Askelmerkit tapahtuman järjestäjälle

Transkriptio

1 Katusählyn osaturnausjärjestäjän opas

2 Sisällys Askelmerkit tapahtuman järjestäjälle... 3 Askel 1 Prosessin aloitus... 3 Askel 2 Tapahtumamarkkinointi... 4 Askel 3 Tapahtuman organisointi... 5 Askel 4 Ilmoittautuminen ja pelijärjestelmä... 7 Askel 5 Tuplatsekkauksen tsekkaus ja sen tarkistus... 8 Askel 6 - Tapahtumapäivä... 9 Askel 7 Tapahtuman jälkitoimenpiteet Katusähly-info Katusählykiertueen sarjat ja finaaliin kutsuminen Osallistumismaksut Statbeat Statbeatin ominaisuudet Ilmoittautumis- ja laskutusjärjestelmä Sarjajärjestelmien ja otteluohjelman teko on helppoa ja säästää aikaa Reaaliaikainen tulospalvelu tilastoineen Sosiaalinen media tapahtuman ympärillä Statbeatin käyttöönotto Statbeatin käyttö Turnauksen perustiedot ( Tiedot ) Luo turnauksessa pelattavat sarjat ( Sarjat ) Määrittele halutessasi ilmoittautumisen yhteydessä myytävät lisätuotteet ( Tuotteet ) Määrittele turnauksen kentät ( Kentät ) Avaa turnauksen ilmoittautuminen Tee sarjojen lohkojako Otteluasettelu Tulospalvelu ja tilastointi Statbeatin mainospaikat Tekninen tuki Vakuutukset, yhteistyösopimukset, musiikkisopimukset ja yhteystiedot Tuplaturva Kiertueen yhteistyösopimukset Teosto- Gramex luvat ja sopimusnumerot Yhteystiedot ja vastuut Lomakkeet ja liitteet Katusählyn säännöt

3 Askelmerkit tapahtuman järjestäjälle Askel 1 Prosessin aloitus Askel 1 Askel 3 Askel 5 Askel 7 Askel 6 Askel 2 Askel 4 Viimeistään heti, kun saat tiedon turnauksen järjestämisoikeudesta, kannattaa koota projektiryhmä, jonka vastuulla ovat: - Tapahtuman suunnittelu (pelipaikan järjestelyt, tapahtuman oheistoiminnot, oheisohjelma jne.) - Sopimuksen tekeminen Salibandyliiton kanssa (palautus vähintään 3 viikkoa ennen tapahtumaa) ja sopimussisällön toteutumisen valvominen - Yhteistyö ja yhteydenpito paikkakunnan liikunta-/vapaa-aika ja/tai kulttuuritoimen kanssa - Yhteistyö ja yhteydenpito Salibandyliittoon - Tarvittavat ilmoitukset ja luvat - Tapahtumamarkkinointi ja -viestintä - Mahdollisten palkintojen hankkiminen - Tapahtumaorganisaation rekrytoiminen, tehtävänanto ja mahdollinen palkitseminen Suunnittelu kannattaa aloittaa heti ja laatia projektille aikataulu. Etukäteen suunniteltuna asioita unohtuu vähemmän ja loppusuoran kiire helpottuu. HUOM! - Paikkakunnan muista kesätapahtumista tietoa löytyy usein kunnan vapaa-aika- tai kulttuuritoimesta. Varaa aikaa neuvotteluille (virka-aikana) yhteisestä tapahtumasta, ota yhteyttä mahdollisimman aikaisin talvella/keväällä! - Kiertuepromoottoritapahtumissa kalustoon kuuluu 1-4 kaukaloa maaleineen. 3

4 - Muihin tapahtumiin voi kaukaloita ja maaleja tiedustella Salibandyliitosta. Kaukaloita on rajoitetusti ja ne sijaitsevat Keravalla. Kaukaloiden kuljetuksesta vastaa järjestävä seura - Menestyvä paikka turnaukselle löytyy usein keskeltä kylää : esimerkiksi torilta tai kävelykadulta. - Ota yhteyttä paikallisiin yrityksiin yhteistyömielessä. Yritysten rahahanat saattavat olla tiukassa, mutta palkintoja ne saattavat antaa turnausnäkyvyyttä vastaan. Huomioi kuitenkin, että kumppanit eivät saa olla kilpailevia Katusählykiertueen yhteistyökumppanien kanssa. Tarkista kumppanien yhteensopivuus SSBL Salibady Oy:stä. - Salibandyliitto pidättää oikeuden yhteistyökumppaneiden tuomiseen tapahtumiin. Askel 2 Tapahtumamarkkinointi Askel 1 Askel 3 Askel 5 Askel 7 Askel 6 Askel 2 Askel 4 Noin kahta kuukautta ennen turnausta on viimeistään aloitettava toimenpiteet tapahtuman markkinointiin: - Tapahtuman face to face -markkinointi seuran sisällä ja sitä kautta sidosryhmille - Paikallisten yhteistyökumppaneiden hankinta - Turnauksen Statbeat-palvelun käyttöönotto ja ilmoittautumisen avaaminen - Tapahtuman ohjelman (Katusähly, oheistoiminnot) suunnittelu ja alustava aikataulutus Lähempänä, noin kuukautta ennen tapahtumapäivää kannattaa markkinointitoimenpiteitä tehostaa mm. seuraavin toimenpitein: - Turnausmainos ja ilmoittautumisohjeet seuran omille nettisivuille - Ilmoituksia ja julisteita erityisesti tapahtuma-alueelle ja sen lähettyville 4

