ATSOFT OY MÄKINEN ASTERI UUTISET 14.10.2003 Sisällysluettelo Kurssit, Esittelypäivät...4 Jäsenrekisteri...6 Vuosipäivitykset vuodelta 2003...8 - Laskutus, lähetelaskutus...9 - Kirjanpito...10 - Palkanmaksu...12 - Ostoreskontra...14 - Isännöinti (vuokrankanto)...15 Dos ohjelmien tulosteet Wordiin...16 Laskumerkinnät 1.1.2004 alkaen...18 Remoteus etätuki...20 Paperitulosteet pdf tiedostoiksi...22 - Paperitulosteet sähköpostin tiedostoliitteiksi...24 - Tulosteiden esikatselu...25 - Sähköinen taloushallinto...25 - Paperiton kirjanpito...25 Uuden tietokoneen hankinnasta...26 Verkkokäyttöisyys...26 - Lisenssit usean käyttäjän ympäristöihin...27 Dos ohjelmien tulevaisuus...28 Ylläpitosopimuksesta...29 Hinnasto...31 Tilauslomake...Takasivu Atsoft Oy Mäkinen Malminkaari 21 B Puh. (09) 350 7530 Päivystys 0400 316088, 0500 703730 00700 HELSINKI Fax (09) 351 5532 Kotisivut: http://www.atsoft.fi/
Yhteystietomme: kotisivut www.atsoft.fi sähköposti atsoft@atsoft.fi Asiakaspalvelu: Puh (09) 350 7530 Fax (09) 351 5532 Erja Kesseli, tilaukset ja tiedustelut. 09-350 75313 erja.kesseli@atsoft.fi Annukka Grekula sovellusneuvonta 09-350 75311 annukka.grekula@atsoft.fi Annukka Merja Hiltunen sovellusneuvonta 09-350 75312 merja.hiltunen@atsoft.fi Mika Mäkinen, Windows ohjelmien kehitys mika.makinen@atsoft.fi Atso Mäkinen koulutus, asiakaskäynnit 09-350 75310 0400 316 088 atso.makinen@atsoft.fi Juha Mäkinen Dos ohjelmien ylläpito tekniset asiat juha.makinen@atsoft.fi Käyntiosoite: Atsoft Oy Mäkinen Malminkaari 21 B (ajo Soidintien puolelta) 00700 HELSINKI Malmin Citymarketin vieressä 2 Asteri uutiset 14.10.2003
Arvoisa vastaanottaja Tässä lehdessä kerromme Asteri ohjelmiin tulleista uusista ominaisuuksista. Kuluneen vuoden aikana kehitystyön erityisinä painopisteinä ovat olleet kirjanpito- ja palkanmaksuohjelmat. Kirjanpito-ohjelmaan on tullut uusina ominaisuuksina mm. tasekirjan tulostusmahdollisuus, tase-erittely ja tilikauden luomista on nopeutettu ja automatisoitu. Palkanmaksuohjelmassa on uudistettu vuosi-ilmoitusta ja palkansaajakohtaisia erittelyjä. Lisäksi sotu-maksu on nyt palkanmaksukertakohtainen. Kerromme myös miten Asteri ohjelmien tulosteet saa sähköiseen muotoon, jolloin tulosteita voi lähettää sähköpostitse, esikatsella ja toteuttaa sähköistä taloushallintoa. Tarkistakaa Asteri ohjelmien ylläpitotilanne, jotta saatte päivitykset tarvitsemiinne ohjelmiin. Takakannen osoitetietojen yhteydessä on lueteltu ohjelmat, joihin Teillä on ylläpitosopimus. Tarvitsetteko lisätietoa Asteri ohjelmista? Lisätietoja Asteri ohjelmista saatte: Soittamalla numeroon 09-350 7530 Tilaamalla maksuttomat esitteet ja esittelylevyt Osoitteesta www.atsoft.fi/ohjelmat.htm Ilmoittakaa meille sähköpostiosoitteenne Mikäli ette ole saaneet sähköposteja meiltä vaikka niitä haluaisitte, lähettäkää viesti osoitteeseen atsoft@atsoft.fi tai täyttäkää lomake www.atsoft.fi/meilini.htm Tämän lehden osoitelähde Tämä lehti on lähetetty kaikille osoiterekisterissämme oleville yrityksille: asiakkaille, jälleenmyyjille, päämiehille ja ohjelmia tiedustelleille. Mikäli ette tarvitse postia meiltä, pyydämme ilmoittamaan siitä, jotta voimme poistaa tietonne asiakasrekisteristä. Takasivun lomakkeella voitte tilata ohjelmia, esitteitä, korjata yhteystietonne tai poistattaa tietonne postitusrekisteristämme. Vastaavat tiedot voitte toimittaa myös sähköpostilla tai puhelimitse. Asteri uutiset 14.10.2003 3
