LIIKEARKISTOPÄIVÄT 12.-13.9.2007 ASIAKIRJAT SÄHKÖISET JA LAINSÄÄDÄNTÖ Jukka Tuomela Tampereen yliopisto Oikeustieteiden laitos
Lainsäädännön lähtökohtia Lainsäädännössä pyritään siihen, että sähköisiä asiakirjoja voitaisiin mahdollisimman laajasti käyttää perinteisten paperiasiakirjojen ohella tai sijaan esim. kaupankäynnissä sopimus, etämyynti muutoin yrityksen toiminnassa edellytettävät asiakirjat tuotevastuu, turvallisuus, ympäristöasiat kirjanpidossa tosite- ja kirjanpitoaineisto viranomaisasioinnissa viranomaiselle toimitettavat asiakirjat viranomaisen päätökset
Miksi lainsäädännössä on asetettu asiakirjoille ja niiden käsittelylle vaatimuksia? Tavoitteena mm. pyrkimys oikeusturvan toteutumiseen ennakoitavuuteen konfliktien ennaltaehkäisyyn valvonnan toteutumiseen selvyyteen vastuun kohdentumisesta yksityisyyden suojaamiseen
Lainsäädännössä asiakirjoille asetettuja vaatimuksia 1 Asiakirjan laatimiseen ja asiakirjan muotoon liittyviä vaatimuksia Kirjallisen muodon vaatimus Allekirjoitusvaatimus Allekirjoitus vai tunnistaminen Toimivaltuudet vrt. kaupparekisterimerkinnät Muita erityisiä muotovaatimuksia Asiakirjan säilyminen kuluttajan saatavilla ja niin, ettei niitä voida yksipuolisesti muuttaa
Lainsäädännössä asiakirjoille asetettuja vaatimuksia 2 Asiakirjojen säilyttämisaikaa koskevia vaatimuksia Kirjanpitoaineiston ja verotukseen liittyvien asiakirjojen säilyttämisaika väh. 6 v. tilikauden päättymisestä Vaitiolovelvollisuus, rajattu käsittelyoikeus esim. työntekijän terveystiedot (laki yksityisyyden suojasta työelämässä 5 )
Lainsäädännössä asiakirjoille asetettuja vaatimuksia 3 Sopimusasiakirjojen säilyttämisaika Suomessa sopimusvapaus sekä vapaa todistusharkinta Ei varsinaista säilytysvaatimusta, mutta mahdollisissa riitatilanteissa tarve näytön esittämiseen Käytännössä sähköisin allekirjoituksin varustetut asiakirjat on säilytettävä alkuperäisessä muodossa, jotta asiakirjan kiistämättömyys ja eheys (muuttumattomuus) voidaan myöhemmin todentaa vrt. viranomaiselle toimitetut asiakirjat merkintä pätevästä sähköisestä allekirjoituksesta viranomaisrekisterissä nauttii julkista luotettavuutta Ongelma pitkäaikaissäilytyksessä esim. Jukka pitkäaikainen Tuomela, TaY Liikearkistopäivät puitesopimus 2007
Vastuu asiakirjojen lähettämisestä asiakirjojen lähettäminen tapahtuu pääsääntöisesti lähettäjän vastuulla, esim. laki sähköisestä asioinnista viranomaistoiminnassa 8 vrt. vastaanottoilmoitus 12 vrt. kuitenkin kuluttajansuojalaki 12 luku 1c Jos tässä laissa tarkoitettu virheilmoitus taikka ilmoitus sopimuksen purkamisesta tai sen peruuttamisesta on tarkoituksenmukaisella tavalla lähetetty vastaanottajalle, lähettäjä saa vedota ilmoitukseen, vaikka se myöhästyisi, vääristyisi tai ei tulisi perille. koskee myös kotimyyntiasiakirjaa, vahvistusta, sopimusehtoja ja muita asiakirjoja, jotka elinkeinonharjoittaja on tämän lain mukaisesti lähettänyt kuluttajalle.
Asiakirjojen saapumisajankohta Viranomaisasiointi - laki sähköisestä asioinnista viranomaistoiminnassa 10 Sähköinen viesti katsotaan saapuneeksi viranomaiselle silloin, kun se on viranomaisen käytettävissä vastaanottolaitteessa tai tietojärjestelmässä siten, että viestiä voidaan käsitellä. Kuluttajansuojalaki 12 luku 1c Jos ilmoituksen saapumisen ajankohdasta ei voida esittää muuta selvitystä, postitse lähetetyn ilmoituksen katsotaan saapuneen vastaanottajalle seitsemäntenä päivänä sen lähettämisestä ja sähköisesti lähetetyn päivänä, jona ilmoitus on lähetetty. koskee myös kotimyyntiasiakirjaa, vahvistusta, sopimusehtoja ja muita asiakirjoja, jotka elinkeinonharjoittaja on tämän lain mukaisesti lähettänyt kuluttajalle.
Asiakirjallisen luonteen tunnistaminen Mikä on oikeudellisesta merkitystä omaava asiakirja? Esim. kuluttajakaupassa reklamaatio laissa edellytetty ilmoitus peruutusoikeuden käyttö Kirje vs. sähköpostiviesti vastaanottajan osoitetiedot kenelle asian hoitaminen kuuluu
Luottamuksellisen viestin suoja henkilökohtaisen, henkilön nimellä varustetun sähköpostin käyttö työnantajalle kuuluvien viestien hakemista ja avaamista rajoitettu (Laki yksityisyyden suojasta työelämässä 18-20 :t) väärälle vastaanottajalle saapuneet viestit Se, joka on ottanut vastaan tai muutoin saanut tiedon luottamuksellisesta viestistä tai tunnistamistiedosta, jota ei ole hänelle tarkoitettu, ei saa ilman viestinnän osapuolen suostumusta ilmaista tai käyttää hyväksi viestin sisältöä, tunnistamistietoa tai tietoa viestin olemassaolosta, ellei laissa toisin säädetä. (Sähköisen viestinnän tietosuojalaki 5 )
Sähköinen markkinointi sähköistä suoramarkkinointia luonnolliselle henkilölle rajoitettu (sähköisen viestinnän tietosuojalaki 26 ) sen sijaan yhteisöön kohdistuvaa suoramarkkinointia saa harjoittaa, jollei yhteisö ole sitä nimenomaisesti kieltänyt (sähköisen viestinnän tietosuojalaki 27 ) suoramarkkinoinnin tunnistettavuus on voitava sitä vastaanotettaessa selvästi ja yksiselitteisesti tunnistaa markkinoinniksi. (sähköisen viestinnän tietosuojalaki 28 )
Muut asiakirjoihin tai niiden käsittelyyn liittyvät normit Erilaiset standardit Erilaiset standardit (esim. asiakirjahallinnon standardit) Hyvä tapa Vakiintunut käytäntö Yhteisökohtaiset normit Yhteisön sisäistä toimintaa ohjaavia, ei välittömiä vaikutuksia yrityksen ulkopuolelle