ESITYSLISTA N:o 5/2011 Kirkkoneuvosto PÖYTÄKIRJA Sivu 1(21) 113 KOKOUSAIKA KOKOUSPAIKKA SAAPUVILLA OLLEET JÄSENET Keskiviikko 18.5.2011 klo 17.15 19.35 Seurakuntakeskus, kokoussali, Hämeenkatu 16 Järvinen Ilkka Haapamäki Aila Heimonen Taisto Hintikka Esa Huuskonen Reijo Kaipainen Risto Karhunen Tuula Karppinen Hannele Kiuttu Pekka Orenius Marja Rantala Kyllikki Salonen Jasmina Virtanen Marja-Leena Paananen Eeva-Liisa puheenjohtaja varajäsen poissa MUUT SAAPUVILLA OLLEET Helttunen Pentti Ala-Paavola Sinikka Lätti Jouni Marjamäki Ritva Ersta Jorma ASIAT 135 156 ALLEKIRJOITUS Puheenjohtaja KV:n puheenjohtaja KV:n varapuheenjohtaja talousjohtaja hallintosihteeri tiedottaja 139 Pöytäkirjanpitäjä PÖYTÄKIRJA ON TARKASTETTU Ilkka Järvinen Hyvinkäällä 25.5.2011 Allekirjoitukset Ritva Marjamäki Pekka Kiuttu Kyllikki Rantala
Kirkkoneuvosto 18.5.2011 2 114 Kokouksen asialista 135. Kokouksen avaus 136. Kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus 137. Pöytäkirjan tarkastaminen ja nähtävillä pitäminen 138. Kokousasioiden käsittelyjärjestyksen hyväksyminen 139. Seurakunnan tunnus ja graafinen ohjeistus 140. Espoon hiippakunnan piispan maallikkovalitsijoiden vaali varajäsenten valinta 141. Seurakunnan edustaja 24 Turvallista Tuntia Hyvinkäällä neuvottelukuntaan kaudeksi 2011-2012 142. Lähetysjärjestöjen nimikkosopimussummien yhtenäistäminen 143. Sääksin leirikeskuksen kappelihankkeen viides työmaakokous 144. Osavuosiraportti 1/2011: tavoitteiden ja talousarvion toteutuminen 1.1. 30.4.2011 145. Hyvinkään kaupungin ja seurakunnan välinen iltapäivätoiminnan avustussopimus 146. Tilintarkastajien tarkastuspöytäkirja kirkkoneuvostolle 147. Tilintarkastuskertomus ja vastuuvapauden myöntäminen 148. Kirkon talous- ja henkilöstöhallinnon palvelukeskuksen asiakkaaksi liittymisvuosi 149. Hankintayhteistyösopimus kirkkohallituksen ja KL-Kuntahankintojen kanssa 150. Kirkkovaltuustossa 25.5.2011 käsiteltävät asiat 151. Kirkkohallituksen ja kirkon työmarkkinalaitoksen yleiskirjeet 152. Kirkkoherran ja talousjohtajan päätösluetteloiden asiat 153. Edustaja Suomen Lähetysseuran vuosikokoukseen 154. Vierailu Pyhän Mikaelin seurakunnassa lokakuussa 2011 155. Muita asioita 156. Valitusosoitus ja kokouksen päättäminen
Kirkkoneuvosto 18.5..2011 3 115 135 Kokouksen avaus Alkuvirren 574 ja hartauden jälkeen puheenjohtaja avasi kokouksen. 136 Kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus Esityslista on toimitettu jäsenille 13.5.2011. Kokous todetaan KJ 9:1 :n ja KL 7:4 :n mukaisesti lailliseksi ja päätösvaltaiseksi. Kokous todettiin lailliseksi ja päätösvaltaiseksi. 137 Pöytäkirjan tarkastaminen ja nähtävillä pitäminen Pöytäkirjantarkastajiksi valitaan Pekka Kiuttu ja Kyllikki Rantala. Pöytäkirja tarkastetaan kirkkoherranvirastossa keskiviikkona 25.5.2011. Tarkastettu pöytäkirja pidetään nähtävillä kirkkoherranvirastossa 26.5. 8.6.2011 viraston aukioloaikana. Ilmoitus pöytäkirjan nähtävillä pitämisestä on seurakunnan virallisella ilmoitustaululla 26.5. 3.6.2011. Ehdotus hyväksyttiin. 138 Kokousasioiden käsittelyjärjestyksen hyväksyminen Esityslista hyväksytään kokousasioiden käsittelyjärjestykseksi. Esityslista hyväksyttiin kokousasioiden käsittelyjärjestykseksi lisättynä lisäesityslistan asioilla: 1. Edustajan valinta Suomen Lähetysseuran vuosikokoukseen 2. Vierailu Pyhän Mikaelin seurakunnassa lokakuussa 2011
Kirkkoneuvosto 18.5.2011 4 116 139 Seurakunnan tunnus ja graafinen ohjeistus Viestintätoimikunta on kokouksessaan 12.4.2011 käsitellyt seurakunnan tunnusta ja graafista ohjeistusta seuraavasti: Seurakunnalla on tarve saada graafinen ohjeistus. Tällä hetkellä seurakunnasta ulospäin toimitettu kirje- ym. materiaali on kirjavaa ja vaihtelee työaloittain. Graafinen ohjeistus tuo seurakunnalle yhtenäisen yhteisöilmeen, joka näkyy esitteissä, julisteissa, ilmoituksissa, kirjeissä ja lomakkeissa yms. Yhteisö-ilmeessä tunnuksella (logolla) on suuri merkitys ja yleensä graafisen ohjeis-tuksen teko aloitetaankin juuri tunnuksesta. Joskus olemassa olevaa tunnusta muokataan paremmin nykyhetkeä vastaavaksi tai se korvataan kokonaan uudella tunnuksella. Vuosien 2008 2009 aikana seurakunnan viestintä kehitteli jyväskyläläisen MediaCabinetin kanssa uutta tunnusta, mutta se ei saanut vastakaikua päättäjien keskuudessa. Asiaan päätettiin palata uudestaan myöhemmin. Koska graafisen ohjeistuksen tarve edelleen on ilmeinen, seurakunnan viestintä on lähtenyt etsimään uusia vaihtoehtoja ja näkökulmia paikallisen mainostoimiston kanssa. Mainostoimisto IntroDesign on suunnitellut neljä