Kyh 22.11.2011 125 Kyh liite 2 PERUSTURVAKUNTAYHTYMÄ KARVIAI- SEN HANKINTAOHJE
SISÄLLYS I YLEISTÄ HANKINNOISTA 1. Hankintaohjeiden tarkoitus 3 2. Käsitteitä 3 II HANKINTAPROSESSI 3. Hankintaprosessi eli kilpailuttamisen keskeiset vaiheet 4 A. Hankintatarpeen tunnistaminen 5 B. Tarjouskilpailuun valmistautuminen 5 C. Tarjouskilpailu 5 D. Hankintapäätös 6 E. Hankintapäätöksen täytäntöönpano ja sopimuksen tekeminen 6 4. Käytettävissä olevat hankintamenetelmät 7 5. Tarjouspyyntö 8 6. Tarjouspyynnön julkaiseminen 9 7. Tarjousten vastaanotto ja avaaminen 9 8. Tarjousten hylkääminen 9 9. Tarjousten arviointi ja toimittajan valinta 10 10. Hankintapäätös ja sen pöytäkirjaus 10 11. Päätöksen täytäntöönpano 11 12. Jälki-ilmoituksen tekeminen 11 13. Muutoksenhaku hankintapäätöksestä 11 III HANKINTASOPIMUKSEN TEKEMINEN 12 IV LÄHTEET 12 V LIITTEET 12 Liite 1. Hankintaprosessi kaavio 13 Liite 2. Tarjouspyyntö malli 14 Liite 3. Hankintapäätös malli 20 2
Liite 4. Hankintasopimus malli 25 3
I YLEISTÄ HANKINNOISTA 1. HANKINTAOHJEIDEN TARKOITUS Julkisia hankintoja säätelee hankintalaki. Lain tarkoituksena on kilpailun aikaansaaminen, tarjoajien tasapuolinen ja syrjimätön kohtelu sekä avoimuus. Hankintalainsäädäntö perustuu hankintadirektiiveihin, jotka on saatettu voimaan kansallisella lainsäädännöllä. Karviaisen hankintaohjeisiin on koottu keskeisimmät julkisiin hankintoihin liittyvät ohjeet ja määräykset sekä kuvattu hankintaprosessi ja siinä huomioitavat seikat. Hankintaohjeiden on tarkoitus yhtenäistää eri yksiköiden hankintakäytäntöjä ja opastaa hankintoja tekeviä henkilöitä hankintaprosessin läpiviemisessä. Julkiset hankinnat jakautuvat kolmeen eri ryhmään niiden taloudellisen arvon perusteella: a) kansallisen kynnysarvon alittavat b) kansallisen kynnysarvon ylittävät c) EU-kynnysarvon ylittävät 2. KÄSITTEITÄ Hankinta on tavaroiden ja palvelujen ostamista sekä urakalla teettämistä taloudellista vastiketta vastaan. Hankinnan arvo on koko sopimuskauden hinta Hankintayksikkö on hankinnan suorittava organisaatio eli Ptky Karviainen. Julkisen hankintayksikön tulee noudattaa hankinnoissaan hankintalakia. Hankintayksikkö toimii hankinnassa sopimuksen tekijänä ja tilaajana. Kilpailuttaminen merkitsee markkinoiden mahdollisimman suurta hyödyntämistä. ns. hovihankkijoiden käyttö kielletty ns. kumppanuussopimuksetkin edellyttävät kilpailuttamista suora hankinta sallittu vain erityisistä syistä paikallisilla yrittäjillä ei erityisasemaa Tilaaja on hankintayksikkö, joka toimii hankintalain tarkoittamana hankinnan kilpailuttajana (vrt. hankintayksikkö). Tilaajaksi kutsutaan myös hankintasopimuksen toteuttamiseen liittyvän tavaran, palvelun tai rakennustyön tilaajaa samoin kuin suorassa hankinnassa toimivaa hankintayksikön edustajaa (vrt. ostaja). Ehdokas tavaran toimittaja tai palvelun tuottaja, joka on ilmoittanut halukkuutensa osallistua hankintakilpailuun tai jolta on pyydetty tarjous. Tarjoaja on tavaran toimittaja tai palvelun tuottaja, joka on jättänyt tarjouksen. Toimittaja tavaran toimittaja, palvelun tuottaja tai urakoitsija, joka tarjoaa markkinoilla tuotteitaan tai palveluitaan. Toimittajaksi kutsutaan myös hankintakilpailun voittanutta tilaajan sopijakumppania, joka vastaa hankintasopimuksesta. Tuottaja ks. toimittaja Ostaja on hankinnan tai ostotapahtuman käytännön toteuttaja hankintayksikön edustajana. Hankintasopimuksessa kuvataan hankinta ja sen ehdot ja se on sopimuksen molemmille osapuolille yhtäpitävä. Koskee tavaran toimittamista, palvelun tuottamista tai rakennustyön tekemistä. Hankintalaissa hankintasopimukseksi kutsutaan osapuolten välistä kirjallista sopimusta. Tavarahankintasopimus koskee irtaimen tavaran ostoa, vuokraamista tai leasingvuokraamista perinteisin sopimuksin tai puitesopimuksin, puitejärjestelyin tai osto-optioin. Tavarasopimus voi lisäksi koskea hankintaan liittyvää kokoamis- ja asennustyötä. Mikäli hankintaan liittyy rahoitus, on hankintahinta ja rahoituskustannus eriteltävä (selvitettävä edullisin rahoitusvaihtoehto). Palveluhankintasopimus koskee pääosin palvelun ostamista. Puitesopimus tehdään yhden tai useamman tavaran- tai palveluntoimittajan kanssa ja siinä sovitaan tietyn ajan kuluessa tehtäviin hankintoihin sovellettavista hinnoista, määristä ja muista ehdoista. Puitejärjestely on puitesopimuksiin kuuluva menettely silloin, kun hankinnan suuruus ylittää kynnysarvot. Hankintamenettelyt ovat hankintalaissa mainitut erilaiset tavat toteuttaa hankintakilpailu. Avoin menettely Rajoitettu menettely Neuvottelumenettely
Suorahankinnassa hankinta tehdään ilman tarjouskilpailua yhdeltä tai useammalta toimittajalta. Tarjouskilpailu on hankintaprosessin vaihe, jolla hankintayksikkö pyrkii tarjouspyynnöllä löytämään edullisimman toimittajan. Kynnysarvo on hankintalaissa kerrottu euromääräinen arvonlisäveroton vähimmäisarvo. Kansallinen kynnysarvo: hankinta tulee kilpailuttaa Suomessa toimivien toimittajien kesken EU-kynnysarvo: hankinta tulee kilpailuttaa EU-maissa toimivien toimittajien kesken Hilma-kanava: www.hankintailmoitukset.fi. Sivusto jossa on ilmoitettava kaikki kynnysarvot ylittävät hankinnat. Ennakkoilmoitus kertoo tulevan vuoden aikana suunnitelluista, EU-kynnysarvon ylittävistä hankinnoista. Hankintailmoituksella annetaan mahdollisuus osallistua tarjouskilpailuun tai tehdä osallistumishakemus. Jälki-ilmoitus on hankintailmoituksen jälkeinen ilmoitus voittaneesta tarjouksesta EU-kynnysarvot ylittävissä hankinnoissa. Osallistumishakemus on hakemus, jolla ehdokas pyytää saada osallistua tarjouskilpailuun. Tuoteryhmä