TIETOSUOJASELOSTE 25.5.2018 Rekisterin nimi: LakiChat.fi:n käyttäjärekisteri Rekisterinpitäjä: LakiChat.fi Rajametsäntie 29 L 112 00630 HELSINKI https://www.lakichat.fi Tietosuoja-asioista vastaava henkilö: Leo Järvinen Tietosuojavastaava LakiChat.fi admin@lakichat.fi Huomautus: tietosuojavastaava toimii yhteyshenkilönä kaikissa tietosuojaan liittyvissä kysymyksissä. Mikäli haluat lisätietoja koskien kerättäviä ja tallennettavia henkilötietoja tai oikeuksiasi tarkastaa sinusta kerätyt ja tallennetut tiedot, oikaista tietojasi, kieltää tietojesi käyttö taikka vaatia niiden poistamista, pyydämme ystävällisesti ottamaan yhteyttä tietosuojavastaavaan. Rekisterin käyttötarkoitus: Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on käyttäjäsuhteiden ylläpitäminen ja kehittäminen, käyttäjien ja LakiChatin välisten sopimussuhteiden täytäntöön paneminen sekä LakiChatin tarjoamien palveluiden tarjoaminen ja kehittäminen. Määritelmät: Käyttäjällä tarkoitetaan luonnollista henkilöä, joka selaa tai muuten käyttää LakiChatin verkkosivustoa, aloittaa keskustelutapahtuman LakiChatin verkkosivustolla tai mobiiliversiossa taikka muuten aloittaa keskustelutapahtuman tai muun yhteydenoton tai kirjeenvaihdon LakiChatin kanssa, taikka muuten käyttää LakiChatin tarjoamia palveluita. Käyttäjän asialla tarkoitetaan mitä tahansa riita-, rikos-, hakemus- tai muuta asiaa, jonka käyttäjä on ilmaissut LakiChatille ja jota hoitaakseen LakiChatin neuvoja käyttäjän suostumuksesta tekee muita toimenpiteitä kuin neuvoo käyttäjää keskustelutapahtumassa. 1(8)
Tällainen tulee kyseeseen esimerkiksi silloin, kun LakiChatin neuvoja suosittelee käyttäjälle LakiChatin ulkopuolista lakimiestä tai asianajajaa, kirjoittaa käyttäjälle kirjelmän, edustaa käyttäjää tai muulla tavalla edistää asian hoitamista. Henkilötiedolla tarkoitetaan mitä tahansa tietoa tai tietojen yhdistelmää, jolla käyttäjä voidaan tunnistaa tai jonka perusteella käyttäjä voi olla tunnistettavissa. Henkilötietojen käsittelyllä tarkoitetaan tietojen keräämistä, tallentamista, käyttämistä, tarkastelua, yhdistelyä tai mitä tahansa muuta käsittelyä. Verkkosivustoilla tarkoitetaan LakiChatin verkkosivustoa, blogia, sosiaalisen median sivuja ja kaikkia muita sivustoja, joita LakiChat ylläpitää. Palveluilla tarkoitetaan kaikkia palveluita, joita LakiChat tarjoaa maksutta tai maksua vastaan käyttäjille verkkosivustojensa kautta tai muilla tavoin. Keskustelutapahtumalla tarkoitetaan LakiChatin verkkosivustoilla olevan chat-ohjelmiston tai mobiiliversion kautta käytävää keskustelua käyttäjän ja LakiChatin välillä taikka mitä tahansa muuta yhteydenottoa tai kirjeenvaihtoa käyttäjän ja LakiChatin välillä esimerkiksi sähköpostitse, pikaviestitse, puhelimitse tai kasvotusten. Tietosuoja-asetuksella tarkoitetaan Euroopan parlamentin ja neuvoston asetusta (EU) 2016/679, annettu 27 päivänä huhtikuuta 2016, luonnollisten henkilöiden suojelusta henkilötietojen käsittelyssä sekä näiden tietojen vapaasta liikkuvuudesta ja direktiivin 95/46/EY kumoamisesta, joka on tullut voimaan 25.5.2018. Säännönmukaiset tietolähteet: LakiChat voi käsitellä mitä tahansa saatavilla olevia henkilötietoja sen verkkosivustojen tai palveluiden käyttäjistä. LakiChat käsittelee ainoastaan henkilötietoja, joiden käsittelyllä on tietosuoja-asetuksessa tarkoitettu lainmukainen peruste niin kuin jäljempänä tarkennetaan. LakiChatin käsittelemät henkilötiedot ovat ainoastaan sellaisia, joiden käsittely on tavanomaista verkkosivustoilla ja palveluiden tarjoamisessa. LakiChat käsittelee