Temporentin tietosuojakäytäntö

Transkriptio

1 Temporentin tietosuojakäytäntö Yleistä Temporentille yksityisyytesi varjeleminen on erittäin tärkeää. Pyrimme siihen, että voit aina tuntea olosi turvatuksi käsitellessämme henkilötietojasi. Rekisterinpitäjänä huolehdimme siksi siitä, että henkilötietojen suojausta käsittelevää sovellettavaa lainsäädäntöä aina noudatetaan. Sovellusalue Tämä tietosuojakäytäntö koskee kaikkea henkilötietojen käsittelyä liiketoimintamme puitteissa suhteessa sinuun asiakkaana, asiakkaan yhteyshenkilönä tai palveluistamme kiinnostuneena henkilönä. Kerätyt henkilötiedot Keräämämme henkilötiedot saamme pääosin sinulta solmiessasi sopimuksen kanssamme tai käyttäessäsi palvelujamme. Näitä tietoja ovat mm. yhteystiedot, tilaus- ja maksutiedot sekä tieto siitä, miten käytät palvelujamme. Verkko- ja sovelluspalvelujemme parantamiseksi käytämme myös evästeitä, jotka saattavat sisältää henkilötietoja. Voit lukea lisää evästeiden käytöstä evästekäytännöstämme, jonka löydät kotisivuiltamme. Henkilötietojen käsittely ja jakaminen Käytämme henkilötietojasi siihen, että voimme tarjota tuotteemme ja palvelumme parhaalla mahdollisella tavalla. Henkilötietojasi käytetään seuraaviin tarkoituksiin: - Sopimusten hallinnointi ja täytäntöönpano, - Markkinointi, ml räätälöity suoramainonta, - Juridisten vaateiden esittäminen ja puolustaminen sekä - Menetelmien ja liiketoiminnan kehittäminen. Emme käsittele henkilötietojasi mihinkään poikkeavaan tarkoitukseen ja säilytämme niitä vain niin kauan kuin se on tarpeen. Joissakin tapauksissa voimme siirtää henkilötietojasi muihin konserniyhtiöihin, ITtoimittajille tai yrityksille, joiden kanssa teemme yhteistyötä tuotteidemme ja palvelujemme tarjoamiseksi. Emme myy henkilötietojasi. Tietosuojakäytäntö, ver 18:02 Sivu 1/

2 Oikeutesi Sinulla on oikeus saada tietoa siitä, mitä sinua koskevia henkilötietoja käsittelemme ja mitä teemme niillä sekä tietyssä määrin hallinnoida tietojasi. Sinulla on siksi oikeus saada joissakin tapauksissa ote tiedoistasi tai vaatia niiden oikaisemista, poistamista, estämistä tai siirtoa. Sinulla on myös oikeus vastustaa tiettyjä tietojen käsittelytapoja ja peruuttaa suostumuksesi niiden käsittelylle. Jos olemme mielestäsi käsitelleet tietojasi väärin, sinulla on oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle. Jos haluat lisätietoa oikeuksistasi, lue lisää täydellisestä tietosuojakäytännöstämme. Yhteystiedot Jos sinulla on tätä tietosuojakäytäntöä tai henkilötietojen käsittelyä koskevia kysymyksiä tai jos haluat käyttää oikeuksiasi, ota meihin yhteyttä: Temporent Oy c/o Temporent AB Att: VD Box 914 SE Upplands Väsby www: Tietosuojakäytäntö, ver 18:02 Sivu 2/