Asteri ohjelmien kurssit Järjestämme Asteri windows ohjelmien käytön kursseja Helsingissä Koulutustila on toimistomme yhteydessä oleva luokkatila, jossa on koneet 12:lle oppilaalle. Opetus tapahtuu tietokoneen kuvaruutua seinälle heijastaen ja osittain pöydillä olevia koneita itse käyttäen. Kurssin kesto on 11.00-15.00 Tulokahvi tarjoillaan 10.45 alkaen. Kurssit ovat joko alkukursseja uudelle tai ohjelmaa vain vähän käyttäneelle tahi jo ohjelmaa käyttäneille tarkoitettuja jatkokursseja. Kurssin hinta on 100. Ylläpitosopimusasiakkaille 80, jos ohjelmaan on voimassaoleva ylläpitosopimus. Toinen osallistuja yrityksestä -50%. Hinta sisältää ALV:n ja kahvitukset. Kurssiaikataulu Helsingissä: Kirjanpito, alkukurssi keskiviikko 5.11.2003 Isännöinti, tiistai 11.11.2003 Kirjanpito jatkokurssi tiistaina 18.11.2003 Palkanmaksu jatkokurssi tiistaina 25.11.2003 Kirjanpito, alkukurssi, tiistaina 16.12.2003 Palkanmaksu, alkukurssi, keskiviikkona 17.12.2003 Muutokset mahdollisia. Lisätiedot www.atsoft.fi/kurssit.htm Kurssiaikataulu muualla Suomessa: Syksyn 2003 aikana järjestämme maksuttomia ohjelmien ja ohjelmapäivitysten esittelypäiviä (ks. Seuraava sivu). Talven 2004 kurssiaikataulut ovat avoinna. Todennäköiset paikat ovat Jyväskylä, Kouvola, Seinäjoki, Oulu, Tampere, Turku. Ilmoittautuminen ja lisätiedot Lisätietoa kursseista ja ajankohtainen kurssiaikataulu luettavissa osoitteessa www.atsoft.fi/kurssit.htm Ilmoittaudu kursseille sivulla www.atsoft.fi/kurssit.htm (tai sähköpostilla osoitteeseen atsoft@atsoft.fi, telefaxilla numeroon (09)3515532 tai puhelimitse). 4 Asteri uutiset 14.10.2003
Asteri ohjelmien esittelypäivä Järjestämme Asteri windows ohjelmien päivityksiin liittyviä esittelypäiviä toimistollamme Helsingissä ja muualla Suomessa. Tilaisuudet soveltuvat myös ohjelman hankintaa harkitseville. Tilaisuudet ovat maksuttomia, toivomme ennakkoilmoittautumista. Esittelypäivät Helsingissä: Esittelemme Asteri windows kirjanpidon ja palkanmaksun vuosipäivityksen sisältöä tiistaina 4.11.2003 toimistollamme. Tervetuloa iltapäiväkahville sekä tutustumaan päivitysten sisältöön. Helsinki, tiistai 4.11.2003 Kirjanpidon esittely alkaa klo 14.00 Palkanmaksun esittely alkaa klo 15.00 Tilaisuus päättyy klo 16.00 Ilmoittaudu etukäteen, atso.makinen@atsoft.fi, 09 3507530. Muutokset mahdollisia. Ajankohtainen aikataulu ja lisätietoja www.atsoft.fi/zwkwppvd.htm Esittelypäivät muualla Suomessa: Esittelypäivät ovat maksuttomia Asteri ohjelman ja ohjelmapäivitysten esittelyjä. Turku : Torstai 20.11.2003 Kongressikeskus Linnasmäki, Lustokatu 7 Tampere: Perjantai 21.11.2003 Nokia, Hotelli Eden, Paratiisikatu 2 Seinäjoki: Torstai 27.11.2003 Ammattioppilaitoksen auditorio (Keskustan, Kirkkokatu 10) Oulu: Perjantai 28.11.2003 Hotelli Pohto, Nallikari, Vellamontie 12 Kouvola: Tiistai 2.12.2003 Hotelli Vaakuna, Paimenpolku 2 Ilmoittaudu ennakkoon tilavarausten tähden joko sähköpostilla (atso.makinen@atsoft.fi) tai puhelimitse 09-3507530. Muutokset mahdollisia. Ajankohtainen aikataulu ja lisätietoja www.atsoft.fi/zdemopv.htm Asteri uutiset 14.10.2003 5
Jäsenrekisteri (uusi ohjelma tulossa) Asteri jäsenrekisteri soveltuu järjestöjen ja yhdistysten jäsenrekisterin hoitamiseen, vesiosuuskunnan ja tiekunnan osakasrekisterin hoitamiseen, yrityksen asiakasrekisterin hoitamiseen ja moneen muuhun. Ohjelman ominaisuuksia ovat mm. Jäsenrekisterin ylläpito Rajaamaton määrä jäseniä Rajaamaton määrä eri jäsenrekistereitä Verkkokäyttö: useita samanaikaisia käyttäjiä. Jäsenmaksulaskutus Laskutettavat jäsenet rajataan siten, että laskut lähetetään vain osalle jäsenrekisteriä (esim. aikuisjäsenet, nuorisojäsenet ja kannattajajäsenet laskutetaan kolmessa erässä) Ohjelma piirtää jäsenmaksulaskut blancolomakkeelle Laskee viitenumerot: joko juoksevasti tai jokaiselle jäsenelle henkilökohtainen viitenumero, joka säilyy vuodesta toiseen Tulostaa maksua helpottavan pankkiviivakoodin laskuun Konekielisen tapahtumaluettelon kirjaaminen: jäsenmaksut voidaan kirjata automaattisesti pankista noudetusta ktl-listasta Laskutus yksilöllisin summin (ohjelma poimii jäsenkortista laskutettavan summan) Laskutus yksilöllisin veloitusyksiköin (ohjelma poimii jäsenkortista veloitysyksiköt) esim. tiekunnat Lukemalaskutus (jäsenkortissa alkulukema ja loppulukema, ohjelma laskee erotuksen) esim. vesiosuuskunnille vesiosuuskuntalaskutuksen hoitamiseen (vesiosuuskuntalaskutus) Tyhjien laskupohjien tulostus: piirtää laskulomakkeen, laskee viitenumeron, tulostaa pankkiviivakoodin (saajan tiedot valmiina, vain maksajan tiedot puuttuvat) esim. nuohoojat, jotka antavat työkohteessa maksulapun asiakkaalle Kurssi ja seminaarilaskut. Kurssilaskutuksen hoitaminen käy näppärästi: merkitään kurssin osallistujat ja tulostetaan kurssilaisille laskut 6 Asteri uutiset 14.10.2003
