Sopimus Diaarinumero (KA:n) Sopimusnumero (KA antaa) Alkujaan digitaalisessa muodossa olevan asiakirjatiedon siirtoa ja säilyttämistä koskeva sopimus Kansallisarkisto ja xxxxxxx 1
Sisällys 1. SOPIMUKSEN OSAPUOLET 3 2. MÄÄRITELMÄT 3 3. SOPIMUKSEN TAUSTA JA TAVOITE 3 4. SOPIMUKSEN PALVELUN KOHDE 3 5. KANSALLISARKISTON VASTUUT JA OIKEUDET 4 6. SIIRTÄJÄN VASTUUT JA OIKEUDET 4 7. YHTEISREKISTERINPITÄJYYS JA HENKILÖTIEDOT 5 8. VAHINGONKORVAUS JA VASTUUNRAJOITUKSET 6 9. KUSTANNUKSET, MAKSUT JA MAKSUPERUSTEET 6 10. SOPIMUKSEN VOIMASSAOLO 7 Sopimuksen voimaantulo ja sopimuksen irtisanominen 7 Sopimuksen päättymisen vaikutukset 7 11. MUUT EHDOT 7 Sopimuksen muuttaminen 7 Sopimuksen siirtäminen 7 Tiedonannot 7 Riitojen ratkaisu 7 Sopimuksen liitteet 7 Pätemisjärjestys 8 12. PÄIVÄYS JA ALLEKIRJOITUKSET 9 2
1. SOPIMUKSEN OSAPUOLET Tämän aineiston (jatkossa Tietoaineisto ) siirtoa ja säilyttämistä koskevan sopimuksen osapuolet ovat: Kansallisarkisto (Y-tunnus 0245885-9) Osoite: PL 258, 00171 Helsinki (jäljempänä Kansallisarkisto ) ja xxxxxxx (jäljempänä Siirtäjä ) sekä yhdessä Osapuolet Sopimusnumero: (Kansallisarkisto antaa) 2. MÄÄRITELMÄT Ellei asiayhteydestä nimenomaisesti muuta ilmene, tässä sopimuksessa ja sen liitteissä käytetyillä käsitteillä, on seuraava merkitys: Tietoaineisto Palvelu Metatieto Siirtosuunnitelma asiakirjoista ja muista tiedoista muodostuvaa tiettyyn viranomaisen tehtävään tai palveluun liittyvää alkujaan digitaalisessa muodossa olevaa tietokokonaisuutta, joka siirretään yhdessä tai useammassa vaiheessa Kansallisarkistolle tämän sopimuksen mukainen Kansallisarkiston tuottama Tietoaineiston säilytystä, käyttöä ja hallintaa koskeva palvelu. tietoaineistoon liittyviä Kansallisarkiston määritysten mukaisia tietoaineistoja kuvailevia, hallinnollisia sekä teknisiä tietoja, jotka siirretään aineiston yhteydessä tämän sopimuksen liitteessä 1. Siirrettävän aineiston määrittely Osapuolten yhdessä laatimaa suunnitelmaa siirrettävästä tietoaineistosta, siirrettävistä kokonaisuuksista sekä siirtojen ajankohdista 3. SOPIMUKSEN TAUSTA JA TAVOITE Kansallisarkisto vastaanottaa ja säilyttää arkistolain (831/1994) nojalla valtionhallinnon viranomaisten pysyvästi säilytettävät asiakirjatiedot. Sopimuksen tarkoituksena on alkujaan digitaalisen asiakirja-aineiston luotettavan ja tietoturvallisen säilyttämisen Palvelun tarjoaminen Siirtäjälle. Tällä sopimuksella sovitaan Siirtäjän ja Kansallisarkiston vastuut ja oikeudet aineiston siirtoon, vastaanottoon ja käyttöön liittyen sekä Tietoaineiston tekniseen tarkastamiseen. 4. SOPIMUKSEN PALVELUN KOHDE Tämä sopimus koskee Kansallisarkiston tarjoamaa alkujaan digitaalisen tietoaineiston säilyttämisen palvelua Siirtäjälle. 3
5. KANSALLISARKISTON VASTUUT JA OIKEUDET 1. Mahdollisimman luotettavan ja tietoturvallisen palvelun tarjoaminen digitaalisessa muodossa olevan tietoaineiston vastaanottamiseksi ja säilyttämiseksi Siirtäjälle ja tähän liittyvä ohjeistus. Sitoutuu noudattamaan siirtoaikataulua ja Siirtosuunnitelmaa parhaan kykynsä mukaan 2. Vastaanotetun tietoaineiston alkuperäisyyden, käytettävyyden ja eheyden ylläpitäminen tietoaineiston siirrosta lähtien sen koko jäljellä olevan elinkaaren ajan. Kansallisarkisto ei vastaa