3 1. Yleistä Täydellinen tietosuojakäytäntö 1.1 Temporent Osakeyhtiö, y-tunnus ( Temporent ) kunnioittaa ja huolehtii yksityisyydestäsi. Haluamme, että voit aina tuntea olosi turvatuksi käsitellessämme henkilötietojasi. Haluamme tällä tietosuojakäytännöllä ( tietosuojakäytäntö ) näyttää, miten varmistamme, että henkilötietojasi käsitellään sovellettavan lainsäädännön mukaisesti. 1.2 Meidän on käsiteltävä henkilötietojasi tuotteidemme ja palveluidemme tarjoamiseksi sinulle. Tämä tietosuojakäytäntö koskee sinua asiakkaana, asiakkaan yhteyshenkilönä tai palveluistamme kiinnostuneena henkilönä. 2. Rekisterinpitäjä 2.1 Temporent on rekisterinpitäjä henkilötietojesi käsittelyä varten ja vastaa siitä, että tietoja käsitellään sovellettavan lainsäädännön mukaisesti. Yhteystietomme löytyvät tämän tietosuojakäytännön lopusta. 3. Henkilötietojesi käsittely 3.1 Käytämme henkilötietojasi siihen, että voimme tarjota tuotteemme ja palvelumme parhaalla mahdollisella tavalla. Käsittelemme siksi henkilötietojasi seuraaviin tarkoituksiin: - Sopimusten hallinnointi ja täytäntöönpano sekä oikeutettujen etujemme puolustaminen, - Markkinointi, ml räätälöity suoramainonta, - Menetelmien ja liiketoiminnan kehittäminen ja - Juridisten vaateiden esittäminen ja puolustaminen Alla olevissa taulukoissa on lisää tietoa mm. siitä, miksi käsittelemme henkilötietojasi, mitkä henkilötiedot me tallennamme kyseisten tavoitteiden saavuttamiseksi ja miten kauan säilytämme henkilötietojasi. Tietosuojakäytäntö, ver 18:02 Sivu 3/

4 Tarkoitus: Sopimusten hallinnointi ja täytäntöönpano sekä oikeutettujen etujemme puolustaminen riitatilanteessa Henkilötiedot: Yhteystiedot kuten nimi, osoite, sähköposti, puhelinnumero, tehtävä, työnantaja Tilaus- ja maksutiedot kuten tilaushistoria ja maksutiedot. Mitä teemme: Käsittelemme henkilötietojasi palveluidemme tarjoamiseen ja hallinnointiin. Esim. maksuihin liittyvissä riitatilanteissa meillä on oikeus käsitellä tietojasi juridisten vaateiden esittämiseen, puolustamiseen tai toteuttamiseen. Oikeusperuste: Etuharkinta, kun arvioimme etujemme syrjäyttävän sinun etusi henkilötietojen suojaamisesta. Säilytysaika: Tietoja säilytetään sopimuksen voimassaolon ajan ja 2 vuotta sopimuksen irtisanomisen jälkeen. Tietoja voidaan säilyttää kauemmin, jos se on tarpeen juridisten vaateiden esittämiseksi, puolustamiseksi tai toteuttamiseksi esim. maksuerimielisyyden yhteydessä. Oikeutesi: Sinulla on myös oikeus vastustaa etuharkinnan perusteella tehtävää henkilötietojen käsittelyä. Lue lisää oikeuksistasi luvusta 9. Tarkoitus: Markkinointi, ml räätälöity suoramainonta. Henkilötiedot: Yhteystiedot kuten nimi, osoite, sähköposti, puhelinnumero, tehtävä, työnantaja. Sivustotiedot kuten millä sivustomme sivuilla kävit ja kuinka kauan käynti kesti. Mitä teemme: Käsittelemme henkilötietojasi markkinointimme puitteissa ml. räätälöityyn suoramainontaan. Oikeusperuste: Etuharkinta, koska arvioimme etumme lähettää sinulle yleistä markkinointiviestintää syrjäyttävän sinun etusi henkilötietojen suojaamisesta. Säilytysaika: Olet asiakkaan yhteyshenkilö tai olet ilmaissut kiinnostuksesi meitä kohtaan: Tietoja säilytetään ja käytetään enintään 2 vuotta asiakassuhteen päättymisen jälkeen. Jos olet tilannut uutiskirjeemme, säilytämme tietoja, kunnes peruutat tilauksesi. Oikeutesi: Sinulla on koska tahansa oikeus vaatia, että lopetamme henkilötietojesi käsittelyn suoramarkkinointia varten. Lue lisää oikeuksistasi luvusta 9 Tietosuojakäytäntö, ver 18:02 Sivu 4/