Postitustarrat Tulostettavissa arkkitulostimelle (laserille) sekä matriisikirjoittimelle matriisitulostinta käytettäessä voidaan tarrat tulostaa yksi tarra kerrallaan (esim. postittamo/lähettämökäyttö) Osoiteluettelot Puhelinluettelot Jäsenryhmäluettelot Liittymä leikepöydälle Tiedonsiirto muihin windows ohjelmiin ja windows ohjelmista Personoidun sähköpostin lähetysmahdollisuus (yksittäin ja massapostituksina) käyttää ohjelman mukana toimitettavaa sähköpostin lähetysohjelmaa (ei käytä eikä vaadi, että koneessa olisi ennestään jokin sähköpostiohjelma, riittää että koneessa on nettiyhteys ja lähtevän postin palvelimen käyttöoikeus (SMTP serverin käyttöoikeus)) vastaanottajan tiedot sähköpostiviestissä, jolloin palautuvien viestien kohdistaminen helpompaa vastaanottajan sähköpostiosoite To: kentässä vastaanottajat näkevät vain oman sähköpostiosoitteensa, eivät näe toistensa sähköpostiosoitteita Vanhan jäsenkortiston tiedot voidaan lukea Asteri jäsenrekisteriin csvtiedoston avulla tai liittää leikepöydältä. Asteri Dos kortistot (6- ja 12- tietoiset) voidaan lukea suoraan rekisteriin. Ohjelman saatavuus ja hinta Jäsenrekisteri on vielä tekeillä ja valmistunee kevään 2004 aikana. Lisätiedot Ohjelman esiversion toimitukset pilottikäyttäjille ovat alkaneet. Ohjelman hinta on 500 euroa, sis alv 22% Ylläpitosopimus ohjelmaan 100 euroa / vuosi Lisätietoa osoitteesta www.atsoft.fi/esitewj.htm Asteri uutiset 14.10.2003 7
Vuosipäivitykset vuonna 2003 Takakannen osoitelipukkeen yläosasta näette, mistä ohjelmista teillä on ylläpitosopimus. Vuosipäivitykset vuodelta 2003 on muuten toimitettu ylläpitosopimusasiakkaille, mutta kirjanpidon ja palkanmaksun windows versioiden päivitykset toimitetaan marraskuun loppuun mennessä. Mikäli ette ole saaneet vuosipäivitystä tai sähköposti-ilmoitusta vuosipäivityksestä, vaikka teillä on voimassaoleva ylläpitosopimus, pyydämme ottamaan yhteyttä asian selvittämiseksi. Mikäli käytössänne olevaan Asteri ohjelmaan ei ole ylläpitosopimusta, voitte tilata vuosipäivityksen takakannen lomakkeella. Suosittelemme, että teette samalla ylläpitosopimuksen ohjelmaan. Postitse toimitettava vuosipäivitys sisältää: Cd-levyn, jolta voi asentaa päivityksen ja ensiasennuksen esim. koneenvaihdon tai kovalevyrikon yhteydessä Päivitysvihkosen Lisätietoa vuosipäivityksessä ohjelmiin tulleista muutoksista Lisätietoja uusista ominaisuuksista löydät ao. ohjelman vuosipäivityssivulta vuosipäivitysvihkosesta. Vuosipäivityssivut ovat osoitteessa www.atsoft.fi/vuosipv.htm Mikä on vuosipäivityksen ja netistä ladattavan päivityksen ero? Netistä ladattava päivitys: Asteri ohjelmien uusin versio on aina ladattavissa kotisivuiltamme. Sieltä voi ladata myös pdf-muotoiset käyttöohjeet ja vuosipäivitysvihkoset. Vuosipäivitys: Vuosipäivitys sisältää vuosipäivitysvihkosen, jossa on esitelty vuoden aikana tulleet uudet ominaisuudet ohjelmaan. Tiedotamme vuosipäivityksen valmistumisesta sähköpostitse ja lähetämme Cd-levyn ja vuosipäivitysvihkosen postipäivittäjän ylläpitosopimuksen tehneille käyttäjille. Ohjelmaversio, joka vuosipäivityksessä toimitetaan on ollut netissä jaossa jo pidemmän aikaa. Tieto vuosipäivityksen valmistumisesta ja päivitysromppu on tarkoitettu palvelemaan niitä käyttäjiä, jotka päivittävät ohjelmaa harvemmin, yleensä vuosipäivityksen yhteydessä kerran vuodessa. 8 Asteri uutiset 14.10.2003
