Kirkkonummen kunta Viranhaltijapäätös 1 (8) Hallintojohtaja Hankintapäätös

Transkriptio

1 Kirkkonummen kunta Viranhaltijapäätös 1 (8) KIRDno , kunnan henkilöstön ja luottamushenkilöiden merkkipäivälahjat Hankinnan kohde Kunnan henkilöstöjaosto käsitteli kunnan henkilöstön ja luottamushenkilöiden merkkipäivien muistamista kokouksessaan Kokouksessa päätettiin, että Kirkkonummen kunnan henkilöstöä ja luottamushenkilöitä muistetaan heidän tiettyinä merkkipäivinään kunnan antamalla lahjalla. Merkkipäivälahjoista päätettiin järjestää tarjouskilpailu, jossa valitaan vähintään kuusi lahjavaihtoehtoa, sekä tavara-/esinelahjoja että palveluja, joista lahjan saaja voi valita mieleisensä. Merkkipäivälahjan arvoksi päätettiin korkeintaan 150 ja lahjan toivottiin liittyvän jollain tavalla Kirkkonummeen. Tarjouskilpailun tavoitteena oli muodostaa kunnan lahjavaihtoehtojen valikoima, joka koostuu esineistä ja palveluista. Tarjouskilpailussa oli siten kaksi osa-aluetta, tuotevalikoima, johon kunta valitsee kuusi tuotetta ja palveluvalikoima, johon kunta valitsee neljä palvelua. Tuotteet ja palvelut vertailtiin erikseen. Tarjouskilpailun perusteella tehdään kunkin valitun toimittajan kanssa 2- vuotinen puitesopimus, jonka on tarkoitus tulla voimaan syyskuun 2017 alussa. Kunta ei sitoudu tilaamaan toimittajalta mitään vähimmäismäärää eikä pidä tuotteita varastossa. Tarjouspyyntö ja hankintamenettely Hankinnan ennakoitu arvo alittaa kansallisen kynnysarvon. Hankintaan ei sovelleta hankintalakia. Hankinnasta on julkaistu tarjouspyyntö nro KH129207Dnro460/ /2017 Kirkkonummen kunnan pienhankintapalvelu.fi-portaalissa. Lisäksi tarjouspyynnöstä on tiedotettu kunnan elinkeinoyksikön uutiskirjeessä 4/2017, joka lähettiin sähköpostitse kesäkuussa kirkkonummelaisille yrityksille ja yrittäjille, sekä kunnan verkkosivuilla ja Kirkkonummen Sanomissa. Tarjouskilpailusta ilmoitettiin avoimesti, joten mikä tahansa yritys tai yrittäjä on voinut tehdä tarjouksen. Hankintamenettelynä oli ns. käänteinen kilpailutus, jossa kaikilla tarjottavilla tuotteilla ja palveluilla tuli olla sama kiinteä lahjan hinta 150 (sis.alv). Näin ollen tarjousten vertailussa ei huomioitu hintaa, vaan tarjottujen lahjavaihtoehtojen laadullinen arviointi ratkaisi, mitkä tuotteet valittiin tuotteiden lahjavalikoimaan ja mitkä palvelut palvelujen lahjavalikoimaan. Tarjousten toimittamisen määräaika ja saadut tarjoukset Tarjoukset tuli toimittaa klo mennessä. Koska edelliseen aamuun mennessä pienhankintapalvelu.fi-portaalissa oli tehty vain yksi tarjous, päätettiin tarjouspyynnön

