HELSINGIN YLIOPISTON MATKUSTUSOHJEET alkaen 1.1.2012
SISÄLLYSLUETTELO 1 YLEISTÄ... 4 1.1 Ohjeistuksesta... 4 1.2 Soveltamisala... 4 1.3 Yliopiston matkahallinto... 4 1.4 Matkustamiseen liittyviä määritelmiä... 5 1.4.1 Työmatka... 5 1.4.2 Työpaikka... 5 1.4.3 Matkakustannukset... 6 1.4.5 Matkavuorokausi sekä matkan alkaminen ja päättyminen... 6 2 ENNEN MATKAA... 6 2.1 Matkapyyntö... 6 2.2 Matkapyynnön hyväksyminen... 7 2.3 Matkaennakko... 7 2.4 Ulkopuolisten kustantamat matkat... 8 3 ONNISTUNEEN MATKAN OSASET... 9 3.1 Matkatoimistopalvelut... 9 3.2 Maksukortit... 9 3.3 Bonukset (esim. FinnairPlus)... 10 3.4 Matkavakuutus... 10 3.5 Terveys ja rokotukset... 11 4 MATKAN TOTEUTTAMISTAPA... 12 4.1 Työmatkan ja loman yhdistäminen... 12 4.2 Automatkat... 13 4.3.1 Yliopiston autojen käyttö... 13 4.3.2 Oman auton käyttö... 13 4.3.2.1 Tilapäinen oman auton käyttö... 13 4.3.2.2 Jatkuva oman auton käyttö... 14 4.3.4 Taksi... 15 4.4 Lentomatkat... 15 4.5 Junamatkat... 16 4.6 Laivamatkat... 16 4.7 Muut matkakustannusten korvaukset... 17 5 MAJOITTUMINEN... 17 5.1 Käytettävät hotellit... 17 2
5.2 Hotellivarausjärjestelmät... 17 5.3 Majoittumis- ja hotellikorvaus... 18 5.4 Korvattavat kustannukset... 18 5.5 Yliopiston järjestämä majoitus... 19 5.6 Majoittumis- ja hotellikorvausten enimmäismäärät... 19 6 PÄIVÄRAHAT... 20 6.1 Päivärahojen maksamisen edellytykset... 20 6.2 Päivärahojen suuruus... 20 6.2.1 Kotimaan päivärahat... 20 6.2.2 Ulkomaan päivärahat... 20 6.3 Maksuttomien aterioiden vaikutus päivärahoihin... 21 6.4 Yliopiston järjestämät tilaisuudet... 21 6.5 Muut korvaukset... 22 Ulkomaanmatkojen erilliskorvaukset... 22 Ulkopuolisille henkilöille suoritettavat päivärahat ja muut korvaukset... 22 6.6 Komennusmatkat ulkomaan työskentely... 23 7 MATKAN JÄLKEEN... 24 7.1 Matkalasku... 24 7.2 Matkalaskun hyväksyminen ja maksaminen... 24 8 YLIOPISTON MATKUSTUSSÄÄNNÖSTÄ POIKKEAMINEN... 25 Liitteet: Liite 1 Liite 2 Ulkomaan päivärahat ja hotellikorvausten enimmäismäärät Arean yliopiston palvelupisteen yhteystiedot 3
1 YLEISTÄ 1.1 Ohjeistuksesta Helsingin yliopistossa noudatetaan pääosin verottajan antamia ohjeita verottomiin matkakulukorvauksiin, jonka mukaan matkakustannusten enimmäiskorvaukset määräytyvät. Yliopiston matkustusohjeet täsmentävät ja ohjaavat edellä mainittujen soveltamista ja tulkintaa yliopiston matkustuskäytännössä. Nämä matkustusohjeet korvaavat kaikki yliopistolla aikaisemmin annetut ohjeet ja niihin mahdollisesti liittyneet yksikkökohtaiset tulkinnat. Tätä ohjetta noudatetaan kaikissa yliopiston yksiköissä. Näiden ohjeiden tarkoituksena on: - Tukea yliopiston tavoitteiden saavuttamista antamalla yliopiston työasioissa matkustaville se opastus ja palvelu, jota matkan tuloksellinen ja turvallinen toteuttamin edellyttää. - Varmistaa, että matka toteutetaan tarkoituksenmukaisella ja kokonaiskustannukset huomioiden edullisimmalla tavalla. Tavoitteet toteutuvat matkustuksen suunnittelulla, varauksia aikaistamalla, matkapalvelujen ostotoiminnan kehittämisellä sekä matkustuksen seurantaa tehostamalla. Matkaa suunniteltaessa on selvitettävä, onko matkaan yhdistettävissä myös muita tapaamisia tai hoidettavia asioita. Matkustusta koskevat samat kustannussäästö- ja tehokkuusvaatimukset kuin muutakin toimintaa. Työmatkat tehdään kustannusmielessä tehokkaasti ja pienimmällä henkilömäärällä, mikä tehtävien tehokkaan suorittamisen kannalta on mahdollista. Matkustamisen vaihtoehtona on harkittava muita tarkoituksenmukaisia vaihtoehtoja esimerkiksi videoneuvottelun mahdollisuutta. Päivärahat, ateriakorvaus, kilometrikorvaukset ja majoittumis- ja hotellikorvauksen enimmäismäärät sekä yömatkaraha päivitetään tähän ohjeeseen vuosittain. 1.2 Soveltamisala Näitä määräyksiä sovelletaan kotimaan ja ulkomaan yliopiston työmatkoihin. 1.3 Yliopiston matkahallinto Yliopistossa kvestuuri vastaa siitä, että yliopistolla on asianmukaiset matkustamista tukevat palvelusopimukset matkatoimiston, hotellien, vakuutus- ja korttiyhtiöiden yms. kanssa. Matkahallinnon toimintatapoja ja käytäntöjä kehitetään vastaamaan yksiköiden tarpeita yliopiston tavoitteiden saavuttamiseksi. Kvestuurissa Satu Lerssi (satu.lerssi@helsinki.fi) vastaa yliopiston matkustusohjeiden ylläpidosta ja neuvoo yksiköiden matkustajia ja matkayhdyshenkilöitä ohjeiden soveltamisessa. 4
