VIA EGENCIA:n tietosuojakäytäntö Tämä tietosuojakäytäntö on henkilötietolain (523/1999) mukainen informointiasiakirja. Rekisterinpitäjä: VIA Egencia Finland Oy (y-tunnus 0824801-9) Itälahdenkatu 22 A, 00210 Helsinki Yhteyshenkilö: Tietosuojavastaava, ITsecurity.nordic@viaegencia.com Me tiedämme sinun osoittavan merkittävää luottamusta meihin varatessasi verkossa verkkosivustomme www.viaegencia.no.se.dk.fi kautta (jäljempänä VIA EGENCIA -verkkosivusto tai verkkosivustomme ). Tämän vuoksi otamme erittäin vakavasti vastuumme turvata ja ylläpitää asiakkaista keräämämme informaation ( henkilötietojen ) luottamuksellisuutta. Ole hyvä ja lue tämä tietosuojakäytäntömme huolellisesti ennen kuin lähetät henkilötietoja VIA EGENCIA:n kautta. Sisällys 1. Liikematkaohjelma 1.1 Yleiskuvaus 1.2 Matkustajat 1.3 Matkapäällikkö (Travel Manager) ja matkakoordinoijat (Travel Coordinators) 2. Tietosuojakäytännön laajuus 2.1 Mitä tietoja keräämme sinulta? 2.1.1 Arkaluonteiset henkilötiedot 2.1.2 Evästeet 2.1.3 Tilastotiedot 2.2 Miksi keräämme henkilötietojasi? 2.3 Henkilötietojen luovuttaminen Euroopan talousalueen ulkopuolelle 2.4 Missä tilanteissa ja kenelle jaamme tietoja? 2.4.1 Yhteistyökumppanimme 2.4.2 Palveluntarjoajat 2.4.3 Yrityksesi työntekijät 2.4.4 Muut tapaukset jolloin saatamme jakaa henkilötietojasi 2.5 Kuinka voit valvoa henkilötietojesi käyttöä? Mitkä ovat oikeutesi?
2.5.1 Oma profiili 2.5.2 Omat matkat 2.6 Milloin saatat saada sähköpostia VIA EGENCIA:lta? 2.6.1 VIA EGENCIA:n käyttäjäksi rekisteröityminen 2.6.2 Matkan varaaminen 2.6.3 VIA EGENCIA:n markkinointiviestien vastaanottaminen ja lopettaminen 2.6.4 Postitse tapahtuva mainonta 2.6.5 Tutkimukset 2.7 Apua käyttäjätilisi kanssa 2.8 Kuinka suojelemme tietojasi? 2.9 Muut verkkosivustot 2.10 Muutokset VIA EGENCIA:n tietosuojakäytäntöön 2.11 VIA EGENCIA:n yhteystiedot 1. Liikematkaohjelma 1.1 Yleiskuvaus Ellei toisin ole mainittu, tässä tietosuojakäytännössä käytämme termiä matkustaja, toimitpa sitten omasta puolestasi tai matkapäällikön (Travel Manager) tai matkakoordinoijan (Travel Coordinator) välityksellä. VIA EGENCIA:n Liikematkaohjelma mahdollistaa liikematkojen varaamisen ja hallitsemisen yrityksesi puolesta. Tämän ohjelman myötä yrityksesi voi nimittää matkapäällikön suorittamaan matkatiedusteluja ja tekemään varauksia yrityksellesi. Yrityksesi ja/tai matkapäällikkö voi myös nimittää yhden tai useamman matkakoordinoijan varaamaan ja järjestämään matkoja yrityksesi yksittäisille työntekijöille ja palveluntarjoajille (joihin viitataan tässä tietosuojaselosteessa matkustajina ). Matkapäällikkö on valtuutettu tekemään varauksia kaikille yrityksesi matkustajille VIA EGENCIA -verkkosivun kautta. Matkakoordinoijat sen sijaan ovat valtuutettuja tekemään varauksia matkustajille ja pääsemään käsiksi matkan tietoihin ainoastaan siten kuin matkapäällikkö on määritellyt. 1.2 Matkustajat Matkustajat voivat tehdä omat varauksensa tai sallia matkapäällikön tai varaamaan matkan puolestaan. Jos matkustajat haluavat tehdä omat matkajärjestelynsä, heidän täytyy ensin rekisteröityä käyttäjiksi VIA EGENCIA -verkkosivulla tai pyytää VIA EGENCIA:n henkilökuntaa