erilaista vaihtoehtoista tunnusta, joista voidaan joko valita pari edelleen kehitettäväksi tai tehdä muu päätös asian eteenpäin viemiseksi. AD Pia Pirhonen esittelee viestintätoimikunnalle kokouksessa tunnusvaihtoehtoja ja kertoo graafisesta ohjeistuksesta. Kokouksessaan 12.4.2011 viestintätoimikunta päätti yksimielisesti, että IntroDesignin edustaja ja seurakunnan tiedottaja vielä hiovat ja viimeistelevät tunnusluonnosta Kolmiokirkko ja toimikunta tulee kokouksessaan 3.5.2011 käsittelemään viimeistellyt ehdotukset, jotka esitetään kirkkoneuvostolle. Viestintätoimikunta näki Kolmiokirkko tunnuksen hyvinä puolina tunnistettavuuden Hyvinkään kirkon kanssa, miellyttävän värityksen, sopivan epäsymmetrisyyden ja toimivuuden pienessä koossa painettuna ja internetverkossa. Kokouksessaan 3.5.2011 viestintätoimikunta päätti yksimielisesti esittää kirkkoneuvostolle viimeisteltyä Kolmiokirkko -tunnusta seurakunnan uudeksi tunnukseksi, liite 1. Tiedottaja Jorma Ersta ja IntroDesingin AD Pia Pirhonen esittelevät asiaa kirkkoneuvoston kokouksessa. Hyväksytään seurakunnan uudeksi tunnukseksi viestintätoimikunnan esityksen mukaisesti Kolmiokirkko tunnus. Tiedottaja Jorma Erstan ja IntroDesignin AD Pia Pirhosen suorittaman esittelyn ja keskustelun jälkeen kirkkoneuvosto hyväksyi ehdotuksen.
Kirkkoneuvosto 18.5.2011 5 117 140 Espoon hiippakunnan piispan maallikkovalitsijoiden vaali varajäsenten valinta Kirkkoneuvosto päätti kokouksessaan 27.4.2011 esittää kirkkovaltuustolle, että kirkkovaltuusto valitsee 25 maallikkovalitsijaa Espoon hiippakunnan piispanvaaliin. Tuomiokapituli on istunnossaan 14.4.2011 määrännyt Espoon hiippakunnan piispanvaalin toimitettavaksi siten, että ensimmäinen vaalipäivä on 4.11.2011 klo 10 ja tarvittaessa toinen vaalipäivä on 18.11.2011 klo 10. Samalla on alustavasti kaavailtu, että ehdokasasettelu alkaa 13.7.2011 ja päättyy 13.9.2011 klo 16.00. Äänestys toimitetaan kussakin rovastikunnassa samanaikaisesti koko hiippakunnassa lääninrovastin puheenjohdolla. Maallikkovalitsijaksi valinta on seurakunnan luottamustoimi, joka on sidottu vaalikelpoisuuteen. Mikäli maallikkovalitsija menettää vaalikelpoisuutensa seurakunnan luottamustoimiin esim. muuton vuoksi, hän menettää myös paikkansa maallikkovalitsijana. KL 18 luvussa ei ole säännöstä maallikkovalitsijoille valittavista varahenkilöistä, joita ei tarvita, koska äänestää voi myös postitse. Lisäksi jos maallikkovalitsijaksi valittu menettää äänioikeuden, seurakunta voi valita uuden valitsijan hänen sijaansa. Edellä olevan kirkkolain säännöksen mukaisesti kirkkoneuvosto päätti esittää kirkkovaltuustolle ainoastaan 25 varsinaisen maallikkoedustajan valitsemista. Kirkkoneuvoston kokouksen jälkeen Espoon hiippakunnan tuomiokapitulin lakimiesasessori Pekka Leino on lähettänyt kirkkoherroille kirjeen, jossa hän toteaa, että saattaisi olla syytä erityisesti seurakunnissa, joissa kirkkovaltuusto valitsee maallikkoedustajat, valita myös muutama varajäsen, koska kirkkovaltuustot kokoontuvat harvoin ja varajäsentä mahdollisesti tarvittaessa, ei olisi enää mahdollista pitää uutta kirkkovaltuuston kokousta. Esitetään kirkkovaltuustolle edellisessä kokouksessa 27.4.2011 tehdyn esityksen (25 maallikkovalitsijaa) lisäksi neljän varajäsenen valitsemista Espoon hiippakunnan piispan maallikkovalitsijoiden vaalissa. Ehdotus hyväksyttiin.
Kirkkoneuvosto 18.5.2011 6 118 141 Seurakunnan edustaja 24 turvallista tuntia Hyvinkäällä neuvottelukuntaan kaudeksi 2011 2012 Kaupunginhallitus on kokouksessaan 9.5.2011 nimennyt jäsenet 24 Turvallista Tuntia Hyvinkäällä neuvottelukuntaan. Jäseniä ovat kaupunginhallituksen edustajan lisäksi lautakuntien puheenjohtajat, kaupunginjohtaja, liiketoimintajohtaja, toimialajohtajat ja turvallisuuspäällikkö. Lisäksi kaupunginhallitus päätti pyytää neuvottelukunnan jäseniksi seurakunnan edustajan, poliisipäällikön, palopäällikön sekä Aamupostin, Laurean, Hyria koulutus Oy:n sekä Hyvinkään sairaalan edustajat. Kaupunginjohtaja kutsuu lisäksi neuvottelukuntaan elinkeinoelämän edustajia. Kirkkoherran Ilkka Järvinen on ollut seurakunnan edustajana ja neuvottelukunnan varapuheenjohtajan vuosina 2009 2010. Neuvottelukunnan puheenjohtajaksi kaupunginhallitus on valinnut kaupunginvaltuuston puheenjohtajan Annika Kokon. Kirkkoneuvosto nimeää seurakunnan edustajan 24 Turvallista Tuntia Hyvinkäällä neuvottelukuntaan kaudeksi 2011 2012. Taisto Heimosen esityksestä Hyvinkään seurakunnan edustajaksi 24 Turvallista Tuntia Hyvinkäällä neuvottelukuntaan nimettiin kirkkoherra Ilkka Järvinen kaudeksi 2011 2012.
