EU-OSARAHOITTEISIA HANKKEITA KOSKEVAT KORJAAVAT TOIMENPITEET SEKÄ TARKASTUS- VIRANOMAISEN TARKASTUSRAPORTTIEN KÄSITTELY VÄLITTÄVISSÄ TOIMIELMISSÄ 14.-15.6.2010 Finlandia-talo Helsinki Tarkastusviranomaisen tarkastukset 2009-2010 sekä hallintoviranomaisen ohje tarkastusraporttien käsittelystä välittävissä toimielimissä Neuvotteleva virkamies Riitta Mensalo TEM / Alueiden kehittämisyksikkö/ Rakennerahastojen hallinnointiryhmä (RAHA)
Esityksen sisältö Tarkastusviranomaisen tarkastusten tilanne ja tulokset tehdyistä tarkastuksista Tarkastusten sisältö Tarkastusraporttien käsittely välittävissä toimielimissä (hallintoviranomaisen ohje 18.3.2010) - hallinnolliset menettelyt, tietojärjestelmät
Järjestelmätarkastukset Tarkastusviranomaisen itse toteuttamia hallinto- ja valvontajärjestelmiin kohdistuvia tarkastuksia-> tarkastuksen kohteena todentamisviranomaisen, hallintoviranomaisen ja välittävien toimielinten hallinto- ja valvontajärjestelmät Tarkastettavat viranomaiset valitaan riskipainotteisesti (pääpaino suurissa rahoittajissa) Järjestelmätarkastuksissa arvioitavia alueita: Tehtävien eriyttäminen (ei vaarallisia työyhdistelmiä) Valintamenettelyiden asianmukaisuus (julkisuus, kriteerit, hakemusten tasapuolinen käsittely) Hankkeiden ohjeistus (selkeys, yhdenmukaisuus, saatavuus) Välittävien toimielinten suorittamat varmennukset (maksatustarkastukset ja paikanpäällä tehtävät varmennuskäynnit) Jäljitysketju (komissiolle jätetystä maksupyynnöstä audit trail hankkeen tositteisiin asti) Raportointijärjestelmän toimivuus ja luotettavuus Oikaisevat menettelyt (virheiden käsittely, takaisinperinnät)
Järjestelmätarkastukset :Yleisjohtopäätösluokittelu Luokka 1. Toimii hyvin; vain vähäisiä muutostarpeita (Puutteet eivät olennaisesti vaaranna maksujen oikeellisuutta) Luokka 2. Toimii, mutta joitakin muutoksia tarvitaan. (Puutteet vaikuttavat jossain määrin kielteisesti järjestelmän toimivuuteen ja lisäävät virheellisten maksujen todennäköisyyttä. Tarkastettavalle organisaatiolle annetaan suosituksia tehtäviksi muutoksiksi.) Luokka 3. Toimii osittain, merkittäviä muutostarpeita. (Havaitut puutteet johtavat tai luultavasti johtavat virheellisiin maksuihin. Puutteiden vaikutus järjestelmän toimivuuteen on merkittävä. Tarkastettavan organisaation tulisi toteuttaa muutokset välittömästi. Puutteet saattavat johtaa rahoitusoikaisuihin.) Luokka 4. Järjestelmä ei käytännössä toimi. ( Paljon puutteita, jotka ovat johtaneet tai johtavat virheellisiin maksuihin. Järjestelmä toimii heikosti eikä pysty estämään virheitä. Järjestelmä ei anna mitään varmuutta maksujen oikeellisuudesta. Puutteet laajamittaisia ja systemaattisia. Puutteiden korjaaminen edellyttää toimenpidesuunnitelmaa ja sen toteuttamista. Puutteet johtavat jatkuessaan rahoitusoikaisuihin.)