5 Tarkoitus: Menetelmien ja liiketoiminnan kehittäminen Henkilötiedot: Yhteystiedot kuten nimi, osoite, sähköposti, puhelinnumero, tehtävä, työnantaja. Tilaus- ja maksutiedot kuten tilaushistoria ja maksutiedot. Sivustotiedot kuten millä sivustomme sivuilla kävit ja kuinka kauan käynti kesti. Mitä teemme: Käsittelemme henkilötietojasi markkinointi- ja asiakasanalyysien puitteissa, jotka koostuvat pääasiassa tilastoista ja asiakastyytyväisyyskyselyjen tuloksista. Käytämme sitten analyysien tuloksia palvelujen, prosessien tai työmenetelmien parantamiseen, korvaamiseen tai kehittämiseen, jotta voimme täyttää sinun ja muiden asiakkaittemme odotukset ja toiveet. Oikeusperuste: Etuharkinta, koska arvioimme etumme analysoida tuotteidemme ja palvelujemme käyttöä niiden parantamista, korvaamista tai kehittämistä varten syrjäyttävän sinun etusi henkilötietojen suojaamisesta. Säilytysaika: Säilytämme ja käsittelemme henkilötietojasi tätä tarkoitusta varten sopimuksen voimassaolon ajan ja jopa 2 vuotta sen jälkeen Oikeutesi: Sinulla on myös oikeus vastustaa etuharkinnan perusteella tehtävää henkilötietojen käsittelyä. Lue lisää oikeuksistasi luvusta 9. Tarkoitus: Juridisten vaateiden esittäminen ja puolustaminen Henkilötiedot: Kaikki työsuhteesi puitteissa kerätyt henkilötiedot, jotka on esitetty yllä olevassa taulukossa. Mitä teemme: Käytämme henkilötietojasi juridisten vaateiden esittämiseen, toteuttamisen ja puolustamisen. Oikeusperuste: Etuharkinta, koska arvioimme etumme esittää, puolustaa tai toteuttaa juridisia vaateita syrjäyttävän sinun etusi henkilötietojen suojaamisesta. Säilytysaika: Säilytämme henkilötietojasi niin kauan kuin se on tarpeen juridisten vaateiden esittämiseksi, toteuttamiseksi ja puolustamiseksi. Oikeutesi: Sinulla on oikeus vastustaa etuharkinnan perusteella tehtävää henkilötietojen käsittelyä. Jos vastustat sellaista käsittelyä, jatkamme käsittelyä ainoastaan silloin, jos käsittelyn syy syrjäyttää sinun etusi. Lue lisää oikeuksistasi luvusta 9. Tietosuojakäytäntö, ver 18:02 Sivu 5/

