Päätös syntyi äänestysten jälkeen.

Transkriptio

1 Helsingin kaupunki Pöytäkirja 1/ (9) 308 Aikuisten palvelujen asiakaspalveluprosessien kehittäminen - sähköisen asioinnin projektitilaukset vuonna pöydälle pantu asia HEL T Päätös Käsittely päätti oikeuttaa vs. tietohallintopäällikön tilaamaan aikuisten palvelujen asiakaspalveluprosessien kehittämiseen liittyvät seuraavat vuoden 2011 sähköisen asioinnin projektit: - Toimeentulotuen asiakaspalveluprosessien vaatimusmäärittelyprojektin Capgemini Oy:ltä Talous- ja suunnittelukeskuksen ja Capgeminin tekemään puitesopimukseen perustuen. Tilauksen hinta on enintään euroa ilman arvonlisäveroa. Arvonlisäverollinen hinta on euroa. - Asiakastietojärjestelmä ATJ:n kehittämiseen liittyvät projektit Logica Suomi Oy:ltä sopimukseen 1130/2000 ja tähän liitettyyn muutossopimukseen 11377/2003 perustuen, tilauksen hinta on enintään euroa ilman arvonlisäveroa, arvonlisäverollinen hinta on euroa. Tilauksen kokonaishinta on enintään euroa ilman arvonlisäveroa. Arvonlisäverollinen hinta on euroa (alv 23 %). Tarvittavat määrärahat on varattu sosiaaliviraston vuoden 2011 atkinvestointimäärärahoihin hankkeille nro 39147, ja Pöytäkirjanote tietotekniikkayksikköön (Lassi Laine, Juhani Ahola, Maarit Vajavaara) ja tietohallintopalveluihin (Merja Aaltonen). Päätös syntyi äänestysten jälkeen. Pöydällepanoehdotus: Vesikansa Sanna ehdotti, että asia pannaan pöydälle. Kannattajat: Ingervo Sirkku Palautusehdotus: Vesikansa Sanna ehdotti, että asia palautetaan uudelleen valmisteltavaksi siten, että selvitetään vaihtoehtoisia sähköisen asioinnin toteutustapoja ja suunnitellaan se mahdollisen sosiaali- ja terveystoimen yhdistymispäätöksen jälkeen.

2 Helsingin kaupunki Pöytäkirja 1/ (9) Kannattajat: Ingervo Sirkku 1. Äänestys JAA-ehdotus: Asian käsittelyä jatketaan EI-ehdotus: Ehdotan, että asia pannaan pöydälle. Jaa-äänet: 6 Jouko Kajanoja, Antti Valpas, Olli Valtonen, Tuomas Nurmela, Jaana Pelkonen, Jukka Järvinen Ei-äänet: 3 Jussi Tarkkanen, Sanna Vesikansa, Sirkku Ingervo Tyhjä-äänet: 1 Gunvor Brettschneider Poissa-äänet: 1 Terhi Mäki Suoritetussa äänestyksessä asian käsittelyn jatkaminen voitti pöydällepanoehdotuksen äänin 6-3, 1 tyhjä, 1 poissa. 2. Äänestys JAA-ehdotus: Asian käsittelyä jatketaan. EI-ehdotus: Ehdotan, että asia palautetaan uudelleen valmisteltavaksi siten, että selvitetään vaihtoehtoisia sähköisen asioinnin toteutustapoja ja suunnitellaan se mahdollisen sosiaali- ja terveystoimen yhdistymispäätöksen jälkeen. Jaa-äänet: 6 Jouko Kajanoja, Jaana Pelkonen, Jukka Järvinen, Olli Valtonen, Tuomas Nurmela, Antti Valpas Ei-äänet: 3 Jussi Tarkkanen, Sirkku Ingervo, Sanna Vesikansa Tyhjä-äänet: 1 Gunvor Brettschneider Poissa-äänet: 1 Terhi Mäki Suoritetussa äänestyksessä asian käsittelyn jatkaminen voitti palautusehdotuksen äänin 6-3, 1 tyhjä, 1 poissa. Sanna Vesikansa ilmoitti päätökseen seuraavan sisältöisen eriävän mielipiteen:

