Kutsu Ramirentin varsinaiseen yhtiökokoukseen vuonna 2018 Ramirent Oyj:n osakkeenomistajat kutsutaan varsinaiseen yhtiökokoukseen, joka pidetään torstaina 15. maaliskuuta 2018 kello 10:00 Ramirent-konsernin pääkonttorilla, osoitteessa Tapulikaupungintie 37, Helsinki. Kokoukseen ilmoittautuneiden vastaanottaminen ja äänestyslippujen jakaminen aloitetaan kello 9:00. A. Yhtiökokouksessa käsiteltävät asiat ja niiden käsittelyjärjestys 1. Kokouksen avaaminen 2. Kokouksen järjestäytyminen 3. Pöytäkirjantarkastajien ja ääntenlaskun valvojien valitseminen 4. Kokouksen laillisuuden toteaminen 5. Läsnä olevien toteaminen ja ääniluettelon vahvistaminen 6. Vuoden 2017 tilinpäätöksen, konsernitilinpäätöksen, toimintakertomuksen ja tilintarkastuskertomuksen esittäminen Yhtiön toimitusjohtajan katsaus 7. Tilinpäätöksen ja konsernitilinpäätöksen vahvistaminen 8. Taseen osoittaman voiton käyttäminen ja osingonmaksusta päättäminen Hallitus ehdottaa varsinaiselle yhtiökokoukselle, että osinkoa jaetaan 0,44 euroa osaketta kohti 31.12.2017 päättyneeltä tilikaudelta vahvistetun taseen perusteella. Osinko maksetaan kahdessa erässä. Ensimmäinen erä 0,22 euroa osakkeelta maksetaan osakkeenomistajalle, joka on osingonjaon täsmäytyspäivänä 19.3.2018 merkittynä Euroclear Finland Oy:n ylläpitämään yhtiön osakasluetteloon. Ensimmäinen osinkoerä maksetaan 4.4.2018 niille osakkeenomistajille, joiden osakkeet on rekisteröity Euroclear Finland Oy:n ylläpitämään rekisteriin ja 5.4.2018 niille osakkeenomistajille, joiden osakkeet on rekisteröity Euroclear Sweden AB:n ylläpitämään rekisteriin. Toinen erä 0,22 euroa osakkeelta maksetaan osakkeenomistajalle, joka on osingonjaon täsmäytyspäivänä 18.9.2018 merkittynä Euroclear Finland Oy:n ylläpitämään yhtiön osakasluetteloon. Toinen osinkoerä maksetaan 3.10.2018 niille osakkeenomistajille, joiden osakkeet on rekisteröity Euroclear Finland Oy:n ylläpitämään rekisteriin ja 4.10.2018 niille osakkeenomistajille, joiden osakkeet on rekisteröity Euroclear Sweden AB:n ylläpitämään rekisteriin. Hallitus valtuutetaan tarvittaessa päättämään osingon toiselle maksuerälle uusi osingonjaon täsmäytyspäivä ja maksupäivä, mikäli Suomen arvo-osuusjärjestelmän säädökset tai säännöt muuttuvat, tai muutoin sitä edellyttävät, ennen osingon toisen maksuerän maksamista. 9. Vastuuvapaudesta päättäminen hallituksen jäsenille ja toimitusjohtajalle 10. Hallituksen jäsenten palkkioista päättäminen RAMIRENT OYJ PL 37, TAPULIKAUPUNGINTIE 37 00751 HELSINKI PUH 020 750 200 FAX 020 750 2810 VAT REG NO F109771354 BUSINESS ID 0977135-4 communications@ramirent.com www.ramirent.com
Yhtiön osakkeenomistajat Nordstjernan AB ja Oy Julius Tallberg Ab, jotka edustavat yhteensä noin 31 prosenttia yhtiön osakkeiden tuottamasta äänivallasta, ovat ilmoittaneet yhtiölle ehdottavansa varsinaiselle yhtiökokoukselle, että hallituksen jäsenten palkkiot päätetään seuraavasti: hallituksen puheenjohtajalle 4.500 euroa/kk (viime kaudella 3.800 euroa/kk) ja lisäksi maksettaisiin 1.800 euron (viime kaudella 1.600 euroa) suuruinen palkkio osallistumisesta hallituksen ja valiokuntien kokouksiin sekä muista vastaavista hallitustehtävistä, hallituksen varapuheenjohtajalle 2.900 euroa/kk (viime kaudella 2.500 