ETELÄ-KARJALAN LIITTO TALOUSARVION TÄYTÄNTÖÖNPANOMÄÄRÄYKSET 2016 Maakuntahallitus 11.1.2016 Liite 1 Talousarvion täytäntöönpanomääräyksillä täydennetään hallintosääntöä ja siihen liittyviä delegointipäätöksiä. Talousarvion muutokset ja käyttösuunnitelma Tilikauden aikana talousarvioon tehtävistä muutoksista päättää maakuntavaltuusto. Muutosten tulee perustua toiminnan tai palveluiden tai talouden yleisten perusteiden tilikauden aikana jo tapahtuneisiin tai arvioitaviin muutoksiin (perussopimus 21 mom 3). Talousarvion muutosta koskeva päätös tulee tehdä talousarviovuoden aikana. Maakuntahallitus tarkentaa käyttösuunnitelmassa valtuuston määrittelemät tavoitteet ja maakuntajohtaja jakaa valtuuston hyväksymän määrärahan ja tuloarvion yksiköiden tavoitteiksi, osamäärärahoiksi ja osatuloarvioiksi. Palvelujen ja tavaroiden hankinnat Laskujen hyväksyminen Maakuntajohtaja päättää palveluiden ja tavaroiden hankinnasta 30 000 euroon asti Maakuntajohtaja voi delegoida alaisilleen viranhaltijoille palvelujen ja tavaroiden hankintoja koskevaa päätösvaltaansa seuraavasti: - yksikön päällikkö päättää yksikön määrärahan asettamissa rajoissa hankinnoista, joiden arvo jää alle 5.000 euroa (yksikön päällikkö asiahyväksyntä, hallinto- ja kehittämisjohtaja kustannushyväksyntä lukuun ottamatta ENI CBC-ohjelmaa) - maakuntajohtaja päättää edellä mainitut euromäärät ylittävistä hankinnoista Liiton yhteiset hankintamäärärahat on keskitetty johdon ja viestinnän yleiskustannuspaikalle (kp 270). Hankintoja suoritettaessa tulee noudattaa liiton antamia hankintaohjeita. Laskujen hyväksyminen tapahtuu yksi yli yhden -periaatteella (= esimies hyväksyy alaisensa laskut). Esimiehiksi, joilla on hyväksymisoikeus, luetaan: maakuntajohtaja ja yksiköiden päälliköt. Maakuntajohtajan laskut hyväksyy maakuntahallituksen puheenjohtaja. Maakuntahallituksen puheenjohtajan laskut hyväksyy maakuntavaltuuston puheenjohtaja. Rutiiniluontoiset, kiireelliset ja määrältään vähäiset (esim. matkakulujen koontilasku, vähäiset matka- ja juoksevat kulut) laskut voi hyväksyä hallintoja kehittämisjohtaja yksi yli yhden -periaatetta soveltaen. Poistosuunnitelman hyväksyminen Maakuntavaltuusto on hyväksyessään vuoden 1997 talousarvion ja -suunnitelman hyväksynyt samalla suunnitelmapoistojen laskentaperusteet. Pienhankintarajaksi poistolaskennan perusteena on hyväksytty 8.500 euroa.