henkilötietoja vain, jos se on keskeistä rekisterin käyttötarkoitusta varten. Henkilötietojen käsittelyn ja rekisterin suojauksen periaatteet: Henkilötietoja pyritään käsittelemään niin vähän kuin on mahdollista käyttäjän ja LakiChatin verkkosivustojen toteuttamiseksi tai palveluiden tarjoamiseksi. Käyttäjän keskustelutapahtumassa antamia henkilötietoja pyritään jättämään manuaalisesti keräämättä tai tallentamatta käyttäjärekisteriin, ellei se ole tarpeellista käyttäjän ja LakiChatin välisen sopimuksen täytäntöön panemiseksi taikka muuten käyttäjän asian 2(8)
hoitamiseksi. Tällaisia tietoja pyritään myös poistamaan käyttäjärekisteristä heti, kun niiden tarpeettomuus käyttäjän ja LakiChatin välisen sopimuksen täytäntöön panemiseksi taikka muuten käyttäjän asian hoitamiseksi on käynyt riittävän ilmeiseksi. Kaikkia käsiteltäviä henkilötietoja säilytetään yksityisinä ja luottamuksellisina, eikä niitä luovuteta kolmansille osapuolille ilman asianomaisen käyttäjän nimenomaista suostumusta. Mitä tahansa henkilötietoja voidaan luovuttaa pyynnöstä viranomaisille ilman asianomaisen käyttäjän suostumusta, mikäli tietojen luovuttaminen on pakollista lakien tai asetusten mukaan. Käsiteltäviä henkilötietoja voidaan siirtää kolmansille osapuolille, joille tietojen luovuttaminen on tarpeellista käyttäjän asian hoitamiseksi. Käyttäjän henkilötietoja voidaan siirtää esimeriksi käyttäjän asian vastapuolelle tai muulle osapuolelle, jolle tietojen luovuttaminen on tarpeellista asian hoitamiseksi ja jolle tietojen luovuttamiseen käyttäjä on suostunut. Käyttäjän henkilötietoja voidaan siirtää myös esimerkiksi LakiChatin ulkopuoliselle lakimiehelle tai asianajajalle, jota LakiChatin neuvoja on suositellut käyttäjälle tämän asian hoitamiseksi ja jonka kanssa käyttäjä on suostunut asioimaan. Käyttäjän henkilötietoja voidaan siirtää myös esimerkiksi riidanratkaisuelimelle, jonka ratkaistavaksi käyttäjä on suostunut asiansa jättämään. Käsiteltäviä henkilötietoja säilytetään tavanomaisesti saatavilla olevia asianmukaisia suojauskeinoja käyttäen. Henkilötietoja voidaan säilyttää sekä sähköisessä muodossa että manuaalisesti. Sähköisesti säilytettäviin henkilötietoihin on pääsy ainoastaan LakiChatin tietosuoja-asioista vastaavalla henkilöstöllä ja LakiChatin muulla henkilöstöllä silloin, Kun tällaisten tietojen käsittely on tarpeellista keskustelutapahtuman toteuttamiseksi, käyttäjän ja LakiChatin välisen sopimuksen täytäntöön panemiseksi taikka muuten käyttäjän asian hoitamiseksi. Manuaalisesti säilytettäviin tietoihin on pääsy ainoastaan LakiChatin tietosuoja-asioista vastaavalla henkilöstöllä. Käsiteltäviä henkilötietoja ei siirretä Euroopan unionin ja Euroopan talousalueen (EU/ETA) ulkopuolelle. Tietojen käsittelyssä voidaan kuitenkin käyttää sellaisten kolmansien osapuolten ylläpitämiä palveluita, jotka ovat sidottuja tietosuoja-asetukseen, niin kuin jäljempänä tarkennetaan. Käsiteltäviä henkilötietoja voidaan tällöin esimerkiksi tallentaa EU/ETAn ulkopuolella sijaitseville palvelimille tietosuoja-asetuksen asettamien sääntöjen rajoissa. Henkilötietojen käsittelyn lainmukaiset perusteet: 1. Käyttäjän suostumuksella (tietosuoja-asetuksen 6(1)(a) artikla) tai käyttäjän ja LakiChatin välisen sopimuksen täytäntöönpanemiseksi (tietosuoja-asetuksen 6(1)(b) artikla) voidaan käsitellä seuraavia henkilötietoja : 3(8)