2 Kirkkonummen kunta Viranhaltijapäätös 2 (8) voimassaoloaikaa jatkaa klo asti, jotta tarjouksia saataisiin riittävästi. Määräaikaan klo saatiin 17 tarjousta. Tarjoukset avattiin kunnan kilpailutusjärjestelmässä Liitteenä 1 on Tarjousten avauspöytäkirja. Tarjouksissa oli yhteensä 22 tuotetta ja kolme (3) palvelua. Liitteet: 1 Liite 1 Tarjousten avauspöytäkirja.pdf 2 Liite 10 Pisteytys.pdf Päätöksen peruste Tarjoajien soveltuvuuden tarkistaminen ja tarjoajien hylkääminen Tarjouspyynnössä vaadittiin, että tarjoajat vakuuttavat täyttävänsä hankintayksikön asettamat tarjoajan soveltuvuutta koskevat vaatimukset. Kaikki tarjoajat vakuuttivat vaatimusten täyttyvän. Tarjouksen liitteenä ei vaadittu selvityksiä ja todistuksia soveltuvuudesta. Ennen hankintapäätöksen tekemistä tarjoajien soveltuvuutta koskevat todistukset ja selvitykset kuitenkin tarkistettiin niiltä toimittajilta, jotka tämän hankintapäätöksen mukaan valitaan merkkipäivälahjojen toimittajiksi. Kaikki vaaditut todistukset ja selvitykset olivat kunnossa. Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden tarkistaminen ja tarjousten hylkääminen Kaikki saadut tarjoukset olivat tarjouspyynnön mukaisia, joten tarjouksia ei ole hylätty. Tarjouksen valintaperuste ja vertailuperusteet Tarjouksen valintaperusteena oli hinta-laatusuhde. Tuotteiden ja palvelujen valinta oli tarjouspyynnön mukaisesti kaksivaiheinen, ensimmäisenä vaiheena alkukarsinta ja toisena vaiheena pisteytys. Alkukarsinnassa (vaihe 1) henkilöstöyksikön edustajat valitsivat tarjouspyynnön ehtojen mukaisesti tarjotuista tuotteista ja palveluista jatkoon eli pisteytysvaiheeseen enintään 15 tuotetta ja enintään 10 palvelua. Alkukarsinnassa käytettiin seuraavia kriteerejä: - lahja liittyy Kirkkonummen kuntaan - lahja on vähän erilainen ja soveltuu kohderyhmänä olevien henkilöiden merkkipäivälahjaksi - lahja vaikuttaa vähintään hintansa arvoiselta - lahjan nouto- tai toimituspaikka on lähellä ja sinne pääsee helposti Lisäksi alkukarsinnassa huomioitiin se, että pisteytettäviin tuotteisiin ja vastaavasti palveluihin ei tule liikaa samantyyppisiä tai liian tavanomaisia

3 Kirkkonummen kunta Viranhaltijapäätös 3 (8) lahjoja. Tällöin kunnan henkilöstöpäällikkö valitsi tarjouspyynnön ehtojen mukaisesti jatkoon parhaan vaihtoehdon. Pisteytysvaiheeseen otettiin tarjotuista 22 tuotteesta 11 kpl ja tarjotut kolme palvelua. Perustelut 11 tuotteen karsimiselle jatkosta ovat yrityskohtaisissa liitteissä. Yrityskohtaiset liitteet 2-9 Karsinta (A- H) on luokiteltu liikesalaisuuksiksi (JulkL 24 kohta 20) ja ne lähetetään tiedoksi vain asianomaiselle tarjoajalle. Pisteytyksessä (vaihe 2) kunnan henkilökunnasta koottu 15-jäseninen raati antoi pisteitä jatkoon valituille tuotteille. Tuotteen tai palvelun pisteytyksen arviointikriteerinä oli, kuinka mieluisaa kyseisen lahjan saaminen olisi arvioivan henkilön mielestä. Vaihtoehdot ja pisteet: 5 pistettä: lahja jonka ottaisin mielelläni 3 pistettä: lahja jonka voisin ottaa 0 pistettä: lahja jota en haluaisi Pisteytyksessä olleiden tuotteiden ja palvelujen saamat pisteet ovat liitteessä 10 Pisteytys. Päätös Toimivalta ja määrärahan käyttöoikeus Toimivalta KV:n päätöksen dnro 339/ /2016 mukaisesti, määrärahat ovat asianomaisella toimialalla/organisaatioyksiköllä. Hankinnan arvo Hankinnan ennakoitu kokonaisarvo kaksivuotisen sopimuskauden aikana on noin euroa (alv 0 %). Valitut toimittajat Merkkipäivälahjavalikomaan valittiin seuraavilta yrityksiltä yhteensä kuusi tuotetta, jotka saivat raadin jäsenten arvioinnissa eniten pisteitä: Top Nordic Oy, Kirkkonummmi Pink Cereus Oy, Kirkkonummi Bizfin Consulting Oy / Fun Raise, Kirkkonummi Ariaana Design Oy, Kirkkonummi RMV-Korut Oy, Kirkkonummi Merkkipäivälahjavalikoimaan valittiin seuraavien kolmen yrityksen tarjoama palvelu. O mat Ravintola Oy, Kirkkonummi JH Kuva Ky, Kirkkonummi Tmi KK Vire, Kirkkonummi Sopimuksen tekeminen