luomaan heille käyttäjäprofiili. Matkustajien, joilla ei ole käyttäjäprofiilia, on varattava matkansa matkapäällikön tai matkakoordinoijan välityksellä. Tätä tietosuojakäytäntöä sovelletaan kaikkiin matkustajiin huolimatta siitä, onko heidän matkansa varattu matkustajan itsensä toimesta tai matkapäällikön tai matkakoordinoijan kautta. Sitä sovelletaan myös huolimatta siitä, onko kyse liike- tai yksityismatkasta. Yleisesti kuitenkin oletamme kyseessä olevan liikematka. 1.3 Matkapäällikkö (Travel Manager) ja matkakoordinoijat (Travel Coordinator) Vaikka tätä tietosuojaselostetta sovelletaan ensisijaisesti matkustajiin, on se myös kohdistettu matkapäällikölle ja matkakoordinoijille. Kaikki matkapäällikön, matkakoordinoijan tai matkustajan Liikematkaohjelman välityksellä ilmoittamat henkilötiedot ovat tämän tietosuojakäytännön alaisia. Siinä laajuudessa kuin matka on varattu ja hallinnoitu matkustajan puolesta, tulee matkapäällikön ja matkakoordinoijien varmistua siitä, että matkustaja on i) antanut suostumuksensa matkapäällikön tai matkakoordinoijan toimimiselle puolestaan ja ii) saanut tämän selosteen tietosuojakäytännöstämme ja suostuu sen ehtoihin. Kukin matkapäällikkö ja matkakoordinoija sitoutuu henkilökohtaisesti tutustumaan tähän tietosuojakäytäntöön ja noudattamaan sen ehtoja matkustajien henkilötietoja luovutettaessa tai käsiteltäessä. Huolimatta siitä, varaatko oman matkasi VIA EGENCIA:n kautta vai tekeekö matkapäällikkö tai matkakoordinoija tämän puolestasi, valtuutetut työntekijät yrityksessäsi voivat i) päästä käsiksi jäsennumeroosi, passisi tietoihin, osoitteeseesi, salasanaasi, käyttäjätunnukseesi, matkatietoihisi sekä muuhun informaatioon jonka käyttäjätilisi sisältää ja ii) sallia tällaisten tietojen antamisen kolmannelle osapuolelle kirjanpitoa ja muita laillisia tarkoituksia varten. Matkapäällikkösi ja matkakoordinoijasi voivat myös päivittää käyttäjätilisi tietoja, mukaan lukien matkustusmieltymyksesi, sekä tarkastella, muuttaa ja poistaa matkatietojasi. Matkapäällikkösi ja matkakoordinoijasi eivät kuitenkaan pysty muuttamaan tai poistamaan käyttäjänimeäsi tai salasanaasi. 2. Tietosuojakäytännön laajuus Tämä tietosuojakäytäntö antaa tietoa siitä, kuinka VIA EGENCIA kerää ja käsittelee henkilötietoja liittyen sen toimintoihin Norjassa, Ruotsissa, Tanskassa ja Suomessa. Yrityksesi tai organisaatiosi tietosuojaperiaatteet ja -käytännöt saattavat erota meidän käytännöstämme, emmekä ota vastuuta yrityksesi sisällä tapahtuvasta luvattomasta henkilötietojesi käytöstä tai niiden luovuttamisesta kuten myöskään yrityksesi tai sen matkapäällikön tai matkakoordinoijan toimista tai laiminlyönneistä. Mikäli sinulla on kysyttävää siitä, kuinka matkapäällikkösi tai matkakoordinoijasi käsittelee henkilötietojasi, ole hyvä ja ota yhteyttä henkilöön, joka on vastuussa tietosuoja-asioista yrityksessäsi. 2.1 Mitä tietoja keräämme sinulta? Ennen kuin pääset käsiksi matkan suunnittelusivulle verkkosivustollamme, tulee sinun kirjautua sisään syöttämällä käyttäjätunnuksesi ja salasanasi. Päästäksesi käsittelemään varauksiasi VIA EGENCIA:n kautta, tarvitsemme tiettyjä henkilötietoja. Voit itse välittää henkilötietosi tai matkapäällikkösi tai matkakoordinoijasi voi toimittaa ne puolestasi. Varauksesi käsittelemistä varten vaadimme seuraavia tietoja: sukunimi, etunimi ja