Rahatoimi 2 Maksuliikenne Liiton pankki- ja postisiirtotilien avaamisesta ja lopettamisesta päättää maakuntajohtaja. Luettelo liiton pankkitileistä on ohessa liitteenä (liite 1). Maakuntahallitus päättää liiton pankki- ja postisiirtotilien käyttöoikeudesta: Pankki- ja postisiirtotilien käyttöoikeus myönnetään maakuntajohtaja Matti Viialaiselle, hallinto- ja kehittämisjohtaja Juuso Hietalle ja em. valtakirjalla talous- ja tietohallintosihteeri Rauni Lainejärvelle sekä CBC-ohjelman pankkitilien osalta ohjelmajohtaja Päivi Ilvekselle. Määräys on voimassa toistaiseksi. Liiton luottokortteja voivat käyttää maakuntahallituksen puheenjohtaja Jukka Kopra, maakuntajohtaja Matti Viialainen, aluekehitysjohtaja Satu Sikanen, ohjelmajohtaja Päivi Ilves (Eurocard & Nordea-debit), hallinto- ja kehittämisjohtaja Juuso Hieta, aluesuunnittelujohtaja Marjo Wallenius, johdon sihteeri Ritva Rehunen (debit-kortti), toimistosihteeri Mari Ruoho, talous- ja tietohallintosihteeri Rauni Lainejärvi. Käytössä olevista luottokorteista on pidettävä luetteloa. Hallinto- ja kehittämisjohtaja tarkentaa Ritva Rehusen, Mari Ruohon ja Rauni Lainejärven käyttöoikeuksia erillisellä vuosittain vahvistettavalla korttien käyttöohjeella. Liitolle osoitetun saapuvan arvopostin ja muut arvolähetykset kuittaa ja vastaanottaa maakuntajohtajan valtuuttama henkilö tai henkilöt. Arvopostin vastaanottovaltuudet myönnetään seuraaville: johdon sihteeri Ritva Rehunen ja toimistosihteeri Mari Ruoho. Valtuutus on voimassa toistaiseksi. Etelä-Karjalan liiton kirjanpito, reskontrien hoito ja palkanlaskenta ovat olleet vuoden 2015 alusta alkaen Saimaan talous ja tieto Oy:n (y-tunnus 2245148) toimesta tilitoimistovaltuuksin hoidettavia palveluita. Seuraaville Saitan maksuliikennetiimin jäsenille myönnetään käyttövaltuudet Etelä-Karjalan liiton maksuliikenteen hoitamiseen ja mm. viitteiden noutoon liiton pankkitilien osalta: Jauho Risto Topi Juhani 141055- Koponen Helena Annikki 300656- Kosunen Marita Sisko Pauliina 130858- Sipilä Sanna Piia Merjukka 270481- Työsuoritusten ja tavaroiden vastaanotto sekä laskujen käsittely Virkamatkat Työsuoritusten ja tavaroiden vastaanotto sekä laskujen käsittely suoritetaan liiton hankintaohjeen mukaisesti. Matkalaskut Matkoja koskevat laskut hyväksyy maakuntajohtajan osalta maakuntahallituksen puheenjohtaja, hallinto- ja kehittämisjohtajan osalta maakuntajohtaja tai aluekehitysjohtaja ja muiden yksiköiden päälliköiden osalta maakuntajohtaja tai hallinto- ja kehittämisjohtaja. Muiden viranhaltijoiden ja työntekijöiden osalta hyväksyjänä toimii ao. toimintayksikön päällikkö. Johdon ja viestinnän yksikön työntekijöiden matkalaskut hyväksyy hallinto- ja kehittämisjohtaja.
