TAMPEREEN KAUPUNKISEUDUN KUNTAYHTYMÄ Tarkastuslautakunta pöytäkirja 1/

Transkriptio

1 Aika: klo Paikka: Tampereen kaupunkiseudun kuntayhtymän kokoushuone, Satakunnankatu 18 A, Viimeistämö (ent. Media54) -rakennus, 2 krs. Osallistujat: Jäsen: Haarla-Kettunen Inkeri, pj Niemelä Kari, vpj Peltonen Kari Raitakari Ilona varajäsen Silvan-Väliharju Marika Tervo Anne Ala-Mutka Yrjö Välimäki Pauli Muut osallistujat: Pohjonen Juhani seutusihteeri Käsitellyt asiat :t 1-11 Allekirjoitukset Inkeri Haarla-Kettunen Juhani Pohjonen 1/20

2 Pöytäkirjan tarkastus Paikka ja aika Tampereen kaupunkiseudun kuntayhtymä / 2009 Pöytäkirja tarkastettu ja hyväksytty. Ilona Raitakari Pöytäkirja yleisesti nähtävänä Paikka ja aika Tampereen kaupunkiseudun kuntayhtymän toimisto / 2009 Todistaa Juhani Pohjonen 2/20

3 Käsiteltävät asiat: 1 KOKOUKSEN AVAUS 4 2 KOKOUKSEN LAILLISUUS JA PÄÄTÖSVALTAISUUS 5 3 PÖYTÄKIRJAN PITÄMINEN JA TARKASTAMINEN 6 4 TIEDOKSI ANNETTAVAT ASIAT 7 5 TARKASTUSLAUTAKUNNAN JÄRJESTÄYTYMINEN JA KOKOUSMENETTELY 8 6 TARKASTUSLAUTAKUNNAN KOKOUSPALKKIOT SEKÄ ANSIOMENETYS- JA KULUKORVAUKSET 10 7 TARKASTUSLAUTAKUNNAN TYÖSKENTELY JA ARVIOINTIKERTOMUKSEN VALMISTELU 13 8 KUNTAYHTYMÄN TILINTARKASTUSYHTEISÖN VALINTA 15 9 MUUT ASIAT SEURAAVAT KOKOUKSET KOKOUKSEN PÄÄTTÄMINEN 20 3/20

4 1 KOKOUKSEN AVAUS Päätös: Puheenjohtaja avasi kokouksen klo /20

5 2 KOKOUKSEN LAILLISUUS JA PÄÄTÖSVALTAISUUS Hallintosääntö 25 Kokouksen koolle kutsuminen ja kokouksen päätösvaltaisuus Kokouskutsun antaa puheenjohtaja tai hänen estyneenä ollessaan varapuheenjohtaja. Kokouskutsussa on ilmoitettava kokouksen aika ja paikka sekä käsiteltävät asiat. Kokouskutsu on lähetettävä viimeistään 7 päivää ennen kokousta. Esityslista lähetetään mahdollisuuksien mukaan kokouskutsun yhteydessä. Kokouskutsu lähetetään toimielimen päättämällä tavalla jäsenille, henkilökohtaisille varajäsenille ja muille, joilla on läsnäolo-oikeus tai - velvollisuus ko. kokouksessa. Seutuhallitus ja muut toimielimet ovat päätösvaltaisia, kun enemmän kuin puolet jäsenistä on läsnä. Päätösehdotus. Tarkastuslautakunta Puheenjohtaja Haarla-Kettunen: todetaan kokous lailliseksi ja päätösvaltaiseksi. Päätös: Päätösehdotus hyväksyttiin. 5/20