5 - Vieraile paikallislehden toimituksessa henkilökohtainen kontakti on tärkeä! - Kutsu edellisen vuoden osallistujajoukkueet turnaukseen postitse/sähköpostitse - Markkinoi turnausta paikallisille yrityksille, muille seuroille, seurakunnalle ja muille tahoille, jotka kokoavat ihmisiä yhteen säännöllisesti - Ilmoita turnauksen ennakkotiedot Webropol-lomakkeella (Ennakkotietolomake) Salibandyliittoon vähintään kolme viikkoa ennen tapahtumaanne HUOM! - Paikallislehdet antavat usein alennusta ilmoitushinnoista urheiluseuroille muista kysyä! - Kutsu seuran yhteistyökumppanit esim. lounaalle kiittääksesi kuluneesta kaudesta ja esittele samalla Katusählyturnaustanne heille. Muista kuitenkin, etteivät paikalliset yhteistyökumppanit saa olla kilpailijoita Katusählykiertueen kumppanien kanssa. Tarkista sopivuus SSBL Salibandy Oy:stä - Tarkista vielä kerran tarvittavat luvat ja ilmoitukset (tapahtumailmoitus poliisille, pelastussuunnitelma pelastuslaitokselle, tilanhaltijan lupa, sähkösopimus, meluilmoitus jne.) ja ano sekä tee ne viimeistään tässä vaiheessa - Seuraa ilmoittautumistilannetta ja tehosta markkinointia vähintään viikkoa ennen ilmoittautumisen päättymistä. Suora kontaktointi on tehokkainta! - Kysy tukea ja ideoi markkinointia yhdessä Salibandyliiton kanssa. Kiertuepromoottori on käytettävissänne koko kesän. - Joukkueet ilmoittautuvat turnaukseen usein varsin viime tipassa, joten pidä ilmoittautuminen auki mahdollisimman pitkään. - Saatte halutessanne käyttöön Salibandyliiton jäsenrekisterin yhteystietoja paikalliseen suoramarkkinointiin. Pyydä yhteystiedot ajoissa ja ilmoita viestissäsi postitoimipaikat, joiden lisenssipelaajien yhteystiedot haluatte. Askel 3 Tapahtuman organisointi Askel 1 Askel 3 Askel 5 Askel 7 Askel 2 Askel 4 Askel 6 5

6 Onnistuneen tapahtuman edellytys on, että osallistujamäärä ja tuote ovat kunnossa. Sitä varten on, tapahtumamarkkinoinnin lisäksi, tapahtuma suunniteltava huolellisesti ja osallistujia on informoitava riittävästi ja riittävän ajoissa. Hyvissä ajoin, noin kuukautta ennen tapahtumaa, kannattaa tarkistaa järjestelyiden tilanne sekä tarvittaessa reagoidaan puutteisiin. Samalla on syytä myös sopia viimeisten valmistelujen sekä itse tapahtuman toteutuksen vastuista. Alustava check-list: - Statbeat-turnausrobotin käyttöönotto ja palveluun tutustuminen - Yhteydenotto kiertuepromoottoriin viimeistään neljä viikkoa ennen tapahtumaa (kiertuepromoottoritapahtumat) - Kiertuepromoottori sekä harraste- ja tapahtumakoordinaattori avustavat kaikkia turnausjärjestäjiä, joten ole yhteydessä, jos mitään mietityttävää ilmenee - Täytä ja palauta turnaustietolomake Salibandyliittoon vähintään kolme viikkoa ennen turnaustanne - Viimeisten markkinointitoimenpiteiden suunnittelu ja toteutus - Tarkistaa vielä kerran tarvittavat luvat ja ilmoitukset (tapahtumailmoitus poliisille, pelastussuunnitelma pelastuslaitokselle, tilanhaltijan lupa, sähkösopimus, meluilmoitus jne.) ja anoa ja tehdä ne viimeistään tässä vaiheessa - Tapahtumasta ilmoittaminen paikallisten medioiden menovinkkeihin - Mahdollisten laina- ja vuokrakaukaloiden ja muun kaluston logistiikan suunnitteleminen ja sopiminen sekä kalustotarkistukset (kiertuepromoottorilla 4 kaukaloa, Keravan varastossa myös kaukaloita) - Erotuomareiden hankkiminen viimeistään kuukautta ennen (ei vaadita et-korttia, mutta muistettava, että et-toiminta kerää helposti kritiikkiä) - Tapahtuman toteuttavan henkilöstön kartoittaminen, motivointi ja tehtävänanto vastuulliselle - Järjestyksenvalvonnan suunnitteleminen (pelastus- ja turvallisuussuunnitelmat) - Tarvittavien rakenteiden (esim. katsomot) kartoittaminen ja tilaaminen - Äänentoistolaitteiston varaaminen ja logistiikan sopiminen - Tapahtuman juontajan vahvistaminen sekä juonnon ja musiikinsoiton suunnitelma - Internet-yhteys tapahtumapaikalle ja muu tulospalvelun suunnitelma - Palkintojen hankkiminen - WC, sähkö ja vesi tapahtuma-alueella - Listaus tapahtumassa tarvittavasta välineistöstä,mm.: - ensiaputarvikkeet (kylmäpussit, laastari, puhdistusaine, joustositeet) - palloja - ajanottokello(t) - pillit erotuomareille? - liitu maalialueen piirtämistä varten - mitta/1.5m pituinen naru maalialueen piirtämistä varten 6

7 - ilmoittautumislomakkeet - finaalikutsut sarjavoittajille - palkinnot - ymv. Askel 4 Ilmoittautuminen ja pelijärjestelmä Askel 1 Askel 3 Askel 5 Askel 7 Askel 6 Askel 2 Askel 4 Ilmoittautuminen Katusählyturnauksiin tapahtuu Statbeat-turnausrobotin kautta. Turnausjärjestäjä avaa tapahtuman ilmoittautumisen haluamaan päivänä ja kaikki ilmoittautumiset tulevat Statbeat-järjestelmään. Statbeatista erillinen esittely ja ohje myöhempänä. On erittäin tavallista, että ilmoittautumisia tulee paljon viime tipassa ja jopa takarajan jälkeen. On havaittu, että iso osa ilmoittautumisista tulee viimeisen viikon aikana ja kyselyitä pääseekö mukaan tulee jopa tapahtumapäivänä. Kannattaa säilyttää siis maltti loppuun asti ja harkittava ilmoittautumisen päättymisajankohta tämä huomioiden. Otteluohjelman tekeminen kannattaa jättää mahdollisimman viime tippaan, jotta mahdolliset jälki-ilmoittautumiset eivät sotkisi kertaalleen valmiiksi tehtyä ohjelmaa ja teettäisi lisätöitä. On kuitenkin hyvä suunnitella mielissään jo mahdollisia erilaisia turnausmalleja eri joukkuemäärille. Jokaiselle joukkueelle on taattava vähintään kolme ottelua, jotta joukkueelta voidaan periä täysi osallistumismaksu, mutta pyritään vähintään neljään otteluun joukkuetta kohti. Statbeat-turnausrobotti auttaa järjestäjää sopivan sarjajärjestelmän luomiseksi. Pelijärjestelmä voi olla esimerkiksi: 7