on Euroopan yhteisöjen tilastollisen tuotenimikkeistön (CPV) mukainen tavaran tai palvelun tekninen ryhmittely viitenimikkeistöin ja numeroin. JYSE = julkisten hankintojen yleiset sopimusehdot; ks. internet. II HANKINTAPROSESSI 3. HANKINTAPROSESSI ELI KILPAILUTTAMISEN KESKEISET VAIHEET Kaaviona liitteessä 1. A. Hankintatarpeen tunnistaminen B. Tarjouskilpailuun valmistautuminen = kilpailun edellytysten luominen C. Tarjouskilpailu D. Hankintapäätös E. Hankintapäätöksen täytäntöönpano ja sopimuksen tekeminen A. Hankintatarpeen tunnistaminen Ennen uuden tuotteen ostamista tulee aina selvittää, onko jossain toisessa Karviaisen yksikössä vastaava tuote, jota voidaan käyttää. Tulee myös selvittää, kannattaako tuote ostaa vai vuokrata. Kun on päädytty ostamiseen, tulee arvioida hankinnan euromääräinen suuruus. Tämä määrää sen, tarvitaanko virallista kilpailutusta ja jos tarvitaan, onko se Suomen vain EU:n laajuinen kilpailutus. Hankinnan arvo alle 5 000 euroa Ei sovelleta hankintalakia eli hankintayksikkö voi itse valita hankintamenettelyn. Kustannustietoisuus tulee muistaa myös pienhankinnoissa. Hankinnasta päättää keskuspäällikkö. Hankinnan arvo 5 000 30 000 euroa Ei sovelleta hankintalakia eli hankintayksikkö voi itse valita hankintamenettelyn. Markkinat pitää hyödyntää mahdollisimman edullisen hankinnan aikaan saamiseksi. Olennaista on riittävän, tasapuolisen ja syrjimättömän kilpailun aikaan saaminen. Sovelletaan vastaavanlaista hankintamenettelyä kuin suuremmissa hankinnoissa. Menettelytavan valinnan ja hankintapäätöksen ei tarvitse kuitenkaan olla samalla tavalla perusteltu kuin hankintalakia sovellettaessa. Kilpailutus voidaan suorittaa esim. lähettämällä tarjouspyyntö useammalle tiedossa olevalle toimittajalle. Hankinnasta päättää linjajohtaja. Tavarahankinnan arvo yli 30 000 euroa, mutta alle 193 000 euroa Terveys- tai sosiaalipalveluhankinnan arvo yli 100 000 euroa, mutta alle 193 000 euroa Ylittävät kansallisen kynnysarvon. Sovelletaan hankintalakia eli hankinta on pakko kilpailuttaa kansallisesti. Alle 150 000 euron hankinnasta päättää linjajohtaja tai hallinto- ja talouspäällikkö ja 150 000 193 000 euron hankinnasta kuntayhtymän johtaja. Hankinnan arvo yli 193 000 euroa 5
Ylittää EU-kynnysarvon. Sovelletaan hankintalakia eli hankinta on pakko kilpailuttaa EU:n alueella. Alle 350 000 euron hankinnasta päättää kuntayhtymän johtaja ja sitä suuremmista hankinnoista kuntayhtymän hallitus. B. Tarjouskilpailuun valmistautuminen määritellään tavaralle tai palvelulle asetettavat vaatimukset tehtävän määrittely ei saa suosia ketään yrittäjää tai mitään tuotetta tai palvelua hankintalaki velvoittaa ilmoittamaan kynnysarvot ylittävät hankinnat Hilmassa valitaan käytettävä hankintamenettely (ks. kohta "Käsitteet") C. Tarjouskilpailu Voidaan käynnistää vasta, kun B-kohdassa mainitut tarjouskilpailun edellytykset on varmistettu. Tarjouspyyntö on kilpailuttamisen keskeisin asiakirja (ks. kohta 4.) lähetettävä samanaikaisesti tarjouksentekijöille täydentäminen ennen laskenta-ajan päättymistä vielä mahdollista. Asiakirjat tulisi kuitenkin laatia niin, ettei täydentämisiin olisi tarvetta viedään Dynasty -asianhallintajäjestelmään julkaistaan HILMA -kanavalla sekä Karviaisen www-sivuilla Tarjousten avaamistilaisuus ei ole julkinen toimitus (ks. kohta 6) tarjoukset avataan yleensä "viranhaltijatiimissä" avaamisesta tehdään avauspöytäkirja avaamisesta huolehtii hallinnon toimistosihteeri 6
Hylättävät tarjoukset myöhästyneet tarjoukset on hylättävä tarjouspyynnön vastaiset tarjoukset on hylättävä erityistä huomiota on kiinnitettävä tarjoajien kelpoisuuteen, jonka varmistamiseksi tarjoajia pyydetään toimittamaan tarjouksen liitteenä kaupparekisteriote ennakkoperintärekisteriote todistus maksetuista sosiaaliturva- ja työeläkemaksuista selvitys käytettävistä alihankkijoista Tarjousten vertailu on suoritettava etukäteen ilmoitetun valintaperusteen mukaisesti asetettuja arviointi- eli vertailukriteereitä on sovellettava objektiivisesti laadun vertailu juridisesti pitävästi on hankalaa. Mitä tarkemmat ehdottomat vaatimukset hankittavalle tuotteelle/palvelulle asetetaan, sitä enemmän voidaan käyttää valintakriteerinä hintaa eikä laadullista vertailua tarvitse tehdä vertailu- ja päätösvaiheessa ei saa ottaa käyttöön uusia vertailukriteereitä saaduista tarjouksista tehtävä yleensä vertailutaulukko Ns. tinkimiskierrokset ovat kiellettyjä hankkeen perusteltu supistaminen/laajentaminen on poikkeuksellisesti sallittu tarkastuskierroksen käynnistämiselle tulee olla hyväksyttävä perusteltu syy tilanteen aito muutos/muuttuneet suunnitelmat yms. tarjoukset ylittävät budjetoidut määrärahat tarkistettujen tarjousten korreloiduttava suunnitelmamuutoksiin pelkästään uusi hintakilpailu ei ole sallittu = tinkimistä Oman kunnan yrittäjän suosiminen on kielletty. D. Hankintapäätös Hallinnollinen päätös, jossa todetaan kilpailun tulos. Tehdään Dynasty asianhallintajärjestelmässä. Valittava edullisin tarjous (ks.kohta 8) tarjouspyynnön mukaisin perustein joko kokonaistaloudellisesti edullisin (voidaan huomioida myös laatuseikkoja) hinnaltaan halvin Perusteltava pohjana viranhaltijan valmistelu/esittely vertailulaskelmin keskeistä tasapuolisuuden ja syrjimättömyyden toteutuminen on ilmettävä, miten asetettuja vertailukriteerejä on sovellettu asetettuja vertailukriteereitä on sovellettava objektiivisesti vertailu- ja päätösvaiheessa ei saa ottaa käyttöön uusia vertailukriteereitä Annettava tiedoksi muutoksenhakuosoituksin a) erillistiedoksianto