3 Helsingin kaupunki Pöytäkirja 1/ (9) Toimeentulotuen sähköisen asioinnin kehittäminen on tärkeä hanke, mutta investoinnin perusteena olisi pitänyt olla perusteellisempi selvitys vaihtoehtoisista järjestelmistä sekä analyysi mahdollisen sosiaali- ja terveystoimen yhdistymisen vaikutuksista. Mittava investointi olisi pitänyt suunnitella pitäen tärkeänä kilpailuttamisen mahdollisuutta jatkossa sekä sitä, miten järjestelmää pystytään muuttamaan mahdollisiin valtakunnallisiin sitoviin määrityksiin. Myös Sirkku Ingervo ja Jussi Tarkkanen ilmoittivat eriävän mielipiteensä yhtyen Sanna Vesikansan eriävän mielipiteen perusteluihin. Esittelijä Lisätiedot sosiaalijohtaja Paavo Voutilainen Helena Ylisipola, va. hallinto- ja kehittämisjohtaja, puhelin: helena.ylisipola(a)hel.fi Pesonen Kalle, vs. tietohallintopäällikkö, puhelin: kalle.pesonen(a)hel.fi Vajavaara Maarit, tietojenkäsittelyn suunnittelija, puhelin: maarit.vajavaara(a)hel.fi Liitteet 1 Investoinnin takaisinmaksuaika Liite 1 slk_txtiin pdf Päätösehdotus päättänee oikeuttaa vs. tietohallintopäällikön tilaamaan aikuisten palvelujen asiakaspalveluprosessien kehittämiseen liittyvät seuraavat vuoden 2011 sähköisen asioinnin projektit: - Toimeentulotuen asiakaspalveluprosessien vaatimusmäärittelyprojektin Capgemini Oy:ltä Talous- ja suunnittelukeskuksen ja Capgeminin tekemään puitesopimukseen perustuen. Tilauksen hinta on enintään euroa ilman arvonlisäveroa. Arvonlisäverollinen hinta on euroa. - Asiakastietojärjestelmä ATJ:n kehittämiseen liittyvät projektit Logica Suomi Oy:ltä sopimukseen 1130/2000 ja tähän liitettyyn muutossopimukseen 11377/2003 perustuen, tilauksen hinta on enintään euroa ilman arvonlisäveroa, arvonlisäverollinen hinta on euroa Tilauksen kokonaishinta on enintään euroa ilman arvonlisäveroa. Arvonlisäverollinen hinta on euroa (alv 23 %). Tarvittavat määrärahat on varattu sosiaaliviraston vuoden 2011 atkinvestointimäärärahoihin hankkeille nro 39147, ja

4 Helsingin kaupunki Pöytäkirja 1/ (9) Esittelijä Lähtökohdat Pöytäkirjanote tietotekniikkayksikköön (Lassi Laine, Juhani Ahola, Maarit Vajavaara) ja tietohallintopalveluihin (Merja Aaltonen). Sosiaaliviraston strategisena tavoitteena on, että sähköistä asiointia ja sähköisiä palveluja laajennetaan ja otetaan käyttöön asiakaspalvelujen tuottavuutta lisääviä uusia sähköisiä ratkaisuja. Vuoden 2011 talousarvio-esityksessä ( ) ja siihen perustuvassa vuoden 2011 atk-investointisuunnitelmassa on sähköisen asioinnin hankkeille varattu yhteensä euron investointimääräraha, ja todettu, että yhtenä keskeisenä sähköisen asioinnin kehittämishankkeena on toteuttaa yhteistyössä talous- ja suunnittelukeskuksen kanssa sähköisen asioinnin integrointi ATJasiakastietojärjestelmään. Sähköinen asiointi on sosiaalilautakunnan ( 27) hyväksymässä sosiaalitoimen vuoden 2011 käyttösuunnitelmassa atk-investointihankkeena. Käyttösuunnitelmassa todetaan, että vuoden 2011 aikana aloitetaan myös toimeentulotuen asiakaspalveluprosessin uudistaminen ja palveluprosessien sähköistäminen. Käsitellessään sosiaaliviraston palveluverkkoasiaa sosiaalilautakunta suuntasi tuolloin sosiaaliasemille velvoitteen tehdä esitykset työkäytäntöjen kehittämisestä siten, että toimitilat ja henkilöstöresurssit saadaan tehokkaampaan käyttöön. Sosiaaliasemien toiminnan kehittämissuunnitelma on valmistunut huhtikuussa Suunnitelman mukaan yksi toiminnan kehittämisen keskeinen keino on sähköisten palvelujen lisääminen. Aikuisten palvelujen vastuualue on sähköisen asioinnin kehittämisessä priorisoinut toimeentulotuen asiakaspalveluprosessien sähköistämisen tärkeimmäksi kehittämishankkeeksi. Palveluprosessin sähköistämisen tuottavuushyödyt: - Aikuisten palvelujen arvion mukaan alkuvaiheessa parannukset näkyvät rutiinitehtävien hoitumisena tekniikan avulla ja työajan vapautumisena asiakastyöhön. - Ensivaiheessa merkittävimmät muutokset sähköisen asioinnin toteuttamisessa ilmenevät etuuskäsittelyssä ja toimistotyössä. - Paras tuottavuus palveluprosessien sähköistämisestä saavutetaan, kun palveluprosessi on sähköistetty koko prosessin tasolla ja tiedon saanti on automatisoitu myös tukiprosessien osalta (esim. Kelan tiedot, asiakkaan pankkitilitiedot).