6 3 PÖYTÄKIRJAN PITÄMINEN JA TARKASTAMINEN Hallintosääntö 35 Pöytäkirjan laatiminen, tarkastaminen ja nähtävänä pitäminen Pöytäkirjan laatii puheenjohtajan johdolla pöytäkirjanpitäjä. Pöytäkirjan allekirjoittaa puheenjohtaja ja varmentaa pöytäkirjanpitäjä. Pöytäkirja tarkastetaan toimielimen päättämällä tavalla. Pöytäkirja pidetään yleisesti nähtävänä toimielimen päättämänä aikana ja paikassa. Päätösehdotus. Tarkastuslautakunta Puheenjohtaja Haarla-Kettunen: Tarkastuslautakunta päättää että valitaan kokoukselle pöytäkirjanpitäjä, että valitaan pöytäkirjantarkastajaksi yksi tarkastuslautakunnan jäsen aakkosjärjestyksessä vaihtuvassa vuorossa ja että tarkastuslautakunnan pöytäkirja on hyväksymisen jälkeen nähtävillä seututoimistossa. Päätös: Pöytäkirjanpitäjäksi valittiin Juhani Pohjonen Pöytäkirjantarkastajaksi valittiin Ilona Raitakari. 6/20

7 4 TIEDOKSI ANNETTAVAT ASIAT Yhtymäkokoukset ja Seutuforum klo Myös tarkastuslautakunnan jäsenet ovat tervetulleita mukaan. Lisäselostus kokouksessa. Päätösehdotus. Tarkastuslautakunta Puheenjohtaja Haarla-Kettunen: Tarkastuslautakunta päättää merkitä asiat tiedoksi. Päätös: Tiedoksi: Lisätietoja: Päätösehdotus hyväksyttiin. seutusihteeri Juhani Pohjonen puh , 7/20

8 5 TARKASTUSLAUTAKUNNAN JÄRJESTÄYTYMINEN JA KOKOUSMENETTELY Seutusihteeri Pohjonen Yhtymäkokous päätti että tarkastuslautakuntaan valitaan toimikaudelle varsinaisiksi jäseniksi ja kullekin heistä henkilökohtaiseksi varajäseneksi: jäsen: Haarla-Kettunen Inkeri, Ylöjärvi, pj Niemelä Kari, Tampere, vpj Peltonen Kari, Kangasala Raitakari Ilona, Nokia varajäsen: Silvan-Väliharju Marika. Pirkkala Tervo Anne, Tampere Ala-Mutka Yrjö, Orivesi Välimäki Pauli, Tampere että puheenjohtajaksi nimetään Inkeri Haarla-Kettunen ja että varapuheenjohtajaksi nimetään Kari Niemelä. Kokousmenettelystä annetaan tarkemmat määräykset hallintosäännössä. Hallintosäännön 25 :n mukaan kokouskutsun antaa puheenjohtaja tai hänen estyneenä ollessaan varapuheenjohtaja. Kokouskutsussa on ilmoitettava kokouksen aika ja paikka sekä käsiteltävät asiat. Kokouskutsu on lähetettävä viimeistään 7 päivää ennen kokousta. Esityslista lähetetään mahdollisuuksien mukaan kokouskutsun yhteydessä. Kokouskutsu lähetetään toimielimen päättämällä tavalla jäsenille, henkilökohtaisille varajäsenille ja muille, joilla on läsnäolo-oikeus tai - velvollisuus ko. kokouksessa. Hallintosäännön 32 :n mukaan asiat päätetään toimielimen kokouksessa viranhaltijan esittelystä. Seutujohtajan ollessa estyneenä esittelijänä toimii seutusihteeri tai muu seutuhallituksen nimeämä henkilö. Toimielin voi erityisestä syystä päättää, että asia käsitellään puheenjohtajan selostuksen pohjalta ilman viranhaltijan esittelyä. Hallintosäännön 35 :n mukaan pöytäkirjan laatii puheenjohtajan johdolla pöytäkirjanpitäjä. Päätösehdotus. Tarkastuslautakunta Puheenjohtaja Haarla-Kettunen: Tarkastuslautakunta päättää 8/20

9 merkitä tiedoksi yhtymäkokouksen päätöksen tarkastuslautanunnan kokoonpanosta, puheenjohtajasta ja varapuheenjohtajasta, että tarkastuslautakunnan esityslista toimitetaan lautakunnan jäsenille ja varajäsenille, että jakelu toteutetaan sähköisenä, että tarkastuslautakunnan esityslistat julkaistaan myös sivuilla, että tarkastuslautakunnan kokouksen esittelijänä toimii puheenjohtaja Inkeri Haarla-Kettunen, että tarkastuslautakunnan kokouksen pöytäkirjanpitäjä valitaan kokouskohtaisesti. Päätös: Tiedoksi: Lisätietoja: Päätösehdotus hyväksyttiin. seutusihteeri Juhani Pohjonen puh , 9/20