6 4. Mistä henkilötietosi kerätään 4.1 Käsittelemämme henkilötietosi olet itse luovuttanut meille. Luovutat yhteystietojen kaltaisia tietoja tilauksen yhteydessä ja käyttäessäsi palvelujamme. Haemme tietoja myös julkisista rekistereistä. 4.2 Sinun on luovutettava meille tiettyjä henkilötietoja, jotta voimme solmia kanssasi sopimuksen ja jotta voimme tarjota sinulle tuotteitamme ja palvelujamme. Jos et luovuta liiketoimintamme harjoittamiseen tarvitsemiamme henkilötietoja, emme voi valitettavasti solmia sopimusta kanssasi emmekä voi tarjota sinulle tuotteitamme tai palvelujamme. 5. Automatisoitu päätöksenteko 5.1 Emme käytä automatisoituja prosesseja tehdäksemme päätöksiä, joilla on sinuun merkittävä vaikutus. 6. Kuinka kauan säilytämme henkilötietojasi? 6.1 Säilytämme henkilötietosi vain niin kauan kuin se on tarpeen tietojen keruun tarkoituksia varten tämän tietosuojakäytännön mukaisesti. Kun meidän ei enää tarvitse säilyttää henkilötietojasi, poistamme ne järjestelmistä, tietokannoista ja varmuuskopioista. Luvun 3 taulukoista voit nähdä kuinka kauan me säilytämme henkilötietoja eri tarkoituksia varten. 6.2 Meidän on ehkä säilytettävä henkilötietojasi muita tarkoituksia varten, esim. lakisääteisten vaatimusten täyttämiseksi, oikeutettujen etujemme tai muun tärkeän yleisen edun valvomiseksi. Silloin meidän on säilytettävä henkilötietojasi kauemmin. 7. Kenelle luovutamme henkilötietojasi? 7.1 Voimme luovuttaa henkilötietojasi kolmansille osapuolille, kuten muille konserniyhtiöille, IT-toimittajille tai yrityksille, joiden kanssa teemme yhteistyötä tuotteidemme ja palvelujemme tarjoamiseksi. Joissakin tapauksissa meidän on luovutettava tietoja viranomaisten pyynnöstä tai muille osapuolille oikeudenkäynti- tai yritysostoprosessien tai vastaavien puitteissa. 7.2 Emme myy henkilötietojasi. Tietosuojakäytäntö, ver 18:02 Sivu 6/

7 8. Missä käsittelemään henkilötietojasi? 8.1 Temporent pyrkii aina käsittelemään henkilötietojasi EU:n/ETA:n sisällä. Joissakin tapauksissa voimme siirtää henkilötietojasi ETAalueen ulkopuolelle. Jos henkilötietoja siirretään tällaiseen maahan, varmistamme, että henkilötiedot ovat edelleen turvassa ja että siirto tapahtuu laillisella tavalla. 8.2 Kun henkilötietoja siirretään EU:n/ETA:n ulkopuoliseen maahan, joka ei takaa henkilötietojen riittävää suojaustasoa, käytämme EU-komission vakiolausekkeita henkilötietojen siirrolle EU:n/ETA:n ulkopuoliseen maahan. Löydät ne täältä: Kun henkilötietoja siirretään Yhdysvaltoihin Privacy Shield -järjestelyyn kuuluvalle vastaanottajalle, käytämme sitä perustana henkilötietojen siirrolle. Löydät ne täältä: J:L:2016:207:FULL 9. Oikeutesi 9.1 Vastuumme sinun oikeuksistasi Temporent vastaa rekisterinpitäjänä siitä, että henkilötietojasi käsitellään lakien mukaisesti ja että oikeutesi tunnustetaan. Voit koska tahansa ottaa yhteyttä, jos haluat käyttää oikeuksiasi. Yhteystietomme löytyvät tämän tietosuojakäytännön lopusta. Temporent on velvollinen vastaamaan kuukauden sisällä oikeuksiesi käyttöä koskevaan pyyntöösi. Jos pyyntösi on monimutkainen tai jos pyyntöjä on tullut paljon, meillä on oikeus pidentää vastausaikaa kahdella kuukaudella. Jos me emme voi mielestämme toteuttaa pyyntöäsi, meidän on kuukauden sisällä ilmoitettava sinulle, miksi emme voi toteuttaa pyyntöäsi ja kerrottava sinulle, että sinulla on oikeus valittaa valvontaviranomaisille. Kaikki tiedot, viestintä ja toimenpiteet ovat sinulle ilmaisia. Jos pyyntösi on sitä vastoin perusteeton tai kohtuuton, meillä on oikeus veloittaa hallintomaksu siitä, että annamme sinulle tietoa tai suoritamme pyydetyn toimenpiteen tai kieltäydymme toteuttamasta pyyntöäsi. Tietosuojakäytäntö, ver 18:02 Sivu 7/