8 - 4-6 joukkuetta/lohko - Kaksi parasta pudotuspeleihin (tai useampi, jotta vähintään neljä joukkuetta pudotuspeleissä, kahdeksan suositus) - Jatko-otteluiden kaavio jatkoon pääsijöiden määrän mukaan - Voitolla seuraavaan vaiheeseen, tappiolla ulos Mikäli aiotte ylläpitää turnauksessa maalintekijätilastoja, on kaikilla pelaajilla oltava numeroidut peliasut ja numeroiden täsmätä Statbeatiin ilmoitettuihin pelinumeroihin. Tätä on syytä korostaa joukkueille hyvissä ajoin. Salibandyliiton määrittelevät osallistumismaksujen kattosummat 2017: Katusähly: Miehet, naiset, seka & firma: 75 /joukkue Pojat & tytöt: 40 /joukkue Laskutus tapahtuu Statbeat-turnausrobotin kautta, jonne järjestäjä määrittelee laskutustiedot. Salibandyliitto laskuttaa turnausjärjestäjältä Statbeat-käyttömaksun (6 /osallistuva joukkue) turnauksen toteutuneen joukkuemäärän mukaisesti kunkin turnauksen jälkeen. Askel 5 Tuplatsekkauksen tsekkaus ja sen tarkistus Askel 1 Askel 3 Askel 5 Askel 7 Askel 6 Askel 2 Askel 4 8

9 Viimeisten viikkojen ja päivien aikana on syytä tarkistaa, että kaikki edellä mainitut järjestelyt ovat kunnossa. - Ota vielä kerran yhteyttä kaikkiin toteutustahoihin ja varmista, että he osaavat tulla oikeaan paikkaan, oikeaan aikaan ja oikean kaluston ja varustuksen kanssa. - Tarkista Statbeatista sekä seuranne taloudenhoitajalta, että kaikki ilmoittautuneet joukkueet ovat maksaneet osallistumismaksut ja muistuta maksamattomia, että se tulee olla maksettuna ennen turnausta. - Tarkista vielä, että erotuomariasettelu on kunnossa viimeisimmän otteluohjelman mukaisesti - Tarkista viimeistään nyt kaukaloiden, maalien ja muun suuremman kaluston kunto, jotta mahdolliset puutokset ehtisi vielä korjaamaan - Tarkista tapahtumanaikaisten tarvikkeiden ja muiden tarpeiden lista (MUISTA INTERNET-YHTEYS TULOSPALVELUA VARTEN!) - Pakkaa ja tarkista turnauksen tarvikkeet ajoissa ja täydennä mahdolliset puutokset - Käy muistilistasi useaan kertaan läpi ja pyri asettamaan vaiheiden takarajat hieman etuaikaisiksi, jotta yllättäville, aina ilmeneville, viivästyksille on aikaa Askel 6 - Tapahtumapäivä Askel 1 Askel 3 Askel 5 Askel 7 Askel 6 Askel 2 Askel 4 Tapahtuma on tuote, jonka osallistujat ostavat. Valmisteluissa sattuneet virheet eivät merkitse enää mitään, jos ne on saatu korjattua. On aivan luonnollista, että vielä tapahtumapäivänkin tulee eteen tilanteita, joihin ei osattu, hyvästä valmistautumisesta huolimatta, varautua ja joista pitää vain selvitä tilanteenmukaisesti. Kiinnitä erityishuomiota seuraaviin asioihin: - Tapahtuma-alue on selkeästi rajattu, opastettu ja siisti (kenttänumerointi, roskakorit, wc-opasteet jne.) ja se myös pysyy sellaisena koko tapahtuman ajan 9

10 - Tapahtuma-alueelta löytyy selkeästi merkitty ja opastettu infopiste, josta saa aina tapahtumaan liittyvää informaatiota - Statbeat-tulospalvelua ylläpidetään reaaliaikaisesti - Tapahtumahenkilöstöllä on yhtenäinen asu, Katusählykiertueen tekstiili ja/tai seuran veryttelyasu/pelipaita. - Erotuomareilla on yhtenäinen asu (esim. et-asu) - Turnauksessa ei pelaa päihtyneitä pelaajia (erotuomarilla on velvoite huolehtia, ettei selvästi päihtynyt pelaaja pelaa. Päihtyneisyys voidaan tulkita epäurheilijamaiseksi käytökseksi, josta katusählyn säännöt määräävät rangaistuksen) - Tapahtuman järjestyksenvalvonta noudattaa poliisille ilmoitettua turvallisuussuunnitelmaa - Olisi erittäin suotavaa, että jokaisessa turnauksessa olisi juontaja ja levymusiikkia (kiertuepromoottoritapahtumissa äänentoistolaitteisto mukana, kaikissa tapahtumissa Teosto- ja Gramex-maksut, lupanumerot ohjeistuksen lopussa) - Kiertuekumppanit näkyvät sovitusti tapahtumassa, jos Salibandyliitto on toimittanut materiaalit. Kiertuepromoottori valvoo kumppaninäkyvyyksiä ja on oikeutettu korjaamaan/korjauttamaan havaitsemansa puutteet - Kiertuepromoottori valokuvaa tapahtumia, joissa on itse paikalla. Tapahtumissa, joissa kiertuepromoottori ei ole mukana, vastaa järjestävä seura tapahtuman valokuvaamisesta Askel 7 Tapahtuman jälkitoimenpiteet Askel 1 Askel 3 Askel 5 Askel 7 Askel 6 Askel 2 Askel 4 Vaikka tapahtuma on ohi ja takki tyhjä, on vielä toimenpiteitä, joita seuran täytyy tehdä: - Statbeatin tulosten ilmoittaminen seuran omissa verkkomedioissa (kotisivut, Facebook, Twitter, Instagram jne.) 10