Kvestuurissa matkustusasioissa ja matkalaskujärjestelmän käytössä neuvoja antavat: SAP matkahallinnon pääkäyttäjä Riitta Nikula puh. 191 22277 (riitta-liisa.nikula@helsinki.fi), Heli Jankeri-Niittymäki puh. 191 22264 (heli.jankeri-niittymaki@helsinki.fi), Airi Vinni puh. 191 51072 (airi.vinni@helsinki.fi), Merja Tähtinen puh. 191 26631 (merja.tahtinen@helsinki.fi) Matkayhdyshenkilöt ja yliopiston sopimusmatkatoimisto vastaavat matkan vaihtoehtoisten toteuttamistapojen etsimisestä ja matkaan liittyvistä varauksista. Matkayhdyshenkilöt ja sopimusmatkatoimisto omalta osaltaan varmistavat, että matkustaminen on yliopiston matkustamisohjeiden mukaista. Matkustuksen välitön valvonta on yksiköiden vastuulla organisaation mukaisesti. Yliopiston henkilökunta on velvollinen noudattamaan annettuja matkustusohjeita. 1.4 Matkustamiseen liittyviä määritelmiä 1.4.1 Työmatka Työmatkalla tarkoitetaan matkaa, jonka palkansaaja tilapäisesti tekee työhön kuuluvien tehtävien suorittamiseksi erityiselle työntekemispaikalle varsinaisen työpaikan ulkopuolelle. Mikäli palkansaajalla työn luonteen vuoksi ei ole varsinaista työpaikkaa, työmatkana pidetään matkaa, jonka palkansaaja tilapäisesti tekee työn suorittamiseksi asunnoltaan erityiselle työntekemispaikalle. Työmatkana ei pidetä palkansaajan asunnon ja varsinaisen työpaikan välistä matkaa eikä työkomennuksen kestäessä tehtyjä viikonloppu- ja muita vastaavia matkoja asunnon ja erityisen työntekemispaikan välillä. Työmatka voi olla myös sellainen matka, josta yliopisto ei maksa matkan kustannuksia tai korvaa vain osan niistä. Jos ulkopuolinen taho maksaa matkan kustannukset kokonaan tai osittain, pitää tämä mainita matkapyynnössä ja saattaa siten esimiehen tietoon. Yliopisto ei korvaa mitään matkan kustannuksia eikä päivärahoja, jos matkan kulut on merkitty korvattavaksi muualta. Esimies hyväksyy tai hylkää matkapyynnön. Jos yliopisto korvaa osan matkan kuluista tulee tämä eritellä matkapyynnöllä selvästi erikseen. Silloin kulut korvataan tämän erittelyn mukaisesti siltä osin, kun esimies on ne hyväksynyt. Työmatkan pituus voi olla enintään kuusi kuukautta. Yli kuusi kuukautta kestävät matkat käsitellään ulkomaan työskentelynä/komennusmatkoina. Päivärahat matkan ajalta maksetaan pääsääntöisesti vain alle kolme kuukautta kestäviltä matkoilta. 1.4.2 Työpaikka 5
Varsinaisella työpaikalla tarkoitetaan paikkaa, jossa palkansaaja vakituisesti työskentelee. Jos palkansaajalla työn liikkuvuuden vuoksi ei ole paikkaa, jossa hän vakituisesti työskentelee, pidetään varsinaisena työpaikkana paikkaa, josta hän hakee työmääräykset, säilyttää työssä käyttämiään asusteita, työvälineitä tai työaineita, tai muuta työn tekemisen kannalta vastaavaa paikkaa. 1.4.3 Matkakustannukset Matkakustannuksia ovat verovelvolliselle Suomessa tai ulkomailla tehdystä työmatkasta aiheutuneet kustannukset. Matkakustannuksina pidetään niitä ylimääräisiä menoja, jotka aiheutuvat työmatkasta. Ylimääräisistä menoista korvataan matkaan välittömästi liittyvät kustannukset. Työmatkasta suoritettavalla matkustamiskustannusten korvauksella tarkoitetaan korvausta matka-, paikka- ja makuupaikkalipuista sekä muista niihin verrattavista välttämättömistä varsinaiseen matkustamiseen kuuluvista maksuista. 1.4.5 Matkavuorokausi sekä matkan alkaminen ja päättyminen Matkavuorokaudella tarkoitetaan enintään 24 tunnin pituista ajanjaksoa, joka alkaa palkansaajan lähtiessä työmatkalle työpaikaltaan tai asunnoltaan. Matkavuorokausi päättyy palkansaajan palatessa työmatkalta työpaikalleen tai asunnolleen. 2 ENNEN MATKAA Matkustajan voi tarvittaessa kääntyä matkayhdyshenkilön puoleen, jotta matkalla voidaan hyödyntää erikois- ja sopimushintaisia lentolippuja ja hotellien hintoja. Matkustajan tulee tuntea yliopiston matkustusohjeet ja noudattaa annettuja ohjeita. Ohjeisiin perustumattomat matkakustannukset jäävät matkustajan itsensä maksettaviksi ja tällaisesta menettelystä mahdollisesti aiheutuvista seuraamuksista vastaa matkustaja. 2.1 Matkapyyntö Yliopisto korvaa vain matkapyynnön perusteella tehtävästä työmatkasta aiheutuvat matkakustannukset. Matkustaminen ennen matkapyynnön tekemistä tai hyväksymistä aiheuttaa kustannusriskin matkustajalle. Työmatkoille matkapyyntö on aina kirjallinen/sähköinen ja se tulee tehdä ennen matkan alkua. Matkapyynnön hyväksyjälle on annettava tiedot matkan tarkoituksesta ja toteu- 6