5 Helsingin kaupunki Pöytäkirja 1/ (9) Hankkeen kuvaus - Aikuisten palvelujen vastuualueen arvion mukaan toimeentulotuen toimintaprosessien uudistamisen ja palveluprosessien sähköistämisen toteutuksen tuottavuusvaikutus olisi noin 30 henkilötyövuotta, mikä on noin 1 milj. euroa vuositasolla. Näin ollen kehittämishankkeen kustannuksia vastaava kustannussäästö saavutettaisiin 2-3 vuoden kuluessa sen valmistumisesta, esityslistan tämän asian liite nro 1. - Palveluprosessin sähköistäminen vähentää merkittävästi toiminnasta syntyvää hiilijalanjälkeä. Aikuisten palvelujen vastuualueen palveluprosesseissa on keskeisenä tietojärjestelmänä nykyinen käytössä oleva sosiaalitoimen asiakastietojärjestelmä ATJ, jonka kehittämishanke vuosille käynnistettiin keväällä Kehittämishankkeen tavoitteena on mahdollistaa sähköinen asiointi asiakkaiden ja muiden yhteistyökumppaneiden välillä sekä taata sosiaaliviraston työntekijöille ajanmukainen työväline mm. parantamalla järjestelmän käytettävyyttä. kehittämällä järjestelmän käyttöliittymä ja parantamalla asiakaspalvelua mm. kehittämällä tulosteita. Hankkeen kehittämisprojektit toteutuvat pitemmän tähtäimen hankeohjelman ja vuosittaisen tarkennuksen mukaisesti erillisinä projekteina tai työtehtävinä. Kehittäminen tapahtuu vastuualueiden toiminnan tarpeiden ja priorisoinnin mukaisesti tiiviissä yhteistyössä talous- ja suunnittelukeskuksen kanssa kansallisen tietotekniikkahankkeen vaatimukset huomioiden. ATJ:ään integroitavat sähköiset palvelut integroidaan kaupunkitasoisten linjausten mukaisesti Helsingin kaupungin yhteiseen portaaliin (asiointi.hel.fi) ja sen kuntalaisen asiointitiliin. Asiointitilin avulla asiakas voi seurata kaikkia omia asiointejaan Helsingin kaupungin palveluissa ja esim. hakemuksensa etenemisen tilaa. Palvelut ovat tarjolla ympäri vuorokauden kolmella eri kielellä. Kehittämishanketta varten sosiaalivirasto ja Logica Suomi Oy, joka on sosiaalivirastolle räätälöidyn ATJ-järjestelmän toteuttaja, solmivat puitesopimuksen (Asiakastietojärjestelmä ATJ:n kehittäminen Konsultointi- ja projektipalvelut). Puitesopimus antaa puitteet sille, miten ATJ:n kehittämisen osalta toimitaan, siinä on sovittu yhteistyön raameista, yhteistyön edelleen kehittämisestä sekä sopijapuolten oikeuksista ja velvoitteista yhteistyön toteuttamisessa. Tarkoituksena on kehittää ATJ asiakastietojärjestelmää sosiaaliviraston tavoitteiden ja strategioiden mukaisesti. Sopimuksen kohteena on ATJ:n jatkokehittäminen, joka toteutuu hankeohjelman mukaisesti projekteittain. Puitesopimus on voimassa vuoden 2013 loppuun ja sen