Kirkkoneuvosto 18.5.2011 7 119 142 Lähetysjärjestöjen nimikkosopimussummien yhtenäistäminen Julistusjohtokunta on kokouksessaan 31.3.2011 esittänyt kirkkoneuvostolle, että kirkkoneuvosto päivittäisi seurakunnan nimikkosopimusten summat. Julistusjohtokunta on käsittelyt asiaa kokouksessaan 31.3.2011 seuraavasti: Hyvinkään seurakunnan nimikkosopimussummia ei ole tarkasteltu sopimusten solmimisen jälkeen. Näyttäisi siltä että sopimussummien markkamääräiset summat on muutettu euroiksi ja siksi summat ovat hyvin erilaisia. Julistusjohtokunta päätti sopimussummien yhtenäistämisestä vuonna 2009 seuraavasti (60 ): Jotta tasa-arvoisuus lähetysjärjestöjen ja lähettien kesken toteutuisi, päätettiin, että tulevaisuudessa lähetin sopimussumma on vastaisuudessa 10 000, lähettipariskunnan/-perheen sopimussumma 15 000 ja nimikkokohteen summa on 5 000 Näyttää siltä että nimikkosopimuksissa on tulossa isoja muutoksia viimeistään vuonna 2012 lähettisopimusten päättymisten ja eläkkeelle siirtymisten johdosta. Koska sopimussummat ovat hyvin erilaisia, nimikkosopimusten summien yhtenäistäminen olisi tärkeää mm. tasapuolisuuden takia. Nimikkosopimussummia pyöristäessä on otettu huomioon vuoden 2009 johtokunnan päätös sekä se, että lähetysjärjestöjen saama osuus on vähintään yhtä suuri eikä yksittäisiä nimikkosopimussummia ole merkittävästi pienennetty. Julistusjohtokunta ehdottaa kokouksessaan 31.3.2011, että kirkkoneuvosto päivittäisi nimikkosopimussopimusten summat liitteen 2 mukaisesti. Päivitetään nimikkosopimusten tavoitesummat liitteenä 2 olevan julistusjohtokunnan esityksen mukaisesti. Keskustelun jälkeen kirkkoneuvosto yhtyi julistusjohtokunnan esitykseen nimikkosopimusten tavoitesummien päivittämisestä liitteen mukaisesti. Kirkkoneuvosto kirjasi lisäksi toiveenaan ja tiedoksi lähetyssihteerille, että lähettien vieraillessa Hyvinkäällä, kirkkoneuvosto mielellään tapaisi lähettejä mahdollisuuksien mukaan ja kuulisi terveisiä lähetyskentiltä.
Kirkkoneuvosto 18.5.2011 8 120 143 Sääksin leirikeskuksen kappelihankkeen viides työmaakokous (Halme) Sääksin kappelin rakentamisesta on pidetty neljäs työmaakokous, josta pöytäkirja on ohessa liitteenä 3. Merkitään työmaapöytäkirja tiedoksi. Työmaapöytäkirja merkittiin tiedoksi. 144 Osavuosiraportti 1/2011: tavoitteiden ja talousarvion toteutuminen 1.1. 30.4.2011 (Lätti) Kirkkoneuvosto päätti 26.1.2011 37, että sille toimitetaan kolmannesvuosittain osavuosiraportti (tavoitteiden ja talousarvion toteutumisraportti). Vuoden 2011 ensimmäinen osavuosiraportti tammi - huhtikuulta on liitteessä 4. Merkitään osavuosiraportti 1/2011 tiedoksi. Keskustelun jälkeen osavuosiraportti 1/2011 merkittiin tiedoksi. 145 Hyvinkään kaupungin ja seurakunnan välinen iltapäivätoiminnan avustussopimus (Lätti) Kunta voi järjestää aamu- ja iltapäivätoimintaa itse tai yhdessä muiden kuntien kanssa tai hankkia palvelut muulta julkiselta (esimerkiksi seurakunnalta) tai yksityiseltä palvelujen tuottajalta. Hyvinkään kaupunki on maksanut elokuusta 2004 alkaen seurakunnalle avustusta koululaisten iltapäivätoiminnan järjestämisestä. Avustuksen suuruus on sidottu valtionosuuteen, joka perustuu lakiin aamu- ja iltapäivätoiminnan järjestämisestä. Johtava lapsityönohjaaja Terhi Makkonen on neuvotellut kaupungin opetustoimen edustajien kanssa jatkosopimuksesta tulevalle talvikaudelle (sopimusluonnos, liite 5). Sopimuksen asiasisältö vastaa pitkälti aikaisempien vuosien sopimusta.