tarjouksen tekijöille (tavallinen kirje riittää; hallinnon toimistosihteeri lähettää) b) yleisesti nähtäväksi asettaminen kunnallishallinnon yleisten periaatteiden mukaisesti Muutoksenhakumahdollisuus hankintapäätökseen a) hankintaoikaisu hankintayksikölle b) valitus markkinaoikeuteen E.Hankintapäätöksen täytäntöönpano ja sopimuksen tekeminen Päätöksen täytäntöönpano sopimuksen tekeminen on päätöksen konkreettinen täytäntöönpanotoimi sopimuksen tekemistä on yleensä odotettava, koska muutoksenhakumahdollisuus Sopimuksen syntyminen voi syntyä ilman kirjallista sopimusta valintapäätöksen ilmoittamisella hankintalaki edellyttää kirjallista sopimusta, vaikka sopimus voi syntyä ennen sen allekirjoittamista kirjallista sopimusta ei saa EU-kynnysarvot ylittävissä hankinnoissa laatia ennen kuin on kulunut 7 pv muutoksenhakuajan päättymisestä = päätös + 7 pv tiedoksianto + 14 pv muutoksenhakuaika + 7 pv karenssiaika tarjouspyyntöön tai päätökseen voidaan lisätä lause "Hankintasopimus syntyy sopimuksen allekirjoittamisella." 7
sopimusneuvotteluissa käydään solmittava sopimus tarkasti läpi yhdessä toimittajan kanssa ja sovitaan toimituksen yksityiskohdista Sopimuksen oikeudellinen rakenne yleensä normaali yksityisoikeudellinen sopimus sopimusehtoina alan yleiset sopimusehdot; sosiaali- ja terveysalalla JYSE 2009/TAVARAT tai JYSE 2009/PALVELUT, joka on ilmoitettava tarjouspyyntöasiakirjoissa Hankintapäätös ja sen perustelut ovat julkisia asiakirjoja tarjoushinnat ja tarjousten vertailuun vaikuttaneet hintaerittelyt ovat julkisia poikkeuksena liikesalaisuudet (ei yleensä esiinny hankinta-asiakirjoissa) 4. KÄYTETTÄVISSÄ OLEVAT HANKINTAMENETTELYT Avoin menettely hankinnasta ilmoitetaan julkisesti = tehdään hankintailmoitus Hilmaan kaikilla halukkailla toimijoilla on mahdollisuus pyytää tarjousasiakirjat ja tehdä tarjous käytännössä tarjouspyyntö laitetaan Karviaisen internet-sivuille, jossa se on kaikkien saatavilla käytetään erityisesti kun hankitaan selkeästi määriteltäviä tuotteita tai palveluita kun kysymyksessä on hankinta, joka voidaan ratkaista vain hinnan perusteella hankintapäätös tehdään saatujen hyväksyttävien tarjousten perusteella tarjouksia voi tulla paljonkin, jolloin tarjousten vertailusta muodostuu työläs prosessi Rajoitettu menettely tarjouksia pyydetään määrätyltä joukolta toimittajia, jotka arvioidaan luotettaviksi ja toimituskykyisiksi suorittaman aiottu hankinta Hilmaan tehdään hankintailmoitus, jossa kerrotaan, miten kilpailuun voi ilmoittautua hankinnasta kiinnostuneiden yritysten tulee ilmoittautua eli jättää osallistumishakemuksensa hankintayksikölle määräaikaan mennessä tarjouskilpailuun hyväksyttävät toimittajat on valittava niiden osallistumishakemuksen lähettäneiden ehdokkaiden joukosta, jotka täyttävät hankintalain edellyttävät ja hankintayksikön asettavat ominaisuudet ja muut vaatimukset hankintayksikkö voi ennalta rajata niiden ehdokkaiden lukumäärän, joille tarjouspyyntö lähetetään lukumäärä tai vaihteluväli on ilmoitettava hankintailmoituksessa tarjoajia on kutsuttava hankinnan kokoon ja laatuun nähden riittävä määrä (min 5 kpl) todellisen kilpailun varmistamiseksi tarjousasiakirjat lähetetään vain hankintayksikön valitsemille ehdokkaille samanaikaisesti käytetään erityisesti kun huomiota on kiinnitettävä ehdokkaiden soveltuvuuteen kun toimittajan valinta suoritetaan tarjousten kokonaistaloudellisuuden perusteella hankintapäätös tehdään saatujen hyväksyttävien tarjousten perusteella Neuvottelut avoimessa ja rajoitetussa menettelyssä: Erityisin perustein tarjoajien kanssa voidaan käydä hankintaneuvotteluja, joiden tarkoituksena on selventää tai täsmentää tarjouksen sisältöä taikka tilaajan vaatimuksia. Tarjoajien tasapuolinen kohtelu ei kuitenkaan saa vaarantua. Neuvottelun tulee käydä kaikkien tarjousten tekijöiden kanssa. Neuvottelut yksinomaan tarjoushinnan tarkistamiseksi eli ns. tinkikierrokset ovat kiellettyjä. Neuvottelumenettely voi tapahtua usealta eri toimittajalta saadun tarjouksen perusteella tai neuvotellen heidän kanssaan ilman tarjousmenettelyä neuvottelumenettely ilman kilpailua on sallittua jos hankittavan palvelun luonne tai asiaan liittyvät riskit eivät poikkeuksellisesti salli etukäteistä kokonaishinnoittelua jos hankittava palvelu on luonteeltaan henkinen palvelu (osaamispalvelu) taikka vakuutus-, pankki- ja sijoituspalvelujen osalta, kun sopimuserittelyä ei voida laatia niin tarkasti, että paras tarjous voitaisiin valita avointa tai rajoitettua menettelyä noudattaen ei ehdottomasti edellytetä yksityiskohtaista tarjouspyyntöä tai tarjousta. Hankittavan tuotteen, palvelun tai urakan sisältö ja sopimuksen reunaehdot tarkentuvat neuvottelujen yhteydessä. ilman erityisiä perusteluita voidaan käyttää kansallisen kynnysarvon alittavissa hankinnoissa Suora hankinta hankinta ilman kilpailuttamista 8
