PÖYTÄKIRJA 6/2009 Kokousaika 11.5.2009 klo 10.04 12.00 Kokouspaikka Hallintokeskus, iso neuvott.h.g340 Osallistujat Muut osallistujat Unto Valpas puheenjohtaja esittelijä 38-40 Henrik Hämäläinen varapuheenjohtaja Aarre Pitkänen jäsen Liisa Siikaluoma jäsen Ritva Saviluoto jäsen Päivi Tomperi jäsen Asko Torssonen jäsen Kimmo Holtinkoski sisäinen tarkastaja sihteeri Jaana Köykkä sh-piirin tarkastaja 37 kesken Anja Kellolampi hankesuunnittelija 37 kesken Asiat :t 35-40 Laillisuus ja päätösvaltaisuus, 35 Puheenjohtaja totesi kokouksen laillisesti koolle kutsutuksi ja päätösvaltaiseksi. Allekirjoitus Unto Valpas Puheenjohtaja Kimmo Holtinkoski Pöytäkirjanpitäjä Pöytäkirja on tarkastettu Henrik Hämäläinen Aarre Pitkänen Pöytäkirja on Aika ja paikka ollut yleisesti..2009, kuntayhtymän hallintokeskuksen kirjaamo nähtävänä Todistaa Tarkastuslautakunnan sihteeri Kimmo Holtinkoski
PÖYTÄKIRJA 6/2009 2 35 Kokouksen laillisuuden ja päätösvaltaisuuden toteaminen 11.5.2009 Tark.ltk 35 Päätös: Puheenjohtaja totesi kokouksen laillisesti koolle kutsutuksi ja päätösvaltaiseksi.
PÖYTÄKIRJA 6/2009 3 36 Pöytäkirjan tarkastajien vaali Pöytäkirjan tarkastajiksi valittaneen Henrik Hämäläinen ja Aarre Pitkänen (varalle Liisa Siikaluoma ja Ritva Saviluoto). 11.5.2009 Tark.ltk. 36 Päätös: Pöytäkirjan tarkastajiksi valittiin Henrik Hämäläinen ja Aarre Pitkänen.
PÖYTÄKIRJA 6/2009 4 37 Tarkastuslautakunnan esittelijän ja sihteerin valinta Pohjois-Pohjanmaan sairaanhoitopiirin tarkastussäännön 4 :n mukaan lautakunta päättää esittelystä. Valtuustokauden 2009 2012 osalta tarkastuslautakunnan tulee päättää siitä, kuka toimii tarkastuslautakunnan esittelijänä ja sihteerinä. Tarkastuslautakunnan puheenjohtajan ehdotus: Tarkastuslautakunnan esittelijänä toimii tarkastuslautakunnan puheenjohtaja. Teknisenä sihteerinä toimii sisäinen tarkastaja Kimmo Holtinkoski, kunnes päätös tilintarkastajasta valtuustokaudelle 2009 2012 on tehty. Tarkastuslautakunnan puheenjohtajan tarkennettu ehdotus: Tarkastuslautakunnan esittelijänä toimii tarkastuslautakunnan puheenjohtaja. Tarkastulautakunnan sihteerinä kokouksessa 11.5. toimii sisäinen tarkastaja Kimmo Holtinkoski. 11.5.2009 Tark.ltk. 37 Päätös: hyväksyi puheenjohtajan tarkennetun ehdotuksen.
