistyössä TVH:n kanssa; 4. Ennen TVH:n tehtävien ja velvollisuuksien hoitamisen arviointia on kuultava Euroopan tietosuojavaltuutettua. TVH voidaan erottaa toimestaan vain Euroopan tietosuojavaltuutetun suostumuksella, jos hän ei enää täytä tehtäviensä suorittamiselle asetettuja vaatimuksia. 5. TVH:lle ilmoitetaan kaikista yhteydenotoista ulkopuolisiin osapuoliin, jotka liittyvät asetuksen soveltamiseen ja erityisesti yhteistoimintaan Euroopan tietosuojavaltuutetun kanssa, sanotun kuitenkaan rajoittamatta TVH:n nimittämisessä käytettävän menettelyn soveltamista. 6. TVH:hon ja hänen henkilöstöönsä sovelletaan Euroopan yhteisöjen virkamiehiin ja muuhun henkilöstöön sovellettavia sääntöjä ja määräyksiä, sanotun kuitenkaan rajoittamatta asiaa koskevien asetuksen säännösten soveltamista. 4 artikla c) pääsihteeristön henkilöstöllä, kaikkia neuvoston pääsihteeristön, jäljempänä pääsihteeristö, virkamiehiä ja kaikkia muita henkilöitä, joihin sovelletaan Euroopan yhteisöjen virkamiehiin sovellettavien henkilöstösääntöjen ja yhteisöjen muuta henkilöstöä koskevien palvelussuhteen ehdoista annettua neuvoston asetusta (ETY, Euratom, EHTY) N:o 259/68 ( 1 ), jäljempänä henkilöstösäännöt, tai jotka ovat pääsihteeristön palveluksessa sopimuspohjaisesti (harjoittelijat, konsultit, toimeksisaajat, jäsenvaltioiden lähettämät virkamiehet). TVH:n tehtävänä on: Tehtävät a) varmistaa, että rekisterinpitäjille ja rekisteröidyille tiedotetaan heidän tästä asetuksesta johtuvista oikeuksistaan ja velvollisuuksistaan. Tämän tehtävän suorittamiseksi hän muun muassa laatii tiedotus- ja ilmoituslomakkeita, kuulee asianomaisia osapuolia ja edistää yleistä tietämystä tietosuoja-asioista; 2 JAKSO TIETOSUOJASTA VASTAAVA HENKILÖ 3 artikla Tietosuojasta vastaavan henkilön nimittäminen ja asema 1. Neuvosto varapääsihteeri nimittää TVH:n ja ilmoittaa hänen nimensä Euroopan tietosuojavaltuutetulle. TVH raportoi suoraan neuvoston varapääsihteerille. b) vastata Euroopan tietosuojavaltuutetun kysymyksiin ja olla toimivaltansa rajoissa yhteistyössä Euroopan tietosuojavaltuutetun kanssa tämän pyynnöstä tai omasta aloitteestaan; c) varmistaa itsenäisesti asetuksen säännösten sisäinen soveltaminen pääsihteeristössä; d) pitää rekisteriä rekisterinpitäjien toteuttamista käsittelyistä ja myöntää kaikille luonnollisille henkilöille oikeus tutustua rekisteriin joko suoraan tai Euroopan tietosuojavaltuutetun välityksellä; 2. TVH:n toimikausi on kolme vuotta ja se voidaan uusia kahdesti. ( 1 ) EYVL L 56, 4.3.1968, s. 1, asetus sellaisena kuin se on viimeksi muutettuna asetuksella (EY, Euratom) N:o 723/2004 (EUVL L 124, 27.4.2004, s. 1). e) ilmoittaa Euroopan tietosuojavaltuutetulle käsittelyistä, joihin saattaa liittyä asetuksen 27 artiklan 2 kohdassa tarkoitettuja erityisiä vaaroja; f) varmistaa siten, että käsittely ei todennäköisesti loukkaa rekisteröityjen oikeuksia ja vapauksia.