mahdolliset toiset nimet, osoite (työ- tai kotiosoite), syntymäaika (tarvittassa myös passin tai henkilöllisyystodistuksen tiedot, näin esimerkiksi jos matkan kohteena on Yhdysvallat) sekä luottokortti- tai tilitiedot ja muut laskutustiedot. Voidaksemme tarjota palveluitamme suoraan sinulle, voit (matkapäällikkösi tai matkakoordinoijasi ohella) esittää meille myös lisätietoja toimeesi liittyen, kuten esimerkiksi työntekijänumerosi. Lisäksi saatamme pyytää lisätietoja matkustusmieltymyksistäsi, kuten ateriatoiveista, paikka- ja lippuvaihtoehdoista sekä kanta-asiakasohjelmista. Tilanteissa, joissa toinen henkilö matkustaa kanssasi VIA EGENCIA:n kautta varatulla matkalla, on myös tämän henkilön henkilötiedot ja erikoistoiveet ilmoitettava. Sinun on saatava tämän henkilön suostumus ennen kuin välität hänen henkilötietojaan VIA EGENCIA:lle. Kerätessämme henkilötietoja verkkosivustomme kautta kuvaamme yksityiskohtaisesti, mitä tietoja tarvitsemme tarjotaksemme sinulle palvelun, jonka sinä tai matkapäällikkösi tai matkakoordinoijasi olette pyytäneet. Henkilötietoja säilytetään säilytyskäytäntöjemme ja soveltuvien lakien mukaisesti. Henkilötietojen säilytysaika saattaa tarvittaessa ulottua asiakassuhteen päättymisen jälkeiseen aikaan, mikäli lainsäädäntö näin mikäli tarpeellista, jotta voimme vastata myöhemmin ilmeneviin ongelmiin. 2.1.1 Arkaluonteiset henkilötiedot Varataksesi matkan tai tehdäksesi varaustiedustelun, saattaa VIA EGENCIA joutua keräämään arkaluonteisia henkilötietojasi. Arkaluonteiset henkilötiedot sisältävät tietoja koskien: terveydentilaasi (esimerkiksi ruokavaliorajoitukset). VIA EGENCIA kerää arkaluonteisia henkilötietoja ainoastaan silloin ja siinä laajuudessa kun i) olet aikaisemmin antanut nimenomaisen suostumuksesi tarjoamalla nämä tiedot vapaaehtoisesti tiettyä tarkoitusta varten tai ii) olemme tähän lain puolesta valtuutettu. 2.1.2 Evästeet Evästeet ovat tietojasi sisältäviä pieniä tiedostoja, joita vierailemasi verkkosivustot asettavat tietokoneellesi. Käytämme evästeitä VIA EGENCIA -verkkosivustollamme useasta syystä. Evästeet esimerkiksi mahdollistavat kirjautumisesi käyttäjätilillesi ilman, että sinun tarvitsee kirjoittaa käyttäjätunnustasi joka kerta, vaan ainoastaan salasanan kirjoittaminen riittää. Evästeet tekevät myös mahdolliseksi käyttäjiemme kiinnostuksen kohteiden havaitsemisen ja yksilöimisen, minkä avulla voimme parantaa VIA EGENCIA -verkkosivuston käytettävyyttä. Voit asettaa tai muuttaa verkkoselaimesi asetuksia evästeiden vastaanottamiseksi tai estämiseksi. VIA EGENCIA -verkkosivustolla mainostavat sivullisyritykset saattavat myös asentaa kovalevyllesi evästeitä. Tällaiset yritykset saattavat käyttää koottuja tilastotietoja vierailuistasi VIA EGENCIA:n ja muilla verkkosivustoilla mainostaakseen sinua mahdollisesti kiinnostavia matkailuun liittyviä hyödykkeitä ja palveluita. VIA EGENCIA:lla ei ole mahdollisuutta kontrolloida tietoja, jotka sivulliset mainostajat ovat hankkineet. Useimmat mainosverkostot tarjoavat mahdollisuuden irtautua kohdennetusta mainonnasta.