käyttäjän keskustelutapahtumassa antamat nimi-, osoite- ja muut vastaavat tiedot; käyttäjän keskustelutapahtumassa kertomat tosiseikat ja asiaansa liittyvät henkilökohtaiset yksityiskohdat; käyttäjän toimittamat kirjalliset aineistot; käyttäjästä sekä hänen asiaansa liittyvistä tosiseikoista ja henkilökohtaisista yksityiskohdista muualta saadut julkiset tai yksityiset tiedot; käyttäjän asiaan liittyvät muualta saadut kirjalliset aineistot; ja verkkosivustojen ja palveluiden käyttötiedot (ml. käyttökokemustiedot, evästeet, IP-osoitteet, summittaiset sijaintitiedot, päätelaitetiedot ja selatut sivut). Tässä lueteltuja henkilötietoja käsitellään neljässä tarkoituksessa. Ensinnäkin niitä tallentuu keskustelutapahtuman aikana automaattisesti muistiin LakiChatin palvelimille tai kolmansien osapuolten tarjoamille palvelimille taikka LakiChatin päätelaitteille niin kuin on tavallista chat-, pikaviesti-, sähköposti- ja muissa vastaavissa ohjelmistoissa. Muistiin tallentuneiden tietojen tarkoituksena on mahdollistaa chat-, pikaviesti-, sähköposti- ja muiden vastaavien ohjelmistojen tekninen toteuttaminen ja keskusteluhistorian säilyttäminen mahdollista myöhempää käyttöä varten käyttäjän ja LakiChatin välisen sopimussuhteen täytäntöön panemiseksi tai muuten käyttäjän asian hoitamiseksi. Tietojen tällainen tallentuminen on välttämätöntä chat-, pikaviesti-, sähköposti- ja muiden vastaavien ohjelmistojen toiminnan ja siten palvelun toteuttamisen kannalta. LakiChat voi käyttää palvelun toteuttamiseen sellaisten kolmansien osapuolten tarjoamia palveluita, jotka ovat sidottuja Toiseksi käyttäjän antamia henkilötietoja tallennetaan manuaalisesti LakiChatin palvelimille tai kolmansien osapuolten tarjoamille palvelimille LakiChatin neuvojan toimesta, jos käyttäjä on pyytänyt neuvojaa ottamaan asiansa hoidettavaksi. Tietoja käsitellään tällöin neuvojan muistiinpanoina tai esimerkiksi osana kirjelmiä mahdollista myöhempää käyttöä varten käyttäjän ja LakiChatin välisen sopimussuhteen täytäntöön panemiseksi tai muuten käyttäjän asian hoitamiseksi. Tietojen tällainen käsittely on välttämätöntä neuvojan tuottaman palvelun toteuttamisen kannalta. LakiChat voi käyttää palvelun toteuttamiseen sellaisten kolmansien osapuolten tarjoamia palveluita, jotka ovat sidottuja Käyttäjän henkilötietoja voidaan kerätä ja tallentaa myös muista lähteistä kuin käyttäjältä itseltään, esimerkiksi julkisista lähteistä, kuten tuomioistuimen tai viranomaisen julkaisemista tai antamista asiakirjoista, käyttäjän asian muiden asianomaisten tai kolmansien osapuolten antamista tiedoista taikka muista lähteistä. Tietoja käsitellään tällöin käyttäjän itsensä antamia tietoja tai hänen asiaansa 4(8)
täydentävinä ilman käyttäjän erillistä lisäsuostumusta sikäli kuin ne ovat riittävässä asia- ja muussa yhteydessä käyttäjän antamaan suostumukseen tai ovat tarpeellisia käyttäjän ja LakiChatin välisen sopimuksen täytäntöön panemiseksi tai muuten käyttäjän asian hoitamiseksi. Tietojen keräämisestä ja tallentamisesta ilmoitetaan käyttäjälle viipymättä ja niiden muusta käsittelystä ennen käsittelyn aloittamista. Tietoja käsitellään tällöin neuvojan muistiinpanoina tai esimerkiksi osana kirjelmiä mahdollista myöhempää käyttöä varten käyttäjän ja LakiChatin välisen sopimussuhteen täytäntöön panemiseksi tai muuten käyttäjän asian hoitamiseksi. Tietojen tällainen käsittely on välttämätöntä neuvojan tuottaman palvelun toteuttamisen kannalta. LakiChat voi käyttää palvelun toteuttamiseen sellaisten kolmansien osapuolten tarjoamia palveluita, jotka ovat sidottuja Kolmanneksi käyttäjän henkilötietoja käsitellään käyttäjätilastojen ja kysyntäkartoitusten tekemisessä silloin, kun käyttäjä osallistuu esimerkiksi