JUHTA: n toteuttamat tietosuojayhteishankkeet Työpaja # 2

JUHTA: n toteuttamat tietosuojayhteishankkeet Työpaja # 2 Tuula Seppo, Kuntaliitto Kimmo Rousku, Valtiovarainministeriö Yhteistyössä mukana: Tietosuoja yhteishanke työpaja #2-18.8.2017 1

Tietojärjestelmien lokittaminen, valvonta ja raportointi, lokien säilyttäminen ja riskienhallinta osa 2 (ISO 31000-prosessin soveltaminen) Ohjelma: 8.30 Kahvi 9.00 Tilaisuuden avaus Tuula Seppo, Kuntaliitto & Kimmo Rousku, valtiovarainministeriö - yleistä, palaute työpajasta #1, palaute ja ohjeistus kotitehtävistä, ohjeistus ryhmätehtävistä, lokitus ja datatehokkuus, KOTITEHTÄVIEN tarkastus ja palutus ~9.30 Tietojärjestelmien lokittaminen, valvonta ja raportointi, lokien säilytys - KPMG:n asiantuntijat 10.30 Bio- ja jaloittelutauko 10.45 Työpaja jatkuu 12.00 Lounastauko (omakustanne) 13.00 Riskienhallinta osa 2 ISO 31000 -prosessin soveltaminen - KPMG:n asiantuntijat 14.30 Kahvitauko 14.45 Työpaja jatkuu 16.00 Yhteenveto ja kotitehtävä 16.15 Työpaja päättyy Tietosuoja yhteishanke työpaja #2-18.8.2017 2

PALAUTE #1 TYÖPAJASTA + Hyvää palautetta, ka ap 4.14 ja ip 3.86 + Erittäin hyvää, että järjestätte näitä työpajoja. Erittäin hyvää, että niihin voi osallistua nettilähetyksen kautta ja että kirjallisen materiaalin saa sähköpostitse. + Puhujat olivat ammattilaisia ja tunsivat asiansa. + Kiitos JUHTA ja VAHTI loistavasta työstä koko kansakunnan eteen. Jatkakaa samalla mallilla niin hyvä tästä tulee. - Miinusta äänentoistosta, puhuttava selvemmin mikrofoniin tai käytettävä käsimikrofonia, kysymykset toistettava, ppt-esitysten fontit ja värit näkyvimmiksi - Korjaavia toimenpiteitä palautteen perusteella - Osallistujia ei kuvata - Kuvaus keskeytetään taukojen ja ryhmätöiden ajaksi - Erillisiä ryhmätyötilaneukkareita on otettu käyttöön - Ryhmätyöt webropolin kautta, näin saadaan myös etäihmiset paremmin mukaan ja dokumentoitua tehty yhteistyö - Ravintolalistaus toimitettu ohjelman yhteydessä - Pyyntö osallistujien nimilistojen jakamisesta (pyydetään suostumus tietojen jakamiseen osallistujien kesken) Tietosuoja yhteishanke työpaja #2-18.8.2017 3

YHTEISHANKKEEN TAVOITE Lisätä yleistä tietosuojaan ja tietoturvaan liittyvää osaamista Tukea julkishallinnon organisaatioita tietosuoja-asetuksen osoitusvelvollisuuden toteuttamisessa Parantaa riskienhallintaa, tietoturvapoikkeamien ja jatkuvuuden hallintaa julkishallinnon organisaatioissa Tietosuoja yhteishanke työpaja #2-18.8.2017 4

JUHTA tietosuojan yhteishankkeen tavoite VERKKOKOULUTUSTA,OSAAMISEN TESTAAMISTA JA TYÖPAJOJA KOKO JULKISELLE SEKTORILLE YHDESSÄ Tietosuoja yhteishanke työpaja #2-18.8.2017 5

EU-yleinen tietosuoja-asetus 25.5.2018 asetusta aletaan soveltamaan -Asetus on jo voimassa! -Ei enää uutta perälautaa Tietosuoja yhteishanke työpaja #2-18.8.2017 6

MATERIAALIT JA VERKKOTALLENTEET Ensimmäinen video Arjen tietosuoja + nettitesti + materiaali on julkaistu, kaikki löytyvät arjentietosuoja.fi sivustolta, sivustolta löytyvät myös ilmoittautumislinkit työpajatilaisuuksiin ja materiaaleihin Työpajojen tallenteet ja materiaalit löytyvät VM/Vahtisivustolta JUHTA-VAHTI-yhteishankkeiden materiaalit Julkishallinnon organisaatioille on lähtenyt 28.6.2017 VAHTIkirje, jossa on useita tehtäviä, joista osa on valtionhallinnon organisaatioille velvoittavia, kunnille suosituksia Tietosuoja yhteishanke työpaja #2-18.8.2017 7

