Erityismenettelyt liittyen anonyymiin todisteluun YLEINEN OHJE Dnro 28/31/15 29.2.2016 Voimassa 1.3.2016 - toistaiseksi Käyntiosoite Postiosoite Puhelin Telekopio Sähköpostiosoite Albertinkatu 25 A PL 333 00180 Helsinki 00181 Helsinki 029 562 0800 029 562 0888 vksv@oikeus.fi
1 Anonyymistä todistelusta...1 2 Erityismenettelytavat syyttäjälaitoksessa salassa pidon varmistamiseksi...1 2.1 Kirjaaminen...1 2.2 S-diaarin sisältö...2 2.3 Salassapidettävien asiakirjojen käsittely...2 2.4 Salassapidettävien asiakirjojen arkistointi...2 2.5 Asiakirjojen laatimiseen liittyvät vaatimukset...3 2.6 Asiakirjan siirtämiseen liittyvät vaatimukset...3 3 Menettely niissä tapauksissa, joissa syyttäjä ei päädy tekemään ROL 5 luvun 11 a tarkoitettua hakemusta...3 4 Vastuuhenkilö Valtakunnansyyttäjävirastossa...4 5 Ohjeen seuranta ja kehittäminen...4
1 (4) 1 Anonyymistä todistelusta Oikeudenkäynnistä rikosasioissa annetun lain (ROL) 5 lukuun 1.1.2016 muutos (733/2015) mahdollistaa laissa määrätyin edellytyksin todistajan kuulemisen rikosasiassa siten, ettei hänen henkilöllisyytensä eivätkä yhteystietonsa paljastu (anonyymi todistaja). Lainmuutoksen myötä menettely voi koskea myös asianomistajaa ja samaan rikokseen liittyen syytettyä henkilöä (OK 17 luku 29, 732/2015) Anonyymista todistelusta päättää käräjäoikeus syyttäjän kirjallisesta hakemuksesta. Myös epäillyllä tai vastaajalla on mahdollisuus ko. menettelyyn, jolloin syyttäjä on kuultavan asemassa (ROL 5 luku 11 b-c ). Käytännön menettelytavat asiakirjojen laadintaan, käsittelyyn, säilyttämiseen ja arkistointiin on syyttäjälaitoksessa järjestettävä siten, että anonyymin todistelun eri vaiheisiin liittyvä salassapito varmistuu. Anonyymin todistajan henkilöllisyys ja yhteystiedot ovat korostetun salassapidon alaisia tietoja. Salassapidon varmistamiseksi menettelyn käytöstä tietyssä asiassa tulee olla tietoinen vain syyttäjänvirastossa ko. asialle määrätty syyttäjä (syyttäjät) sekä viraston päällikkö. Anonyymin todistajan henkilöllisyys saa syyttäjälaitoksessa olla vain asian syyttäjän (syyttäjien) tiedossa. Laissa viranomaisen toiminnan julkisuudesta on säädetty salassapidon perusteista mm. syyttäjälaitoksen toiminnan osalta (Julkisuuslaki). Mainitun lain 11 :n 2 momentin 7 kohdan nojalla asianosaisella, hänen edustajalla ja avustajalla ei ole oikeutta saada tietoja anonyymistä todistelua koskevista hakemuksista ja muista asiakirjoista. Anonyymisen todistelun asiakirjat ovat julkisuuslain 24 :n 1 momentin 31a kohdan nojalla salassa pidettäviä. Virkamiehen ja julkisyhteisön työntekijän salassapitovelvollisuuden rikkomisesta ja muiden henkilöiden salassapitorikoksesta ja rikkomuksesta säädetään rikoslaissa. 2 Erityismenettelytavat syyttäjälaitoksessa salassa pidon varmistamiseksi 2.1 Kirjaaminen Anonyymi todistelu voi tulla esille rikosasian eri vaiheissa. Todistelu kytkeytyy syyttäjänvirastossa Sakari-järjestelmässä avoinna olevaan rikosasiaan tai esitutkintaviranomaisen tekemään ennakkoilmoitukseen. Syyttäjän toimenpiteistä anonyymiin todisteluun liittyen ei tehdä merkintöjä Sakari-järjestelmään eikä Notes-asiakirjoille, ennen kuin anonyymin todistajan käyttäminen on tullut julkiseksi esitutkinnassa ja/tai oikeudenkäynnissä. Anonyymin todistajan henkilöllisyyttä tai yhteystietoja ei saa siinäkään tapauksessa merkitä em. järjestelmään eikä asiakirjoille. Anonyymiin todisteluun liittyvät syyttäjän toimenpiteet kirjataan erilliseen virastokohtaisesti tarpeen sitä edellyttäessä perustettavaan salas-
