KULTTUURI- JA VAPAA-AIKAPALVELUT KULTUR- OCH FRITIDSTJÄNSTER Kaikkien aikojen Porvoo Alla tiders Borgå ÖVIKIN TARVESELVITYS 31.5.2017
ÖVIKIN TARVESELVITYS JA KORVAAVAT TILAT, TILANNE 31.5.2017 1. Henkilökuntaa on informoitu Övikin majoitustilojen sisäilmaongelmista, korvaavien tilojen kartoittamisesta ja Epoon suunnittelutilanteesta 2. Ratkaisuehdotus: selvitetään mahdollisuudet korvata Övikin tilat - Epoon vanhainkodissa Apollon tilat vapautuvat lokakuussa 2017 - Epoon keittiö ei vapaudu ennen vuotta 2019 - Keittiön ja pesulatilojen yhteiskäytön suunnittelu vireillä - Majoitustilat: huoneet ja niiden määrä vastaavat Övikin leirikeskuksen vuodepaikkojen määrää ja soveltuvat nuorten leirien majoituskäyttöön 3. Kustannukset / Tavoite: Menot eivät kasva - Vuokrakulut ovat saman suuruiset Övikin ja Epoon tiloissa - Muuton toteuttaminen edellyttää sivistyslautakunnan/toimitilajohdon ja sivistysjohtajan päätöksen 4. Muut jatkotoimenpiteet - Muuttoaikataulujen sovittaminen eri osapuolten kesken - Kaluston ja tavaroiden logistiikan suunnittelu - Turvallisuuden ja valvonnan suunnittelu ja huomioiminen yhteistyössä ja Epoon leirikeskuksen arjen toiminnassa Merja Kukkonen, kulttuuri- ja vapaa-aikajohtaja 2
ÖVIKIN LEIRIKESKUKSEN KÄYTTÄJÄT Käyttäjäprofiili - Övikin leirikeskus on Porvoon kaupungin Kulttuuri- ja vapaa-aikapalveluiden ylläpitämä lasten ja nuorten leirikeskus. - Övikin tiloja käyttävät kaupungin hallintokunnat ja yksiköt, 3. sektorin yhdistykset, harrastajaryhmät ja vapaaehtoistoimijat harraste-, koulutus-, hyvinvointi- ym. vapaa-ajan leirejä ja muita virkistystilaisuuksia varten. Asukkaat käyttävät tilaa juhlatilaisuuksia varten. Övik on hyvin suosittu leirikeskus. Käyttäjät / kävijät 11 100 - Lasten ja nuorten leiritoiminta n. 8 800-3. sektorin järjestöjen toimijat; muu harrastekäyttö n. 1 000 - Kaupungin hallintokunnat; koulutus ja vapaa-ajan käyttö n. 800 - Alueen asukkaat; yksityiskäyttö, sukujuhlat ja vastaavat n. 500 Merja Kukkonen, kulttuuri- ja vapaa-aikajohtaja 3
ÖVIKIN NYKYISET TILAT KORVATAAN UUDISRAKENNUKSIN Sijainti: noin 16 km Porvoon keskustasta Vuokra 11,32 /m2, vuokrakulut 115 495 /v 2016 TP 2016: Menot 342 110, Tulot 214 766, Toimintakate 127 344. Tilat yhteensä 1 028 m2 sis. Päärakennus 619 m2 Majoitusrakennus 1 (Ylätalo) 172 m2, Majoitusrakennus2 (Alatalo): 172 m2 Sauna 52 m2, Varastorakennus 13 m2 Kävijämäärät 11 100/v., josta lasten ja nuorten osuus noin 8 800 henkeä Majoitusvuorokaudet 243 vrk/v. (á 8 h/vrk), käyttö 1 572 h/v/max.1 872 h/v., käyttöaste 84 % Majoitustilat 56 vuodepaikkaa, usein tarve 56 + 8 = vuodepaikkaa 64 (-n. 70) ml. ohjaajat Kokoontumistilana päärakennuksen sali- ja huone/aulatilat, majoitustilojen aulat Sauna- ja pesutilat, wc Keittiö, koneet, laitteet, varusteet: ruoka valmistetaan itse Pesulatila; vuodevaatteet, pöytäliinat, pyyhkeet, pestään itse Henkilökunnan sosiaalitila, nykyhenkilökunta 4,5 htv. Pohjapiirrokset liitteinä. Merja Kukkonen, kulttuuri- ja vapaa-aikajohtaja 4
