Kajaanin kaupunki Viranhaltijapäätös 1 ( 5) KAJDno-2018-1299 Laadunhallinta- ja prosessinkuvausohjelmiston IMS (Integrated Management System) hankinta Kajaanin kaupungin keskushallinto on käynnistänyt toiminnan kehittämiseksi prosessityön keväällä 2018. Kaupunki on mukana KunTeko- hankkeessa, jolla pyritään edistämään kunta- alan tuottavuutta, tuloksellisuutta ja työelämän laatua. Tavoitteena on saada kokonaiskuva kaupungin prosesseista ja prosessien asiakkaista. Tavoitteena on työn kehittäminen, prosessien tekeminen sujuviksi sisäisille ja ulkoisille asiakkaille, tekemisen pullonkaulojen poistaminen ja työn sujuvoittaminen. Työn edistämiseksi ja helpottamiseksi tarvitaan työkalu, jota voidaan laajentaa haluttaessa myös laadunhallinnan ja johtamisen työkaluksi. Ensimmäisessä vaiheessa rakennetaan organisaatiolle nykyaikainen, käytännönläheinen ja helposti ylläpidettävä sähköinen toimintajärjestelmä, johon kootaan ja jolla kuvataan kaupungin palvelu- ja toimintaprosessit ja joihin linkitetään tarvittavat toimintaohjeet. Kuvatut prosessit linkitetään osaksi ARC- kokonaisarkkitehtuurityökalua, jolloin saadaan kokonaiskuva kaupungin toimintaa tukevista tietojärjestelmistä, prosesseissa syntyvästä tiedosta ja toimintaohjeista. IMS- ohjelmisto on selainpohjainen sovellus, joka tukee laadunhallintaa ja johtamista. Saadun tarjouksen perusteella IMS- ohjelmiston hinta koostuu käyttöönottoprojektista, joka sisältää viiden (5) päivän käyttöönottokoulutuksen 5.500 euroa. Koulutus sisältää myös pääkäyttäjäkoulutuksen (2-3 pääkäyttäjää). Mahdollisen lisäkoulutuksen hinta on 1.100 euroa/ pvä. Ohjelmiston lisenssihinta on 1.030 euroa /kuukausi eli vuosikustannus on yhteensä 12 360 euroa. Ohjelmistoon on rajoittamaton käyttöoikeus Kajaanin kaupungin henkilöstöllä. Koska kyseessä on toistaiseksi voimassaoleva sopimus, tulee hankinnan kokonaisarvoksi hankintalain säädöksiä (30.2 kohta 2) noudattaen 54 940 euroa. Mukana tulevat veloituksettomat IMS asennus sekä IMS- ARC- integraatio. Jatkossa vuosilisenssin hintaan kuuluvat uusimmat kehitysversiot toimittajan päivittämänä sekä IMS asiakaspäivät, asiakastuki (helpdesk) työpäivinä klo 8-16 sekä online- käyttäjätuki. Hankintaa ei tarvitse kilpailuttaa, koska hankinnan arvo ei ylitä hankintalain määrittelemää kynnysarvoa (JulkHank 25.1 kohta 1). Päätöksen peruste Hallintosääntö 69 a Laki julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista 1397/2016, 25 ja 30. Päätös Päätän, että Kajaanin kaupunki hankkii toimintajärjestelmä IMS:n kaupungin prosessien kuvaamisen ja laadunhallinnan työvälineeksi liitteenä olevan tarjouksen mukaisin ehdoin.
Kajaanin kaupunki Viranhaltijapäätös 2 ( 5) Lisätietoja asiasta antavat tietohallintopäällikkö Heikki Hyvönen, puh. 044 710 0306 ja asianhallintapäällikkö Tarja Nahkiaisoja, puh. 044 710 0666, sähköpostit muotoa etunimi.sukunimi@kajaani.fi. Tiedoksi Lassi Kasurinen, Arter Oy; Asta Tolonen, Jyrki Komulainen, Tuula Romppanen, Raija Okkonen Kajaanin kaupunki Allekirjoitus Tuija Aarnio, hallintojohtaja Viranhaltijapäätöksen nähtävänäolo Pä ä tö s on julkaistu Kajaanin kaupungin verkkosivuilla 7.12.2018
Kajaanin kaupunki Viranhaltijapäätös 3 ( 5) Oikaisuvaatimus 22 Oikaisuvaatimusohje HANKINTAOIKAISU HANKINTALAIN 25 :N MUKAISEN KANSALLISEN KYNNYSARVON ALITTAVAAN HANKINTAAN Hankintaoikaisuoikeus Hankintapäätökseen tyytymätön voi tehdä hankintalain 132-135 :n mukaan kirjallisen hankintaoikaisun. Hankintaoikaisun voi tehdä tarjouskilpailuun osallistunut tarjoaja tai osallistumishakemuksen tehnyt ehdokas eli se, johon päätös on kohdistettu tai jonka oikeuteen, velvollisuuteen tai etuun päätös välittömästi vaikuttaa (asianosainen). Hankintaoikaisuviranomainen Hankintaoikaisu tehdään hankintapäätöksen tehneelle viranomaiselle, osoitteella PL 133, Pohjolankatu 13, 87101 Kajaani, tai sähköpostiosoitteella kajaani@kajaani.fi. Hankintaoikaisuaika ja sen alkaminen