aineiston tietosisällön todenmukaisuudesta tai sisällöllisistä virheellisyyksistä tai puutteista. Kansallisarkisto ei tee sisällöllisiä muutoksia tietoaineistoon, Kansallisarkisto säilyttää asianmukaisia suojatoimia käyttäen tietoaineiston sisällöltään sellaisena kuin se siirtohetkellä on siten, että tietoaineisto on turvassa tuhoutumiselta, vahingoittumiselta ja asiattomalta käytöltä 3. Sitoutuu vastaanottamaan ja tarkistamaan tietoaineiston siirtoaikataulun mukaisesti. Ilmoittaa viipymättä Siirtäjälle aineiston vastaanoton yhteydessä havaituista puutteista tai virheellisyyksistä, joilla on vaikutusta aineiston pitkäaikaiseen säilyttämiseen 4. Säilytysvastuu aineistosta siirtyy Siirtäjältä Kansallisarkistolle, kun aineiston vastaanottoprosessi on kokonaisuudessaan hyväksytty. Kansallisarkisto ei sitoudu säilyttämään prosessissa hylättyjä siirtoaineistoja. 5. Kansallisarkisto voi palauttaa siirretyn aineiston takaisin vain Siirtäjälle. Tietoaineisto toimitetaan Siirtäjälle erikseen sovituissa siirtorakenteissa 14 vrk kuluessa siitä, kun se esitti asiasta kirjallisen pyynnön Kansallisarkistolle 6. Tiedon antamisesta tai käyttöoikeuden myöntämisestä Kansallisarkistoon siirrettyyn Tietoaineistoon päättää Kansallisarkisto siten kuin viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetussa laissa säädetään. Kansallisarkistolla on oikeus siirtää tietopyynnön ratkaiseminen tulkinnanvaraisissa tai epäselvissä tapauksissa Siirtäjälle tai pyytää sitä arvioimaan käyttörajoituksen laajuutta erityisesti suojaustaso- tai turvaluokitusmerkintöjä sisältävien asiakirjojen osalta julkisuuslain tietopyyntöjä koskevat määräajat huomioiden. 7. Kansallisarkistolla on oikeus hyödyntää Palvelun tarjoamiseen julkisyhteisön tai yksityisoikeudellisen yhteisön tarjoamia palveluita, joiden työstä se vastaa samoin kuin omastaan 6. SIIRTÄJÄN VASTUUT JA OIKEUDET 1. Siirtäjä vastaa aina siirtämiensä tietoaineistojen ja niitä koskevien metatietojen oikeellisuudesta 2. Siirtäjä sitoutuu noudattamaan aineiston siirtoaikataulua ja Siirtosuunnitelmaa sekä informoimaan Kansallisarkistoa välittömästi mahdollisista havaituista muutoksista tietoaineistoon tai siirtoihin liittyen 3. Siirtäjä vastaa kaikista tietoaineiston siirtämisestä, siirtokuntoon saattamisesta sekä ennen siirtoa itselleen aiheutuvista kustannuksista 4. Tietoaineiston omistusoikeus säilyy Siirtäjällä, kunnes omistusoikeuden siirrosta sovitaan erikseen. Omistusoikeus tarkoittaa tässä sopimuksessa erityisesti oikeutta käyttää ja hallita tietoja sekä määrätä tietojen käytöstä. Siirtäjällä on oikeus saada aineistonsa takaisin 5. Siirtäjällä on oikeus käyttää siirrossa yhteistyökumppaneita. Siirtäjä vastaa yhteistyökumppaneidensa toiminnasta, töistä, vastuista ja velvoitteista kuin omistaan 4