tustavasta sekä työmatkasta aiheutuvien kustannusten ja mahdollisen matkaennakon perusteista. Nämä tiedot lisätään matkapyynnölle SAPin matkahallintaohjelmaan. Matkapyyntö hyväksytään sähköisesti. Matkapyyntö tehdään aina myös silloin, kun ulkopuolinen taho maksaa matkan kustannukset kokonaan tai osittain. Ulkopuolinen matkan maksaja pitää aina mainita matkapyynnössä ja saattaa siten esimiehen tietoon. Yliopisto ei korvaa mitään matkan kustannuksia eikä päivärahoja, jos matkan kulut on merkitty korvattavaksi muualta. Esimies hyväksyy tai hylkää matkapyynnön. Jos yliopisto korvaa osan matkan kuluista, tulee tämä eritellä matkapyynnöllä selvästi erikseen. Silloin kulut korvataan tämän erittelyn mukaisesti siltä osin, kun esimies on ne hyväksynyt. 2.2 Matkapyynnön hyväksyminen Matkapyynnön hyväksyjiä ovat tiedekunnan dekaani, laitoksen tai tiedekunnan alaisen erillisen yksikön johtaja, erillisen laitoksen johtaja, hallintovirastossa rehtori, vararehtori, hallintojohtaja ja osaston johtaja ja hallintojohtajan alaisen erillisyksikön päällikkö tai heidän määräämänsä. Projektien vastuulliset johtajat hyväksyvät matkapyynnöt oman projektinsa työntekijöille. Kanslerin ja rehtorin sekä dekaanien matkapyynnöt hyväksyy hallintojohtaja. Muiden esimiesasemassa olevien matkapyynnöt hyväksyy heidän esimiehensä. Yliopiston ulkopuolisten henkilöiden matkoista, jotka yliopisto maksaa, tehdään kirjallinen matkapyyntö. Matkapyynnön hyväksyjä vastaa matkan aiheellisuudesta ja matkapyynnön hyväksyminen tapahtuu matkan tarkoituksen perusteella. 2.3 Matkaennakko Matkaennakkoa voi saada 80 % matkan kokonaiskustannuksista. Ennakkoa haetaan matkapyynnöllä ja se on tehtävä hyvissä ajoin (2 viikkoa) ennen työmatkaa. Yliopisto kustantaa työmatkoilla käytettäväksi tarkoitetun First Card maksukortin, jolla voidaan matkan aikana maksaa matkakustannuksia. Tällä järjestelyllä pyritään korvaamaan matkaennakot. Yksityisen maksuvastuun kortilla voi tarvittaessa nostaa käteistä ulkomailla sellaisissa tilanteissa, joissa kortti ei käy maksuvälineenä. Yliopiston maksuvastuun korteissa käteisnosto-oikeutta ei ole. Kvestuuri maksaa hyväksytyn ennakon henkilön pankkitilille yleensä muutamaa päivää ennen matkan alkua. Liikaa maksettu matkaennakko vähennetään henkilön seuraavan matkalaskun yhteydessä tai peritään takaisin pankkisiirrolla. Kvestuuri sopii menettelystä matkustajan kanssa. 7
2.4 Ulkopuolisten kustantamat matkat Yliopisto ei korvaa matkaan liittyviä kuluja toimihenkilölle, jolla on oikeus saada tehtävän suorittamisesta matkakustannusten korvauksia tehtävän suorittamista pyytäneeltä toimeksiantajalta. Ulkopuolisen kustantaman työmatkan vastaanottaminen on mahdollista vain, kun menettely ei vaaranna yliopiston asemaa puolueettomana ja riippumattomana asiantuntijaorganisaationa. Niissäkin tapauksissa, joissa matkasta aiheutuvat kustannukset maksaa joku muu kuin yliopisto, matkapyyntö tehdään yliopistolle, siitä on käytävä ilmi matkan rahoittaja. Ulkopuolisen tulee osoittaa tarjouksensa yliopistolle eikä sen yksittäiselle työntekijälle. Mikäli tarjous on tehty työntekijälle, tämän tulee saattaa asia yliopiston asianomaisen matkapyynnön hyväksyjä ratkaistavaksi. Tarjouksen vastaanottamisen edellytyksenä on, että matka on yliopiston toiminnan kannalta tarpeellinen. Erityisesti on kiinnitettävä huomiota seuraaviin asioihin: mikä on rahoittajan suhde yliopistoon miten matkan vastaanottaminen vaikuttaa tasapuolisuuteen työtehtävän hoidossa onko kyseessä kilpailuasetelma matkan rahoittamisen syyt matkan rahallinen arvo matkan oheistarjonta ja muut vastaavat seikat mitä ulkopuolinen taho odottaa yliopistolta. Ulkopuolisilla varoilla toteutettuja matkoja koskevat asiakirjat on yksikössä säilytettävä siten, että kutakin matkaa koskeva matkapyyntö liitteineen ja matkakertomus ovat yhtenäisenä asiakirja-aineistona käytettävissä jälkitarkastusta varten. 8
3 ONNISTUNEEN MATKAN OSASET 3.1 Matkatoimistopalvelut Yliopistolla on matkatoimistopalvelusopimus Arean kanssa. Matkakustannusten pienentämiseksi ja matkustusprosessien kehittämisen vuoksi kaikki yliopiston matkatoimisto-ostot keskitetään sopimuskumppanille. Tilattaessa matkustuspalveluita yliopiston laskuun on matkustajalla oltava matkasta matkapyyntö. Arean palvelupiste yliopistolle Matkatoimisto Area puh. 010 818 9580 faksi (09) 1605 5984 sähköposti: yliopisto@area.fi Mannerheimintie 102 00250 HELSINKI palveluaika ma pe klo 8.00 17.00 Päivystyspalvelut, Arean 24H palvelu: puh. 010 818 9580 sähköposti: 24h@area.fi Matkustaja voi varata lentoja, hotelleja ja autoja niin koti- kuin ulkomailta myös Arean Pro online-varauspalvelun kautta (myös halpalentoyhtiöt sekä nettihintaiset lennot). Varauksia voivat tehdä joko matkustaja itse tai matkanvaraaja. Arean Pro Online-järjestelmään on valmiiksi viety yliopiston henkilökunnan profiilitiedot, jos henkilö ei ole kieltänyt tietojen siirtoja. Kiellosta voi ilmoittaa sähköpostilla Satu Lerssille (satu.lerssi@helsinki.fi), jolloin tietoja ei siirretä. Tiedot on hyvä tarkastaa ja täydentää, kun ensimmäisen kerran käyttää palvelua ja vahvistaa tiedot. Palveluun pääsee SAPin matkahallinnon kautta ilman erillistä kirjautumista. Palvelun käytössä opastaa Arean yliopiston palvelutiimi, jonka numerot yllä. 3.2 Maksukortit Kaikki työntekijät, joiden työtehtävät edellyttävät matkustamista hankkivat yliopiston kustantaman, henkilökohtaisella maksuvastuulla olevan First Card maksukortin matkakustannusten maksamiseksi. Maksukorttien käyttö pienentää matkustamiseen liittyviä hallintokustannuksia. Yliopistolla on Nordean kanssa sopimus, jonka perusteella yliopiston henkilöstöllä on mahdollisuus saada maksukortti käytettäväksi työmatkaan liittyvien kulujen maksamiseen (hotel- 9