Laskutusohjelmaan tulleita muutoksia Asteri laskutusohjelmaan (windows versioon) on tullut vuoden aikana mm. seuraavia muutoksia: Vanhojen laskujen poisto. Voit poistaa kaikki ne kokonaan maksetut laskut, joissa laskunnumero, laskunpäivä, eräpäivä tai laskuntunniste on määräämälläsi välillä. Saat avattua vanhan laskun "avaa korjattavaksi" -painikkeesta, vaikka laskuun olisi tullut suorituksia. Näin saat tulostettua laskun uudelleen aivan alkuperäisen näköisenä. Kortistoissa Muokkaa Muuta tietoa -toiminnolla saa muutettua valitun kentän tekstin hyvin monipuolisesti erilaisilla tavoilla, esimerkiksi isoiksi tai pieniksi kirjaimiksi, erisnimeksi jne. Asiakaskortistosta saat tulostettua arkkitarrat, joihin voit vapaasti poimia haluamasi kentät, esimerkiksi nimi- ja osoitetiedot. Voit myös määrittää tekstityypit yms. Tuotekortistosta saat tulostettua arkkitarrat, esim. hintalaput. Laskutuspäiväkirjan paperitulosteeseen tulee nyt näkyviin myös kustannuspaikka-sarake. Laskunsyöttötilasta tulostettaviin laskutuslistaan, käteismyyntilistaan ja ALV-erittelylistaan saat nyt myös yrityksen nimen ja tulostuspäivän. Laskun alalaitaan tulostuvan tilisiirto-osan loppusumma-laatikon voit jättää tyhjäksi valinnalla Määritä Loppusumman tulostuminen. Laskutusohjelman vuosipäivityssivut www.atsoft.fi/wlpv.htm Läheteohjelmaan tulleita muutoksia Asteri läheteohjelmaan (windows versioon) on tullut vuoden aikana mm. seuraavia muutoksia: Asiakaskohtainen tuotekortisto / hinnasto: Kaikille yhteisen hinnaston lisäksi voit luoda asiakaskohtaiset hinnastot. Niissä voi olla mukana joko kaikki tuotteet tai vain ne, joissa ko. asiakkaalle on voimassa oma hinta. Sarjalaskutus: laskutettava määrä voidaan poimia asiakaskortistosta. Hierarkia Posti XML tiedostoon. Läheteohjelman vuosipäivityssivut www.atsoft.fi/wllpv.htm Asteri uutiset 14.10.2003 9
Kirjanpito-ohjelmaan tulleita muutoksia Lisätietoa Asteri kirjanpito-ohjelmaan (windows versioon) on tullut vuoden aikana mm. seuraavia muutoksia: tilinavausautomaatti tasekirjan tulostusmahdollisuus ohjelmassa tilinpäätöstulosteet levylle tasekirjaa varten Monipuoliset tase-erittelyt myös tekstinkäsittelyyn muokattavaksi tase-erittelyt kalustotilistä: lisäykset ja vähennykset kieliversion mahdollisuus uudet monitoimitulostimet osaavat tulostaa ohjelmasta taulukkojen taustaväri ja kirjasintyyppi alv-nettokirjaus: monta tiliä/verokantaa samassa tositteessa alv-nettokirjaus yksirivisesti prosenttimäärä edellisen tositerivin summasta uusia kirjasintyypin määritysmahdollisuuksia: tositerivit ja eräät otsikot etätuki päiväkirjasta haku: otsikon syöttömahdollisuus ja yhden tilin sekä debet- että kredit-tapahtumat vuoden pääkirja paperille yhtenä dokumenttina sähköistä kirjanpitoa varten tilin tapahtumat valitulta jaksolta otsikointimahdollisuus ja tulostus ruudulle (levylle ja Muistioon) mahdollisuus värittää joka toinen tosite Kirjanpidon vuosipäivityssivut www.atsoft.fi/wkpv.htm Kirjanpidon esite www.atsoft.fi/esitewkp.htm 10 Asteri uutiset 14.10.2003
Tase-erittelyt Kalustotilin erittely: Asteri uutiset 14.10.2003 11
Palkanmaksuohjelmaan tulleita muutoksia Lisätietoa Asteri palkanmaksuohjelmaan (windows versioon) on tullut vuoden aikana mm. seuraavia muutoksia: Vuosi-ilmoituksen saajakohtainen erittely uudistettu kokonaan: Saajaerittelytiedot tiedostoksi konekielistä ilmoittamista varten Voit määritellä kaikille palkansaajille yhteiset laskentakaavat Voit esikatsella ja viimeistellä kunkin palkansaajan tulosteen paperille täsmälleen verottajan lomakkeen näköiset tulosteet palkansaajalle annettavaksi sama lomake, mutta tulostuu yksi palkansaaja/arkki vuosiyhteenvedon luvut paperille, josta voit ne kopioida käsin verottajan lomakkeelle Sotu-maksu