L 296/18 Euroopan unionin virallinen lehti 21.9.2004 5 artikla Velvollisuudet 1. Edellä mainittujen yleisten tehtävien lisäksi TVH: a) toimii pääsihteeristön nimittävän viranomaisen ja rekisterinpitäjien neuvonantajana tietosuojasäännösten soveltamiseen liittyvissä asioissa. Nimittävä viranomainen, asianomaiset rekisterinpitäjät, henkilöstökomitea ja kaikki luonnolliset henkilöt voivat kuulla TVH:ta, käyttämättä virkatietä, kaikissa asetuksen soveltamiseen tai tulkintaan liittyvissä asioissa. b) tutkii omasta aloitteestaan tai nimittävän viranomaisen, rekisterinpitäjien, henkilöstökomitean tai luonnollisen henkilön aloitteesta seikkoja ja tapauksia, jotka liittyvät välittömästi hänen tehtäviinsä ja jotka tulevat hänen tietoonsa, sekä antaa asiasta kertomuksen nimittävälle viranomaiselle tai tutkimuksen pyytäjälle. Kaikille muille asianomaisille osapuolille olisi, jos sitä pidetään aiheellisena, ilmoitettava asiasta. Jos kantelun esittäjä on luonnollinen henkilö tai jos hän edustaa luonnollista henkilöä, TVH:n on mahdollisuuksien mukaan varmistettava tutkimuspyynnön luottamuksellisuus, ellei asianomainen rekisteröity anna yksiselitteisesti suostumustaan käsitellä pyyntöä muulla tavalla; c) tekee yhteistyötä tehtäviensä hoidossa yhteisöjen muiden toimielinten ja elinten tietosuojasta vastaavien henkilöiden kanssa, erityisesti vaihtamalla kokemuksia ja parhaita käytäntöjä; b) pyytää oikeudellisia lausuntoja neuvoston oikeudelliselta yksiköltä; c) käyttää tietotekniikkaosaston ulkoisia asiantuntijapalveluja tulojen ja menojen hyväksyjän etukäteisellä suostumuksella Euroopan yhteisöjen yleiseen talousarvioon sovellettavasta varainhoitoasetuksesta 25 päivänä kesäkuuta 2002 annetun neuvoston asetuksen (EY, Euratom) N:o 1605/2002 ( 1 ) ja sen täytäntöönpanoa koskevien sääntöjen mukaisesti; d) ehdottaa pääsihteeristölle hallinnollisia toimenpiteitä ja antaa yleisiä suosituksia asetuksen asianmukaisesta soveltamisesta, sanotun kuitenkaan rajoittamatta Euroopan tietosuojavaltuutetun tehtävien hoitoa ja toimivaltaa; e) esittää erityistapauksissa pääsihteeristölle ja/tai kaikille muille asianomaisille osapuolille minkä tahansa muun suosituksen tietosuojan parantamiseksi käytännössä; f) saattaa pääsihteeristön nimittävän viranomaisen tietoon tapaukset, joissa henkilöstön jäsen on jättänyt täyttämättä asetuksesta johtuvat velvollisuutensa, ja ehdottaa hallinnollisen tutkimuksen käynnistämistä sen selvittämiseksi, onko mahdollisesti asetuksen 49 artiklaa sovellettava. 7 artikla d) edustaa neuvoston pääsihteeristöä kaikissa tietosuojaan liittyvissä asioissa; TVH voi myös osallistua asiaankuuluviin komiteoihin tai foorumeihin kansainvälisellä tasolla, sanotun kuitenkaan rajoittamatta päätöksen 2004/338/EY, Euratom soveltamista; Voimavarat TVH:n käyttöön on järjestettävä riittävä henkilöstö ja tarvittavat voimavarat, joita hänen tehtäviensä suorittaminen edellyttää. e) antaa vuosittaisen kertomuksen toimistaan neuvoston varapääsihteerille ja toimittaa sen henkilöstölle. 