11 - Turnauksen koontilomake toimitettava Salibandyliittoon turnausta seuraavaan keskiviikkoon mennessä. - Tapahtuman arviointi ja palautteen antaminen Salibandyliitolle seuraavan viikon aikana (palautekysely) - Valokuvien toimittaminen ja/tai julkaiseminen Salibandyliiton erillisen ohjeistuksen mukaisesti (tapahtumat, joissa kiertuepromoottori ei mukana) - Tapahtuman jälkiarviointi ja palaute seuran sisäisesti - Kiitä turnaukseen osallistuneita joukkueita, talkooporukkaa, yhteistyökumppaneita jne. Katusähly-info Katusählykiertueen sarjat ja finaaliin kutsuminen - Miehet (vain miespelaajille) - Naiset (vain naispelaajille) - Sekasarja (yksi kummankin sukupuolen edustaja kentällä koko ajan) - Firmasarja (yrityksen työntekijät ja heidän perheenjäsenet) - Pojat U16 (vuonna ja myöhemmin syntyneet pojat) - Tytöt U16 (vuonna ja myöhemmin syntyneet työt) Katusählykiertueen tapahtumissa voi ilmoittautua kaikkiin kiertuesarjoihin naisten, miesten, seka- ja firmajoukkueiden sekä tyttö- ja poikajunioreiden sarjoihin. Mikäli järjestäjä haluaa olla järjestämättä joitakin kuudesta kiertuesarjasta, on siitä ehdottomasti sovittava Salibandyliiton kanssa. Turnausjärjestäjä voi järjestää myös muita sarjoja, mutta vain edellä mainittujen sarjojen voittajat kutsutaan finaaliturnaukseen. Jokaisesta turnauksesta kustakin sarjasta on yhdellä joukkueella mahdollisuus selvitä finaaliin. Mikäli jonkin sarjan voittaja on voittanut finaalipaikan jo aiemmasta kiertuetapahtumasta, voidaan finaalikutsu osoittaa toiseksi sijoittuneelle joukkueelle. Toista sijaa alemmaksi sijoittuneelle tai toiseksi sijoittuneelle voittajan kieltäytyessä finaalipaikasta, ei voida kutsua osoittaa. Osallistumismaksut Salibandyliiton määrittelemät osallistumismaksujen kattosummat 2017: 11

12 Katusähly: Miehet, naiset, sekasarja & firmasarja: 75 /joukkue Pojat & tytöt: 40 /joukkue Seuralla on oikeus periä alhaisempia osallistumismaksuja. Laskutus tapahtuu Statbeat-turnausrobotin kautta, jonne järjestäjä määrittelee laskutustiedot. Salibandyliitto laskuttaa turnausjärjestäjältä Statbeat-käyttömaksun (6 /osallistuva joukkue) turnauksen toteutuneen joukkuemäärän mukaisesti kunkin turnauksen jälkeen. Statbeat Vuoden 2017 Katusählykiertueen kaikissa turnauksissa käytetään Statbeatturnausrobottia. Osallistuvista joukkueista vain yhteyshenkilön on rekisteröidyttävä Statbeatpalveluun, muille joukkueiden jäsenille se on vapaaehtoista. Osallistuvista joukkueista yhteyshenkilön on rekisteröidyttävä Statbeatpalveluun. Katusählyn osaturnaukseen osallistuvan joukkueen yhteyshenkilön tulee päivittää pelaajaluettelot Statbeat-järjestelmään. Osallistuva pelaaja rekisteröidään Salibandyliiton harrastepelaajaksi. Salibandyliitto toivoo kaikissa turnauksissa maalintekijätilastojen ylläpitoa. Tätä varten kaikilla pelaajilla tulisi olla numeroidut peliasut ja turnausjärjestäjän tulisi luoda malli maalintekijöiden kirjaamiseen. Statbeat-turnausrobotti maksaa järjestäjälle 6 jokaista osallistuvaa joukkuetta kohti. Salibandyliitto laskuttaa summan toteutuneen osallistujamäärän perusteella turnauksen jälkeen. Statbeatin ominaisuudet Turnausrobotti helpottaa merkittävästi turnausjärjestäjän työtä sekä tuo selkeän lisäpalvelun pelaajille. 12