Saadaksesi lisätietoa meidän tai kolmannen osapuolen verkkosivustollemme asettamista evästeistä, ole hyvä ja tutustu verkkosivustoltamme löytyvään evästekäytäntöömme. 2.1.3 Tilastotiedot VIA EGENCIA ja sallimamme ulkopuoliset palveluntarjoajat keräävät toisinaan tilastotietoja. Tällaiset tiedot eivät sisällä henkilötietoja ja niitä käytetään ainoastaan uusien ohjelmien ja tyytyväisyyden kehittämiseksi, minkä uskomme olevan käyttäjiemme ja verkkosivustomme vierailijoiden edun mukaista. 2.2 Miksi keräämme henkilötietojasi? VIA EGENCIA kerää henkilötietojasi joko sinulta suoraan tai matkapäälliköltäsi tai matkakoordinoijaltasi tarjotakseen sinulle haluamasi palvelut. Käytämme henkilötietojasi erityisesti: rekisteröidäksemme sinut käyttäjäksi VIA EGENCIA:lle; avataksemme käyttäjätilisi VIA EGENCIA:lle; luodaksemme matkustajaprofiilin; matkojen suunnittelemiseksi ja varaamiseksi; varausvahvistusten lähettämiseksi matkahälytyspalvelun (Travel Alerts Service) kautta; maksunkäsittelyä varten; mahdollistaaksemme osallistumisesi kyselyihin; mahdollistaaksemme yhteydenottosi VIA EGENCIA:an; vastataksemme kyselyihisi ja ehdotuksiisi; kertoaksemme sinua mahdollisesti kinnostavista erikoistarjouksista, palveluista ja promootioista; tarjotaksemme sinulle lisäetuja ja tarjouksia osallistuessasi näihin ohjelmiin; ratkaistaksemme erimielisyyksiä ja teknisiä ongelmia; torjuaksemme petoksia; kiinnostuksesi määrittelemiseksi ja tuotteidemme, verkkosivustomme ja muiden palveluiden kehittämiseksi; ja muihin tarkoituksiin, jotka voimme määritellä tarkemmin henkilötietojasi kerätessämme. 2.3 Henkilötietojen luovuttaminen Euroopan talousalueen ulkopuolelle VIA EGENCIA säilyttää käyttäjiensä, matkustajien, matkapäälliköiden, matkakoordinoijien ja verkkosivustovierailijoiden henkilötietoja erittäin turvallisissa järjestelmissä Euroopan sisällä. 2.1.2013 alkaen tietoja säilytetään ainoastaan Tanskassa ja Saksassa. Ottaen huomioon tarjoamiemme tuotteiden ja palveluiden sekä Internetin maailmanlaajuisen luonteen, tarkoittaa Internetin käyttö henkilötietojen keräämiseksi ja käsittelemiseksi sekä ulkomaanmatkojen varaamiseksi välttämättä henkilötietojen kansainvälistä välitystä meille ja ulkopuolisille toimittajillemme. Noudatamme kansallisia henkilötietolakeja ja Euroopan unionin tietosuojadirektiiviä luovuttaessamme henkilötietoja sekä pyrimme suojaamaan luovuttamiamme henkilötietoja tiukkojen tietosuojastandardien mukaisesti.
Euroopan unionin ja Yhdysvaltojen välisen matkustajarekisteritietojen käyttöä koskevan sopimuksen (Agreement between the United States of America and the European Union on the use and transfer of Passenger Name Records to the United States Department of Homeland Security) mukaan yhdysvaltain viranomaisilla on oikeus saada ja säilyttää Euroopasta Yhdysvaltoihin matkustavien matkustajien tietoja. Yhdysvaltojen sisäisen turvallisuuden ministeriölle (Department of Homeland Security) suunnattu matkustajarekisteri sisältää matkustajan nimen, osoitteen, luottokorttitiedot sekä istumapaikkanumeron. TÄRKEÄÄ: Rekisteröitymällä matkustajaksi, tulemalla käyttäjäksi, matkapäälliköksi (Travel Manager) tai matkakoordinoijaksi (Travel Coordinator) tai Liikeohjelmaa hyödyntämällä hyväksyt, että henkilötietojasi välitetään edellä esitetyllä tavalla. Toimiessasi matkapäällikkönä (Travel Manager) tai matkakoordinoijana (Travel Coordinator) vahvistat suostuvasi henkilötietojesi luovuttamiseen tällä tavoin ja että olet saanut tarvittavan nimenomaisen suostumuksen tietojen luovuttamiselle jokaiselta matkustajalta, joiden henkilötietoja olet meille antanut. 