Kirkkoneuvosto 18.5.2011 9 121 Avustusperusteena sovelletaan syyskauden alun ilmoittautumistilanteen mukaista todellista lapsimäärää (ilmoittautuneita 173, 235 vuonna 2010 ja 205 vuonna 209) kaavamaisesti kaikkien kuukausien osalta. Korvaus on edelleen 51,17 euroa/euroa/lapsi/kuukausi. Myös kevätkauden 2011 avustussumma on vähintään 51,17 euroa/lapsi /kuukausi. Todellinen avustussumma neuvotellaan 31.12.2011 mennessä. Kuukausikorvaus on yhteensä 8.852,41 euroa. Talousarvion 2011 mukaan kaupungin avustus kattaa vain 12,6 % iltapäivätoiminnan omakustannusarvon mukaan lasketuista kustannuksista, asiakasmaksut (kerhomaksut) 11,7 % ja loput 75,7 % rahoitetaan kirkollisverovaroin. Hyväksytään avustussopimus (liite 5). Kirkkoneuvoston hyväksyi avustussopimuksen liitteen mukaisena. 146 Tilintarkastajien tarkastuspöytäkirja kirkkoneuvostolle (Lätti) Tilintarkastajat ovat jättäneet 5.5.2011 kirkkoneuvostolle erillisen tarkastuspöytäkirjan vuoden 2010 tilintarkastuksen yhteydessä tekemistään havainnoista (liite 6). Havaintojen perusteella esitetään suoritettavaksi seuraavat toimenpiteet: Merkitään tilintarkastajien tarkastuspöytäkirja tiedoksi. Tilintarkastajien havaintojen perusteella tehdään ja on jo osin aiemmin tehty seuraavat toimenpiteet: 1. Seurakunnan uusittavana olevassa strategiassa otetaan kantaa talouden pidemmän aikavälin kokonaistilanteeseen ja investointisuunnitelmiin. Vuosittain laadittavan talousarvion yhteydessä arvioidaan talousnäkymiä ja tasapainotetaan taloutta tarvittavalla tavalla. 2. Selvitetään, onko pitopalvelun taloudesta perusteltua laatia liitetietoihin erillinen tuloslaskelma, koska taloustilanteesta on jo oma laskelmansa toimintakertomuksen yhteydessä. Pitopalvelun tuloskehitys on alkuvuonna 2011 ollut olennaisesti vuotta 2010 parempi erilaisten kehittämistoimenpiteiden vuoksi (mm. hinnoittelutarkistukset, tuotepakettien lisääminen ja kulutarkistukset) ja vuoden 2011 taloudellinen tulostavoite saavutettaneen. 3. Tavoiteasetannan periaatteet (mm. valtuustotason tavoitteiden määrän vähentäminen ja keskittyminen keskeisiin tavoitteisiin) käydään läpi kesäkuussa, kun kirkkoneuvosto antaa ohjeet vuosien 2012-2014 toimintaja taloussuunnitelmien sekä vuoden 2012 talousarvion laadinnasta.
Kirkkoneuvosto 18.5.2011 10 122 4. Hautainhoitorahaston vuositulos tasapainotetaan vuoden 2012 talousarviossa, kuten vuoden 2011 tavoitteisiin on kirjattu. Hoitorahaston alikatteisuuden kehitystä seurataan vuosittain toimintakertomuksen laadinnan yhteydessä. Pidemmällä aikavälillä entisten ainaishoitosopimusten jatkoaikojen päättyminen ja 50 vuotishoitosopimusten loppuminen tervehdyttävät hoitorahaston taloutta ja vähentävät alikatteisuutta. 5. Riskienhallinnan toteutumisesta on toimintakertomuksen kohdassa 1.2. kirkkoneuvoston hyväksymä kuvaus. Tilintarkastajien toivomuksen sisältö siitä, että kirkkoneuvosto itse arvioisin sisäisen valvonnan toimivuutta sekä toimintaan liittyviä riskejä, selvitetään tarkemmin uuden tilintarkastajan kanssa. 6. Liittymismaksuista kootaan yhtenäinen luettelo vuoden 2011 aikana. Selvityksen tulosten perusteella arvioidaan uuden tilintarkastajan kanssa, onko perusteltua tehdä taseeseen pääomien kirjaustarkistuksia. 7. Liitetietoja täsmennetään ja niiden lisäämisestä keskustellaan myös uuden tilintarkastajan kanssa laadittaessa vuoden 2011 tilinpäätöstä. 8. Tilinpäätöksen inventaarion puuttuva nimikirjoitus on hankittu. 9. Hautainhoitorahaston varat pidetään nykykäytännön mukaan edelleen yhdessä seurakunnan muiden rahavarojen kanssa, jolloin sijoitustoimenpiteet voidaan tehdä suurempina kokonaisuuksina. 10. Liitetietoihin tehdään jatkossa hautainhoitorahaston tase ja tuloslaskelma yleisesti käytössä oleviin kaavoihin (tase ja tuloslaskelma tehdään jo nykyisinkin em. tavalla kirkkohallitukselle toimitettaviin hautainhoitorahaston A8-tilastotietoihin). Talousjohtajan suorittaman esittelyn jälkeen kirkkoneuvosto merkitsi tilintarkastajien tarkastuspöytäkirjan kirkkoneuvostolle tiedoksi.
Kirkkoneuvosto 18.5.2011 11 123 147 Tilintarkastuskertomus ja vastuuvapauden myöntäminen (Lätti) Seurakunnan tilintarkastajat ovat 5.5.2011 antaneet tilintarkastuskertomuksen seurakunnan vuoden 2010 hallinnosta ja taloudenpidosta (erillinen liite). Alkuperäinen tilintarkastuskertomus säilytetään arkistossa III Ffe:1. Tilintarkastajat esittävät 1) tilinpäätöksen hyväksymistä 2) vastuuvapauden myöntämistä seurakunnan hallintoa ja taloutta hoitaneille tilivelvollisille tilikaudelta 1.1. 31.12.2010. Kirkkoneuvosto määritteli kokouksessaan 15.12.2010 tilivelvollisiksi kirkkolain 15 luvun 5 :n kohtien 1 3 perusteella: - kirkkoneuvoston ja johtokuntien jäsenet ja esittelijät sekä - seuraavat viranhaltijat: kirkkoherra, vastuukappalaiset, rippikoulupastori, aluetyöstä vastaava pastori, johtava kanttori, johtava lapsityönohjaaja, nuorisosihteeri, diakoniasihteeri, johtava sairaalasielunhoitaja, johtava perheneuvoja, tiedottaja, hallintosihteeri, talousjohtaja, hautaustoimen päällikkö ja kiinteistöpäällikkö. Esitetään kirkkovaltuustolle, että se 1) merkitsee tilintarkastuskertomuksen vuodelta 2010 tiedoksi 2) käsittelee vastuuvapauden myöntämisen tilivelvollisille tilikaudelta 1.1. - 31.12.2010. Ehdotus hyväksyttiin.