lit, taksit, autovuokraamot ja huoltoasemat). Korttiin voidaan liittää myös rahannostotoiminto. Kvestuuri maksaa työmatkoilla käytettäväksi tarkoitetun First Card maksukortin vuosimaksun. Helsingin yliopiston vastuulla olevan oman maksukortin voivat saada yliopiston johtoryhmän jäsenet, dekaanit ja varadekaanit, laitosten johtajat, hallintoviraston osastonjohtajat sekä osastojen vastuualuepäälliköt osastonjohtajan suosituksesta. Muut kuin edellä mainittuihin ryhmiin kuuluvat voivat saada henkilökohtaisella maksuvastuulla olevan kortin. Kortti on henkilökohtainen ja kortinhaltija vastaa sen käytöstä sekä huolehtii korttilaskuista. Yliopisto ei korvaa laskun laiminlyönneistä aiheutuvia viivästysseuraamuksia. Maksukortin voi saada vain yliopiston työntekijä. Palvelussuhteen päättyessä kortti irtisanotaan Nordeaan (puh. 0200 52100) ja palautetaan kahtia leikattuna matkayhdyshenkilölle tai kvestuurin Satu Lerssille (PL 33), joka palauttaa leikatun kortin edelleen Nordeaan. Kortti myönnetään hakemuksen perusteella. Hakemukset ja ohjeet: Kvestuurin kotisivulta ALMAsta (Hallinto, talous- ja henkilöstöasiat Talous ja matkustaminen) Korttihakemuksen allekirjoittaa yliopiston puolesta hakijan laitoksen johtaja sekä kvestori. Hakemukseen tulee liittää mukaan kortin hakijan allekirjoittamat yliopiston kortinkäyttöehdot. Korttihakemus liitteineen toimitetaan kvestuuriin Satu Lerssille (PL 33). 3.3 Bonukset (esim. FinnairPlus) Yliopiston kustantamista työmatkoista saatu etu kuuluu yliopistolle ja mahdolliset ilmaiset liput sekä yöpymiset tulee aina hyödyntää työmatkojen yhteydessä. Ulkomaanmatkoja tekevät henkilöt voivat liittyä jäseniksi bonusohjelmaan esim. Finnair. Bonusohjelmaan liitetyn henkilön postitusosoitteeksi merkitään yliopiston osoite. Matkayhdyshenkilö voi tarvittaessa seurata pisteitä yhdessä matkustajan kanssa ja pisteet hyödynnetään työmatkojen yhteydessä. Tiedot pisteistä on toimitettava tarvittaessa yliopiston edustajan nähtäväksi. Työmatkojen bonuspisteille tulee olla oma kortti, jota ei voi käyttää omien henkilökohtaisten lomalentojen pisteiden keräämisessä. Esim. Finnair antaa henkilölle kaksi korttia toisen työmatkoihin ja toisen henkilökohtaisten lomalentojen bonuspisteiden hallinnointiin. 3.4 Matkavakuutus Yliopiston työntekijöillä on matkavakuutus voimassa kaikilla alle kuusi kuukautta kestävillä koti- ja ulkomaan matkoilla (sisältää sotariskialueet). Vakuutuksen piirissä ovat yliopistoon palvelussuhteessa olevat matkustajat sekä yliopistolta kirjallisen matkapyynnön 10
saaneet henkilöt, joiden matkan yliopisto maksaa. Matkavakuutuksen voimassaolon edellytyksenä on aina se, että matkustajalla on matkalle kirjallinen/sähköinen matkapyyntö. Vakuutus on voimassa automaattisesti matkapyynnössä kuvatun matkan alkamis- ja päättymispäivän välisen ajan. Vakuutus kattaa myös matkatavarat (matkatavarat 1500 euroa per matka). Yliopiston yleisen matkavakuutuksen kustannukset (alle 6 kk kestäville matkoille) maksaa yliopisto keskitetysti. Vakuutusyhtiö on IF Vahinkovakuutusyhtiö. Yliopiston vakuutuksen numero on 0006881050. Helsingin yliopiton y-tunnus on 0313471-7. Vakuutusyhtiön yhteystiedot: Yritysten vapaaehtoiset henkilökorvaukset PL 2026 20025 IF Ryhmäkutsunumero: 010 514 2243 Sähköposti: personalclaims@if.fi Palveluaika arkisin klo 8-17 www.if.fi/matka Yliopisto ei maksa muita matkavakuutuksia, ei matkakohtaisia eikä henkilökohtaisia vuosivakuutuksia. Vahinkotapauksissa matkustaja itse hakee korvausta vakuutusyhtiöltä. Ohjeet ja lomakkeet voi pyytää suoraan vakuutusyhtiöstä. Hakemukseen liitetään kopio matkapyynnöstä ja alkuperäiset tositteet. Niistä otetut kopiot tulevat matkalaskun liitteeksi. Kun kysymyksessä on yliopiston maksamista kuluista, esim. matkalippukuluista, annetaan yliopiston pankkitilin numero korvauksen maksamista varten (Helsingin yliopisto, Nordea 166030-77720). Kun kysymys on henkilökohtaisesta vahingosta, sairaudesta tai matkatavarasta, annetaan oma pankkitilin numero korvauksen maksamista varten. Vakuutuskortteja saa Keskustassa kvestuurista Mirjami Leskiseltä Viikin kampuspalveluyksiköstä Meilahdessa kampuspalveluyksiköstä Kumpulan kampuspalveluyksiköstä Topelian kampuspalveluyksiköstä Komennusmatkoille lähtevien henkilöiden tiedot ilmoitetaan erikseen vakuutusyhtiöön. (katso tämän ohjeen luku 6.6.) Ylioston työmatkoja koskeva matkavakuutus ei ole voimassa opiskelijoiden opintoihin liittyvillä matkoilla. Matkavakuutus on voimassa vain työmatkoilla. 3.5 Terveys ja rokotukset 11