10 6 TARKASTUSLAUTAKUNNAN KOKOUSPALKKIOT SEKÄ ANSIOMENETYS- JA KU- LUKORVAUKSET Seutusihteeri Pohjonen Kuntayhtymän hallintosäännössä ovat seuraavat määräykset kokouspalkkioiden ja luottamushenkilöiden kulukorvausten maksamisesta. 38 Kokouspalkkiot Kuntayhtymän luottamushenkilöille suoritetaan palkkiota luottamustoimen hoitamisesta ja korvausta ansionmenetyksestä sekä kustannuksista, joita luottamustoimen vuoksi aiheutuu sijaisen palkkaamisesta, lastenhoidon järjestämisestä tai muusta vastaavasta syystä sekä matkakustannusten korvausta ja päivärahaa. Näitä säädöksiä noudatetaan soveltuvin osin myös viranhaltijain ja työntekijöiden kokouspalkkioihin siten kuin kulloinkin voimassa olevassa KVTES:ssa määrätään. Kuntayhtymän yhtymäkokouksen, seutuhallituksen ja tarkastuslautakunnan kokouksista maksettavista palkkiosta ja vuosipalkkioista päättää yhtymäkokous. Muiden toimielinten kokouspalkkioista päättää seutuhallitus. Seutuhallituksen puheenjohtajalle suoritetaan osallistumisesta yhtymäkokoukseen palkkio samojen perusteiden mukaisesti kuin yhtymäkokousedustajalle. Toimielimen puheenjohtajana toimivalle luottamushenkilölle maksetaan jäsenen kokouspalkkio 50 %:lla korotettuna. Jos kokous kestää yli kolme (3) tuntia, korotetaan 1 momentissa mainittuja kokouspalkkioita 50 %:lla jokaiselta alkavalta tunnilta, jonka luottamushenkilö yli 3 tunnin on kokouksessa saapuvilla. Toimikuntien jäsenille, joilla asian laadun mukaan on huomattavan paljon valmistelu- tai muuta vastaavaa työtä toimikunnan kokousten ulkopuolella, seutuhallitus voi harkintansa mukaan määrätä palkkion. 39 Samana päivänä pidetyt kokoukset Jos samana kalenterivuorokautena pidetään useampi kuin yksi saman toimielimen kokous, katsotaan ne kokouspalkkiota laskettaessa yhdeksi kokoukseksi. 46 Ansionmenetyksen korvaus 10/20

11 Luottamushenkilölle maksetaan korvausta ansionmenetyksestä sekä kustannuksista, joita luottamustoimen hoitamisen vuoksi aiheutuu sijaisen palkkaamisesta, lasten hoitamisesta tai muusta vastaavasta syystä kultakin alkavalta tunnilta, ei kuitenkaan enemmältä kuin 8 tunnilta kalenterivuorokaudessa. Tuntikorvauksen enimmäismäärän päättää yhtymäkokous. Ansionmenetyskorvaus maksetaan suoraan luottamushenkilön työnantajalle, jos luottamushenkilö sitä pyytää. Saadakseen korvausta luottamushenkilöiden tulee esittää ansionmenetyksen osalta työnantajan todistus siitä sekä kustannuksista hyväksyttävä selvitys. Työnantajan todistuksesta on myös käytävä ilmi, että luottamustoimen hoitamiseen käytetty aika olisi ollut hänen työaikaansa ja että hänelle ei makseta siltä ajalta palkkaa. Luottamushenkilön, joka tekee ansio- tai muuta työtä olematta työsuhteessa taikka virka- tai muussa julkisoikeudellisessa toimisuhteessa, tulee esittää kirjallisesti riittävä selvitys ansionmenetyksestään ja luottamustoimen johdosta aiheutuneista kustannuksista. Edellä tarkoitettua todistusta tai selvitystä ei vaadita, jos korvattava määrä on enintään 10,00 euroa tunnilta. Luottamushenkilön tulee tällöin antaa kirjallinen vakuutus ansionmenetyksen määrästä. Ansiomenetyskorvausta laskettaessa kokousaikaan lasketaan yksi (1) tunti matka-aikaa kokoukseen saapumiseen ja kokouksesta poistumiseen. Yhteensä kaksi (2) tuntia/kokous. Muiden toimielinten luottamishenkilöille maksettavasta ansiomenetyskorvauksesta päättää seutuhallitus. 47 Palkkioiden ja korvausten maksaminen Tässä ohjeessa mainittujen palkkioiden tulee perustua kokouspöytäkirjoihin tai luottamustehtävän hoitamisesta laadittuihin muistioihin. Palkkiot maksetaan neljännesvuosittain toimielimen sihteerin tai tehtävän antajan palkkioiden maksamista koskevan ilmoituksen perusteella. Ansionmenetyksen korvaamista koskeva vaatimus on esitettävä kahden kuukauden kuluessa sille henkilölle, jolle voimassa olevien määräysten mukaan kuuluu laskun hyväksyminen. Luottamushenkilön vaatimuksen häneltä evätyn korvauksen suorittamisesta samoin kuin muut tästä säännöstä aiheutuvat tulkintaerimielisyydet ratkaisee ensiasteena seutuhallitus. 11/20