7. YHTEISREKISTERINPITÄJYYS JA HENKILÖTIEDOT 1. Tässä sopimuksen luvussa sovitaan Osapuolten välisestä yhteisrekisterinpitäjyydestä ja Tietoaineiston sisältämien henkilötietojen käsittelystä, tarkoituksena erityisesti, että tästä käyvät asianmukaisesti ilmi yhteisten rekisterinpitäjien todelliset roolit ja suhteet rekisteröityihin nähden. Henkilötietojen käsittelyn tulee olla lainmukaista, ottaen erityisesti huomioon EU:n tietosuoja-asetuksen ja kansallisen lainsäädännön mukaiset velvoitteet. Osapuolet katsovat ja vastaavat osaltaan siitä, että henkilötietojen käsittelylle ja tarkoituksilleen on lainmukainen peruste, huomioiden erityisesti erityisiä henkilötietoryhmiä koskevat tiedot ja niihin liittyvät velvollisuudet. Osapuolet toteavat määrittelevänsä yhdessä henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset ja keinot. Tietosuojalainsäädäntö tarkoittaa tässä voimassaolevaa Euroopan unionin yleistä tietosuoja-asetusta sekä kansallista tietosuojaa koskevaa lainsäädäntöä 2. Rekisterinpitäjät panevat täytäntöön asianmukaiset tietosuojaa koskevat toimintaperiaatteet. Kansallisarkisto vastaa näiden toimenpiteiden toteuttamisesta tiedon säilyttämisen ja tietopalvelun osalta. Siirtäjä vastaa siitä, että henkilötiedot on kerätty asianmukaisesti ja muista velvollisuuksista suhteessa rekisteröityyn. 3. Yhteisrekisterinpidosta sovitaan, että Kansallisarkisto käsittelee henkilötietoja ja vastaa tässä sopimuksessa tarkoitetun tietoaineiston osalta oikeuksista ja velvollisuuksista tietosuojalainsäädännössä tarkoitetun yleisen edun mukaisessa arkistointitarkoituksessa. Muiden mahdollisten tarkoitusten ja alkuperäisen käyttötarkoituksen mukaisesta käsittelystä ja siihen liittyvistä velvollisuuksista sekä rekisteröidyn oikeuksien toteuttamisesta näiltä osin vastaa Siirtäjä. Rekisteröidyn oikeuksia koskeviin pyyntöihin vastaa Siirtäjä. Osapuolet kuitenkin tiedostavat, että rekisteröity voi käyttää oikeuksiaan kutakin rekisterinpitäjää kohtaan. Mikäli vastaaminen vaatii molempien osapuolten panosta, tulee toisen osapuolen informoida pyynnöstä toista osapuolta mahdollisimman pian, kuitenkin viimeistään 5 työpäivän kuluessa. Henkilötietojen korjaamista koskevissa asioissa ohjataan ensisijaisesti ottamaan yhteyttä Siirtäjään, joka arvioi mahdollisuuden korjata Palvelussa olevat virheelliset henkilötiedot. Selvyyden vuoksi todetaan, että Siirtäjä vastaa omien käyttötarkoitustensa osalta rekisterinpitäjänä tietosuoja-asetuksen mukaisista velvoitteista, huomioiden erityisesti tietosuoja-asetuksen 13 ja 14 artiklan mukaiset ilmoitusvelvollisuudet, kuten 14 artiklan 3 c-kohta. Ilmoituksia ja rekisteröidyn oikeuksia käytettäessä osapuolet esittävät tiedot tiiviisti esitetyssä, läpinäkyvässä, helposti ymmärrettävässä ja saatavilla olevassa muodossa selkeällä ja yksinkertaisella kielellä varsinkin silloin, kun tiedot on tarkoitettu erityisesti lapselle. Osapuolet laativat erikseen käyttötarkoitustensa osalta yksityiskohtaiset ohjeet oikeuksien käyttämiseksi. 4. Yhteisrekisterinpitäjyyden keskeiset osat saatetaan läpinäkyvästi rekisteröidyn saataville. Tämä toteutetaan molempien osapuolten toimesta niiden oman harkintansa mukaan tietosuojalainsäädännön asiaa koskevat vaatimukset ja periaatteet huomioon ottaen. 5. Tietosuoja-asetuksen mukaisen noudattamisvelvollisuuden osoittamiseksi osapuolet tekevät yhteistyötä. Osapuolet voivat noudattamisvelvollisuuden osoittamiseksi hakea toimintatavoilleen sertifiointia ja osoittaa toimivansa käytännesääntöjen mukaisesti Tietoaineiston osalta. Osapuolet ilmoittavat mahdollisista tietoturvaloukkauksista toisilleen välittömästi loukkauksen havaittuaan ja ryhtyvät ilman aiheetonta viivästystä toimenpiteisiin. Kansallisarkisto vastaa tietosuoja-asetuksen 33 mukaisista ilmoituksista kun tietoturvaloukkaus koskee palvelussa säilytettävää tietoaineistoa. Siirtäjä vastaa tietosuoja-asetuksen 34 artiklan mukaisista ilmoituksista rekiste- 5
