Helsingin kaupunki Pöytäkirja 1 (9) 15 Sähköisen toimeentulotukihakemuksen jatkokehittäminen vuonna 2016 HEL 2016-003705 T 02 08 01 01 Päätös Päätöksen perustelut n tietohallinto- ja viestintäpalvelut osaston osastopäällikkö päätti hankkia toimeentulotuen sähköisen hakemuksen muutokset CGI Suomi Oy:ltä ja hakemuksen arkistoon viennin toteutuksen Helsingin asiointilomakearkistoon Tieto Finland Oyj:ltä sekä päätti oikeuttaa tietojärjestelmäpalvelut yksikön tietojärjestelmäpäällikön tilaamaan muutokset päätöksen mukaan. Tilauksen hinta on korkeintaan CGI Suomi Oy:ltä 30 109,50 euroa ilman arvonlisäveroa, arvonlisäverollinen hinta on 37 335,78 euroa (alv 24 %) ja Tieto Finland Oyj:ltä 2 981,25 euroa ilman arvonlisäveroa, arvonlisäverollinen hinta on 3 696,75 euroa (alv 24 %). Hankinta perustuu Helsingin sosiaali- ja terveysviraston sekä Helsingin kaupungin ao. toimittajien välisiin nykyisiin sopimuksiin. Hankinta toteutetaan hankintalain 27 :n 1 momentin 2 kohdan tarkoittamana suorahankintana. Tarvittavat määrärahat on varattu sosiaali- ja terveysviraston atk-investointimäärärahoihin. Toimeentulotuen sähköinen asiointi on toteutettu sosiaali- ja terveysviraston käytössä olevaan asiakastyön tietojärjestelmään (ATJ) kaupungin arkkitehtuurilinjausten mukaisesti siten, että kuntalaisen asiointi tapahtuu kaupungin asiointiportaalin hel.fi asiointikansion kautta. Toimeentulotuen sähköinen hakeminen on otettu käyttöön Helsingissä v. 2014. Kirjallisten hakemuksen osalta tällä hetkellä saadaan sähköisesti 22,2 % hakemuksista. V. 2014 käyttöönotetussa ratkaisussa jätettiin toteutuksen ulkopuolelle mm. aikataulusyistä Helsingin asiointipalvelun tarjoamat mahdollisuudet hakemuksen välitallennukseen ja hakemuksen arkistointiin portaaliin. Erityisesti välitallennuksen puutteesta on tullut palautetta asiakkailta. Välitallennus mahdollistaa sen, että hakemusta ei tarvitse tehdä kerralla valmiiksi. Lisäksi talletuksen ansiosta asiakas ei menetä kaikkea tekemäänsä työtä, mikäli portaaliin tulee jokin häiriö kesken hakemuksen tekemisen.
Helsingin kaupunki Pöytäkirja 2 (9) Hankinta sisältää: Helsingin Asiointilomakearkisto-järjestelmän (ASLA) käyttöönoton toimeentulotuen sähköisen hakemuksen osalta (toimittajana Tieto) Sähköisen toimeentulotukihakemuksen välitallennus asiakkaan asiointikansioon sekä hakemuksen ja sen liitteiden siirtäminen AS- LA-arkistoon (toimittajana CGI) Lomakesovelluksen testiympäristön laajennuksen ASLA-integraation ja asiointikansio-toiminnallisuuksien osalta (toimittajana CGI). Hankinta perustuu nykyisiin palvelusopimuksiin: Helsingin kaupungin sosiaali- ja terveysviraston ja CGI Suomi Oy:n väliseen ATJ APSA easiointi Palvelusopimukseen 284284 sekä Helsingin kaupungin ja Tieto Finland Oy:n väliseen ASLA-sopimukseen nro 2011/175338/1. Muutosten kustannukset CGI Suomi Oy:ltä osalta ovat saadun tarjouksen (293056/5.2.2016) mukaan korkeintaan 30 109,50 euroa ilman arvonlisäveroa, arvonlisäverollinen hinta on 37 335,78 euroa (alv 24 %) Projektin tehtäviin käytetään palvelusopimuksen 284284 mukaista asiantuntijaresurssivarausta siltä osin kuin resurssivarauksesta jää muulta ylläpidolta käyttämättä. ASLAn käyttöönottokustannukset ovat Tieto Finland Oyj:ltä saadun tarjouksen mukaan 2 981,25 euroa ilman