12 48 Muut korvaukset Luottamushenkilön samoin kuin toimielimeen kuultavaksi kutsutun asiantuntijan oikeudesta saada luottamus- tai asiantuntijatehtävän hoitamisesta johtuen matkakustannusten korvausta ja korvausta ulkomaille tehdystä virkamatkasta sekä korvausten hakemisessa noudatettavasta menettelystä ovat soveltuvin osin voimassa kunnallisen yleisen virka- ja työehtosopimuksen määräykset kuitenkin siten, että seutuhallituksella on yksittäistapauksessa oikeus määrätä toisin majoittumiskorvauksista. Yhtymäkokous on päättänyt tarkastuslautakunnan kokouspalkkioksi 132 euroa. Tarkastuslautakunta Päätösehdotus. Puheenjohtaja Haarla-Kettunen: Tarkastuslautakunta päättää merkitä tiedoksi hallintosäännön määräykset kokouspalkkioiden ja luottamushenkilöiden kulukorvausten maksamisesta ja merkitä tiedoksi yhtymäkokouksen päätökset euromääräisistä kokouspalkkioista. Päätös: Tiedoksi: Lisätietoja: Päätösehdotus hyväksyttiin. seutusihteeri Juhani Pohjonen puh , 12/20

13 7 TARKASTUSLAUTAKUNNAN TYÖSKENTELY JA ARVIOINTIKERTOMUKSEN VAL- MISTELU Seutusihteeri Pohjonen Tampereen kaupunkiseudun kuntayhtymän toiminta on monipuolistunut vuosien 2007 ja 2008 aikana. Seutuyksikön koko on vakiintunut n. 8 henkeen ja toiminnan volyymi on kasvanut huomattavasti. Vuoden 2008 talousarvioon ja taloussuunnitelmaan varattiin hankkeisiin ns. seuturahaa 1 euro/jäsenkunnan asukas. Vuoden 2007 aikana seutuhallitus teki päätökset mm. työterveyshuollon projektin, palveluverkkoselvityksen, rakennemallityön ja asuntopoliittisen ohjelman käynnistämisestä. Keväällä 2008 on käynnistetty lisäksi seudullisen ilmastostrategian laatiminen. Hankkeiden on tarkoitus valmistua vuoden 2009 loppuun mennessä. Tuolloin päätetään myös hankkeiden jatkotoimenpiteistä. Näiden isompien hankkeiden lisäksi kuukausittain seutuhallituksen päätettävänä on pitkä asialista eri toimialoilta. Edellisen tarkastuslautakunnan kokouksessa käydyssä keskustelussa todettiin, että kuntayhtymän toiminnan monipuolistuminen asettaa haasteen myös tarkastuslautakunnan työskentelylle. Tarkastuslautakunnan arviointikertomuksen laatimiseen ei välttämättä enää riitä pelkästään kirjalliseen materiaaliin perehtyminen, vaikka arvioinnin keskeisimmän perustan edelleen muodostavat seutuhallituksen pöytäkirjat liitteineen ja seutuhallituksen laatima toimintakertomus ja tilinpäätös. Toimintavuoden aikana tapahtuvalla tarkastuskokouksella on luontevaa syventää tarkastustoimintaa. Tarkastuskokouksen ajankohdaksi soveltuu syys-lokakuu, jolloin on käytettävissä kuntayhtymän tuloslaskelma ja tuolloin tehdään myös väliraportointi toiminnallisten tavoitteiden toteutumisesta vastaavalla ajanjaksolla. Tarkastuskokoukseen kutsutaan myös seutuhallituksen puheenjohtaja selostamaan kuntayhtymän toimintaa. Tarkastuslautakunnan arviointikertomuksen laatiminen perustuisi jatkossa kirjalliseen materiaaliin ja edellä kuvattuun tarkastuskokouksessa saatuun selostukseen. Näiden tietojen perusteella puheenjohtajan toimesta laaditaan arviointikertomuksen luonnos, jota käsitellään kahteen kertaan kevään aikana tilinpäätöksen laatimiseen soveltuvan aikataulun mukaisesti. Edellinen tarkastuslautakunta päätti kokouksessaan järjestää oman tarkastustoimintansa seuraavasti: tarkastuslautakunta kokoontuu vuosittain syys-lokakuussa tarkastuskokoukseen, 13/20