2 (4) sapidettävään käsin pidettävään omaan diaariin (S-diaari). S-diaarin pitämisestä ja sen salaisena pitämisestä vastaa viraston päällikkö. S- diaaria on säilytettävä lukitussa paikassa siten, että vaaraa sen tietojen joutumisesta muille ei ole. 2.2 S-diaarin sisältö S-diaariin merkitään Sakari-järjestelmän asianumero, sille määrätty syyttäjä (syyttäjät) ja syyttäjän tekemät salassa pidettävät toimenpiteet. Tällaisia toimenpiteitä ovat esimerkiksi hakemuksen tekeminen käräjäoikeudelle tai kielteisen päätöksen tekeminen asiassa. S-diaariin ei merkitä anonyymin henkilön henkilötietoja eikä yhteystietoja. 2.3 Salassapidettävien asiakirjojen käsittely Syyttäjän on anonyymiin todisteluun liittyvää asiaa käsitellessään varmistauduttava, että salassapidettävät tiedot ja asiakirjat eivät joudu muiden nähtäville. Syyttäjän on säilytettävä asiakirjat poissa ulkopuolisten näkyvistä ja muuten asianmukaisesti lukitussa tilassa, kunnes ne on mahdollista säilyttää seuraavassa kappaleessa kuvatulla tavalla. Anonyymiin todisteluun liittyvät arkistoitavat asiakirjat on syyttäjänvirastossa käsiteltävä siten, että tässä ohjeessa kuvattu asiakirjasalaisuus säilyy. Anonyymiin todisteluun liittyvät asiakirjat tulee arkistoida kahteen päällekkäiseen suljettuun kirjekuoreen siten, että päällimmäisestä kirjekuoresta ilmenee vain asiaa hoitavan syyttäjän (syyttäjien) nimi ja S-diaarin numero. Päällimmäisen kirjekuoren saa avata vain asiaan nimetty syyttäjä tai valtakunnansyyttäjä. Päällimmäisen kirjekuoren avaaminen ja sulkeminen on päivättävä ja kuitattava allekirjoituksella. Päällimmäisen kirjekuoren sisällä on toinen suljettu kirjekuori, jonka päälle on merkittävä Sakari-järjestelmän asianumero. Sisemmän kirjekuoren saa avata vain asiaan nimetty syyttäjä tai valtakunnansyyttäjä. Sisempään kirjekuoreen laitetaan anonyymiin todisteluun liittyvät salassa pidettävät asiakirjat ja muistiinpanot sekä anonyymin todistajan henkilötiedot ja yhteystiedot. Jos syyttäjä harkitsee, ettei hänen ole tarpeen tietää anonyymi todistajan oikeata henkilöllisyyttä, hän voi toimittaa poliisilta saadun tiedon avaamattomana suoraan tuomioistuimella. Silloin anonyymitodistajan henkilöllisyyttä koskeva tieto ei säilytetä syyttäjänvirastossa. Sisemmän kirjekuoren avaaminen ja sulkeminen on päivättävä ja kuitattava allekirjoituksella. Kirjekuorien päälle on tehtävä julkisuuslain mukaiset salassapitomerkinnät sekä salassapidon päättymisaika. 2.4 Salassapidettävien asiakirjojen arkistointi Anonyymiin todisteluun liittyvät asiakirjat arkistoidaan syyttäjävirastoissa kahteen päällekkäiseen kirjekuoreen suljettuina salassapitomerkinnöin arkistosäännön edellyttämällä tavalla. Siltä osin, kun oikeudenkäyntiasiakirjat tulevat arkistoiduiksi tuomioistuimessa, niitä ei säilytetä syyttäjänvirastossa enää sen jälkeen, kun