Tietosuoja yhteishanke työpaja #2-18.8.2017 8

www.arjentietosuoja.fi Tietosuoja yhteishanke työpaja #2-18.8.2017 9

Nettilähetyksen seuraaminen ja tallenteeet Nettilähetys löytyy osoitteesta: http://www.mediaserver.fi/live/juhta Ja samasta paikasta tulee löytymään verkkotallenteet tästä ja edellisistä työpajoista Chatiin voi lähettää viestejä selaimella ja tekstiviesteillä Tekstiviestin lähetetään numeroon 16232 Tekstiviestin alkuun tulee laittaa tunnus A välilyönti ja tämän jälkeen viesti Chat aukeaa lähetyksen alkaessa Työpajan jälkeen osallistujille lähetetään palautekysely seuraavana päivänä, laitamme samassa yhteydessä linkin, mistä työpajan päivitetyt materiaalit löytyvät Viikkoa ennen seuraavaa työpajaa laitamme organisaatioille uuden kyselyn, miten asiat ovat edenneet ja millaisiin ongelmiin olette (mahdollisesti ~ todennäköisesti) törmänneet? TWITTERISSÄ voi käyttää esimerkiksi: #arjentietosuoja Tietosuoja yhteishanke työpaja #1-12.6.2017

VAHTI kirje julkishallinnon organisaatioille 28.6.2017 Valtiovarainministeriö edellyttää alla lueteltuja toimenpiteitä valtionhallinnon organisaatioilta ja suosittelee kuntia ryhtymään seuraaviin toimenpiteisiin: Tietosuojakoulutusten ja nettitestien käyttöönotto sekä yhteishankkeisiin osallistuminen. Organisaatio toteuttaa tietosuojakoulutukset sekä kerää tilastotietoa nettitestin läpäisseiden henkilöiden määrän osalta ja on valmis raportoimaan niistä 30.11.2017 ja 30.3.2018 tilanteen mukaisesti. Valtiovarainministeriö suosittelee valtionhallinnon organisaatioita toteuttamaan organisaatioissaan syksyn 2017 aikana kampanjan, jonka aikana vähintään 80 % organisaation henkilöstöstä katsoo Arjen tietosuoja-videon sekä suorittaa hyväksytysti siihen liittyvän nettitestin. Tietosuoja yhteishanke työpaja #2-18.8.2017 11

VAHTI kirje julkishallinnon organisaatioille 28.6.2017 Lisäksi suositellaan seuraavia käytäntöjä: Organisaatio järjestää yhden tai useamman tilaisuuden, jossa koulutusvideo katsotaan yhdessä ja jonka jälkeen voidaan keskustella ja ohjeistaa tarkemmin organisaation omista käytännöistä. Organisaatio pyytää nettitestin hyväksytysti suorittaneita henkilöitä toimittamaan tiedon suorituksesta organisaation ohjeistamalla tavalla siten, että organisaatio voi itse valvoa suorituksia osana tietosuojan osoitusvelvollisuuden toteutumista koulutuksen järjestämisen osalta. VAHTI tulee kysymään tilastotietoja valtionhallinnon koulutusten toteutumisesta 30.11.2017 ja 30.3.2018., ja organisaation tulee kerätä tiedot raportointia varten (organisaation henkilöstön määrä / nettitestin läpäisseiden henkilöiden määrä). Tulemme julkaisemaan Arjen tietosuoja -videon erikseen ladattavana tiedostona sekä tarjoamaan organisaatioille julkisesta kyselystä poikkeavat testikysymykset oikeine vastauksineen elokuussa 2017, mikäli organisaatiolla on tarve sijoittaa nämä osaksi sen omaan koulutusjärjestelmään. Mikäli organisaatiolla on tarve näihin tietoihin, pyydämme ottamaan yhteyttä. Tietosuoja yhteishanke työpaja #2-18.8.2017 12

Työpajoja: tietosuoja + tietoturva 2017: 7 kpl 1. Tietosuojan osoitusvelvollisuus ja riskienhallinta osa 1 (yleinen osuus) 12.6.2017 2. Tietojärjestelmien lokittaminen, valvonta ja raportointi, lokien säilyttäminen ja riskienhallinta osa 2 (ISO 31000-prosessin soveltaminen) 18.8.2017 3. Tietoturvallisuuden toteuttaminen organisaation toiminnassa (riskilähtöisyys, hallintakeinot jne.) ja riskienhallinta osa 3(tietosuojanäkökulma ) 4.9.2017 4. Rekisterinpitäjän velvollisuuksien toteuttaminen (politiikat, prosessit, Privacy by design, perustiedot henkilötietojen käsittelystä, lailliset käsittelyperusteet, käsittelyn periaatteet, tiedon elinkaaren hallinta, tiedonantovelvoitteet, dokumentaatio jne) ja riskienhallinta osa 4, 29.9.2017 5. Vaatimusten huomioiminen uusia palveluita ja tietojärjestelmiä kehittäessä, ennakkokuulemiset, vaikutusten arviointi sekä tietoturvapoikkeama- ja tietosuojaloukkaustilanteiden hallinta, osa 1, 25.10.2017 6. Tietosuojavastaavan rooli sekä vastuut ja tietoturvapoikkeama- ja tietosuojaloukkaustilanteiden hallinta, osa 2, 17.11.2017 7. Rekisteröidyn oikeuksien toteuttaminen, lasten erityisaseman huomioiminen ja tietoturvapoikkeama- ja tietosuojaloukkaustilanteiden hallinta, osa 3, 8.12.2017 Tietosuoja yhteishanke työpaja #2-18.8.2017 13