14 tarkastuskokoukseen kutsutaan seutuhallituksen puheenjohtaja selostamaan seutuhallituksen toimintaa, tarkastuslautakunnan puheenjohtaja laatii arviointikertomuksen luonnoksen ja arviointikeromusta käsitellään kahteen kertaan kevään aikana kuntayhtymän tilinpäätöksen laatimiseen soveltuvan aikataulun mukaisesti. Uuden tarkastuslautakunnan aloittaessa toimintaansa on hyvä keskustella myös lautakunnan tehtävään perehdyttämisestä. Alustavasti on sovittu, että tarkastuslautakunnan seuraavaan klo 9.00 pidettäväksi suunniteltuun kokoukseen kutsutaan Tampereen kaupungin kaupunginreviisori Erja Viitala pitämään esitystä tarkastuslautakunnan tehtävistä. Tarkastuslautakunta Päätösehdotus. Puheenjohtaja Haarla-Kettunen: Tarkastuslautakunta päättää käydä keskustelun tarkastustoiminnan järjestelyistä. Päätös: Tarkastuslautakunta päätti, että kokoukseen kutsutaan Tampereen kaupungin reviisori Erja Viitala kertomaan tarkastuslautakunnan tehtävistä ja Tiedoksi: Lisätietoja: että puheenjohtaja ja seutusihteeri voivat valmistella tarkastuslautakunnan tarkastussuunnitelman seuraavaan kokoukseen. seutusihteeri Juhani Pohjonen puh , 14/20