2.4 Missä tilanteissa ja kenelle jaamme tietoja? VIA EGENCIA ei vuokraa tai myy henkilötietoja kenellekään. 2.4.1 Yhteistyökumppanimme VIA EGENCIA on solminut yhteistyösopimuksia arvostettujen sivullisyritysten ( kumppanit ) kanssa tarjotakseen käyttäjilleen ja verkkosivustovierailijoilleen laajan valikoiman tuotteita ja palveluita. Mikäli VIA EGENCIA -verkkosivuston kautta tarjotut matkapalvelut ovat kumppanimme tarjoamia, kerromme tämän ja yksilöimme kyseisen sivullisosapuolen. Vaikka kumppanimme ovat hyvämaineisia, saattavat heidän tietosuojakäytäntönsä ja - menettelynsä erota meidän käytännöstämme. Suosittelemme, että tarkistat ja luet huolellisesti kumppaniemme ehdot ja tietosuojaselosteet ymmärtääksesi heidän henkilötietojesi keräämiseen, käyttöön ja luovuttamiseen liittyvät käytäntönsä. Me jaamme henkilötietojasi kumppaniemme kanssa ainoastaan ja vain siinä laajuudessa kuin on tarpeellista sinun ja meidän välisen tai sinun ja kumppanimme välisen (varaukseen liittyvän) sopimuksen laatimiseksi, toteuttamiseksi tai päättämiseksi. Selvyyden vuoksi VIA EGENCIA ei ole vastuussa sivullisten matkanvälittäjien mukaan lukien mutta ei yksinomaan hotellipalveluiden, lentoyhtiöiden, online-varausjärjestelmien tai muiden ohjelmistojen tarjoajien harjoittamasta henkilötietojen käytöstä. 2.4.2 Palveluntarjoajat Järjestääkseen pyytämäsi palvelut VIA EGENCIA jakaa henkilötietojasi sivullisille palveluntarjoajille, jotka olemme palkanneet tarjoamaan tiettyjä palveluita puolestamme. Jaamme ainoastaan matkustustietoja liittyen matkoihin, jotka on varattu VIA EGENCIA -verkkosivuston tai VIA EGENCIA:n matkatoimistojen kautta. Sivulliset palveluntarjoajamme saattavat tarvita tietoja matkustajaprofiilistasi sekä luotto-, pankki- tai maksukortistasi varauksesi vahvistamiseksi ja käsittelemiseksi. Näiden palveluiden tarjoajat puolestaan jakavat matkustajaprofiilisi sisältämiä tietoja tarvittaessa asianomaisille hotelleille, lentoyhtiöille sekä rautatie- ja autonvuokrausyrityksille kuten myös muille matkapalveluiden tarjoajille joiden palveluita olet hankkinut. Muiden matkatoimistojen tavoin meidän on jaettava näitä tietoja sivullisille matkanvälittäjille
vahvistaaksemme varauksesi ja erikoistoiveesi. Lisäksi nämä sivulliset matkanvälittäjät saattavat olla sinuun tarvittaessa yhteydessä hankkiakseen lisätietoja vahvistettuun varaukseesi liittyen. Mikäli teet uuden matkavarauksen tai päivität olemassa olevaa varausta soittamalla asiakaspalvelunumeroomme, voivat nämä tiedot olla tarvittaessa sivullisten palveluntarjoajien käytettävissä, jotta tiedusteluusi saadaan vastattua. VIA EGENCIA määrää tiukat tietosuojavelvoitteet kaikille sivullisille palveluntarjoajille, joiden kanssa se toimii edellä kuvatulla tavalla. VIA EGENCIA saattaa myös tehdä sopimuksen sivullisosapuolien (jotka toimivat puolestamme) kanssa mahdollistaakseen sähköpostin, tutkimusten, mainosten ja muiden vastaavien palveluiden jakelun. Kaikkia tätä varten paljastettuja yhteystietoja käytetään vain tällaisia tarkoituksia varten. Näiden projektien päättymisen jälkeen kaikki tiedot palautetaan VIA EGENCIA:lle tai hävitetään turvallisesti. 