Kirkkoneuvosto 18.5.2011 12 124 148 Kirkon talous- ja henkilöstöhallinnon palvelukeskuksen asiakkaaksi liittymisvuosi (Lätti) Palvelukeskuksen perustaminen ja käynnistäminen Kirkon henkilöstö- ja taloushallinnon palvelukeskuksen (HeTa) pääpaikaksi on kirkkohallituksen täysistunnossa valittu Oulu ja sivupisteiksi Lahti ja Kuopio. Ruotsinkielinen sivupiste on Porvoossa. Pilottiseurakunnat on nimetty Oulun lähiympäristöstä. Palvelukeskuksen toiminnan on määrä alkaa vuonna 2012 ja seurakuntien siirtymäaika jatkuu tämänhetkisen tiedon mukaan vuoteen 2017. Seurakunnille on tehty kysely siitä, mikä olisi seurakunnan näkökulmasta paras ajankohta liittyä palvelukeskuksen asiakkaaksi (liite 7). Seurakunnilta pyydettiin lausunnot kirkon oman talous- ja henkilöstöhallinnon palvelukeskuksen perustamisesta vuonna 2009. Seurakunnan tuolloin antama lausunto on erillisenä liitteenä ( 210, 19.8.2009). Tuolloin Hyvinkään seurakunnasta ilmoitettiin, että emme ole halukkaita toimimaan pilottina. Tuolloin kirjattiin lausunnon esittelyyn myös seuraava henkilökunnan näkemystä kuvaava kannanotto: Jos hanke toteutetaan, henkilökunnan mielestä Hyvinkään tulisi olla viimeisten mukaan tulevien seurakuntien joukossa. Pilottiseurakunnaksi ryhtyminen ei ole perusteltua mm. henkilökuntarakenne huomioon ottaen. Seurakunnan menossa olevia hankkeita Hyvinkään seurakunnassa on parhaillaan menossa muun muassa harkinnanvaraisen palkanosan (hava) käyttöönotto pilottiseurakuntana, Kirjuri jäsentietojärjestelmän käyttöönotto, Kehä-IT:n alueyhteistyön rakentaminen sekä seurakuntatyön pilottihanke, jotka kuormittavat hallintoa ja työntekijöitä erityisesti vuosina 2011-2012 ja osin vielä 2013. Talous- ja henkilöstöhallinnan palvelutoimittajan ja sovellusten tilanne Talous- ja henkilöstöhallinnossa seurakunnalla on toimivat järjestelmät ja käytännöt. Taloushallinnossa ajankohtaisia yleisiä kehittämishankkeita ovat sähköisen talous- ja henkilöstöhallinnon edistäminen (erityisesti sähköinen ostolaskujen vastaanotto ja kierrätys sekä laskujen lähettäminen sähköisesti). Uusien sovellusten nopeaa käyttöönottoa tältä osin puoltaa yhteiskunnassa menossa oleva nopea sähköisen taloushallinnon yleistyminen (esimerkiksi jotkut valtakunnalliset yritykset ilmoittavat jo, etteivät ne ota enää manuaalisia laskuja vastaan). Toisaalta nykyiseen järjestelmään voidaan myös hankkia sähköisen käsittelyn ominaisuus, minkä käyttöönottokustannus olisi noin 10 15.000 euroa. Tällöin organisaatio tottuisi uusiin työtapoihin jo ennen siirtymistä kokonaan uuteen sovellusympäristöön ja palvelukeskustoimintaympäristöön. Henkilöstöhallinnon uusissa sovelluksissa on myös nykyistä pidemmälle viety sähköinen tiedonsiirto (perustietojen käsittely ja hyväksyminen, erilaisten henkilöstöhallinnollisten työprosessien hoito).
Kirkkoneuvosto 18.5.2011 13 125 Seurakunnan nykyinen Status -järjestelmä jää palvelukeskuksen asiakkaaksi siirtymisen jälkeenkin edelleen hautaustoimen ja seurakuntatyötä tukevien sovellusten käyttöön (mm. diakonia). Tällöin sovelluskokonaisuuden ja sovellusosaamisen kannalta ei ole erityisiä paineita siirtyä uuteen tietojärjestelmään; käytössä olevien järjestelmien määrän ja hallinnan sekä osaamistarpeen kannalta on pikemminkin etua siitä, että siirtoa lykätään. Kirkkohallitus ei ole tämän hetken tietojen mukaan hankkimassa uusia hautaustoimen eikä seurakuntatyön tietojärjestelmiä, jotka olisi integroitu uusiin taloushallinnon tai jäsentietojärjestelmän sovelluksiin. Oletettavaa kuitenkin on, että hautaustoimen ja diakonian ohjelmistot tullaan jossain vaiheessa yhtenäistämään koko kirkon tasolla ja integroimaan uuden jäsentietojärjestelmän (Kirjuri) sekä taloushallinnon sovelluksen kanssa. Seurakunnalle talous- ja henkilöstöhallinnon tietohallintopalveluja toimittava Rauhala Yhtiöt Oy on ilmoittanut, että he ylläpitävät muutosvaiheessa seurakuntien palveluja ja tukea ja että nykyisten sovellusten tuotekehitystyö jatkuu jo toimittajan nykyisten sitoumusten mukaan vähintään seurakuntien ylimenokauden ajan (Status/Sonet ohjelmisto, sovelluksen valmistaja Logica Oy). Osa nykyisistä seurakuntien sovelluksista jää käyttöön edelleen vuoden 2017 jälkeenkin. Seurakunnat voivat luottavaisin mielin valita oman siirtymisaikansa