8 9.2 Oikeutesi tarkastaa, korjata, poistaa ja rajoittaa tietojasi. Sinulla on oikeus pyytää Temporentiltä a) Tietoa henkilötiedoistasi. Tämä tarkoittaa, että sinulla on oikeus pyytää rekisteriote henkilötietojesi käsittelystä. Sinulla on myös oikeus saada ilmaiseksi tiedot käsittelemistämme henkilötiedoista yhtenä kappaleena. Lisäkappaleista saamme veloittaa hallintomaksun. Jos teet pyyntösi sähköisesti esim. sähköpostilla, lähetämme tiedot yleisesti käytetyssä sähköisessä formaatissa. b) Henkilötietojen oikaisua Korjaamme, poistamme tai täydennämme pyynnöstäsi tai omasta aloitteestamme tiedot, jotka ovat virheellisiä, puutteellisia tai harhaanjohtavia. Sinulla on oikeus täydentää niitä lisätiedoilla, jos jotain olennaista puuttuu. c) Henkilötietojen poistoa Sinulla on ( alkaen) oikeus vaatia, että poistamme henkilötietosi, jos meillä ei ole enää hyväksyttävää syytä käsitellä niitä. Tiedot on siksi poistettava, jos: (i) (ii) henkilötietoja ei enää tarvita keruutarkoitukseen, käsittelemme henkilötietojasi suostumuksellasi ja peruutat sen, (iii) vastustat etuharkinnan perusteella tapahtuvaa henkilötietojesi käsittelyä, eikä meillä on tärkeitä etuja, jotka syrjäyttävät sinun etusi ja oikeutesi, (iv) (v) olemme käsitelleet henkilötietoja kielletyllä tavalla, meillä on lakisääteinen velvollisuus poistaa henkilötiedot tai (vi) olet alaikäinen ja olemme keränneet henkilötietosi tietoyhteiskunnan palvelun tarjonnan yhteydessä. On olemassa lakisääteisiä vaatimuksia ja muita painavia syitä, joiden vuoksi emme voi poistaa henkilötietojasi välittömästi. Lopetamme silloin henkilötietojesi käytön muihin tarkoituksiin kuin lainsäädännön tai muun painavan syyn vuoksi. d) Käsittelyn rajoittaminen. Tämä tarkoittaa, että rajoitamme tilapäisesti henkilötietojesi käsittelyä. Sinulla on ( alkaen) oikeus pyytää rajoitusta kun: (i) (ii) mielestäsi tiedoissasi on virhe ja olet pyytänyt oikaisua kohtien b) mukaan, kunnes me selvitämme tietojen oikeellisuuden, käsittely on laitonta etkä halua, että tietoja poistetaan, (iii) emme tarvitse rekisterinpitäjänä tietoja omiin käyttötarkoituksiimme, mutta sinä tarvitset niitä juridisten Tietosuojakäytäntö, ver 18:02 Sivu 8/