euroa/kk) ja lisäksi maksettaisiin 1.300 euron (viime kaudella 1.300 euroa) suuruinen palkkio osallistumisesta hallituksen ja valiokuntien kokouksiin sekä muista vastaavista hallitustehtävistä ja muille hallituksen jäsenille 2.500 euroa/kk (viime kaudella 2.250 euroa/kk) ja lisäksi maksettaisiin 1.000 euron (viime kaudella 1.000 euroa) suuruinen palkkio osallistumisesta hallituksen ja valiokuntien kokouksiin sekä muista vastaavista hallitustehtävistä. Lisäksi hallitustyöskentelystä aiheutuvat matkakulut ja muut kulut korvataan yhtiön vakiintuneen käytännön ja matkustussäännön mukaisesti. 11. Hallituksen jäsenten lukumäärästä päättäminen Yhtiön yllä mainitut osakkeenomistajat ovat ilmoittaneet yhtiölle ehdottavansa varsinaiselle yhtiökokoukselle, että hallituksen jäsenten lukumääräksi vahvistettaisiin seitsemän (7). 12. Hallituksen jäsenten valitseminen Yhtiön yllä mainitut osakkeenomistajat ovat ilmoittaneet yhtiölle ehdottavansa varsinaiselle yhtiökokoukselle, että hallituksen jäseniksi valitaan uudelleen Kevin Appleton, Erik Bengtsson, Kaj-Gustaf Bergh, Ann Carlsson, Ulf Lundahl, Tobias Lönnevall ja Susanna Renlund toimikaudeksi, joka päättyy seuraavan varsinaisen yhtiökokouksen päättyessä. Ramirent Oyj:n hallitukseen ehdotetut henkilöt esitellään yhtiön kotisivulla www.ramirent.com. Ehdokkaat ovat antaneet suostumuksensa tehtävään. 13. Tilintarkastajan palkkiosta päättäminen Hallitus ehdottaa, että tilintarkastajan palkkio päätettäisiin maksaa yhtiön hyväksymän laskun mukaisesti. 14. Tilintarkastajien lukumäärästä päättäminen ja tilintarkastajan valitseminen Hallitus ehdottaa, että yhtiölle valitaan yksi (1) tilintarkastaja ja että PricewaterhouseCoopers Oy ( PWC ) valitaan uudelleen tilintarkastajaksi toimikaudelle, joka jatkuu seuraavan varsinaisen yhtiökokouksen päättymiseen saakka. PWC on nimennyt päävastuulliseksi tilintarkastajaksi KHT Enel Sintosen. Ehdotettu tilintarkastaja on antanut suostumuksen valinnalleen. 15. Hallituksen valtuuttaminen päättämään yhtiön omien osakkeiden hankkimisesta Hallitus ehdottaa, että varsinainen yhtiökokous päättäisi valtuuttaa hallituksen päättämään yhtiön omien osakkeiden hankkimisesta seuraavin ehdoin: 2 (5)
Hallitus on valtuutuksen nojalla oikeutettu päättämään enintään 10.869.732 yhtiön oman osakkeen hankkimisesta. Valtuutus käsittää myös oikeuden ottaa pantiksi yhtiön omia osakkeita. Valtuutuksen nojalla hankittavien ja yhtiön pantiksi ottamien omien osakkeiden yhteenlaskettu lukumäärä ei saa ylittää yhtä kymmenesosaa (1/10) yhtiön kaikista osakkeista. Omat osakkeet voidaan hankkia muutoin kuin osakkeenomistajien omistamien osakkeiden suhteessa yhtiön vapaalla omalla pääomalla osakkeiden hankintahetken markkinahintaan Nasdaq Helsinki Oy:n säännellyllä markkinalla järjestämässä kaupankäynnissä. Omien osakkeiden suunnatun hankkimisen edellytyksenä on, että siihen on yhtiön kannalta painava taloudellinen syy. Osakkeet hankitaan ja maksetaan Nasdaq Helsinki Oy:n ja Euroclear Finland Oy:n sääntöjen mukaisesti. Osakkeet voidaan hankkia käytettäväksi vastikkeena mahdollisissa yrityshankinnoissa tai muissa yhtiön liiketoimintaan kuuluvissa järjestelyissä, investointien rahoittamiseksi, osana yhtiön kannustinjärjestelmää taikka yhtiöllä pidettäväksi, muutoin edelleen luovutettaviksi tai mitätöitäviksi. Hallitus päättää kaikista muista omien osakkeiden hankkimiseen liittyvistä ehdoista. Hankkimisvaltuutus on voimassa seuraavaan varsinaiseen yhtiökokoukseen asti ja se kumoaa varsinaisen yhtiökokouksen 16.3.2017 antaman hankkimisvaltuutuksen. 