3 (4) asian käsittely ja asiakirjojen tarve syyttäjänvirastossa on päättynyt. Anonyymistä todistelusta päättämistä koskevien oikeudenkäyntiasiakirjojen julkisuudesta ja salassapidosta on säädetty ROL 5 luku 11 d :ssä. Asialle määrätyn syyttäjän on huolehdittava arkistossa olevan hakemusasiakirjan ja mahdollisten muiden oikeudenkäyntiasiakirjojen hävittämisestä syyttäjän arkistosta sen jälkeen, kun syyttäjän tarve säilyttämiselle on päättynyt. Mikäli asian syyttäjä ei ole enää viraston palveluksessa, tulee viraston päällikön huolehtia asiakirjojen hävittämisestä. Muiden mahdollisten syyttäjälle arkistoitaviksi jäävien asiakirjojen osalta tulee noudattaa tuomioistuimen ROL 5 luvun 11d :n 4 momentin perusteella antamia salassapitoaikaa koskevia määräyksiä ja merkitä niiden mukainen salassapidon lakkaaminen syyttäjänvirastossa mahdollisesti säilytettävään arkistotaltioon. Salassapitomerkinnästä tulee ilmetä salassapidon päättymisaika. Julkisuuslain 24 :n 31a -kohdan ja 31 :n mukaan asiakirjan salassapitoaika on 50 vuotta sen henkilön kuolemasta, jota asiakirja koskee tai, jollei tästä ole tietoa, 100 vuotta. 2.5 Asiakirjojen laatimiseen liittyvät vaatimukset Salassa pidettäviä asiakirjat tulee tallentaa sähköisesti siten, että vain asian syyttäjä voi niitä avata. Tekstinkäsittelyasiakirjojen tallentamien tapahtuu syyttäjän henkilökohtaiselle H-asemalle siten, että tallennettavalla asiakirjalla ei mainita anonyymin todistajan nimeä eikä yhteystietoja. Henkilön nimi ja yhteystiedot kirjataan valmiille asiakirjalle käsin kirjoittamalla tai viittaamalla erilliseen asiakirjaan. 2.6 Asiakirjan siirtämiseen liittyvät vaatimukset Anonyymiin todisteluun liittyvät tarpeelliset yhteydenotot viranomaisiin, tuomioistuimeen tai anonyymiin todistajaan on tehtävä siten, että vaaraa tiedon vuotamisesta ei ole. Anonyymin todistajan henkilötietoja tai yhteystietoja tai jutun tunnistetietoja ei saa välittää sähköisesti edes suojatuissa yhteyksissä. Syyttäjän yhteydenotto käräjäoikeuteen tulee tapahtua siten, ettei vaaraa tietojen päätymisestä ulkopuolisen ole. Tarkemmista menettelytavoista hakemuksen jättämiseen ja käsittelyn järjestämiseen liittyen tulee sopia paikallisesti käräjäoikeuden kanssa. 3 Menettely niissä tapauksissa, joissa syyttäjä ei päädy tekemään ROL 5 luvun 11 a tarkoitettua hakemusta Anonyymi todistaminen on mahdollista vain laissa säädetyin edellytyksin. Mikäli asiassa laissa mainitun rikoksen vakavuusedellytys täyttyy ja asian ratkaiseminen edellyttää syyttäjältä harkintaa, voi syyttäjä esitutkintayhteistyön puitteissa asian selvittämiseksi olla yhteydessä tutkinnanjohtajaan. Mikäli syyttäjä päätyy kielteiseen ratkaisuun, tulee syyttäjän kirjata harkintansa kielteinen lopputulos ja sen perusteet kirjalliseen muotoon päivättynä ja allekirjoitettuna. Asiakirjan laadinnassa, käsitte-
4 (4) lyssä ja säilyttämisessä sekä arkistoinnissa on toimittava edellä tässä ohjeessa kuvatulla tavalla. Arkistointi tulee tehdä asianmukaisin salassapitomerkinnöin varustettuna. 4 Vastuuhenkilö Valtakunnansyyttäjävirastossa 5 Ohjeen seuranta ja kehittäminen Valtakunnansyyttäjänvirastossa on erikseen nimetty valtionsyyttäjä, jonka vastuualueeseen kuuluu yleinen neuvonta ja tukitoimet anonyymiin todisteluun liittyen. Asian ja asiakirjojen käsittelyssä ja yhteydenpidossa valtionsyyttäjään on myös huomioitava, ettei vaaraa tietojen paljastumisesta ole eli myöskään valtionsyyttäjälle ei saa paljastaa anonyymin todistajan henkilöllisyyttä. Tämän ohjeen vaikutukset ja toimivuus näkyvät parhaiten käytännön työssä. Ohjeen edelleen kehittämiseksi pyydän ohjeen käyttäjiä lähettämään palaute- ja kehittämisehdotuksiaan Valtakunnansyyttäjänviraston virastopostiin vksv(at)oikeus.fi. Valtakunnansyyttäjä Matti Nissinen Valtionsyyttäjä Christer Lundström