Matkamääräykset Ulkomaan matkojen osalta matkamääräyksistä ja viisumeista tekee päätökset maakuntajohtaja. Ulkomaan virkamatkoista on laadittava matkalaskuun liitettävä matkaohjelma / matkakertomus. Kotimaan matkoista viranhaltijoiden ja työntekijöiden osalta päättävät ao. toimintayksikön päälliköt. Yksiköiden päälliköt päättävät käytettävissä olevien määrärahojen puitteissa kotimaan matkoistaan. 3 Käteiskassa Etelä-Karjalan liitto on luopunut käteiskassasta vuoden 2015 keväällä. Talouden seurantaraportit Maakuntahallitukselle on annettava talousarvion toteutumista seuraava raportti kolmannesvuosittain. Yksikön päälliköille annetaan mahdollisuus seurata yksiköitään koskevaa toteutuneiden kustannusten seurantaa Saimaan talous- ja tieto Oy:n raportointisovellusten välityksellä. Maakuntaraha-avustukset ja EU:n rakennerahastoavustukset Maakunnan kehittämisraha ja Etelä-Karjalan kehittämisraha Maakunnan ja Etelä-Karjalan kehittämisrahapäätöksistä toimitetaan hakijalle hallintoja kehittämisjohtajan oikeaksi todistama maakuntahallituksen pöytäkirja. Maakuntahallitus delegoi maakuntajohtajalle rahoituspäätökset, joissa myönnettävän avustuksen määrä yhteensä ei ylitä maakunnan kehittämisrahan tai Etelä-Karjalan kehittämisrahan osalta 50 000 euroa. Delegointi koskee myös kielteisiä päätöksiä. Päätökset saatetaan maakuntahallitukselle tiedoksi viranhaltijoiden päätösraportteina. Maksatushakemukset päätöksiksi valmistelee se viranhaltija tai työntekijä, joka toimii asian esittelijänä. maksatuspäätökset allekirjoittaja: maakuntajohtaja, aluekehitysjohtaja ja hallinto- ja kehittämisjohtaja kuitenkin niin, ettei hankkeen esittelijä tai päätöksentekijä voi hyväksyä maksatuspäätöstä. Varsinaisen maksatustapahtuman suorittaa Saimaan talous- ja tieto Oy:n maksuliikennetiimi. Hankkeiden muutoksista ja jatkoajoista tekee esityksen hankkeen yhteyshenkilö ja päätöksen tekee maakuntajohtaja tai hänen varahenkilönsä talouteen liittyvissä päätöksissä. EAKR-rahoitus Ohjelmakauden 2007 2013 EAKR-rahoituspäätöksiä ei enää tehdä vuonna 2016, mutta maksatuspäätöksiä tehdään helmikuun loppuun 2016 saakka. Avustusten maksatuksessa noudatetaan maakuntahallituksen hyväksymää EAKR-ohjelman hallinto- ja val-
4 vontajärjestelmän kuvausta, jossa rahoituspäätösten valmistelu ja rahoituspäätösten teko on eriytetty maksatuspäätösten valmistelusta ja maksatuspäätösten teosta. EURAjärjestelmän kautta tehtävät maksatuspäätökset allekirjoittaa hvj-kuvauksessa määritelty viranhaltija, joka ei osallistu rahoituspäätösten valmisteluun ja tekoon. Varsinaisen maksatustapahtuman suorittaa Saimaan talous- ja tieto Oy:n maksuliikennetiimi. Ohjelmakaudella 2014 2020 Etelä-Karjalan liitto ei enää ole vastuussa EAKRmaksatuspäätösten valmistelusta ja maksatuspäätösten teosta, vaan ne tehdään keskitetysti Uudenmaan liitossa koko Etelä-Suomen ohjelma-alueen osalta. Uudenmaan liitto tekee myös yksityiskohtaiset EAKR-rahoituspäätökset sekä muutos- ja jatkoaikapäätökset EURA-järjestelmässä. CBC -ohjelma rahoitussopimus maksatuspäätökset allekirjoittaja: ohjelmajohtaja allekirjoittaja: yhdessä controller ja maakuntajohtaja tai hallinto- ja kehittämisjohtaja Hankkeiden muutoksista ja jatkoajoista tehdään uusi rahoitussopimus tai rahoitussopimuksen muutos, jonka allekirjoittaa ohjelmajohtaja. Maksatuspäätöksiin liittyvän varsinaisen maksatustapahtuman suorittavat