16. Kokouksen päättäminen B. Yhtiökokousasiakirjat Varsinaisen yhtiökokouksen asialistalla olevat päätösehdotukset sekä tämä kokouskutsu ovat saatavilla Ramirent Oyj:n Internet-sivuilla osoitteessa www.ramirent.com/. Ramirent Oyj:n vuosikertomus, joka sisältää yhtiön tilinpäätöksen, konsernitilinpäätöksen, toimintakertomuksen ja tilintarkastuskertomuksen, on saatavilla mainituilla Internet-sivuilla viimeistään 22.2.2018. Edellä mainitut asiakirjat ovat myös saatavilla yhtiökokouksessa. Yhtiökokouksen pöytäkirja on osakkeenomistajien nähtävillä edellä mainituilla Internet-sivuilla 29.3.2018 lähtien. C. Ohjeita varsinaiseen yhtiökokoukseen osallistujille 1. Osakasluetteloon merkitty osakkeenomistaja Oikeus osallistua yhtiökokoukseen on osakkeenomistajalla, joka on maanantaina 5.3.2018 rekisteröity Euroclear Finland Oy:n pitämään yhtiön osakasluetteloon. Osakkeenomistaja, jonka osakkeet on merkitty hänen henkilökohtaiselle suomalaiselle arvo-osuustililleen, on rekisteröity yhtiön osakasluetteloon. Osakkeenomistajan, joka haluaa osallistua yhtiökokoukseen, tulee ilmoittautua yhtiölle viimeistään 12.3.2018 klo 10:00. Ilmoittautuminen voi tapahtua: 3 (5)
a. Internet-sivujen kautta osoitteessa www.ramirent.com/yhtiokokous; tai b. puhelimitse numeroon +358 (0)20 770 6880 maanantaista perjantaihin klo 9:00 16:00; tai c. telefaksilla numeroon +358 (0)20 750 2850; tai d. kirjeitse osoitteeseen Ramirent Oyj, PL 31, 00751 Helsinki. Kirjeitse ilmoittauduttaessa kirjeen on oltava perillä ennen ilmoittautumisajan päättymistä. Ilmoittautumisen yhteydessä tulee ilmoittaa osakkeenomistajan nimi, henkilötunnus/y-tunnus, osoite, puhelinnumero sekä mahdollisen avustajan tai asiamiehen nimi ja asiamiehen henkilötunnus. Osakkeenomistajien Ramirent Oyj:lle luovuttamia henkilötietoja käytetään vain yhtiökokouksen ja siihen liittyvien tarpeellisten rekisteröintien käsittelyn yhteydessä. 2. Hallintarekisteröidyn osakkeen omistaja Hallintarekisteröityjen osakkeiden omistajalla on oikeus osallistua yhtiökokoukseen niiden osakkeiden nojalla, joiden perusteella hänellä olisi oikeus olla merkittynä Euroclear Finland Oy:n pitämään yhtiön osakasluetteloon yhtiökokouksen täsmäytyspäivänä 5.3.2018. Osallistuminen edellyttää lisäksi, että osakkeenomistaja on näiden osakkeiden nojalla tilapäisesti merkitty Euroclear Finland Oy:n pitämään osakasluetteloon viimeistään 12.3.2018 klo 10:00 mennessä. Hallintarekisteriin merkittyjen osakkeiden osalta tämä katsotaan ilmoittautumiseksi varsinaiseen yhtiökokoukseen. Hallintarekisteröidyn osakkeen omistajaa kehotetaan pyytämään hyvissä ajoin omaisuudenhoitajaltaan tarvittavat ohjeet koskien tilapäistä rekisteröitymistä osakasluetteloon, valtakirjojen antamista ja ilmoittautumista varsinaiseen yhtiökokoukseen. Omaisuudenhoitajan tilinhoitajan tulee ilmoittaa hallintarekisteröidyn osakkeen omistaja, joka haluaa osallistua varsinaiseen yhtiökokoukseen, merkittäväksi tilapäisesti yhtiön osakasluetteloon viimeistään edellä mainittuun ajankohtaan mennessä. 