9 vaateiden esittämiseen, puolustamiseen tai toteuttamiseen tai (iv) olet vastustanut käsittelyä kohdan mukaisesti, odotat tarkastusta syrjäyttääkö etumme sinun etusi. Temporent pyrkii ( alkaen) kaikin kohtuullisin keinoin ilmoittamaan kaikille, jotka ovat ottaneet vastaan henkilötietoja luvun 7 mukaan, että olemme korjanneet, poistaneet tai rajoittaneet henkilötietojesi käsittelyä, koska olet pyytänyt meitä tekemään niin. Pyynnöstäsi ilmoitamme sinulle kenelle olemme luovuttaneet henkilötietojasi. 9.3 Sinulla on oikeus vastustaa käsittelyä Sinulla on myös oikeus vastustaa etuharkinnan perusteella tai yleisen edun nimissä tehtävää henkilötietojen käsittelyä (katso luku 3 edellä). Jos vastustat käsittelyä, jatkamme käsittelyä ainoastaan silloin, jos meillä on tärkeä syy jatkaa käsittelyä, joka syrjäyttää sinun etusi. Jos et halua, että Temporent käsittelee henkilötietojasi suoramarkkinointiin, voit aina vastustaa tällaista käsittelyä ottamalla yhteyttä meihin. Kun olemme vastaanottaneet kieltosi, lopetamme henkilötietojesi käsittelyn suoramarkkinointiin. 9.4 Oikeutesi peruuttaa suostumuksesi Jos käsittelyn oikeusperuste on suostumuksesi (katso luku 3 yllä), voit koska tahansa peruuttaa suostumuksesi ottamalla meihin yhteyttä. Yhteystietomme löytyvät tämän tietosuojakäytännön lopusta. Jos peruutat suostumuksesi, et voi ehkä käyttää palvelujamme oikein. 9.5 Oikeutesi tietojen siirrettävyyteen Sinulla on ( alkaen) oikeus pyytää tietojen siirtoa. Tämä tarkoittaa, että sinulla on oikeus saada osa henkilötiedoistasi yleisesti käytössä olevassa koneellisesti luettavassa muodossa ja oikeus siirtää tiedot toiselle rekisterinpitäjälle. Sinulla on oikeus tiedon siirrettävyyteen ainoastaan silloin, kun henkilötietojen käsittely on automatisoitu ja käsittelyn perustama on suostumuksesi tai välisemme sopimus. 9.6 Oikeutesi valittaa valvontaviranomaisille Sinulla on oikeus valittaa henkilötietojen käsittelystä tietosuojavaltuutetulle. Tietosuojakäytäntö, ver 18:02 Sivu 9/

10 10. Suojaamme henkilötietosi Haluamme, että voit aina olla turvallisin mielin, kun annat meille henkilötietosi. Temporent on siksi ryhtynyt sopiviin turvallisuustoimenpiteisiin suojatakseen henkilötietosi luvatonta käyttöä, muutosta tai poistoa vastaan. Jos ilmenee henkilötietorikkomus, jolla voi olla merkittävä vaikutus sinuun tai henkilötietoihisi, esim. kun on olemassa petoksen tai identiteettivarkauden riski, otamme sinuun yhteyttä ja kerromme mitä voit tehdä riskin pienentämiseksi. 11. Evästeet Temporent käyttää evästeitä sivustossaan ja palveluissaan käyttökokemuksen parantamiseksi. Käytämme evästeitä mm. verkko- ja sovelluspalveluidemme yksinkertaistamiseen ja sovittamiseen. Lisätietoa evästeiden käytöstä ja niihin liittyvistä valinnoista on evästekäytännössämme. Löydät käytännön kotisivuiltamme. 12. Tähän tietosuojakäytäntöön tehtävät muutokset Temporentilla on koska tahansa oikeus muuttaa tätä tietosuojakäytäntöä. Kun teemme muutoksia, jotka eivät ole pelkästään kielellisiä tai toimituksellisia, tiedotamme selkeästi muutoksista ja milloin ne astuvat voimaan. Jos me tarvitsemme suostumuksesi velvoitteidemme täyttämiseksi etkä hyväksy muutettuja ehtoja, sinulla on oikeus irtisanoa sopimus ennen kuin ehdot astuvat voimaan. 13. Yhteystiedot Ota meihin yhteyttä, jos sinulla on tätä tietosuojakäytäntöä tai henkilötietojen käsittelyä koskevia kysymyksiä tai jos haluat käyttää oikeuksiasi Temporent Osakeyhtiö ( ) Temporent Oy c/o Temporent AB Att: Erik Gutenwik Box 914 SE Upplands Väsby www: Tietosuojakäytäntö, ver 18:02 Sivu 10/