2. TVH ja hänen henkilöstönsä eivät saa luovuttaa tietoja tai asiakirjoja, joita he saavat haltuunsa tehtäviään suorittaessaan, sanotun kuitenkaan rajoittamatta 4 artiklan b alakohdan, 5 artiklan 1 kohdan b ja c alakohdan ja 15 artiklan soveltamista. 6 artikla Toimivaltuudet Tehtäviään ja velvollisuuksiaan suorittaessaan TVH voi: a) milloin tahansa tutustua tietoihin, jotka ovat käsittelyn kohteena, ja kaikkiin tiloihin, tietojenkäsittelylaitteistoihin ja tietovälineisiin; 3 JAKSO TIETOSUOJA-ALAN TOIMIJOIDEN OIKEUDET JA VELVOLLISUUDET 8 artikla Nimittävä viranomainen 1. Jos asetuksen rikkomisesta esitetään henkilöstösääntöjen 90 artiklan mukainen valitus, nimittävä viranomainen kuulee TVH:ta, jonka on annettava lausuntonsa kirjallisesti 15 vuorokauden kuluessa pyynnön vastaanottamisen jälkeen. Jos TVH ei ole antanut lausuntoaan nimittävälle viranomaiselle tämän määräajan kuluessa, lausuntoa ei enää edellytetä. TVH:n lausunto ei sido nimittävää viranomaista. 2. TVH:lle on annettava tieto, kun käsiteltävänä on asia, jolla on tai jolla voi olla tietosuojaa koskevia vaikutuksia. ( 1 ) EYVL L 248, 16.9.2002, s. 1.
21.9.2004 Euroopan unionin virallinen lehti L 296/19 9 artikla Rekisterinpitäjät 1. Rekisterinpitäjien tehtävänä on varmistaa, että kaikki heidän valvontaansa kuuluvat käsittelyt suoritetaan asetuksen mukaisesti. 2. Rekisterinpitäjien on: a) annettava TVH:lle ilmoitus ennen kuin toteutetaan käsittely tai käsittelyjen sarja, joilla on sama tarkoitus tai useita toisiinsa liittyviä tarkoituksia, sekä ilmoitus kaikista huomattavista käsittelyihin tehdyistä muutoksista. Ennen asetuksen voimaantuloa 1 päivänä helmikuuta 2001 suoritettujen käsittelyjen osalta rekisterinpitäjän on ilmoitettava tällaisista muutoksista viipymättä; b) avustettava TVH:ta ja Euroopan tietosuojavaltuutettua näiden tehtävien suorittamisessa, erityisesti antamalla tietoja viimeistään 30 vuorokauden kuluessa näiden esittämien pyyntöjen johdosta; c) toteutettava asianmukaiset tekniset ja organisatoriset toimenpiteet ja annettava asianmukaisia ohjeita pääsihteeristön henkilöstölle sekä käsittelyn luottamuksellisuuden että käsittelyyn liittyviä vaaroja vastaavan turvallisuustason varmistamiseksi; d) kuultava tarvittaessa TVH:ta siitä, ovatko käsittelyt asetuksen mukaisia, erityisesti silloin, kun he epäilevät perustellusti, että tietyt käsittelyt eivät ole asetuksen 4 10 artiklan mukaisia. Rekisterinpitäjät voivat kuulla myös TVH:ta ja/tai pääosasto A:n tietotekniikkaosaston turvallisuusasiantuntijoita, turvallisuusyksikköä ja tietoturvatoimistoa (INFOSEC) käsittelyjen luottamuksellisuuteen liittyvistä seikoista ja asetuksen 22 artiklan nojalla toteutetuista turvallisuustoimenpiteistä. 