13 Ilmoittautumis- ja laskutusjärjestelmä Sekä turnaukseen ilmoittautuminen, että osallistumismaksun laskutus onnistuu kätevästi Statbeatin avulla. Palvelun avulla turnausjärjestäjä pystyy myös kätevästi seuraamaan ilmoittautumisten ja osallistumismaksujen tilannetta. Sarjajärjestelmien ja otteluohjelman teko on helppoa ja säästää aikaa Vaikka joukkuemäärät sarjoittain olisivatkin erilaisia, pystyy Statbeatin avulla rakentaa sopivan sarjajärjestelmän kaikille joukkuemäärille. Voit kokeilla erilaisia vaihtoehtoja ja valita lopulta oikean vaihtoehdon toteutuvan joukkuemäärän mukaisesti. Järjestelmä luo automaattisesti kaikkien sarjojen kaikki otteluparit, jotka käyttäjän tarvitsee vain asetella haluamilleen ottelupaikoille. Järjestelmä myös varoittaa, mikäli ottelumäärät eivät täsmää kenttävarausten kanssa, eikä sormi mene loppusuoralla suuhun. Reaaliaikainen tulospalvelu tilastoineen Statbeat mahdollistaa täysin reaaliaikaisen tulospalvelun ja tilastoinnin ylläpitämisen, vaikka suoraan kentän laidalta. Maalintekijä- ja muut tilastot kiinnostavat aina pelaajia. Statbeat mahdollistaa ammattimaisten tilastojen tuomisen harrastetapahtumiin. Sosiaalinen media tapahtuman ympärillä Statbeatin käyttöliittymä on tapahtuman oma sosiaalinen media, jossa pelaajat voivat seurata oman ja muiden joukkueiden edesottamuksia sekä saada tietoja tapahtumaan liittyvissä asioissa. Tapahtumajärjestäjä voi mm. viestiä osallistujille sen kautta tai myydä yrityksille mainospaikkoja turnauksensa Statbeat-sivuille. Tapahtuman aikaiset klikkausmäärät ovat merkittävät! Statbeatin käyttöönotto 13

14 Salibandyliitto luo kiertueturnauksen Statbeat-järjestelmään ja lähettää yhteyshenkilölle admin-kutsun hakemuksessa ilmoitettuun sähköpostiosoitteeseen. Pääkäyttäjä (admin) määrittelee turnauksen tiedot ja avaa ilmoittautumisen. Ilmoittautumislinkin tulee olla muodossa jossa XXX on tapahtuman paikkakunta. Mikäli paikkakunnalla on useampi osaturnaus, tulee paikkakunnan perään vielä järjestysnumero. Ilmoittautumislinkkiä ei saa muuttaa, jotta logiikka on kaikissa tapahtumissa sama. Ilmoittautumislinkkiä voi jakaa verkossa tai ilmoittaa sellaisenaan esim. printtimainonnassa. Mainonnassa saa käyttää myös seuran sivuille ohjaavaa osoitetta, josta sitten löytyy Statbeatin ilmoittautumislinkki. Seuran tapahtumasivuilla on hyvä olla maininta, että ilmoittautumista varten joukkueen yhteyshenkilön on kirjauduttava palveluun (esim. Sählyn SM-turnauksesta: Statbeatin käyttö Statbeatin kautta hoituvat ilmoittautuminen, laskutus, otteluasettelu sekä tulospalvelu. Kaiken hoituessa saman palvelun kautta, säästää turnausjärjestäjä merkittävästi aikaa. Katso oheisesta videosta, kuinka järjestät turnauksen: ja/tai lue tarkemmat ohjeet alla. Turnauksen perustiedot ( Tiedot ) Salibandyliitto on esivalmistellut turnauksenne hakemuksessa ilmoitetuin tiedoin. Aivan aluksi turnausjärjestäjän kannattaa kuitenkin täydentää ja päivittää turnauksen tiedot. Täytä turnauksen perustiedot ajatuksella, jotta yhteydenotot ja maksut menevät oikeaan osoitteeseen. Kilpailun tiedot Ilmoittautumissivun kuvaus Teksti, joka aukeaa Statbeatin ilmoittautumissivun yläreunaan. Esimerkiksi lyhyt kuvaus turnauksesta. Aikarajat Määrittele ilmoittautumisen ja joukkueen pelaajaluettelon takarajat. Säännöt Tarkista, että sijoituksen määritteleminen tasapisteissä vastaa Katusählyn kilpailusääntöjä (myöhempänä tässä dokumentissa). 14

15 Yhteystiedot Määrittele turnauksen yhteystiedot. Arvonlisaverot Voit lisätä arvonlisäveron tuotteeseen aktivoimalla kategorian alvkentän vihreäksi. Lähtökohtaisesti alv. on kussakin kategoriassa 0. Pankkitiedot Määrittele osallistumismaksujen maksutiedot. Lisäämällä pelkät pankkitiedot, yhteyshenkilölle ilmoitetaan ilmoittautumisen päätteeksi tiedot tilisiirtoa vaten. Mikäli seurallanne on Paytrail-tili, voitte lisätä sen tiedot omiin kenttiinsä. Turnauksen teksit Määrittele turnauksen peruutusehdot, info-sivun teksti (Tarkempi kuvaus turnauksesta ja sen osuudesta kiertueella) sekä täydennä ilmoittautumisvahvistuksen tekstiä. Muista aina tallentaa tietojen päivitykset! Luo turnauksessa pelattavat sarjat ( Sarjat ) Perustietojen jälkeen on aika luoda turnauksen sarjat siirtymällä palvelussa Sarjat - vaiheeseen. Lähtökohtaiesti kaikissa Katusählykiertueen tapahtumissa voi ilmoittautua kaikkiin kiertuesarjoihin naisten, miesten, seka- ja firmajoukkueiden sekä tyttö- ja poikajunioreiden sarjoihin. Mikäli järjestäjä haluaa olla järjestämättä joitakin näistä kuudesta kiertuesarjasta, on siitä ehdottomasti sovittava Salibandyliiton kanssa. Turnauksissa voidaan pelata myös muita, epävirallisia sarjoja (esim. nuoremmat juniorit), jotka voi myös lisätä Statbeatiin. Lisää uusi sarja klikkaamalla + Uusi sarja : - Nimi (Sarjan kokopitkä nimi käytä virallisia sarjanimiä) - Lyhenne (Sarjan nimilyhenne, esim. englanniksi Miehet=Men, Naiset=Women, Sekasarja=Mixed, Firmasarja=Comp., Pojat=Boys, Tytöt=Girls) - Kentän koko (pieni, ei suurta merkitystä. Pitää täsmätä kenttien tietojen kanssa) - Laskutustiedot oman näkemyksen mukaisesti - Syntymäajat 15