Työntekijä, joka onnettomuuden, sairauden tai muun vastaavan syyn vuoksi on kykenemätön suorittamaan työtehtäviään, ei myöskään saa lähteä työmatkalle. Tarvittaessa on oltava yhteydessä työterveysasemaan ennen matkaa. Yliopisto korvaa työmatkoihin liittyvät rokotuskustannukset. Matkalle lähtijän tulee kuitenkin itse huolehtia tarvittavien rokotusten ottamisesta. Rokotuksista saa tietoa oman paikkakunnan terveyskeskuksista tai Mehiläisen työterveysasemilta. Lisätietoja kannattaa tiedustella riittävän ajoissa ennen matkaa, koska joissakin tapauksissa rokotusohjelma aloitetaan 1-2 kuukautta ennen matkaa. Lisätietoja eri maihin suositeltavista rokotuksista löytyy myös ulkoasiainministeriön kotisivulta osoitteesta www.formin.fi. 4 MATKAN TOTEUTTAMISTAPA Työmatka on tehtävä niin lyhyessä ajassa ja vähin kokonaiskustannuksin kuin hoidettavaksi annetut tehtävät huomioiden on tarkoituksenmukaista ja mahdollista. Matkakustannusten korvausperusteisiin ei vaikuta henkilön asema tai muu vastaava peruste. Työmatkasta aiheutuvat matkustamiskustannukset maksetaan kussakin tapauksessa yliopistolle taloudellisimman ja tarkoituksenmukaisimman matkustustavan mukaan. Yleensä julkisilla liikennevälineillä (linja-auto, juna tai lentokone) tehty työmatka täyttää mainitut edellytykset. Muu menettely perustellaan matkalaskussa. Jos on käytetty ilman pätevää syytä kalliimpaa matkustustapaa, suoritetaan korvaus kuitenkin halvimman julkisen kulkuneuvon mukaan. Edullisemmuusperiaatteen mukaisesti henkilöstön tulee erityisesti lentomatkoja tehdessään ja majoituspalveluja käyttäessään valita aina halvin, soveltuva vaihtoehto. Matkan kokonaiskustannuksia arvioitaessa on otettava huomioon paitsi matkustamiskustannusten korvaus, päiväraha, majoittumis- tai hotellikorvaus, työntekijän mahdollinen matkaajan palkka ja muut matkakustannusten korvaukset, myös kulkuneuvon käyttämisellä mahdollisesti saavutettu ajan säästö. Matkustustapaa valittaessa on huomiota kiinnitettävä matkan välittömien kustannusten ohella myös muihin kokonaiskustannuksiin vaikuttaviin seikkoihin, muun muassa matkan vaikutuksista työajan käyttöön. Vertailua suoritettaessa voidaan työajan säästön lisäksi ottaa huomioon myös vapaa-ajan merkittävä säästö. 4.1 Työmatkan ja loman yhdistäminen 12
Loman yhdistäminen työmatkaan ilman erityistä syytä ei ole sallittua. Jos työmatkan ja loman yhdistämiseen on painavia perusteita ja matkapyynnön antaja ne hyväksyy, lomapäivät on eriteltävä jo matkapyynnöllä. Loma-aikaan ajoittuvia matkustamiskustannuksia ei korvata. Jos työmatkaan perustellusta matkan kokonaiskustannuksia alentavasta syystä (esimerkiksi ulkomaanmatkoilla ns. matkapaketin edullisuuden johdosta) sisällytetään sellaista ylimääräistä matka-aikaa, jota matkaohjelma ei sinänsä edellytä, on tämä matka-aika korvattavaa vain, jos se on sisällytetty matkapyynnölle. Ylimääräisen matka-ajan matkapyynnölle sisällyttämisen edellytyksenä on aina, että matkan kokonaiskustannukset alenevat merkittävästi ja että matkan piteneminen on kohtuullisessa suhteessa saavutettuun säästöön nähden ja matka siten kokonaisuutena suoritetaan yliopistolle edullisimmalla tavalla. Loman ja työmatkan yhdistämistä tulee välttää. Jos työmatkan ja loman yhdistämiseen on poikkeuksellisesti erityisen painavia perusteita ja asianomainen on saanut yhdistämiseen matkapyynnön hyväksyjän suostumuksen, tulee lomapäivät eritellä matkapyynnössä. Lomaaikaan ajoittuvia matkustamisen kustannuksia ei tällöin korvata. Yliopiston käytännön mukaan päivärahaa maksetaan työmatkan matkustuspäiviltä ja perilläoloajalta varsinaisilta työmatkan päiviltä sekä enintään yhdeltä ylimääräiseltä päivältä (esim. kokousvalmisteluihin käytetyltä päivältä). 4.2 Automatkat 4.3.1 Yliopiston autojen käyttö Yliopiston yksiköillä on yksiköiden käyttöön hankittuja paketti- ja henkilöautoja. Autot ovat työntekijöiden käytettävissä työtehtävien edellyttämillä matkoilla. Yliopiston autojen käytöstä on erilliset ohjeet. 