käytettävyyskyselyyn. Lisäksi henkilötietoja käsitellään verkkosivustojen ja palveluiden käyttötietojen selvittämisessä. Käsittelyn tarkoituksena on auttaa LakiChatia seuraamaan palvelun käyttäjämääriä ja muita vastaavia tilastoja. LakiChat voi käyttää tällaisten aineistojen luomiseen sellaisten kolmansien osapuolten tarjoamia palveluita, jotka ovat sidottuja Neljänneksi käyttäjän henkilötietoja käsitellään osana LakiChatin markkinointimateriaalia käyttäjän suostumuksella. Tietoja voidaan tällöin julkaista esimerkiksi LakiChatin verkkosivustolla tai blogissa esimerkkitapauksina. Tietojen tällainen julkaiseminen tapahtuu aina käyttäjän nimenomaisella suostumuksella niin, että käyttäjä voi ensinnäkin kieltää tietojen julkaisemisen kokonaan ja, suostuessaan niiden julkaisemiseen, toiseksi päättää, mitä tietoja ja missä laajuudessa niitä julkaistaan. Julkaistavat henkilötiedot hyväksytetään aina käyttäjällä ennen niiden julkaisemista. LakiChat voi käyttää markkinoinnissa tai tietojen julkaisemisessa sellaisten kolmansien osapuolten tarjoamia palveluita, jotka ovat sidottuja 2. LakiChatin oikeutettujen etujen toteuttamiseksi voidaan käsitellä seuraavia henkilötietoja (tietosuoja-asetuksen 6(1)(f) artikla): käyttäjän keskustelutapahtumassa antamat nimi-, osoite- ja muut vastaavat tiedot; ja verkkosivustojen ja palveluiden käyttötiedot (ml. anonyymit summittaiset sijaintitiedot, anonyymit päätelaitetiedot ja anonyymit tiedot selatuista sivuista). 5(8)
Tässä lueteltuja henkilötietoja käsitellään kahdessa tarkoituksessa. Ensinnäkin käyttäjän keskustelutapahtumissa antamia tietoja voidaan käsitellä hänen asiaansa liittyvien lisäpalveluiden markkinoinnissa joko osana keskustelutapahtumaa tai erikseen suoramarkkinointina. Tietojen käsittely perustuu käyttäjän ja LakiChatin väliseen asiakassuhteeseen. Käyttäjä voi kieltää suoramarkkinoinnin milloin vain. Toiseksi käyttäjän henkilötietoja käsitellään esimerkiksi käyttäjätilastojen ja palvelun kysyntäkartoitusten tekemisessä silloinkin, kun käyttäjä ei nimenomaisesti hyväksy tällaisten tietojen käsittelyä mutta käyttää LakiChatin verkkosivustoja tai palveluita. Käsittelyn tarkoituksena on auttaa LakiChatia seuraamaan verkkosivustojen ja palveluiden käyttäjämääriä ja muita vastaavia tilastoja. Tietoja käsitellään tällöin anonyymisti niin, että käyttäjän yksilöivät henkilö- tai muut tiedot eivät ilmene tietojen käsittelyn kautta luoduista aineistoista. LakiChat voi käyttää tällaisten aineistojen luomiseen sellaisten kolmansien osapuolten tarjoamia palveluita, jotka ovat sidottuja Tällaisia tietoja voidaan käsitellä myös verkkosivustojen ja palveluiden turvallisuuden varmistamiseksi. LakiChat voi käyttää turvallisuuden varmistamiseen sellaisten kolmansien osapuolten tarjoamia palveluita, jotka ovat sidottuja Henkilötietojen säilyttämisaika: Yllä kuvatulla tavalla LakiChatin neuvojan manuaalisesti keräämiä tai tallentamia, käyttäjän ja LakiChatin välisen sopimuksen täytäntöön panemiseksi taikka muuten käyttäjän asian hoitamiseksi tarpeettomia tietoja säilytetään vain niin kauan kuin niiden tarpeettomuus tätä tarkoitusta varten ei ole ilmeistä. Yllä kuvatuilla tavoilla käsiteltäviä henkilötietoja säilytetään tapauskohtaisesti niin kauan kuin ne ovat tarpeellisia verkkosivustojen ja palveluiden tuottamiseksi, käyttäjän ja LakiChatin välisen sopimussuhteen täytäntöön panemiseksi tai muuten käyttäjän asian hoitamiseksi, kuitenkin vähintään kaksi vuotta. Verkkosivustojen ja palveluiden käyttötietoja säilytetään osana käyttötilastoja ja muita anonyymejä aineistoja niin kauan ne ovat tarpeellisia verkkosivustojen ja palveluiden toiminnan, käyttötottumusten ja muiden sellaisten seikkojen seuraamiseksi, kuitenkin vähintään viisi vuotta. Käyttäjän oikeudet: Käyttäjällä, jonka henkilötietoja käsitellään yllä kuvatuilla tavoilla, on oikeus: tarkastaa häntä koskevat henkilötiedot LakiChatin käyttäjärekisteristä; 6(8)