uudistettu kokonaan: Sotu-prosentti on nyt palkanmaksukertakohtainen Sotu-prosentti voi vaihtua kesken vuoden Uusia lukuja näkyvissä Palkan erät yhteensä -ikkunassa: Tämänkertaisten palkansaajien palkkasummat, ennakonpidätykset jne. yhteensä Palkanmaksukerran sotu-prosentti, sotu-palkat ja sotu-maksu Palkanmaksukerran lukitsemismahdollisuus Varmuuskopiointi: voit määritellä, ehdottaako ohjelma varmuuskopiointia poistuttaessa Palkkalistan loppuun tulevien laskentojen (entiset tel ja vak) monipuolinen määritysmahdollisuus Palkkakortissa näkyy myös palkansaajan yksilöllisen palkkajakson päivämäärät Palkkalaskelman kertymätiedot määriteltävissä: saat vuoden alusta kertyneet erilaiset maksut tulostumaan palkkalaskelmaan, esimerkiksi ay-maksut tai työntekijän tel + työttömyysvakuutusmaksut Työtuntien raportointimahdollisuus Palkanmaksun vuosipäivityssivut www.atsoft.fi/wppv02.htm Palkanmaksun esite www.atsoft.fi/esitewpl.htm 12 Asteri uutiset 14.10.2003
Vuosi-ilmoituksen saa tallennettua sähköistä tiedonsiirtoa varten tiedostoksi valinnalla [konekieliseksi]: Asteri uutiset 14.10.2003 13
Ostoreskontraohjelmaan tulleita muutoksia Asteri ostoreskontraohjelmaan (windows versioon) on tullut vuoden aikana mm. seuraavia muutoksia: Viesti-tieto lmp tiedostoon 1. viitenumero 2. laskun tiedot (asno, laskun numero ja laskun pvm) 3. 60 merkin mittainen vapaa viesti 4. 70 merkin mittainen vapaa viesti 5. pitkä viesti, korkeintaan 420 merkkiä 6. veron viite ja viesti Arkkitarrat myyjille (hintalaput) Viestin liittäminen ostolaskuun Lisätietoa Ostoreskontran päivityssivut www.atsoft.fi/wopv.htm Ostoreskontran esite www.atsoft.fi/esitewor.htm 14 Asteri uutiset 14.10.2003
Isännöintiohjelmaan tulleita muutoksia (ent. Vuokrankanto) Lisätietoa Asteri isännöintiohjelmaan (windows versioon) on tullut vuoden aikana mm. seuraavia muutoksia: Tilisiirtojen tulostuksessa: kun tulostat vain yhden mallitilisiirron kullekin maksajalle, ohjelma kysyy, vaihdetaanko arkkia kunkin maksajan välillä. Suorituslistassa: suoritukset jaksolta -tulosteessa saman päivän suoritukset näkyvät nyt selkeästi yhtenä rivinä. Tiliotteessa näkyy edellisestä seurantajaksosta tuodut rästit ja ennakot vuokrapaikkakohtaisina yhteissummina. Verolomake 102:ssa: jos huoneiston omistaja on vaihtunut ja huoneisto on vuokrattu, 118-sarakkeeseen tulostuu nyt päivämäärävälit ja vastikkeet kunkin maksajan ajalta. Omistajat -ikkunassa uusi kenttä Saannon laatu, jonka mukaan tulostuu Verolomake 102:n Lisätietoja -sarakkeeseen saannon laatu, esimerkiksi kauppa, vaihto, lahja, ositus tai perinnönjako. Lukemalaskutuksessa: Ennakot suoritusten mukaisiksi -toiminnossa voit muuttaa myös yksittäisen huoneiston ennakot. Uusia toimintoja: vaihda mittarin nimi, poista mittari ja poista vanha laskutuskerta Voit valita, tulostatko suoraveloitusmaksajille ennakkoilmoitukset vai tavalliset tilisiirrot. Saat rajattua mittarinlukupyynnöt tulostumaan vain haluamillesi huoneistoille. Jos huoneiston maksaja on vaihtunut vuosien varrella: Syötä uusi lukema -toiminnossa näkyy Maksajat -sarakkeessa vanhan maksajan nimen edessä uuden maksajan nimi laskutuskertaa luotaessa Valmis-painalluksen jälkeen tulevaan ennakoiden alkupäivä-taulukkoon tulee ennakoiden alkupäiväehdotukseksi uuden maksajan ensimmäinen eräpäivä Kortistossa: Muokkaa Korvaa-toiminnossa on nyt mukana myös kokonaislukutyyppiset kentät kuten KuukausiNo Isännöintiohjelman päivityssivut www.atsoft.fi/wvpv.htm Isännöintiohjelman esite www.atsoft.fi/esitewvk.htm Asteri uutiset 14.10.2003 15