10 artikla Yhteyshenkilöt 1. Rajoittamatta TVH:n velvollisuuksien hoitamista, yhteyshenkilöiden on: a) avustettava pääosastoaan tai yksikköään kaikkea henkilötietojen käsittelyä koskevan luettelon laatimisessa; b) avustettava pääosastoaan tai yksikköään selvittämään vastaavat rekisterinpitäjät; c) oltava oikeutettuja saamaan rekisterinpitäjiltä ja henkilöstöltä riittävät ja tarvittavat tiedot hallinnollisten tehtäviensä suorittamiseksi omassa pääosastossaan tai yksikössään. Tähän ei kuulu oikeus tutustua rekisterinpitäjän vastuulla käsiteltäviin henkilötietoihin. 2. Rajoittamatta rekisterinpitäjien velvollisuuksien hoitamista, yhteyshenkilöiden on: a) avustettava rekisterinpitäjiä näiden velvollisuuksien suorittamisessa; b) helpotettava tarpeen mukaan TVH:n ja rekisterinpitäjien välistä viestintää. 11 artikla Pääsihteeristön henkilöstö 1. Pääsihteeristön henkilöstön on erityisesti edistettävä osaltaan henkilötietojen käsittelyn luottamuksellisuutta ja turvallisuutta koskevien sääntöjen soveltamista asetuksen 21 ja 22 artiklan mukaisesti. Pääsihteeristön henkilöstön jäsenet, joilla on oikeus tutustua henkilötietoihin, saavat käsitellä näitä tietoja vain rekisterinpitäjän ohjeiden mukaisesti, ellei tietojen käsittelyä edellytetä heiltä kansallisen tai yhteisön lainsäädännön nojalla. 2. Jokainen pääsihteeristön henkilöstön jäsen voi Euroopan tietosuojavaltuutetun asettamien sääntöjen mukaisesti esittää Euroopan tietosuojavaltuutetulle kantelun henkilötietojen käsittelyä koskevien asetuksen säännösten epäillystä rikkomisesta, käyttämättä virkatietä. 12 artikla Rekisteröidyt 1. Sen lisäksi, että rekisteröidyillä on asetuksen 11 ja 12 artiklan nojalla oikeus saada asianmukaista tietoa kaikesta omien henkilötietojensa käsittelystä, rekisteröidyt voivat ottaa tämän päätöksen 5 jaksossa määritellyllä tavalla yhteyttä asianomaiseen rekisterinpitäjään asetuksen 13 19 artiklan mukaisten oikeuksiensa käyttämiseksi. 2. Jokainen rekisteröity voi tehdä Euroopan tietosuojavaltuutetun laatimien sääntöjen mukaisesti kantelun Euroopan tietosuojavaltuutetulle, jos hän katsoo, että neuvoston suorittamassa, hänen henkilötietojaan koskevassa käsittelyssä hänelle asetuksen nojalla kuuluvia oikeuksia on loukattu, sanotun kuitenkaan rajoittamatta muiden oikeussuojakeinojen käyttöä. 3. Kenellekään ei saa aiheutua haittaa Euroopan tietosuojavaltuutetulle esitetyn kantelun johdosta tai sellaisen TVH:n tietoon saatetun tapauksen johdosta, jossa asetuksen säännöksiä epäillään rikotun.
L 296/20 Euroopan unionin virallinen lehti 21.9.2004 4 JAKSO ILMOITETTUJEN KÄSITTELYJEN REKISTERI 13 artikla Ilmoitusmenettely 1. Rekisterinpitäjä tekee TVH:lle ilmoituksen kaikista henkilötietojen käsittelyistä pääsihteeristön Intranet-sivulla (tietosuoja) olevalla ilmoituslomakkeella. Ilmoitus toimitetaan TVH:lle sähköisesti. Vahvistettu ilmoitus lähetetään TVH:lle tiedoksi kirjallisena kymmenen työpäivän kuluessa. Kun TVH on saanut vahvistetun ilmoituksen, hän julkaisee sen rekisterissä. 