TIETOSUOJASELOSTE TYÖNHAKIJAT JA REKRYTOINTITIEDOT 1 Yleistä Tämän tietosuojaselosteen tarkoituksena on antaa Esperi Care konsernin ( Esperi tai konserni ) palvelukseen hakeneille tai hakeville henkilöille kattava kuva siitä, mitä henkilötietoja Esperi kerää heistä, mihin tarkoituksiin tietoja käytetään ja mille tahoille tietoja voidaan luovuttaa. Tietosuojaseloste antaa tietoa myös niistä velvoitteista ja lainsäädännöstä, jota Esperi noudattaa henkilötietojen käsittelyssä. Tietosuojaselostetta sovelletaan kaikkiin henkilöihin, jotka ovat hakeneet tai hakemassa konsernin palvelukseen ( rekisteröity ). Lisäksi tätä tietosuojaselostetta sovelletaan myös muiden rekrytointiprosessiin osallistuvien henkilöiden, kuten hakijan suosittelijana toimivien henkilöiden henkilötietojen käsittelyyn. Henkilötiedoilla tarkoitetaan kaikkia rekisteröityä koskevia tietoja, joista hänet voi suoraan tai epäsuorasti tunnistaa, siten kuin EU:n yleisessä tietosuoja-asetuksessa (2016/679), ( tietosuojaasetus ) on määritelty. Tiedot, joista ei voi suoraan tai epäsuorasti tunnistaa rekisteröityä, eivät ole henkilötietoja. Esperi noudattaa henkilötietojen käsittelyssä tietosuoja-asetusta ja yksityisyyden suojasta työelämässä annettua lakia (759/2004, muutoksineen) ( työelämän tietosuojalaki ) sekä muuta soveltuvaa lainsäädäntöä. 2 Rekisterinpitäjä ja tietosuojavastaava Rekisterinpitäjä: Esperi Care -konserni Mannerheimintie 164, 00301 Helsinki Yhteystiedot: tietosuoja@esperi.fi Esperi Care -konsernin tietosuojavastaava: Kaisa Salo Yhteystiedot: tietosuoja@esperi.fi 3 Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset ja käsittelyn oikeusperuste Rekisteröityjen henkilötietoja käytetään pelkästään rekrytointitarkoituksiin. Lisäksi tietoja voidaan käyttää Esperin ja rekisteröidyn väliseen suhteeseen sovellettavan lainsäädännön noudattamisen varmistamiseen. Rekisteröityjen henkilötietojen käsittelyn oikeusperusteena on rekrytointia koskevan menettelyn osalta Esperin ja rekisteröidyn oikeutettujen etujen totuttaminen. 4 Tietolähteet ja käsiteltävät henkilötietoryhmät sekä tietosisältö Ensisijainen tietolähde on aina rekisteröity itse, ja ellei Esperiä velvoittavassa lainsäädännössä toisin määrätä, tietoja ei kerätä ilman suostumusta kolmannelta. Rekisteröidyt ovat antaneet tiedot täyttämällä sähköisen hakemuslomakkeen tai lähettämällä työhakemuksen Esperille jonkin muun viestintäkanavan, kuten sähköpostin avulla tai toimittaneet hakemuksen Esperin käyttämälle rekrytoinnin palveluntarjoajalle.