arvonlisäveroa, arvonlisäverollinen hinta on 3 696,75 euroa (alv 24 %). Hankintakustannukset ovat yhteensä korkeintaan 33 091 euroa, arvonlisäverollinen hinta on korkeintaan 41 032 euroa. Tällä hankinnalla toteutettavat muutokset parantavat sähköisen hakemuksen käytettävyyttä kuntalaisen näkökulmasta ja sitä kautta lisäävät sähköisen hakemuksen käyttöä. Hankinnassa on huomioitu Perustoimeentulotuen käsittelyn siirto Kelalle hankkeen eteneminen. Perustoimeentulotuen siirto Kelan käsittelyyn tapahtuu 1-3/2017. Lakimuutoksen mukaisesti harkinnanvarainen toimeentulotuki jää kunnille ja sähköinen toimeentulotukihakeminen jatkuu harkinnanvaraisen toimeentulotuen osalta, joten tässä hankinnassa olevat asiat on järkevää vielä toteuttaa. Uudet ominaisuudet jäävät sosiaali- ja terveysviraston käyttöön siihen asti kunnes tuleva HUS:n ja pääkaupunkiseudun kuntien yhteinen asiakas- ja potilastietojärjestelmä Apotti korvaa ATJ-järjestelmän. Tämän hetkisen suunnitelman mukaan Helsingin sosiaali- ja terveysviraston asiakas- ja potilastietojärjestelmät on korvattu Apotilla 2021 mennessä. Joitakin erillisjärjestelmiä voi jäädä käyttöön.
Helsingin kaupunki Pöytäkirja 3 (9) Hankinnalle on varattu tarvittavat määrärahat sosiaali- ja terveysviraston atk-investointimäärärahoihin. Hankintakustannukset maksetaan atk-investointihankkeelta Sote0063 Soten sähköisen asioinnin kehittäminen (398090100540). Hankinta ei lisää nykyisiä jatkuvan palvelun kustannuksia. Hankinta kuuluu sähköisen asioinnin eli strategisten painopisteiden mukaisiin hankkeisiin. Hankinnan toteutusta varten perustettavan projektin projektisuunnitelmasta on saatu kaupunginkanslian tietotekniikka -yksikön myönteinen kannanotto 16.3.2016. Lisätiedot Maarit Vajavaara, tietojenkäsittelyn suunnittelija, puhelin: 310 43309 maarit.vajavaara(a)hel.fi Arja Rantanen, tietojärjestelmäpäällikkö, puhelin: 310 75505 arja.rantanen(a)hel.fi Muutoksenhaku Muutoksenhaku hankintapäätökseen, sosiaali- ja terveyslautakunta Otteet Ote CGI Suomi Oy Tietojärjestelmäpalvelut Otteen liitteet Muutoksenhaku hankintapäätökseen, sosiaali- ja terveyslautakunta
Helsingin kaupunki Pöytäkirja 4 (9) MUUTOKSENHAKUOHJEET 1 MUUTOKSENHAKU HANKINTAPÄÄTÖKSEEN Pöytäkirjan 15. Tähän päätökseen tyytymätön asianosainen voi hakea päätökseen muutosta vaatimalla hankintaoikaisua tai tekemällä valituksen markkinaoikeudelle taikka molemmat. OHJEET HANKINTAOIKAISUVAATIMUKSEN TEKEMISEKSI Oikaisuvaatimusaika Asianosaisen on esitettävä vaatimus 14 päivän kuluessa siitä, kun asianosainen on saanut tiedon hankintayksikön päätöksestä tai muusta ratkaisusta. Muutoksenhaku markkinaoikeuteen ei estä vaatimasta hankintaoikaisua. Mikäli päätös on lähetetty tiedoksi käyttäen ehdokkaan tai tarjoajan hankintayksikölle ilmoittamaa sähköistä yhteystietoa, katsotaan vastaanottajan saaneen päätöksestä tiedon sinä päivänä, jolloin sähköinen viesti on vastaanottajan käytettävissä tämän vastaanottolaitteessa siten, että viestiä voidaan käsitellä. Mikäli päätös on lähetetty tiedoksi tavallisena kirjeenä, ehdokkaan tai tarjoajan katsotaan saaneen päätöksestä tiedon seitsemäntenä päivänä kirjeen lähettämisestä, jollei ehdokas tai tarjoaja näytä tiedoksiannon tapahtuneen myöhemmin. Tiedoksisaantipäivää ei lueta oikaisuvaatimusaikaan. Oikaisuvaatimuksen