2. Jollei rekisteriin tutustuminen ole mahdollista sähköisesti, asiaa koskeva hakemus esitetään kirjallisesti, sähköinen muoto mukaan luettuna, jollakin perustamissopimuksen 314 artiklassa mainitulla kielellä ja riittävän täsmällisesti, jotta TVH voi tunnistaa kyseessä olevat käsittelyt. Vastaanottoilmoitus lähetetään pyynnön esittäjälle viipymättä. 3. Jos hakemus ei ole riittävän täsmällinen, TVH pyytää hakijaa täsmentämään hakemusta ja avustaa siinä hakijaa. Jos hakemus koskee erittäin suurta määrää käsittelyjä, TVH voi neuvotella hakijan kanssa epävirallisesti kohtuullisen ratkaisun löytämiseksi. 2. Ilmoitukseen on sisällytettävä kaikki asetuksen 25 artiklan 2 kohdassa tarkoitetut tiedot. Kaikista näihin tietoihin vaikuttavista muutoksista on ilmoitettava viipymättä TVH:lle. 4. Jokainen voi pyytää TVH:lta kopiota rekisterissä olevista tiedoista, jotka voivat koskea mitä tahansa ilmoitettua käsittelyä. 3. Muut ilmoitusmenettelyä koskevat säännöt ja menettelyt, joita rekisterinpitäjien on noudatettava, kuuluvat osana TVH:n antamiin yleisiin suosituksiin. 5 JAKSO REKISTERÖIDYN OIKEUKSIEN KÄYTTÖÄ KOSKEVA MENETTELY 14 artikla Rekisterin sisältö ja tarkoitus 1. TVH pitää henkilötietojen käsittelyistä rekisteriä, joka laaditaan rekisterinpitäjiltä saatujen ilmoituksen perusteella. 2. Rekisterin on sisällettävä ainakin asetuksen 25 artiklan 2 kohdan a g alakohdassa tarkoitetut tiedot. TVH:n rekisteriin merkitsemiä tietoja voidaan kuitenkin tarvittaessa poikkeuksellisesti rajoittaa, jos se on tarpeen tietyn käsittelytoimen turvallisuuden varmistamiseksi. 16 artikla Yleiset säännökset 1. Tässä jaksossa säädettyjä rekisteröidyn oikeuksia voi käyttää ainoastaan asianomainen henkilö tai poikkeustapauksissa hänen puolestaan toimiva muu henkilö, jolla on asianmukainen valtakirja. Pyynnöt osoitetaan kirjallisesti asianomaiselle rekisterinpitäjälle, ja niistä toimitetaan jäljennös TVH:lle, joka tarvittaessa avustaa rekisteröityä asianomaisen rekisterinpitäjän tunnistamisessa. TVH toimittaa tarvittavat lomakkeet. Rekisterinpitäjä hyväksyy pyynnön ainoastaan, jos lomake on täytetty kokonaan ja asianosaisen henkilöllisyys on tarkistettu asianmukaisesti. Rekisteröidyn oikeuksien käyttö on maksutonta. 3. Rekisteri toimii neuvostossa suoritettujen henkilötietojen käsittelyjen luettelona. Se tarjoaa tietoja rekisteröidyille ja auttaa heitä käyttämään asetuksen 13 19 artiklassa vahvistettuja oikeuksiaan. 2. Rekisterinpitäjä lähettää hakijalle vastaanottotodistuksen viiden työpäivän kuluessa hakemuksen rekisteröinnistä. Jos asiasta ei muuta säädetä, rekisterinpitäjä vastaa pyyntöön viimeistään viidentoista työpäivän kuluttua sen rekisteröinnistä joko myönteisesti tai ilmoittaa kirjallisesti syyt pyynnön epäämiseen kokonaan tai osittain varsinkin tapauksissa, joissa hakijaa ei pidetä rekisteröitynä. 15 artikla Rekisteriin tutustuminen 1. TVH toteuttaa asianmukaiset toimenpiteet varmistaakseen, että jokainen luonnollinen henkilö voi tutustua rekisteriin joko suoraan tai Euroopan tietosuojavaltuutetun välityksellä. TVH antaa asianomaisille henkilöille tietoja ja ohjeita siitä, miten ja minne voidaan tehdä rekisteriin tutustumista koskeva hakemus. 