ÖVIKIN TILATARPEET / UUDISRAENTAMINEN Päärakennus Sali 100 hengelle (voidaan jakaa), keittiötilat ja varusteet, suihku, wc:t, sosiaalinen tila Aulatila, joka mahdollista yhdistää ruokalasiin Majoitustilat, ehdotus 10 kpl 4 hengen huoneita, joissa jokaisessa WC ja suihku, 40 henk. 2 kpl 4 hengen huone + sohva (levitettävä sänky kahdelle), joissa WC ja suihku 8-12 henk. - sohva mahdollistaa perheen yöpymisen (vanhemmat + lapsia) 6 kpl 2 hengen huoneita, joissa WC ja suihku 12 henk. Yhteensä majoitustilaa 64 hengelle Lisäreservi +6 paikkaa (ohjaajat/vanhemmat/avustajat) 70 hengelle Muut tilat, huomioitavaa Pikkukeittiöt ja oleskelutilat majoitustilojen (huoneryhmien) yhteydessä mahdollistavat ryhmätyöt, kurssilaisten sosiaaliset tarpeet ja ryhmäytykset Varastotila ulkovarusteita ja leirivarusteita varten 1 2 pelihuonetta, (biljardisali, pienempi pelisali) Merja Kukkonen, kulttuuri- ja vapaa-aikajohtaja 5
HUOMIOITAVAA ÖVIKIN LEIRIKESKUKSEN UUDISRAKENTAMISESSA Lähtökohtana kulttuuri- ja vapaa-aikapalveluilla on, että kaikki tilat, majoitustilat ja päärakennus, sauna- ja pukeutumistilat (pukukopit) korvataan kokonaisuutta uudelleen suunnitellen ja/tai uudisrakennuksin nykyisen päärakennuksen tapahtumasali, joka toimii ruokailutilana, voi olla uudessa (suunnitellussa) kiinteistössä osin tai yhdistettävissä/erotettavissa ruokailutilasta ja keittiöstä salin tulee olla riittävän suuri, noin 100 hengelle, jolloin salissa mahtuu liikkumaan, kouluttamaan, opiskelemaan, askartelemaan ja järjestämään ryhmätöitä ja leirien avajaisia, päättäjäisiä ja mm. vanhempainiltoja. 100 hengen sali mahdollistaa esteettömän (ikäihmiset, vammaiset) liikkumisen, sosiaalinen kanssakäyminen, esim. yhteislaulut, leikit ja toimimisen ringissä Merja Kukkonen, kulttuuri- ja vapaa-aikajohtaja 6
ÖVIKIN LEIRIKESKUKSEN UUDET KORVAAVAT TILAT, PERUSTEITA 1 sali 100 hengelle, tilan voi jakaa, yhdistää muuhun tilaan, salissa it-varustus, wlan-yhteydet 1 ruokailutila, osana salitilaa; 64 hengelle, lisätarve n. 30 hengelle 1 keittiö varusteineen, koneineen, laitteineen, jossa kurssilaisten / vieraiden ruoka valmistetaan leiripäivän/toiminnan aikana päivittäin ja jonka lähellä tila, jossa nuoret kurssilaiset voivat leipoa / opetella ruoanlaittoa 2 tilaa, jotka mahdollistavat ryhmätyöt ja kurssilaisten henkilökohtaiset ryhmäytymistarpeet 1 työhuone, jossa asiakaspalvelu/leirin johdon työtila, tietokone, wlan 1 lepohuone (sosiaalinen tila, jossa työpöytä, sohva/sänky, wlan) Piha-alue, pelikentät, polkupyörätelineet, uimaranta, huvimaja, venelaituri Merja Kukkonen, kulttuuri- ja vapaa-aikajohtaja 7
