KOTKAN KAUPUNKI VIRANHALTIJAPÄÄTÖS Sivu Konsernipalvelualue Kaupunkikehityksen ja kulttuurin vastuualue Kehitysjohtaja 11 1 Dnro D/2850/07.00.00/2017 Hankintapäätös verkkosivuston uudistamisselvityksestä Valmistelija: hankintasuunnittelija Mervi Veini Kotkan kaupungin kaupunkikehitys- ja viestintäyksikkö on pyytänyt tarjouspyynnöllä 2017121885 tarjoukset kaupungin internet-sivuston (www.kotka.fi) uudistamisen esiselvityksestä ja uuden sivuston sisällönhallintajärjestelmän määrittelystä ja konseptoinnista. Hankinta on kansallisen kynnysarvon alittava palveluhankinta. Hankintamenettelynä käytettiin rajoitettua menettelyä. Tarjouspyyntö lähetettiin Solita Oy:lle, Rubic HR Finland Oy:lle ja North Patrol Oy:lle. Määräaikaan 11.8.2017 klo 12.00 mennessä tarjouksen jättivät: Rubic HR Finland Oy North Patrol Oy Tarjoajat täyttivät tarjouspyynnön kelpoisuus- ja vähimmäisvaatimukset ja niiden tarjoukset olivat tarjouspyynnön mukaisia. Hankinnan valintaperusteena on paras hinta/laatusuhde. Hankinnalle on asetettu kiinteä hinta 30 000 euroa ja palveluntuottajan valinta tehdään tarjouspyynnössä ilmoitetuilla laadullisilla valintaperusteilla. Pisteytyksessä arvioidaan tarjoajan perehtyneisyyttä ja kokemusta vastaavan verkkosivun uudistamisselvityksen tekemisestä ja projektin läpiviennistä, osaamista julkisen hankinnan läpivientiprosessista sekä valmiutta hyödyntää palvelunkuvausta suoraan toteuttamissuunnitelmana. Arviointi on tehty tarjouksen liitteinä toimitettujen referenssien ja palvelukuvausten perusteella. Rubic HR Finland Oy 75 pistettä Sanallinen arviointi: Tarjoaja osoittaa ainakin jonkin verran kokemusta vastaavasta verkkosivun uudistamisselvityksen tekemisestä, mutta perehtyneisyys on vähäistä tai sen esittämiseen ei ole eritysesti panostettu. Julkisten kilpailutusten selvityksessään tarjoajan esimerkit ovat muita kuin tätä hankintaa vastaavia verkkopalvelu-uudistuksia. Tarjoajan kuvausta voisi käyttää hankittavaan palveluun, mutta vaatii jatkotyöstämistä. Rubic HR Finland Oy:llä on tarjouspyynnön liitteenä toimitetun selvityksen mukaan suppea kokemus julkisen puolen verkkopalveluhankintojen kilpailuttamisesta. Esimerkkinä annetut kilpailutukset koskevat muita hankintoja kuin verkkopalveluhankintaa.
KOTKAN KAUPUNKI VIRANHALTIJAPÄÄTÖS Sivu Konsernipalvelualue Kaupunkikehityksen ja kulttuurin vastuualue Kehitysjohtaja 11 2 Liitteenä olevan selvityksen perusteella ei voida sanoa tarjoajalla olevan syvällistä perehtyneisyyttä hankintalain soveltamiseen julkisissa hankinnoissa. Rubic HR Finland Oy tarjoaa paljon palveluja annetulla summalla, mutta tarjouksesta ei ilmene selkeästi, kuinka prosessi etenee. Tarjouksen perusteella herää paljon kysymyksiä: Montako työpajaa tarjoukseen sisältyy? Mitkä tehtävät ovat asiakkaan, mitkä tarjoajan vastuulla? Miten prosessi aikataulutetaan? Asiakkaan näkökulmasta tarjous on runsas, mutta toteutettavuudeltaan epävarma. Tarjouksesta saa vaikutelman, että asiakkaan olisi panostettava huomattavasti omaa työtään palvelunsuunnittelussa, jotta haluttu tavoite toteutuisi. North Patrol Oy 100 pistettä Sanallinen arviointi: Tarjoaja osoittaa erinomaista perehtyneisyyttä ja kokemusta vastaavasta verkkosivun uudistamisselvityksen tekemisestä. Tarjoaja pystyy esittämään referenssin vastaavuudet hankittavaan palveluun selkeästi ja ymmärrettävästi. Referenssejä on paljon ja ne ovat suurten organisaatioiden vastaavia verkkopalvelu-uudistuksia. Tarjoajalla on myös syvällistä