6 Helsingin kaupunki Pöytäkirja 1/ (9) jälkeen, mikäli halutaan, kalenterivuoden kerrallaan 6 kuukauden irtisanomisajalla. Ensimmäisenä ATJ- kehittämishankkeen osakokonaisuutena toteutettiin v ATJ:n väestötietojen käsittelymuutokset. (Soslk ). Syksyllä 2010 valmistui aikuisten palvelujen vastuualueen ja hallinto- ja kehittämiskeskuksen yhteistyönä toimeentulotuen asiakaspalveluprosessien nykytilan kuvaus ja huhtikuussa 2011 valmistui esitys sosiaaliasemien kehittämissuunnitelmaksi. Syksyllä 2010 ja vuoden 2011 aikana on yhteistyössä aikuisten palvelujen vastuualueen ja järjestelmätuottajan kanssa valmisteltu ATJ:n kehittämisen suunnittelua lähtökohtana toimeentulotuen palveluprosessin kehittäminen sähköisen asioinnin mahdollistavaksi palveluksi. Palveluprosessin sähköistäminen edellyttää järjestelmään tehtäviä muutoksia, joiden laajuus ja sisältö selviävät määrittelyvaiheen ja teknisen testauksen aikana. Nyt tehtävä tekninen toteutus mahdollistaa toimeentulotuen palvelujen lisäksi myös muiden ATJ:ää käyttävien palvelujen sähköistämisen. Tilattavat projektit 1-8/2011 Sosiaalivirasto on saanut Logica Oy:tä seuraavat tarjoukset koskien syksyllä 2010 valmistuneen tavoitearkkitehtuurin toimivuuden teknisiä testauksia ja projektien suunnittelu- ja hallinnointitehtäviä: - Sähköisen asioinnin arkkitehtuurin Proof-of-Concept, tekninen testaus, tarjous 56039, euroa - Sähköisen asioinnin arkkitehtuurin Proof-of-Concept, joka sisältää seuraavat tarjoukset: asiointikansioon liittyvän toiminnallisuuden toteutus, tarjous 56685, euroa, ja asiointikansioliitännän toteutus, tarjous 57717, euroa - Tulostuksen Proof-of-Concept, tarjous 56040, euroa - Arkkitehtuuriryhmän tehtävät, tarjous 58688, euroa - Projektien suunnittelu- ja hallinnointitehtävät, tarjous 58688, euroa. Edellä mainittujen projektien kustannukset sekä hankkeen suunnitteluja hallinnointikustannukset vuonna 2011 ovat yhteensä euroa ilman arvonlisäveroa. Kehittämishankkeen eteneminen 9/2011 lukien