2.4.3 Yrityksesi työntekijät Tietyillä yrityksesi työntekijöillä, mukaan lukien mutta ei yksinomaan matkapäälliköillä ja matkakoordinoijilla, saattaa olla pääsy henkilötietoihisi edellä kohdassa 1.3 kuvatulla tavalla. 2.4.4 Muut tapaukset jolloin saatamme jakaa henkilötietojasi Edellä esitetyn lisäksi saatamme luovuttaa henkilötietojasi: konsernimme sisäisille yrityksille sekä mille tahansa sivullisosapuolelle, joka hankkii koko tai olennaiset osat liiketoiminnastamme; ja mille tahansa poliisiviranomaiselle, tuomioistuimelle, valvontaelimelle, valtion viranomaiselle tai muulle sivulliselle osapuolelle silloin, kun tämä on mielestämme tarpeellista noudattaaksemme lakiin perustuvia velvoitteita tai muutoin suojellaksemme omia tai kolmannen osapuolen oikeuksia. 2.5 Kuinka voit valvoa henkilötietojesi käyttöä? Mitkä ovat oikeutesi? VIA EGENCIA uskoo, että käyttäjien ja verkkosivustovierailijoiden tulisi valvoa kuinka heidän henkilötietojaan kerätään ja käytetään. Tästä johtuen sinulla on oikeus: saada selville, mitä henkilötietojasi VIA EGENCIA pitää hallussaan; muuttaa henkilötietojasi; saada selville, kuinka henkilötietojasi käsitellään ja kuka niitä käsittelee; päättää, haluatko vastaanottaa muita tuotteita ja palveluita koskevia palveluita, markkinointitietoja ja promootiomateriaaleja tai joitakin näistä; ja kieltäytyä antamasta tiettyjä tietoja tai peruuttaa henkilötietojesi käyttöön oikeuttavan suostumuksesi. Pääset käsiksi henkilökohtaisiin tietoihisi VIA EGENCIA verkkosivustolla seuraavilla sivuilla: 2.5.1 Oma profiili Oma profiili -sivulla sinä itse tai (puolestasi toimivat) valtuutetut matkapäälliköt tai matkakoordinoijat pääsevät katsomaan ja muuttamaan käyttäjätilisi asetuksia.
Sivun Henkilökohtaiset tiedot -osiossa pääset muuttamaan sähköpostiosoitettasi ja hallinnoimaan uutiskirjeiden tilauksia ja mainosviestejä koskevia mieltymyksiä. Kirjautumissivulla voit muuttaa salasanaasi. Voit myös lisätä profiileja uusille matkustajille, poistaa olemassa olevia profiileja tililtäsi sekä päivittää ja muuttaa erikoistoiveita, nimiä, puhelinnumeroita, passitietoja ja yhteyshenkilöitä hätätilanteen sattuessa jokaisen sinuun liitetyn matkustajan kohdalla. Käyttäjätilin poistaminen Voit poistaa VIA EGENCIA -käyttäjätilisi soittamalla johonkin jäljempänä listatuista puhelinnumeroista. Heti sen jälkeen kun olet poistanut käyttäjätilisi, et enää pysty kirjautumaan sisään tai katsomaan käyttäjätilisi tietoja. Pystyt kuitenkin avaamaan uuden käyttäjätilin koska tahansa. Me lähetämme käyttäjätililläsi ilmoitettuun sähköpostiosoitteeseen viestin vahvistaaksemme, että käyttäjätilisi on poistettu. 2.5.2 Omat matkat Omat matkat -sivulla sinä ja valtuutetut, puolestasi toimivat matkapäälliköt ja matkakoordinoijat pääsevät katsomaan, päivittämään ja poistamaan tallennettuja matkakuvauksia. 2.6 Milloin saatat saada sähköpostia VIA EGENCIA:lta? VIA EGENCIA saattaa olla sinuun yhteydessä, jos ja vain siinä laajuudessä kun: rekisteröidyt VIA EGENCIA -ohjelmaan; rekisteröidyt VIA EGENCIA:n käyttäjäksi; pyydät poistamaan käyttäjätilisi; varaat matkan; peruutat tai muutat varaustasi; päätät vastaanottaa mainosmateriaalia; lähestyt VIA EGENCIA:a kysymyksin tai ehdotuksin; tai sinua pyydetään täyttämään kysely kokemuksistasi VIA EGENCIA:lla tai vastaamaan kysymyksiin palveluistamme ja/tai VIA EGENCIA -verkkosivustosta. 