4.3.2 Oman auton käyttö Lähtökohtaisesti omaa autoa voi käyttää työmatkalla silloin, kun se on edullisin ja tarkoituksenmukaisin tapa matkustaa. Vertailua tehtäessä voidaan kustannusten lisäksi huomioida matkaan kuluva kokonaisaika, vaikutus työajan käyttöön sekä merkittävä vapaa-ajan säästö. Kokous- ja koulutusmatkat on suositeltavaa tehdä julkisilla kulkuvälineillä. Oman auton käyttö on aina perusteltava. Oman auton käytöstä lyhyellä matkalla ei korvausta makseta ilman erityisen painavaa syytä. 4.3.2.1 Tilapäinen oman auton käyttö Toimihenkilö, jolla ei ole ns. jatkuvaa oman auton käyttölupaa, voi perustelluista syistä yksittäistapauksissa käyttää omaa autoa työmatkalla. Toimihenkilön omalla tai hallitsemallaan autolla tehdystä työmatkasta aiheutuvien kustannusten korvaaminen kilometrikorvausten 13
mukaisesti ratkaistaan tilapäisissä oman auton käyttötapauksissa pääsääntöisesti matkapyyntöä hyväksyttäessä. 4.3.2.2 Jatkuva oman auton käyttö Jos työntekijän työ on laatunsa ja laajuutensa puolesta sellaista, että työmatkat muodostavat pysyvästi siitä oleellisen osan, voi yliopisto antaa asianomaiselle luvan jatkuvaan oman auton käyttöön. Jatkuva oman auton käyttö edellyttää ajopäiväkirjan pitämistä. Myönnetty lupa jatkuvaan oman auton käyttöön työmatkoilla, ei oikeuta poikkeamaan työmatkan tarkoituksenmukaisesta ja kokonaisedullisesta toteuttamistavasta. Myös jatkuvan oman auton käyttöluvan saanut henkikö pitää ajopäiväkirjaa ja tekee sen perusteella matkalaskun. Jatkuvan oman auton käyttöluvan myöntää henkilön esimies tai yksikön johtaja/päällikkö. Myönnetty oman auton käyttölupa ei oikeuta käyttämään omaa autoa sellaisella työmatkalla, joka yleisiä kulkuneuvoja käyttäen on tarkoituksenmukaisempaa ja kokonaiskustannuksiltaan yliopistolle edullisempaa. Jos henkilö kuitenkin oma-aloitteisesti tekee työmatkan omalla autolla, korvataan sen kustannukset halvimman julkisen kulkuvälineen taksan mukaan. Kulkuneuvojen käyttämisestä maksettavat korvaukset: Kilometrikorvaukset Oman auton käyttö 45 senttiä kilometriltä Korvauksen enimmäismäärä Käyttöetuauton kilometrikorvaus 12 senttiä kilometriltä, jos palkansaaja, jolla on auton käyttöetu, käyttää tällaista autoa työmatkan suorittamiseen ja maksaa itse tästä matkasta aiheutuvat polttoainekulut Kilometrikorvausta korotetaan: - henkilöt 3 senttiä kilometriltä kutakin mukana seuraavaa henkilöä kohden, jos palkansaajan omistamassa tai hallitsemassa kulkuneuvossa matkustaa muita henkilöitä, joiden kuljetus on työnantajan asiana - koira 3 senttiä kilometriltä, jos palkansaaja työhönsä kuuluvien tehtävien vuoksi kuljettaa autossa koiraa - koneet ja esineet 3 senttiä kilometriltä sellaisista autossa kuljetettavista koneista tai muista esineistä, joiden paino ylittää 80 kiloa tai joiden koko on suuri - perävaunu 7 senttiä kilometriltä perävaunun kuljettamisesta autoon kiinnitettynä - asuntovaunu 11 senttiä kilometriltä silloin, kun työn suorittaminen edellyttää asuntovaunun kuljettamista autoon kiinnitettynä - taukotupa tms. 21 senttiä kilometriltä silloin, kun työn suorittaminen edellyttää 14
- metsäautotie, tienrakennustyömaa tms. taukotuvan tai vastaavan raskaan kuorman kuljettamista autoon kiinnitettynä 9 senttiä kilometriltä silloin, kun työn suorittaminen edellyttää liikkumista autolla metsäautotiellä tai muulta liikenteeltä suljetulla tienrakennustyömaalla, kyseisten kilometrien osalta Kilometrikorvaus; muut kulkuneuvot moottorivene, enintään 50 hv moottorivene, yli 50 hv moottorikelkka mönkijä moottoripyörä mopo muu kulkuneuvo Korvauksen enimmäismäärä 78 senttiä kilometriltä 114 senttiä kilometriltä 108 senttiä kilometriltä 102 senttiä kilometriltä 34 senttiä kilometriltä 18 senttiä kilometriltä 10 senttiä kilometriltä 4.3.4 Taksi Taksin käyttö on sallittua, jos matkustaja ei ole voinut kohtuulliseksi katsottavalla tavalla käyttää julkisia liikennevälineitä tai niiden käyttö ei ole mahdollista tai tarkoituksenmukaista. Taksin käyttö voidaan korvata matkalla lentoasemalle taikka lentoasemalta tai milloin se on ilmeisen välttämätöntä, taloudellista tai olosuhteisiin nähden tarkoituksenmukaista. Taksin käyttö voi olla perusteltua myös tuntemattomassa kohteessa, tai kun on matkatavaroita mukana niin, että niiden kuljettaminen julkisessa kulkuneuvossa ei ole järkevää. Taksikuitista tulee aina käydä ilmi päivämäärä, maksettu summa ja ajettu matka (mistämihin). Lisäksi matkalaskuun täytyy lisätä kyydissä olleiden henkilöiden nimet ja perustelu taksin käyttämiseen. 4.4 Lentomatkat Hansel on tehnyt lentoyhtiöiden kanssa koskevan puitesopimuksen, johon yliopisto on liittynyt. Sopimuksen perusteella yliopistolla on käytössä sopimushintoja, joita on mahdollisuus varata matkatoimisto Areasta tai Pro online-varausjärjestelmästä. Työmatkoista kertyneet bonusedut (mm. Finnair Plus -järjestelmä ja SAS Euro Bonus- järjestelmä) kuuluvat yliopistolle ja mahdolliset ilmaiset liput ja yöpymiset hyödynnetään työmatkoilla. Vain poikkeuksellisesti voidaan käyttää business-luokkaa, kun siihen on saatu etukäteen asianmukainen lupa ja joku seuraavista edellytyksistä täyttyy: - matkustajan fyysinen vamma, sairaus tai pitkälle edennyt raskaus, joka edellyttää suurem- 15