3. Jos rekisteröidyn oikeuksien käytössä havaitaan virheellisyyksiä tai ilmeisiä väärinkäytöksiä ja jos rekisteröity väittää käsittelyä säännösten vastaiseksi, rekisterinpitäjän on neuvoteltava pyynnöstä TVH:n kanssa ja/tai pyydettävä rekisteröityä kääntymään TVH:n puoleen, joka päättää pyynnön harkittavaksi ottamisesta ja käsittelyn jatkamisesta.
21.9.2004 Euroopan unionin virallinen lehti L 296/21 4. Kuka tahansa asianomainen henkilö voi kääntyä TVH:n puoleen saadakseen tietoja tiettyyn tapaukseen liittyvästä oikeuksien käytöstään. Jokainen rekisteröity voi tehdä Euroopan tietosuojavaltuutetulle valituksen, jos hän katsoo asetuksen mukaisia oikeuksiaan loukatun henkilötietojensa käsittelyn johdosta, sanotun kuitenkaan rajoittamatta muiden oikeussuojakeinojen käyttöä. 17 artikla Tiedonsaantioikeus Rekisteröidyllä on oikeus saada esteittä rekisterinpitäjältä milloin tahansa kolmen kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta asetuksen 13 artiklan a d kohdassa tarkoitetut tiedot toivomuksensa mukaan joko siten, että hän tutustuu asiakirjoihin toimielimen tiloissa tai siten, että hänelle toimitetaan niistä jäljennös, mukaan lukien sähköisessä muodossa oleva jäljennös, jos sellainen on tarpeen. 18 artikla Oikaisuoikeus Kussakin virheellisiä tai puutteellisia henkilötietoja koskevassa rekisteröidyn oikaisupyynnössä on ilmoitettava asianomaiset tiedot sekä oikaisutiedot. Rekisterinpitäjän on käsiteltävä asia viipymättä. sivullisille, joille hänen henkilötietojaan on luovutettu, jollei tämä osoittaudu mahdottomaksi tai vaadi kohtuutonta vaivaa. 22 artikla Vastustusoikeus Rekisteröity voi asetuksen 18 artiklan mukaisesti vastustaa häntä koskevien tietojen käsittelyä sekä hänen henkilötietojensa luovuttamista tai käyttöä. Pyyntöön on sisällytettävä asianomaiset tiedot ja vastustuksen perustelut. Jos vastustus on perusteltu, kyseisiä tietoja ei enää käsitellä. 23 artikla Automaattiset yksittäispäätökset Rekisteröidyllä on oikeus olla joutumatta asetuksen 19 artiklan mukaisesti automaattisen yksittäispäätöksen kohteeksi, jollei päätös ole nimenomaisesti kansallisessa tai yhteisön lainsäädännössä sallittu tai Euroopan tietosuojavaltuutettu ole siihen antanut suostumustaan rekisteröidyn oikeutetut edut suojaten. Kummassakin tapauksessa rekisteröidyllä on mahdollisuus esittää edeltäkäsin näkemyksensä asiasta ja neuvotella siitä TVH:n kanssa. 19 artikla Suojaamisoikeus Rekisterinpitäjä käsittelee viipymättä asetuksen 15 artiklassa tarkoitettua tietojen suojaamista koskevat pyynnöt. Pyynnössä on yksilöitävä asianomaiset tiedot sekä syyt niiden suojaamiseen. Rekisterinpitäjä ilmoittaa pyynnön tehneelle rekisteröidylle edeltäkäsin suojauksen poistamisesta. 