ÖVIKIN UUDISRAKENNUS, MAJOITUS majoitustilat suunnitellaan 64 n. 70 hengelle majoitustilat voi suunnitella siten, että yksi iso tai kaksi eri leiriä / asiakasryhmää voi majoittua samaan aikaan. Tämä mahdollistaa yhden ison leirin tai kahden, noin 40 hengen ja toisen, noin 20 hengen joukon yhtäaikaisen majoituksen huoneet ja sängyt suunnitellaan aikuisten mitoin, jolloin majoitustilojen sängyissä voi nukkua kaikenikäiset majoitustilat voivat olla kiinni tai katoksin yhteydessä päärakennukseen majoitustilojen ja salin ikkunat avautuvat merelle rantaan suunnitellaan lasitettu grilli- ja oleskelutila, huvimaja tai vastaava. Merja Kukkonen, kulttuuri- ja vapaa-aikajohtaja 8
HUOMIOITA ÖVIKIN LEIRIKESKUKSEN RAKENTAMISESSA Muualla leirikeskuksen tiloissa tapahtuvan toiminnan äänet ja melu eivät saa kuulua saliin ja häiritä nuorten tai muiden asiakkaiden koulutusta (eikä esim. keittiön astiapesukoneiden tai astioiden äänet) keittiön tarjoilujen järjestäminen ruokailutilaan tai kuljettaminen muualle tulee olla mahdollista keittiöhenkilökunnalle ilman, että henkilökunta kokee tarjoilujen esille laiton häiritsevän salin toimintaa tai päinvastoin salin ym. tilojen varustaminen digitaalisin laittein ja näytöin Nykyaikainen varustus, kuten screen, wlan- ym. media-yhteydet Merja Kukkonen, kulttuuri- ja vapaa-aikajohtaja 9
EPOON (VANHAINKODIN) / ÖVIKIN KORVAAVAT TILAT Epoon vanhainkoti, sijainti: 10 km Porvoosta Koko rakennus (kaksi krs.) 6 763 m2, josta Omenamäen käytössä yhteensä 4 028 m2 Apollon tila, 1. krs, 841 m2 (670 m2) + oheistilat, vastaa Övikin tilatarpeita Koko alakerta Apolloa varten n. 1 000 m2 (sis. sauna- ja pesutilat) Vuokra 10,33 /m2, arvioidut vuokrakustannukset yhteensä: 1 000 m2 = 103 330 /v Huonetilojen majoitusratkaisut suunnitteilla Pesulatilojen yhteiskäyttö mahdollinen, vuorot, säännöt, toimintaperiaatteet Keittiön yhteiskäytön selvitys vireillä: viranomaisluvat, terveysvalvonta, vuorot ja vastuut Sisäpihan toimintamahdollisuudet selvitetään ja suunnitellaan Ympäristön toimintamahdollisuudet kartoitetaan Virvik lähellä, yhteiset toimintamahdollisuudet Viereinen rakennus: Nuorisokoti (jossa ruokasali) 1 338 m2, pohdittava mahdollinen salin tilapäistarve. Merja Kukkonen, kulttuuri- ja vapaa-aikajohtaja 10
ÖVIK, EPOO - KUSTANNUKSET JA JATKOTOIMENPITEET Övikin leirikeskuksen nykyinen vuokra 11,32 /m2, 1028 m2, vuokra 115 495 /v. 2016 Epoon vuokra 10,33 /m2, n. 1000 m2:n tilavuokra noin 103 300 /v. Övikin leirikeskuksen muutto Epoon väliaikaisiin tiloihin syksyllä 2017 Uusien tilojen rakentamiskustannukset saadaan hankesuunnitelman pohjalta tilajohdolta Sivistyslautakunta päättää tilata hankesuunnitelman, joka perustuu tarveselvitykseen Rakentamisen taso = käytännön läheinen, maastoon, maisemaan ja ympäristöön soveltuva, leiri- ja harrastetoimintaan soveltuva taso Esitys sivistyslautakunnalle: Övikin leirikeskuksen korvaavat, uudet tilat varataan investointiesitykseen 2020, rakennetaan kiireisinä ja otetaan käyttöön syksyllä 2020. Merja Kukkonen, kulttuuri- ja vapaa-aikajohtaja 11