16 - Muita valintaruutuja ei syytä valita Luo ilmoittautumiseen avattavat sarjat sarja kerrallaan. Jokaiselle sarjalle on myös määriteltävä sarjajärjestelmä. Märittele kunkin sarjan sarjajärjestelmä valitsemalla haluamasi sarja ja klikkaamalla Luo sarjajärjestelmä. Sarjajärjestelmää voi myöhemmin muokata lopullisen joukkuemäärän mukaiseksi. Määrittele sarjajärjestelmään: Joukkueet Arvioi tavoittelemanne joukkuemäärä ja määrittele kunkin joukkueen minimiottelumäärä. Turnausjärjestelmä Valitse haluamasi sarjajärjestelmä. Yleensä katusählyssä on pelattu ensin lohkovaihe, sitten pudotuspelit. Lohkovaihe Määrittele lohkojen määrä sekä sarjakierrosten määrä, eli montako kertaa kukin joukkue pelaa toisiaan vastaan lohkovaiheessa. Määrittele alkulohkovaiheen peliajaksi 1x12 min. Tasapelin sattuessa molemmille joukkueille annetaan yksi piste, eli tämä valinta jätetään tyhjäksi. Otteluiden asetteluvälin voi järjestäjä arvioida itse pidettäessä ohjelma tiiviinä, sopiva asetteluväli on 15 min. Pudotuspelit Määrittele, kuinka monta joukkuetta etenee jatkoon pudotuspelivaiheeseen (lohkojen määrä 1, jos pelataan vain kärkipään sijoituksista. Mikäli halutaan pelata myös nk. B- finaalit, lohkomäärä on 2). Peliaika on edelleen 1x12 min, mutta asetteluvälin pidentämistä 20 minuuttiin kannattaa harkita, jos aikaa on käytettävissä. Käyttäessä 15 min asetteluväliä pudotuspeleissä, saattavat rangaistuslaukauskilpailut myöhästyttää otteluita. Tasapelit ratkotaan rangaistuslaukauksin (RL). Statbeat mahdollistaa lukuisien erilaisten pudotuspelien pelaamisen. Lohko- tai joukkuemäärän ollessa normaalista poikkeava, kokeile rohkeasti erilaisia vaihtoehtoja. Muista, että jokaiselle joukkueelle tulee taata vähintään kolme ottelua. 16

17 Määrittele halutessasi ilmoittautumisen yhteydessä myytävät lisätuotteet ( Tuotteet ) Voit halutessasi lisätä ilmoittautumismaksun lisäksi muita kaupiteltavia, ennakkotilattavia, tuotteita. Tätä kautta voi esimerkiksi kartoittaa kiinnostusta ateriapalveluun, jonka tilausmääristä voi päätellä, kannattaako tällaista palvelua tarjoa tapahtumassa. Määrittele turnauksen kentät ( Kentät ) Määrittele ensin pelipaikka, joka voi olla joko paikkakunta tai tarkempi tapahtumapaikka. Sen jälkeen pääset luomaan turnauksen kentät klikkaamalla harmaata ruutua pelipaikkaotsikon alla. Tarkista, että kenttien koko täsmää sarjojen kenttäkokoihin (suositeltava valinta pieni ). Jokaiselle kentälle on tehtävä varaus, eli määritellä mistä mihin kenttä on käytettävissä. Tämän avulla järjestelmä laskee sarjajärjestelmien kokonaiskenttäajantarpeen ja huomauttaa, jos se ja kenttien varaukset eivät täsmää. Voit katkaista varauksen (esim. kaksipäiväinen turnaus tai muuta ohjelmaa kentällä jossakin välissä) ja lisätä uuden varauksen klikkaamalla +Lisää varaus. Valitse lopuksi Luo. Kenttien määrän määrittelee joukkuemäärä sekä käytettävissä oleva aika. Lisää aluksi niin monta kenttää, kun uskot turnauksenne tarvitsevan. Uuden kentän pääset lisäämään painamalla harmaata ruutua pelipaikka-valikossa. Samassa valikossa voit muokata myös olemassa olevien kenttien varauksia. Avaa turnauksen ilmoittautuminen Kun turnauksen kentät ja sarjat sarjajärjestelmineen (alustavat) on luotu ja mahdolliset lisätuotteet määritelty, voidaan turnauksen ilmoittautuminen avata. Valitse sivun yläreunasta Avaa ilmoittautumiset. Ilmoittautumisia pääsee seuraamaan kätevästi admin-tilan Yhteenveto-sivulta, jossa näkyvät viimeisimmät ilmoittautumiset ja maksut. Tarkemmin joukkueiden tietoja pääsee seuraamaan Joukkueet -valikossa ja maksujen tilaa Maksut valikossa. Tee sarjojen lohkojako Ilmoittautumisaika on päättynyt ja osallistuvat joukkueet ovat tiedossa. On aika määritellä sarjojen lohkojaot. 17