joko heti tai viimeisten joukossa mm. henkilöstötilanteensa huomioon ottaen. Henkilöstönäkökulma Taloustoimiston eläkkeelle jääneen kassanhoitajan tehtävänimike muutettiin toimistosihteeriksi ja tilalle palkattiin määräaikainen henkilö vuoden 2012 loppuun. Seuraavat eläkkeellesiirtymiset tapahtunevat aikaisintaan noin viiden vuoden päästä, eivätkä kohdistu silloinkaan talous- ja palkanlaskentatehtäviä ensi sijassa hoitaviin henkilöihin. Henkilökunnan näkökulmasta on ollut esillä, että palvelukeskukseen siirtyminen olisi hyvä jättää vuosiin 2015-2017. Hieman nopeampaa aikataulua puoltaa se, että päästäisiin uuden sovelluskokonaisuuden ja siihen liittyvien ominaisuuksien hyödyntämiseen aikaisemmin. Mahdollisimman myöhäistä siirtymää puoltaa nykyinen henkilökuntarakenne olettaen, että ei tapahdu työpaikan vaihdoksia tai ennakoitua nopeampaa eläkkeelle siirtymistä. Taloustarkastelu Vuonna 2009 kirkkohallitukselle annetussa lausunnossa arvioitiin, että seurakunnan kulut säilyisivät suunnilleen ennallaan, mikäli palvelukeskus toteutettaisiin. Palvelukeskus on saanut myöhemmin arvonlisäverovapautuksen, joten sen perusteella palvelukeskusvaihtoehto olisi vuoden 2009 laskelmilla noin 10-15.000 euroa edullisempi (edellyttäen, että henkilöstö voitaisiin sopeuttaa laskelmien oletusten mukaiseksi eli vähentää työpanosta noin kahdella työvuodella). Laskelmat ovat monien olettamusten vuoksi vain
Kirkkoneuvosto 18.5.2011 14 126 suuntaa antavia ja niitä ei ole voitu tarkentaa kirkkohallituksen palvelukeskuksesta laatimien loppuraporttien perusteella, joten niihin tulee suhtautua varsin varauksellisesti. Kysymykseksi jää, onko oletettu noin 2 työvuoden työpanossäästö mahdollinen ja miten se on käytännössä mahdollista toteuttaa siten, että riittävä paikallinen osaaminen, sijaistaminen ja tuki säilyy. Vaihtoehdot A. Liitytään palvelukeskuksen asiakkaaksi siinä vaiheessa, kun voidaan olettaa palvelukeskuksen toiminnan vakiintuneen eli vuosien 2014 tai 2015 aikana. B. Liitytään palvelukeskuksen asiakkaaksi mahdollisimman myöhään hyödyntäen nykyistä toimivaa sovelluskokonaisuutta ja toimittajayhteistyötä mahdollisimman pitkään eli vuosien 2016 tai 2017 aikana. Ilmoitetaan kirkkohallitukselle, että Hyvinkään seurakunnalle sopivin palvelukeskuksen käyttäjäksi siirtymisvuosi on 2016. Ehdotus hyväksyttiin. 149 Hankintayhteistyösopimus kirkkohallituksen ja KL-Kuntahankintojen kanssa (Lätti) Kirkkohallitus on marraskuussa 2009 sopinut hankintayhteistyösopimuksen KL-Kuntahankinnat Oy:n kanssa, johon myös seurakunnat voivat liittyä Liite 8, Kirkkohallituksen yleiskirje Nro 44/2009, 24.11.2009 Liite 9, Sopimus hankintayhteistyöstä (raamisopimus) sekä sitoumusvaltakirjan yleinen malli Hyvinkään seurakunnan on perusteltua tehdä sopimus ko. hankintayhteistyöstä ja soveltaa sitä tarpeen mukaan erilaisissa hankinnoissa. Yhteistyön etuina ovat hankintoihin tarvittavan hallinnollisen työn vähentyminen, saatava hankintaosaaminen sekä suuremman kilpailutuksen kautta tulevat edullisemmat hinnat. Parhaillaan on menossa kilpailutuksen valmistelu polttoaineista (10) ja elintarvikkeista (liite 11). Tehdään sopimus hankintayhteistyöstä kirkkohallituksen ja KL-Kuntahankinnat Oy:n kanssa (raamisopimuksen mukaisesti, liite 9).
Kirkkoneuvosto 18.5.2011 15 127 Hankintaan polttoaineiden säiliötoimituksen KL-Kuntahankintojen kautta liitteen 10 mukaisin menettelyin sopimuskaudelle 1.9.2011 30.9.2013 ja lähetetään asiaa koskeva valtakirja kirkkohallitukselle tarkennetun aikataulun mukaisesti viimeistään 20.5.2011. Ehdotus hyväksyttiin. 150 Kirkkovaltuustossa 25.5.2011 käsiteltävät asiat 1. Espoon hiippakunnan piispan maallikkovalitsijoiden vaali 2. Valtuustoaloite hautausmaajuhlan järjestämisestä keväällä 2011 3. Valtuustoaloite Hyvinkään kirkkoja kuvaavien postikorttien painattamisesta 4. Tilinpäätös vuodelta 2010 5. Tilintarkastuskertomus ja vastuuvapauden myöntäminen Todetaan kirkkovaltuustossa 25.5.2011 käsiteltävät asiat. Todettiin kirkkovaltuustossa käsiteltävät asiat. 151 Kirkkohallituksen ja kirkon työmarkkinalaitoksen yleiskirjeet Kirkkohallituksen yleiskirje 13/2011 1. Kirkonkirjojen omatoiminen tutkiminen arkistolaitoksessa Merkitään yleiskirje tiedoksi. Yleiskirje merkittiin tiedoksi.
