2 Yhteyshenkilöt henkilötietojen käsittelyä koskevissa asioissa

Transkriptio

1 TIETOSUOJASELOSTE 1(6) Kemppi Group Oy Kempinkatu Lahti Kemppi rekrytoinnin tietosuojakäytännöt Kemppi Group Oy toimii sovellettavan tietosuojalainsäädännön mukaisena rekisterinpitäjänä niille työnhakijoille ( rekisteröidyt ), jotka hakevat työsuhteeseen Kemppi Group Oy:öön, Kemppi Oy - konserniin ja Kempower Oy:öön suoraan tai palveluntarjoan kautta tai joista kerätään tietoa mahdollista työsuhdetta varten. Rekisterinpitäjänä olemme vastuussa työnhakijoiden henkilötiedoista ja niiden käsittelystä. Tietosuojassa on kyse luottamuksesta, ja yksityisyytesi sekä henkilötietojesi suojaaminen on meille ensiarvoisen tärkeää. Tämän vuoksi keräämme henkilötietojasi vain siinä määrin, kuin tarvitsemme niitä soveltuvuuden arvioimiseksi, sopivan tehtävän tarjoamiseksi ja valintapäätöksen tekemiseksi. Tässä dokumentissa kuvataan Kemppi Group Oy:ssä, Kempower Oy:ssä ja Kemppi Oy - konsernissa noudatettavat tietosuojakäytänteet työnhakijoiden henkilötietoja käsitellessä. 1 Rekisterinpitäjä Kemppi Group Oy Kempinkatu Lahti 2 Yhteyshenkilöt henkilötietojen käsittelyä koskevissa asioissa Rekisterinpitäjän yhteyshenkilö (HR): Miia Ylikorpi Yhtiö: Kemppi Group Oy Osoite: Kempinkatu 1, Lahti Sähköposti ja puhelinnumero: miia.ylikorpi@kemppi.com; Tietosuojavastaava: Tomi Moberg Yhtiö: Kemppi Group Oy Osoite: Kempinkatu 1, Lahti Sähköposti ja puhelinnumero: tomi.moberg@kemppi.com, Kemppi Oy Kempinkatu 1, P.O. BOX 13, Lahti, Finland VAT Reg. FI ,

2 2(6) 3 Henkilötietojen käyttötarkoitukset sekä käsittelyn oikeusperuste Henkilötietoja käsitellään rekisterinpitäjän oikeutettujen etujen toteuttamiseksi. Rekisterinpitäjän oikeutetut edut perustuvat asianmukaiseen suhteeseen, joka syntyy, kun työnhakija jättää hakemuksensa tullakseen valituksi rekisterinpitäjän palvelukseen. Työnhakijoiden henkilötietojen käsittely on välttämätöntä työhakemusten käsittelemiseksi ja rekrytoinnin toteuttamiseksi. Henkilötietoja käsitellään etenkin seuraaviin käsittelyn tarkoituksiin: Työhakemusten vastaanottamiseksi Työhakemusten käsittlemiseksi ja säilyttämiseksi Yhteydenpitoon työnhakijan kanssa Työnhakijan soveltuvuuden arvioimiseksi Sopivien työtehtävien tarjoamiseksi Mahdollisen työsuhteen ehtojen määrittämiseksi. 4 Käsiteltävät henkilötietojen ryhmät Käsittelemme seuraavia käyttötarkoituksen kannalta tarpeellisia ja välttämättömiä henkilötietoja tai henkilötietojen ryhmiä: Työnhakijan perustiedot, kuten nimi, osoite, puhelinnumero, kansalaisuus, sähköpostiosoite Työnhakijan koulutustiedot, kuten tutkinto, tutkintosuunta, valmistumisvuosi, oppilaitos Työnhakijan työhistoria, kuten aikaisempi työtehtävä, työnantajan nimi, työsuhteen kesto Työnhakijat todistukset, kuten työtodistus, koulutustodistus, pätevöitymistodistus Työnhakijan käyttäytymiseen ja osaamiseen liittyvät arviointitiedot, kuten luontaisen käyttäytymisen arviointi, soveltuvuusarvioinnin tiedot 5 Säännönmukaiset tietolähteet Työnhakijoita koskevat henkilötiedot kerätään suoraan työnhakijoilta itseltään. Työnhakijoita koskevia henkilötietoja saadaan myös julkisista lähteistä sekä automaattisten menetelmien kautta, esimerkiksi henkilön tehdessä käyttäytymisen itsearvioinnin. Henkilötiedot kerätään seuraavilla tavoilla: Työnhakijalta itseltään suoraan Kempin tai Kempin palveluntarjoajan tietojärjestelmään, sähköpostitse tai mobiilisovelluksen kautta