osaamista julkisen hankinnan prosessista ja tarjoaja esittää selkeän näkemyksen tämän projektin läpiviennistä. Kuvausta voidaan käyttää pienin muutoksin toteutussuunnitelmana hankinnan aikana. North Patrol Oy:llä on tarjouspyynnön liitteenä toimitetun selvityksen mukaan runsaasti määrällistä kokemusta julkisen puolen verkkopalveluhankintojen läpiviennistä. Selvityksen mukaan yrityksellä on lisäksi laadullista kokemusta julkisen puolen tarjouskilpailujen läpiviennistä ja hankintalaista, tämän pystyi todentamaan selvityksen hyperlinkkeinä olevista North Patrol Oy:n verkkoartikkeleista. Lisäksi selvityksen mukaan yrityksellä on valmiina tarjouspyyntö- ja tarjousvertailumalli verkkopalveluhankinnassa käytettäväksi. North Patrol Oy on esittänyt selkeästi ja ymmärrettävästi, kuinka projekti etenee elo-joulukuun 2017 aikana. Sen pohjalta on helppo tehdä käytännön aikataulutus. Prosessin ytimenä on kaksi työpajaa, joissa North Patrol Oy selvittää Kotkan tarpeet ja tekee vaatimusmäärittelyn, joka sisältää konseptuaaliset linjaukset sekä tekniset ja toiminnalliset määrittelyt. Sen perusteella North Patrol Oy laatii tarjouspyyntödokumentin. Päätös: Saatujen tarjousten ja tarjousvertailun perusteella valita Kotkan kaupungin verkkosivuston uudistamisselvityksen tekijäksi North Patrol Oy:n hintaan 30 000 euroa (alv 0%). Hankintasopimus tehdään erikseen kirjallisesti.
KOTKAN KAUPUNKI VIRANHALTIJAPÄÄTÖS Sivu Konsernipalvelualue Kaupunkikehityksen ja kulttuurin vastuualue Kehitysjohtaja 11 3 Kehitysjohtaja Lindholm Terhi Toimeenpano: Ote: Mervi Veini Marja Metso Muutoksenhakuohje pienhankinnan muutoksenhaku
KOTKAN KAUPUNKI Kehitysjohtaja 16.8.2017 118 1 (3) OIKAISUOHJE KANSALLISET KYNNYSARVOT 1 ALITTAVISSA HANKINNOISSA Tähän päätökseen tyytymätön asianosainen voi hakea päätökseen muutosta tekemällä hankintaoikaisuvaatimuksen tai kuntalain mukaisen oikaisuvaatimuksen taikka molemmat. Tässä ohjeessa on kuvattu kummatkin muutoksenhakukeinot. 1. OHJEET HANKINTAOIKAISUVAATIMUKSEN TEKEMISEKSI Oikaisuvaatimusoikeus Oikaisuvaatimusaika Kansallisen kynnysarvon alittavissa hankinnoissa kunnan viranomaisen päätökseen tai muuhun hankintamenettelyssä annettuun ratkaisuun tyytymätön voi tehdä hankintayksikölle hankintalain 133 :ssä tarkoitetun oikaisuvaatimuksen. Hankintaoikaisua voi vaatia hankintayksiköltä kirjallisesti tarjouskilpailuun osallistunut tarjoaja tai osallistumishakemuksen tehnyt ehdokas eli se, johon päätös on kohdistettu tai jonka oikeuteen, velvollisuuteen tai etuun päätös välittömästi vaikuttaa (asianosainen). Asianosaisen on esitettävä vaatimus 14 päivän kuluessa siitä, kun asianosainen on saanut tiedon hankintayksikön päätöksestä tai muusta ratkaisusta. Asianosaisen katsotaan saaneen tiedon päätöksestä, jollei muuta näytetä, seitsemän päivän kuluessa kirjeen lähettämisestä, saantitodistuksen osoittamana aikana tai erilliseen tiedoksiantotodistukseen merkittynä aikana. Käytettäessä sähköistä yhteystietoa ehdokkaan ja tarjoajan katsotaan saaneen päätöksestä tiedon päivänä, jona asiaa koskeva sähköinen asiakirja on viestin vastaanottajan käytettävissä tämän vastaanottolaitteessa siten, että sähköistä viestiä voidaan käsitellä. Tällaisena ajankohtana pidetään viestin lähettämispäivää, jollei asiassa esitetä luotettavaa selvitystä tietoliikenneyhteyksien toimimattomuudesta tai vastaavasta muusta seikasta, jonka johdosta sähköinen viesti on saapunut vastaanottajalle myöhemmin. Tiedoksisaantipäivää ei lueta oikaisuvaatimusaikaan. Jos määräajan viimeinen päivä on pyhäpäivä, itsenäisyyspäivä, vapunpäivä, joulu- tai juhannusaatto tai arkilauantai, saa oikaisuvaatimuksen tehdä ensimmäisenä arkipäivänä sen jälkeen. ¹ Kansallisen kynnysarvon suuruus on: 60 000 tavarat ja palvelut 400 000 terveydenhoito- ja sosiaalipalvelut 300 000 erityiset palveluhankinnat 150 000 rakennusurakat 500 000 käyttöoikeussopimukset