2.6.1 VIA EGENCIA:n käyttäjäksi rekisteröityminen Kun rekisteröidyt uudeksi VIA EGENCIA:n käyttäjäksi, saatat saada tervetuliaisviestin. Tämä sähköposti sisältää rekisteröitymisnumeron ja kertoo VIA EGENCIA:n kautta tapahtuvan matkan suunnittelun ja varaamisen hyödyistä. Mikäli et rekisteröidy VIA EGENCIA:n käyttäjäksi, vaan pyydät matkapäällikköäsi tai matkakoordinoijaasi varaamaan sinulle matkan verkkosivustomme kautta, lähetetään tämä tervetuliaissähköposti käyttäjätililläsi ilmoitettuun sähköpostiosoitteeseen. 2.6.2 Matkan varaaminen Saat vahvistuksen matkatiedoistasi sähköpostitse ja/tai tekstiviestitse joka kerta varatessasi matkan VIA EGENCIA:n kautta tai muuttaessasi tai peruuttaessasi vahvistettua matkavarausta. Mikäli matkapäällikkö tai matkakoordinoija toimittaa meille lisäluettelon sähköpostiosoitteista, matkavarauksen tiedot ja/tai online-muutokset tai -korvaavuudet voidaan välittää lisäksi näihin sähköpostiosoitteisiin. Matkavarauksista sinulle (sekä niihin sähköpostiosoitteisiin, jotka matkapäällikkösi tai matkakoordinaattorisi on toimittanut) lähetettävä sähköpostivahvistus voi sisältää seuraavia tietoja:
huomautus siitä, että matkan varaus on tehty yrityksen toimintaperiaatteiden vastaisesti; huomautus siitä, että yrityksen asettamat vaatimukset eivät täyty; syyt, joiden vuoksi varaus on yrityksen toimintaperiaatteiden vastainen; asiakastietokentät ja osastokoodit tarvittaessa; sekä vaatiiko yrityksesi perintää. Mikäli matkasuunnitelmasi peruuntuvat teknisten syiden, sääolosuhteiden tai tapaturman vuoksi, otamme sinuun yhteyttä tiedottaaksemme peruuntumisesta ja auttaaksemme sinua tekemään vaihtoehtoisia matkajärjestelyjä. Matkasuunnitelmiisi tehtävät muutokset lähetetään niihin sähköpostiosoitteisiin, jotka käyttäjätililläsi on ilmoitettu. Mikäli matkasi on varannut matkapäällikkösi tai matkakoordinoijasi, tämä tieto lähetetään käyttäjätilillesi ja matkakoordinoijallesi, jolle on myönnetty pääsy profiilitietoihisi. 2.6.3 VIA EGENCIA:n markkinointiviestien vastaanottaminen ja lopettaminen Jos olet rekisteröitynyt VIA EGENCIA:lle ja olet tilannut uutiskirjeemme, saatat toisinaan saada tietoa VIA EGENCIA:n erikoistoimista tai muista matkauutisista (esimerkiksi maahanpääsyn edellytyksistä tiettyihin maihin, lakkoilmoituksista jne.). Nämä tiedot toimitetaan sähköpostitse ja on suunniteltu antamaan sinulle tietoa uusista tai ainutlaatuisista tuotteista ja tarjouksista sekä tärkeistä matkustamiseen liittyvistä uutisista. Voit peruuttaa tämän tilauksen ja lopettaa vastaanottamasta näitä tietoja milloin tahansa uutiskirjeestä löytyvän Tilauksen peruuttaminen -linkin kautta tai ilmoittamalla matkapäälliköllesi tai matkakoordinoijallesi ettet enää halua vastaanottaa näitä tietoja VIA EGENCIA:lta (tästä huolimatta VIA EGENCIA ei vastaa tilanteista, joissa matkapäällikkö tai matkakoordinoija laiminlyö toiveidesi asianmukaisen ilmoittamisen meille). 2.6.4 Postitse tapahtuva suoramarkkinointi Rekisteröityneet VIA EGENCIA:n käyttäjät voivat myös toisinaan saada postia, jossa tuodaan esille erityisiä tapahtumiamme tai muita matkustusuutisia. Voit lakkauttaa postin vastaanottamisen milloin tahansa toimimalla saamassasi postissa ohjeistetulla tavalla. 