7 Helsingin kaupunki Pöytäkirja 1/ (9) Toimeentulotuen asiakaspalveluprosessien kehittämisen vaatimusmäärittelyprojekti toteutetaan syksyllä Projektin tekninen läpivienti tilataan Capgemini Oy:tä. Hankinta perustuu Talous- ja suunnittelukeskuksen ja Capgemini Oy:n tekemään puitesopimukseen. Projektin lopputuloksena on tavoitetila, jossa kuvataan sekä palvelutoimintaan että tietojärjestelmiin liittyvät muutostarpeet. Projektin alustava hinta-arvio on euroa. Teknisten määritysten ja testausten valmistuttua laaditaan tarkempi hankesuunnitelma aikuisten palvelujen sosiaalisen ja taloudellisen tuen päällikön vetämän kehittämishankkeen johtoryhmän hyväksyttäväksi alkusyksyllä Tavoitteena on vuoden 2011 lopulla tehdä sähköisen asioinnin ensimmäisen vaiheen tekninen suunnittelu. Teknisen suunnittelun projektit ajoittuvat loppuvuoteen 2011 ja toteutukset vuodelle Niistä pyydetään erilliset tarjoukset sen jälkeen kun tekniset määritykset ja testaukset valmistuvat. Kustakin projektista tehdään erillinen projektisuunnitelma ja kustannusarvio. Tavoitteena on, että suunnitellut sähköisen asioinnin toiminnallisuudet valmistuvat vaiheittain vuoden 2013 loppuun mennessä. Vuosien 2012 ja 2013 kehittämisprojektit esitetään sosiaalilautakunnalle kunkin vuoden alkupuolella. Vuosien toteutukset ja toteutusjärjestys riippuvat toimeentulotuen vaatimusmäärittelyn tuloksista, toiminnan tarpeista ja resursoinnista. Vuorovaikutteinen asiointi (ns. turvallinen posti) toteutus voi aikaistua suunnitellusta, jos jo Helsingissä käytössä olevat ratkaisut ovat monistettavissa ja toiminnallisesti riittävät. Vuosien 2012 ja 2013 kehittämisprojektien kustannukset ovat alustavasti arvioiden noin euroa/vuosi. Sähköisen asioinnin suunnitellut projektit ja niille varattu investointimääräraha Vuodelle 2011 suunnitellut projektit, investointimääräraha euroa - Tavoitearkkitehtuurin toimivuuden tekniset määrittelyt ja ratkaisujen testaus (Proof-of-Consept-projektit) - Toimeentulotuen asiakaspalveluprosessien kehittämisen vaatimusmäärittely - Toimeentulotuen sähköisen asioinnin 1. toteutuksen suunnittelu (Hakemus ja liitteet)

8 Helsingin kaupunki Pöytäkirja 1/ (9) - Tarkennetut vaatimukset, suunnittelu: Käytettävyyden kehittäminen (Tulostus, Käyttöliittymä) Vuodelle 2012 Suunnitellut projektit alustavasti, investointimääräraha euroa - Toimeentulotuen sähköisen asioinnin 1. toteutus: suunnittelu loppuu, toteutus ja pilotointi alkavat - Käytettävyyden kehittäminen (Tulostus, Käyttöliittymä): Siirtymäsuunnittu, toteutus, pilotointi, käyttöönotto - Vuorovaikutteinen asiointi: Toiminnallinen määrittely ja suunnittelu - Asiointi 2: Määrittely ja suunnittelu: (seuraava toteutettava sähköinen asiointi toimeentulotuen jälkeen). Vuodelle 2013 Suunnitellut projektit alustavasti, investointimääräraha euroa - Toimeentulotuen sähköisen asioinnin 1. toteutuksen käyttöönotto ( Hakemus + liitteet) - Vuorovaikutteinen asiointi Toteutus, pilotointi, käyttöönotto - Asiointi 2. toteutus: hakemuksen tilan käsittely ja päätös : Toteutus, pilotointi, käyttöönotto - Seuraavat sähköisen asioinnin toteutukset vastuualueen priorisointien mukaan Suunniteltu investointimääräraha vuosille yhteensä 1,7 miljoonaa euroa Projekteissa käytetään tarvittaessa eri toimittajia ja ne toteutetaan tiiviissä yhteistyössä Talous- ja suunnittelukeskuksen tietotekniikkayksikön ja Helsinki-portaalin teknisen toimittajan IBM:n kanssa. Esittelijä Lisätiedot sosiaalijohtaja Paavo Voutilainen Helena Ylisipola, va. hallinto- ja kehittämisjohtaja, puhelin: helena.ylisipola(a)hel.fi Pesonen Kalle, vs. tietohallintopäällikkö, puhelin: kalle.pesonen(a)hel.fi Vajavaara Maarit, tietojenkäsittelyn suunnittelija, puhelin: maarit.vajavaara(a)hel.fi Liitteet

9 Helsingin kaupunki Pöytäkirja 1/ (9) 1 Investoinnin takaisinmaksuaika_liite 1 slk_txtiin pdf