KOTKAN KAUPUNKI Kehitysjohtaja 16.8.2017 118 2 (3) Oikaisuvaatimusviranomainen Viranomaisen, jolta hankintaoikaisua vaaditaan, yhteystiedot ovat: Kotkan kaupunki PL 205, 48101 Kotka kirjaamo@kotka.fi Oikaisuvaatimuksen muoto ja sisältö Tiedoksianto asianosaiselle Hankintaoikaisuvaatimus pannaan vireille kirjallisesti ilmoittamalla: päätös, johon haetaan oikaisua se, millaista oikaisua vaaditaan millä perusteella oikaisua vaaditaan. Sähköinen asiakirja täyttää vaatimuksen kirjallisesta muodosta. Oikaisuvaatimuksessa on mainittava oikaisua vaativan nimi sekä tarvittavat yhteystiedot asian hoitamiseksi. Jos oikaisua vaativan puhevaltaa käyttää hänen laillinen edustajansa tai asiamiehensä tai jos oikaisuvaatimuksen laatijana on joku muu henkilö, oikaisuvaatimuksessa on ilmoitettava myös tämän nimi sekä tarvittavat yhteystiedot. Tiedoksianto päätöksestä on annettu sähköisesti 16.8.2017. 2. OHJEET KUNTALAIN MUKAISEN OIKAISUVAATIMUKSEN TEKEMISEKSI Oikaisuvaatimusoikeus Oikaisuvaatimusaika Tähän päätökseen tyytymätön voi tehdä kirjallisen oikaisuvaatimuksen. Päätökseen ei saa hakea muutosta valittamalla tuomioistuimeen. Oikaisuvaatimuksen saa tehdä: se, johon päätös on kohdistettu tai jonka oikeuteen, velvollisuuteen tai etuun päätös välittömästi vaikuttaa (asianosainen) kunnan jäsen. Oikaisuvaatimus on tehtävä 14 päivän kuluessa päätöksen tiedoksisaannista. Oikaisuvaatimus on toimitettava oikaisuvaatimusviranomaiselle määräajan viimeisenä päivänä ennen viraston aukioloajan päättymistä.
KOTKAN KAUPUNKI Kehitysjohtaja 16.8.2017 118 3 (3) Asianosaisen katsotaan saaneen päätöksestä tiedon, jollei muuta näytetä, seitsemän päivän kuluttua kirjeen lähettämisestä. Käytettäessä tavallista sähköistä tiedoksiantoa katsotaan asianosaisen saaneen tiedon päätöksestä kolmantena päivänä viestin lähettämisestä, jollei muuta näytetä. Kunnan jäsenen katsotaan saaneen päätöksestä tiedon seitsemän (7) päivän kuluttua siitä, kun pöytäkirja on nähtävänä yleisessä tietoverkossa Kotkan kaupungin Internet-sivuilla. Pöytäkirja on yleisesti nähtävänä 16.8.2017. Päätös on annettu sähköisesti asianosaisille 16.8.2017. Tiedoksisaantipäivää ei lueta oikaisuvaatimusaikaan. Jos oikaisuvaatimusajan viimeinen päivä on pyhäpäivä, itsenäisyyspäivä, vapunpäivä, joulu- tai juhannusaatto tai arkilauantai, saa oikaisuvaatimuksen tehdä ensimmäisenä arkipäivänä sen jälkeen. Oikaisuvaatimusviranomainen Viranomaisen, jolle oikaisuvaatimus tehdään, yhteystiedot ovat: Kotkan kaupunki Kaupunginhallitus PL 205, 48101 Kotka kirjaamo@kotka.fi Oikaisuvaatimuksen muoto ja sisältö Oikaisuvaatimus on tehtävä kirjallisesti. Myös sähköinen asiakirja täyttää vaatimuksen kirjallisesta muodosta. Oikaisuvaatimuksessa on ilmoitettava: päätös, johon haetaan oikaisua se, millaista oikaisua vaaditaan millä perusteella oikaisua vaaditaan. Oikaisuvaatimuksessa on lisäksi ilmoitettava tekijän nimi, kotikunta, postiosoite ja puhelinnumero. Jos oikaisuvaatimuspäätös voidaan antaa tiedoksi sähköisenä viestinä, yhteystietona pyydetään ilmoittamaan myös sähköpostiosoite.