Kirkkoneuvosto 18.5.2011 16 128 152 Kirkkoherran ja talousjohtajan päätösluetteloiden asiat Kirkkoherran päätösluettelon asialista 17 20 17. Opiskelija Anssi Laaksonen nuorisotyönohjaaja Olli Uotilan sijaiseksi 18. Opiskelija Juha Hakkarainen erityisnuorisotyönohjaaja Nina Laurénin sijaiseksi 19. Pastori Marko Huhtalan virkavapaus (vanhempainloma) 1.6. 14.7.2011. 20. Papiston ja kanttoreiden vapaa-aikasuunnitelman vahvistaminen Talousjohtajan päätösluettelon asialista 36 37 36. Vuosilomasuunnitelman ja vuosilomajärjestyksen hyväksyminen 1.5. 30.9.2011 väliselle ajalle 37. Rahavarojen lyhytaikainen sijoittaminen määräaikaisiin talletuksiin Merkitään asialistat tiedoksi. Asialistat merkittiin tiedoksi. 153 Edustajan valinta Suomen Lähetysseuran vuosikokoukseen Suomen Lähetysseuran vuosikokous pidetään lähetysjuhlien yhteydessä 11.6.2011 Porissa. Lähetysseura pyytää Hyvinkään seurakuntaa Suomen Lähetysseuran jäsenenä nimeämään edustajansa vuosikokoukseen. Kukin seurakunta voi lähettää kokoukseen kaksi edustajaa. Julistusjohtokunnan seuraava kokous on 26.5. ja kirkkoneuvoston 15.6., joten johtokunta ei ehdi omaa ehdotustaan edustajasta kirkkoneuvostolle tekemään. Valitaan seurakunnan edustaja/edustajat Suomen Lähetysseuran vuosikokoukseen 11.6.2011 ja maksetaan matkasta aiheutuneet kulut kirkkoneuvoston asianomaisilta tileiltä. Puheenjohtajan esityksestä seurakunnan edustajaksi Suomen Lähetysseuran vuosikokoukseen 11.6.2011 valittiin lähetyssihteeri Johanna Rantalankila. Osallistumisesta aiheutuvat kustannukset maksetaan kirkkoneuvoston asianomaisilta tileiltä.
Kirkkoneuvosto 18.5.2011 17 129 154 Vierailu Pyhän Mikaelin seurakunnassa lokakuussa 2011 Tuusulan ja Nurmijärven rovastikuntien ystäväseurakuntatyön toimikunnassa on ollut esillä vierailu Pyhän Mikaelin seurakuntaan lokakuussa 2011. Vierailu liittyy Inkerin kirkon 400-vuotisjuhlavuoteen ja samalla Pyhän Mikaelin kirkon ulkopuolisen korjauksen päätökseen ja kiitosjuhlaan. Ystäväseurakuntatyön toimikunta on kokouksessaan 28.4.2011 pyytänyt em. rovastikuntien kirkkoherroja kirkkoneuvostoissa nimeämään Pietarin matkalle lähtijät. Matka toteutetaan 21. 23.10.2011. Matkan järjestäjäksi toimikunta on nimennyt pastori Virpi Koiviston ja hänen apunaan toimii rovasti Anja Hänninen. Toimikunta esittää matkalle viittä henkilöä kustakin seurakunnasta, jolloin ryhmän koko lisättynä rakennustoimikunnan jäsenillä ja kuljettajalla olisi 33. Hyvinkään seurakunnasta toimikunnassa ovat jäseninä Ilkka Järvinen, joka lääninrovastina toimii puheenjohtajana ja muina jäseninä Sinikka Ala-Paavola ja Virpi Koivisto ja heillä varajäseninä Pentti Helttunen ja Kosti Kallio. Nimetään Hyvinkään seurakunnan edustajat Pietarin matkalle 21. 23.10.2011. Kulut maksetaan ystäväseurakuntatyön määrärahasta. Kirkkoneuvosto nimesi matkalle Sinikka Ala-Paavolan, Taisto Heimosen, Pentti Helttusen, Ilkka Järvisen ja Virpi Koivisto. Varalle nimettiin Tuula Karhunen. Matkan kulut maksetaan ystäväseurakuntatyön määrärahasta. Muita asioita 1. Sääksin kappelin vihkiminen ja avoimet ovet 2. Seuraavat kokoukset Sääksin leirikeskuksen kappelin vihkimismessu on helatorstaina 2.6.2011 klo 15. Päivä on myös Sääksin kesäkauden avajaispäivä, jolloin leirikeskuksessa on avoimet ovet, saunat lämpiminä ja kanttiini avoinna jo klo 12.30 alkaen. Kirkkoneuvosto 15.6., 24.8., 21.9., 19.10., 9.11., 23.11. ja 14.12. Kirkkovaltuusto 25.5., 12.10. ja 7.12.
Kirkkoneuvosto 18.5.2011 18 130 154 Valitusosoitus ja kokouksen päättäminen Puheenjohtaja antoi valitusosoituksen ja päätti kokouksen klo 19.35.
Kirkkoneuvosto Kokouspäivämäärä 18.5.2011 Pöytäkirjan pykälä MUUTOKSENHAKUKIELLOT 19 131 Kieltojen perusteet Valmistelua ja täytäntöönpanoa koskevat muutoksenhakukiellot Seuraavista päätöksistä ei kirkkolain 24 luvun 5 :n mukaan saa tehdä kirkollisvalitusta eikä hallintolainkäyttölain 5 :n 1 momentin nojalla hallintovalitusta, koska päätös koskee vain valmistelua tai täytäntöönpanoa. Julkista hankintaa koskevasta päätöksestä ei saa tehdä julkisista hankinnoista annetun lain mukaista valitusta, koska päätös koskee yksinomaan hankintamenettelyn valmistelua. Pöytäkirjan pykälät: 135 140, 142-153 Oikaisuvaatimusoikeudesta aiheutuva valituskielto Koska päätöksestä voidaan tehdä kirkkolain 24 luvun 3 :n 1 mom. mukaan kirjallinen oikaisuvaatimus, seuraaviin päätöksiin ei saa hakea muutosta valittamalla: Pöytäkirjan pykälät: 141, 153 154 Alistusasiaa koskeva muutoksenhakukielto Kirkkolain 24 luvun 3 :n 2 mom. mukaan oikaisuvaatimusta ei saa tehdä päätöksestä, joka alistetaan tuomiokapitulin tai kirkkohallituksen vahvistettavaksi. Pöytäkirjan pykälät: Erikseen säädetyt muutoksenhakukiellot 1. Kirkkolain 24 luvun 14 :n 2 mom:n, 2. hallintolainkäyttölain 5 :n 2 mom:n, 3. kirkon