röidyille. Kansallisarkisto vastaa tietosuoja-asetuksen 35 artiklan mukaisesta vaikutustenarvioinnista palvelussa kokonaisuudessaan säilytettävälle tietoaineistolle Siirtäjän avustuksella, jos vaikutusarvioinnin edellytykset täyttyvät. Vaikutustenarviointi voidaan tehdä osana laajempaa kokonaisuutta. 6. Osapuolet tiedostavat, että riippumatta järjestelyn ehdoista rekisteröity voi käyttää tietosuoja-asetuksen mukaisia oikeuksiaan suhteessa kuhunkin rekisterinpitäjään ja kutakin rekisterinpitäjää vastaan. Ottaen huomioon käsittelytoimen luonteen, osapuolten tulee kohtuudella ja ilman aiheetonta viivästystä auttaa toista osapuolta asianmukaisilla teknisillä ja organisatorisilla toimenpiteillä mahdollisuuksiensa mukaan täyttämään rekisterinpitäjän velvollisuuden vastata pyyntöihin, jotka koskevat tietosuoja-asetuksessa säädettyjen rekisteröidyn oikeuksien käyttämistä. Sopimuksen voimassaoloaikana osapuolet voivat pyytää toisiltaan apua tietosuojalainsäädännön rekisterinpitäjää koskevien velvoitteiden täyttämisessä. 7. Osapuolet ylläpitävät selostetta vastuullaan olevista käsittelytoimista. 8. Rekisterinpitäjän on toteutettava toimenpiteet sen varmistamiseksi, että jokainen rekisterinpitäjän alaisuudessa toimiva luonnollinen henkilö, jolla on pääsy henkilötietoihin, käsittelee niitä ainoastaan lain sekä rekisterinpitäjän ohjeiden mukaisesti. Osapuolilla on oikeus käyttää hyväksyttäviä alihankkijoita ynnä muita kumppaneita, osapuolet vastaavat näiden henkilötietojen käsittelijöiden toiminnasta kuin omastaan ja vastaavat, että ne toimivat tämän sopimuksen ja tietosuojalainsäädännön sekä rekisterinpitäjän antaman ohjeistuksen mukaan. 9. Osapuolet laativat ohjeet alaisuudessaan työskenteleville (sekä henkilötietojen käsittelijöille) artiklojen 28, 29, 32 mukaisesti sekä muut tarpeelliset ohjeet. Osapuolet vastaavat omista ohjeistuksistaan. 10. Kansallisarkisto vastaa tietosuojavastaavan tehtävistä kyseiseen aineistoon liittyen. 11. Osapuolet vastaavat itse suorittamistaan käsittelytoimista. Käsittelytoimia suoritettaessa otetaan huomioon käsittelyn tarkoitus ja käsittelyä koskevat periaatteet, erityisesti käyttötarkoitussidonnaisuus sekä minimointivelvoite. 12. Selvyyden vuoksi todetaan, ettei Kansallisarkisto vastaa henkilötietojen oikeellisuudesta. Kansallisarkisto vastaa siitä, että se säilyttää ja käyttää tietoja asianmukaisesti, lainsäädännön ja tämän sopimuksen mukaisesti. 8. VAHINGONKORVAUS JA VASTUUNRAJOITUKSET Sopimuksen osapuolet vastaavat siitä vahingosta, jonka he aiheuttavat toisilleen huolimattomuudellaan tai laiminlyönnillään. Sopimuksen osapuolet eivät vastaa toisilleen aiheutuneista välillisistä vahingoista, jollei vahinko ole aiheutunut tahallisuudesta tai törkeästä tuottamuksesta. Tietosuojaa koskien korvauksen määräytymisessä otetaan huomioon mitä tietosuoja-asetuksen 82 artiklassa määrätään. Sopimuksen osapuolet eivät vastaa sellaisesta vahingosta, joka aiheutuu lakon, työsulun, yleisen liikenteen, tietoliikenteen pysähtymisen tai muun sen kaltaisen sopimuksen osapuolesta riippumattoman syyn takia (force majeure). Se sopimuksen osapuoli, jota ylivoimainen este koskee, on velvollinen ilmoittamaan tästä sekä sen arvioidusta kestosta heti toiselle osapuolelle. 9. KUSTANNUKSET, MAKSUT JA MAKSUPERUSTEET Osapuolet vastaavat siirtoon ja säilyttämiseen liittyvistä omista kustannuksistaan täysimääräisesti. 6