2.6.5 Tutkimukset Kuten edellä on kerrottu, lähetämme ajoittain sähköpostikyselyitä VIA EGENCIA:n käyttäjille. Et ole velvoitettu osallistumaan näihin tutkimuksiin ja voit jättäytyä pois kyselyiden vastaanottajalistalta seuraamalla kyseisen kyselyn sisältämän sähköpostin ohjeita. 2.7 Apua käyttäjätilisi kanssa Jos tarvitset apua matkasuunnitelmasi tarkastelemisessa, VIA EGENCIA verkkosivustolle kirjautumisessa tai käyttäjätilillesi pääsemisessä, ole hyvä ja ota yhteyttä meihin puhelimitse tai sähköpostitse seuraavasti: Norja: +47 23 15 16 00, info@viaegencia.com Ruotsi: +46 855 523700, info@viaegencia.com Tanska: +45 707 08000, info@viaegencia.com Suomi: +358 9 2288 7200, travel.finland@viaegencia.com
2.8 Kuinka suojelemme tietojasi? Haluamme käyttäjiemme, matkustajien ja verkkosivustovierailijoiden tuntevan olonsa turvalliseksi käyttäessään VIA EGENCIA:a matkojen suunnittelemiseksi tai varaamiseksi. VIA EGENCIA on ottanut käyttöön turvaohjelman ja omaksunut asianmukaiset tekniset ja organisatoriset toimenpiteet suojatakseen järjestelmissämme säilytettyjä tietoja luvattomalta käytöltä tai luovuttamiselta sekä tapaturmaiselta häviämiseltä tai tuhoutumiselta. Henkilötietoja säilyttävät järjestelmämme sijaitsevat turvallisissa tietokonekeskuksissa ja verkkosivustot on suojattu alan vaatimukset täyttävillä palomuureilla. Tietosi on suojattu SSLyhteydellä aina kun lähetät henkilötietojasi VIA EGENCIA:lle Internetin kautta. 2.9 Muut verkkosivustot VIA EGENCIA -verkkosivusto saattaa sisältää linkkejä muille verkkosivustoille, jotka eivät ole hallinnassamme eivätkä kuulu tämän tietosuojakäytännön alaan. Mikäli päädyt muille verkkosivustoille verkkosivustollamme olevien linkkien kautta, saattavat näiden verkkosivustojen operaattorit kerätä sinusta tietoja joita käytetään heidän tietosuojakäytäntönsä mukaisesti. Nämä tietosuojakäytännöt saattavat erota meidän vastaavastamme. 2.10 Muutokset VIA EGENCIA:n tietosuojakäytäntöön Tähän tietosuojakäytäntöön sovelletaan henkilötietojen keräystä koskevia kansallisia lakeja ja EU:n tietosuojadirektiiviä. Tämä tietosuojakäytäntö on laadittu ja julkaistu verkkosivustolla 2. tammikuuta 2013. VIA EGENCIA pidättää oikeuden muuttaa, päivittää tai korjata tätä tietosuojakäytäntöä milloin tahansa. Näin tehdessämme ilmoitamme muutoksista VIA EGENCIA -verkkosivustolla. Mikäli tähän tietosuojakäytäntöön tehdään olennaisia muutoksia, asetamme näkyvän ilmoituksen VIA EGENCIA -verkkosivustolle. Suosittelemme, että tutustut tietosuojakäytäntöömme aina ennen kuin aiot antaa henkilötietojasi tietääksesi viimeisimmän käytännön, jota sinuun sovelletaan. 2.11 VIA EGENCIA:n yhteystiedot Haluamme varmistua, että asiakkaanamme hallitset online-kokemustasi VIA EGENCIA:lla, mukaan lukien mutta ei yksinomaan matkasi suunnittelua ja varausta sekä henkilötietojesi suojaa. VIA EGENCIA:n asiakaspalvelun matkakonsultit ovat käytettävissäsi VIA EGENCIA:n kautta varattuun matkaan liittyvissä kysymyksissä. Jos tarvitset apua, ole hyvä ja käytä verkkosivustomme Ota yhteyttä -osiosta löytyviä sähköpostiosoitteita. Kaikkiin sähköposteihin vastataan 24 tunnin sisällä (arkipäivinä). Voit myös ottaa yhteyttä VIA EGENCIA:n tietosuojavastaavaan sähköpostitse: itsecurity.nordic@viaegencia.com Lisäksi voit ottaa suoraan yhteyttä valitsemiisi toimittajiin (lentoyhtiöön, hotelliin, jne.) matkasuunnitelmassasi ilmoitetun puhelinnumeron tai osoitteen avulla.