Esperi kerää ja käsittelee rekisteröidyistä rekrytoinnin kannalta tarpeellisia tietoja. Tämä koskee rekisteröityjen itsensä antamia tietoja ja muista lähteistä kerättyjä tietoja. Henkilötietoryhmä Esimerkkejä tietosisällöstä 4.1. Yhteystiedot Rekisteröidyn nimi, osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite. 4.2. Tuntemistiedot Rekisteröidyn henkilötunnuksen loppuosa ja syntymäaika. 4.3.Työhakemukset (kohdennetut ja avoimet hakemukset, ansioluettelot, työtodistukset ja muu rekisteröidyn lähettämä materiaali 4.4. Mahdollinen muu rekrytointiprossien yhteydessä kertynyt aineisto ja palvelukseen hakeneiden henkilöiden oma-aloitteisesti antamat muut tiedot. 4.5. Rikostuomioihin tai rikkomuksiin liittyvät henkilötiedot Rekisteröidyn kielitaitoa, koulutustaustaa, työhistoriaa koskevat tiedot ja tieto rekisteröidyn ammattinimikkeestä sekä tiedot suosittelijoista. Rekisteröidyn kuva, osaamista, harrastuksia ja vastaavanlaisia asioita koskevat tiedot sekä hakijan toiveet tulevasta työtehtävästä. Rikosrekisteriotteen tarkastamista koskevat tiedot lasten kanssa työskentelevien rikostaustan tarkistamiseksi. Henkilötietojen antaminen on välttämätöntä rekrytointiin osallistumiseksi. Rikosrekisteriotteen tarkastaminen perustuu lasten kanssa työskentelevien rikostaustan selvittämisestä annetun lain (504/2002, muutoksineen) mukaisiin velvoitteisiin. Esperi pyytää näihin tehtäviin valituilta henkilöiltä rikosrekisteriotteen nähtäväksi edellä mainitun lain mukaisesti. Rekisteröidyn henkilötietoihin tehdään merkintä rikosrekisteriotteen esittämisestä ja otteen tunnistetiedoista. Muita rikosrekisteriotteella olevia tietoja ei tallenneta. Rikosrekisteriote palautetaan rekisteröidylle viipymättä. Rikosrekisteriotteesta ei oteta jäljennöksiä. Tietojen antaminen on välttämätöntä. 5 Henkilötietojen säilyttäminen Esperi säilyttää henkilötietoja niin pitkään, kuin on tarpeellista tässä tietosuojaselosteessa määriteltyjen tarkoitusten toteuttamiseksi, ellei lainsäädäntö velvoita säilyttämään henkilötietoja pidempään (esimerkiksi erityislainsäädäntöön, kirjanpitovelvoitteisiin tai raportointivelvollisuuksiin liittyvät vastuut ja velvoitteet), tai ellei Esperi tarvitse tietoja oikeusvaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai oikeusvaateelta puolustautumiseksi. Kohdennettuja työhakemuksia ja niihin liittyvää rekrytointimateriaalia säilytetään pääsääntöisesti niin pitkään, kun valintaprosessi on päättynyt ja kohtuullinen aika sen jälkeen (kohdennettu hakemus tiettyyn tehtävään). Avoimia työhakemuksia ja niihin liittyvää rekrytointimateriaalia säilytetään pääsääntöisesti kuuden kuukauden ajan tietojen vastaanottamisesta. Kun henkilötietojen säilytysaika on kulunut umpeen, tiedot poistetaan kohtuullisessa ajassa. Mikäli henkilö valitaan Esperin palvelukseen, voidaan tässä tietosuojaselosteessa mainitut tiedot siirtää työsuhteen perusteella konsernin henkilöstöä koskevaan rekisteriin. 6 Henkilötietoja käsittelevät tahot ja vastaanottajat Rekisteröidyn henkilötietoja voidaan siirtää Esperi Care -konsernin sisällä ja konserniin kuuluvien yhtiöiden välillä. Rekisteröityjen henkilötietoja saatetaan luovuttaa kolmannelle taholle, esimerkiksi rekrytointiin osallistuville palveluntarjoajille soveltuvuusarviointien tekemiseksi.