PÖYTÄKIRJA 6/2009 5 DIAARI:396/2008 38 Pohjois-Pohjanmaan sairaanhoitopiirin kuntayhtymän tilintarkastajan valinta tilivuosille 2009-2012 Kuntalain 71 :n mukaisesti valtuusto asettaa tarkastuslautakunnan toimikauttaan vastaavien vuosien hallinnon ja talouden tarkastuksen järjestämistä varten. Tarkastuslautakunnan tehtävänä on muun muassa tilintarkastajan valintaan koskevan tarjouskilpailun järjestäminen. Tilivuosille 2005 2008 valittu tarkastuslautakunta valmistelee tilintarkastajan valintaa, jotta vuosille 2009 2012 valittava tilintarkastaja voi aloittaa työnsä mahdollisimman nopeasti uuden valtuustokauden alussa. Väistyvä tarkastuslautakunta päättää tällöin tilintarkastuspalveluiden hankintaa koskevasta tarjouspyynnöstä. Vuosille 2009-2012 valittava tarkastuslautakunta tulee tekemään esityksen valtuustolle kuntayhtymän tilintarkastajasta. Tarkastuslautakunnan tehtävänä on myös huolehtia kuntayhtymäkonsernin eli kuntayhtymän ja sen tytäryhteisöjen tilintarkastuksen yhteensovittamisesta. Kuntayhtymän voimassa olevan konserniohjeen mukaan, konserniohjauksen tukemiseksi kuntayhtymän tytäryhteisöihin tulee valita tilintarkastajaksi kuntayhtymän JHTT-tilintarkastaja tai yhteisö. Vaihtoehtoisesti tytäryhtiön tilintarkastajaksi voidaan valita kuntayhtymän tilintarkastajaksi valitun JHTT-yhteisön kanssa samaa yhtiöryhmään kuuluva HTM- tai KHT- tilintarkastaja tai tilintarkastusyhteisö. Kuntayhtymäkonsernin tilintarkastuksen kilpailuttamisen suorittaa valtuustokausittain kuntayhtymän tarkastuslautakunta. Tilintarkastuspalveluiden hankinnassa on noudatettava voimassa olevaa lakia julkisista hankinnoista. On arvioitu, että valtuustokauden tilintarkastuspalkkio ei ylitä EU kynnysarvoa. Esityslistan liitteenä on sairaanhoitopiirin tarkastajan valmistelema tarjouspyyntö. Huomattavin muutos on se, että kuntayhtymän tilintarkastuspäivien määrää on nostettu nykyisen tilintarkastussopimuksen mukaisesta 40 päivästä 55 päivään. Lisäksi kilpailutuksessa ovat mukana kuntayhtymän tytäryhtiöiden tarkastuspäivät, joita on yhteensä 12,5 päivää. Sairaanhoitopiirin tarkastaja on käynyt läpi yliopistosairaanhoitopiirien valtuustokauden 2005 2008 tilintarkastuspäivien määrät. Kuntayhtymän tarkastuspäivien määrän korottaminen on perusteltua mm. edellä mainitun selvityksen sekä täydellisen konsernitilinpäätöksen laatimisen velvoitteen johdosta. Sairaanhoitopiirin tarkastajan esitys: päättää - hyväksyä liitteenä olevan kuntayhtymäkonsernin lakisääteisen vuosien 2009 2012 tilintarkastuspalveluita koskevan tarjouspyynnön
PÖYTÄKIRJA 6/2009 6 7.10.2008 Tark.ltk. 53 Päätös: Esitys hyväksyttiin. - valtuuttaa sairaanhoitopiirin tarkastajan tekemään tarvittaessa teknisiä muutoksia tarjouspyyntöön (mm. päivämäärät) - että, tarkastuslautakunnan puheenjohtaja allekirjoittaa tarjouspyynnön. Tarkastuslautakunnan kokouksen 7.10.2008 jälkeen on Kuntaliitto antanut ohjeistuksen tilintarkastuspalveluiden kilpailuttamisesta tulevalle valtuustokaudelle. Tarkastuslautakunnan esittelijä ja sihteeri ovat pyytäneet lisäselvityksen Kuntaliiton lakimieheltä. Lakimieheltä saatu vastaus mahdollistaa tilintarkastuspalveluiden kilpailutuksen vaihtoehtoisilla tavoilla. Lakimies toteaa vastauksessaan, että kuntalakia ja hankintalakia ei voi tilintarkastuspalveluiden kilpailutuksen osalta kivuttomasti yhdistää. Kuntayhtymän konserniohje on laadittu Kuntaliiton suosituksen pohjalta. Kuntayhtymän konserniohje on ristiriidassa Kuntaliitosta saadun tilintarkastuspalveluiden kilpailutusta koskevan vastauksen kanssa. Tästä johtuen Kuntaliiton lakimieheltä saatu vastaus on lähetetty sairaanhoitopiirin johtajalle ja saadun tiedon mukaan kuntayhtymän konserniohjetta tullaan muuttamaan tältä osin. Konserniohje tullaan viemään kuntayhtymän valtuuston käsittelyyn joulukuun kokouksessa. Kuntaliiton lakimieheltä saatu vastaus on nähtävissä tarkastuslautakunnan kokouksessa 4.11.2008. Lakimieheltä saadun vastauksen johdosta kuntayhtymän tilintarkastuspalveluiden kilpailuttamista tullaan muuttamaan. Koska konserniohje tullaan muuttamaan joulukuussa, tullaan tarkennettu esitys tilintarkastuspalveluista antamaan tarkastuslautakunnan kokouksessa 9.12.2008. Sairaanhoitopiirin tarkastajan esitys: 4.11.2008 Tark.ltk. 61 Päätös: Esitys hyväksyttiin. Merkitään tiedoksi tilintarkastuspalveluiden kilpailutuksen osalta tapahtunut muutos. Pohjois-Pohjanmaan sairaanhoitopiirin kuntayhtymän konserniohjeen muutos koskien tilintarkastuksen kilpailutusta on hyväksytty valtuuston kokouksessa 8.12.2008. Hyväksytyn konserniohjeen mukaisesti sairaanhoitopiirin tarkastuslautakunta kilpailuttaa kuntayhtymän tilintarkastuspalvelut. Tarkastuslautakunnan kokouksessa 7.10. käsiteltyä tarjouspyyntöä on muutettu siten, että tarjous pyydetään ainoastaan kuntayhtymän osalta. Sairaanhoitopiirin tarkastaja käy läpi tarkastuslautakunnan kokouksessa tarjouspyyntöön tehdyt muutokset.