tilaus tehdään joko suoraan ilman tarjouspyyntöä tai yhdeltä tai usealta toimittajalta pyydetyn tarjouksen perusteella ilman tarjouskilpailua sallittu vain erityisin perustein, joita on tulkittava suppeasti EU-kynnysarvon alittavissa yksittäisissä sosiaali-, terveys- ja koulutuspalvelujen hankinnoissa, jos perinteinen kilpailuttaminen tai toimittajan vaihtaminen olisi ilmeisen kohtuutonta tai erityisen epätarkoituksenmukaista asiakkaan kannalta merkittävän hoito- tai asiakassuhteen turvaamiseksi kansallisen kynnysarvon alittavissa hankinnoissa avoimessa tai rajoitetussa menettelyssä ei ole saatu lainkaan ehdokkuushakemuksia tai tarjouksia edellyttäen, että alkuperäisiä sopimusehtoja ei olennaisesti muuteta teknisistä tai taiteellisista taikka yksinoikeuden suojaamiseen liittyvistä syistä ainoastaan tietty toimittaja voi valmistaa tai toimittaa hankittavan tavaran tai palvelun hankintayksiköstä riippumattoman, ennalta arvaamattoman kiireen vuoksi (hankala näyttää kiire toteen, jos päätöksestä valitetaan markkinaoikeuteen) jos tavaran valmistus tai työn tekeminen tapahtuu tutkimusta, kokeilua, tuotekehitystä tai tieteellistä tutkimusta varten hankinta voidaan tehdä poikkeuksellisen edullisesti (esim. toimittajan liiketoiminnan lopettamisen vuoksi) kysymyksessä on tavarahankinnan lisätilaus tai palveluhankinnan lisäpalvelu, jos toimittajan vaihtaminen aiheuttaisi suhteettoman suuria teknisiä vaikeuksia, lisäkustannuksia tms. (esim. käytössä olevien atk-ohjelmien lisäosat) sopimus saa kestää max 3 v. sopimuksen kokonaisarvo saa olla enintään 50 % alkuperäisen hankinnan arvosta päätös suoran hankinnan käyttämisestä on perusteltava, koska tällöin poiketaan hankintalain edellyttämästä kilpailuttamisvelvollisuudesta 5. TARJOUSPYYNTÖ Tarjouspyyntö on hankinnan tärkein asiakirja ja se tulee laatia huolellisesti. Tarjouspyynnössä määritellään hankittava tuote tai palvelu; tarjouspyynnössä kerrotaan, mitä ollaan ostamassa. Tarjouspyynnössä määritellään ne ehdottomat edellytykset, jotka kaikkien tarjousten on täytettävä. Kun määrittely tehdään selkeästi, tarjouksen tekijä voi tehdä yksiselitteisen tarjouksen, joka on vertailukelpoinen muiden kanssa. Tarjouspyynnössä on hankinnan luonteesta, laadusta ja arvosta riippuen ilmoitettava esimerkiksi: 1) tiedot hankintayksiköstä 2) hankinnan sisältö eli hankittavien tavaroiden ja palvelujen määrä ja erityisominaisuudet myös toimitukselta edellytettävät laatuvaatimukset 3) sovellettava hankintamenettely 4) ilmoitus toimittajien kelpoisuusvaatimuksista ja sen osoittamiseksi vaadittavista asiakirjoista 5) tarjouksen valintaperusteet (kokonaistaloudellisesti edullisin/halvin tarjous) ja yksityiskohtaiset valintakriteerit laatukriteerien kanssa oltava varovainen päätöksessä on pystyttävä osoittamaan, miksi voittanut tuote on laadultaan parempi kuin hävinnyt tuote vaadittavat ominaisuudet turvallisempi vaihtoehto (esim. autossa päästörajat) 6) voidaanko kokonaistarjouksen lisäksi tehdä osatarjouksia tai vaihtoehtoisia tarjouksia yleensä vaihtoehtoisia tarjouksia ei hyväksytä, koska niiden vertailu on vaikeaa 7) vaatimus huolto- ja käyttöohjeista sekä koulutuksesta, joiden tulee sisältyä tarjoukseen 8) mahdollisten varaosien saantimahdollisuudet, tuotteen huolto- ja korjausmahdollisuudet ym. 9) hankittavan tavaran toimitusaika ja paikka (paikat) 10) määräaika tarjousten jättämiselle sekä osoite, johon tarjous on toimitettava samoin kuin tarjoukseen merkittävä tunnus 11) kuinka pitkään tarjouksen pitää olla voimassa 12) maksuehdot ja mahdolliset vakuudet 13) edellytetäänkö tarjoukselta kiinteää hintaa vai hyväksytäänkö myös hinnanmuutosperusteeseen sidottu hinta, jolloin sidonnaisuus ilmoitetaan tarjouspyynnössä esim. "Optiovuonna hintaa voidaan tarkistaa siltä osin kuin tuotteen hankintavaluutassa tapahtuu yli 20 %:n muutos verrattuna Euroopan Keskuspankin keskikurssiin tarjouksen jättöpäivästä tai mikäli viranomaisten määräämissä maksuissa tai toimittajahinnoissa tapahtuu muutoksia. Hinnanmuutos edellyttää kirjallisen ilmoituksen neljä (4) kuukautta ennen sopimuskauden päättymistä. " 14) vakuuttamisvelvollisuus 15) asiakirjoista mahdollisesti perittävä maksu tarjouspyynnön toimittamisesta ei yleensä pyydetä maksua 16) tarjousten laatimiskieli tai kielet, jota sopimusta sovellettaessa käytetään 17) sovellettavat toimialakohtaiset yleiset sopimusehdot JYSE 2009 /TAVARAT, JYSE 2009/PALVELUT 9
18) sopimukseen sovellettava laki (noudatetaan Suomen lakia) 19) erimielisyyksien käsittelypaikka "Mikäli erimielisyyksistä ei neuvotteluteitse päästä sovintoon, ratkaisee riitaisuudet ensimmäisenä oikeusasteena Lohjan käräjäoikeus Suomessa." 20) EU-kynnysarvon ylittävissä hankinnoissa viittaus mahdollisesti julkaistuun ennakko- ja hankintailmoitukseen Liitteessä 2 on esimerkki tarjouspyynnöstä. Kursivoidulla tekstillä ne asiat, jotka muuttuvat hankinnan kohteen mukaan. Tavallisella tekstillä suositustekstit. Tarjouspyyntö tallennetaan Dynasty asianhallintajärjestelmään. 6. HANKINTAILMOITUS JA TARJOUSPYYNNÖN JULKAISEMINEN Hankintailmoitus Hankintayksikön, joka aikoo hankkia tavaraa tai palveluja on julkaistava hankintailmoitus, jossa hanke on yleisellä tasolla yksilöity. Ilmoitus tulee tehdä Kansallisen tai EU-kynnysarvon ylittävästä hankinnasta HIL- MA kanavalle. Hankintailmoituksella käynnistetään varsinainen tarjouskilpailu avoimessa menettelyssä ja osallistumishakemusten jättäminen rajoitetussa mennettelyssä. Hankintaa koskevat yksityiskohdat ilmenevät tarjouspyyntöasiakirjoissa. Hankintailmoituksen tekemisestä on hankintalaissa ja -asetuksessa samoin kuin sähköistä ilmoituskanavaa koskevassa HILMA kanavan käyttöä koskevissa ohjeissa yksityiskohtaiset menettelytapaohjeet (www.hankintailmoitukset.fi). Tarjouspyyntö tulee sivustolle jättämistä seuraavana päivänä, mikäli ilmoitus on jätetty ennen klo 14. Vasta HILMA:ssa julkaisun jälkeen tarjouspyyntö voidaan julkaista muualla. Karviaisen hankintailmoitukset julkaistaan Karviaisen internet -sivuilla kohdassa "Hankinnat". Tarjouksesta kiinnostuneet saavat tarjouspyynnön ja sen liitteet avaamalla hyperlinkin. Näin toimien säästytään tarjouspyyntöjen postittamiselta. Esimerkki: Perusturvakuntayhtymä Karviainen kilpailuttaa 2-4 hammashoitokoneyksikön toimittajan. Tarjoukset tulee jättää 6.8.2010 klo 15.00 mennessä osoitteeseen: Perusturvakuntayhtymä Karviainen PL 114 (käyntiosoite Asemantie 30) 03101 Nummela Kuoreen merkintä "Hammashoitoyksikkö" Tarjouspyyntö (pdf) Liite 1, tarjouslomake hammashoitokoneyksikkö (xls) Vanhoille toimittajille on luvallista ilmoittaa kilpailutuksen alkamisesta esim. sähköpostilla, jossa kerrotaan, mistä kilpailutusasiakirjat löytyvät. 