Tiera kuntaorganisaation hankintatoimen tukena Aluejohtaja Jan-Erik Enell IT2012-päivät 31.10.2012 Copyright Kuntien Tiera Oy
600,000 1. Helsinki 583 350 500,000 400,000 300,000 200,000 Kuntakentällä ICT:n kehitystä ja hankintoja vie eteenpäin 336 kuntaa ja lähes 200 kuntayhtymää Paljonko on päällekkäisiä ratkaisuja? Paljonko on päällekkäisiä hankintoja? Paljonko on päällekkäisiä kehityshankkeita? Keskeisten ratkaisujen ja palveluiden toimittajat ovat kaikille kuntatoimijoille lähes samat? 10. Kouvola 88 174 100,000 20. Mikkeli 48 688 100. Alajärvi 10 573 336. Sottunga 125 0 Helsinki Turku Kuopio Lappeenranta Seinäjoki Porvoo Nurmijärvi Tuusula Kaarina Riihimäki Sastamala Kemi Hollola Heinola Mäntsälä Mustasaari Kauhava Pirkkala Loviisa Kurikka Ylivieska Lieksa Liperi Nivala Huittinen Hämeenkyrö Hattula Närpiö Suomussalmi Karkkila Hausjärvi Nurmes Laitila Mynämäki Virrat Outokumpu Kemiönsaari Juva Kruunupyy Mäntyharju Kittilä Pyhäjärvi Rusko Ruokolahti Maalahti Urjala Luumäki Tohmajärvi Taipalsaari Polvijärvi Luoto Taivalkoski Vesilahti Rautjärvi Kuortane Posio Aura Karttula Veteli Merikarvia Pyhäjoki Töysä Sauvo Konnevesi Kärsämäki Alavieska Kylmäkoski Puumala Valtimo Soini Toivakka Korsnäs Hämeenkoski Myrskylä Pertunmaa Honkajoki Lemland Pyhäntä Karijoki Artjärvi Halsua Savukoski Hailuoto Luhanka Geta Kökar
Tiera kuntaorganisaatioiden yhteistyöfoorumina Tiera on yli 200 kuntaorganisaation omistama yhteistyöfoorumi Toiminta-ajatuksena on muodostaa asiakkaiden kesken kansallinen osaamisverkosto, joka tavoittelee prosessien, tietojärjestelmien ja toimintatapojen yhtenäistämistä Tiera organisoi yhteistoiminnan ja toimii prosesseja tukevien ICT-ratkaisujen tehokkaana toteuttajana Asiakkuuden edellytys on omistajuus Copyright Kuntien Tiera Oy 3
Tierasta saatavien hyötyjen ydin on kattava kokonaisarkkitehtuuri Tieran ICT- ja prosessipalvelujen ytimessä on kuntien ja kuntayhtymien toiminnan kattava kokonaisarkkitehtuuri Arkkitehtuurin mukaiset toimintaprosessit ja vastaavat tietojärjestelmät mahdollistavat asiakkaiden toiminnan tehostamisen kautta mittavat tuottavuushyödyt Arkkitehtuurin perusteella Tiera kehittää asiakkaidensa ohjauksessa eri toimialojen prosesseja palvelevat ohjelmistoratkaisut. Ratkaisut pyritään rakentamaan markkinoilla olevista komponenteista, mutta tarvittaessa Tiera kehittää uusia ratkaisuja. Tiera tarjoaa myös tietohallinnon johtamiseen liittyviä asiantuntijapalveluja sekä infra- ja tukipalveluja. Palvelut auttavat asiakkaita kokonaisarkkitehtuurin mukaisten ratkaisujen käyttöönotossa. Copyright Kuntien Tiera Oy 4
Palvelukehityksen tahtotila muodostetaan ja omistajaasiakasohjaus sekä valvonta toteutetaan ohjausryhmien kautta Kevään 2011 toimialakohtaiset Ohjausryhmät ja niiden asettamat asiantuntijaryhmät Sosiaalija terveyspalveluiden ohjausryhmä Sosiaali- ja terveyspalvelut Terveyden- ja hyvinvoinnin sähköinen asiointi Opetus- ja kulttuuripalveluiden ohjausryhmä Tietojohtaminen, tuotteistus, laskutus Oppimisympäristöt Tiedolla johtaminen Sähköiset palvelut Tietohallintopalveluiden ohjausryhmä Kokonaisarkkitehtuuri Sähköinen asiakaspalvelu Asumis- ja ympäristöpalveluiden ohjausryhmä Toimialaratkaisut Sähköinen asiointipalvelut Sähköinen päätöksenteko Tietohallinto Hallintopalveluiden ohjausryhmä Talous- ja henkilöstöhallinto Sähköinen asiakaspalvelu Sähköinen päätöksenteko 5