15 8 KUNTAYHTYMÄN TILINTARKASTUSYHTEISÖN VALINTA Seutusihteeri Pohjonen Kuntalain 72 pykälässä on ohjeet koskien kuntien tilintarkastajien valintaa. Kuntalain säädöksiä noudatetaan soveltuvin osin kuntayhtymissä. Tarkemmat ohjeet ovat kuntayhtymän perussopimuksessa ja tarkastussäännössä. Kuntayhtymän perussopimuksen 4 pykälän mukaan yhtymäkokous valitsee JHTT -yhteisön tai yhden JHTT tilintarkastajan ja hänelle varalle JHTT- tilintarkastajan. Tarkastussäännön pykälässä 59 täsmennetään tilintarkastajien valintaa seuraavasti: Yhtymäkokous valitsee tarkastuslautakunnan esityksestä seutuhallituksen toimikautta vastaavien vuosien hallinnon ja talouden tarkastamista varten yhden JHTT -tilintarkastajan tai yhden JHTT -yhteisön. Tilintarkastajien valinnan 2009 alkavalle vaalikaudelle ja sitä vastaaville seutuhallituksen toimikausille valmistelee tammikuussa 2009 yhtymäkokouksessa nimettävä uusi tarkastuslautakunta. Vallitsevan käytännön mukaisesti tilintarkastajien kilpailutuksen voi käynnistää istuva tarkastuslautakunta. Tarkastuslautakunta on edellisen kerran käsitellyt tilintarkastajien valintaa kokouksissaan syksyllä 2006, jolloin järjestettiin tarjouskilpailu tilintarkastusyhteisön valitsemiseksi vuosille Tarjouskilpailussa tarkastuksen laajuus oli arvioitu n. kahdeksi tarkastuspäiväksi. Tarjouspyynnössä valintaperusteeksi mainittiin kokonaishinta sopimuskaudelle, tarkastuspäivän hinta ja vastuulliseksi nimitetyn tilintarkastajan kokemus. Kuntayhtymän toiminnan vakiinnuttua vuosien aikana nykyiselle tasolleen on ilmeistä, että 3 tilintarkastuspäivää riittävät kuntayhtymän hallinnon, kirjanpidon ja tilinpäätöksen tarkistamiseen kuntalain 73 pykälässä tarkoitetussa laajuudessa. Kuntayhtymän tilintarkastusyhteisöksi on kelpoinen vain kuntalain 72 pykälässä tarkoitettu JHTT-yhteisö. Kyseisen yhteisön on määrättävä vastuunalaiseksi tilintarkastajaksi JHTT-tilintarkastaja. Tarkastuslautakunta Päätösehdotus. Puheenjohtaja Ojala: Tarkastuslautakunta päättää, että käynnistetään kuntayhtymän tilintarkastusyhteisön kilpailutus, että tarjous pyydetään vuosien tarkastuskaudelle, 15/20

16 että tarjouksen laajuus on 3 tilintarkastuspäivää vuodessa, että tarjouksen antavan yhteisön kelpoisuutena on kuntalain 72 pykälän mukainen kelpoisuus, että tarjous pyydetään kolmelta JHTT-lautakunnan ylläpitämään listaan merkityltä JHTT-yhteisöltä, että tarjouksen valintakriteerinä on kokonaishinta koko tarkastuskaudelle ja yhden tilintarkastuspäivän hinta sekä että lopullisen tarjouspyynnön hyväksyy ja allekirjoittaa tarkastuslautakunnan puheenjohtaja. Päätös: Päätösehdotus hyväksyttiin. Seutusihteeri Pohjonen Tarjouspyyntö lähettiin kolmelle JHTT-yhteisölle: Audiator -yhtiöille, KPMG Kunta Oy:lle ja PricewaterhouseCoopers Oy:lle. Kukin JHTT-yhteistö jätti tarjouksen hyväksytysti määräaikaan mennessä. Päätösehdotus. Tarkastuslautakunta Puheenjohtaja Haarla-Kettunen: Tarkastuslautakunta päättää, avata jätetyt kolme tilintarkastustarjousta, että tarjousten yhteenvedon voivat laatia puheenjohtaja ja seutusihteeri ja että asia valmistellaan yhtymäkokouksen päätettäväksi tarkastuslautakunnan seuraavassa kokouksessa. Päätös: Tarkastuslautakunta avasi kolme määräaikaan saapunutta tarjousta: Audiator -yhtiöt, ei huomautettavaa jätettyyn tarjoukseen, KPMG Kunta Oy, ei huomautettavaa jätettyyn tarjoukseen, PricewaterhouseCoopers Oy:n tarjoukseen ei sisältynyt jätettyä tarjousta virustarkastetulle USB-muistitikulle tallennettuna. Tarkastuslautakunta päätti, että PricewaterhouseCoopers Oy voi täydentää tarjoustaan toimittamalla tarjouksen virustarkastetulle USB-muistitikulle tallennettuna klo mennessä ja 16/20

17 että tarjousten yhteenvedon voivat laatia puheenjohtaja ja seutusihteeri ja että asia valmistellaan yhtymäkokouksen päätettäväksi tarkastuslautakunnan seuraavassa kokouksessa. Tiedoksi: Lisätietoja: seutusihteeri Juhani Pohjonen puh , 17/20

18 9 MUUT ASIAT Ei ollut. 18/20

19 10 SEURAAVAT KOKOUKSET Seuraavat kokoukset pidetään klo 9.00 ja klo /20

20 11 KOKOUKSEN PÄÄTTÄMINEN Puheenjohtaja päätti kokouksen klo /20