4 Kirkkonummen kunta Viranhaltijapäätös 4 (8) Sopimus syntyy vasta sitten, kun hankintayksikkö ja valittu tarjoaja ovat allekirjoittaneet kirjallisen sopimuksen. Ottokelpoisen päätöksen ilmoittaminen Tästä päätöksestä ilmoitetaan Kirkkonummen kunnan hallintosäännön 23 :ssä tarkoitetulla tavalla kunnanhallitukselle. Muutoksenhakuohjeet Hankintaoikaisuohje ja oikaisuvaatimusohje ovat ohessa. Hankintapäätöksen liitteet Liite 1 Tarjousten avauspöytäkirja Liite 2 Karsinta A (JulkL 24 kohta 20) Liite 3 Karsinta B (JulkL 24 kohta 20) Liite 4 Karsinta C (JulkL 24 kohta 20) Liite 5 Karsinta D (JulkL 24 kohta 20) Liite 6 Karsinta E (JulkL 24 kohta 20) Liite 7 Karsinta F (JulkL 24 kohta 20) Liite 8 Karsinta G (JulkL 24 kohta 20) Liite 9 Karsinta H (JulkL 24 kohta 20) Liite 10 Pisteytys Tiedoksi Tämä päätös annetaan sähköisesti tiedoksi tarjoajille. Allekirjoitus Viranhaltijapäätöksen nähtävänäolo Tämä päätös annetaan julkisesti nähtäville yleisessä tietoverkossa Kirkkonummen kunnan verkkosivuilla

5 Kirkkonummen kunta Viranhaltijapäätös 5 (8) Oikaisuvaatimus 1 Oikaisuvaatimusohje HANKINTAOIKAISUOHJE JA OIKAISUVAATIMUSOHJE I Hankintaoikaisuohje (hankintalain mukainen hankintaoikaisu) Julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista annetun lain (1397/2016, jäljempänä hankintalaki) 135 :n mukaan sellaisen hankintayksikön päätöksen tai muun hankintamenettelyssä tehdyn ratkaisun korjaamiseksi, johon ei muutoin sovelleta hankintalakia, voidaan hakea muutosta vaatimalla hankintayksiköltä oikaisua (jäljempänä hankintaoikaisu). Hankintaa koskevasta asiasta voi tehdä hankintayksikölle oikaisuvaatimuksen se, jota asia koskee (jäljempänä asianosainen). Asianosainen on se, jonka oikeuteen, velvollisuuteen tai etuun päätös välittömästi vaikuttaa. Hankintaoikaisuvaatimuksen kohde Hankintayksikön päätökseen tai muuhun hankintamenettelyssä tehtyyn ratkaisuun tyytymätön voi vaatia hankintayksiköltä hankintaoikaisua. Hankintaoikaisua voi vaatia hankintayksiköltä kirjallisesti tarjouskilpailuun osallistunut tarjoaja tai osallistumishakemuksen tehnyt ehdokas tai muu taho, jonka oikeuteen, velvollisuuteen tai etuun päätös välittömästi vaikuttaa. Hankintaoikaisuvaatimuksen tekemiselle säädetty aika Asianosaisen on vaadittava hankintaoikaisua 14 päivän kuluessa siitä, kun asianosainen on saanut tiedon hankintayksikön päätöksestä valitusosoituksineen tai muusta hankintamenettelyssä tehdystä ratkaisusta. Tiedoksisaantipäivää ei lueta oikaisuvaatimusaikaan. Vaatimus on esitettävä määräajan viimeisenä päivänä ennen virka-ajan päättymistä. Jos määräajan viimeinen päivä on pyhäpäivä, itsenäisyyspäivä, vapunpäivä, joulu- tai juhannusaatto tai arkilauantai, voi oikaisuvaatimuksen tehdä ennen viraston aukioloajan päättymistä ensimmäisenä arkipäivänä sen jälkeen. Tiedoksisaanti Asianosaisen katsotaan saaneen päätöksestä tiedon, jollei muuta näytetä, seitsemän päivän kuluttua kirjeen lähettämisestä. Käytettäessä tavallista sähköistä tiedoksiantoa asianosaisen suostumuksella katsotaan asianosaisen saaneen tiedon päätöksestä kolmantena päivänä viestin lähettämisestä, jollei muuta näytetä.