Lisäksi Esperi voi tämän tietosuojaselosteen mukaisesti ulkoistaa henkilötietojen käsittelyä palveluntarjoajille tai alihankkijoille, esimerkiksi IT-järjestelmiä ja taloushallintopalveluita ja muita palveluita tuottaville palveluntarjoajille. Tietojen käsittelyyn osallistuu esimerkiksi Accountor HR Solutions Oy ja Azets Insight Oy. Esperi varmistaa riittävillä sopimusvelvoitteilla, että henkilötietoja käsitellään asianmukaisesti. Henkilötietoja voidaan erityistapauksissa luovuttaa viranomaisille lainsäädännön velvoittamissa ja oikeuttamissa tilanteissa. Lisäksi Esperi voi myös joutua hätätilanteissa tai muissa yllättävissä tilanteissa luovuttamaan rekisteröityjen henkilötietoja ihmisten hengen ja terveyden sekä omaisuuden suojaamiseksi. Lisäksi Esperi voi joutua luovuttamaan rekisteröityjen henkilötietoja, mikäli Esperi on osallisena oikeudenkäynneissä tai muissa riidanratkaisuelimissä tapahtuvissa menettelyissä. Mikäli Esperi on osallisena fuusiossa, liiketoimintakaupassa tai muussa yritysjärjestelyssä se voi joutua luovuttamaan rekisteröityjen henkilötietoja kolmansille osapuolille. Esperi ei luovuta ilman rekisteröidyn kirjallista suostumusta henkilötietoja kolmansille tahoille suoramarkkinointiin, markkinointitutkimuksiin tai vastaaviin tarkoituksiin. 7 Henkilötietojen siirto Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle Tietoja ei siirretä Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle. 8 Henkilötietojen suojauksen periaatteet ja käsittelyn turvallisuus Esperi käsittelee henkilötietoja tavalla, jolla pyritään varmistamaan henkilötietojen asianmukainen turvallisuus, mukaan lukien suojaaminen luvattomalta käsittelyltä sekä vahingossa tapahtuvalta häviämiseltä, tuhoutumiselta tai vahingoittumiselta. Esperi käyttää asianmukaisia teknisiä ja organisatorisia suojatoimia tämän turvaamiseksi, mukaan lukien palomuurien, salaustekniikoiden, turvallisten laitetilojen käyttö, asianmukainen kulunvalvonta ja pääsynhallinta, henkilötietojen käsittelyyn osallistuvan henkilöstön sekä alihankkijoiden ohjeistaminen. Esperin verkko ja palvelimet ja pilvipalvelut on suojattu palomuurilla ja muilla teknisillä toimenpiteillä sekä salasanoin. Henkilökuntaa on ohjeistettu salasanojen turvallisen käytön osalta. Rekrytointeihin liittyvää materiaalia säilytetään pääasiassa sähköisessä muodossa ja tulostetaan vain tarvittaessa. Paperitulosteet tuhotaan tietoturvallisesti. Henkilökuntaa on ohjeistettu, että rekisteröityjen henkilötunnusta ei tule tarpeettomasti merkitä asiakirjoihin. Rekrytointitietoja käsittelevät yhtiön henkilöstöosaston vastuuhenkilöt sekä tämän tietosuojaselosteen kohdassa 6 mainittujen tahojen vastuuhenkilöt. Lisäksi rekrytointeihin osallistuvilla esimiehillä ja konsernin sekä siihen kuuluvien yhtiöiden johdolla on rajattu pääsyoikeus työtehtävien hoitamiseksi tarpeellisiin tietoihin. Kaikilla henkilötietoja käsittelevillä tahoilla on työsopimuslain ja konsernin sopimusten salassapitoehtojen perusteella vaitiolovelvollisuus rekisteröityjen henkilötietojen käsittelyyn liittyvistä asioista. Esperi voi tämän tietosuojaselosteen mukaisesti ulkoistaa henkilötietojen käsittelyä palveluntarjoajille tai alihankkijoille, jolloin yhtiö varmistaa riittävillä sopimusvelvoitteilla, että henkilötietoja käsitellään asianmukaisesti ja lainmukaisesti.