Työpajoja: tietosuoja + tietoturva, 2018: 11 kpl 8. Suostumukset (sovellettavuus, muoto, hallinta) ja uuden rekisteriselostemallin luominen ja tietosuojaselosteet ja tietoturvapoikkeama- ja tietosuojaloukkaustilanteiden hallinta, osa 4(Case esimerkki ja harjoitus), tammikuu 2018 9. Sopimukset ja hankinnat, tietojen luovuttaminen ja siirtäminen, helmikuu 2018 10. Jatkuvuussuunnittelun peruskäsitteet ja määritelmät, organisaation toimintaympäristö, jatkuvuuden hallinnan johtaminen tietosuojanäkökulma, helmikuu 2018 13. Jatkuvuudenhallinnan toteuttaminen tietosuojan näkökulmasta, toukokuu 2018 14. BIA-ohjeen läpikäynti, kesäkuu 2018 15. Tietosuojan hallinnan mittaaminen, arviointi ja kehittäminen, elokuu 2018 16. Häiriötilanneharjoitus - suunnittelu yhteistyössä JUHTA/VAHTI, syyskuu 2018 11. Jatkuvuuden hallintajärjestelmän suunnittelu tietosuojan näkökulmasta, maaliskuu 2018 12. Jatkuvuuden hallintajärjestelmän suunnittelu ja jatkuvuuden tukitoiminnot tietosuojan näkökulmasta, huhtikuu 2018 17. Häiriötilanneharjoituksen purku, yhteistyössä JUHTA/VAHTI, lokakuu 2018 18. Yhteishankkeen päätöstilaisuus Säätytalolla, joulukuu 2018 Tietosuoja yhteishanke työpaja #2-18.8.2017 14

Työpajojen suunnitellut tuotokset Osoitusvelvollisuuden toteuttaminen Riskienhallinnan opas/dpia-prosessin kuvaus Prosessit, tiedon elinkaaren hallinta ja Privacy by design Rekisteröidyn oikeudet ja niiden toteuttaminen Henkilötietoihin kohdistuvien tietoturvaloukkausten hallinta ja ilmoitusprosessi Tietosuojavastaavan asema ja tehtävät Henkilötietojen siirrot/luovutukset Tietosuoja yhteishanke työpaja #2-18.8.2017 15

Päivän teema - lokitus Miksi olemme valinneet tämän aiheeksi? Vaatii useimmilla organisaatioilla miettimistä ja kehittämistä Vaikuttaa myös tietosuojan valvonnan ohella tietoturvallisuuten Kehittämistoimenpiteet kestävät, koska voivat vaatia hankintoja, toisaalta investointeja Ei ole ollut koskaan ns. helppo juttu Lokien hallinta ja hyödyntäminen Säilytysajat ja hävittäminen Tietosuoja yhteishanke työpaja #2-18.8.2017 16

Energiatehokkuus vs datatehokkuus Tietosuoja yhteishanke työpaja #2-18.8.2017 17

Datatehokkuus Hiilinjälanjälki vs datajalanjälki Muuttuneet ICT-palveluiden tuotantotavat Edistetään http://vm.fi/digitalisoinnin-periaatteet sekä tuleva tiedonhallintalaki Myös tietosuojan toteuttamisella suuri merkitys tiedon elinkaari mitä kerätään mitä säilytetään ja milloin hävitetään Blogini aiheesta julkaistaan ensiviikolla https://suomidigi.fi/blogit/ Tietosuoja yhteishanke työpaja #2-18.8.2017 18

Päivän ryhmätöiden toteuttaminen Meillä on sekä aamu- että iltapäivällä ryhmätyöosuudet Jakaudumme paikan päällä X kpl ryhmiin, jossa X on 6-8 kpl Jokainen etänä osallistuvaa muodostaa oman ryhmän Tehtäviin vastataan webropol-kyselyllä http://vm.fi/vahti Tietosuoja yhteishanke työpaja #2-18.8.2017 19

Tietosuoja yhteishanke työpaja #2-18.8.2017 20

Toivomme Aktiivisuutta Avointa keskustelua Kysymyksiä, haastamista, ideoita, kehittämisideoita, palautetta Työpajoissa käsiteltyjen asioiden edistämistä omassa organisaatiossa

Kotitehtävät