6 Kirkkonummen kunta Viranhaltijapäätös 6 (8) Käytettäessä todisteellista tiedoksiantoa katsotaan asianosaisen saaneen päätöksen tiedoksi saantitodistuksen osoittamana aikana tai erilliseen tiedoksisaantitodistukseen merkittynä aikana. Hankintaoikaisua koskevan vaatimuksen sisältö Hankintaoikaisuvaatimus on tehtävä kirjallisesti. Myös sähköinen asiakirja täyttää vaatimuksen kirjallisesta muodosta. Hankintaoikaisuvaatimuksessa on käytävä ilmi - päätöksen tehnyt viranomainen (viranhaltija tai toimielin), jolle oikaisuvaatimus osoitetaan, sekä päätöksen päivämäärä ja pykälä tai diaarinumero - päätös, johon haetaan oikaisua - miltä kohdin päätökseen haetaan oikaisua ja millaista oikaisua siihen vaaditaan tehtäväksi - perusteet, joilla oikaisua vaaditaan - oikaisuvaatimuksen tekijän nimi, kotikunta, postiosoite ja puhelinnumero - jos oikaisuvaatimuspäätös voidaan antaa tiedoksi sähköisenä viestinä, yhteystietona pyydetään ilmoittamaan myös sähköpostiosoite - jos oikaisuvaatimuksen tekijän puhevaltaa käyttää hänen laillinen edustajansa tai asiamiehensä tai jos oikaisuvaatimuksen laatijana on joku muu henkilö, oikaisuvaatimuksessa on ilmoitettava laatijan yhteystiedot Vaatimukseen on liitettävä asiakirjat, joihin vaatimuksen tekijä vetoaa, mikäli ne eivät jo ole hankintayksikön hallussa. Toimitusosoite Hankintaoikaisuvaatimus toimitetaan hankintapäätöksen tehneelle hankintayksikölle. Hankintayksikön yhteystiedot: Kirkkonummen kunta / Kirjaamo Postiosoite: PL 20, Kirkkonummi Käyntiosoite: Kunnantalo, Ervastintie 2, palvelupiste tai kirjaamo 1. krs, Kirkkonummi Virka-aika: , maanantaisin puh. vaihde , faksi sähköposti: kirjaamo(at)kirkkonummi.fi Hankintaoikaisun käsittelyn maksullisuus Hankintaoikaisun käsittelystä ei peritä maksua. Hankintaoikaisun johdosta annettuun päätökseen ei voi hakea muutosta valittamalla hallinto-oikeuteen. Jos hankintapäätöstä koskevasta asiasta halutaan valittaa kunnallisvalituksella hallintooikeuteen, on hankintapäätöksestä tehtävä ennen tätä kuntalain

