Työntekijärekisterin tietosuojaseloste

Transkriptio

1 TI ETOSUOJASELOSTE 1 (4) Työntekijärekisterin tietosuojaseloste 1. Rekisterinpitäjä Telinekataja Oy Y-tunnus PL 1 (Pihatörmä 1B), Espoo Puhelin Sähköposti info@telinekataja.fi (jäljempänä me tai Telinekataja ) 2. Rekisteriasioiden yhteyshenkilö Laura Kataja PL 1 (Pihatörmä 1B), Espoo Puhelin Sähköposti laura.kataja@telinekataja.fi 3. Rekisterin nimi TYÖNTEKIJÄREKISTERI 4. Mitkä ovat henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste ja tarkoitus? Henkilötietojen käsittely perustuu lähtökohtaisesti Telinekatajan oikeutettuun etuun, kuten Telinekatajan ja rekisteröidyn väliseen työ- tai harjoittelusopimukseen. Lisäksi työntekijöiden henkilötietojen käsittely on tarpeen Telinekatajan lakisääteisten työnantaja- yms. velvoitteiden noudattamiseksi. Henkilötietojen käsittely voi jossain tilanteissa perustua myös rekisteröidyn suostumukseen tai nimenomaiseen suostumukseen. Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on työsuhdeasioidemme ja niihin liittyvien työnantajavelvoitteiden kuten palkanmaksun hoitaminen sekä liiketoimintamme suunnittelu ja kehittäminen henkilöstönäkökulmat huomioon ottaen. 5. Mitä tietoja käsittelemme? Käsittelemme työntekijärekisterin yhteydessä seuraavia työntekijän (rekisteröity) työ- tai harjoittelusuhteen kannalta tarpeellisia henkilötietoja:

2 TI ETOSUOJASELOSTE 2 (4) rekisteröidyn perustiedot kuten nimi, syntymäaika, henkilötunnus, sukupuoli, asiointikieli; rekisteröidyn yhteystiedot kuten sähköpostiosoite, puhelinnumero, osoitetiedot; rekisteröidyn työsuhteeseen liittyvät tiedot kuten ammatti- ja/tai tehtävänimike, työ- ja koulutushistoria, kielitaidot, erityispätevyydet; rekisteröidyn poissaolotiedot mukaan lukien lääkärintodistukset; rekisteröidyn työsuhde-etuuksiin liittyvät tiedot mukaan lukien rekisteröidyn käytössä olevat laitteet kuten tietokone ja matkapuhelin; rekisteröidyn kehityskeskustelut; rekisteröidyn työajan seurantaan liittyvät tiedot; tieto rekisteröidyn ammattiliittoon kuulumisesta niiden henkilöiden osalta, joiden jäsenmaksut veloitetaan palkanmaksun yhteydessä; rekisteröidyn työaikakirjanpitoon liittyvät tiedot; rekisteröidyn vuosilomakirjanpitoon liittyvät tiedot; mahdolliset muut tiedot, jotka liittyvät rekisterinpitäjän ja rekisteröidyn väliseen työsuhteeseen. Henkilötietojen antaminen on edellytyksenä sille, että voimme hoitaa työnantajana meille kuuluvat velvoitteet. 6. Mistä saamme tietoja? Saamme työntekijärekisterin tietoja ensisijaisesti seuraavista lähteistä: rekisteröidyltä itseltään, väestörekisteristä ja/tai viranomaisilta, muilta vastaavilta luotettavilta tahoilta laissa säädetyissä rajoissa. Lisäksi henkilötietoja voidaan kerätä ja päivittää tässä tietosuojaselosteessa kuvattuja käyttötarkoituksia varten myös julkisesti saatavilla olevista lähteistä ja viranomaisilta tai muilta kolmansilta osapuolilta saatujen tietojen perusteella sovellettavan lainsäädännön rajoissa. Tällainen tietojen päivittäminen suoritetaan manuaalisesti tai automaattisin keinoin. 7. Kenelle luovutamme ja siirrämme tietoja sekä siirrämmekö tietoja EU:n tai ETA:n ulkopuolelle? Hyödynnämme henkilötietojen käsittelyssä lukuumme toimivia alihankkijoita. Työntekijöiden työsuhteeseen liittyviä tietoja käsitellään ulkopuolisten palveluntarjoajien hallinnoimilla ja suojaamilla palvelimilla. Lisäksi olemme ulkoistaneet IT-hallinnan ulkopuoliselle palveluntarjoajalle, jonka hallinnoimalle ja suojaamalle palvelimelle henkilötietoja tallennetaan.