Yleisiä havaintoja järjestelmätarkastuksissa Vuonna 2009 on tarkastettu 18 välittävää toimielintä (TE-keskuksia, lääninhallituksia, liittoja, ympäristökeskus) Yleinen johtopäätös: ei merkittäviä puutteita (yleisjohtopäätös 1) Yhtenäisen tietojärjestelmätuen (EURA2007) ja ohjeistuksen luomisessa puutteita Kansallisia tukijärjestelmiä on paljon => monimutkaistaa järjestelmä- ja ohjeistusrakennetta Ohjeistuksessa on tulkinnallisia kohtia (esim. yleiskustannukset) Prosessi on yhdistelmä manuaalista ja koneellista prosessia => tietojen eheys ei aina taattu Hankkeiden valintaperusteluita ei ole aina dokumentoitu (esim. rahoittajakohtaiset erityiskriteerit ja niiden käyttö) Päätöksissä ei aina yksiselitteisesti ilmoiteta tuen kansallista säädösperustaa Paikan päällä tehtävät varmennukset käynnistyneet vasta 2009 loppupuolella Tehtävien eriyttäminen, sijaisuuksien järjestäminen ja osaamisen varmistaminen on vaikea yhdistelmä kun viranomaisia on paljon ja ne ovat pieniä
Hanketarkastukset aloitettu 2010, Kohteena tuensaajat Tavoitteena on saada luotettava arvio komissiolle annettuihin välimaksupyyntöihin sisältyneistä tukikelvottomien menojen määrästä. Hanketarkastusraporteissa ei pääsääntöisesti raportoida toimenpideehdotuksia, vaan ainoastaan havainnot tukikelvottomista eristä ja tukikelvottomuuden perusteesta. Vuonna 2010 tarkastetaan 78 (EAKR) + 62 (ESR) hanketta -> tarkastus kohdistuu menoihin, jotka ovat sisältyneet 2009 komissiolle lähetettyihin maksupyyntöihin.tarkastukset kattavat n. 6 % komissiolle ilmoitetuista menoista Tarkastukset tehdään tarkistuslistan ja raporttipohjan avulla Vuoden 2010 tarkastukset pääosin tehty 30.6.10 mennessä
Hanketarkastuksissa tarkastetaan: Täyttääkö hanke toimenpideohjelman valintakriteerit? Onko hankkeen toteutus hankepäätöksen mukainen? Kustannusten todentaminen (kirjanpito & tositemateriaali) Kustannusten tukikelpoisuuden arviointi mm.: voitiinko kustannusten olettaa edistävän hankkeen tavoitteita (kustannusten tarpeellisuus)? onko kustannus kohtuullinen? onko kustannus tukikelvottomaksi määritelty (esim. korot, vähennettävä alv)? onko hankinnat kilpailutettu asianmukaisesti? ovatko kustannukset kertyneet hankkeen tukikelpoisena aikana? onko palkkakustannukset laskettu johtamalla ne asianmukaisesti työajanseurannasta? onko yleiskustannukset laskettu hyväksyttävällä ja kohtuullisella menetelmällä? onko hankkeen synnyttämät tulot tarvittaessa vähennetty tukikelpoisista menoista? Onko olennaisia tiedotus- ja julkisuusvaatimuksia noudatettu? Onko osarahoitettu omaisuus (investoinnit) hankkeen käytössä?
Hanketarkastusten raportointi Perustiedot hankkeesta Yleinen johtopäätös (luokittelu 1-4) Tieto havaituista tukikelvottomista maksuista (euroa & %) Virheiden luonne (satunnainen, yksittäinen, järjestelmällinen) Virheiden luokittelu perustelun mukaan, mm. valtiontukisäännösten vastainen tuki hankkeen tuotos poikkeaa olennaisesti rahoituspäätöksestä kustannuksia ei voida todentaa (olennaisia puutteita dokumentaatiossa) kustannus ei liity hankkeeseen kustannus ei ole syntynyt tukikelpoisena aikana hankinnoissa ei ole noudatettu hankintalainsäädäntöä kustannus on kohtuuton tai hankkeen kannalta tarpeeton
Hanketarkastusten raportointi: Yleisjohtopäätös 1. Hankkeessa ei ole todettu olennaista huomautettavaa (havaitut tukikelvottomat erät ovat alle 100 euroa ja alle 1 % tarkastuksen kohteena olevista menoista) 2. Hankkeessa todettiin menettelytapavirheitä, joilla ei kuitenkaan ole vaikutusta maksetun tuen tukikelpoisuuteen 3. Hankkeessa todettiin olennaisia menettelytapavirheitä, joilla on vaikutus maksetun tuen tukikelpoisuuteen 4. Hankkeessa todettiin olennaisia tukikelpoisuusvirheitä, joilla on vaikutus maksetun tuen tukikelpoisuuteen