9 Rekisteröityjen oikeudet ja oikeuksien toteuttaminen Rekisteröidyillä on voimassa olevan tietosuojalainsäädännön takaamat oikeudet. Oikeus päästä tietoihin ja tietojen tarkastusoikeus Rekisteröidyllä on oikeus saada vahvistus siitä, käsitelläänkö rekisteröidyn henkilötietoja. Rekisteröidyllä on oikeus tarkistaa ja nähdä itseään koskevat tiedot ja pyynnöstä oikeus saada tiedot kirjallisesti tai sähköisessä muodossa. Oikeus tietojen oikaisuun ja tietojen poistamiseen Rekisteröidyllä on oikeus vaatia virheellisen tai epätarkan tiedon korjaamista. Lisäksi rekisteröidyllä on voimassa olevan tietosuojalainsäädännön mukainen oikeus vaatia tietojensa poistamista. Esperi poistaa, korjaa ja täydentää myös oma-aloitteisesti havaitsemansa käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellisen, tarpeettoman, puutteellisen tai vanhentuneen henkilötiedon. Oikeus tietojen siirtämiseen sekä käsittelyn rajoittamiseen ja käsittelyn vastustamiseen Rekisteröidyllä on voimassa olevan tietosuojalainsäädännön mukaisesti oikeus vaatia tietojensa siirtämistä toiselle rekisterinpitäjälle. Lisäksi rekisteröidyllä on tietosuojalainsäädännön määrittämien edellytysten mukaisesti oikeus pyytää henkilötietojen käsittelyn rajoittamista. Lisäksi tilanteessa, jossa virheelliseksi epäiltyä henkilötietoa ei voida korjata tai poistaa taikka poistopyynnöstä on epäselvyyttä, Esperi rajoittaa tietoihin pääsyä. Rekisteröidyllä on oikeus vastustaa tietojen käyttöä tietynlaiseen käsittelyyn. Rekisteröidyllä on oikeus kieltää tietojensa luovuttaminen ja käsittely suoramarkkinointia varten. Oikeus peruuttaa suostumus Jos henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn antamaan suostumukseen, rekisteröidyllä on oikeus peruuttaa antamansa suostumus häntä koskevien tietojen käsittelyyn. Peruuttamisella ei ole vaikutusta peruutusta aiemmin suoritettuun käsittelyyn. Oikeuksien toteuttaminen Rekisteröityjen oikeuksia koskevat pyynnöt tehdään kirjallisesti tai sähköisesti ja osoitetaan tietosuojaselosteen kohdassa 2 mainitulle rekisterinpitäjälle. Yhteystiedot tietosuojaselosteen kohdassa 2. Henkilöllisyys tarkistetaan ennen tietojen antamista, minkä johdosta saatamme joutua kysymään lisätietoja. Pyyntöön vastataan kohtuullisessa ajassa ja mahdollisuuksien mukaan kuukauden kuluessa pyynnön esittämisestä ja henkilöllisyyden tarkistamisesta lukien. Jos rekisteröidyn pyyntöön ei voida suostua, kieltäytymisestä ilmoitetaan rekisteröidylle kirjallisesti. Esperi voi kieltäytyä pyynnöstä (kuten tietojen poistamisesta), lakisääteisen velvoitteen tai Esperin lakisääteisen oikeuden johdosta esim. Esperiin kohdistettu velvoite tai vaade.
10 Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus tietosuojaviranomaiselle, mikäli rekisteröity katsoo, että hänen henkilötietojaan on käsitelty voimassa olevan lainsääsäädännön vastaisesti. Tietosuojaviranomaisen yhteystiedot: Tietosuojavaltuutetun toimisto Käyntiosoite: Ratapihantie 9, 6. krs, 00520 Helsinki Postiosoite: PL 800, 00521 Helsinki Sähköposti: tietosuoja@om.fi Vaihde: 029 56 66700 Faksi:029 56 66735 11 Muutokset tietosuojaselosteeseen Esperi voi tarpeen mukaan muuttaa ja päivittää tätä tietosuojaselostetta. Muutokset voivat perustua myös tietosuojaa koskevan lainsäädännön muuttumiseen. Muutoksista ilmoitetaan Esperin verkkosivuilla. Olennaisista muutoksista ilmoitetaan rekisteröidyille sähköpostitse. Tämä tietosuojaseloste on julkaistu 22.5.2018.