7. TARJOUSTEN VASTAANOTTO JA AVAAMINEN Saapuneet tarjoukset kirjataan ja niiden päällykseen merkitään tarjouksen saapumisaika ja vastaanottajan nimi. Tarjoukset säilytetään avaamattomina niiden avaamistilaisuuteen sakka. Tämän tekee Karviaisen postin vastaanottava toimistosihteeri. Hallinnon toimistosihteerit avaavat tarjoukset ilman julkisuutta. Avaamistilaisuudesta laaditaan avaamispöytäkirja, joka tallennetaan Dynasty -ohjelmaan. Tarjousten tietoja ei saa julkistaa ennen lopullisen hankintapäätöksen tekemistä. 8. TARJOUSTEN HYLKÄÄMINEN Tarjous on hylättävä: a) jos se on tarjouspyynnön vastainen 10
b) jos tarjoushintaa ei ole annettu yksiselitteisesti tai tarjouksessa ei ole esitetty vaadittuja hintaerittelyjä (yksikköhinnat) c) jos tarjouksentekijä on tarjousmenettelyssä toiminut vilpillisesti taikka muuten lain tai hyvän kauppatavan vastaisesti d) jos tarjous saapunut määräajan päättymisen jälkeen. Myöhästynyt, mutta ennen avaustilaisuutta saapunut tarjous voidaan kuitenkin ottaa huomioon kansallisen kynnysarvon alittavissa hankinnoissa. Lisäksi tarjouksen voi hylätä: a) jos kaikki tarjoukset ylittävät olennaisesti tarkoitukseen varatut määrärahat tai hankinta osoittautuu tarpeettomaksi b) jos tarjoushinta on niin alhainen, että on ilmeistä, ettei hankintaa myyjän taloudelliset edellytykset huomion ottaen voida tarjouksen mukaisesti täyttää. Pidettävä mielessä erityisesti palvelujen hankinnassa. Hylätyt tarjoukset ilmoitetaan hankintapäätöksessä. 9. TARJOUSTEN ARVIOINTI JA TOIMITTAJAN VALINTA Hyväksytyt tarjoukset on vertailtava tarjouspyyntöön sisältyvien kaikkien ehtojen mukaisesti. Mukaan ei saa ottaa uusia vertailuperusteita. Vertailun suorittaa hankkivan keskuksen päällikkö käyttäen apunaan työntekijöiden asiantuntemusta. Tarjouksia vertailtaessa tehdään vertailutaulukko, jotta eri arviointiperusteiden pisteytys muistetaan tehdä jokaisen tarjoajan kohdalla kaikkien vertailukriteerien osalta. Tarjouksista on hyväksyttävä joko se, joka on asianomaista hankintaa koskevan valintaperusteen mukaan kokonaistaloudellisesti edullisin (mukana laatu) tai joka on hinnaltaan edullisin. 10. HANKINTAPÄÄTÖS JA SEN PÖYTÄKIRJAUS Hankinnan suuruus Hankintapäätöksen tekijä enintään 15 000 keskuspäällikkö 15 000 150 000 palvelulinjajohtaja tai hallinto- ja talouspäällikkö 150 000 350 000 kuntayhtymän johtaja yli 350 000 kuntayhtymän hallitus Viranhaltija laatii hankintapäätöksen. Hallituksen päätös käy ilmi hallituksen kokouspöytäkirjasta. Hankinta-asioissa päätös on laadittava siten, että siitä ilmenee hankintatapahtuman keskeiset vaiheet. Keskeistä on hankintapäätös perusteluineen. Päätökseen tulee sisällyttää yleiskuvaus hankintatapahtumas- 11
ta. Hankinnan luonteesta ja laajuudesta riippuen siitä tulisi ilmetä mm. seuraavat asiat tarvittavin perusteluin: a) hankinnan yleiskuvaus b) hankittava tavara tai palvelu c) käytetty hankintamenettely d) miltä yrityksiltä tarjouksia on pyydetty e) ketkä ovat antaneet tarjouksen f) tarjouksen avaustilaisuuden luonne g) tarjoajien kelpoisuus h) yritysten mahdollinen sulkeminen kilpailusta i) tarjousten tarjouspyynnönmukaisuus/mahdollinen hylkääminen j) tarjouksia koskevat tarkistusneuvottelut, jos sellaisia on pidetty k) tarjousten vertailu vertailutaulukkoineen l) voittaneen tarjouksen valinta perusteluineen tarjouspyynnössä esitetyin valinta- ja arviointiperustein m) mahdolliset muut perustelut n) maininta sopimuksen syntymisajankohdasta o) muutoksenhakuohjeet Liitteessä 3. on esimerkki hankintapäätöksestä. Hankintapäätös tallennetaan Dynasty ohjelmaan ja lähetetään kaikille tarjouksen jättäneille (myös hylätyn tarjouksen jättäneille). 11. PÄÄTÖKSEN TÄYTÄNTÖÖNPANO 12. JÄLKI-ILMOITUKSEN TEKEMINEN Hankintayksikön on lähetettävä EU-kynnysarvot ylittävissä hankinnoissa voittaneesta tarjouksesta jälki-ilmoitus HILMA:an lain edellyttämässä määräajassa. Jälki-ilmoituksen kautta EU:n kilpailuviranomaisten on mahdollisuus seurata sisämarkkinoiden toimivuutta. Jälki-ilmoitus ei saa sisältää tietoja, joiden julkaiseminen olisi yleisen edun vastaista tai saattaisi vaarantaa liiketietojen säilymistä luottamuksellisina. 13. MUUTOKSENHAKU HANKINTAPÄÄTÖKSESTÄ Valitus markkinaoikeuteen Julkista hankintaa koskevaan päätökseen voi hakea muutosta valittamalla markkinaoikeuteen. Valittaminen on mahdollista, mikäli hankinnan arvo ylittää vähintään kansallisen kynnysarvon. Valituksen voi tehdä tarjoaja, osallistumishakemuksen tehnyt ehdokas tai muu taho, jota asia koskee. Valitus on tehtävä pääsääntöisesti 14 päivän kuluessa siitä, kun asianosainen on saanut tiedon hankintaa koskevasta päätöksestä. 12