Hanketarkastusten raportointi: tukikelpoisuusvirheiden luokitus a. Hanke ei ole ohjelma-asiakirjan mukainen b. Hankepäätös on EU:n valtiontukisäädösten vastainen c. Rahaston rahoitusosuus on liian suuri d. Hankkeen tuotos poikkeaa olennaisesti hankepäätöksestä e. Kustannusta ei voitu todentaa f. Kustannus on määritelty tukikelvottomaksi g. Kustannus ei liity hankkeeseen h. Kustannus ei ole syntynyt tukikelpoisena aikana i. Hankinnassa ei ole noudatettu hankinta lainsäädäntöä j. Tiedotustoimenpiteessä ei ole mainittu EU:n osallistumista hankkeen rahoitukseen k. Kustannus on kohtuuton l. Kustannus on laskettu virheellisesti m. Hankkeen tuloja ei ole vähennetty asianmukaisesti menoista n. Muu tukikelvottomuusperuste; selvitys
Hanketarkastusten raportointi: Virheiden luonne Satunnainen virhe on virhe, jonka tyyppisiä virheitä voidaan olettaa esiintyvän satunnaisesti muissakin hankkeissa. Virhe ei kuitenkaan ole hallinto- ja valvontajärjestelmän aiheuttama ns. järjestelmällinen virhe Yksittäinen virhe on virhe, jonka tyyppisiä virheitä ei oleteta esiintyvän missään muissa hankkeissa Järjestelmävirhe on virhe, joka voi järjestelmällisesti toistua muissa saman rahoittajan hankkeissa tai ohjelman osarahoittamissa hankkeissa muuten
Tarkastusraporttien käsittely välittävissä toimielimissä Työnjako 2007-2013: Tarkastusviranomainen tekee järjestelmä- ja hanketarkastukset, kirjaa niiden tulokset EURA 2007 tarkastus- ja valvontaosioon Hallintoviranomainen vastaa jatkotoimenpiteiden seurannasta ja siitä, että välittävissä toimielimissä on tehty riittävät ja oikeat korjaavat toimenpiteet Välittävä toimielin vastaa rahoittamiinsa hankkeisiin kohdistuneiden tarkastusten edellyttämistä korjaavista toimenpiteistä (päätös tarkastushavaintojen johdosta tehtävistä toimenpiteistä, varsinaiset korjaavat toimenpiteet Todentamisviranomainen arvioi välittävien toimielinten sekä hallintoviranomaisen tekemien korjaavien toimien riittävyyttä sekä arvioi havaittujen tukikelvottomuusvirheiden mahdollista systemaattisuutta
Hallintoviranomaisen ohje tarkastusraporttien käsittelystä alueellinen kilpailukyky ja työllisyys tavoitteen EAKR- ja ESRohjelmissa Annettu 18.3.2010 TEM / 241/09.10.92/2010 Ohjetta tarkistetaan hanketarkastusten käsittelyn osalta EURA 2007 järjestelmän kyseisen osion valmistuttua syksyllä 2010. Soveltamisala : VVCn rakennerahastojen tarkastusviranomaisena rakennerahastolain (1401/2006) 50 :n nojalla suorittamien tai sen vastuulla suoritettujen rakennerahastojen hanke- ja järjestelmätarkastuksien tarkastusraporttien käsittelyyn Ohjetta sovelletaan myös rakennerahastolain 51-52 :ien nojalla suoritettujen tarkastusten (HVO:n ja TOVI:n) sekä muiden rakennerahastovaroja tarkastavien viranomaisten tarkastusraporttien käsittelyyn.
Hallintoviranomaisen ohje tarkastusraporttien käsittelystä alueellinen kilpailukyky ja työllisyys tavoitteen EAKR- ja ESRohjelmissa (jatkuu) Käsittelyn vaiheet välittävässä toimielimessä: ( Tarkastuskohteen ja rahoittajan lausunto tarkastusraporttiluonnoksesta tarkastusviranomaiselle) A. Tarkastettavaa hanketta koskevat toimenpiteet 1. Välittävän toimielimen hallinnollinen päätös tarkastusraportin johdosta 2. Päätöstä koskevien toimenpiteiden kirjaaminen EURA 2007 tietojärjestelmän tarkastus- ja valvontaosioon 3. Korjaavien toimenpiteiden tekeminen ( ei tässä ohjeessa, vaan erillisessä hallintoviranomaisen ja todentamisviranomaisen ohjeistuksessa. B. Välittävän toimielimen toiminnan kehittäminen Tarkastusraportissa esitettyjen havaintojen huomioon ottaminen välittävän toimielimen toiminnassa
Hallintoviranomaisen ohje tarkastusraporttien käsittelystä alueellinen kilpailukyky ja työllisyys tavoitteen EAKR- ja ESRohjelmissa (jatkuu) Välittävän toimielimen hallinnollinen päätös tarkastusraportin johdosta Siltä osin kuin saadussa valmiissa tarkastusraportissa esitetään epäkohtia ja tehdään suosituksia niiden korjaamiseksi, tulee välittävän toimielimen tehdä perusteltu päätös siitä, mihin toimenpiteisiin se aikoo ryhtyä niiden johdosta. Tekemässään päätöksessä välittävä toimielin ottaa kantaa tarkastushavaintojen oikeellisuuteen ja niistä seuraaviin toimenpiteisiin. Päätöksessä on yksilöitävä kunkin tarkastushavainnon osalta, mihin korjaaviin toimenpiteisiin on tarvetta ryhtyä. Päätös on tehtävä myös siinä tapauksessa, että tarkastushavainnot eivät asianomaisen välittävän toimielimen mielestä anna aihetta toimenpiteisiin. Päätös on tehtävä viivytyksettä, kuitenkin viimeistään neljän kuukauden kuluessa tarkastusraportin hyväksymispäivästä. Päätöksessä on viitattava tarkastusviranomaisen tarkastusraportille antamaan viitenumeroon