3 TI ETOSUOJASELOSTE 3 (4) Luovutamme henkilötietoja voimassa olevan lainsäädännön sallimalla ja velvoittamalla tavalla tahoille, joilla on lakiin, työehtosopimukseen ja/tai sopimukseen perustuva oikeus saada rekisteristä tietoja, kuten veroviranomaiselle, Kansaneläkelaitokselle, eläke- ja tapaturmavakuutusyhtiölle sekä työvoima- ja ulosottoviranomaisille. Voimme luovuttaa tietoja myös muihin tarkoituksiin Suomen lain mukaisesti. Luovutamme muualta kuin työterveydestä saadut lääkärintodistukset työterveyshuoltoon. Työntekijällä on oikeus kieltää lääkärintodistuksen luovutus työterveyshuoltoon ilmoittamalla siitä kohdassa 2 mainitulle henkilölle. Emme luovuta henkilötietoja EU/ETA alueen ulkopuolelle. 8. Miten suojaamme tiedot ja miten pitkään niitä säilytämme? Manuaalinen aineisto säilytetään lukituissa säilytystiloissa. Henkilötietoja sisältävän järjestelmän käyttöön ovat oikeutettuja vain ne työntekijämme, joilla työnsä puolesta on oikeus käsitellä työntekijöitä koskevia tietoja. Kullakin käyttäjällä on oma käyttäjätunnus ja salasana järjestelmään. Tiedot kerätään tietokantoihin, jotka ovat palomuurein, salasanoin ja muilla teknisillä keinoilla suojattuja. Tietokannat ja niiden varmuuskopiot sijaitsevat lukituissa tiloissa ja tietoihin pääsevät käsiksi vain tietyt ennalta nimetyt henkilöt. Kaikkia rekisterin tietoja käyttäviä henkilöitä sitoo vaitiolovelvollisuus. Säilytämme henkilötietoja niin kauan kuin on tarpeen henkilötiedon käsittelytarkoituksen vuoksi ottaen huomioon laista, kuten työsopimus-, kirjanpito- ja ennakkoperintälaista noudatettavaksi tulevat säilytysajat. Arvioimme tietojen säilyttämisen tarpeellisuutta säännöllisesti sovellettava lainsäädäntö huomioon ottaen. Tämän lisäksi huolehdimme sellaisista kohtuullisista toimenpiteistä, joilla varmistetaan, ettei rekisteröidyistä säilytetä rekisterissä käsittelyn tarkoituksiin nähden yhteensopimattomia, vanhentuneita tai virheellisiä henkilötietoja. Oikaisemme tai hävitämme tällaiset tiedot viipymättä. Rekisterin tietojen säilytysajat on kuvattu tämän selosteen liitteessä. 9. Mitkä ovat rekisteröityjen oikeudet? Rekisteröitynä sinulla on oikeus tarkastaa itseäsi koskevat henkilörekisteriin tallennetut tiedot ja vaatia virheellisen tiedon oikaisua tai poistamista, mikäli sille on laillinen peruste. Sinulla on myös oikeus peruuttaa suostumuksesi tai muuttaa sitä. Rekisteröitynä sinulla on tietosuoja-asetuksen mukaisesti ( lukien) oikeus vastustaa henkilötietojesi käsittelyä tai pyytää tietojesi käsittelyn rajoittamista sekä tehdä valitus henkilötietojen käsittelystä valvontaviranomaiselle. Erityisistä henkilökohtaisista syistä sinulla on oikeus myös vastustaa itseesi kohdistuvia käsittelytoimia silloin, kun tietojen käsittelemisen perusteena on oikeutettu etu. Vaatimuksesi yhteydessä sinun tulee yksilöidä se erityinen tilanne, johon perustuen vastustat käsittelyä. Me voimme kieltäytyä toteuttamasta vastustamista koskevaa pyyntöä ainoastaan laissa säädetyin perustein.

4 TI ETOSUOJASELOSTE 4 (4) 10. Yhteydenotot Kaikki tätä selostetta koskevat yhteydenotot ja pyynnöt tulee esittää kirjallisesti tai henkilökohtaisesti kohdassa kaksi (2) nimetylle yhteyshenkilölle. 11. Tietosuojaselosteen muutokset Mikäli muutamme tätä selostetta, laitamme muutokset näkyville selosteeseen päivättyinä. Mikäli muutokset ovat merkittäviä, voimme informoida näistä myös muulla tavoin, kuten sähköpostitse tai laittamalla sivuillemme asiasta ilmoituksen.

5 Liite työ n te kijäre kis terin tieto s uo jas e lo ste eseen - Säilytysajat Työ n te kijäre kiste rin tie do t Re kis terö idyn perustie do t Pääsääntö in en säilytysaika Työsuhteen ajan ja 10 vuotta työsuhteen päätyttyä. Re kis terö idyn yhteys tie do t Re kis terö idyn työ s u hte es e en liittyvät tiedo t Re kis terö idyn po is s ao lo tiedo t m ukaan lukien lääkärin to dis tu ks et Re kis terö idyn työ s u hde-etuuks iin liittyvät tiedo t m ukaan lukien re kis terö idyn käytö s s ä o levat laitte et Re kis terö idyn keh itys kes kustelut ja n äih in liittyvät tie do t Re kis terö idyn työ ajan s euran taan ja työ aikakirjan pito o n liittyvät tie do t Tieto re kis terö idyn am m attiliitto o n kuulum is es ta n iiden h e n kilö iden o s alta, jo ide n jäs en m aks ut velo itetaan palkan m aks u n yhteydessä; Re kis terö idyn vuo s ilo m akirjan pito o n liittyvät tiedo t. Mahdo llis et m u ut tie do t, jo tka liittyvät työ s uhte es ee n Työsuhteen ajan ja 2 vuotta työsuhteen päätyttyä. työtodistuksen antamiseen tarvittavat tiedot 10 vuotta työsuhteen päättymisen jälkeen. tiedot säilytetään kuitenkin 6 vuotta viimeisen maksun jälkeen. Lääkärintodistukset säilytetään [2-5] vuotta, mutta niitä voidaan tarvittaessa säilyttää myös pidempään. Työsuhteen ajan ja 2 vuotta päättymisen jälkeen. Työsuhteen ajan + palkanmaksuun liittyen kirjanpitoaineistoon liittyvät tiedot säilytetään kuitenkin vähintään 6 vuotta viimeisen Työsuhteen ajan ja 2-10 vuotta päättymisen jälkeen +