3 3(6) Rekisterinkäsittelijän (Kempin työntekijän) tai ulkoisen palveluntarjoajan syöttäminä tietoina työnhakijan antamien tietojen perusteella Tietojärjestelmästä automaattisena tulosteena työnhakijan antamien tietojen pohjalta Työnhakijan antamina tulosteina tai muina manuaalisina aineistoina Ammatilliseen toimintaan liittyvistä yleisistä ja julkisista lähteistä, kuten Linkedin 6 Tietojen säilytysaika Säilytämme työnhakijan tietoja vain niin kauan kuin on tarpeen yllä kohdassa 3 määriteltyjen tarkoitusten toteuttamiseksi kulloinsenkin tehtävän mukaisesti. Henkilötietoja säilytetään Kempin oikeusturvan varmistamiseksi 12 kuukautta. Työnhakijan antaessa suostumuksensa siihen, että häneen voidaan olla yhteydessä rekrytointiprosessin päättymisen jälkeen, työnhakijan henkilötietoja säilytetään myös näissä tapauksissa 12 kuukautta. Työnhakijan suostumuksen voi aina peruuttaa ilmoittamalla siitä osoitteeseen gdpr@kemppi.com. Huomioi, että työnhakijan peruuttaessa suostumuksensa, poistamme työnhakijaa koskevat henkilötiedot, jonka seurauksena emme voi enää olla yhteydessä työnhakijaan. 7 Henkilötietojen käsittelijät Rekisterinpitäjän työntekijät, jotka ovat solmineet salassapitositoumuksen, voivat käsitellä henkilötietoja sovellettavan tietosuojalainsäädännön mukaisesti. Rekisterinpitäjä varmistaa, että henkilötietoja käsittelevät vain ne henkilöt, joiden työtehtävien toteuttamiseksi henkilötietojen käsittely on välttämätöntä. Muilla rekisterinpitäjän työntekijöillä tai henkilöstöllä ei ole pääsyä henkilötietoihin. Henkilötietojen käsittely on myös osittain ulkoistettu kolmansille osapuolille. Rekisterinpitäjä takaa sopimusjärjestelyin, että henkilötietoja käsittelevät kolmannet osapuolet käsittelevät henkilötietoja sovellettavan tietosuojalainsäädännön edellyttämällä tavalla ja muutoin asianmukaisesti tässä tietosuojakäytännössä esitetyllä tavalla. 8 Tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle Työnhakijan jättäessä hakemuksen tullakseen valituksi Kemppi Group Oy:n yhtiön palvelukseen Euroopan Unionin ( EU ) tai Euroopan Talousalueen ( ETA ) sisälle, työnhakijan henkilötietoja ei myöskään siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle. Työnhakijan jättäessä hakemuksen tullakseen valituksi Kemppi Group Oy:n yhtiön palvelukseen Venäjälle, Kiinaan, Intiaan tai Australiaan, työnhakijan henkilötietoja siirretään Kemppi Group Oy:n yhtiöiden sisällä valittuihin EU:n tai ETA:n ulkopuolisiin maihin työnhakijan antaman