virkaehtosopimuslain 19 :n, tai 4. muun lainsäädännön mukaan seuraaviin päätöksiin ei saa hakea muutosta valittamalla. Pöytäkirjan pykälät ja valituskieltojen perusteet: Hankintoja koskevat muutoksenhakukiellot Hankintaa koskevista seuraavista päätöksistä ei kirkkolain 24 luvun 8a :n 2 mom. nojalla saa tehdä kirkkolain mukaista oikaisuvaatimusta eikä kirkollisvalitusta, jos asia kuuluu markkinaoikeuden toimivaltaan. Asia kuuluu markkinaoikeuden toimivaltaan, mikäli hankinnan arvo ylittää hankintalain 15 :n mukaisen kynnysarvon 1. Pöytäkirjan pykälät: OIKAISUVAATIMUSOHJEET Oikaisuvaati- Seuraaviin päätöksiin tyytymätön voi tehdä kirjallisen oikaisuvaatimuksen. musviranomainen ja -aika Viranomainen, jolle oikaisuvaatimus tehdään ja yhteystiedot: Hyvinkään seurakunnan kirkkoneuvosto Käyntiosoite: Hämeenkatu 16 Postiosoite: PL 29, 05801 HYVINKÄÄ Telekopio: 019-4561 201 Sähköposti: hyvinkaa.srk@evl.fi Pöytäkirjan pykälät: Oikaisuvaatimus on tehtävä 14 päivän kuluessa siitä, kun asianosainen on saanut tiedon päätöksestä. Tiedoksiannon katsotaan tapahtuneen seitsemäntenä päivänä kirjeen lähettämisestä, jollei sen näytetä tapahtuneen myöhemmin. Seurakunnan jäsenen katsotaan saaneen päätöksestä tiedon kun pöytäkirja on asetettu yleisesti nähtäväksi. Oikaisuvaatimuksen voi omalla vastuullaan lähettää postitse, lähetin välityksellä tai sähköisesti (telekopioilla tai sähköpostilla). Oikaisuvaatimuksen on oltava perillä oikaisuvaatimusajan viimeisenä päivänä ennen viraston aukioloajan päättymistä. Oikaisuvaatimuksen sisältö Kirkkoneuvosto Oikaisuvaatimuksesta on käytävä ilmi: oikaisuvaatimuksen tekijän nimi ja tarvittavat yhteystiedot asian hoitamiseksi tiedot oikaisuvaatimuksen kohteena olevasta päätöksestä millaista oikaisua päätökseen vaaditaan millä perusteilla oikaisua päätökseen vaaditaan 1 Kansallisen kynnysarvon suuruus on 30.000 (tavarat ja palvelut), 100.000 (terveydenhoito ja sosiaalipalvelut) ja 150.000 (rakennus ja käyttöoikeusurakat)
HANKINTAOIKAISU 20 132 Hankintaoikaisun tekeminen Hankintayksikön päätökseen tai muuhun hankintamenettelyssä tehtyyn ratkaisuun tyytymätön asianosainen voi tehdä hankintayksikölle kirjallisen hankintaoikaisun (Hankintalaki 80-83 ). Toimitusosoite Hankintaoikaisu toimitetaan hankintayksikölle. Hankintayksikön yhteystiedot: Käyntiosoite: Postiosoite: Telekopio: Sähköposti: Hankintaoikaisu on tehtävä 14 päivän kuluessa siitä, kun asianosainen on saanut tiedon hankintayksikön päätöksestä tai muusta hankintamenettelyssä tehdystä ratkaisusta. Hankintaoikaisun voi omalla vastuullaan lähettää postitse, lähetin välityksellä tai sähköisesti. Tiedoksiannon katsotaan tapahtuneen seitsemäntenä päivänä kirjeen lähettämisestä, jollei sen näytetä tapahtuneen myöhemmin. Käytettäessä sähköistä tiedoksiantoa viestin katsotaan saapuneen vastaanottajalle sinä päivänä, jolloin sähköinen viesti on vastaanottajan käytettävissä tämän vastaanottolaitteessa siten, että viestiä voidaan käsitellä. Tällaisena ajankohtana pidetään viestin lähettämispäivää, jollei asiassa esitetä luotettavaa selvitystä siitä, että sähköinen viesti on saapunut vastaanottajalle myöhemmin. Hankintaoikaisun on oltava perillä oikaisuvaatimusajan viimeisenä päivänä ennen viraston aukioloajan päättymistä. Hankintaoikaisun sisältö Hankintaoikaisusta on käytävä ilmi: oikaisua vaativan nimi sekä tarvittavat yhteystiedot asian hoitamiseksi tiedot hankintaoikaisun kohteena olevasta päätöksestä millaista oikaisua päätökseen vaaditaan millä perusteilla oikaisua päätökseen vaaditaan Hankintaoikaisuun on liitettävä asiakirjat, joihin vaatimuksen tekijä vetoaa, jolleivät ne jo ole hankintayksikön hallussa. VALITUSOSOITUS Valitusviranomainen Kirkollis- ja hallintovalitukset ja valitusaika Seuraaviin päätöksiin voidaan hakea muutosta kirjallisella valituksella. Valitusviranomainen ja yhteystiedot: Helsingin hallinto-oikeus Käyntiosoite: Ratapihantie 9 Postiosoite: PL 120, 00521 HELSINKI Telekopio: 010 36 42079 Sähköposti: helsinki.hao@oikeus.fi Kirkollisvalitus, pöytäkirjan pykälät: Hallintovalitus, pöytäkirjan pykälät: Valitusaika 30 päivää 30 päivää Kirkollisvalitus alistusasiassa Seuraaviin päätöksiin voidaan hakea muutosta kirjallisella valituksella. Valitusviranomainen ja yhteystiedot: Valitusaika 30 päivää Espoon hiippakunnan tuomiokapituli, pöytäkirjan pykälät: Käyntiosoite: Kirkkokatu 10 Postiosoite: PL 203, 02771 ESPOO Telekopio: 09-8050 8848 Sähköposti: espoo.tuomiokapituli@evl.fi Kirkkohallitus, pöytäkirjan pykälät: 30 päivää PL 185 (Satamakatu 11), 00161 Helsinki Telekopio: 09-1802 350 Sähköposti: kirkkohallitus@evl.fi Opetus- ja kulttuuriministeriö, pöytäkirjan pykälät: PL 29 (Meritullinkatu 10), 00023 Valtioneuvosto Telekopio: 09-135 9335 (kirjaamo) Sähköposti: kirjaamo@minedu.fi 30 päivää