PÖYTÄKIRJA 6/2009 7 Liite: tarjouspyyntö kuntayhtymän tilintarkastuspalveluista vuosille 2009-2012. Sairaanhoitopiirin tarkastajan esitys: 9.12.2008 Tark.ltk. 68 Päätös: Esitys hyväksyttiin. päättää hyväksyä kuntayhtymän vuosien 2009-2012 tilintarkastuspalveluja koskevan tarjouspyynnön (liitteet) ja että tarkastuslautakunnan puheenjohtaja allekirjoittaa tarjouspyynnön. Lisäksi tarkastuslautakunta päättää, että tilintarkastuspalveluiden kilpailutuksen hoitaa kuntayhtymän hankintatoimisto. Tarjouspyynnön mukaan tarjouksista valitaan se, joka on kokonaistaloudellisesti edullisin. Kokonaistaloudellista edullisuutta on arvioitu siten, että laatutekijöiden painoarvo on 60 prosenttia ja hinnan painoarvo on 40 prosenttia. Tarjousten määräaika on ollut 13.2.2009 klo 14.30. Määräaikaan mennessä ovat tarjouksen jättäneet Oy Audiator Ab, KPMG Kunta Oy ja PwC Julkistarkastus Oy. Tehdyn laatu- ja hintavertailun perusteella on Oy Audiator Ab:n tarjouksen kokonaispistemääräksi muodostunut 87 pistettä, KPMG Kunta Oy:n 86 pistettä ja PwC Julkistarkastus Oy:n 85,2 pistettä. Hankintaprosessi on edennyt siten, että sairaanhoitopiirin tarkastaja on tehnyt esityksen vanhalle lautakunnalle tarjouspyynnöstä. Lautakunta on edelleen päättänyt, että hankintatoimisto hoitaa kilpailutuksen. Tarkastuslautakunnan puheenjohtaja on pyytänyt sairaanhoitopiirin tarkastajaa Jaana Köykkää ja hankintatoimistosta hankesuunnittelija Anja Kellolampea antamaan yleiskuvan hankintaprosessin vaiheista tarkastuslautakunnan kokouksessa. Kilpailutusasiakirjat ovat nähtävissä kokonaisuudessaan tarkastuslautakunnan kokouksessa. Liite: hankintatoimiston laatima yhteenvetotaulukko lakisääteisestä tilintarkastuksesta. Tarkastuslautakunnan puheenjohtajan esitys: päättää - hyväksyä asiassa aikaisemmin tehdyt toimenpiteet ja
PÖYTÄKIRJA 6/2009 8 - esittää kuntayhtymän valtuustolle, että Pohjois-Pohjanmaan sairaanhoitopiirin tilintarkastajaksi vuosille 2009 2012 valitaan, tarjouskilpailussa kokonaistaloudellisesti edullisimman tarjouksen tehnyt, JHTT- yhteisö Oy Audiator Ab vastuunalaisena tilintarkastajana JHTT Risto Hyvönen ja - että tarkastuslautakunnan puheenjohtaja oikeutetaan allekirjoittamaan tarjoukseen perustuva kuntalain mukaista tilintarkastusta koskeva sopimus kuntayhtymän ja valitun tilintarkastusyhteisön välillä. 11.5.2009 Tark.ltk. 38 Päätös: Esitys hyväksyttiin. Merkittiin, että sairaanhoitopiirin tarkastaja Jaana Köykkä ja hankesuunnittelija Anja Kellolampi poistuivat kokouksesta ennen päätöksentekoa.