Asteri Dos ohjelmien tulosteet Wordiin Vuoden 2003 vuosipäivityksissä Asteri Dos ohjelmiin tuli uutena ominaisuutena mahdollisuus tulostaa paperitulosteet Wordiin. Tulosteet voidaan ohjata kirjoittimen sijaan aukeamaan sovelluksessa siten, että tehdään erityinen kirjoitinmääritys sovellukseen tulostusta varten ja määritetään kirjoitinportiksi *~WINWORD.TMP jolloin tuloste aukeaa Wordiin *~NOTEPAD.TMP jolloin tuloste aukeaa Muistiossa *~WORDPAD.TMP jolloin tuloste aukeaa Wordpadiin *~AVAA.TRK jolloin tuloste avataan siinä ohjelmassa, joka on määritetty avaamaan.trk -tarkenteiset tiedostot (esim. *~AVAA.XLS avaa tulosteen Excelissä) Nopein tapa tulostaa Wordiin tai Notepadiin on "vaihtaa kirjoitinmääritystä" ohjelman ajon aikana: Valitse ohjelmasta toiminto "vaihda kirjoitinmääritys" (esim.päiväkirjan kirjaustilassa tulosta / vaihda kirj.määr.) Valitse sitten F7:Wordiin tai F8:Muistioon jolloin ohjelman ajon aikana otetut tulosteet ohjautuvat valitsemaasi ohjelmaan. Wordiin tulostamista voidaan hyödyntää mm. kun kirjoitin ei toimi Dos ohjelmien kanssa sekä kun halutaan tulostaa Dos tulosteet pdf -muotoon arkistoitavaksi tai lähetettäväksi sähköpostilla asiakkaalle (Tulosta ensin Wordiin ja tulosta Wordista pdf -tiedostoksi). Lisätietoja www.atsoft.fi/dostulostewordiin.htm 16 Asteri uutiset 14.10.2003
Esimerkki: Päiväkirjan tulostaminen Wordiin Asteri uutiset 14.10.2003 17
Laskumerkinnät 1.1.2004 alkaen Laskutusta koskevia arvonlisäverolain ja kirjanpitolain säännöksiä on muutettu laeilla 325/2003 ja 326/2003. Tietoa laskumerkintävaatimuksista on luettavissa verohallinnon kotisivujen ohjekirjeestä Laskua koskevat vaatimukset arvonlisäverotuksessa (Ohje Dnro 1731/40/2003, 30.6.2003): www.vero.fi/artikkeli/2423 Suosittelemme ohjekirjeeseen tutustumista. Lyhyt yhteenveto laskumerkinnöistä Asteri laskutusohjelman käyttäjien kannalta merkittävin muutos lakiuudistuksessa on vaatimus laskussa olevan yksikköhinnan ilmoittamiseen ilman arvonlisäveroa. Vaatimus ei koske vähittäiskaupassa tai muussa siihen rinnastettavassa lähes yksinomaan yksityishenkilöille tapahtuvassa myyntitoiminnassa annettavia laskuja eikä tarjoilupalveluja loppusummaltaan enintään 1.000 euron suuruisia laskuja henkilökuljetuksia koskevia laskuja, lukuun ottamatta edelleen myytäviksi tarkoitettuja palveluja. Lainmuutoksen myötä nykyisin vaadittava arvonlisäverovelvollisuutta osoittava merkintä ALV rek. poistuu Kysymyksiä vastauksineen Käytän Asteri laskutusohjelmaa. Mitä minun pitää tietää laskutusta koskevasta lakimuutoksesta? Tutustu Verohallinnon "Laskua koskevat vaatimukset arvonlisäverotuksessa" julkaisuun. Miten saan ostajan arvonlisäverotunnisteen näkyviin? Yleensä tähän ei ole tarvetta. Ostajan alv-tunniste tarvitaan laskuun vain niissä tilanteissa, joissa ostaja on ostostaan arvonlisäverovelvollinen (käännetyn verovelvollisuuden tilanteissa ja yhteisökaupassa). Kun suomalainen yritys lähettää laskuja suomalaiselle yritykselle, ei lakimuutos vaadi laskussa olevaa ostajan arvonlisäverotunnusta. Ohje ostajan alv-tunnisteen tulostamiseksi laskuun www.atsoft.fi/zwlytun.htm 18 Asteri uutiset 14.10.2003
Laskutan lähes kaikki laskut kuluttajilta. Pitääkö minun nyt siirtyä laskuttamaan arvonlisäverottomin summin? Ei pidä. Voit laskuttaa edelleen arvonlisäverollisin yksikköhinnoin. Vaatimus yksikköhinnan ilmoittamiseksi ilman arvonlisäveron osuutta laskussa ei koske vähittäiskaupassa tai siihen rinnastettavissa lähes yksinomaan yksityishenkilöille tapahtuvassa myyntitoiminnassa annettavia laskuja. Olen laskuttanut tähän asti erillisen tilaussopimuksen mukaisia laskuja könttäsummina. Laskussa on ollut vain yksi summa ja viittaus tilaussopimukseen. Pitääkö minun nyt ruveta kirjoittamaan laskuihin rivi riviltä myydyt tavarat ja palvelut? Lakimuutos vaatii, että laskussa on ilmoitettuna tavaroiden määrä, luonne, toimituspäivä ja yksikköhinta ilman veroa. Toisaalta lasku voi muodostua useammasta erillisestä asiakirjasta esimerkiksi siten, että tilaussopimuksessa on lueteltu tavaroiden määrä, toimituspäivä ja hintatiedot ja laskussa on vain tilaussopimuksen loppusumma ja viittaus