Hallintoviranomaisen ohje tarkastusraporttien käsittelystä alueellinen kilpailukyky ja työllisyys tavoitteen EAKR- ja ESRohjelmissa (jatkuu) 2. Päätöstä koskevien toimenpiteiden kirjaaminen EURA 2007 tietojärjestelmän tarkastus- ja valvontaosioon Yksityiskohtaiset ohjeet teknisestä menettelystä on kuvattu EURA 2007- järjestelmän tarkastus- ja valvontaosion käyttöohjeessa. Järjestelmätarkastukset Vuonna 2009 tehdyt järjestelmätarkastukset -järjestelmätarkastuksiin liittyvien päätöstensä yhteenvetotietoja välittävät toimielimet eivät tallenna EURA-järjestelmään, vaan toimittavat kyseisen päätöksen tiedoksi työ- ja elinkeinoministeriön rakennerahastojen hallinnointiryhmään.
Hallintoviranomaisen ohje tarkastusraporttien käsittelystä alueellinen kilpailukyky ja työllisyys tavoitteen EAKR- ja ESRohjelmissa (jatkuu) B. Vuonna 2010 tehtävät järjestelmätarkastukset (käynnistyvät syksyllä 2010) Päätöksen tekemisen jälkeen välittävässä toimielimessä henkilö, jatkotoimenpiteiden tekijän käyttäjäoikeuksin kirjaa EURA 2007 järjestelmän tarkastus- ja valvontaosioon Vastineen lisätietoja kenttään yhteenvedon tarkastusraporttia koskevan päätöksen sisällöstä. Yhteenvedon tulee olla sisällöltään niin selkeä, että jälkikäteen pystyy seuraamaan tarkastusraportin ja sen havaintojen käsittelyn vaiheita. Kirjausten selkeyden varmistamiseksi tulevat päätöksessä esitetyt korjaavat toimenpiteet jaotella tarkastusraportin sisällön mukaan (yleisjohtopäätös, havaintoja koskeva luokittelu: Tehtävien eriyttäminen, Valintamenettely, Hankkeiden ohjeistus, Jäljitysketju, Raportointi-järjestelmä, Oikaisevat menettelyt). Tarkastusraporttia koskeva välittävän toimielimen allekirjoitettu päätös liitetään liitetiedostona (pdf-muoto) EURA 2007-järjestelmän vastineeseen.
Hallintoviranomaisen ohje tarkastusraporttien käsittelystä alueellinen kilpailukyky ja työllisyys tavoitteen EAKR- ja ESRohjelmissa (jatkuu) Hanketarkastukset: Hanketarkastusten käsittelyä koskeva järjestelmäosio EURA 2007 järjestelmässä ei ole vielä valmis. Välittävät toimielimet tekevät hanketarkastusten tarkastushavainnoista päätöksen samaan tapaan kuin järjestelmätarkastuksestakin. Päätöstä koskevat tiedot välittävän toimielimen tulee tallentaa EURA 2007 järjestelmään hanketarkastuksia koskevan osion valmistuttua. Tietojen tallentamisen helpottamiseksi päätös tarkastuksen edellyttämistä toimenpiteistä on syytä tehdä tarkastusraportin sisältöjaottelun (tarkastushavainnoittain (Yleisjohtopäätös, tukikelvottomat menot tukikelvottomuusluokittain) sekä tulevan järjestelmän korjaavien toimenpiteiden luokittelun mukaisesti. Korjaavien toimenpiteiden luokittelu on Lisäselvityksen jälkeen ei aihetta toimenpiteisiin, Kehotus tuensaajalle virheellisen menettelyn korjaamisesta, Tuen maksamisen keskeyttäminen, Tuen maksamisen lopettaminen, Tuen takaisinperintä, Tuen palautusmääräys (itse toteutettu hanke), Tuen palauttaminen ilman takaisinperintäpäätöstä, Peruuttaminen Muu, mikä
Hallintoviranomaisen ohje tarkastusraporttien käsittelystä alueellinen kilpailukyky ja työllisyys tavoitteen EAKR- ja ESRohjelmissa (jatkuu) Hallintoviranomainen antaa hanketarkastusten käsittelystä täydentävät ohjeet järjestelmän hanketarkastusosion valmistuttua. Ennen hanketarkastuksia koskevan osion käyttöön ottoa järjestelmässä tulee välittävän toimielimen lähettää kopio allekirjoitetusta hanketarkastusta koskevasta päätöksestään Alueiden kehittämisyksikön rakennerahastojen hallinnointiryhmään. Kirjeessä tulee viitata tämän kirjeen diaarinumeroon.