7 Kirkkonummen kunta Viranhaltijapäätös 7 (8) mukainen oikaisuvaatimus asianomaiselle toimielimelle. Alla löytyvät tiedot kuntalain mukaisen oikaisuvaatimuksen tekemiseksi. Hankintapäätöksestä on siten mahdollista tehdä samanaikaisesti hankintaoikaisu hankintapäätöksen tehneelle viranomaiselle ja kuntalain mukainen oikaisuvaatimus asianomaiselle toimielimelle. II Oikaisuvaatimusohje (kuntalain mukainen oikaisuvaatimus) Tähän päätökseen tyytymätön voi tehdä kuntalain (410/2015) 134 :n mukaan kirjallisen oikaisuvaatimuksen. Päätökseen ei saa hakea muutosta valittamalla tuomioistuimeen. Oikaisuvaatimuksen saa tehdä se, johon päätös on kohdistettu tai jonka oikeuteen, velvollisuuteen tai etuun päätös välittömästi vaikuttaa (asianosainen) sekä kunnan jäsen. Oikaisuvaatimusviranomainen Oikaisuvaatimus tehdään asianomaiselle toimielimelle. Oikaisuvaatimusaika Oikaisuvaatimus on tehtävä 14 päivän kuluessa päätöksen tiedoksisaannista. Tiedoksisaanti Asianosaisen katsotaan saaneen päätöksestä tiedon, jollei muuta näytetä, seitsemän päivän kuluttua kirjeen lähettämisestä. Käytettäessä tavallista sähköistä tiedoksiantoa asianosaisen suostumuksella katsotaan asianosaisen saaneen tiedon päätöksestä kolmantena päivänä viestin lähettämisestä, jollei muuta näytetä. Käytettäessä todisteellista tiedoksiantoa katsotaan asianosaisen saaneen päätöksen tiedoksi saantitodistuksen osoittamana aikana tai erilliseen tiedoksisaantitodistukseen merkittynä aikana. Kunnan jäsenen katsotaan saaneen päätöksestä tiedon seitsemän päivän kuluttua siitä, kun pöytäkirja on nähtävänä yleisessä tietoverkossa. Tiedoksisaantipäivää tai sitä päivää, jona päätös on asetettu nähtäväksi, ei oteta lukuun oikaisuvaatimusaikaa laskettaessa. Jos määräajan viimeinen päivä on pyhäpäivä, itsenäisyyspäivä, vapunpäivä, joulu- tai juhannusaatto tai arkilauantai, oikaisuvaatimuksen saa tehdä ensimmäisenä arkipäivänä tämän jälkeen. Oikaisuvaatimuksen sisältö Oikaisuvaatimus on tehtävä kirjallisesti. Myös sähköinen asiakirja täyttää vaatimuksen kirjallisesta muodosta. Oikaisuvaatimuksessa, joka on asianomaiselle toimielimelle, on ilmoitettava

8 Kirkkonummen kunta Viranhaltijapäätös 8 (8) - asianomainen toimielin, jolle oikaisuvaatimus osoitetaan - päätöksen tehnyt viranomainen (viranhaltija tai toimielin) sekä päätöksen päivämäärä ja pykälä tai diaarinumero - päätös, johon haetaan oikaisua - miltä kohdin päätökseen haetaan oikaisua ja millaista oikaisua siihen vaaditaan tehtäväksi - perusteet, joilla oikaisua vaaditaan - oikaisuvaatimuksen tekijän nimi, kotikunta, postiosoite ja puhelinnumero - jos oikaisuvaatimuspäätös voidaan antaa tiedoksi sähköisenä viestinä, yhteystietona pyydetään ilmoittamaan myös sähköpostiosoite - jos oikaisuvaatimuksen tekijän puhevaltaa käyttää hänen laillinen edustajansa tai asiamiehensä tai jos oikaisuvaatimuksen laatijana on joku muu henkilö, oikaisuvaatimuksessa on ilmoitettava laatijan yhteystiedot Oikaisuvaatimuksen toimittaminen Oikaisuvaatimus on toimitettava jäljempänä olevaan osoitteeseen virka-aikana ennen oikaisuvaatimusajan päättymistä Postiin oikaisuvaatimus on jätettävä niin ajoissa, että se ehtii perille kunnan kirjaamoon oikaisuvaatimusajan viimeisenä päivänä ennen kirjaamon virkaajan päättymistä. Oikaisuvaatimuksen voi toimittaa ennen oikaisuvaatimusajan päättymistä myös sähköpostilla tai telekopiona lähettäjän omalla vastuulla. Yhteystiedot: Kirkkonummen kunta / Kirjaamo Postiosoite: PL 20, Kirkkonummi Käyntiosoite: Kunnantalo, Ervastintie 2, palvelupiste tai kirjaamo 1. krs, Kirkkonummi Virka-aika: , maanantaisin puh. vaihde , faksi sähköposti: kirjaamo(at)kirkkonummi.fi Oikaisuvaatimuksen käsittelyn maksullisuus Oikaisuvaatimuksen käsittelystä ei peritä maksua.