tilaussopimuksen numeroon. Mikä on Arvonlisäverotunniste? Kotimaan kaupassa käytetään arvonlisäverotunnisteena Y-tunnusta. Tavaran yhteisömyynnissä, sekä niissä palvelujen myyntitilanteissa, joissa myyntimaa määräytyy ostajan rekisteröintimaan perusteella, myyjän on merkittävä laskuun Y-tunnuksen lisäksi arvonlisäverotunniste. Arvonlisäverotunniste muodostetaan Y-tunnuksesta, tunnuksen eteen lisätään FI ja tunnuksessa oleva viiva poistetaan. Esim. Y- tunnus 0705493-3 -> arvonlisäverotunniste FI07054933 Mikä on käännetty verovelvollisuus? Sovelletaan, jos ulkomaalaisella myyjällä ei ole Suomessa kiinteää toimipaikkaa eikä hän ole hakeutunut verovelvolliseksi täällä. Ei sovelleta, jos ostaja on yksityishenkilö tai ulkomaalainen, jolla ei ole täällä kiinteää toimipaikkaa eikä hän ole hakeutunut verovelvolliseksi. Y-tunnus (yritys- ja yhteisötunnus) yrityksen yksilöivä tunniste, antamisen perusteena on Yritys- ja yhteisötietolaki (244/2001) Lisätietoa laskumerkinnöistä luettavissa sivuilta www.atsoft.fi/laskuntiedot2004alkaen.htm www.vero.fi/artikkeli/2423 Asteri uutiset 14.10.2003 19
Remoteus etätuki Remoteus etätuen avulla Atsoftin neuvoja näkee asiakkaan tietokoneen ja voi etäkäyttää asiakkaan hiirtä ja näppäimistöä. Etäkäyttönä annettava tuki sisältyy toistaiseksi ylläpitosopimukseen. Kustannuksiksi syntyy vain internet yhteyden kustannukset. Käytämme etätukea jos ongelman selvittämiseksi neuvojan on nähtävä tarkalleen, mitä asiakkaan kuvaruudulla lukee. Etätuessa neuvoja antaa asiakkaalle ohjeet mitä pitää tehdä. Tarvittaessa neuvoja voi liikuttaa hiirtä ja käyttää näppäimistöä. Laitteistovaatimukset Tietoturva Internetyhteys (lankamodeemi/isdn/adsl tai nopeampi) Windows XP / 2000 / ME / 98 tai 95 (Windows NT 4.0 vaatii toimiakseen Sp6a, IE6 + SP1 ja.net Framework 1.1) Etäkäyttöyhteys avautuu, kun asiakas ottaa Remoteuksella yhteyden välityspalvelimelle ja antaa salasanan puhelimessa Atsoftin neuvojalle. Liikennöinti tapahtuu salatun VPN yhteyden kautta. Remoteus ei jätä käytön jälkeen mitään tietoliikenneporttia auki. Asentaminen Voit asentaa Remoteuksen koneellesi jo nyt jotta se on valmiiksi asennettuna odottamassa myöhempää käyttöä. Remoteuksen voi asentaa päivityslevyltä "Remoteus etätuki" painikkeesta (Remoteus on 19.9.2003 ja uudemmissa levyissä) tai osoitteesta www.atsoft.fi/etatuki.htm Remoteus asentuu oletuksena C:\ATSOFT kansioon, josta Asteri ohjelmien [Etätuki] -painike sen osaa käynnistää. Remoteuksen käynnistäminen Ennen Remoteuksen käyttöä sovi Atsoftin neuvojan kanssa tukitapahtumasta.. Remoteuksen voi käynnistää työpöydän pikakuvakkeesta, Ohje / tietoja ohjelmasta ruudun [Etätuki] painikkeesta sekä pulmailmoituksen [Etätuki] painikkeesta 20 Asteri uutiset 14.10.2003
Remoteus yhteyden avaaminen Käynnistä remoteus, napsauta Olen valmis, sitten Avaa yhteys ja kerro salasana neuvojalle: Asteri uutiset 14.10.2003 21
Paperitulosteet pdf tiedostoiksi Pdf-tiedostot ovat muodostuneet yleiseksi tavaksi välittää ja säilöä paperitulosteita sähköisessä muodossa. Kaikkien windows-ohjelmien kirjoittimelle menevät tulosteet voidaan tulostaa kirjoittimen sijaan suoraan pdf-tiedostoksi. Pdf tiedostot mahdollistavat tulosteiden välittämisen sähköpostilla, tulostuksen esikatselun ja sähköisen taloushallinnon. Pdf tiedostoksi tulostaminen vaatii, että koneeseen on asennettu jokin pdf-muotoisia tiedostoja tuottava ohjelma, esimerkiksi Adobe Acrobat tai Fineprint pdffactory. Adobe Acrobat Yleisesti käytössä olevien pdf tiedostojen katseluohjelma Adobe Acrobat reader on maksuton ohjelma. Pdf tiedostojen tekemiseen (tulostamiseen) tarvittava Adobe Acrobat on maksullinen, erikseen ostettavissa oleva ohjelma, jonka hinta Adobe.fi:n nettikaupassa tätä kirjoitettaessa oli 369 euroa (ilman arvonlisäveroa). Lisätietoa Adobe Acrobatista www.adobe.fi