Tieran palvelutarjooman kokonaisarkkitehtuuri Kuntalaiset, yritysasiakkaat Henkilöstö Yhteistyökumppanit, viranomaistahot = valmis 2012-2013 = työn alla 2012-2013 = ei aloitettu Tunnistamispalvelut Käyttövaltuushallinta Asiakaspalvelukanavat Intranet Extranet Palvelukanavat ja sähköiset työpöydät Raportointi Viranomaisraportointi Integraatiot Palveluun ohjaus (verkkosivusto) Sähköinen tiedottaminen, viestintä ja ryhmätyötilat Sähköinen asiointipalvelu Analytiikka Prosessimoottori ja työjonojen hallinta Asianhallinta Arkistointi Hallintopalvelut Hallinto Sosiaali- ja terveyspalvelut Palvelu- ja asiointialusta Sosiaali- ja terveystoimiala Opetus- ja kulttuuripalvelut Opetus- ja kulttuuritoimiala Toimialakohtaiset ratkaisut Tekniset ja ympäristöpalvelut Tekninen ja ympäristötoimiala Tiedon louhinta Dokumentinhallinta Adhocanalyysit Suorituskyvyn mittaaminen Metatiedot Taloushallinto Tuotehallinta Henkilöstöhallinto Kiinteistöhallinto Asiakkuuden hallinta Sovellusten hallinta- ja alustapalvelut Hankinta ja logistiikka Hankehallinta Toiminnanohjauksen tuki Tuotannonhallinta Myynti Tiedolla johtaminen Asiakas Tuote ja tuoterakenteet Henkilöstö Toimittaja Taloushallinto Paikkatieto Master datan hallinta Kapasiteettipalvelut Tietoliikennepalvelut Käyttöpalvelut Tuki ICT-infrastruktuuri 6
Tiera hankintatoimen tukena Kustannustehokkain tapa hankkia tietojärjestelmä Tiera toimii toimialansa kilpailutuskohteiden erityisasiantuntijana kilpailutettavien kohteiden vaatimusmäärittelyt yhdessä asiakkaiden kanssa omistaja-asiakkaiden yhteistyön organisointi Tieran rooli julkisena hankintayksikkönä säästää kuntaorganisaation hankintoihin tarvittavat resurssit ja rahat Hankintalaki ohjaa menettelyä Yhteishankinta varmistaa suurimman ostovoiman neuvotteluaseman ja mahdollistaa merkittäviä taloudellisia ja laadullisia hyötyjä Hankintatavat KL-Kuntahankintojen puitejärjestelyt Suorahankinta Avoin kilpailutus Neuvottelumenettelynä toteutettu kilpailutus Copyright Kuntien Tiera Oy 7
Tieran hankintasuunnitelma 28.9.2012 Hankintojen lopullista toteutumista ohjaavat asiakastarpeet Hanke/hankinta Service desk- ja lähitukipalvelu ERP-integraattoripalvelu Sähköisen asioinnin integraattori ja sähköiset lomakkeet Tiedonhallinta Kertakirjautuminen (esso) Palkkahallintajärjestelmä Mobiili Kotihoidon tuki Verkkosivusto (teknologia ja integraattori) Työaseman hallintaohjelmisto (SaaS) Työaseman tietoturvaohjelmistopaketti Tietoliikenne (Tieran oma verkko) Käyttövaltuushallinta (IDM) Kapasiteettipalvelutoimittaja Oppimisympäristö (kaksi erillistä?) Sähköisten asiointipalveluiden toteutus puitejärjestely tai monta erillistä hankintaa Palvelusetelijärjestelmäkokonaisuus (PSOP) Tiedolla johtamisen teknologia/integraattori Tietoliikenne (Kuntaverkko) Tietoturva-auditoinnit Testauspalvelut Tulostuspalvelu 08/12 09/12 10/12 11/12 12/12 01/13 02/13 03/13 04/13 05/13
Tieran palvelut 2012-2013 SOVELLUSPALVELUT Tiera ERP HR Tiera ERP Palkkahallinto Tiera ERP Taloushallinto Tiera Toimisto Videoneuvottelu ja Viestintä ja ryhmätyö Tiera Sähköinen arkistointi Tiera Sähköinen asiointi Tiera Verkkosivusto Tiera Tiedonhallinta Tiera Mobiili kotihoito Tiera Oppimisympäristö Tiera Projektisalkunhallinta INFRA- ja TUKIPALVELUT Tiera Tuki Tiera Työasema Tiera Tietoliikenne Tiera Konesali- ja kapasiteettipalvelut TIETOHALLINNON JOHTAMISEN PALVELUT Tiera Tietohallintostrategia Tiera Kokonaisarkkitehtuuripalvelu Tiera Tietoturva Tiera Projektipalvelu Tiera ICT-hankinnat ja sopimusten hallinta Tiera Tietohallinnon konsultointi Copyright Kuntien Tiera Oy 9
Tiera Sähköinen asiointi Copyright Kuntien Tiera Oy 10