PÖYTÄKIRJA 6/2009 9 39 Ilmoitusasiat Tarkastuslautakunnan puheenjohtajan esitys: 11.5.2009 Tark.ltk. 39 Päätös: Esitys hyväksyttiin. Merkitään tiedoksi jatkotoimenpiteitä varten hallintolakimiehen lausuntopyyntö 22.4.2009 valtuustoaloitteesta. (Liite)
PÖYTÄKIRJA 6/2009 10 40 Muut asiat - FCG Efeko Oy:n koulutustilaisuus keskiviikkona 13.5.2009 Oulussa, ohjelma, liite. - Tarkastuslautakunnan puheenjohtaja, varapuheenjohtaja, sairaanhoitopiirin johtaja, sairaanhoitopiirin tarkastaja ja sisäinen tarkastaja pitävät palaverin 18.5.2009, jossa sovitaan sisäisen tarkastuksen roolista tarkastuslautakunnan avustamisessa. - Tarkastuslautakunnan seuraava kokous pidetään 1.6.2009 klo 9.00. Kyseiseen kokoukseen kutsutaan myös varajäsenet. Tarkastuslautakunnan puheenjohtajan esitys: Merkitään tiedoksi. 11.5.2009 Tark.ltk. 40 Päätös: Esitys hyväksyttiin.
PÖYTÄKIRJA 6/2009 11 OIKAISUVAATIMUSOHJE OIKAISUVAATIMUSOHJE/ VALITUSOSOITUS Päätöksiin, jos ne eivät koske yksinomaan valmistelua tai täytäntöönpanoa, voi niihin tyytymätön tehdä kirjallisen oikaisuvaatimuksen. Viranomainen, jolle oikaisuvaatimus tehdään, on Pohjois-Pohjanmaan sairaanhoitopiirin kuntayhtymän hallitus, osoite: PL 10, 90029 OYS. Oikaisuvaatimusaika on 14 päivää päätöksen tiedoksisaannista. Tiedoksisaantipäivää ei lueta määräaikaan. Oikaisuvaatimuksesta on käytävä ilmi vaatimus perusteluineen ja se on tekijän allekirjoitettava. Oikaisuvaatimusoikeus on sillä, johon päätös on kohdistettu tai jonka oikeuteen, velvollisuuteen tai etuun päätös välittömästi vaikuttaa (asianosainen). Kuntayhtymän viranomaisen päätöksestä oikaisuvaatimuksen saa tehdä myös kuntayhtymän jäsenkunta ja sen jäsen. VALITUSOSOITUS Seuraaviin päätöksiin voidaan hakea muutosta kirjallisella valituksella. Oikaisuvaatimuksen johdosta annettuun päätökseen saa hakea muutosta kunnallisvalituksin vain se, joka on tehnyt oikaisuvaatimuksen. Mikäli päätös on oikaisuvaatimuksen johdosta muuttunut, saa päätökseen hakea muutosta kunnallisvalituksin myös asianosainen, kuntayhtymän jäsenkunta ja sen jäsen. Pykälät: Viranomainen, jolle valitus osoitetaan on Oulun hallinto-oikeus osoite: Isokatu 4, 90100 Oulu. Valituskirjassa on ilmoitettava - valittajan nimi, ammatti, asuinkunta ja postiosoite - päätös, johon haetaan muutosta - miltä osin päätöksestä valitetaan ja muutos, joka siihen vaaditaan tehtäväksi - muutosvaatimuksen perusteet. Valituskirja on valittajan tai valituskirjan muun laatijan omakätisesti allekirjoitettava. Jos ainoastaan laatija on allekirjoittanut valituskirjan, siinä on mainittava myös laatijan ammatti, asuinkunta ja postiosoite. Valituskirjaan on liitettävä päätös, josta valitetaan, alkuperäisenä tai viran puolesta oikeaksi todistettuna jäljennöksenä sekä todistus siitä päivästä, josta valitusaika on luettava. Valitusasiakirja on toimitettava valitusviranomaiselle ennen valitusajan päättymistä. Omalla vastuulla valitusasiakirjat voi lähettää postitse tai lähetin välityksellä. Postiin valitusasiakirjat on jätettävä niin hyvissä ajoin, että ne ehtivät perille ennen valitusajan päättymistä.
PÖYTÄKIRJA 6/2009 12 Kokousaika 11.5.2009 klo 10.00 Kokouspaikka Hallintokeskus, iso neuvott.h.g340 Asian no Asia Sivu 35 Kokouksen laillisuuden ja päätösvaltaisuuden toteaminen 2 36 Pöytäkirjan tarkastajien vaali 3 37 Tarkastuslautakunnan esittelijän ja sihteerin valinta 4 38 Liite Pohjois-Pohjanmaan sairaanhoitopiirin kuntayhtymän tilintarkastajan valinta tilivuosille 2009-2012 5 39 Liite Ilmoitusasiat 9 40 Liite Muut asiat 10