pyytää häntä koskevien henkilötietojen oikaisemista tai poistamista taikka niiden käsittelyn rajoittamista; vastustaa häntä koskevien henkilötietojen käsittelyä; ja pyytää häntä koskevien henkilötietojen siirtämistä toiseen henkilötietorekisteriin. Käyttäjällä, joka on antanut suostumuksensa häntä koskevien henkilötietojen käsittelemiseksi LakiChatin käyttäjärekisterissä, on oikeus peruuttaa suostumuksensa milloin vain. Tällöin häntä koskevat henkilötiedot poistetaan rekisteristä, ellei niiden säilyttäminen ole pakollista lain tai asetuksen nojalla taikka tarpeellista laillisella perusteella, esimerkiksi käyttäjän ja LakiChatin välisen voimassaolevan sopimuksen täytäntöönpanemiseksi. Mikäli tällainen syy säilyttää henkilötietoja on, ilmoitetaan tästä käyttäjälle viipymättä suostumuksen peruuttamisen jälkeen, ellei laki tai asetus sitä estä. Suostumuksen peruuttaminen ei vaikuta käsittelyn lainmukaisuuteen ennen sen peruuttamista. Käyttäjällä on oikeus tehdä valitus henkilötietojensa käsittelystä LakiChatin käyttäjärekisterissä tietosuojavaltuutetulle, ks. https://www.tietosuoja.fi. Evästeet: Evästeet ovat pieniä tiedostoja, joita verkkosivustot tallentavat käyttäjän tietokoneelle, älypuhelimelle, tabletille tai muulle päätelaitteelle. Evästeiden käyttö on tavanomaista verkkosivustoilla, ja niiden tarkoituksena on esimerkiksi yksilöidä käyttäjä ja hänen päätelaitteensa turvallisuussyistä tai muusta syystä. Muu syy evästeiden käyttämiselle voi olla mm. yksilöityjen mainosten esittäminen. LakiChatin verkkosivustolla oleva chat-ohjelmisto käyttää evästeitä. Käytön tarkoituksena chat-keskustelun turvallisuuden ja teknisen toiminnan varmistaminen. LakiChat voi myös esittää mainoksia käyttäjälle. Mainosten esittämisessä voidaan käyttää kolmansien osapuolten tarjoamia palveluita, jotka ovat sidottuja Nämä palvelut voivat käyttää evästeitä toiminnassaan. Jos käyttäjä ei hyväksy evästeitä, LakiChatin verkkosivustolla olevan chat-ohjelmiston käyttäminen ei ole mahdollista. Käyttäjä voi tällöin edelleen selata LakiChatin verkkosivustoa, aloittaa keskustelun LakiChatin mobiiliversiossa tai ottaa yhteyttä LakiChatiin sähköpostitse. Käyttäjä voi myös poistaa evästeet selaimensa välimuistista. Verkosta löytyy kattavia ohjeita välimuistin tyhjentämiseen kunkin selaimen kohdalla. Ongelmatapauksissa käyttäjä voi ottaa yhteyttä LakiChatin tietosuojavastaavaan evästeiden poistamiseksi. 7(8)
Kolmansien osapuolten tarjoamat palvelut: LakiChat voi käyttää seuraavien palveluntarjoajien palveluita verkkosivustojensa ja palveluidensa tuottamisessa. Käyttäessään LakiChatin verkkosivustoja tai palveluita voi käyttäjän henkilötietoja tulla siirretyiksi, tallennetuiksi tai muulla tavalla käsiteltäviksi näiden palveluntarjoajien palvelimilla tai muuten heidän teknisessä hallinnassaan. DigiCert, Inc. Sivuston SSL-suojaus Facebook, Inc. LakiChatin Facebook-sivu Google, Inc. Tietojenkäsittely, tallennustila LakiChatin blogi Sivustojen ja palveluiden käyttötietojen seuraaminen Kohdistettu mainonta Twitter, Inc. LakiChatin Twitter-sivu WhatsApp, Inc. LakiChatin mobiiliversio Louhi Net Oy Sivuston palvelintila 8(8)