toimistosihteeri Rauni Lainejärvi tai hänen varahenkilönsä. Varahenkilömääräyksen antaa hallinto- ja kehittämisjohtaja. Maakuntajohtajan sijaiset Maakuntajohtajan sijaisiksi hallitus määrää seuraavasti: Sijainen ulkosuhteiden hoidossa, alueen kehittämiseen ja edunvalvontaan liittyvissä asiantuntijaryhmissä, julkisissa esiintymisissä ja tapahtumissa: aluekehitysjohtaja Satu Sikanen Sijainen henkilöstö-, hallinto- ja talousasioissa: hallinto- ja kehittämisjohtaja Juuso Hieta Luottamushenkilöiden kokouspalkkiot Kokouspalkkion suuruus on Valtuuston ja hallituksen kokouksesta Tarkastuslautakunnan kokouksesta Muun hallintoelimen, valiokunnan tai toimikunnan kokouksesta 100 euroa 100 euroa 85 euroa Etelä-Karjalan luottamushenkilöiden palkkiosäännön 2 :n mukaan toimielimen puheenjohtajana toimivalle luottamushenkilölle maksetaan jäsenen palkkio 60 %:lla korotettuna. Vuosipalkkiot ovat Hallituksen puheenjohtaja Valtuuston puheenjohtaja 2.523 euroa 1.682 euroa
Hallituksen jäsen Hallituksen varapuheenjohtajat Valtuuston varapuheenjohtajat 505 euroa 1.346 euroa 841 euroa 5 Milloin edellä tässä pykälässä mainittu luottamushenkilö on estynyt hoitamasta tehtäväänsä, hänen oikeutensa vuosipalkkioon lakkaa, kun este on jatkunut kaksi kuukautta. Sen jälkeiseltä ajalta on varapuheenjohtajalla tai varajäsenellä oikeus saada suhteellinen osa vuosipalkkiosta. Luottamushenkilöille ansionmenetyksestä ja kustannuksista maksettava tuntikorvaus Työnantajan todistuksen mukaan Enimmäismäärä, johon ei vaadita työnantajan todistusta tai selvitystä ansionmenetyksestä tai kustannuksista 20,9 euroa Poikkeuksena voimassa olevaan luottamushenkilöiden palkkiosääntöön palkkiosäännön pykälässä kahdeksan mainitut matkakustannukset voidaan eri pyynnöstä maksaa useammin kuin neljännesvuosittain. Luottamushenkilölle suoritetaan korvausta ansionmenetyksestä ja luottamustoimen vuoksi aiheutuvista kustannuksista kultakin alkavalta tunnilta, ei kuitenkaan enemmältä kuin kahdeksalta tunnilta kalenterivuorokaudessa. Laskettaessa tuntipalkkaa kuukausipalkasta jakajana käytetään lukua 163. Mikäli luottamushenkilö esittää työnantajan todistuksen tai muun luotettavan kirjallisen selvityksen ansionmenetyksestä, korvaus suoritetaan todellisen ansionmenetyksen suuruisena. Mikäli luottamushenkilö on yksityisyrittäjä, ammatinharjoittaja tai vastaava, ja hän ei voi esittää kirjallista selvitystä ansionmenetyksestään, suoritetaan ansionmenetys työvaliokunnan määräämän enimmäiskorvauksen mukaisena. Saadakseen korvausta työansionmenetyksestä luottamushenkilön tulee esittää työnantajan todistus siitä. Todistuksesta on myös käytävä ilmi, että luottamustoimen hoitamiseen käytetty aika olisi ollut hänen työaikaansa ja että hänelle ei makseta siltä ajalta palkkaa. Luottamushenkilön, joka tekee ansio- tai muuta työtä olematta työsuhteessa taikka virka- tai muussa julkisoikeudellisessa toimisuhteessa, tulee esittää kirjallisesti riittävä selvitys ansionmenetyksestään. Sama koskee myös selvitystä luottamustoimen johdosta aiheutuvista kustannuksista. Edellä tarkoitettua todistusta tai selvitystä ei vaadita, jos korvattava tuntipalkka ei ylitä yllä määrättyä kuukausittaisen enimmäiskorvauksen mukaan laskettua tuntipalkkaa. Luottamushenkilön tulee tällöin kuitenkin antaa kirjallinen vakuutus ansionmenetyksen ja luottamustoimen vuoksi aiheutuneiden kustannusten määrästä.