Hallintoviranomaisen ohje tarkastusraporttien käsittelystä alueellinen kilpailukyky ja työllisyys tavoitteen EAKR- ja ESR-ohjelmissa (jatkuu) 3. Tarkastusraportissa esitettyjen havaintojen huomioon ottaminen välittävän toimielimen toiminnassa Välittävällä toimielimellä on vastuu myöntämiensä rakennerahastovarojen valvonnasta ja sen asianmukaisesta järjestämisestä kullakin hallinnonalalla sovellettavan tukijärjestelmän mukaan. Vastuu tarkoittaa huolehtimista muun muassa siitä, että tuki käytetään rahoituksen myöntöpäätöksessä olevien tukiehtojen mukaan. Korjaavien toimenpiteiden suorittamisesta vastaavan yksikön/ virkamiehen on saatettava tarkastusraporteissa esitetyt havainnot ja niiden korjaamiseksi suoritetut toimenpiteet viraston johdon tietoon. Tarkastushavaintojen saattaminen johdon tietoon on erityisen tärkeää välittävän toimielimen omaa toimintaa koskevien havaintojen osalta. Välittävän toimielimen tulee myös varmistaa viraston sisäisin valvontatoimin, että jatkossa samankaltaiset tarkastuksissa havaitut toiminnan puutteet ja virheellisyydet tullaan estämään. -> vaikutukset rahoitus- ja/tai maksatustoimintoihin, tuen saajien koulutukseen, neuvontaan ja ohjeistukseen
Tarkastusraportit EURA 2007-järjestelmässä Tarkastus- ja valvontaosio: - Sisältää kaikki EAKR- ja ESR-hankkeiden tarkastukset - Tarkastusviranomainen tallentaa perustiedot tehdyistä järjestelmä- ja hanketarkastuksista (tarkastusraportti liitetiedostona) - Välittävä toimielin tallentaa tiedot tarkastushavaintojen perusteella tehtävistä korjaavista toimenpiteistä (tarkastusraporttia koskeva päätös liitetiedostona)- > Lisää vastine-toiminto, jatkotoimenpiteiden tekijä- käyttöoikeusrooli (korjaavista toimenpiteistä vastuullinen ja/tai maksaja) - Hallintoviranomainen seuraa jatkotoimenpiteisiin ryhtymistä (määräaika korjaavia toimia koskevalle päätökselle 4 kk) ja antaa oman arvionsa tehtävien/tehtyjen toimenpiteiden riittävyydestä -> Lisää kommentti toiminto, valvonta-hallintoviranomainen käyttöoikeusrooli - Todentamisviranomainen arvioi hallintoviranomaisen ja välittävien toimielinten tekemien toimenpiteiden riittävyyttä sekä havaittujen tukikelvottomuusongelmien systemaattisuutta. - Käyttäjäohje (Tarkastus ja valvonta) käytössä tällä hetkellä järjestelmätarkastusten osalta. Uudet käyttäjäoikeusroolit eivät vielä käytössä.
Esimerkki hanketarkastuksen korjaavien toimenpiteiden näytöstä kun yleisjohtopäätös 1 tai 2
Esimerkki hanketarkastuksen korjaavien toimenpiteiden näytöstä kun yleisjohtopäätös 3 tai 4 Tukikelvottomuusluokitus: g. Kustannus ei liity hankkeseen Virhe yhteensä 256,95 Korjaustoimenpide Selite Euroa Lisäselvityksen jälkeen ei aihetta toimenpiteisiin Kehotus tuensaajalle virheellisen menettelyn korjaamisesta Tuen maksamisen keskeyttäminen Tuen maksamisen lopettaminen Tuen takaisinperintä Tuen palautusmääräys (valtiototeuttaja) Tehty takaisinperintäpäätös ja tiedot tallennettu Valtterijärjestelmään. 256,95 Tuen palauttaminen ilman takaisinperintäpäätöstä Peruuttaminen Muu, mikä