4 4(6) suostumuksen perusteella. Työnhakijan antaman suostumuksen voi peruuttaa ilmoittamalla siitä osoitteeseen Euroopan Komissio ei ole antanut tietosuojan riittävää tasoa koskevaa päätöstä henkilötietojen siirroista Venäjälle, Kiinaan, Intiaan tai Australiaan. Työnhakijana huomioi, että edellä mainituissa maissa ei ole yhtä kattavia tai suojelevia tietosuojalakeja kuin EU:n ja ETA:n sisällä. Tietosuojan tasoon liittyvien riskien vuoksi työnhakijoita ohjeistetaan jättämään kaikki korkeamman riskin omaavat tiedot, kuten henkilötunnukset, pois työhakemuksista. Työnhakijoiden henkilötietojen siirrot EU:n tai ETA:n ulkopuolelle ovat varmistettu asianmukaisin suojatoimin nojautuen Euroopan Komission hyväksymiin vakiosopimuslausekkeisiin sekä Kemppi Group Oy:n suorittamiin riskiarvioihin ja niiden perusteella toteutettuihin turvallisuustoimenpiteisiin. Voit pyytää tietoja näistä asianmukaisista suojatoimista ottamalla yhteyttä kohdassa 2 mainittuihin yhteyshenkilöihimme. 9 Säännönmukaiset tietojen luovutukset Työnhakijoiden henkilötietoja ei luovuteta ulkopuolisille tarkoituksiin jotka eivät ole yhteensopivia tässä dokumentissa määriteltyjen tarkoitusten kanssa, poikkeuksena tilanteet, joissa henkilötietoja luovutetaan viranomaistarkoituksiin lainsäädännön edellyttämällä tavalla (esimerkiksi oikeusvaateeseen vastaamiseksi). Esimerkkejä tilanteista joissa työnhakijoiden henkilötietoja voidaan luovuttaa: Ulkoisille palveluntarjoajille käyttäessämme ulkoisia palveluntarjoajia, kuten IT- ja ohjelmistopalveluita tai työnhakijoiden soveltuvuusarviointeja suorittavia palveluntarjoajia. Takaamme sopimusjärjestelyin, että ulkoiset palveluntarjoajat käsittelevät henkilötietoja sovellettavan tietosuojalainsäädännön edellyttämällä tavalla ja muutoin asianmukaisesti tässä tietosuojakäytännössä esitetyllä tavalla. Kemppi Group Oy:n yhtiöille työnhakijan hakiessa Kemppi Group Oy:n yhtiöön, henkilötietoja voidaan luovuttaa tarkoituksiin jotka ovat määritelty tässä tietosuojaselosteessa. Luovutukset Kemppi Group Oy:n yhtiöille EU:n tai ETA:n ulkopuolelle tapahtuvat kohdan 8 mukaisesti.