paa tilaa matkustajan käyttöön. Syy tulee tarvittaessa osoittaa lääkärintodistuksella tai muulla luotettavalla tavalla. - pakollinen matka, jota ei voi lykätä, vaikka turistiluokan lippuja ei ole saatavilla - erikoishintaisen lipun käyttöön sisältyviä rajoituksia ei ole mahdollista noudattaa (esim. varaus ja lipun lunastus X päivää ennen matkaa tai viipymisvaatimukset matkakohteessa) Business-luokan käyttöön pitää aina olla perustelut. Ns. liputtomalla lennolla tehtyä työmatkaa koskevat samat säännöt kuin muitakin matkoja. Jos matkustaja on itse maksanut lentolipun, tulee hänen liittää tosite maksusta matkalaskuun. Liputtomasta lennosta saatu vahvistus tulee laittaa matkalaskun liitteeksi. 4.5 Junamatkat Yliopisto on liittynyt Hanselin junamatkustamisen puitesopimukseen, jonka perusteella yliopiston työntekijät saavat työmatkoillaan VR:n junamatkoista 14 % alennuksen. Helsingin yliopiston VR asiakasnumero on 1102693. Työmatkalla ei tarkoiteta kodin ja työn välisiä matkoja eikä henkilökunnan vapaa-ajan matkoja. Näitä alennus ei koske. Alennuksen saa, kun ilmoittaa yllä olevan numeron lippuja varatessa tai ostaessa niitä VR:n lipunmyynnistä. Maksutapa on maksukortti tai käteinen. Laskutus ei ole mahdollinen eli kaikki liput on maksettava joko kortilla tai käteisellä. Liput korvataan matkalaskulla tai ne tulevat First Card korttilaskulle. Junalippuja voi ostaa VR:n asiakaspalvelusta tai yritysmyynnistä (yhteystiedot alla). Junalippu toimitetaan matkustajan matkapuhelimeen tai sähköpostiin. Varauksen yhteydessä ilmoitetaan maksukortin numero. VR:n lipunmyynnissä lippu voidaan maksaa myös käteisellä ja lipun saa suoraan mukaan paperisena. Arean kautta tilatuissa junalipuissa palvelumaksu on 8 euroa. Jos junaliput tilataan Areasta, tilauksen yhteydessä pitää ilmoittaa Helsingin yliopiston sopimusnumero Areaan. VR Asiakaspalvelukeskus puh. 0600 41900 VR yritysmyynti puh. 0307 23702 4.6 Laivamatkat Yliopisto on liittynyt Hanselin laivamatkustamisen puitesopimukseen. Hinnastot löytyvät AL- MAn talous ja matkustaminen-sivuilta sekä sopimusmatkatoimisto Areasta. Varauksia voi tehdä myös suoraan laivayhtiöltä. Varaajan tulee mainita, että on kyseessä Helsingin yliopiston matkanvaraus ja käytössä Hansel-puitesopimus, jolloin sopimushinnat saadaan käyttöön. 16
Suurista kokousristeilyistä suositellaan pyytämään erillistä tarjousta suoraan laivayhtiöistä tai matkatoimistosta. 4.7 Muut matkakustannusten korvaukset Lentokentällä, rautatieasemalla ja hotellimajoituksen yhteydessä perittävä auton pysäköintimaksu korvataan tositteen mukaisesti. Lentoyhtiöiden lisämaksut maksetaan vain silloin kuin ne ovat tarpeellisia työmatkan suorittamiseksi. Tällaisia voivat olla lähtöselvitys- tai matkatavaramaksut (pääsääntöisesti yksi laukku). Lennon aikana tarjottavia maksullisia aterioita yliopisto ei maksa. Taksilla, tilauslentokoneella, vuokra-autolla tai muulla tavalla suoritetusta matkasta korvataan maksettu, kuitenkin enintään kohtuulliseksi katsottava maksu. Päästömaksut Päästömaksuja ei suoriteta. Ympäristönäkökohdat voidaan huomioida matkapäätöstä harkittaessa käyttämällä päästölaskureita. Näillä voidaan katsoa matkan aiheuttama kuorma ympäristölle. 5 MAJOITTUMINEN 5.1 Käytettävät hotellit Yliopisto on liittynyt Hanselin kotimaan majoitus- ja kokouspalveluiden puitesopimukseen. Hinnasto löytyy ALMAn sivuilta sekä sopimusmatkatoimisto Areasta. Varauksia voi tehdä suoraan hotelleista. Hinnat ovat myös Arean Pro Online varausjärjestelmässä sekä Hotelzonissa. Hotellimajoitukset suositellaan maksettavan First Card maksukortilla. Varattaessa yliopiston työmatkoille hotellihuoneita puhelimitse tulee mainita, että on Helsingin yliopistosta. Näin varattu hotellihuone saadaan sopimushinnalla. Myös muiden kuin sopimushotellien käyttö on sallittua. 5.2 Hotellivarausjärjestelmät Helsingin Yliopisto ja Hotelzon Finland Oy ovat solmineet hotellivaraustoimintaa koskevan sopimuksen. Varausjärjestelmästämme löytyy kaikki Suomen hotellit ja lisäksi yli 70 000 hotellia ulkomailla. Varauksia voi tehdä 12 eri kielellä. 17