Tiera sähköinen asiointi Hallintopalvelujen ja tietohallinnon ohjausryhmien työn tuloksena syntynyt visio: Tieran Sähköinen asiointi tarjoaa henkilökohtaisen ja vuorovaikutteisen kanavan kaikkiin julkisiin sähköisiin palveluihin hyödyntäen tehokkaasti julkisissa tietojärjestelmissä olevaa tietoa. Tieran Sähköinen asiointi on koko kuntasektorin oletusarvoinen ratkaisu. Työssä hyödynnetään monilla tahoilla jo tähän mennessä tehtyä työtä, ja pyrkimyksenä on hyödyntää olemassa olevia ratkaisuja ja kansallisia määrityksiä Tieran sähköisen asioinnin ratkaisu on osa Tieran kunnille kehittämää kokonaisarkkitehtuuriratkaisua joustaen asiakkaiden tarpeiden mukaisesti Tieran sähköinen asiointi tukee asiakkaiden eri tyyppisiä toimintamalleja ja pyrkii harmonisoimaan vain keskeisimmät toiminnot, erityisesti integraatiot, jolloin optimoidaan asiakkaiden ratkaisujen kokonaiskustannukset Sähköisen asioinnin ratkaisua kehitetään jatkuvasti asiakkaiden tarpeiden mukaisesti ja se mahdollistaa asiakkaan vaiheittaisen käyttöönoton Sähköisen asioinnin ratkaisuun luodaan ekosysteemi, jossa avoimien rajapintojen mahdollistamana palveluita voi tuottaa myös muu toimija kuin Tiera ja johon voidaan helposti liittää jo olemassa olevia palveluita Copyright Kuntien Tiera Oy 11
Tieran Sähköisen asioinnin kehitysroadmap Kehityksen painopiste alustaratkaisussa Kehityksen painopiste kunnan toimintamalleissa Palvelun tuomat toiminnallisuudet ja hyödyt kuntalaisille/kunnalle Varauspalvelut (aika, tilat, resurssit) Kertakirjautuminen kunnan eri palveluihin Lomakepohjainen asiointi sähköistä kuntalaisille 24/7 Useita vaiheita sisältävä asiankäsittely saadaan automatisointi Asiointiprosessi mahdollista yksittäisten asiointiprosessien automatisoinnin läpi koko prosessin Kuntalaisen ei tarvitse syöttää tietoja useaan kertaan, vaan kaikki tieto voidaan käyttää uudelleen Taustajärjestelmien kehitys Asiointi ja kommunikointi toimii sähköisesti eri toimijoiden välillä, kuntalaisen suostumuksella Asiointi mahdollista toisten puolesta (esim. perheenjäsenet, valtuutuksen omaavat) Käytössä videopuhelu, chat ja muut viestintäkanavat Mahdollistaa aidon itsepalvelupohjaisen asioinnin, sisältäen asiointiprosessin automatisoinnin myös päätöksenteon osalta määritellyissä rajoissa Taustajärjestelmien kehitys Teknologiakehitys Vaihe 1 (nykytila): Palvelualusta Vaihe 2: Lomakeratkaisu Vaihe 3a: Integraatiot keskeisiin taustajärjestelmiin Vaihe 3b: Uudet Vaihe 4 Älykäs viestintäkanavat & asiointitoiminnallisuus valtuutusten/suostumusten hallinta Tiera Oy Copyright Kuntien 12
Tieran sähköinen asiointi vuonna 2013 Q4 / 2012 1Q / 2013 2Q / 2013 3Q / 2013 4Q / 2013 Kuntalaistilin tuotannon aloitus -tunnistaminen -maksaminen -kertakirjautumistuki -portaali -oma asiointitili Lomakeratkaisuntuotannon aloitus Lomakepohjaisten asiointipalveluiden asiakas käyttöönotot Liikuntapaikkojen varausjärjestelmä 1. Asiakas käyttöönotto Kertakirjautumiset -Wilma -Tekla xcity ja palaute -WebTimmi Kertakirjautumiset muihin yleisiin ja kuntakohtaisiin järjestelmiin Varhaiskasvatuksen palvelukokonaisuus Etäpalvelu Versio 1 Versio 2 Versio 3 Versio 1 Versio 2 Älykäs ajanvarauspalvelu Versio 1 Vammaisperheen palvelukokonaisuus Copyright Kuntien Tiera Oy 13
Säästöt kunnalle Kunnalle tulevat säästöt Tieran Sähköisen asioinnin asiakkaana koostuvat seuraavista tekijöistä: Ei tarvetta kasvattaa omaa osaamista liittyen tekniseen kokonaisuuteen ja niihin liittyviin teknisiin ja arkkitehtuurisiin seikkoihin Ei tarvetta kilpailuttaa palvelua Kehityksen ja ylläpidon kustannukset jakautuvat hankkeessa mukana olevien kuntien kesken ja näkyvät suoraan palvelun hinnassa, sillä Tieran ei ole tarkoitus tuottaa voittoa, vaan ainoastaan kattaa omat kulut Jo tehdyt toteutukset voidaan ottaa käyttöön ilman omaa kehitysmaksua Uusia palveluita kehitetään koko ajan, vaikka itse ei olekaan aktiivinen Mahdollistaa kunnalle myös kalliit integraatiot, kun niille on useampia maksajia Ratkaisulle on yhteinen tuki Copyright Kuntien Tiera Oy 14
Kiitos! Kuntien Tiera Oy Aluejohtaja Jan-Erik Enell jan-erik.enell@tiera.fi