18 Siirry kohtaan Lohkot ja valitse haluamasi sarja, jonka lohkojaon haluat tehdä. Ruudun keskellä näkyvät sarjan lohkot ja oikeassa reunassa niihin asettelemattomat joukkueet. Joukkuelistauksessa näkyvät joukkueen nimen lisäksi joukkueen paikkakunta sekä Statbeat-pisteet. Statbeat pisteet määräytyvät Statbeatin alaisten turnausten menestyksen perusteella. Lähtökohta on 1000 pistettä, eli tuosta pistemäärästä on pääteltävissä ainakin, onko joukkue voittanut (>1000 pistettä) vai hävinnyt (<1000 pistettä) enemmistön Statbeat-turnausten otteluistaan. Tämä helpottaa muuten tuntemattomien joukkueiden asettelua lohkoihin. Mikäli joukkueen kohdalla joukkuelistauksessa on merkki i, on joukkue ilmoittanut ilmoittautumisen yhteydessä jotakin lisätietoja tai toiveita. Nämä kannattaa tarkistaa aina lohkojaon yhteydessä. Otteluasettelu Kun lohkojaot on tehty, on aika aloittaa otteluohjelman laatiminen siirtymällä kohtaan Esiasettelu. Esiasettelu on vaihe, jossa määritellään, mitkä sarjat ja sarjavaiheet (lohkovaihe ja pudotuspelit) haluat asetella. Valitse ensi sarjojen sarjavaiheet, jotka haluat asetella ja valitse sitten tapahtumapäivä oikealta (usein vain yksi vaihtoehto, mutta esim kaksi päiväisessä turnauksessa tai useammalla pelipaikalla useampi). Siirry sitten asetteluvaiheeseen valitsemalla Siirry asetteluun vasemmasta yläkulmasta. Asettelu on eniten aikaa vievää vaihe koko prosessissa ja siihen kannattaa varata aikaa. Asetteluruudussa näet keskiössä kentät ja vasemmassa reunassa asettelemattomat otteluparit. Ylävalikosta voit valita, minkä sarjojen asettelemattomat ottelut listauksessa näkyvät. Ylävalikosta pääset myös navigoimaan pelipaikkojen ja -päivien välillä. Asettele ottelupari kerrallaan jokainen ottelu. Kunkin sarjan asettelutilanne näkyy ylävalikon otsikoiden vieressä. Vinkkinä kerrottakoon, että loitontamalla näyttötilaa pienemmäksi saat kokonaisuuden näkyviin paremmin. Asettelusivun alareunasta voit halutessasi avata otteluohjelma taulukkotiedostona ( Lataa CSV:nä ). 18

19 Kun asettelu on valmis (kaikki ilmoittautuneet joukkueet aseteltu lohkoihin ja otteluohjelmaan) ilmestyy sivun yläreunaan Julkaise otteluohjelma. Kun olet tarkistanut kaikki mahdolliset kompastuskivet, julkaise otteluohjelma valitsemalla tämä vaihtoehto. Tulospalvelu ja tilastointi Statbeat mahdollistaa reaaliaikaisen tulospalvelun ja tilastoinnin. On vain turnausjärjestäjän resursseista kiinni, millä tarkkuudella tilastointia tehdään. Salibandyliitto toivoo, että turnauksissa pidettäisiin ainakin maalintekijätilastoa. Tätä varten joko tuomareiden tai toimitsijoiden olisi pidettävä kirjaa maalintekijöistä. Mikäli jokaiselle kentälle on mahdollista asettaa toimitsija verkkoyhteyksellisen älylaitteen tai läppärin kanssa, voidaan tulospalvelua ja tilastointia ylläpitää täysin reaaliaikaisesti. Tulosten merkitseminen Tulokset pääset merkitsemään kaikista nopeinten aktivoimalla klikkaamalla ottelulistauksesta haluamasi ottelun tuloskentän ( -, jos tulosta ei vielä ilmoitettu, X-X, jos tulos ilmoitettu), jolloin näkyviin tuleviin kenttiin voi kirjoittaa molempien joukkueiden tekemät maalit. Tulosten ja tilastojen merkitseminen Klikkaamalla otteluparia muualta kuin tuloskentästä, pääsee ottelukorttiin, jossa pääsee helposti muokkaamaan tai merkitsemään ottelun tilanteen tai tuloksen sekä ilmoittamaan maalintekijät. Ottelun tuloksen pääsee muokkaamaan kuten pikakirjauksessakin, aktivoimalla ottelukortin yläreunan ruudusta tuloskentän ja merkitsemällä maalimäärät siihen. Tulos tallentuu lopputulokseksi, kun ottelukortin sulkee. Maalintekijöitä lisätään aktivoimalla ottelukortista ensin Uusi tilastomerkintä, sitten Maali ja sitten valitsemalla maalintehneen joukkueen. Kun joukkue on valittu, ilmestyy ruutuun joukkueen pelaajat pelinumeroineen (aktiiviset pelaajat näkyvät vihreällä ja vain heitä voidaan valita). Valitaan maalin tehnyt pelaaja ja tallennetaan tilastomerkintä valitsemalla sivun alareunasta Tallenna. HUOMAA, että ottelun tulos pitää merkitä erikseen pelkkä maalintekijöiden merkitseminen ei riitä. 19

20 Statbeatin mainospaikat Pääbanneripaikka on varattu Salibandyliiton toimittamalle turnauskohtaisesti muokatulle kiertuebannerille. Statbeat mahdollistaa myös mainospaikkojen myymisen paikallisille yhteistyökumppaneille. Kysy tästä lisää suoraan Statbeatilta. Tekninen tuki Kiertue-, turnaus- ja sarjajärjestelmiin liittyvissä asioissa yhteydenotot Salibandyliittoon ja teknisissä asioissa Statbeatiin. Yhteystiedot löytyvät yhteystietoluettelosta. Vakuutukset, yhteistyösopimukset, musiikkisopimukset ja yhteystiedot Tuplaturva Pohjolan Tuplaturvavakuutus on alle 80-vuotiaiden vapaaehtoistyöhön osallistuvien tapaturmaturvavakuutus ja tapahtumien järjestäjän toiminnanvastuuvakuutus. Vakuutus on kaikkien Salibandyliiton jäsenseurojen käytössä. Lisätietoja: Kiertueen yhteistyösopimukset Tupla Suklaa- ja urheilupatukat Salibandyliitto pidättää mahdollisuuden uusiin kiertuekumppaneihin. Paikallisen kumppanin sopivuus on aina tarkistettava SSBL Salibandy Oy:stä (Toni Nikunen). Teosto- Gramex luvat ja sopimusnumerot 20