on saavuttava Helsingin kaupungin kirjaamoon viimeistään määräajan viimeisenä päivänä ennen kirjaamon aukioloajan päättymistä. Jos määräajan viimeinen päivä on pyhäpäivä, itsenäisyyspäivä, vapunpäivä, joulu- tai juhannusaatto tai arkilauantai, saa oikaisuvaatimuksen tehdä ensimmäisenä arkipäivänä sen jälkeen. Oikaisuvaatimusviranomainen Viranomainen, jolta hankintaoikaisua vaaditaan, on Helsingin kaupungin sosiaali- ja terveyslautakunta. Oikaisuvaatimusviranomaisen asiointiosoite on seuraava: Sähköpostiosoite: helsinki.kirjaamo@hel.fi
Helsingin kaupunki Pöytäkirja 5 (9) Postiosoite: PL 10 00099 HELSINGIN KAUPUNKI Faksinumero: (09) 655 783 Käyntiosoite: Pohjoisesplanadi 11-13 Puhelinnumero: (09) 310 13700 (Yleishallinto) (09) 310 13701 (Kaupunkisuunnittelu- ja kiinteistötoimi) (09) 310 13702 (Rakennus- ja ympäristötoimi) (09) 310 13703 (Sivistystoimi) (09) 310 13704 (Sosiaali- ja terveystoimi) Kirjaamon aukioloaika on maanantaista perjantaihin klo 08.15 16.00. Oikaisuvaatimuksen muoto ja sisältö Hankintaoikaisuvaatimus pannaan vireille kirjallisesti ilmoittamalla hankintayksikön päätös tai muu ratkaisu, johon hankintaoikaisuvaatimus kohdistuu miten päätöstä tai muuta ratkaisua halutaan oikaistavaksi millä perusteella päätöstä tai muuta ratkaisua halutaan oikaistavaksi. Sähköinen asiakirja täyttää vaatimuksen kirjallisesta muodosta. Oikaisuvaatimuksessa on mainittava oikaisua vaativan nimi sekä tarvittavat yhteystiedot asian hoitamiseksi. Jos oikaisua vaativan puhevaltaa käyttää hänen laillinen edustajansa tai asiamiehensä tai jos oikaisuvaatimuksen laatijana on joku muu henkilö, oikaisuvaatimuksessa on ilmoitettava myös tämän nimi sekä tarvittavat yhteystiedot. Oikaisuvaatimukseen on liitettävä asiakirjat, joihin oikaisua vaativa haluaa vedota vaatimuksensa tueksi, jollei niitä ole jo aikaisemmin toimitettu viranomaiselle. Pöytäkirja VALITUSOSOITUS MARKKINAOIKEUDELLE Valitusaika Päätöstä koskevia pöytäkirjan otteita ja liitteitä lähetetään pyynnöstä. Asiakirjoja voi tilata Helsingin kaupungin kirjaamosta. Valitus on tehtävä 14 päivän kuluessa päätöksen tiedoksisaannista.
Helsingin kaupunki Pöytäkirja 6 (9) Valitusviranomainen Mikäli päätös on lähetetty tiedoksi käyttäen ehdokkaan tai tarjoajan hankintayksikölle ilmoittamaa sähköistä yhteystietoa, katsotaan vastaanottajan saaneen päätöksestä tiedon sinä päivänä, jolloin sähköinen viesti on vastaanottajan käytettävissä tämän vastaanottolaitteessa siten, että viestiä voidaan käsitellä. Mikäli päätös on lähetetty tiedoksi tavallisena kirjeenä, ehdokkaan tai tarjoajan katsotaan saaneen päätöksestä tiedon seitsemäntenä päivänä kirjeen lähettämisestä, jollei ehdokas tai tarjoaja näytä tiedoksiannon tapahtuneen myöhemmin. Hankintaoikaisun vireilletulo ei vaikuta siihen määräaikaan, jonka kuluessa asianosaisella on oikeus hakea muutosta valittamalla markkinaoikeudelle. Tiedoksisaantipäivää ei lueta valitusaikaan. Valitus on toimitettava valitusviranomaiselle viimeistään valitusajan viimeisenä päivänä ennen valitusviranomaisen aukioloajan päättymistä. Jos valitusajan viimeinen päivä on pyhäpäivä, itsenäisyyspäivä, vapunpäivä, joulu- tai juhannusaatto tai arkilauantai, saa valituksen tehdä ensimmäisenä arkipäivänä sen jälkeen. Valitus tehdään