10. SOPIMUKSEN VOIMASSAOLO Sopimuksen voimaantulo ja sopimuksen irtisanominen Tämä sopimus tulee voimaan, kun molemmat osapuolet ovat sen allekirjoittaneet ja on voimassa toistaiseksi. Siirtäjä tai Kansallisarkisto voi irtisanoa tämän sopimuksen kesken sopimuskauden. Sopimus katsotaan irtisanotuksi aikaisintaan kuusi (6) kuukautta sen jälkeen, kun toinen Osapuoli on vastaanottanut kirjallisen ilmoituksen sopimuksen irtisanomisesta. Sopimuksen päättymisen vaikutukset Kaikki tähän sopimukseen perustuvat oikeudet ja velvollisuudet lakkaavat heti tämän sopimuksen voimassaolon päättyessä. Kansallisarkisto säilyttää oikeuksiensa mukaisesti Tietoaineiston niin kauan, kunnes sen takaisin siirrosta sovitaan. 11. MUUT EHDOT Sopimuksen muuttaminen Tähän sopimukseen mahdollisesti tehtävät muutokset on tehtävä kirjallisesti ja kummankin Osapuolen asianmukaisesti valtuuttaman edustajan on ne allekirjoitettava. Sopimuksen liitteistä on voimassa aina ajantasaiset, viimeksi päivitetyt versiot. Tähän sopimukseen voidaan liittää uusia liitteitä Osapuolten ne kirjallisesti hyväksyessä. Sopimuksen siirtäminen Mikäli tämän sopimuksen kohteena olevan Tietoaineiston tai sen osan omistusoikeus siirtyy kolmannelle julkisyhteisölle, on Siirtäjällä oikeus siirtää tämä sopimus kolmannelle julkisyhteisölle. Osapuolten tehtävien tai toiminnan taikka niiden olennaisen osan siirtyessä kolmannelle julkisyhteisölle, on osapuolilla oikeus siirtää tämä sopimus kyseiselle kolmannelle julkisyhteisölle. Sopimuksen siirrosta tulee ilmoittaa toiselle osapuolelle viimeistään 3 kuukautta ennen siirtymistä. Tiedonannot Kaikki tämän sopimuksen edellyttämät tiedonannot on toimitettava asianomaisille Osapuolille sähköpostitse, kirjelähetyksinä tai muutoin todistettavasti Osapuolen tässä alla mainittuun tai Osapuolen kirjallisesti ilmoittamaan uuteen osoitteeseen. Kansallisarkisto: Kansallisarkisto, PL 258, 00171 Helsinki (kirjaamo@arkisto.fi) Siirtäjä: XXX Riitojen ratkaisu Tästä sopimuksesta aiheutuvat riidat ratkaistaan ensisijaisesti Osapuolten välisin neuvotteluin, toissijaisesti yleisessä tuomioistuimessa. Sopimuksen liitteet Tähän sopimukseen kuuluvat sen erottamattomina osina seuraavat liitteet: 1. Siirrettävän aineiston määrittely 2. Siirrettävän aineiston tietosuojaselosteet (tai seloste käsittelytoimista) 7
Sopimuksen liitteitä voidaan päivittää osapuolten edustajien toimesta yhdessä kirjallisesti sovitusti ilman allekirjoituksia. Pätemisjärjestys Sopimusasiakirjojen pätemisjärjestys on seuraava: 1. Tämä sopimus 2. Tämän sopimuksen liitteet 8
12. PÄIVÄYS JA ALLEKIRJOITUKSET Tätä sopimusta on tehty kaksi (2) yhtäpitävää ja samansanaista kappaletta, yksi kummallekin Osapuolelle. Kansallisarkisto Siirtäjä Liitteet: 1. Siirrettävän aineiston määrittely 2. Siirrettävän aineiston tietosuojaselosteet 9