Hankintaoikaisu on tehtävä 14 päivän kuluessa siitä, kun asianosainen on saanut tiedon hankintapäätöksestä tai muusta hankintamenettelyssä tehdystä ratkaisusta. Sähköistä tiedonantoa käytettäessä hankintapäätös oheisasiakirjoineen katsotaan saaduksi tiedoksi sinä päivänä, jolloin päätöksen oheisasiakirjoineen sisältävä sähköinen viesti on vastaanottajan käytettävissä tämän vastaanottolaitteessa siten, että viestiä voidaan käsitellä. Tällaisena ajankohtana pidetään viestin lähettämispäivää, jollei asiassa esitetä luotettavaa selvitystä tietoliikenneyhteyksien toimimattomuudesta tai vastaavasta muusta seikasta, jonka johdosta sähköinen on saapunut vastaanottajalle myöhemmin. Jos tiedoksianto toimitetaan postitse kirjeellä vastaanottajalle, vastaanottajan katsotaan saaneen asiasta tiedon seitsemäntenä päivänä sen lähettämisestä, jollei tiedonannon näytetä tapahtuneen myöhemmin. Käytettäessä todisteellista tiedoksiantotapaa, tiedoksianto katsotaan tapahtuneeksi saantitodistuksen osoittamana aikana tai erilliseen tiedoksisaantitodistukseen merkittynä aikana. Hankintaoikaisun sisältö Hankintaoikaisusta on käytävä ilmi vaatimukset perusteluineen ja se on hakijan
Kajaanin kaupunki Viranhaltijapäätös 4 ( 5) allekirjoitettava. Hankintaoikaisusta on käytävä ilmi oikaisua vaativan nimen selvennys sekä tarvittavat yhteystiedot asian hoitamiseksi. OHJEET KUNTALAIN MUKAISEEN OIKAISUVAATIMUKSEN TEKEMISEEN Tähän päätökseen tyytymätön voi tehdä kirjallisen oikaisuvaatimuksen. Päätökseen ei saa hakea muutosta valittamalla tuomioistuimeen. Oikaisuvaatimusoikeus Hankintapäätökseen tyytymätön voi tehdä kuntalain 89 :ssä tarkoitetun kirjallisen oikaisuvaatimuksen. Oikaisua koskevan vaatimuksen voi tehdä tarjouskilpailuun osallistunut tarjoaja tai osallistumishakemuksen tehnyt ehdokas eli se, johon päätös on kohdistettu tai jonka oikeuteen, velvollisuuteen tai etuun päätös välittömästi vaikuttaa (asianosainen). Kuntalain mukaisen oikaisuvaatimuksen voi lisäksi tehdä kunnan jäsen. Oikaisuvaatimusviranomainen Oikaisuvaatimus tehdään hankintapäätöksen tehneelle toimielimelle, tai viranhaltipäätöksen kyseessä ollessa viranhaltijan yläpuolella olevalle asianomaiselle toimielimelle (lautakunta, johtokunta tai kaupunginhallitus) osoitteella PL 133, Pohjolankatu 13, 87101 Kajaani, tai sähköpostiosoitteella kajaani@kajaani.fi. Oikaisuvaatimusaika ja sen alkaminen Oikaisuvaatimus on tehtävä 14 päivän kuluessa päätöksen tiedoksisaannista. Sähköistä tiedonantoa käytettäessä hankintapäätös oheisasiakirjoineen katsotaan saaduksi tiedoksi sinä päivänä, jolloin päätöksen oheisasiakirjoineen sisältävä sähköinen viesti on vastaanottajan käytettävissä tämän vastaanottolaitteessa siten, että viestiä voidaan käsitellä. Tällaisena ajankohtana pidetään viestin lähettämispäivää, jollei asiassa esitetä luotettavaa selvitystä tietoliikenneyhteyksien toimimattomuudesta tai vastaavasta muusta seikasta, jonka johdosta sähköinen on saapunut vastaanottajalle myöhemmin. Jos tiedoksianto toimitetaan postitse kirjeellä vastaanottajalle, vastaanottajan katsotaan saaneen asiasta tiedon seitsemäntenä päivänä sen lähettämisestä, jollei tiedonannon näytetä tapahtuneen myöhemmin. Käytettäessä todisteellista tiedoksiantotapaa, tiedoksianto katsotaan tapahtuneeksi saantitodistuksen osoittamana aikana tai erilliseen tiedoksisaantitodistukseen merkittynä aikana.
Kajaanin kaupunki Viranhaltijapäätös 5 ( 5) Kunnan jäsenen katsotaan saaneen päätöksestä tiedon seitsemän päivän kuluessa siitä, kun pöytäkirja on julkaistu tietoverkossa. Oikaisuvaatimuksen sisältö ja toimittaminen Oikaisuvaatimuksesta on käytävä ilmi vaatimukset perusteluineen ja se on tekijän allekirjoitettava. Hakemukseen on merkittävä oikaisua vaativan ja kirjelmän laatijan nimi sekä tarvittavat yhteystiedot asian hoitamiseksi. Oikaisuvaatimus on toimitettava oikaisuvaatimusviranomaiselle ennen oikaisuvaatimusajan päättymistä.