EU-kynnysarvot ylittävissä hankinnoissa hankintayksikkö ei saa tehdä hankintasopimusta, jos asiasta on valitettu markkinaoikeuteen. Hankinnan voi väliaikaisesti järjestää tilaamalla sen hankintamenettelyyn osallistuneelta tai aiemmalta toimittajalta, jollei hankintaa voida sen luonteen vuoksi lykätä markkinaoikeuden käsittelyn ajaksi. Hankintaoikaisu Hankintayksikkö voi ottaa hankintaoikaisun käsiteltäväkseen omasta aloitteestaan tai asianomaisen kirjallisesta vaatimuksesta. Oikaisun vireille tulosta on ilmoitettava välittömästi niille, joita asia koskee. Hankintaoikaisu on tehtävä 14 päivän kuluessa siitä, kun asianosainen on saanut tiedon hankintaa koskevasta päätöksestä. Hankintayksikkö voi itse ottaa hankintapäätöksen korjattavakseen 60 päivän kuluessa siitä, kun päätös on tehty. Oikaisu on kuitenkin tehtävä ennen hankintasopimuksen tekemistä. Hankintaoikaisun voi tehdä myös ns. pienhankinnoissa, jotka eivät muutoin kuulu hankintalain soveltamisalaan. Tekemällä hankintaoikaisun hankintayksikkö voi itse poistaa virheellisen päätöksensä tai peruuttaa muun hankintamenettelyssä tehdyn ratkaisun ja ratkaista asian uudelleen. Edellytyksenä oikaisun käytölle on se, että hankintayksikön päätös perustuu lain soveltamisessa tapahtuneeseen virheeseen, pisteytysvirheeseen tai vertailuperusteita on muutoin sovellettu virheellisesti. Oikaisun lopputuloksena voi olla uuden hankintapäätöksen sijasta myös hankintamenettelyn keskeyttämispäätös. Hankintaoikaisu ei edellytä sen osapuolen tai niiden osapuolten suostumusta, joiden asemaan päätöksen korjaaminen vaikuttaa epäedullisesti. Muutoksenhaku markkinaoikeuteen ei estä hankintaoikaisun tekemistä tai hankintaoikaisun käsittelyä. Hankintaoikaisu voi koskea myös lainvoimaiseksi tullutta hankintapäätöstä, jos asiaa ei ole saatettu markkinaoikeuden käsiteltäväksi. Mikäli asiassa on tehty myös valitus markkinaoikeuteen, hankintayksikön on ilmoitettava oikaisun vireille tulosta markkinaoikeudelle ja toimitettava sille oikaisun johdosta tehty päätös. Asianomaisen tekemän hankintaoikaisuvaatimuksen käsittelee kuntayhtymän hallitus. III HANKINTASOPIMUKSEN TEKEMINEN Hankintalaki edellyttää, että hankintapäätöksen tekemisen jälkeen laaditaan kirjallinen sopimus. EU-kynnysarvon ylittävissä hankinnoissa kirjallisen sopimuksen tekoon ei saa ryhtyä ennen kuin on kulunut 7 päivää muutoksenhakuajan päättymisestä markkinaoikeudessa. Sopimusten laatimisen helpottamiseksi niiden yhteydessä voidaan käyttää alan yleisiä sopimusehtoja, kuten julkisten hankintojen yleisiä sopimusehtoja JYSE 2009/TAVARAT tai JYSE 2009/PALVELUT Sen jälkeen, kun sopimus on tehty, hankintayksiköt tai niihin kuuluvat muut tilaajayksiköt hyödyntävät tehtyä sopimusta tekemällä kilpailun voittaneelle yritykselle tavara- tai palvelutilauksia. Nämä toimenpiteet eivät ole hankintasopimuksia, vaan ne ovat aiemmin tehdyn kilpailutetun sopimuksen täytäntöönpanoa. Yksittäisen tavaran hankinnassa ei erillistä hankintasopimusta tarvitse tehdä, vaan sopimus syntyy tilaajan ja tarjouksen tekijän välille välittömästi sen jälkeen, kun tarjouksen tekijä on saanut todisteellisesti tiedon tehdystä päätöksestä ja ottanut siitä selon. Käytännössä tämä tapahtuu 7 vrk päätöksen postituksesta. Erillinen hankintasopimus tehdään, mikäli kyseessä on ns. puitesopimus. Myös palvelujen hankkimisesta tehdään hankintasopimus. Hankintasopimus tallennetaan Dynasty ohjelmaan. IV LÄHTEET Laki julkisista hankinnoista 30.3.2007/348 Oksanen, A (2009): Kuntien yleiset hankintaohjeet. Suomen Kuntaliitto. www.hankinnat.fi (Kuntaliiton ja TEMin Julkisten hankintojen neuvontayksikön ylläpitämä sivusto) V LIITTEET Liite 1. Hankintaprosessi kaavio Liite 2. Tarjouspyyntö malli Liite 3. Hankintapäätös malli Liite 4. Hankintasopimus malli 13
Liite 1. HANKINTAPROSESSI sopimusaika hankinnan oikaisuvaatimusaika toteuttaminen vertailuaika hankintapäätös kilpailuaika tarjousten jättö tarjouspyynnön laadinta-aika ennakkosuunnitteluai- hankintatarve tarjouspyynnön lähettäminen Aika-vaiheet Hankintaprosessin tapahtumavaiheet Hankintatarve on syntynyt Huomioitavaa / kriittistä Selvitä hankinta käsitteenä Tarjouskilpailuun valmistautuminen Tarjouspyynnön laadinta Tutustu olemassa olevaan tarjotaan Tee tarvittaessa markkinatutkimus Tarkista hankintaprosessin eri vaiheet Valitse hankintamenettely Tarjouspyynnön laadinta huolellisesti Mitä ei ole tarjouspyynnössä kohden siihen ei voi vedota myöhem min Tarjouspyynnön lähettäminen Älä kilpailuta vertailun takia Määritä kilpailukohde selvästi Uhraa aikaa tähän vaiheeseen Kynnysarvot - Hilma Kynnysarvo lasketaan koko sopimuskautta Kilpailuaika Ei tarjousten antajien kanssa muuta yhteistyötä kuin tarvittavat lisätiedot pyydettäessä (tasapäisyys) Tarjouspyyntö on julkinen Kun kilpailuaika alkaa hankinnan keskeytys vain, jos tilanne on todella muuttunut Tarjousten jättö Merkitään asiakirjahallintaan saapumiset Vertailuaika Tarjousten saapuminen Avauspöytäkirjan laatimien Tarjousten vertailu Tee vertailut vain hyväksytyistä tarjouksista Hankintapäätös Mahdolliset hylkäämiset / pois sulkemiset ennen vertailua Tarjousten avaaminen ei julkinen tilaisuus Salainen vaihe Tarjouksen voittaa halvin tarjous, ellei toisin ole tarjouksessa esitetty tai maininta puuttuu kokonaan Hankintapäätös on pakollinen Oikaisuvaatimus-aika Odota oikaisuvaatimusaika Tarkista markkinaoikeudelta lainvoimaisuus Hankintasopimus Lainvoimainen päätöksestä 7 vrk + 21 vrk markkinaoikeuteen valitus 14 vrk Aina tehtävä valitun toimittajan kanssa Tilaus tehtävä erikseen 14