20 artikla Poistamisoikeus Rekisteröity voi pyytää rekisterinpitäjää poistamaan viipymättä tiedot, jos niitä on käsitelty laittomasti ja erityisesti jos asetuksen 4 10 artiklan säännöksiä on loukattu. Pyynnössä on ilmoitettava asianomaiset tiedot sekä syyt laittomaan käsittelyyn tai todisteet siitä. Automaattisissa arkistointijärjestelmissä poistaminen varmistetaan pääsääntöisesti kaikin käytettävissä olevin teknisin keinoin, jotka tekevät mahdottomaksi poistettujen tietojen myöhemmän käsittelyn. Jos tietoja ei teknisistä syistä voida poistaa, rekisterinpitäjän on neuvoteltava asiasta TVH:n ja poistoa pyytäneen henkilön kanssa ja sen jälkeen välittömästi suojattava kyseiset tiedot. 21 artikla Ilmoitus sivullisille Jos tiedot oikaistaan, suojataan tai poistetaan rekisteröidyn pyynnöstä, hän voi vaatia, että rekisterinpitäjä ilmoittaa asiasta 24 artikla Poikkeukset ja rajoitukset 1. Rekisterinpitäjä voi rajoittaa tämän päätöksen 17 21 artiklassa tarkoitettuja oikeuksia, sikäli kuin rajoitus on selvästi perusteltavissa asetuksen 20 artiklan mukaisilla oikeutetuilla syillä. Ehdotonta tarvetta lukuun ottamatta rekisterinpitäjä kuulee ensin TVH:ta, jonka lausunto ei ole toimielintä sitova. Rekisterinpitäjä vastaa viipymättä oikeuksien käyttöön sovellettavia poikkeuksia ja rajoituksia koskeviin pyyntöihin ja perustelee päätöksensä. 2. Jokainen, jota asia koskee, voi pyytää Euroopan tietosuojavaltuutettua soveltamaan asetuksen 47 artiklan 1 kohdan c alakohtaa. 6 JAKSO TUTKINTAMENETTELY 25 artikla Käytännön säännöt 1. Tutkintapyynnöt on osoitettava kirjallisesti TVH:lle käyttämällä hänen käyttöön asettamaansa erityistä lomaketta. Jos kyseessä on tutkinnan pyytämistä koskevan oikeuden ilmeinen väärinkäyttö (esimerkiksi sama henkilö on hiljattain tehnyt samanlaisen pyynnön), TVH ei ole velvoitettu antamaan vastausta pyynnön esittäneelle henkilölle.
L 296/22 Euroopan unionin virallinen lehti 21.9.2004 2. TVH:n on lähetettävä 15 päivän kuluessa pyynnön saamisesta vastaanottotodistus nimittävälle viranomaiselle tai tutkinnan toimeksiantaneelle henkilölle ja tarkistettava, onko pyyntö käsiteltävä luottamuksellisena. 3. TVH:n on pyydettävä kyseessä olevasta tietojenkäsittelystä vastaavalta rekisterinpitäjältä kirjallinen lausunto asiasta. Rekisterinpitäjän on toimitettava vastauksensa TVH:lle 15 päivän kuluessa. TVH saattaa pyytää lisätietoja muilta tahoilta, kuten esimerkiksi neuvoston pääsihteeristön turvallisuusyksiköltä ja tietoturvatoimistolta (INFOSEC). Hän voi myös tarvittaessa pyytää neuvoston oikeudellisen yksikön lausuntoa. Tiedot tai lausunto on toimitettava TVH:lle 30 päivän kuluessa. 4. TVH:n on raportoitava nimittävälle viranomaiselle tai pyynnön tehneelle henkilölle viimeistään kolmen kuukauden kuluttua pyynnön vastaanottamisesta. 7 JAKSO LOPPUSÄÄNNÖKSET 26 artikla Voimaantulo Tämä päätös tulee voimaan sitä päivää seuraavana päivänä, jona se julkaistaan Euroopan unionin virallisessa lehdessä. Tehty Brysselissä 13 päivänä syyskuuta 2004. Neuvoston puolesta Puheenjohtaja B. R. BOT