5 5(6) 10 Automaattinen päätöksenteko ja profilointi Työnhakijan soveltuvuuden arvioimiseksi voimme käyttää profilointia ja automaattista päätöksentekoa. Työnhakijan soveltuvuuden arvioimisen perusteena on soveltuvan työnhakijan löytäminen ja palkkaaminen Kemppi Group Oy:öön. 11 Rekisteröityjen oikeudet Rekisteröidyillä on sovellettavan tietosuojalainsäädännön mukaisesti seuraavia oikeuksia: Oikeus tarkistaa tiedot Työnhakijalla on oikeus tarkastaa, mitä häntä koskevia tietoja rekrytointiprosessissa on tallennettu ja saada kopio tiedoista. Kempin rekrytointijärjestelmän osalta työnhakijalla on mahdollisuus tarkastaa itse järjestelmään tallennetut henkilötiedot. Muiden henkilötietojen osalta työnhakijan tulee tehdä tarkastuspyyntö ja määritellä mitä henkilötietoja pyyntö koskee: CV- ja hakemustiedot Soveltuvuus- ja itsearviointitiedot Muut tiedot (työnhakijan yksilöitävä tarkastuspyynnössä) Tarkastuspyyntö tulee esittää sähköpostitse osoitteeseen Oikeus tietojen korjaamiseen tai tiedon käsittelyn rajoittamiseen Rekisterinpitäjä huolehtii parhaan kykynsä mukaisesti siitä, että rekisteröityjä koskevat henkilötiedot pysyvät ajantasaisina ja oikeellisina. Rekisterinpitäjä oikaisee, poistaa tai täydentää virheellisen, tarpeettoman, puutteellisen tai vanhentuneen henkilötiedon oma-aloitteisesti tai rekisteröidyn vaatimuksesta. Rekisteröity on kuitenkin itse vastuussa antamiensa tietojen oikeellisuudesta. Rekisteröidyn vastuulla on myös ilmoittaa, mikäli hänen antamissaan tiedoissa tapahtuu muutoksia. Rekisteröidyllä on oikeus myös vaatia rekisterinpitäjältä tiedon käsittelyn rajaamista. Työnhakijana huomioi, että mikäli vaadit tietojen käsittelyn rajaamista, Kemppi Group Oy ei välttämättä pysty käsittelemään työhakemusta. Tietojensa korjaamiseksi työntekijän suositellaan ottavan yhteyttä rekisterinpitäjän tässä tietosuojakäytännössä määriteltyyn yhteyshenkilöön. Oikeus vastustaa tietojen käsittelyä ja vaatia tietojen poistamista Työnhakijan vastustaessa tietojen käsittelyä tai vaatiessa tietojen poistamista ei Kemppi Group Oy voi käsitellä työnhakijan työhakemusta.

6 6(6) Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen Työnhakijalla on oikeus vaatia rekisterinpitäjää siirtämään hänen tietonsa yleisesti käytössä olevassa siirtomuodossa hänelle itselleen tai toiselle rekisterinpitäjälle vain niiltä osin, kun työnhakija on itse antanut tietonsa suoraan rekrytointijärjestelmään. Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle Jos rekisteröity katsoo, että hänen oikeuksiaan on rikottu, hän voi tehdä asiasta valituksen tietosuojaviranomaiselle Euroopan Unionin alueella. Suomessa valvovana viranomaisena toimii tietosuojavirasto. Lista kansallisista tietosuojaviranomaisista yhteystietoineen EU:n ja ETA:n sisällä: 12 Henkilötietojen suojauksen periaatteet Työnhakijaa koskevat manuaaliset aineistot säilytetään lukituissa tiloissa, joihin pääsy on vain henkilöillä, joiden on välttämätöntä päästä tietoihin omien työtehtäviensä hoitamiseksi. Digitaalisesti tallennetut ja käsiteltävät tiedot ovat tietokannoissa, jotka ovat palomuurein, salasanoin ja muiden teknisten keinojen avulla suojattuja. Tietokannat ovat lukituissa tiloissa, joihin pääsy on rajoitettu vain sellaisiin henkilöihin, joilla on työtehtäviensä perusteella tarve käyttää tietoja. Lisäksi jokainen henkilötietoja käsittelevä Kempin työntekijä tai ulkoinen henkilötietojen käsittelijä on solminut salassapitositoumuksen. Henkilötietojen käsittelyn oikeellisuutta ja tämän tietosuojakäytänteen mukaista käsittelyä seurataan myös lokitiedostojen hallinnan avulla. 13 Muutokset tietosuojakäytäntöön Rekisterinpitäjä voi tehdä muutoksia tähän tietosuojakäytäntöön ja siihen liittyviin tietoihin. On suositeltavaa, että työntekijä käy katsomassa tätä tietosuojakäytäntöä osoitteessa säännöllisesti saadakseen tiedon siihen mahdollisesti tehdyistä muutoksista.