Huonevarauksia voit tehdä osoitteesta: www.hotelzon.fi. INTERNETIN KAUTTA TEHDYT VARAUKSET OVAT PALVELUMAKSUTTOMIA. Kotimaan hotellit maksetaan hotellissa maksukortilla, käteisellä tai pyydetään hotellia lähettämään lasku. Ulkomaan hotellit maksetaan hotellissa maksukortilla tai käteisellä. Hotelzon avaa jokaiselle käyttäjälle käyttäjätunnuksen. Tunnuksen voi tilata www.hotezon.fi etusivulta tilauslomakkeella. Tunnuksen saa omaan sähköpostiin pian tilauksen jälkeen. Tunnustilauksessa tulee mainita organisaatio Helsingin yliopisto ja yksikön kohdalle oma tiedekunta. Kaikista varauksista tulee vahvistus sähköpostitse, faksitse tai SMS-viestinä. Kotimaan hotellivarauksia voi tehdä myös Arean Pro Hotel-varausjärjestelmän kautta. Linkki ohjelmaan on SAPin matkahallintojärjestelmässä. 5.3 Majoittumis- ja hotellikorvaus Majoittumiskorvaus maksetaan matkalaskuun liitettävän majoitusliikkeen antaman tai muun luotettavan tositteen mukaisesti. Milloin majoittumismaksuun sisältyy aterioita, suoritetaan korvaus vain huoneen hinnan osalta. Mikäli aamiainen sisältyy hotellihuoneen kokonaishintaan, eikä asiakas voi itse valita sitä, maksaako hän aamiaisesta erikseen, ei aamiaisen osuutta majoittumismaksusta kuitenkaan vähennetä. Jos aamiaisesta kuitenkin peritään majoittumismaksuun sisältymätön erillinen maksu, ei sitä korvata erikseen. Henkilölle voidaan korvata luotettavaa kirjallista selvitystä vastaan yhden hengen huoneen hinta, vaikka hän olisi majoittunut kahden hengen huoneessa. Ulkomaanmatkoilla hotellikorvaus käsittää huoneen perushinnan, mahdollisen veron ja kiinteän palvelusrahan. Yhden hengen huoneen hinta voidaan korvata esim., jos henkilö esittää muun kuin sopimushotellin osalta hotellin hinnaston. 5.4 Korvattavat kustannukset Korvattaviin matkakustannuksiin eivät kuulu hotellien huoneen hinnan yhteydessä perimät viihde- tai mukavuuspalvelut. Korvattavia kustannuksia eivät ole esimerkiksi maksut saunan tai urheilutilojen käytöstä, eivätkä television katselumaksut. Jos majoittumismaksuun sisältyy, aamiaista lukuun ottamatta, aterioita, majoittumiskorvaus suoritetaan vain huoneen hinnan osalta. Jotta pelkät majoittumiskustannukset eivät sekaantuisi päivärahalla korvattaviin kustannuksiin, pidetään asianmukaisena, että majoitusliikkeen laskusta ilmenevät eriteltyinä siihen sisältyneet ateriat sen mukaan kuin niistä on asianomaista veloitettu. 18
5.5 Yliopiston järjestämä majoitus Yliopiston järjestäessä majoituksen on sitä sopimuksen mukaan käytettävä, mikäli se täyttää kohtuulliset vaatimukset. Seuraamuksena osoitetun majoituspaikan ulkopuolelta valitun majoituspaikan käyttämisestä on, että yliopisto suorittaa majoittumiskorvausta enintään siihen määrään asti, minkä se olisi perinyt majoituksesta järjestämässään majoituspaikassa. 5.6 Majoittumis- ja hotellikorvausten enimmäismäärät Majoittumiskorvausten enimmäismäärät kotimaassa matkavuorokautta kohti ovat seuraavat: Helsingin, Espoon, Vantaan ja Kauniaisten kaupungit 141 e/vrk Muut kunnat 100 e/vrk Ulkomaan majoittumiskorvausten enimmäismäärät ovat liitteessä 1. Mikäli työntekijä on erityisistä hänestä riippumattomista syistä, kuten hotellipulasta tai muusta syytä johtuen matkalla suorittamaan majoittumiskustannuksia enemmän kuin mitä enimmäismäärät ovat, on matkalaskulle lisättävä selite perusteluksi. 19
6 PÄIVÄRAHAT 6.1 Päivärahojen maksamisen edellytykset Päivärahalla tarkoitetaan korvausta kohtuullisesta ruokailu- ja muiden elinkustannusten lisäyksestä, joka palkansaajalle aiheutuu työmatkasta. Päivärahaan ei lueta matkustamisesta eikä majoittumisesta suoritettavaa korvausta. Päivärahan suorittaminen edellyttää, että erityinen työntekemispaikka on yli 15 kilometrin etäisyydellä joko palkansaajan varsinaisesta työpaikasta tai asunnosta, riippuen siitä, kummasta matka on tehty. Erityisen työntekemispaikan on lisäksi oltava yli 5 kilometrin etäisyydellä sekä varsinaisesta työpaikasta että asunnosta. 6.2 Päivärahojen suuruus 6.2.1 Kotimaan päivärahat Työmatkan kestoajasta riippuen kotimaan päivärahojen tuntirajat ovat: Työmatkan kestoaika yli 6 tuntia yli 10 tuntia Päivärahan enimmäismäärä osapäiväraha kokopäiväraha Kun matkaan käytetty aika ylittää viimeisen täyden matkavuorokauden - vähintään 2 tunnilla osapäiväraha - yli 6 tunnilla kokopäiväraha Korvausten määrät kotimaassa tehdystä työmatkasta ovat: Päivärahat Korvauksen enimmäismäärä Kokopäiväraha Osapäiväraha Ateriakorvaus Yömatkaraha 36 euroa 16 euroa 9 euroa 12 euroa 6.2.2 Ulkomaan päivärahat 20