Sopimusaika Valvo sopimuksen laatua ja toteutumista Liite 2. Tarjouspyyntö -malli TARJOUSPYYNTÖ: HANKITTAVA TAVARA/PALVELU 1. Yleistä Perusturvakuntayhtymä Karviainen on Karkkilan, Nummi-Pusulan ja Vihdin perustama perusterveydenhuollon ja sosiaalitoimen kuntayhtymä Länsi-Uudellamaalla. Kuntayhtymä aloitti toimintansa 1.1.2009. Kuntayhtymän väestöpohja on n. 43.000 asukasta. 2. Tarjouspyynnön kohde Mitä ollaan hankkimassa ja kuinka paljon 3. Hankintamenettely ja hankinnasta ilmoittaminen Hankintamuotona käytetään avointa/rajoitettua menettelyä. Hankinta on kansallisen/eu-kynnysarvon ylittävä hankinta. Hankinnasta on julkaistu hankintailmoitus julkisten hankintojen sähköisellä kanavalla www.hankintailmoitukset.fi (HILMA) ja Perusturvakuntayhtymä Karviaisen internet sivuilla www.karviainen.fi/hankinnat..201_ 4. Tarjottavalle tuotteelle/palvelulle asetettavat ehdottomat vaatimukset Esim. tavarahankinnassa: Tarjottavien tuotteiden on oltava terveydenhuoltoon soveltuvia ja niiden tulee täyttää terveydenhuollon laitteista ja tarvikkeista annetun lain (1505/94) ja asetuksen (1506/94) vaatimukset. Kaikilla tarjoajan tarjoamilla tuotteilla tulee olla suomenkieliset käyttöohjeet. Tarjoajan on tarjouksessaan osoitettava, että tarjotut tuotteet täyttävät edellä mainitut määritykset. Tarjottavan hankittava tavara tulee sisältää seuraavat osat / ominaisuudet: 1) 2) 3) jne. 5. Tarjouksen sisältö Tarjous on laadittava suomen kielellä. Tarjouksen tulee olla tarjouspyynnön mukainen koskien niin ehtojen soveltuvuutta kuin hankinnan kohdetta ja hankinnalle asetettuja ehtoja. Hankintayksiköllä on oikeus luottaa siihen, että tarjoaja allekirjoituksellaan sitoutuu asetettuihin vähimmäisvaatimuksiin ja tarjouspyynnössä esitettyihin hankinnan muihin ehtoihin. Tarjouksen tulee sisältää seuraavat tiedot: 1. tuotteen tekniset tiedot 2. tarjouksen hintatiedot tarjouspyynnön kohdan 20 mukaisesti 3. voimassa olevat esitteet 4. takuutiedot 5. toimitusaika 15
6. referenssiluettelo ja mitä muuta tietoa hankittavasta tuotteesta halutaan (esim. huoltopalvelu, asennus) 6. Toimittajan soveltuvuudelle asetettavat vaatimukset Tarjoajan soveltuvuutta arvioitaessa tarjouskilpailusta suljetaan pois ehdokas tai tarjoaja, joka ei täytä hankintalain 71 :ssä todettuja vaatimuksia. Tarjouskilpailusta suljetaan pois tarjoaja jolla ei voida katsoa olevan teknisiä, taloudellisia tai muita edellytyksiä hankinnan toteuttamiseksi, tai joka on laiminlyönyt verojen tai lakisääteisten sosiaalimaksujen suorittamisen. 7. Tarjoukseen liitettävät selvitykset ja todistukset Tarjouksessa tulee ilmoittaa tarjoajan Y-tunnus sekä sähköpostiosoite. Tarjoajan tulee toimittaa tarjouksen mukana seuraavat liitteet ja selvitykset: 1. kaupparekisteriote 2. ennakkoperintärekisteriote 3. todistus maksetuista sosiaaliturva- ja työeläkemaksuista 4. selvitys käytettävistä alihankkijoista 5. ilmoitus omistajasta/luettelo osakkaista/osakasrekisteri Tarjoaja vastaa lomakkeissa ilmoitettujen tietojen oikeellisuudesta allekirjoituksellaan. Pyydetyt todistukset ja selvitykset eivät saa olla kolmea (3 kk) kuukautta vanhempia tarjouspyynnössä ilmoitetusta tarjousten viimeisestä jättöpäivästä laskettuna. Tarjouksen pyytäjä varaa oikeuden pyytää halutessaan myös muita lisäselvityksiä tai tarkistaa edellä pyydettyjä tietoja hankintaprosessin aikana ennen toimittajan valintaa. 8. Alihankinta Toimittajan tulee ilmoittaa tarjouksessaan, mitä tilaajalle suoritettavia tehtäviä/toimenpiteitä se mahdollisesti teettää alihankkijalla. Ostajalla on oikeus perustellusta syystä kieltää toimittajaa käyttämästä tiettyä alihankkijaa ilmoittamalla tästä kirjallisesti toimittajalle ilman aiheetonta viivytystä. Toimittaja vastaa käyttämänsä alihankkijan työstä ja tuloksista kuten omastaan. Sopijapuoli vastaa myös siitä, että alihankkija noudattaa osaltaan sopijapuolille asetettuja velvoitteita. 9. Valintaperusteet Esimerkki, jos valintaperuste on kokonaistaloudellisuus: Ne tarjoukset, jotka täyttävät tarjoajille tässä tarjouspyynnössä asetetut vaatimukset, hyväksytään tarjousten vertailuun. Valintaperusteena käytetään kokonaistaloudellisuutta. Tarjoukset pisteytetään alla olevalla tavalla siten, että kokonaispistemäärä voi enintään olla 100 pistettä. Kokonaishinta Kokonaishinnaltaan edullisin tarjous saa maksimi pistemäärän 40 pistettä. Muiden tarjoajien pistemäärä muodostuu suhteessa edullisimpaan tarjoukseen laskentakaavan halvin kokonaishinta x 40 /vertailtava tarjous perusteella. Käyttöominaisuudet 16
Käyttöominaisuuksista on mahdollisuus saada maksimissaan 60 pistettä. Tarjotut tuotteet arvioi. Arviot perustuvat käyttäjien Mikäli omalla organisaatiolla ei ole kokemusta ko. koneyksiköstä, hankitaan tietoa referenssilistassa olevista organisaatioista. Tarjottavan tuotteen käyttöominaisuuksina arvioidaan: Ominaisuus maksimipistemäärä 1. 5 p. 2. 5 p. 3. 5 p. 4. 4 p. 5. 5 p. 6. 5 p. 7. 5 p. 8. 5 p. 9. 3 p. 10. 5 p. 11. 4 p. 12. 4 p. 13. 5 p. yht. 60 p. 10.Osatarjoukset Osatarjouksia ei hyväksytä eikä hankintaa tulla jakamaan. 11.Huoltopalvelut Tarjouksessa on ilmoitettava sekä takuuhuoltopalvelun että muun huoltopalvelun toimintatavat. Huoltopalveluista on tarjouksessa ilmoitettava seuraavat asiat: 1. huollon yhteystiedot 2. korjaushuollon vasteaika tilauksesta huollon kohteeseen saapumiseen 3. vuosihuoltosopimuksen hinta ja sisältö 4. muiden huoltojen hinnasto 12.Varaosien saatavuus Tarjotun tuotteen varaosia on oltava saatavana vähintään 10 vuoden ajan. Tarjouksesta on käytävä ilmi varaosien saatavuus. 13.Asennus Tuotteen asennuskustannusten on sisällyttävä tarjoushintaan. Tarjouksessa on selvitettävä liitäntöihin vaikuttavat tekijät. Tarjoukseen on liitettävä koneen asennuskaavio ja mitoitustaulukko. Tilaaja vastaa rakennus-, sähkö-, LVI- yms. töistä. 14.Käyttökoulutus Laitteiden käyttökoulutuksen kustannusten on sisällyttävä tarjotun laitteen kokonaishintaan. Annettavan käyttökoulutuksen määrä on ilmoitettava tarjouksessa. Käyttökoulutus on annettava viimeistään yhden (1) kuukauden kuluttua koneen asennuksesta. 15.Toimitusehto 17