markkinaoikeudelle. Markkinaoikeuden asiointiosoite on seuraava: Postiosoite: Radanrakentajantie 5 00520 HELSINKI Sähköpostiosoite: markkinaoikeus@oikeus.fi Faksinumero: 029 56 43314 Käyntiosoite: Radanrakentajantie 5 Puhelinnumero: 029 56 43300 Valituksen muoto ja sisältö Valitus on tehtävä kirjallisesti. Myös sähköinen asiakirja täyttää vaatimuksen kirjallisesta muodosta. Valituksessa, joka on osoitettava valitusviranomaiselle, on ilmoitettava päätös, johon haetaan muutosta miltä kohdin päätökseen haetaan muutosta ja mitä muutoksia siihen vaaditaan tehtäväksi
Helsingin kaupunki Pöytäkirja 7 (9) perusteet, joilla muutosta vaaditaan. Valituksessa on ilmoitettava valittajan nimi ja kotikunta. Jos valittajan puhevaltaa käyttää hänen laillinen edustajansa tai asiamiehensä tai jos valituksen laatijana on joku muu henkilö, valituksessa on ilmoitettava myös tämän nimi ja kotikunta. Valituksessa on lisäksi ilmoitettava postiosoite ja puhelinnumero, joihin asiaa koskevat ilmoitukset valittajalle voidaan toimittaa. Valittajan, laillisen edustajan tai asiamiehen on allekirjoitettava valitus. Sähköistä asiakirjaa ei kuitenkaan tarvitse täydentää allekirjoituksella, jos asiakirjassa on tiedot lähettäjästä eikä asiakirjan alkuperäisyyttä tai eheyttä ole syytä epäillä. Valitukseen on liitettävä päätös, johon haetaan muutosta valittamalla, alkuperäisenä tai jäljennöksenä todistus siitä, minä päivänä päätös on annettu tiedoksi, tai muu selvitys valitusajan alkamisen ajankohdasta asiakirjat, joihin valittaja vetoaa vaatimuksensa tueksi, jollei niitä ole jo aikaisemmin toimitettu viranomaiselle Ilmoitus valituksen tekemisestä hankintayksikölle Valittajan tai hänen edustajansa on ilmoitettava kirjallisesti hankintayksikölle asian saattamisesta markkinaoikeuden käsiteltäväksi. Ilmoitus on toimitettava viimeistään silloin, kun hankintaa koskeva valitus toimitetaan markkinaoikeudelle. Ilmoitus on tehtävä osoitteeseen: Sähköpostiosoite: helsinki.kirjaamo@hel.fi Postiosoite: PL 10 00099 HELSINGIN KAUPUNKI Faksinumero: (09) 655 783 Käyntiosoite: Pohjoisesplanadi 11-13 Puhelinnumero: (09) 310 13700 (Yleishallinto) (09) 310 13701 (Kaupunkisuunnittelu- ja kiinteistötoimi) (09) 310 13702 (Rakennus- ja ympäristötoimi) (09) 310 13703 (Sivistystoimi) (09) 310 13704 (Sosiaali- ja terveystoimi) Kirjaamon aukioloaika on maanantaista perjantaihin klo 08.15 16.00.
Helsingin kaupunki Pöytäkirja 8 (9) Odotusaika EU-kynnysarvot ylittävien hankintojen osalta hankintasopimus voidaan tehdä aikaisintaan 21 päivän kuluttua siitä, kun ehdokas tai tarjoaja on saanut tai hänen katsotaan saaneen päätöksen ja valitusosoituksen tiedoksi. Oikeudenkäyntimaksu Pöytäkirja Markkinaoikeus perii asian käsittelystä maksua 2000 euroa, jos hankinnan arvo on alle 1 miljoona euroa; 4000 euroa, jos hankinnan arvo on vähintään 1 miljoona euroa ja alle 10 miljoonaa euroa; ja 6000 euroa, jos hankinnan arvo on vähintään 10 miljoonaa euroa. Päätöstä koskevia pöytäkirjan otteita ja liitteitä lähetetään pyynnöstä. Asiakirjoja voi tilata Helsingin kaupungin kirjaamosta.
Helsingin kaupunki Pöytäkirja 9 (9) Helena Ylisipola osastopäällikkö Päätös on sähköisesti allekirjoitettu. Pöytäkirja on pidetty yleisesti nähtävänä Helsingin kaupungin kirjaamossa (Pohjoisesplanadi 11-13) 08.04.2016.