21 Teosto: Gramex: LII040 Lisätietoa: Yhteystiedot ja vastuut Tiina Koivisto, Salibandyliitto Kiertueen ja finaalitapahtuman kokonaisvastuu Kiertuepromoottori (kiertueviestintä, kiertuetapahtumien yhteyshenkilö) Toni Nikunen, SSBL Salibandy Oy Kiertueen kaupalliset oikeudet, myynti, kumppaninäkyvyys Julkinen sähköposti Sähköposti julkiseen jakoon (esim. www-sivut) Lomakkeet Turnausjärjestäjän ennakkotieto-lomake: Koontilomake Katusähly: Palautelomake: Katusählyn säännöt Sääntötulkinnoissa noudatetaan Suomen Salibandyliiton (SSBL) sääntöjä ja tulkintoja seuraavin tarkennuksin ja poikkeuksin: 1. Kentällä on samanaikaisesti 3 kenttäpelaajaa/joukkue, ei maalivahteja. Vaihtooikeus on rajoittamaton (ns. lentävä vaihto). Joukkueen maksimikoko on kahdeksan pelaajaa. 21

22 2. Peliaika on 1 x 12 minuuttia. 3. Laidat rajaavat pelialueen. Pelialueen suosituskoko 10 x 20 m. 4. Mailana tulee käyttää salibandymailaa. Pallona käytetään salibandypalloa. 5. Käytetään minisählymaalia. Maalin suosituskoko 60 x cm (leveys x korkeus). 6. Maalin edessä puolikaaren muotoinen maalialue, jonka säde on 150 cm. 7. Pelaaja ei saa koskettaa maalialuetta millään kehonsa osalla. Maalialueen yliastuminen on kuitenkin sallittu. Mailalla pelaaminen on sallittua maalialueella. 8. Hyökkääjäpelaajan maalialuerikkomuksesta tuomitaan vapaalyönti. Puolustuspelaajan maalialuerikkomuksesta tuomitaan rangaistuslyönti. 9. Rangaistuslyönti suoritetaan keskipisteestä suoraan tyhjään maaliin. Epäonnistuneen rangaistuslaukauksen jälkeen jatketaan kiista-aloituksella keskipisteestä. 10. Maali syntyy, kun pallo ylittää kokonaan maalilinjan. Hyökkäävä pelaaja saa tehdä maalin vain mailalla. 11. Hyväksytyn maalin jälkeen peliä jatketaan vastajoukkueen aloituslyönnillä erotuomarin vihellyksestä. Lisäohje: Maalin tehnyt joukkue palaa omalle kenttäpuoliskolleen kunnes aloituslyönti on suoritettu. Aloituslyönti on suoritettu, kun toinen vastapuolen pelaaja koskee palloon. Aloituslyönti suoritetaan omalle puolelle keskipisteestä erotuomarin vihellyksestä. Ottelun alussa ns. kiista-aloitus. 12. Mikäli pallo katoaa pelialueelta, sisäänlyönnin suorittaa joukkue, joka ei pelannut palloa yli. (Lyöntipiste on noin yksi metri kentän reunasta, päädyissä kulmalyönti). 13. Vapaalyönti ja sisäänlyönti saavat mennä suoraan maaliin, vastapelaajan on oltava vähintään kolmen metrin päässä. 14. Jalkasyöttö on sallittu. Pallon koskettaminen jalalla useamman kerran on kielletty. 15. Tahallinen käsien tai pään käyttäminen pallon tavoittelussa on kielletty. 16. Pelaaja ei saa nostaa mailaa lantiotason yläpuolelle. Palloa ei saa pelata mailalla tai jalalla yli polvitason (ei hyppäämälläkään). 17. Mailalla saa pelata vain palloa. Vastustajan mailan painaminen, sitominen ja nostaminen on kielletty. Myös vastapelaajan lyöminen tai mailan pitäminen jalkojenvälissä on kielletty. 18. Taklaaminen, kiinnipitäminen, työntäminen ja estäminen on kielletty. 19. Kenttäpelaaja ei saa pelata ilman mailaa. 20. Maasta pelaaminen on kielletty (=molemmat polvet tai toinen käsi on maassa). 21. Pallollinen pelaaja ei saa edetä takaperin kohti vastustajaa. 22. Rangaistuslyönti tuomitaan rikkeistä, jotka erotuomari tulkitsee jäähyn arvoiseksi rikkeeksi (katusählyssä ei ole jäähyjä). 23. Epäurheilijamaisesta käytöksestä ja/tai pelaajan tahallisesta vahingoittamisyrityksestä seuraa kaksi rangaistuslyöntiä ja ottelurangaistus. Tuomari voi törkeässä tapauksessa raportoida tapahtuneesta turnauksen jurylle, joka käsittelee tapauksen erikseen ja päättää seuraamuksista. Vakavin rangaistus on pelaajan sulkeminen ko. turnauksesta. 22

23 24. Turnauksissa joukkueiden keskinäisen paremmuuden määrää saavutetut pisteet (2 voitosta, 1 tasapelistä). Tasapisteissä joukkueiden paremmuuden määräävät järjestyksessä: 1. keskinäisissä otteluissa saavutetut pisteet, 2. keskinäisten otteluiden maaliero, 3. keskinäisissä otteluissa tehdyt maalit, 4. koko sarjan maaliero, 5. koko sarjassa tehdyt maalit, 6. arpa. 25. Ottelutilanteen ollessa tasan 12 minuutin peliajan päättyessä, niissä otteluissa, joissa voittaja on ratkaistava, suoritetaan peliajan päätyttyä 3 pelaajan rangaistuslaukauskilpailu. Rangaistuslaukauskilpailun ollessa tasan kolmen laukojan jälkeen, rl-kilpailu jatkuu kerrasta poikki menetelmällä, kunnes voittaja selviää. Samat nimetyt laukojat jatkavat laukomista järjestystä saa muuttaa, mutta kaikkien laukojien on lauottava ennen uutta kierrosta. Rangaistuslaukauskilpailun ollessa tasan kuuden (6) kierroksen jälkeen, siirretään laukaisupistettä metrin kauemmaksi jokaisella kierroksella, kunnes lauotaan vastakkaisen maalialueen sisältä. Finaaliturnaukseen ilmoittautunut joukkue sitoutuu osallistumaan turnaukseen. Mikäli joukkue jää pois turnauksesta, siitä seuraa 150 e/joukkue sakko. MUISTA FAIR PLAY! 23