Fineprint pdffactory Adobe Acrobatin lisäksi on olemassa muitakin ohjelmia, joilla voi tulostaa pdf tiedostoja, mm. seuraavilla sivuilla esitelty pdffactory. Ohjelman täysin toimivan (vain mainostekstin pdf-sivun alalaitaan lisäävä) koeversio on maksutta ladattavissa ohjelman tekijän Fineprintin sivuilta (www.fineprint.com) ja koeversiolla pääseekin testaamaan sähköisten dokumenttien luomista. Ohjelman rekisteröinti maksaa 49.95$. Ohjelma ei ole Atsoftin tuote eikä Atsoft edusta/myy ohjelmaa eikä opasta ohjelman käytössä. Lisätietoja pdffactorystä www.atsoft.fi/pdffactory.htm 22 Asteri uutiset 14.10.2003
Fineprint pdffactoryn käyttö Fineprint pdffactory asentuu tulostimeksi (kirjoittimeksi) ja sille voidaan tulostaa joko valitsemalla se oletuskirjoittimeksi tai valita ohjelmasta kirjoittimeksi pdffactory (mikäli ohjelmassa on toiminto, jolla voidaan valita kirjoitin, mille tulostetaan) PdfFactorylle tulostetut tulosteet tulostuvat pdffactoryn esikatseluikkunaan, josta tuloste voidaan joko avata Acrobat readeriin (View pdf), tallentaa levylle (save) tai lähettää sähköpostin tiedostoliitteenä (Send) Mikäli pdffactoryn katseluikkuna on jo auki, seuraava tuloste tulostuu katseluikkunassa olevan tulosteen jatkeeksi. Tätä ominaisuutta voidaan hyödyntää kun halutaan koota useita eri tulosteita yhteen pdf tiedostoon. Asteri uutiset 14.10.2003 23
Paperitulosteet sähköpostin liitetiedostoksi Tässä esimerkissä käytämme pdffactory ohjelmaa paperitulosteen lähettämiseksi sähköpostilla. 1. Aseta oletuskirjoittimeksi pdffactory napsauttamalla käynnistä / asetukset / tulostimet ja faksit / pdffactory / Tiedosto / aseta oletustulostimeksi 2. Käynnistä se ohjelma, jonka tulosteen haluat sähköpostin liitetiedostoksi ja ota haluttu tuloste 3. Tuloste aukeaa pdffactoryyn. Koneesi asetuksista ja sähköpostiohjelmasta riippuen voit joko lähettää tiedoston suoraan sähköpostilla (Send) tai tallentaa sen ensin levylle (Save) ja sitten käynnistää sähköpostiohjelman ja valita pdf tiedoston liitetiedostoksi. 24 Asteri uutiset 14.10.2003
Tulosteiden esikatselu PdfFactoryä voit hyödyntää tulosteiden esikatseluikkunana: 1. Aseta pdffactory oletustulostimeksi 2. Käynnistä Asteri ohjelma ja ota haluamasi tuloste, jolloin tuloste tulostuu pdffactoryn katseluikkunaan 3. Avaa tuloste Acrobat readeriin pdffactoryn valinnalla View pdf, josta voit tulostaa sen valinnalla File Print (tai Tiedosto tulosta). 4. Voit myös tallentaa tulosteen Acrobat Viewerin valinnalla File / Save As (tai tiedosto / tallenna nimellä) Sähköinen taloushallinto Voit hyödyntää pdf tiedostoja paperittomassa arkistoinnissa ja kirjanpidossa. Tulostamisen voit tehdä paperin sijasta pdf tiedostoiksi. Työkalu siihen on esimerkiksi pdffactory tai Adobe Acrobat. Tallenna aineisto omiin hakemistoihinsa esimerkiksi tilikausittain. Tulosteiden nimeämisellä ja hakemistojen jäsentelyllä saat arkistoinnin selkeäksi. Arkistointityökalu on Windowsin resurssienhallinta. Tulosteiden katseluun Windowsin automaatit ovat käyttökelpoisia. Voit kaiken tositeaineistonkin tallettaa sähköisessä muodossa levylle. Tositteet voit skannata ja nimetä vaikka tositenumeron mukaisiksi. Tarvittaessa saat myöhemmin pdf aineiston paperitulosteiksi edellä mainituilla työkaluilla. Tilikauden päätyttyä kopioit kovalevyllä olevan aineiston kahdelle CD rompulle. Huomioi että paperin korvaavaa taltiointia ei ole esimerkiksi kirjanpidossa tilikauden tietokanta vaan paperin sijasta pdf tiedostoiksi tehdyt tulosteet. Paperitonta kirjanpitoa koskevat säännökset: kirjanpitolaki 2 luku 8 (1336/ 1997) Linkki: www.finlex.fi/linkit/sd/19971336 KTMp kirjanpidossa käytettävistä menetelmistä 26.1.1998/47 (Linkki www.finlex.fi/linkit/sd/19980047) Lisätietoa sähköisestä taloushallinnosta artikkelista www.atsoft.fi/paperitonkirjanpito.htm Asteri uutiset 14.10.2003 25