3. Osakkeenomistajat, joiden osakkeet on rekisteröity Euroclear Sweden AB:n arvopaperijärjestelmään Osakkeenomistajien, joiden osakkeet on rekisteröity Euroclear Sweden AB:n arvopaperijärjestelmään, ja jotka haluavat osallistua yhtiökokoukseen ja käyttää siellä äänioikeuttaan, tulee: (i) olla rekisteröitynyt Euroclear Sweden AB:n pitämään omistajaluetteloon viimeistään 5.3.2018. Ollakseen oikeutettu pyytämään tilapäistä rekisteröintiä Euroclear Finland Oy:n ylläpitämään Ramirent Oyj:n osakasluetteloon hallintarekisteröityjen osakkeiden omistajan tulee pyytää, että heidän osakkeet rekisteröidään tilapäisesti heidän omalle nimelleen Euroclear Sweden AB:n pitämään omistajaluetteloon, ja varmistaa, että omaisuudenhoitaja lähettää yllä mainitun tilapäisen rekisteröintipyynnön Euroclear Sweden AB:lle hänen puolestaan. Rekisteröityminen tulee tehdä viimeistään 5.3.2018 ja siksi omaisuudenhoitajalle tulee tehdä pyyntö hyvissä ajoin ennen mainittua päivämäärää. 4 (5)
(ii) pyytää tilapäistä rekisteröintiä Euroclear Finland Oy:n pitämään Ramirent Oyj:n osakasluetteloon. Pyyntö Euroclear Sweden AB:lle tulee tehdä kirjallisena erityistä lomaketta käyttäen viimeistään 6.3.2018 kello 10.00 Ruotsin aikaa. Lomakkeita tilapäistä rekisteröintiä varten on saatavilla Ramirent Oyj:n kotisivuilta, www.ramirent.com/yhtiokokous. Vaihtoehtoisesti Ramirent Oyj toimittaa lomakkeen pyynnöstä (ota ystävällisesti yhteyttä Annika Bergiin joko sähköpostitse annika.berg@ramirent.com tai puhelimitse 020 750 2866). Euroclear Sweden AB:n kautta kirjallisesti tehty tilapäinen rekisteröityminen osakasluetteloon katsotaan samalla ilmoittautumiseksi yhtiökokoukseen. 4. Asiamiehen käyttäminen ja valtakirjat Osakkeenomistaja saa osallistua yhtiökokoukseen ja käyttää siellä oikeuksiaan asiamiehen välityksellä. Osakkeenomistajan asiamiehen on esitettävä päivätty valtakirja, tai hänen on muuten luotettavalla tavalla osoitettava olevansa oikeutettu edustamaan osakkeenomistajaa. Mikäli osakkeenomistaja osallistuu yhtiökokoukseen usean asiamiehen välityksellä, jotka edustavat osakkeenomistajaa eri arvopaperitileillä olevilla osakkeilla, on ilmoittautumisen yhteydessä ilmoitettava osakkeet joiden perusteella kukin asiamies edustaa osakkeenomistajaa. Valtakirjat pyydetään toimittamaan alkuperäisinä osoitteeseen Ramirent Oyj, PL 31, 00751 Helsinki viimeistään 12.3.2018 klo 10:00 mennessä. 5. Muut asiat Yhtiö järjestää yhtiökokoukseen bussikuljetuksen Helsingistä. Bussi lähtee 15.3.2018 kello 8.30 Kiasman turistipysäkiltä, Mannerheiminaukio 2, 00100 Helsinki. Kuljetukseen tulee ilmoittautua etukäteen sähköpostitse annika.berg@ramirent.com viimeistään 8.3.2018 kello 16.00. Omalla autolla yhtiökokoukseen tulevia varten yhtiö varaa pysäköintipaikkoja pääkonttorin pysäköintialueelta. Kävelytie pysäköintipaikalta kokouspaikalle on merkitty kyltein. Yhtiökokouksessa läsnä olevalla osakkeenomistajalla on yhtiökokouksessa osakeyhtiölain 5 luvun 25 :n mukainen kyselyoikeus kokouksessa käsiteltävistä asioista. Ramirent Oyj:llä on kokouskutsun päivänä yhteensä 108.697.328 osaketta ja ääntä. Helsinki 8.2.2018 RAMIRENT OYJ HALLITUS 5 (5)