Vapaasti perille toimitettuna, pakkauksista purettuna, käyttökuntoon koottuna, paikoilleen asennettuna, vanha hoitokoneyksikkö ja pakkausjätteet pois toimitettuna. Tuotteiden toimitus lähettäjän lukuun vakuutettuna. Toimitusosoitteet ilmoitetaan tilauksen yhteydessä. 16.Tarjouksen toimittaminen Suomenkielinen, sitova ja allekirjoitettu kirjallinen tarjous ja pyydetyt liitteet pyydetään toimittamaan suljetussa kirjekuoressa..201_ klo 15.00 mennessä osoitteeseen Perusturvakuntayhtymä Karviainen PL 114 03101 Nummela Kuoreen merkitä "Hankittavan tuotteen/palvelun nimi". Liite 1 tulee palauttaa samassa kirjekuoressa tarjouksen kanssa kirjallisesti täytettynä ja allekirjoitettuna sekä sähköisesti joko CD-levylle tai muistitikulle tallennettuna (Excel-taulukkona). Mikäli CD-levyn tai muistitikun tiedot poikkeavat kirjallisesti esitetystä ja allekirjoitetusta liitteestä 1, pätevät tällöin allekirjoitetun kirjallisen liitteen tiedot. Tarjouksia ei oteta vastaan sähköpostitse tai telefax lähetyksinä. Tarjouksen toimittaminen pyydetyssä muodossa annettuun määräaikaan mennessä on tarjoajan vastuulla. Tarjousajan päättymisen jälkeen jätettyjä tarjouksia ei oteta huomioon. 17.Tarjouksen voimassaolo Tarjouksen tulee olla sitova. 201 saakka (niin pitkään, että tilaus ehditään tehdä; yleensä 3-6 kk) 18.Laskutus- ja maksuehto Maksuehto 21 pv netto, kun tuote on hyväksytysti toimitettu ja asennettu, tai lasku saapunut, kumpi näistä ajankohdista on myöhäisempi. Maksut suoritetaan laskua vastaan. Viivästyskorko on korkolain mukainen. Laskun liitteenä tulee olla lähetysluettelo. 19.Muut ehdot Hankinnassa ja sopimuksen laadinnassa noudatetaan Lakia julkisista hankinnoista (348/2007), Valtioneuvoston asetusta julkisista hankinnoista (614/2007), Laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta (621/1999), Tilaajavastuulakia (1233/ 2006) sekä Julkisten hankintojen yleisiä sopimusehtoja (JYSE 2009 TAVARAT/PALVELUT) mikäli tässä tarjouspyynnössä ei ole määritelty toisin. Tarjouksen pyytäjä pidättää itsellään oikeuden olla hyväksymättä mitään annetuista tarjouksista. Sillä on oikeus myös hylätä tarjouspyyntöä vastaamattomat tarjoukset, puutteelliset tarjoukset sekä tarjoukset, joihin ei ole liitetty vaadittuja selvityksiä. Sitoumuksetta tehtyjä tarjouksia ei käsitellä. Tarjouksen pyytäjä ei maksa korvauksia tarjouksen tekemisestä. 20.Hintojen ilmoittaminen 18
Hinnat on ilmoitettava arvonlisäverottomina (alv 0 %), euromääräisinä kiinteinä nettohintoina liitteissä 1 ja 2. Hintojen tulee sisältää kaikki mahdolliset alennukset. Tarjoushinnoille ei voi esittää varaumia. Hintojen tulee sisältää kaikki tilausten käsittelystä, pakkaamisesta, toimituksesta ja laskutuksesta aiheutuvat kustannukset. Tarjoajan omien ehtojen liittäminen tarjoukseen tai liitteeseen 1. johtaa tarjouksen hylkäämiseen tarjouspyyntöä vastaamattomana. 21. Hankintapäätös ja hankintasopimus Hankintapäätöksen tekee Perusturvakuntayhtymä Karviaisen NN-päällikkö/NN-palvelulinjajohtaja/johtaja/hallitus. Hankintapäätös perusteluineen annetaan tiedoksi kaikille asianosaisille. (NN= keskuksen tai palvelulinjan nimi) Hankintapäätöksen tekemisen ja lakisääteisen odotusajan jälkeen tehdään hankintaa koskeva kirjallinen hankintasopimus vuonna 2010 hankittavista tavaroista/palveluista tilaajan ja valitun toimittajan kanssa tämän tarjouspyynnön ja Julkisten hankintojen yleisten sopimusehtojen (JYSE 2009 TAVARAT/PALVELUT) pohjalta. Sopimus allekirjoitetaan kun hankintapäätös on saanut lainvoiman. Hankintasopimus syntyy ja tulee sitovaksi vasta, kun molemmat osapuolet ovat allekirjoittaneet sopimuksen. Sopimusasiakirjat ja niiden sitovuusjärjestys ovat: 1. Tarjouspyyntö liitteineen 2. Sopimus 3. JYSE 2009 TAVARAT / JYSE 2009 PALVELUT 4. Toimittajan tarjous liitteineen 22.Asiakirjojen julkisuus Hankintaa koskevien asiakirjojen julkisuuden osalta noudatetaan lakia viranomaisten toiminnan julkisuudesta (Laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta nro 621/1999). Tarjouskilpailuun viranomaiselle toimitetut tarjousasiakirjat liitteineen tulevat julkisiksi, kun sopimus hankinnasta on tehty. Asianosaisella ei ole kuitenkaan oikeutta saada tietoa muiden tarjoajien tarjousten sisältämistä liike- tai ammattisalaisuuksista. Tarjoukseen tulee merkitä ne kohdat merkinnällä SALAINEN, jotka sisältävät liike- tai ammattisalaisuuksia. Tarjouksen kokonaishintaa ei pidetä liike- tai ammattisalaisuutena (JulkL 11 ). Tarjousten avaustilaisuus ei ole julkinen. Tähän tarjouspyyntöön kuuluvat sen erottamattomana osana alla mainitut liiteasiakirjat. 23.Erimielisyydet Sopimuksen tulkinnasta tai muista seikoista mahdollisesti johtuvat eri-mielisyydet, samoin kuin muutkin sopimusta ja sen tulkintaa koskevat asiat pyritään ensisijaisesti selvittämään tarjoajan ja Perusturvakuntayhtymä Karviaisen välisin neuvotteluin. Mikäli erimielisyyksistä ei neuvotteluteitse päästä sovintoon, ratkaisee riitaisuudet ensimmäisenä oikeusasteena Lohjan käräjäoikeus Suomessa. 19
24.Lisätiedot Kaikki hankintaa koskevat tiedustelut ja lisäselvityspyynnöt on lähetettävä..201_ mennessä sähköpostitse kirjallisina osoitteeseen: posti@karviainen.fi Viestin otsikoksi tulee kirjoittaa: Hankittavan tuotteen/palvelun nimi. Kysymysten ja vastausten yhteenveto on tarjoajilla luettavissa. 201_ jälkeen osoitteessa www.karviainen.fi/hankinnat. Nummelassa. 201_ nimenselvennys, asema Liitteet: liite 1: Tarjouslomake Tarjouslomake on yleensä excel taulukon muotoon laadittu asiakirja, johon tarjouksen jättäjä täyttää hinta ym. pyydetyt tiedot. 20